Как оформить электронную трудовую книжку через портал Госуслуг?

Общие положения

Что такое электронная трудовая книжка

Преимущества цифрового формата

Цифровой формат упрощает работу с документами, ускоряя их обработку и уменьшая риск потери. Электронная трудовая книжка, доступная через портал Госуслуг, позволяет управлять карьерной историей в режиме онлайн, без необходимости посещать государственные органы.

Преимущества цифрового формата очевидны:

Мгновенный доступ к сведениям из любой точки страны, где есть интернет;
Автоматическое обновление записей при подтверждении работодателем новых должностей и квалификаций;
Защита данных с помощью современных шифровальных технологий, что исключает возможность несанкционированного доступа;
Сокращение времени на оформление и проверку документов, поскольку всё происходит в единой системе;
Уменьшение бумажного оборота, что экономит ресурсы и способствует экологической ответственности.

Для получения электронной трудовой книжки достаточно выполнить несколько простых действий на Госуслугах: зарегистрировать личный кабинет, пройти идентификацию, выбрать услугу «Электронная трудовая книжка» и подтвердить свои данные. После этого система автоматически связывается с работодателем, который вносит необходимые записи. Все изменения отображаются в реальном времени, и пользователь может в любой момент просмотреть полную историю занятости.

Таким образом, переход к цифровому формату полностью меняет подход к ведению трудовой документации: процесс становится быстрее, безопаснее и удобнее для каждого гражданина.

Законодательная база

Законодательная база, регулирующая оформление электронной трудовой книжки через портал Госуслуг, формируется совокупностью федеральных законов, указов Президента и постановлений Правительства, а также нормативных актов профильных министерств.

Во-первых, Федеральный закон № 112‑ФЗ «О государственной гражданской службе» устанавливает порядок ведения трудовой книжки в электронном виде, определяя её юридическую силу и требования к содержанию. Этот документ фиксирует, что электронная трудовая книжка считается равнозначной бумажному документу, если она сформирована в соответствии с установленными государством стандартами.

Во-вторых, Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» и Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (дублирование в редакции 2023 г.) регламентируют использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для подтверждения подлинности записей в электронных документах, включая электронную трудовую книжку.

Третий ключевой акт – Федеральный закон № 69‑ФЗ «Об электронных документах и электронных цифровых подписьах». Он определяет порядок создания, хранения и передачи электронных документов, а также требования к их юридической значимости.

Не менее важен Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных», который задаёт правила обработки и защиты сведений, содержащихся в электронной трудовой книжке, гарантируя их конфиденциальность и безопасность.

Для реализации электронных услуг в системе «Госуслуги» действует Федеральный закон № 381‑ФЗ «Об оказании государственных и муниципальных услуг». Он определяет порядок предоставления услуги по оформлению электронной трудовой книжки, включая требования к идентификации пользователя и подтверждению полномочий работодателя.

Надо также учитывать Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июля 2022 г. № № 123н, который уточняет порядок ввода данных в электронную трудовую книжку, порядок их проверки и сроки актуализации.

Список основных нормативных актов, регулирующих процесс:

ФЗ 112‑ФЗ «О государственной гражданской службе»;
ФЗ 63‑ФЗ «Об электронной подписи»;
ФЗ 69‑ФЗ «Об электронных документах и электронных цифровых подписьах»;
ФЗ 152‑ФЗ «О персональных данных»;
ФЗ 381‑ФЗ «Об оказании государственных и муниципальных услуг»;
Приказ Минтруда России от 15.07.2022 № 123н «Об организации ведения электронной трудовой книжки».

Эти нормативные документы образуют правовую основу, без которой оформление электронной трудовой книжки через портал Госуслуг невозможно. Соблюдение всех требований законодательства гарантирует юридическую чистоту процесса, защищённость персональных данных и признание электронного документа государственными органами.

Кому подходит электронная трудовая книжка

Категории работников

Категории работников определяют, какие сведения необходимо указывать в электронном трудовом документе, а также какие функции доступны в личном кабинете на портале государственных услуг.

