Для кого обязательно уведомление об обработке персональных данных
Субъекты, обязанные подавать уведомление
Исключения из общего правила
При подаче уведомления о обработке персональных данных через сервис «Госуслуги» существует ряд случаев, когда обязательное уведомление не требуется.
- Операторы, не осуществляющие автоматизированную обработку (например, отдельные сотрудники, работающие с бумажными документами).
- Компании, чья деятельность полностью исключена из перечня, подлежащего уведомлению, согласно статье 11.1 Федерального закона № 152‑ФЗ (обработки, не затрагивающие персональные данные).
- Организации, уже имеющие одобренную в Роскомнадзоре регистрацию операторов персональных данных, если изменение объёма или целей обработки не превышает ранее заявленных параметров.
- Обработки, осуществляемые в целях выполнения судебных решений, арбитражных актов или иных обязательных юридических требований, где уведомление считается избыточным.
- Деятельность, осуществляемая в рамках государственных программ, где уведомление подаётся единым централизованным заявлением от уполномоченного органа.
В каждом из перечисленных пунктов необходимо подтвердить статус исключения документально (внутренний регламент, копия судебного решения, акты государственных программ) при подаче заявки через портал. При отсутствии подтверждающих материалов система отклонит запрос, и оператор будет обязан выполнить стандартную процедуру уведомления.
Подготовка к подаче уведомления
Необходимые документы и информация
Требования к содержанию уведомления
Для подачи уведомления о обработке персональных данных через сервис Госуслуги необходимо включить в документ обязательные сведения, иначе заявка будет отклонена.
- Наименование и ИНН организации‑оператора.
- Юридический адрес и контактные данные (телефон, электронная почта).
- Описание целей обработки: маркетинг, выполнение договоров, аналитика и тому подобное.
- Перечень категорий обрабатываемых персональных данных (фамилия, паспортные данные, биометрия и другое.).
- Описание субъектов данных: сотрудники, клиенты, поставщики и так далее.
- Правовая основа обработки: согласие субъекта, договор, закон и другое.
- Сроки хранения и порядок уничтожения данных после завершения обработки.
- Технические и организационные меры защиты: шифрование, контроль доступа, аудит журналов.
- Порядок передачи данных третьим лицам, если таковой имеется, с указанием их идентификации.
- Ответственное лицо за соблюдение требований законодательства и его контактные данные.
Текст уведомления оформляется в свободной форме, но каждый пункт должен быть представлен отдельным абзацем или пунктом списка. При загрузке в личный кабинет необходимо загрузить документ в формате PDF, убедиться в отсутствии пустых полей и подтвердить отправку подписью электронной подписи или через подтверждение в личном кабинете. После отправки система выдаст номер заявки, который следует сохранить для контроля статуса.
Регистрация и подтверждение личности на портале Госуслуги
Регистрация и подтверждение личности на портале Госуслуги - обязательный этап для подачи уведомления о обработке персональных данных в Роскомнадзор. Без подтверждённого аккаунта система не принимает запросы, поэтому процесс следует выполнить полностью.
Для начала необходимо создать личный кабинет:
- открыть сайт госуслуги.рф;
- нажать кнопку «Регистрация»;
- ввести номер мобильного телефона, адрес электронной почты и придумать пароль;
- подтвердить номер СМС‑сообщением, введя полученный код.
После создания учётной записи требуется подтвердить личность:
- зайти в раздел «Личный кабинет», выбрать пункт «Проверка личности»;
- загрузить скан или фото паспорта и ИНН;
- пройти идентификацию через видеосвязь с оператором или использовать сервис «Электронный личный кабинет» (если подключён «Госуслуги» к банковскому идентификатору);
- дождаться подтверждения от системы (обычно в течение 24 часов).
По завершении идентификации в кабинете появятся доступные услуги, среди которых - подача уведомления о персональных данных. Пользователь получает возможность заполнить форму, прикрепить необходимые документы и отправить запрос непосредственно в Роскомнадзор. Все действия фиксируются в журнале операций, что упрощает контроль и последующее взаимодействие с контролирующим органом.
