Подготовка к подаче уведомления
Перечень необходимых документов
Документы от работодателя
Для подачи уведомления о трудоустройстве иностранного работника через портал Госуслуги требуется подготовить набор документов, которые предоставляются работодателем.
Во-первых, нужен трудовой договор, оформленный в двух экземплярах, где указаны полные данные сотрудника, условия работы и срок действия контракта. Договор должен быть подписан обеими сторонами и заверен печатью организации.
Во-вторых, требуется приглашение (лицензия) от работодателя, подтверждающее цель и сроки найма иностранного гражданина. В документе указываются сведения о вакансии, месте работы и сроке действия приглашения.
В-третьих, необходимо предоставить копию разрешения на работу, выданного в соответствии с законодательством о миграции. Если разрешение оформляется после подачи уведомления, в системе указывается дата получения и прилагается скан.
В-четвертых, требуется справка о регистрации организации в налоговых органах (ИНН, ОГРН) и подтверждение наличия банковского счета, с которого будет производиться выплата заработной платы.
Дополнительно могут потребоваться:
- копия устава или свидетельства о государственной регистрации;
- приказ о приёме на работу, где указаны должность и условия труда;
- документ, подтверждающий наличие средств для обеспечения социального страхования.
Все документы должны быть отсканированы в формате PDF, размер файла не превышает 5 МБ, и загружены в соответствующие разделы личного кабинета на Госуслугах. После загрузки система проверяет наличие обязательных полей, после чего пользователь подтверждает отправку уведомления.
Только после успешной подачи и подтверждения в личном кабинете можно считать процесс завершённым.
Документы от иностранного гражданина
Для подачи уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина через портал Госуслуги необходимо предоставить комплект документов, подтверждающих личность, правовой статус и условия работы.
- Паспорт гражданина РФ (для временного пребывания) или заграничный паспорт с визой.
- Вид на жительство, миграционная карта или иной документ, подтверждающий законность пребывания в стране.
- Разрешение на работу (рабочая виза, разрешение на привлечение иностранных специалистов или подтверждение статуса «временный работник»).
- Трудовой договор, подписанный работодателем и работником, с указанием должности, условий оплаты и срока действия.
- СНИЛС и ИНН (при наличии) для начисления страховых взносов и уплаты налогов.
- Медицинская справка о прохождении обязательного медосмотра, если это требуется по отраслевым нормам.
- При необходимости - копия диплома или сертификата о квалификации, подтверждающая соответствие требованиям должности.
Все документы загружаются в личный кабинет Госуслуг в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый. После загрузки система проверяет их соответствие требованиям и формирует подтверждение подачи уведомления. При обнаружении несоответствий необходимо исправить ошибки и повторно отправить комплект.
Условия для подачи уведомления
Для подачи уведомления о трудоустройстве иностранного работника через портал Госуслуги необходимо соблюсти ряд обязательных требований.
Во‑первых, у сотрудника должна быть действующая миграционная карта или иной документ, подтверждающий законный статус пребывания в стране. Без этого уведомление будет отклонено.
Во‑вторых, работодатель обязан иметь актуальную информацию о месте регистрации организации в ЕГРЮЛ и подтверждение правомочности подачи от имени юридического лица.
В‑третьих, требуется заключить трудовой договор, в котором указаны:
- полные ФИО иностранного гражданина;
- дата начала и окончания работы;
- должность и условия оплаты труда;
- сведения о рабочем месте.
В‑четвёртых, необходимо предоставить копию разрешения на работу, выданного Федеральной миграционной службой, либо иной документ, подтверждающий право на трудовую деятельность.
В‑пятых, все сведения должны быть внесены в личный кабинет на портале Госуслуги без ошибок. Ошибки в написании ФИО, дате рождения или номере миграционной карты приводят к автоматическому отказу.
В‑шестых, после отправки формы уведомления система генерирует подтверждающий документ, который следует сохранить и при необходимости предъявить в контролирующие органы.
Соблюдение перечисленных условий гарантирует успешную регистрацию трудоустройства иностранного работника в электронном сервисе.
