Когда в электронном трудовом книжке появляется запись об увольнении через портал Госуслуги

Электронная трудовая книжка и ее особенности

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, фиксирующий сведения о трудовой истории гражданина. Оформление регулируется Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» и приказом Минтруда РФ о переходе к электронному формату.

В системе Госуслуги электронная книжка привязывается к личному кабинету пользователя. Доступ к ней осуществляется через защищённый портал после подтверждения личности с помощью электронной подписи или подтверждения по СМС.

В электронном виде хранятся:

сведения о работодателях, где работник был трудоустроен;
даты начала и окончания трудовых отношений;
основания увольнения, включая запись, внесённую через портал Госуслуги;
сведения о профессиональной подготовке и стажировках.

Обновление данных производится работодателем через онлайн‑сервис. При оформлении изменения работодатель вносит запись, подписывает её цифровой подписью и отправляет в реестр. После проверки запись появляется в электронном документе в реальном времени.

Преимущества:

мгновенный доступ к полной трудовой истории;
исключение потери бумаги и необходимости физического визита в отделение;
автоматическое уведомление работника о новых записях;
возможность использовать данные для получения государственных услуг без дополнительных справок.

Электронная трудовая книжка заменяет бумажный аналог, обеспечивая более надёжное хранение информации и упрощённый процесс взаимодействия между работником, работодателем и государственными органами.

Правовые основы использования ЭТК

Электронный трудовой книжка (ЭТК) регулируется комплексом нормативных актов, определяющих её правовой статус, порядок формирования и изменения записей, включая запись об увольнении, внесённую через портал Госуслуги.

Федеральный закон № 69‑ФЗ «Об электронном трудовом книжке» устанавливает, что ЭТК является официальным документом, заменяющим бумажный вариант, и приравнивается к нему по юридической силе. Закон определяет обязательность использования единой государственной информационной системы для ведения трудовых книжек, а также гарантирует достоверность и неизменность записей, зафиксированных в системе.

Федеральный закон № 115‑ФЗ «Об электронном документе» фиксирует порядок признания электронных документов юридически значимыми, что обеспечивает правовую силу записи об увольнении, внесённой в ЭТК через онлайн‑сервис. Закон предписывает применение криптографической защиты и цифровой подписи для подтверждения подлинности данных.

Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» регулирует обработку сведений, содержащихся в ЭТК, включая информацию об увольнении. Закон требует получения согласия работника и соблюдения принципов конфиденциальности, что обеспечивает защиту персональных данных при их передаче через портал Госуслуги.

Трудовой кодекс РФ (ст. 61, ст. 68) определяет порядок оформления увольнения и обязательность внесения соответствующей записи в трудовую книжку. В случае использования ЭТК те же требования применяются к электронному формату, а работодатель обязан обеспечить своевременную и корректную регистрацию увольнения в государственной системе.

Ответственность за нарушение правовых требований возлагается на работодателя и оператора портала. За неподготовку или искажение записи в ЭТК предусмотрены административные штрафы согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 5.27).

Ключевые правовые источники:

ФЗ № 69‑ФЗ «Об электронном трудовом книжке»;
ФЗ № 115‑ФЗ «Об электронном документе»;
ФЗ № 152‑ФЗ «О персональных данных»;
Трудовой кодекс РФ (ст. 61, ст. 68);
Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 5.27).

Эти нормативные акты формируют правовую основу использования ЭТК и гарантируют законность записи об увольнении, осуществлённой через портал Госуслуги.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки

Ведение электронных трудовых книжек возлагается на работодателя. Законодательство определяет, что каждый юридический лицо, индивидуальный предприниматель и организация, использующие электронный формат, обязаны формировать и поддерживать запись о трудовом стаже работников в системе «Электронная трудовая книжка».

Ответственность включает:

регистрацию нового сотрудника в электронном реестре;
своевременное отражение всех изменений трудовых отношений (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда);
обеспечение достоверности и полноты данных, передаваемых через портал государственных услуг;
сохранение электронных записей в течение установленного срока и их предоставление по запросу контролирующих органов.