Пошаговая инструкция по подаче уведомления через Госуслуги
Вход на портал Госуслуги и выбор услуги
Для начала работы откройте браузер и перейдите по адресу gosuslugi.ru. На главной странице в правом верхнем углу нажмите кнопку «Войти», введите логин и пароль от личного кабинета, подтвердите вход кодом из СМС или приложения‑генератора. После успешной авторизации в личном кабинете появятся основные разделы.
В левом меню выберите пункт «Электронные услуги». В открывшемся списке найдите строку «Уведомление о обработке персональных данных» и кликните по ней. Появится форма заявки, где необходимо:
- указать реквизиты организации;
- указать цель и объём обработки;
- загрузить согласия субъектов и другие требуемые документы;
- подтвердить достоверность введённой информации галочкой.
После заполнения всех полей нажмите кнопку «Отправить». Система сформирует подтверждающий документ и отправит его в Роскомнадзор. На электронную почту и в личный кабинет придёт уведомление о статусе рассмотрения. При необходимости можно отследить ход обработки через раздел «Мои обращения».
Заполнение формы уведомления
Разделы формы и правила их заполнения
Форма подачи уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги разбита на несколько обязательных разделов, каждый из которых требует точного ввода данных.
- Общие сведения - указываются тип уведомления, дата начала обработки и цель обработки. Заполняются только актуальные даты, формат даты - ДД.ММ.ГГГГ.
- Сведения о субъекте - вводятся полное название организации, ИНН, ОГРН и юридический адрес. Все реквизиты берутся из официальных документов; ошибки в номерах приводят к отклонению заявки.
- Описание обработки - описывается категория персональных данных, категории субъектов и способы обработки (сбор, хранение, передача). Описание должно быть лаконичным, но охватывать каждый элемент; использовать официальные термины, указанные в нормативных актах.
- Контактные данные - указываются ФИО ответственного лица, телефон и электронная почта. Электронная почта должна быть рабочей, проверяемой регулярно.
- Прилагаемые документы - загружаются файлы в формате PDF, DOCX или XLSX, размер каждого не превышает 10 МБ. В список входят согласие субъекта данных (при необходимости) и копия учредительных документов.
- Подтверждение согласия - ставится галочка о согласии с условиями подачи и достоверностью предоставленной информации. После отметки форма становится готовой к отправке.
При заполнении каждый раздел проверяется системой на наличие обязательных полей. Ошибки в формате ИНН, ОГРН или дате приводят к автоматическому отклонению. Рекомендуется предварительно собрать все требуемые сведения и документы, затем последовательно вводить данные согласно указанным правилам, чтобы избежать повторных запросов от контролирующего органа.
Прикрепление необходимых документов
Прикрепление документов - обязательный этап подачи уведомления о обработке персональных данных в Роскомнадзор через сервис Госуслуги.
Для отправки уведомления необходимо загрузить следующие файлы:
- Копию решения о согласовании обработки (если есть);
- Описание целей и способов обработки данных;
- Перечень категорий субъектов персональных данных;
- Политику конфиденциальности или иной документ, подтверждающий законность сбора;
- При необходимости согласие субъектов или иной правовой акт.
Каждый файл должен соответствовать требованиям портала: формат PDF, размер не превышает 5 МБ, название включает тип документа и дату (например, «Политика_конфиденциальности_2024-09-15.pdf»). Портал автоматически проверяет совместимость формата и ограничение по объёму; несоответствующие файлы отклоняются без возможности дальнейшего рассмотрения.
Загрузка выполняется в личном кабинете после заполнения основной формы. На странице «Прикрепление файлов» выбирается тип документа из выпадающего списка, затем нажимается кнопка «Обзор», указывается файл и подтверждается действие кнопкой «Загрузить». После успешного прикрепления появляется индикатор «Готово» рядом с каждым документом.