Для граждан, занятых по трудовому договору, система фиксирует статус «работник по трудовому договору». Это самая распространённая категория, и в электронном реестре автоматически появляется поле для указания даты начала и окончания трудового договора, должности, подразделения и режима рабочего времени.

Самозанятые и представители индивидуального предпринимательства относятся к категории «самозанятый». При оформлении электронного трудового документа необходимо добавить сведения о виде деятельности, регистрационном номере и суммах доходов, которые фиксируются в системе автоматически после подачи отчётов через личный кабинет.

Лица, работающие по гражданско‑правовым договорам (например, договор подряда или договор оказания услуг), оформляются в категории «гражданско‑правовой работник». Здесь важны указания о предмете договора, сроках выполнения работ и условиях оплаты. Система позволяет прикреплять к записи копии договоров и акты выполненных работ, что упрощает контроль за выполнением обязательств.

Для работников, привлечённых к работе по временным или сезонным контрактам, предусмотрена отдельная категория «временный работник». В электронном реестре отражаются даты начала и завершения проекта, а также условия по оплате сверхурочных и компенсациям за особые условия труда.

Если вы хотите добавить новую запись о трудовом стаже, выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг, используя подтверждённую учетную запись.
Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» и выберите кнопку «Добавить запись».
Укажите категорию работника, соответствующую вашему статусу, из выпадающего списка.
Заполните обязательные поля: дата начала, должность, наименование работодателя, тип договора.
При необходимости загрузите скан-копию трудового договора, акта приёма‑сдачи работ или других подтверждающих документов.
Подтвердите запись электронной подписью и отправьте заявку на проверку.
После автоматической проверки система отобразит обновлённый статус записи в вашем электронном трудовом листе.

Эти шаги одинаково применимы ко всем перечисленным категориям работников. Благодаря единой системе каждый сотрудник получает возможность контролировать свой трудовой стаж, получать доступ к официальным документам и быстро вносить изменения без визита в отдел кадров. Используйте эту возможность, чтобы управлять своей карьерой эффективно и без лишних задержек.

Исключения

Оформление электронной трудовой книжки через портал Госуслуг — процесс, который в большинстве случаев проходит без затруднений, однако существуют чётко определённые исключения, которые необходимо учитывать заранее.

Во-первых, система отказывает в регистрации, если у заявителя отсутствует подтверждённый статус гражданина РФ. Без действующего паспорта и СНИЛС запрос будет отклонён автоматически.

Во-вторых, лица, находящиеся в статусе несовершеннолетних (младше 18 лет), не могут самостоятельно оформить электронный документ; в этом случае действие должно быть выполнено их законным представителем, который также обязан подтвердить своё право опекунства через портал.

В-третьих, при наличии более одной активной трудовой книжки (например, в случае двойного трудоустройства в разных регионах) система требует уточнения, какая из книжек будет переведена в электронный формат. Если заявитель не указывает предпочтения, запрос будет поставлен на паузу до получения разъяснений.

Технические ограничения также могут стать причиной отказа:

браузер не поддерживает необходимые компоненты (рекомендованы последние версии Chrome, Firefox или Edge);
отключён JavaScript или блокируются куки, без которых процесс аутентификации невозможен;
слабое интернет‑соединение приводит к тайм‑ауту при загрузке документов.

Наличие ошибок в загружаемых файлах (повреждённые сканы, неверный формат PDF, превышение допустимого размера) мгновенно приводит к отклонению заявки.

Если у заявителя уже есть электронная подпись, но она не привязана к аккаунту на Госуслугах, система потребует её привязать вручную. Без этой операции электронная трудовая книжка не будет сформирована.

Наконец, сотрудники государственных органов могут приостановить процесс, если в личном кабинете обнаружены несоответствия в трудовой истории, такие как незакрытые увольнения или непогашенные штрафы работодателя. В этом случае необходимо сначала урегулировать все несоответствия, а затем повторить попытку.

Учитывая перечисленные исключения, подготовьте все необходимые документы, проверьте технические параметры доступа и устраните потенциальные несоответствия заранее. Это гарантирует беспрепятственное получение электронного трудового документа через Госуслуги.