Работник не имеет права самостоятельно вносить или изменять сведения в электронной трудовой книжке; он лишь получает доступ к просмотру информации через личный кабинет на Госуслугах.

Контроль за исполнением требований осуществляется инспекцией по труду и органами Росреестра, которые проверяют соответствие записей реальному состоянию трудовых отношений и могут привлекать к ответственности работодателей за нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек.

Процедура увольнения и сроки внесения записи

Оформление увольнения работодателем

Приказ об увольнении

Приказ об увольнении - официальный документ, фиксирующий прекращение трудовых отношений. Он издается работодателем в письменной форме, подписывается уполномоченным лицом и направляется в электронный трудовой книжке работника через сервис Госуслуги. После загрузки приказ автоматически формирует запись об увольнении в электронном реестре, доступную для просмотра работодателем и работником.

Содержание приказа строго регламентировано Трудовым кодексом РФ. В документе указываются:

дата увольнения;
основания прекращения трудового договора;
номер приказа и дата его подписания;
подпись ответственного лица (руководителя или уполномоченного представителя);
сведения о выплате компенсаций и расчете окончательных начислений (при необходимости).

Порядок обработки приказа в системе Госуслуги:

Работодатель загружает сканированный приказ в личный кабинет организации.
Система проверяет соответствие формату и наличию обязательных реквизитов.
После подтверждения приказ автоматически появляется в электронном трудовом книжке сотрудника.
Работник получает уведомление о появлении записи и может просмотреть её в личном кабинете.

Запись в электронном трудовом книжке считается действительной с момента её появления в системе. Она заменяет бумажный вариант приказа и служит основанием для получения выписок, оформления пособий и подтверждения статуса увольнения в государственных реестрах.

Передача сведений в СФР

Запись об увольнении, внесённая в электронный трудовой книжке через портал Госуслуги, инициирует автоматическую передачу данных в Систему Федерального Реестра (СФР). При этом в СФР сохраняются сведения о работодателе, сотруднике, дате увольнения и основании прекращения трудовых отношений.

Технический процесс выглядит следующим образом:

Система Госуслуг формирует пакет XML‑сообщения с обязательными реквизитами увольнения.
Пакет передаётся по защищённому каналу в СФР в течение 24 часов после подтверждения записи.
СФР проверяет целостность и соответствие формата, фиксирует акт увольнения и обновляет реестр.
После успешного приёма в ответе СФР формируется подтверждающий код, который отображается в электронном трудовом книжке.

Ответственность за корректность передаваемых сведений лежит на работодателе: ошибки в ИНН, ОКВЭД или дате увольнения приводят к отказу в приёме и необходимости повторной отправки. Система автоматически уведомляет об отказе через личный кабинет Госуслуг.

В результате сведения о прекращении трудовых отношений становятся доступными в государственных реестрах, что упрощает проверку статуса сотрудника и ускоряет оформление последующих документов, включая выплаты и пенсионные начисления.

Сроки передачи сведений в СФР

Общие правила

Запись об увольнении в электронном трудовом книжке появляется после того, как работодатель оформил документ через портал государственных услуг. При этом соблюдаются следующие общие правила:

Работодатель загружает приказ об увольнении в электронный личный кабинет организации; система проверяет корректность реквизитов и наличие согласия сторон.
После успешной загрузки запись автоматически появляется в личном кабинете сотрудника в течение 24 часов.
Сотрудник обязан в течение пяти рабочих дней проверить сведения: ФИО, дату увольнения, основание, подпись работодателя.
При обнаружении ошибок необходимо направить запрос в службу поддержки портала с приложением скан‑копий оригинального приказа и заявления о корректировке.
Исправление записи производится в течение трёх рабочих дней после подтверждения ошибки со стороны работодателя.
Запись считается окончательной, если в указанный срок не поступило заявлений о внесении изменений.
После появления записи сотрудник может запросить справку о трудовой истории через личный кабинет или в отдел кадров организации.