После отправки уведомления система проверяет наличие всех обязательных файлов. Если какой‑либо документ отсутствует или имеет неподходящий формат, система выдаёт ошибку и блокирует дальнейшее прохождение процедуры. Исправьте недочёты, повторно загрузив требуемый файл, и завершите отправку.
Тщательное соблюдение указанных требований гарантирует беспрепятственное принятие уведомления и исключает задержки со стороны контролирующего органа.
Проверка и отправка уведомления
Возможные ошибки при заполнении
При оформлении уведомления о сборе и обработке персональных данных через сервис Госуслуги часто возникают типичные ошибки, которые приводят к отклонению заявки.
- Указание неверного типа обработки (например, указание «обработка в публичных интересах» вместо «коммерческая обработка»).
- Пропуск обязательных полей: название организации, ИНН, контактные данные ответственного лица.
- Ошибки в датах: указание будущей даты начала обработки или отсутствие даты окончания.
- Неправильный формат файлов: загрузка документов в неподдерживаемом формате (например, .doc вместо .pdf) или превышение допустимого размера.
- Отсутствие подписи электронного документа или использование неподтверждённого сертификата.
- Неполное описание целей обработки: указание лишь общей цели без конкретизации категорий данных.
- Ошибки в классификации персональных данных: смешивание общих и специальных категорий без разделения.
- Неправильный ввод реквизитов контролирующего органа: указание неверного кода ФНС или ОКПО.
- Привязка к устаревшей форме заявки, не соответствующей текущей версии на портале.
- Игнорирование подтверждения отправки: отсутствие скриншота или кода подтверждения в личном кабинете.
Каждая из перечисленных ошибок приводит к автоматическому возврату формы на доработку и задерживает процесс получения разрешения. Тщательная проверка заполнения всех полей и соответствие требованиям портала устраняет риск отказа.
Отслеживание статуса и дальнейшие действия
Получение уведомления от Роскомнадзора
Получив подтверждение о регистрации заявки в личном кабинете портала Госуслуги, оператор видит статус «Ожидает решения». После завершения проверки Роскомнадзор формирует электронный документ - уведомление о результатах обработки персональных данных. Оно автоматически размещается в разделе «Мои обращения» и одновременно отправляется на указанный в заявке адрес электронной почты.
Для доступа к уведомлению необходимо выполнить следующие действия:
- войти в личный кабинет Госуслуг;
- открыть пункт «Мои обращения», выбрать нужную заявку;
- нажать кнопку «Скачать уведомление» или «Просмотреть документ»;
- при необходимости распечатать документ, используя кнопку «Печать» в открытом окне.
Уведомление содержит реквизиты обращения, дату вынесения решения, рекомендации по дальнейшим действиям и, при наличии замечаний, перечень требований к исправлению нарушений. При получении уведомления оператор обязан:
- убедиться в корректности указанных данных;
- выполнить указанные рекомендации в установленные сроки;
- загрузить подтверждающие документы в тот же раздел, если требуется предоставить дополнительные сведения.
Если в течение 30 дней после отправки заявки статус не изменился, следует обратиться в службу поддержки портала или напрямую в Роскомнадзор, указав номер обращения, чтобы уточнить причину задержки.
Действия в случае возврата уведомления
При получении возврата уведомления необходимо сразу уточнить причину отклонения. Система фиксирует код ошибки и комментарий инспектора - без этой информации дальнейшие действия невозможны.
- Откройте раздел «История заявок» в личном кабинете, найдите возвращённый документ и изучите указанные замечания.
- Сравните сведения в уведомлении с требуемыми параметрами: корректность реквизитов организации, полнота описания обработки, наличие согласий субъектов.
- Внесите исправления в форму: замените неверные ИНН/ОГРН, точните цели и категории данных, добавьте недостающие документы.
- Сохраните изменения и повторно отправьте уведомление, убедившись, что все поля заполнены без ошибок.
- После повторной отправки контролируйте статус в личном кабинете: при отсутствии новых замечаний документ перейдёт в состояние «Принято», иначе повторится цикл корректировки.