Подготовка к оформлению

Необходимые документы и информация

Паспортные данные

Для оформления электронной трудовой книжки через портал Госуслуг необходмо подготовить точный набор паспортных данных. В заявке указываются серия и номер паспорта, дата его выдачи, а также название и код подразделения, выдавшего документ. Эти сведения должны полностью совпадать с данными, указанными в скане или фотокопии, которую вы загрузите в личный кабинет.

Помимо основной информации о паспорте, система требует указать идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). При отсутствии одного из этих реквизитов процесс будет прерван, поэтому их следует подготовить заранее.

Последовательность действий выглядит так:

Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг, если у вас ещё нет учётной записи. При регистрации укажите актуальный адрес электронной почты и телефон, чтобы получать коды подтверждения.
Пройдите процедуру подтверждения личности. Для этого загрузите скан первой страницы паспорта, страницу с регистрацией и фотографию лица. Система проверит соответствие данных и выдаст подтверждение.
Откройте раздел «Электронные услуги» и выберите пункт «Электронная трудовая книжка». В открывшейся форме введите все паспортные данные, ИНН и СНИЛС.
Прикрепите сканы документов: паспорт (страница с личными данными и страница с регистрацией), СНИЛС и, при необходимости, ИНН. Проверьте, чтобы файлы были чёткими и не превышали допустимый размер.
Подтвердите заявку электронной подписью или кодом, полученным по SMS. После этого система автоматически сформирует электронную трудовую книжку и привяжет её к вашему личному кабинету.

Готовый документ будет доступен в разделе «Мои документы». Вы сможете просматривать его, скачивать в формате PDF и передавать работодателю по запросу. Все операции осуществляются в режиме онлайн, без необходимости посещать отделения государственных органов. При возникновении вопросов служба поддержки портала готова предоставить оперативную помощь.

СНИЛС

СНИЛС – обязательный идентификатор гражданина, без которого невозможно зарегистрировать электронную трудовую книжку на портале Госуслуг. Чтобы быстро перейти к оформлению, выполните последовательные действия.

Сначала зайдите на сайт gosuslugi.ru и войдите в личный кабинет, используя логин и пароль от ЕПГУ или СМЭВ. Если у вас нет доступа, создайте учетную запись, подтвердив телефон и электронную почту. После входа откройте раздел «Госуслуги» и найдите пункт «Электронная трудовая книжка».

Далее система потребует указать ваш СНИЛС. Введите номер без пробелов и тире, проверьте правильность цифр. Портал автоматически сверит данные с ФИО и датой рождения, поэтому убедитесь, что ваши персональные сведения совпадают с официальными документами.

После подтверждения СНИЛС появится окно с перечнем необходимых документов:

копия паспорта (страница с данными);
справка о доходах (если требуется);
заявление о выдаче электронной трудовой книжки (форму заполняет автоматически).

Загрузите файлы в указанные поля, следите за форматом (PDF, JPG, PNG) и размером (не более 5 МБ каждый). Затем нажмите кнопку «Отправить заявку». Система проведет проверку, и в течение 24 часов вы получите уведомление о статусе.

Если проверка прошла успешно, в личном кабинете появится ссылка на электронную трудовую книжку. Откройте её, подпишите электронно с помощью сертификата или мобильного телефона, и запись будет считаться активной. Теперь все будущие работодатели смогут получать доступ к вашему трудовому стажу через единый портал.

Не забывайте регулярно обновлять сведения о новых местах работы: каждый раз, когда меняете работодателя, он вносит запись в вашу электронную книжку, и вы получаете подтверждение по электронной почте. Это гарантирует актуальность данных и упрощает получение пенсии и социальных выплат.

Требования к учетной записи на Госуслугах

Подтвержденная учетная запись

Подтвержденная учетная запись в системе «Госуслуги» – это ваш гарант доступа к электронным сервисам государства. Без подтверждения невозможно воспользоваться функциями, связанными с трудовой книжкой, поэтому первым делом следует убедиться, что все данные в личном кабинете проверены и одобрены.

