Как отказаться от бумажной трудовой книжки через Госуслуги

Электронная трудовая книжка: что это и зачем она нужна

Преимущества электронного формата

Электронный вариант трудовой книжки, оформляемый через портал Госуслуги, обеспечивает мгновенный доступ к сведениям о трудовой истории.

Доступность: документы открываются с любого устройства, подключённого к интернету.
Защита: данные хранятся в защищённом государственном облаке, исключая риск потери или порчи бумажных листов.
Скорость: обновление записей происходит в реальном времени, без ожидания доставки бумаги.
Экономия: отменяется необходимость печати, пересылки и хранения физических документов.
Экологичность: снижается расход бумаги, уменьшается нагрузка на лесные ресурсы.

Электронный формат упрощает процесс контроля за карьерным ростом, облегчает проверку работодателями и государственными органами, а также снижает административные затраты.

Переход к цифровой трудовой книжке повышает эффективность взаимодействия между работником, работодателем и государством.

Кому подходит переход на электронный формат

Отказ от бумажного трудового удостоверения через сервис «Госуслуги» выгоден тем, кто готов работать в полностью цифровой среде. Перевод записей в электронный реестр подходит:

работникам государственных и муниципальных учреждений, где учет персонала уже интегрирован в госинформационные системы;
сотрудникам крупных частных компаний, использующих внутренние цифровые платформы для кадрового документооборота;
фрилансерам и самозанятым, регулярно оформляющим трудовые отношения онлайн;
людям, имеющим стабильный доступ к интернету и возможность подтверждать личность через мобильный банк или электронную подпись;
тем, кто планирует менять место работы часто; электронный формат упрощает перенос данных без необходимости пересылать бумажные листы.

Электронный вариант упрощает проверку стажа, ускоряет получение справок и исключает риск потери оригинального документа. Если вы уже пользуетесь онлайн‑сервисами для государственных услуг и уверены в безопасности цифровой подписи, переход к электронному трудовому книжке - логичный шаг.

Подготовка к подаче заявления через Госуслуги

Необходимые условия для перехода

Переход от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу на портале Госуслуги возможен только при соблюдении ряда обязательных условий.

Наличие подтверждённого аккаунта в системе «Госуслуги». Регистрация должна быть завершена, а телефон и электронная почта привязаны к профилю.
Доступ к личному кабинету работодателя, где осуществляется передача данных о трудовом стаже в электронный реестр.
Установленная связь с Федеральной службой по труду (Роструд) через сервис «Электронный трудовой документ». Для этого требуется подтверждение личности, обычно в виде скан‑копии паспорта и ИНН.
Отсутствие открытых судебных споров, связанных с трудовой книжкой, а также отсутствие задолженностей перед государством, которые могут препятствовать цифровой миграции.
Согласие работодателя на перевод данных в электронный формат. Предоставление работодателем письменного или электронного подтверждения обязательна.

После выполнения перечисленного система автоматически формирует электронный трудовой документ, который становится доступным в личном кабинете пользователя. Дальнейшее управление записью производится через тот же портал без необходимости обращения в отделы кадров.

Какие документы понадобятся

СНИЛС

СНИЛС - обязательный идентификатор гражданина в системе государственных сервисов. При переходе от традиционной бумажной трудовой книжки к её электронному варианту через портал Госуслуги СНИЛС используется в нескольких ключевых моментах.

Во-первых, СНИЛС служит уникальным кодом при регистрации в личном кабинете. Ввод номера гарантирует привязку всех сведений о трудовой истории к конкретному человеку, исключая возможность дублирования записей.

Во-вторых, при подаче заявления о переводе трудовой книжки в электронный вид система автоматически проверяет соответствие данных СНИЛС с информацией в Пенсионном фонде. Совпадение подтверждает, что запрос исходит от владельца записи.

В-третьих, после одобрения заявления СНИЛС отображается в электронном документе, позволяя работодателям и контролирующим органам быстро получать доступ к истории трудовой деятельности через единый профиль.

Кратко, порядок действий, где требуется СНИЛС:

Войдите в личный кабинет Госуслуг; введите номер СНИЛС при создании профиля.
Заполните форму перехода к электронному учёту; укажите СНИЛС в соответствующем поле.
Подтвердите запрос кодом, полученным по СМС на телефон, привязанный к СНИЛС.
Дождитесь уведомления о завершении обработки; в электронном документе будет отображён ваш СНИЛС.

Таким образом, СНИЛС обеспечивает точную идентификацию, проверку данных и интеграцию электронного трудового реестра в единую государственную систему.