Требования к иностранному гражданину
Требования к иностранному гражданину, оформляющему уведомление о трудоустройстве через сервис «Госуслуги», делятся на документальные и процедурные условия.
Для подачи уведомления необходимо наличие следующих документов:
- действующего заграничного паспорта;
- визы или разрешения на пребывание, подтверждающих законный статус в РФ;
- миграционной карты (если требуется);
- трудового договора, подписанного работодателем;
- копии документов, подтверждающих квалификацию (диплом, сертификаты), если они требуются по профилю работы.
Дополнительные условия:
- регистрация по месту пребывания в РФ, оформленная в течение 7 дней с момента прибытия;
- отсутствие ограничений на трудовую деятельность (например, запрет на работу в определённых секторах);
- соблюдение сроков получения разрешения на работу, если это предусмотрено законодательством.
Подача уведомления осуществляется в личном кабинете «Госуслуги», где необходимо загрузить сканированные копии перечисленных бумаг и подтвердить их достоверность. После проверки данных система выдаёт подтверждение о регистрации уведомления, которое следует сохранить для предъявления работодателю.
Сроки подачи уведомления
Сроки подачи уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина фиксированы законодательством и обязательны для соблюдения.
Уведомление должно быть отправлено в течение 5 рабочих дней с момента начала трудовой деятельности. Если трудовой договор заключён, но фактическое начало работы откладывается, отсчёт начинается с первой даты фактического выполнения обязанностей.
В случае прекращения трудовых отношений работодатель обязан сообщить об этом в течение 5 рабочих дней с даты увольнения.
Если в процессе работы изменяются условия, требующие нового уведомления (например, смена места работы, изменение должности, продление срока действия разрешения), новый запрос подаётся в течение 5 рабочих дней с момента изменения.
Для всех уведомлений требуется подтверждение отправки через личный кабинет на портале Госуслуги; после подачи система формирует акт о выполнении обязательства, который считается юридическим доказательством соблюдения сроков.
Несоблюдение указанных сроков влечёт наложение административных штрафов на работодателя. Поэтому каждый день задержки может привести к финансовым последствиям.
Процесс подачи уведомления через Госуслуги
Регистрация и авторизация на портале Госуслуг
Для подачи уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина через сервис Госуслуги необходимо сначала создать личный кабинет и войти в него. Регистрация открывает доступ к электронным формам, а авторизация подтверждает личность пользователя.
Регистрация на портале
- Откройте сайт gosuslugi.ru.
- Выберите пункт «Регистрация».
- Введите действующий номер мобильного телефона, адрес электронной почты и придумайте пароль.
- Подтвердите телефон и почту с помощью полученных кодов.
- Укажите ФИО, паспортные данные и сведения о месте жительства.
- Примите пользовательское соглашение и завершите процесс нажатием «Зарегистрировать».
Авторизация
- На главной странице нажмите «Войти».
- Введите логин (телефон или email) и пароль.
- При первом входе система запросит привязку дополнительного средства подтверждения (смс‑код, мобильное приложение «Госуслуги», биометрия).
- После успешного ввода кода доступ к личному кабинету открывается.
После входа найдите раздел «Уведомления о трудоустройстве», загрузите требуемые документы и отправьте форму. Все действия выполняются в онлайн‑режиме, без визита в органы.
Поиск нужной услуги
Для подачи уведомления о трудоустройстве иностранного работника необходимо быстро найти в личном кабинете нужную услугу. Откройте портал Госуслуги, выполните вход под своей учетной записью и перейдите в раздел «Мои услуги».
Дальнейший поиск осуществляется по следующим действиям:
- В строке поиска введите ключевые слова - «трудоустройство», «иностранец», «уведомление».
- В результатах отфильтруйте сервисы по типу «Госуслуги для работодателей».
- Откройте карточку услуги, проверьте наличие пунктов «Регистрация иностранного работника» и «Уведомление о трудоустройстве».