Для подтверждения учетной записи необходимо выполнить несколько простых действий:

войти в личный кабинет с использованием логина и пароля;
пройти идентификацию через СМС‑код, отправленный на привязанный номер телефона;
подтвердить электронную почту, перейдя по ссылке из полученного письма;
при необходимости загрузить скан или фото паспорта и ИНН для окончательной верификации.

После того как учетная запись считается подтвержденной, открывается доступ к сервису «Электронная трудовая книжка». Далее следует:

в меню «Мои услуги» выбрать пункт, посвященный трудовой книжке;
заполнить форму заявки, указав текущего работодателя и желаемый формат получения (PDF‑файл или привязка к личному кабинету);
прикрепить документы, подтверждающие трудовой стаж (трудовой договор, справки о занятости);
отправить заявку на рассмотрение.

Система автоматически проверит предоставленные сведения. При отсутствии ошибок электронная трудовая книжка будет сформирована в течение нескольких рабочих дней и станет доступна в вашем личном кабинете. Вы сможете просматривать её, скачивать и передавать работодателю через защищенный канал.

Если в процессе возникнут вопросы, поддержка «Госуслуг» доступна 24 часа в сутки. Обращайтесь, и вы быстро решите любые проблемы, связанные с подтверждением учетной записи и получением электронного документа о трудовой истории.

Способы подтверждения

Для получения электронного варианта трудовой книжки необходимо пройти несколько обязательных этапов подтверждения, которые гарантируют подлинность данных и защищают ваши персональные сведения.

Во-первых, система требует подтверждения личности через Госуслуги. Наиболее надёжным способом является ввод одноразового кода, который приходит в виде SMS‑сообщения на привязанный к аккаунту номер телефона. Этот метод прост и мгновенно проверяется.

Во-вторых, при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП) вы можете использовать её для подтверждения действий. Электронная подпись обеспечивает юридическую силу запросов и исключает возможность подделки документов. Если КЭП отсутствует, допускается подтверждение через мобильное приложение «Госуслуги», где после входа в личный кабинет требуется подтвердить операцию отпечатком пальца или распознаванием лица.

Третий способ – подтверждение через банковскую карту, привязанную к вашему профилю. При оформлении запроса система может запросить ввод кода из СМС, отправленного банком, что дополнительно проверяет вашу финансовую идентификацию.

Наконец, работодателю необходимо подтвердить запись о трудоустройстве. Это делается через личный кабинет организации на том же портале: представитель компании вводит реквизиты договора и подтверждает их с помощью КЭП или кода, отправленного в корпоративный мессенджер. После успешного подтверждения все сведения автоматически отображаются в вашем электронном трудовом документе.

Итого, для гарантированного оформления электронного трудового стажа требуется:

ввод SMS‑кода, полученного на мобильный телефон;
использование квалифицированной электронной подписи или биометрии в мобильном приложении;
подтверждение через банковскую карту при необходимости;
подтверждение записи работодателем через корпоративный кабинет.

Эти способы совместно обеспечивают надёжную проверку и ускоряют процесс получения электронного трудового документа без лишних задержек.

Пошаговая инструкция по оформлению через Госуслуги

Вход на портал Госуслуг

Авторизация

Авторизация на портале Госуслуг — первый и обязательный этап, без которого невозможно начать процесс получения электронной трудовой книжки. Для начала необходимо открыть официальный сайт gosuslugi.ru и нажать кнопку входа в личный кабинет. После этого система потребует ввести логин (обычно это ваш номер телефона или ИНН) и пароль, который вы создали при регистрации.

Если пароль был утерян, воспользуйтесь функцией восстановления: система отправит одноразовый код на привязанный номер мобильного телефона или на электронную почту. Введите полученный код, задайте новый пароль и подтвердите изменения.

После ввода данных система предложит пройти двухфакторную аутентификацию. На ваш смартфон придёт смс‑сообщение с кодом подтверждения, либо откроется приложение «Госуслуги», где появится запрос на подтверждение входа. Введите код или подтвердите действие в приложении — это гарантирует, что доступ к личному кабинету имеет только владелец учётной записи.