Эти правила гарантируют достоверность данных в электронном трудовом книжке и упрощают процесс подтверждения статуса увольнения.

Особенности для некоторых категорий работников

Запись об увольнении в электронном трудовом книжке формируется автоматически после завершения процедуры через портал Госуслуги. Система фиксирует дату, основание и реквизиты организации‑работодателя, после чего информация становится доступной сотруднику в личном кабинете.

Особенности для отдельных категорий работников

Госслужащие: запись появляется только после утверждения приказа руководителя подразделения и внесения данных в Единый государственный реестр. При этом срок отображения в электронном книжке может быть отложен до получения официального приказа в бумажном виде.
Военные: окончание службы фиксируется в системе после закрытия личного дела в воинском учете. Электронная запись появляется одновременно с выдачей удостоверения об увольнении.
Учителя и сотрудники образовательных организаций: запись формируется после подписания приказа директором и подтверждения в системе «Электронный кадровый документооборот». При увольнении по собственному желанию запись появляется в течение 3‑5 рабочих дней.
Сотрудники с неполным рабочим временем: запись в электронном книжке появляется независимо от объёма отработанных часов, однако в реквизитах указывается тип договора «частичная занятость».
Иностранные граждане: запись появляется после завершения процедуры выдачи разрешения на работу и закрытия визового статуса в ФМС. В электронном книжке указывается страна гражданства и причина увольнения.
Работники‑молодежь (до 18 лет): запись формируется после получения согласия законного представителя и утверждения приказа в органе опеки. Система требует обязательного подтверждения электронным сертификатом родителей.

Для всех перечисленных групп порядок появления записи одинаково привязан к завершению официального приказа и его загрузке в государственную информационную систему. После появления записи работник получает уведомление на привязанную электронную почту и в мобильном приложении Госуслуг.

Сроки отображения информации на Госуслугах

Взаимодействие СФР и Госуслуг

Взаимодействие СФР и портала Госуслуги обеспечивает автоматическое формирование и передачу сведений об увольнении в электронный трудовой книжке. При инициировании процедуры увольнения через Госуслуги система СФР получает запрос, проверяет наличие актуального трудового договора и формирует запись об увольнении. Запись сразу попадает в электронный реестр, где она становится доступной работодателю и работнику.

Основные этапы взаимодействия:

Пользователь подает заявление об увольнении через личный кабинет Госуслуг.
Система Госуслуг передаёт данные в СФР по защищённому каналу связи.
СФР проверяет соответствие данных законодательным требованиям и генерирует запись об увольнении.
Сформированная запись автоматически отображается в электронном трудовом книжке, привязанном к персональному идентификатору пользователя.

Контроль целостности данных осуществляется с помощью цифровой подписи и протоколов шифрования. При возникновении ошибок система СФР возвращает код ошибки в портал Госуслуги, где пользователь получает конкретное сообщение о причине отказа.

Таким образом, синхронная работа СФР и Госуслуг исключает ручной ввод данных, ускоряет процесс увольнения и гарантирует достоверность информации в электронном трудовом книжке.

Возможные задержки и их причины

При регистрации увольнения в электронном трудовом книжке через сервис Госуслуги иногда наблюдаются задержки.

Технические сбои платформы - неполадки серверов, обновления программного обеспечения, перегрузка в пиковые часы.
Неполный пакет документов от работодателя - отсутствие подписанных заявлений, несоответствие форматов, ошибки в реквизитах.
Проверка данных государственными органами - сопоставление сведений о трудовой истории, проверка наличия задолженностей, проверка правильности указания дат.
Ожидание подтверждения со стороны бухгалтерии или отдела кадров - внутренние согласования, утверждение решения руководством.
Синхронизация с другими государственными реестрами - передача информации в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую службу; задержка в одном из каналов сдвигает весь процесс.