Если нужный сервис не появился сразу, уточните запрос, добавив уточняющие термины - например, «виза», «разрешение на работу». Также можно воспользоваться вкладкой «Категории», выбрав «Труд и занятость», где перечислены все связанные процедуры.
После нахождения услуги нажмите кнопку «Подать заявление», заполните обязательные поля (ФИО работодателя, данные иностранного гражданина, сведения о трудовом договоре) и загрузите требуемые документы. Завершите процесс, нажав «Отправить». Система сформирует подтверждение и отправит его в личный кабинет.
Заполнение электронной формы уведомления
Ввод данных о работодателе
Для ввода данных о работодателе в системе необходимо последовательно заполнить несколько полей.
В первой строке указывается полное официальное название организации. Ввод допускает только кириллические символы, без сокращений и кавычек.
Далее требуется указать ОГРН и ИНН. ОГРН вводится без пробелов, проверка формата происходит автоматически; ИНН вводится 10‑значным числом, система проверит контрольную сумму.
Следующий блок - реквизиты юридического адреса. Нужно ввести регион, район, улицу, дом и корпус (если есть). Адрес проверяется по справочнику ФИАС, поэтому рекомендуется использовать выпадающий список, а не свободный ввод.
После адреса указывается контактное лицо, ответственное за подачу уведомления. Поле требует фамилию, имя, отчество, а также телефон в международном формате (+7XXXXXXXXXX) и электронную почту.
Последний пункт - банковские реквизиты организации (расчетный счет, банк, БИК). Формат счета - 20 цифр, банк и БИК вводятся без пробелов.
При заполнении всех полей система проверяет соответствие форматов и наличие обязательных данных. Ошибки отображаются сразу, что позволяет исправить их до отправки заявки.
Ключевые моменты ввода:
- использовать официальные названия без аббревиатур;
- вводить ОГРН и ИНН без пробелов;
- выбирать адрес из справочника ФИАС;
- указывать телефон в международном формате;
- проверять длину и цифры банковских реквизитов.
После корректного ввода данных система позволяет перейти к следующему шагу - загрузке документов о трудоустройстве иностранного гражданина.
Ввод данных об иностранном гражданине
Для ввода сведений об иностранном работнике в электронную форму уведомления необходимо последовательно заполнить обязательные поля, указать документ, подтверждающий личность, и загрузить требуемые подтверждающие файлы.
- Фамилия, имя, отчество (при наличии) - вводятся латинскими буквами в соответствии с паспортом.
- Дата и место рождения - указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ; место рождения прописывается на русском языке.
- Гражданство - выбирается из списка стран; при отсутствии страны в справочнике указывается «другое» и добавляется название вручную.
- Номер и серия иностранного паспорта - вводятся без пробелов, только цифры и буквы, как в оригинале.
- Срок действия паспорта - указывается дата окончания; если срок не ограничен, ставится «бессрочно».
- Идентификационный номер иностранного гражданина (если присвоен) - вводится в поле «ИИН/ИНН»; при отсутствии оставляется пустым.
- Адрес места жительства за пределами России - указывается полностью, включая улицу, номер дома и почтовый индекс страны.
- Контактный телефон - вводится в международном формате (+Код страны, номер без пробелов).
- Электронная почта - проверяется на корректность, используется для получения уведомлений о статусе заявки.
После заполнения всех полей проверяется согласованность данных, система автоматически проверяет формат ввода и наличие обязательных документов. При отсутствии ошибок пользователь нажимает кнопку «Отправить», после чего появляется подтверждение о приеме уведомления. Далее статус заявки отслеживается в личном кабинете портала.
Информация о трудовой деятельности
Для подачи уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина через портал Госуслуги требуется указать полные сведения о его трудовой деятельности.
Необходимо предоставить:
- ФИО работника в точности, как указано в паспорте;
- Дату рождения и гражданство;
- Идентификационный номер иностранного гражданина (INN или аналог);
- Наименование работодателя, юридический адрес и ИНН организации;
- Должность, на которую назначен работник;
- Дата начала трудовых отношений;
- Трудовой договор или иной документ, подтверждающий факт найма;
- Условия оплаты труда (оклад, график выплаты, валюты).