Подтвержденная учетная запись на Госуслугах

Подтверждённая учётная запись на Госуслугах - это профиль, в котором пользователь прошёл идентификацию через личный кабинет, предоставив паспортные данные и подтвердив телефон. После подтверждения система позволяет выполнять операции, требующие юридической силы, в том числе замену бумажной трудовой книжки на электронный документ.

Для подачи заявления об отказе от бумажной трудовой книжки требуется именно подтверждённый профиль. Без него сервис отказывает в создании электронного реестра трудовой истории, а запрос остаётся незарегистрированным.

Процедура подтверждения состоит из следующих шагов:

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
Выберите раздел «Личные данные», нажмите «Подтвердить личность».
Загрузите скан или фотографию паспорта, укажите серию, номер и дату выдачи.
Привяжите номер мобильного телефона, введите код из СМС.
Дождитесь сообщения о завершении проверки (обычно в течение нескольких минут).

После успешного подтверждения откройте сервис «Электронная трудовая книжка», заполните форму отказа от бумажного варианта и отправьте запрос. Система автоматически формирует электронный документ, который будет доступен в личном кабинете и в системе работодателя. При необходимости можно распечатать подтверждающий лист для предъявления в кадровую службу.

Пошаговая инструкция по отказу от бумажной трудовой книжки на Госуслугах

Вход в личный кабинет

Для начала процесса отказа от бумажной трудовой книжки необходимо войти в личный кабинет на портале Госуслуги.

Откройте сайт gosuslugi.ru или запустите мобильное приложение.
Введите номер мобильного телефона, привязанного к учетной записи.
Подтвердите вход кодом, полученным по СМС.
При первом входе задайте пароль и при необходимости укажите ответ на секретный вопрос.
При наличии подтверждающей электронной подписи активируйте её в разделе «Электронная подпись».

После авторизации в кабинете найдите услугу «Отказ от бумажной трудовой книжки» в списке государственных сервисов и перейдите к её заполнению. Все дальнейшие действия выполняются в рамках того же сеанса, без необходимости повторного входа.

Поиск услуги «Переход на электронную трудовую книжку»

Для перехода на электронную трудовую книжку необходимо найти соответствующую услугу в личном кабинете портала Госуслуги. Откройте сайт, выполните вход под своей учётной записью и в строке поиска введите «Электронная трудовая книжка» или «Переход на электронную трудовую книжку». Система отобразит карточку услуги, где указаны требования и порядок подачи заявления.

Примерный порядок действий:

Войдите в личный кабинет;
В поле поиска введите ключевые слова - «Электронная трудовая книжка»;
Выберите найденную услугу из списка;
Ознакомьтесь с перечнем необходимых документов (паспорт, СНИЛС, сведения о текущем месте работы);
Нажмите кнопку «Подать заявление» и заполните форму онлайн;
Прикрепите сканы требуемых документов и отправьте запрос;
Ожидайте подтверждения о переходе, которое придёт в личный кабинет и на электронную почту.

После одобрения в кабинете появится электронный документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. Все изменения можно отслеживать через раздел «Мои документы».

Заполнение заявления

Проверка персональных данных

Для отказа от бумажного трудового свидетельства через портал Госуслуг необходимо подтвердить достоверность личных данных, указанных в заявке. Система проверяет их автоматически, сравнивая вводимую информацию с официальными реестрами.

Первый шаг - вход в личный кабинет под подтверждённой учетной записью. После авторизации пользователь переходит в раздел «Трудовая книжка» и выбирает опцию «Отказ от бумажного документа». На экране появляется форма, где требуется ввести:

ФИО полностью;
Дату рождения;
СНИЛС;
ИНН (при наличии);
Номер текущего трудового договора (если указано в системе).

После заполнения система инициирует запрос к базе данных Пенсионного фонда, ФСС и ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если сведения совпадают, система помечает их как «Проверено». При расхождении пользователь получает сообщение о необходимости исправления ошибок.

В случае успешной проверки система формирует электронный отказ, который сразу сохраняется в личном кабинете и отправляется в организацию-работодателя. Электронный документ имеет юридическую силу, аналогичную бумажному, и отображается в разделе «Мои документы» в течение нескольких минут.

Если проверка не прошла, рекомендуется:

Сравнить данные в личном кабинете с документами, выданными государством.
Обновить информацию в личном кабинете через сервис «Изменить персональные данные».
Повторить процесс подачи заявки после исправления ошибок.

Точная проверка персональных данных гарантирует, что электронный отказ будет признан законным и избавит от необходимости обращения в отдел кадров.

Подтверждение согласия на ведение электронной книжки

Для перехода к электронному формату трудовой книжки необходимо официально подтвердить согласие на её ведение в личном кабинете Госуслуг.