Каждая из перечисленных причин может увеличить срок появления записи от нескольких часов до нескольких дней. Устранение проблемы требует проверки технического статуса портала, своевременного предоставления полного документационного пакета и контроля за внутренними процедурами работодателя.

Проверка сведений об увольнении на Госуслугах

Как запросить выписку из ЭТК на Госуслугах

При появлении в электронном трудовом книжке записи об увольнении через портал Госуслуги часто требуется официальная выписка. Запрос выписки производится в личном кабинете Госуслуг и занимает несколько минут.

Войдите на gosuslugi.ru, используя пароль и СМС‑код.
В разделе «Мои услуги» выберите пункт «Электронный трудовой книжка».
Нажмите кнопку «Запросить выписку».
Укажите цель обращения (например, трудоустройство, оформление кредита) и подтвердите запрос.
Дождитесь готовности документа - система уведомит о появлении выписки в личном кабинете.
Скачайте файл в формате PDF или отправьте его на электронную почту, указав при запросе.

Документ доступен в течение 24 часов после подтверждения запроса. При необходимости повторного получения используйте тот же процесс.

Что делать, если запись отсутствует или некорректна

Алгоритм действий работника

При появлении в электронном трудовом книжке записи об увольнении, оформленной через портал Госуслуги, работнику необходимо выполнить последовательные действия.

Откройте личный кабинет на Госуслугах, перейдите в раздел «Электронный трудовой книжка».
Проверьте корректность данных: дата увольнения, основание, подпись работодателя. При обнаружении ошибок сразу же сообщите работодателю и потребуйте исправления.
Сохраните скриншот или PDF‑копию записи для личного архива и возможных споров.
Скачайте справку из ЭТК, если она требуется для трудоустройства в новой организации.
При необходимости оформите заявление о выдаче оригинального трудового договора и справки 2‑НДФЛ через тот же портал.
Уведомьте работодателя о получении записи, запросив подтверждение завершения всех расчётов (зарплата, компенсации, отпускные).
При возникновении проблем с записью или её отсутствием обратитесь в службу поддержки Госуслуг или в отдел кадров работодателя, предоставив номер заявки и подтверждающие документы.

Эти шаги гарантируют, что запись об увольнении будет правильно зафиксирована, а работник получит все необходимые документы без задержек.

Обращение к работодателю

При появлении в электронной трудовой книжке записи об увольнении, оформленной через портал Госуслуги, работнику необходимо направить официальное обращение к работодателю.

В письме следует указать:

ФИО сотрудника, должность и подразделение.
Дату и номер записи об увольнении, полученной в электронном виде.
Требование предоставить копию приказа об увольнении и подтверждающие документы.
Просьбу разъяснить причины увольнения, если они не указаны в записи.
Установить срок ответа, обычно не более 10 рабочих дней.
Контактные данные для обратной связи (телефон, электронная почта).

Текст обращения должен быть формальным, без лишних оборотов. Пример формулировки:

«Уважаемый(ая) [ФИО работодателя/руководителя],

Сообщаю, что в моей электронной трудовой книжке зафиксирована запись об увольнении, оформленная через портал Госуслуги (дата: , номер записи: ). Прошу предоставить копию приказа об увольнении и уточнить основания данного решения. Ожидаю ваш ответ в течение 10 рабочих дней.

С уважением, [ФИО] [Контактный телефон] [Электронная почта]»

Отправка письма может быть выполнена в электронном виде (по официальному адресу работодателя) либо в виде заказного письма. Сохраните копию отправленного обращения и подтверждение о доставке - эти документы могут понадобиться при последующей проверке законности увольнения.

Обращение в СФР

При появлении в электронном трудовом книжке записи об увольнении, оформленной через портал Госуслуги, необходимо сразу обратиться в СФР для уточнения статуса увольнения и корректировки данных.

Первый шаг - сбор обязательных документов:

копия электронного трудового книжки с отмеченной записью;
заявление о проверке (стандартный бланк, доступный на сайте СФР);
подтверждающие бумаги от работодателя (приказ об увольнении, справка о выплатах).

