Как подать отчёт ЕФС‑1 через портал Госуслуги

Подготовка рабочего места и документов

Кому и когда необходимо подавать форму ЕФС‑1

Форма ЕФС‑1 обязана подаваться юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и самозанятыми, которые осуществляют деятельность, подпадающую под требования Федерального закона о финансовой отчетности. К этим субъектам относятся:

компании, включённые в реестр государственных закупок;
организации, получающие финансирование из бюджета;
предприятия, обязанные вести бухгалтерский учет в соответствии с международными стандартами;
ИП, работающие с государственными заказчиками;
самозанятые, осуществляющие расчётные операции с государственными органами.

Сроки подачи фиксированы законодательством. Отчёт должен быть загружен в электронный сервис до 31 марта года, следующего за отчётным периодом. Если отчётный период - календарный год, последний день подачи - 31 марта следующего года; при квартальном отчёте - 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря соответственно. При пропуске срока система отклонит файл, и потребуется подача исправленного отчёта в течение установленного периода корректировок.

Необходимые условия для успешной отправки

Электронная подпись: требования к сертификату

Электронная подпись, используемая при отправке отчёта ЕФС‑1 через портал Госуслуги, должна соответствовать установленным требованиям к сертификату. Отсутствие соответствия приводит к отклонению заявки.

Требования к сертификату:

Выдача только аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ), зарегистрированным в реестре ФСТЭК России.
Ключевая пара RSA не менее 2048 бит; алгоритм хеширования SHA‑256.
Срок действия сертификата не менее 12 мес., но не более 5 лет; при истечении необходимо обновить сертификат до подачи нового отчёта.
Хранение приватного ключа в защищённом устройстве (USB‑токен, смарт‑карта, HSM) с PIN‑защитой.
Наличие функции отметки времени (timestamp) от доверенного тайм‑стампера, подтверждающего момент подписи.
Регулярная проверка статуса сертификата в реестре отзыва (CRL) или через протокол OCSP.
Соответствие требованиям ГОСТ Р 34.10‑2012 и ГОСТ Р 34.11‑2012 при работе с российскими криптографическими модулями.

Дополнительные условия:

Сертификат должен быть привязан к юридическому лицу, указанному в отчёте, и содержать полные реквизиты организации.
При использовании облачного решения необходимо обеспечить безопасный канал передачи сертификата (TLS 1.2 или выше).

Соблюдение всех пунктов гарантирует успешную валидацию подписи и предотвращает задержки в процессе подачи отчёта.

Подтверждённая учётная запись работодателя на портале Госуслуги

Подтверждённая учётная запись работодателя на портале Госуслуги - это профиль, в котором подтверждена личность представителя организации и права доступа к официальным сервисам. После регистрации в системе необходимо пройти верификацию, чтобы получить возможность отправлять обязательные формы, такие как отчёт ЕФС‑1.

Для получения подтверждённого статуса выполните последовательные действия:

Зарегистрировать юридическое лицо в личном кабинете Госуслуг, указав ИНН, ОГРН и контактные данные.
Привязать к аккаунту банковскую карту, на которую будет приходить код подтверждения.
Загрузить скан или фото учредительных документов (устав, решение о назначении уполномоченного лица).
Пройти видеовстречу с сотрудником сервиса или предоставить электронную подпись, подтверждающую полномочия представителя.
После успешной проверки система выдаст статус «подтверждена», отображаемый в личном кабинете.

Подтверждённый профиль предоставляет следующие возможности:

Доступ к разделу «Отчётность» без дополнительных запросов от налоговой.
Автоматическое заполнение реквизитов организации в формах.
Возможность подписывать электронные документы с помощью квалифицированной ЭЦП.
Упрощённый процесс отправки отчётов, минимизация риска отказа из‑за неверных данных.

Если статус не подтверждён, система ограничивает функции отправки отчётов и выдаёт ошибку при попытке загрузить форму. В таком случае необходимо проверить загруженные документы, исправить недочёты и повторить процедуру верификации.

Поддержка портала предоставляет справочную службу, где можно уточнить причину отказа и получить рекомендации по исправлению. Регулярно проверяйте статус учётной записи, чтобы обеспечить бесперебойную работу с отчётами и избежать задержек в сдаче обязательных форм.

Пошаговый алгоритм отправки отчёта через Госуслуги

Формирование и валидация файла ЕФС‑1

Требования к формату и структуре данных

Для загрузки отчёта ЕФС‑1 в системе Госуслуги данные должны полностью соответствовать установленному формату. Нарушения формата приводят к автоматическому отклонению заявки.

Файл - XML‑документ версии 1.0, кодировка UTF‑8.
Расширение - .xml.
Размер - не превышает 5 МБ.
Корневой элемент - <EFS1Report>; все вложенные теги должны соответствовать схеме XSD, предоставленной на портале.