Согласие оформляется в несколько простых шагов:

Войдите в личный кабинет, выберите раздел «Трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Перейти к электронному ведению».
Откройте форму подтверждения, отметьте галочку «Согласен вести электронную книжку» и подтвердите действие паролем или кодом из СМС.
Сохраните полученный документ‑подтверждение; он будет доступен в разделе «Мои документы».

После подтверждения система автоматически переводит все будущие записи в электронный реестр, а прежняя бумажная книжка считается закрытой. При необходимости распечатать копию можно запросить её через тот же сервис.

Важно убедиться, что в личном кабинете указаны актуальные контактные данные, иначе подтверждение может не пройти. Если возникнут ошибки, обратитесь в службу поддержки портала.

Отправка заявления

Отказ от бумажной трудовой книжки реализуется через личный кабинет на портале государственных услуг. Для завершения процедуры необходимо правильно оформить и отправить заявление.

Для отправки заявления выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет на Госуслугах, используя подтверждённый аккаунт.
В разделе «Мои услуги» найдите сервис «Отказ от бумажной трудовой книжки».
Откройте форму заявления, укажите ФИО, ИНН и текущий номер трудовой книжки.
Прикрепите скан или фото страницы с подписью и датой, подтверждающие согласие на отказ.
Проверьте заполненные поля, нажмите кнопку «Отправить» и подтвердите действие кодом из СМС.

После отправки система сформирует электронный документ, который будет доступен в личном кабинете. Сохраните копию заявления и подтверждение отправки - они могут потребоваться для общения с работодателем.

Если в процессе возникнут ошибки в заполнении, система выдаст конкретное сообщение. Исправьте указанные данные и повторите отправку. При отсутствии ошибок заявление будет принято, и в течение нескольких рабочих дней статус изменится на «Одобрено». Затем можно предоставить электронный документ работодателю для внесения записи в электронный реестр.

Дальнейшие действия после подачи заявления

Уведомление работодателя

Отказ от бумажной трудовой книжки требует официального уведомления организации‑работодателя. Оформление сообщения регулируется нормативными актами, поэтому документ должен содержать точные сведения.

В уведомлении необходимо указать:

ФИО сотрудника;
Дата рождения и ИНН (для идентификации);
Дата начала и окончания трудового договора;
Номер и дату выдачи бумажной трудовой книжки (если она была выдана);
Явное заявление о переходе к электронному учету трудового стажа через портал государственных услуг;
Согласие на передачу данных в электронный реестр;
Подпись (при отправке в электронном виде - цифровая подпись).

Отправка уведомления возможна двумя способами:

Электронная почта на официальный адрес работодателя с приложением скана подписи и копии паспорта.
Загрузка документа в личный кабинет работодателя на платформе Госуслуги (раздел «Работодатели» → «Уведомления»).

После передачи уведомления работодатель обязан:

Зафиксировать факт отказа в системе электронного трудового реестра;
Выдать сотруднику справку о прекращении использования бумажной трудовой книжки;
Обновить сведения в внутреннем кадровом учете.

Срок выполнения - не более пяти рабочих дней с момента получения уведомления. Несоблюдение сроков влечёт административную ответственность организации.

Получение информации об изменениях

Просмотр сведений в личном кабинете Госуслуг

Для перехода к электронному учёту трудовой истории необходимо убедиться, что в личном кабинете Госуслуг отображаются все сведения о трудовой книжке.

Войдите в личный кабинет, используя подтверждённый аккаунт и двухфакторную аутентификацию. После входа откройте раздел «Мои документы» → «Трудовая книжка». На экране отобразятся:

ФИО и дата рождения;
список работодателей с указанием дат начала и окончания работы;
коды должностей и подразделений;
сведения о периодах отпуска, командировок и иных изменениях;
статус перехода к электронному учёту (отмечен как «Готово к переводу» или «Необходимо подтвердить»).

Если какие‑то записи отсутствуют или содержат ошибки, нажмите кнопку «Сообщить об ошибке» и загрузите скан копий соответствующих приказов или справок.

После проверки данных система автоматически формирует запрос на перевод трудовой книжки в электронный вид. Утверждённый запрос открывает возможность оформить отказ от бумажного носителя в личном кабинете, выбрав пункт «Отказаться от бумажной трудовой книжки».

Таким образом, просмотр и проверка сведений в личном кабинете являются обязательным шагом перед переходом к полностью цифровому учёту трудовой истории.