Второй шаг - подача обращения через личный кабинет СФР. Заполняется онлайн‑форма, прикрепляются сканы документов и указывается причина обращения (неверная дата, отсутствие подписи, дублирование записи и тому подобное.). После отправки система формирует подтверждающий номер заявки.

Третий шаг - контроль статуса. В течение 5‑10 рабочих дней СФР проводит проверку. По результатам высылается уведомление о:

подтверждении правильности записи;
необходимости исправления (указывается конкретный недочет).

Если требуются корректировки, СФР инициирует взаимодействие с работодателем. После устранения ошибки работодатель вносит исправления в электронный трудовой книжке, а СФР подтверждает завершение процесса.

Завершение обращения фиксируется в личном кабинете: статус «Завершено», дата закрытия и ссылка на документ, подтверждающий изменение. При отсутствии ответа в указанные сроки рекомендуется повторно связаться с СФР через телефонную линию поддержки.

Важные нюансы и часто задаваемые вопросы

Увольнение по собственному желанию

Запись об увольнении по собственному желанию в электронном трудовом книжке появляется после подачи заявления через портал Госуслуги и последующего подтверждения работодателем.

Процесс выглядит так:

Работник заполняет онлайн‑заявление об увольнении, указывая дату последнего рабочего дня и причину «по собственному желанию».
Система автоматически передаёт запрос работодателю; последний в течение трех рабочих дней подтверждает согласие или вносит корректировки.
После подтверждения работодатель формирует приказ об увольнении, который загружается в личный кабинет сотрудника.
Система фиксирует отметку в электронном трудовом книжке, указывая дату увольнения и основание.

Последствия для сотрудника:

Доступ к трудовой книжке сохраняется; запись можно просмотреть в любой момент через личный кабинет Госуслуг.
Увольнение по собственному желанию не требует выплаты выходного пособия, но сохраняет право на получение справки 2‑НДФЛ и расчётных листков.
При необходимости оформить новые трудовые отношения работник предоставляет скриншот или распечатку записи в электронном виде.

Важно помнить, что после появления отметки в электронном документе изменение даты увольнения возможно только в случае взаимного согласия сторон и подачи корректирующего приказа.

Таким образом, запись в электронном трудовом книжке через Госуслуги полностью автоматизирует процесс увольнения по собственному желанию, обеспечивая прозрачность и доступность данных для всех участников.

Увольнение по соглашению сторон

При возникновении записи об увольнении в электронном трудовом книжке через портал Госуслуги, если увольнение оформлено по соглашению сторон, следует выполнить несколько обязательных действий.

Убедиться, что договор о расторжении подписан обеими сторонами и содержит согласованные условия прекращения трудового договора.
Проверить, что запись в электронном трудовом книжке соответствует данному договору: указана дата увольнения, основание «по соглашению сторон» и подписи работодателя.
Сохранить копию соглашения и подтверждающих документов в личном кабинете Госуслуг для последующего контроля и возможных проверок.
При необходимости оформить справку о доходах за период работы, используя данные из электронного трудового книжка.

Запись в электронном реестре вступает в силу сразу после её подтверждения работодателем. После этого работник теряет доступ к корпоративным ресурсам, а работодателю требуется выполнить расчётные обязательства: выплату компенсаций, если они предусмотрены соглашением, и окончательный расчёт по зарплате.

Контроль за правильностью внесения данных осуществляется через личный кабинет Госуслуг: в разделе «Трудовая книжка» можно просмотреть статус записи, запросить исправления и получить подтверждение о завершении процедуры увольнения.

Срочный трудовой договор и его расторжение

Срочный трудовой договор - это соглашение, в котором фиксируется конкретный срок работы или достижение определённого результата. Закон допускает такие контракты только при наличии законных оснований: сезонные работы, проектные задачи, замещение временно отсутствующего сотрудника, выполнение работ, требующих особых навыков, и тому подобное. Договор обязателен к оформлению в письменной форме, в нём указываются дата начала, срок действия, условия оплаты и порядок прекращения.