Только после успешного прохождения всех проверок откроется меню личного кабинета. В нём найдите раздел «Электронные услуги», затем пункт «Трудовая книжка». Выберите действие «Оформить электронную трудовую книжку» и следуйте инструкциям системы. На этом этапе система автоматически проверит наличие действующего трудового договора, а также наличие у работодателя доступа к электронному реестру.

Для завершения процесса потребуются следующие документы, которые можно загрузить прямо в личный кабинет:

скан или фото паспорта;
СНИЛС;
трудовой договор (или выписку из трудовой книжки, если она уже существует в бумажном виде);
согласие работодателя на оформление электронной версии (обычно предоставляется в виде файла PDF).

После загрузки всех материалов система проверит их на соответствие требованиям и, при отсутствии ошибок, сформирует электронную трудовую книжку. Вы получите уведомление о готовности документа, а также возможность просмотреть его в личном кабинете или скачать в формате PDF.

Если в процессе авторизации возникнут проблемы, обратитесь в службу поддержки портала: на сайте есть чат‑бот, телефон горячей линии и форма обратной связи. Все запросы обрабатываются в течение нескольких часов, что позволяет быстро решить любые технические вопросы и продолжить оформление без задержек.

Таким образом, надёжная авторизация, подтверждённая двухфакторным механизмом, открывает доступ к полному набору функций портала, включая оформление электронной трудовой книжки, и гарантирует безопасность ваших персональных данных.

Переход в нужный раздел

Для начала работы с электронным документом необходимо авторизоваться на портале Госуслуг, используя подтверждённый аккаунт — это гарантирует доступ к личному кабинету без лишних задержек. После входа в систему следует выполнить точный переход к нужному разделу, где располагаются услуги, связанные с трудовой книжкой.

На главной странице личного кабинета найдите строку поиска или меню «Мои услуги».
Введите в поиск «Электронная трудовая книжка» — система мгновенно отобразит соответствующий пункт.
Кликните по найденному элементу, после чего откроется специализированный раздел, где можно просматривать, заполнять и отправлять документы.

В открывшемся окне появятся все доступные действия: проверка текущего статуса, загрузка сканов необходимых справок и подача заявки на оформление новой записи. Важно внимательно заполнить все обязательные поля, чтобы система приняла запрос без возвратов. После подтверждения всех данных нажмите кнопку «Отправить», и система автоматически передаст информацию в отдел кадров работодателя.

Если потребуется добавить новую запись после изменения условий труда, процесс повторяется: возвращаемся в тот же раздел, выбираем пункт «Добавить запись», заполняем форму и отправляем. Все операции фиксируются в журнале действий, что позволяет контролировать статус заявки в режиме реального времени.

Таким образом, точный переход к нужному разделу на портале Госуслуг упрощает оформление электронной трудовой книжки, экономя время и исключая необходимость посещать бумажные отделения. Всё, что требуется — правильный навигационный шаг и внимательное заполнение форм.

Последовательность действий

Выбор услуги по оформлению ЭТК

Для начала необходимо зайти на портал Госуслуг и авторизоваться с помощью личного кабинета. После входа в систему откройте раздел «Услуги», где будет представлен перечень всех доступных электронных сервисов.

Выбор услуги по оформлению ЭТК происходит по следующему алгоритму:

В строке поиска введите «Электронная трудовая книжка» или «ЭТК». Портал мгновенно отобразит соответствующую услугу.
Обратите внимание на название услуги, дату её актуализации и перечень требуемых документов. Эта информация поможет убедиться, что выбранная опция полностью соответствует вашим потребностям.
Нажмите кнопку «Выбрать» или «Подать заявку» рядом с нужной услугой. После этого откроется форма заявки.

В форме необходимо:

Указать сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОКПО).
Ввести свои персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
Прикрепить сканированные копии документов: паспорт, трудовой договор, справку с места работы и, при необходимости, согласие работодателя на передачу данных в электронный реестр.