Структура отчёта фиксирована:

Блок Header содержит идентификацию организации, ИНН, КПП, дату формирования отчёта (формат YYYY-MM-DD).
Блок Body состоит из повторяющихся элементов , каждый из которых включает:
- RecordID - уникальный числовой идентификатор;
- CategoryCode - строковый код категории, допускающий только значения из справочника;
- Amount - дескриптор суммы, два знака после запятой, без разделителей тысяч;
- Date - дата операции, формат YYYY-MM-DD.
Блок Footer содержит контрольные суммы (Checksum) и подпись электронной формы.

Все числовые поля должны быть представлены без пробелов и знаков плюса. Даты обязаны быть валидными календарными датами; невозможны будущие даты. При указании кодов категорий допускаются только значения, перечисленные в актуальной версии справочника, доступного в личном кабинете.

Система проверяет соответствие XML‑документа схеме, целостность контрольных сумм и соответствие значений бизнес‑правилам. При успешном прохождении проверки отчёт считается принятым, и статус в личном кабинете меняется на «Принято».

Использование специализированного программного обеспечения для проверки

Для подготовки отчёта ЕФС‑1 в системе «Госуслуги» необходимо проверить файл с данными перед загрузкой. Специализированные программы позволяют автоматически выявлять ошибки в структуре XML‑документа, проверять соответствие справочникам налоговой службы и гарантировать корректность цифровой подписи.

Работа с проверяющим приложением обычно включает следующие действия:

импортировать сформированный файл отчёта в программу;
запустить автоматический анализ, который проверит: • правильность тегов и их вложенность;
• соответствие значений полей требованиям регулятора;
• наличие и валидность сертификата подписи;
при обнаружении несоответствий система выводит подробный список ошибок с указанием строки и причины;
исправить замеченные проблемы в исходном документе и повторить проверку до полного отсутствия ошибок.

После успешного прохождения проверки файл считается готовым к передаче через личный кабинет «Госуслуги». Сохранение отчёта в формате, прошедшем автоматический контроль, исключает отклонение заявки и ускоряет процесс подачи.

Работа в личном кабинете работодателя на портале

Поиск услуги «Приём сведений, представляемых работодателями»

Для получения услуги «Приём сведений, представляемых работодателями» необходимо выполнить несколько точных действий в личном кабинете портала Госуслуги.

Откройте раздел «Мои услуги» и в строке поиска введите ключевые слова - «приём сведений» или «работодатели».
В результатах найдите сервис, названный «Приём сведений, представляемых работодателями», и нажмите кнопку «Подключить».
Подтвердите согласие с условиями, указав реквизиты организации, если система требует их ввод.
После активации появится пункт меню «Отчёт ЕФС‑1». Перейдите к нему, загрузите файл отчёта в требуемом формате и отправьте.

Проверка статуса отправки доступна в личном кабинете: нажмите «Мои отправки», выберите нужный отчёт и изучите статус «Принято» или сообщение об ошибке. При возникновении ошибки система указывает конкретную причину, позволяя быстро исправить проблему и повторить отправку.

Заполнение необходимых полей и данных о страхователе

Для отправки отчёта ЕФС‑1 в системе Госуслуги первым этапом является точное заполнение полей, содержащих сведения о страхователе. Ошибки в этих данных приводят к отклонению заявки, поэтому вводите информацию без пропусков и опечаток.

Обязательные поля о страхователе:

Полное наименование организации (точно как в учредительных документах);
ИНН организации;
ОГРН;
Юридический адрес;
Фактический адрес (если отличается);
Телефон контактного лица;
Электронная почта (рабочая, проверяемая регулярно);
Номер страхового полиса, дата его заключения;
Сумма страхового возмещения, предусмотренная полисом;
ФИО ответственного за страхование сотрудника (при наличии).

После ввода данных система проверяет их на соответствие справочным базам. При обнаружении несоответствия появляется сообщение об ошибке, требующее исправления. После успешного прохождения проверки нажмите кнопку «Сохранить» и перейдите к загрузке сопроводительных документов.

Последний шаг - подтверждение отправки отчёта. Нажмите «Отправить», система сформирует электронный акт приёма‑отправки, который сохраняется в личном кабинете. Этот документ служит доказательством выполнения обязательств перед регулятором.