Запрос выписки СТД-Р

Для получения выписки из СТД‑Р, необходимой при переводе трудовой книжки в электронный формат через портал Госуслуги, выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет на Госуслугах, выберите сервис «Запрос выписки из СТД‑Р».
Укажите ФИО, ИНН, дату рождения и реквизиты текущей трудовой книжки.
Прикрепите копию паспорта и документ, подтверждающий полномочия (если запрос делается от имени работодателя).
Подтвердите запрос электронной подписью или кодом, пришедшим в СМС.
Ожидайте формирования выписки - обычно в течение 24 часов. После готовности документ будет доступен для скачивания в разделе «Мои документы» и может быть направлен работодателю в электронном виде.

Выписка СТД‑Р содержит сведения о всех записях в трудовой книжке, подтверждает её содержание и позволяет полностью перейти на электронный учёт без использования бумажных носителей. После получения выписки необходимо загрузить её в личный кабинет работодателя, где будет выполнено закрытие бумажного документа и активация электронного варианта.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если заявление не принято

Если система отказывает в регистрации заявки, действуйте последовательно.

Проверьте заполненные поля. Ошибки в ФИО, ИНН, дате рождения или номере трудовой книжки приводят к отклонению. При обнаружении несоответствия исправьте данные и отправьте запрос заново.
Обратите внимание на статус сообщения об ошибке. В тексте отказа указываются конкретные причины (например, «недостаточно подтверждающих документов» или «несоответствие формата файла»). Устраните указанные проблемы: загрузите скан в требуемом формате, добавьте недостающие справки.
Очистите кэш браузера или откройте портал в режиме инкогнито. Иногда технические сбои вызывают некорректную обработку запросов.
При повторных отказах свяжитесь со службой поддержки Госуслуг. Сообщите номер заявки, скриншот сообщения об ошибке и запросите разъяснение. Сотрудники могут подсказать, какие документы требуется дополнительно предоставить.
Если проблема связана с отсутствием подтверждения трудового стажа в текущем работодателе, обратитесь в отдел кадров организации. Попросите оформить справку о прекращении трудовых отношений и загрузите её в личный кабинет.
После внесения корректировок повторите отправку заявки. При успешном приёме система выдаст подтверждение и номер электронного заявления. Сохраните его для дальнейшего контроля статуса.

Соблюдая перечисленные шаги, вы устраните причины отказа и завершите процесс отказа от бумажной трудовой книжки онлайн.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо выполнить несколько действий в личном кабинете портала государственных услуг.

Авторизоваться на Госуслугах с помощью подтверждённого аккаунта (логин + пароль и двухфакторная проверка).
В меню «Мои услуги» выбрать раздел «Электронная трудовая книжка».
Открыть подраздел «Выписка из трудовой книжки».
Указать период, за который требуется формировать документ (например, с 01.01.2020 по 31.12.2023).
Подтвердить запрос электронной подписью или кодом из СМС.
Дождаться формирования выписки - система обычно выдаёт её в течение нескольких минут.
Сохранить полученный PDF‑файл на устройстве или распечатать при необходимости.

При оформлении выписки система автоматически проверяет наличие всех записей о трудовой деятельности, подтверждённых работодателем. Если в электронном реестре обнаружены несоответствия, портал выдаёт сообщение об ошибке и предлагает уточнить данные.

Документ считается официальным: в нём указаны ФИО, дата рождения, сведения о местах работы, должностях, сроках и основаниях увольнения. Выписка может быть предъявлена в органы социальной защиты, при трудоустройстве в новые компании и при оформлении пенсионных прав.

Для корректного получения выписки убедитесь, что в личном кабинете указаны актуальные контактные данные и подтверждена привязка к электронной подписи. При возникновении технических проблем следует обратиться в службу поддержки портала через форму обратной связи.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке

Отказ от бумажного трудового свидетельства осуществляется через личный кабинет на портале государственных услуг. После перевода записей в электронный формат работодатель получает доступ к системе, а работник может просматривать данные онлайн.

Возврат к традиционной бумажной форме возможен только в ограниченных случаях:

решение суда о восстановлении бумажного документа;
указание органа государственной службы занятости при проверке;
запрос работодателя, подтверждённый официальным приказом.

В остальных ситуациях законодательство не предусматривает добровольный переход обратно к бумажному варианту. Электронный трудовой лист считается официальным и заменяет бумажный документ полностью.

Если требуется восстановить бумажную запись, необходимо подать заявление в отдел кадров организации и приложить решение компетентного органа. После получения разрешения работодатель печатает документ и вносит подписи, но электронный вариант остаётся в системе как основной.

Таким образом, самостоятельный возврат к бумажной трудовой книжке без юридических оснований невозможен. Все изменения статуса фиксируются в электронном реестре и считаются окончательными.