После загрузки всех файлов проверьте корректность введённой информации и нажмите «Отправить». Система сформирует заявку и выдаст номер для отслеживания статуса.

Далее следует:

Ожидать подтверждения от работодателя. На его стороне также будет инициирована процедура подтверждения данных через личный кабинет на том же портале.
После одобрения заявки система автоматически создаст ваш электронный трудовой документ и привяжет его к вашему личному кабинету.

Завершив процесс, вы сможете просматривать, редактировать и скачивать ЭТК в любой момент, используя мобильное приложение или веб‑интерфейс портала. Все действия фиксируются в журнале, что гарантирует прозрачность и юридическую силу полученного документа.

Заполнение заявления

Для получения электронной трудовой книжки через портал Госуслуг необходимо правильно заполнить заявление. Этот документ является официальным запросом, который подтверждает ваше право на оформление электронного трудового досье.

Первый шаг – вход в личный кабинет на Госуслугах. После успешной авторизации откройте раздел «Госуслуги для граждан», найдите услугу «Электронная трудовая книжка» и нажмите кнопку «Оформить». Появится форма заявления, в которой требуется указать персональные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и контактный телефон. Все поля обязательны, поэтому проверяйте вводимые сведения на точность.

Далее заполняются сведения о текущем месте работы. Укажите название организации, ИНН работодателя, ОКТМО и дату начала трудового стажа. Если вы уже имеете электронную трудовую книжку, укажите её номер в соответствующем поле; в противном случае оставьте поле пустым – система автоматически создаст новую запись.

После ввода основной информации следует приложить сканированные копии документов, подтверждающих вашу личность (паспорт) и трудовой стаж (трудовая книжка в бумажном виде, если она существует). Форматы файлов – PDF, JPG, PNG, размер не более 5 МБ каждый.

Завершающий этап – проверка и отправка заявления. Тщательно просмотрите все введённые данные, убедитесь, что нет опечаток. Нажмите кнопку «Отправить». Система выдаст подтверждение о получении заявки и сформирует номер обращения. Сохраните этот номер – им вы сможете отслеживать статус обработки.

Если в процессе проверки возникнут вопросы, вам придёт уведомление с указанием недостающих сведений. Внесите требуемые корректировки и повторно отправьте форму. После одобрения заявления электронная трудовая книжка появится в вашем личном кабинете, где её можно будет просматривать, скачивать и передавать работодателю в электронном виде.

Следуя этим рекомендациям, вы быстро и без лишних затруднений оформите электронную трудовую книжку через портал Госуслуг.

Проверка данных

Для получения электронной трудовой книжки через портал Госуслуг первым делом необходимо убедиться, что все личные сведения в личном кабинете актуальны. Ошибки в ФИО, дате рождения, ИНН или СНИЛС могут привести к отказу в выдаче и задержать процесс.

Проверка данных проводится автоматически при отправке заявки, однако рекомендуется выполнить её вручную до подачи заявления.

Откройте личный кабинет на Госуслугах.
Перейдите в раздел «Профиль» и сравните указанные сведения с паспортом и документами о страховом стаже.
При обнаружении несоответствий исправьте их: нажмите «Редактировать», внесите корректные данные и подтвердите изменения через СМС‑коды.

После того как профиль полностью соответствует официальным документам, переходите к оформлению заявки:

Выберите услугу «Электронная трудовая книжка».
Заполните форму, указав номер полиса ОМС и сведения о текущем работодателе.
Прикрепите скан‑копии трудовых договоров и приказов о приёме на работу, если они требуются.

Система автоматически проверит корректность загруженных файлов и соответствие данных в заявке. Если проверка завершилась успешно, ваш запрос будет направлен в Пенсионный фонд. В случае обнаружения ошибок система выдаст конкретное сообщение, указывающее, какие поля необходимо исправить.

Не откладывайте исправление несоответствий: каждый неверный параметр удлиняет срок получения электронной трудовой книжки. Действуйте быстро, проверяйте данные заранее и получайте документ без лишних задержек.