Загрузка и заверение отчёта

Процесс выбора и загрузки файла ЕФС‑1

Для подачи отчёта ЕФС‑1 через сервис «Госуслуги» необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Войдите в личный кабинет, указав логин и пароль от учётной записи.
Откройте раздел «Мои услуги» и найдите пункт, связанный с отчётностью по ЕФС‑1.
Нажмите кнопку «Создать заявление» или аналогичную, после чего откроется форма загрузки файла.
В поле «Выбор файла» нажмите кнопку «Обзор», найдите подготовленный документ ЕФС‑1 в формате PDF или XML и подтвердите выбор.
Убедитесь, что в списке отображается правильный файл, проверьте его размер и название.
Нажмите «Отправить» / «Подтвердить» для загрузки отчёта на сервер.

После отправки система сформирует подтверждающий QR‑код или номер заявки. Сохраните его для последующего контроля статуса. При необходимости можно открыть раздел «История заявок», где будет указано, принято ли сообщение и есть ли замечания.

Следуя этим шагам, файл ЕФС‑1 будет успешно загружен и передан в контролирующий орган.

Подписание документа квалифицированной электронной подписью

Для подачи отчёта ЕФС‑1 через сервис Госуслуги документ необходимо подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Процесс состоит из нескольких чётких шагов.

Подготовьте файл отчёта в поддерживаемом формате (PDF, XML).
Убедитесь, что на компьютере установлен криптопровайдер, совместимый с КЭП, и сертификат загружен в хранилище.
Откройте портал Госуслуги, перейдите в раздел «Подача отчётов», выберите форму ЕФС‑1 и загрузите подготовленный файл.
При появлении окна подписи укажите сертификат, введите пароль и подтвердите действие.
После успешного подписания система отобразит статус «Подписано», после чего нажмите кнопку «Отправить».

После отправки портал автоматически проверит подпись и зарегистрирует отчёт в системе. При возникновении ошибки подписи необходимо проверить корректность сертификата и повторить процесс.

Отправка сформированного пакета сведений

Для отправки подготовленного пакета сведений в системе «Госуслуги» необходимо выполнить последовательные действия.

Откройте личный кабинет на портале, перейдите в раздел «Электронные формы» и выберите форму ЕФС‑1.
На странице формы нажмите кнопку «Загрузить пакет», укажите путь к архиву, содержащему все требуемые файлы (XML‑документы, сопроводительные файлы, подписи).
После выбора файла система проверит структуру пакета: проверка наличия обязательных компонентов, соответствие схемам и наличие цифровой подписи.
При успешном прохождении проверки нажмите «Отправить». Платформа отобразит статус операции и сформирует контрольный номер заявки.
Сохраните полученный номер и распечатайте подтверждение, которое будет доступно в журнале отправленных заявок.

Если система сообщает об ошибке, откройте журнал ошибок, исправьте указанные несоответствия в пакете и повторите загрузку. После успешной отправки пакет считается принятым, и дальнейшая обработка будет происходить автоматически.

Контроль статуса и действия при ошибках

Отслеживание этапов проверки отчёта

Статусы обработки в системе Социального фонда России

Отчёт ЕФС‑1, отправляемый через сервис Госуслуги, проходит несколько фиксированных этапов в системе Социального фонда России. Каждый статус отражает конкретный момент обработки и указывает, какие действия требуются от заявителя.

Принят - система зафиксировала загрузку отчёта; документ готов к проверке. Дальнейших действий от пользователя не требуется.
На проверке - специалисты фонда анализируют сведения, сверяют их с нормативными требованиями. При обнаружении несоответствий система автоматически формирует запрос на уточнение.
Запрос уточнений - в личном кабинете появляется уведомление с перечнем недостающих или ошибочных данных. Пользователь вносит исправления и повторно отправляет отчёт.
Отклонён - после проверки документ признан неприемлемым; в уведомлении указаны причины отклонения и рекомендации по исправлению. Отчёт необходимо доработать и отправить заново.
Одобрен - проверка завершена успешно, отчёт считается подтверждённым. Фонд формирует акт приёма‑передачи и закрывает дело.
Отправлен в архив - окончательный статус, свидетельствующий о полном завершении процесса; копия отчёта сохраняется в личном архиве пользователя.

Переход между статусами происходит автоматически, но пользователь обязан реагировать на запросы уточнений и отклонения в течение установленных сроков, иначе обработка будет приостановлена. Регулярное мониторирование статуса в личном кабинете позволяет своевременно контролировать ход подачи отчёта и избегать задержек.

Получение квитанции о приёме и протокола проверки

После отправки отчёта ЕФС‑1 в личном кабинете Госуслуг система автоматически формирует два документа: квитанцию о приёме и протокол проверки. Чтобы получить их, выполните следующие действия:

Откройте раздел «Мои услуги» и выберите пункт «Отчёт ЕФС‑1».
В списке поданных отчётов найдите нужный документ и нажмите кнопку «Просмотр».
На странице детали появятся ссылки «Скачать квитанцию» и «Скачать протокол проверки». Скачайте файлы в удобное место.
При необходимости распечатайте документы: квитанция подтверждает факт подачи, протокол содержит результаты автоматической проверки и сведения о возможных ошибках.