Если причина возврата связана с техническими сбоями платформы, обратитесь в службу поддержки Госуслуг, указав номер заявки и код ошибки. При повторных отклонениях рекомендуется подготовить письменный запрос в Роскомнадзор с детальным объяснением исправлений и приложить скриншоты исправленной формы. После получения подтверждения о приёме уведомления фиксируйте дату и номер регистрации для последующего контроля соответствия.
Часто задаваемые вопросы
Сроки подачи уведомления
Уведомление о начале обработки персональных данных обязано быть размещено в системе Роскомнадзора в течение 30 дней со дня фактического начала обработки. Если обработка начинается после изменения условий (добавление новых целей, расширение перечня категорий субъектов данных, внедрение новых технологий), новый документ подаётся в течение 30 дней с момента изменения.
- При вводе в эксплуатацию системы, обрабатывающей специальные категории персональных данных, срок сокращается до 10 дней.
- При прекращении обработки уведомление подаётся не позднее 10 дней после завершения обработки.
- При получении запроса от Роскомнадзора о предоставлении дополнительной информации срок ответа ограничивается 15 днями.
Несоблюдение указанных сроков влечёт наложение административных штрафов, блокировку доступа к порталу Госуслуги и возможность приостановки деятельности, связанной с обработкой персональных данных.
Портал Госуслуги фиксирует дату подачи и автоматически рассчитывает крайний срок. Пользователь может просмотреть оставшееся время в личном кабинете, настроив напоминание о предстоящем дне окончания срока. Регулярный мониторинг гарантирует своевременное выполнение обязательств.
Ответственность за неподачу или неверные данные
Невыполнение обязанности по передаче сведений о процессах обработки персональных данных в Роскомнадзор влечёт административную ответственность. При отсутствии уведомления или предоставлении недостоверных данных орган может наложить штраф:
- юридическим лицам - от 200 000 до 500 000 рублей;
- индивидуальным предпринимателям - от 50 000 до 200 000 рублей;
- должностным лицам - от 30 000 до 100 000 рублей.
Кроме финансовых санкций, предусмотрено ограничение или приостановка деятельности организации, связанной с обработкой персональных данных, до устранения нарушений. При повторных или особо тяжких случаях возможна уголовная ответственность за нарушение закона о персональных данных, вплоть до лишения свободы.
Ответственность распространяется на руководителей, ответственных за соблюдение требований, и на лиц, непосредственно подающих форму через портал Госуслуг. Их действия проверяются автоматически, а несоответствия фиксируются в системе контроля. Нарушитель обязан исправить ошибку в течение 30 дней, иначе штрафы увеличиваются на 20 % от первоначальной суммы.
Своевременное и точное информирование позволяет избежать перечисленных мер, сохранить репутацию и обеспечить законную работу с персональными данными.
Изменение ранее поданных сведений
Для изменения уже отправленных сведений в уведомлении о персональных данных, поданном через портал Госуслуги, необходимо выполнить несколько четких действий.
Сначала войдите в личный кабинет на Госуслугах, используя подтвержденный аккаунт. Откройте раздел «Мои услуги», найдите запись с уведомлением, которое требуется скорректировать, и запомните его номер заявки.
Далее выполните последовательность шагов:
- Нажмите кнопку «Изменить заявку» рядом с нужным уведомлением.
- В открывшейся форме укажите изменяемые поля: наименование обработки, цели, категории субъектов, сроки и так далее.
- При необходимости загрузите новые документы, подтверждающие внесённые корректировки.
- Подтвердите изменения, нажав «Сохранить». Система автоматически сформирует запрос на перерасмотрение.
После отправки исправлений проверьте статус заявки в личном кабинете. При положительном решении в реестре появится отметка «Изменения приняты». Если потребуется дополнительная информация, в личном сообщении будет указана конкретная причина отклонения и перечень недостающих документов.
Все операции выполняются в онлайн‑режиме, без обращения в отделения Роскомнадзора. Соблюдение указанных пунктов гарантирует оперативное обновление данных в официальном уведомлении.