Процесс заполнения в личном кабинете:
- Войдите в личный кабинет на Госуслугах, выберите раздел «Уведомления о трудоустройстве».
- Выберите тип уведомления - «Иностранный гражданин».
- Заполните поля, перечисленные выше, используя данные из документов.
- Прикрепите сканы трудового договора и паспорта работника.
- Проверьте корректность введённой информации, нажмите «Отправить».
- Сохраните подтверждающий номер заявки и распечатайте копию для архива.
После отправки система формирует уведомление, которое автоматически передаётся в миграционную службу. Трудодатель обязан хранить оригиналы предоставленных документов в течение установленного срока.
Прикрепление скан-копий документов
Для загрузки скан‑копий документов в личный кабинет необходимо выполнить несколько простых действий.
- Подготовьте электронные версии всех требуемых бумаг: паспорт, миграционную карту, трудовой договор и справку о регистрации места работы.
- Сохраните файлы в форматах PDF или JPEG. Каждый документ не должен превышать 5 МБ.
- Присвойте файлам понятные имена, например : passport.pdf, work‑contract.pdf, registration.jpg.
После подготовки откройте сервис «Госуслуги», перейдите в раздел «Уведомление о трудоустройстве иностранца» и нажмите кнопку «Прикрепить документы». Выберите подготовленные файлы, загрузите их и убедитесь, что статус загрузки изменился на «Готово».
Система проверит соответствие форматов и размеров. При обнаружении несоответствия появится сообщение об ошибке, после чего документ необходимо заменить на корректный вариант.
После успешного прикрепления всех сканов нажмите «Отправить уведомление». Портал зафиксирует дату подачи и выдаст подтверждающий номер. Этот номер следует сохранить для последующей коммуникации с контролирующими органами.
Проверка и отправка уведомления
Для отправки уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина через портал Госуслуги необходимо выполнить проверку заполненных данных и подтвердить их отправку.
Сначала авторизуйтесь в личном кабинете, перейдите в раздел «Услуги → Трудоустройство иностранных граждан». Откройте форму уведомления и введите сведения о работодателе, работнике и условиях труда.
Перед отправкой система автоматически проверит:
- корректность ИНН и ОГРН организации;
- соответствие ФИО, даты рождения и паспорта работника;
- наличие обязательных приложений (копия трудового договора, разрешения на работу).
Если обнаружены ошибки, система выделит поля с некорректными данными и предложит исправить их. После исправления повторно запустите проверку.
Когда все поля отмечены как проверенные, нажмите кнопку «Отправить». Портал сформирует электронный акт с уникальным номером и предоставит возможность скачать подтверждающий документ. Сохраните его для последующего контроля.
Отслеживание статуса заявления
После отправки уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина в личном кабинете Госуслуг система формирует заявление, статус которого можно проверять в любой момент.
Для контроля статуса выполните следующие действия:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг под своей учетной записью.
- Перейдите в раздел «Мои услуги» и откройте пункт «Уведомление о трудоустройстве иностранца».
- В списке заявок найдите нужное заявление; рядом будет отображён текущий статус (например, «На рассмотрении», «Одобрено», «Отклонено»).
- При необходимости нажмите кнопку «Подробнее», чтобы увидеть дату изменения статуса и комментарии сотрудника.
- Если статус «Отклонено», в комментариях указаны причины; исправьте недочёты и повторно отправьте уведомление.
- При статусе «Одобрено» можно скачать подтверждающий документ через кнопку «Скачать решение».
Для получения мгновенных уведомлений о смене статуса включите в настройках личного кабинета push‑уведомления или подпишитесь на SMS‑оповещения. Система обновляет статус автоматически после каждого действия сотрудника миграционной службы, поэтому проверять его рекомендуется не реже одного раза в сутки.
Возможные проблемы и их решение
Отказ в приеме уведомления
Отказ в приеме уведомления возникает, когда система проверяет предоставленные данные и обнаруживает несоответствия требованиям. При этом заявка не проходит автоматическую валидацию и не попадает в очередь рассмотрения работодателем.