Если ссылки не отображаются, проверьте статус обработки отчёта - квитанция появляется сразу после отправки, а протокол - после завершения проверки, что обычно занимает не более 15 минут. При возникновении задержки обратитесь в службу поддержки портала.

Действия при получении отрицательного протокола

Анализ ошибок и причин отказа

При отправке отчёта ЕФС‑1 через сервис «Госуслуги» отказ часто связан с неправильным оформлением данных и техническими недочётами. Ниже перечислены основные причины отклонения и способы их устранения.

Несоответствие формату полей - даты, коды организаций и ИНН вводятся без требуемых разделителей или с лишними пробелами. Проверьте шаблоны, указанные в справке сервиса, и используйте автоматическую проверку формата.
Отсутствие обязательных реквизитов - в документе пропущены подписи, печати или сведения о налоговых периодах. Заполните каждое обязательное поле перед загрузкой.
Неверный тип файла - система принимает только PDF‑файлы, подписанные электронной подписью. При загрузке DOC, JPG или неподписанного PDF получаете отказ.
Превышение допустимого размера - файлы более 5 МБ отклоняются без уточнения причины. Сократите объём, удалив несущественные изображения или разбив отчёт на части.
Истечение срока подачи - попытка отправить документ после установленного дедлайна приводит к автоматическому отклонению. Планируйте отправку за несколько дней до окончания периода.
Ошибка валидации на стороне портала - технические сбои могут вызвать неверную оценку корректности данных. При повторной попытке через 30‑минутный интервал ошибка часто исчезает.

Для предотвращения отказов рекомендуется:

Сформировать отчёт в соответствии с последней версией шаблона, опубликованной на сайте ФНС.
Проверить каждый реквизит с помощью встроенного валидатора перед отправкой.
Подписать документ квалифицированной электронной подписью, проверив её действительность.
Сохранить файл в требуемом формате и убедиться, что его размер не превышает ограничение.
Осуществить загрузку за несколько дней до крайнего срока, оставив время на исправление возможных замечаний.

Соблюдение этих правил минимизирует риск отказа и ускорит процесс подачи отчёта ЕФС‑1 через официальный портал.

Сроки и порядок повторной отправки корректирующего отчёта

Сроки повторной отправки корректирующего отчёта ЕФС‑1 фиксируются законодательством и рекомендациями портала Госуслуги. После получения сообщения о необходимости исправления у вас есть 30 календарных дней с даты отказа, но не менее 5 рабочих дней с момента загрузки исправленного файла. Если исправления не внесены в установленный срок, отчёт считается недействительным и требуется новая подача.

Порядок повторной отправки:

Войдите в личный кабинет на Госуслуги и откройте раздел «Отчёты ЕФС‑1».
Выберите отклонённый документ, нажмите кнопку «Корректировать».
Загрузите исправленный файл в требуемом формате (XML или PDF).
Укажите причины исправления в поле «Комментарий».
Подтвердите отправку, система зафиксирует дату и время передачи.

После подтверждения система автоматически проверит файл на соответствие требованиям. При успешной проверке отчёт считается принятым, иначе будет сгенерировано новое уведомление с указанием недочётов. Повторные попытки возможны только в пределах установленного 30‑дневного периода.

Особенности подачи нулевой формы отчётности (если применимо)

Подача нулевой формы ЕФС‑1 через портал Госуслуги применяется, когда за отчётный период у организации нет операций, подлежащих отражению в налоговой декларации. Нулевая форма подтверждает отсутствие доходов, расходов и налоговых обязательств, что освобождает от необходимости предоставлять дополнительные расчёты.

Для отправки нулевой формы выполните последовательность действий:

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги, используя учётные данные юридического лица.
Перейдите в раздел «Электронные формы» → «Налоговые отчёты».
Выберите форму ЕФС‑1, укажите период отчётности и отметьте опцию «Нулевая форма».
Проверьте автоматически заполненные реквизиты организации; при необходимости внесите корректировки.
Подтвердите отправку, подпишите электронно и сохраните подтверждающий документ.

После отправки система формирует подтверждение о получении нулевой формы. Проверьте статус в личном кабинете: статус «Принят» свидетельствует о корректном оформлении. Если статус отображается как «Отказ», откройте сообщение об ошибке, исправьте указанные недочёты (например, неверный ИНН или отсутствие подписи) и повторите отправку.

Регулярная проверка статуса позволяет избежать задержек в учёте налоговых обязательств и гарантирует, что отсутствие операций за период будет официально зафиксировано.