Прекращение срочного договора до истечения установленного срока возможно в следующих случаях:

согласие сторон;
истечение срока, указанный в договоре;
наступление обстоятельств, препятствующих дальнейшему выполнению работы (смерть, тяжёлое заболевание, мобилизация);
увольнение по инициативе работодателя при наличии оснований, предусмотренных Трудовым кодексом (нарушение дисциплины, сокращение штата и другое.);
увольнение по инициативе работника с соблюдением установленного уведомления, если иное не предусмотрено договором.

При досрочном расторжении работодатель обязан оформить приказ об увольнении, предоставить расчётные документы и направить сведения в электронный трудовой книжке через портал Госуслуги. Запись о прекращении трудовых отношений появляется в системе сразу после подтверждения работодателем и государственной службы. Сотрудник может проверить актуальность данных, зайдя в личный кабинет, где отображается дата увольнения, основание и ссылка на оригинальный приказ.

Своевременное внесение информации в электронный реестр гарантирует отсутствие пробелов в трудовой истории и упрощает последующее оформление новых трудовых отношений или получения государственных услуг. Ошибки в записи устраняются через подачу исправительной заявки в том же портале, после чего данные обновляются в течение нескольких рабочих дней.

Увольнение по инициативе работодателя

Запись об увольнении, внесённая в электронный трудовой книжке через сервис Госуслуги, появляется только после того, как работодатель официально инициирует прекращение трудового договора.

При увольнении по инициативе работодателя необходимо соблюсти несколько обязательных этапов:

Работодатель оформляет приказ об увольнении, указывая причины, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (нарушение дисциплины, сокращение штата, ликвидация организации и прочее.).
Сотруднику предоставляется письменное уведомление за установленный законом срок (обычно два недели).
Работодатель заполняет электронную форму в личном кабинете на портале Госуслуги, прикладывает сканированную копию приказа и подписывает её электронной подписью.
После проверки данных система автоматически добавляет запись в электронный трудовой книжке работника, указывая дату увольнения и основание.

Последствия для работника:

С момента появления записи в электронном документе считается, что трудовой договор расторгнут.
Работник получает расчетные документы (выписка из расчётного листа, справка о доходах, компенсация за неиспользованный отпуск) в электронном виде через тот же портал.
При необходимости оспорить законность увольнения работник вправе подать жалобу в суд в течение трёх месяцев с даты внесения записи.

Все действия фиксируются в единой информационной системе, что упрощает проверку соблюдения трудового законодательства и ускоряет получение официальных документов.

Что будет, если работодатель не передал сведения об увольнении

Если работодатель не отправил сведения об увольнении в систему электронных трудовых книжек, запись об увольнении не появляется в личном кабинете работника. В результате возникают конкретные юридические и практические последствия.

Увольнение не фиксируется в официальном документе, поэтому сотрудник не может оформить пособие по безработице.
При попытке подтвердить отсутствие места работы в государственных или частных организациях работник получит отказ из‑за отсутствия подтверждающей записи.
Непередача данных считается нарушением требований Федерального закона о государственной регистрации трудовых отношений; к работодателю могут применить административный штраф от 5 000 до 30 000 рублей.
При повторных нарушениях предусмотрена ответственность в виде приостановления доступа к системе электронных трудовых книжек.
Отсутствие записи приводит к ошибкам в расчёте страховых взносов, что может повлиять на будущие выплаты по пенсионному обеспечению.
При проверке инспекцией труда отсутствие актуального статуса увольнения фиксируется как нарушение, что влечёт возможность привлечения к уголовной ответственности за умышленное сокрытие информации.

Работник, обнаружив отсутствие записи, имеет право обратиться в суд с требованием принудительного внесения данных в электронную трудовую книжку и взыскания штрафа с работодателя.

Таким образом, непередача сведений разрушает правовую основу трудовых отношений, лишает сотрудника социальных гарантий и влечёт финансовые и юридические санкции для организации.