Причины отказа могут включать:
- отсутствие обязательных полей (паспортные данные, ИНН, сведения о работодателе);
- неверный формат даты рождения или срока действия документа;
- несовпадение ФИО в заявке и в паспорте;
- указание недействующего кода ОКВЭД;
- попытка загрузить файл в неподдерживаемом формате или превышающий размер;
- несоответствие категории визы требованиям трудоустройства.
Чтобы минимизировать риск отказа, следует:
- заполнять все обязательные поля точно так, как указано в официальных документах;
- проверять формат даты и номерных полей перед отправкой;
- использовать только поддерживаемые типы файлов (PDF, JPEG) и соблюдать ограничение по весу;
- сверять коды ОКВЭД с перечнем допустимых для иностранцев;
- сохранять черновую версию заявки и сравнивать её с оригиналом перед загрузкой.
Если отказ уже получен, необходимо:
- открыть сообщение системы, где указана конкретная ошибка;
- исправить неверные данные в личном кабинете;
- повторно загрузить корректный файл;
- при повторных отказах оформить запрос в службу поддержки через форму обратной связи, приложив скриншот сообщения и копию оригинального документа.
Соблюдение указанных мер обеспечивает успешную подачу уведомления о трудоустройстве иностранного гражданина через портал государственных услуг.
Корректировка поданного уведомления
Для исправления уже отправленного уведомления о трудоустройстве иностранного работника через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько четких действий.
Сначала войдите в личный кабинет, используя подтвержденный аккаунт. Перейдите в раздел «Мои обращения» и найдите нужное уведомление в списке отправленных заявок. Откройте его, нажав кнопку «Редактировать». В открывшейся форме замените неверные данные: укажите правильные даты, реквизиты работодателя, сведения о трудовом договоре. При необходимости загрузите актуальные документы (копию договора, разрешения на работу) через кнопку «Прикрепить файл». После внесения всех правок нажмите «Сохранить» и затем «Отправить повторно». Система сгенерирует новое подтверждение отправки; сохраните его для контроля.
Если система отклонит исправление, изучите сообщение об ошибке, устраните указанные несоответствия и повторите процесс. Регулярно проверяйте статус заявки в личном кабинете, чтобы убедиться, что уведомление принято и обработано.
Кратко порядок действий:
- Войти в личный кабинет;
- Открыть нужное уведомление в разделе «Мои обращения»;
- Нажать «Редактировать» и скорректировать данные;
- Прикрепить актуальные документы;
- Сохранить изменения и отправить заявку повторно;
- Отследить статус в личном кабинете.
Ответственность за неподачу или несвоевременную подачу уведомления
Невыполнение или задержка подачи уведомления о трудоустройстве иностранного работника через портал Госуслуги влечёт чётко определённые правовые последствия.
Во-первых, за просрочку (свыше 7 календарных дней) наложен административный штраф. Размер штрафа составляет от 5 000 до 500 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения и количества работников, по которым не подано уведомление.
Во-вторых, при систематических нарушениях возможно привлечение к административной ответственности в виде приостановления или аннулирования лицензии работодателя на привлечение иностранных граждан. Такое решение принимает орган, осуществляющий контроль за миграционной политикой.
В-третьих, при сокрытии факта трудоустройства или преднамеренном уклонении от подачи уведомления может наступить уголовная ответственность. Согласно Уголовному кодексу, укрывательство сведений о трудоустройстве иностранного гражданина влечёт лишение свободы на срок до двух лет либо штраф до 300 000 рублей.
Список основных санкций:
- штраф от 5 000 до 500 000 р. за просрочку;
- приостановление или отзыв лицензии при повторных нарушениях;
- лишение свободы до 2 лет или штраф до 300 000 р. за умышленное сокрытие сведений.
Ответственность фиксируется в протоколе проверки, который направляется в Федеральную миграционную службу. Нарушитель обязан оплатить штраф в установленный срок, иначе к нему применяется принудительное исполнение. Соблюдение сроков подачи уведомления исключает риск применения перечисленных мер.