Подтверждение согласия на обработку

Для получения электронной трудовой книжки через портал Госуслуг необходимо подтвердить согласие на обработку персональных данных. Этот шаг является обязательным, поскольку без официального разрешения система не может передать сведения о трудовой истории в электронный реестр.

Сначала авторизуйтесь в личном кабинете портала, используя проверенный логин и пароль. После входа перейдите в раздел «Электронные услуги», где найдете пункт, посвящённый трудовой книжке. При выборе услуги система автоматически запросит подтверждение согласия на обработку данных.

Как оформить согласие:

В открывшемся окне внимательно прочитайте условия обработки персональной информации.
Убедитесь, что в тексте указаны цели, сроки и способы использования ваших данных.
Поставьте галочку в поле «Согласен(на) на обработку персональных данных».
Нажмите кнопку «Подтвердить» или «Отправить», чтобы зафиксировать согласие.

После подтверждения система формирует запрос в Пенсионный фонд и другие государственные реестры. В течение 5–7 рабочих дней вы получите уведомление о готовности электронной трудовой книжки. Доступ к документу будет открыт в вашем личном кабинете, где его можно просмотреть, скачать в формате PDF или добавить в мобильное приложение «Госуслуги».

Важно помнить, что согласие действует до тех пор, пока вы не отзовёте его вручную. Для отмены необходимо зайти в раздел «Настройки персональных данных», выбрать пункт «Отзыв согласия» и подтвердить действие. После этого обработка данных прекращается, но уже оформленная электронная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу.

Таким образом, подтверждение согласия на обработку является простым, но критически важным этапом, без которого электронный документ не будет создан. Следуя описанным шагам, вы быстро и безопасно получите электронную трудовую книжку через Госуслуги.

Отправка заявления

Отправка заявления на оформление электронной трудовой книжки через портал Госуслуг – процесс, который не требует длительных подготовительных действий. Всё, что необходимо, находится в личном кабинете, и каждый шаг выполняется последовательно.

Для начала войдите в личный кабинет на сайте gosuslugi.ru, используя подтверждённый логин и пароль. После успешного входа перейдите в раздел «Мои услуги» и найдите пункт, посвящённый трудовой книжке. Нажмите кнопку «Оформить электронную трудовую книжку», после чего откроется форма заявления.

Заполнение формы состоит из нескольких обязательных полей:

ФИО полностью, как указано в паспорте;
СНИЛС;
Дата рождения;
Текущий адрес регистрации;
Данные о последнем месте работы (название организации, ИНН, Дата начала и окончания трудового договора).

После ввода основной информации система предложит загрузить сканы документов:

Паспорт (страница с данными);
СНИЛС;
Трудовой договор (или справка об увольнении, если книжка уже есть в бумажном виде).

Проверьте, что файлы соответствуют требованиям формата (PDF, JPG) и не превышают установленный размер. После загрузки нажмите кнопку «Отправить заявление». Система автоматически сформирует запрос в Федеральную службу по труду и занятости, где ваше заявление будет обработано.

На этапе подтверждения вы получите уведомление о том, что заявление успешно отправлено, а также номер заявки, который следует сохранять для последующего отслеживания статуса. Через личный кабинет можно в любой момент проверить текущий статус: «В обработке», «Одобрено», «Требуется дополнительная информация». Если потребуется уточнение, система пришлёт сообщение с указанием недостающих данных.

После завершения всех проверок электронная трудовая книжка появится в разделе «Мои документы». Вы сможете просматривать её онлайн, скачивать при необходимости и передавать работодателю через функцию «Отправить в организации». Всё управление документом происходит в одном месте, без необходимости посещать государственные учреждения.

Таким образом, отправка заявления – это простой, полностью цифровой процесс, который занимает минимум времени и полностью соответствует требованиям законодательства. Сохраните номер заявки и регулярно проверяйте статус, чтобы обеспечить безотлагательное получение электронного документа.

Сроки обработки и получения результата

Статус заявления

Статус заявления — это индикатор, который показывает, на каком этапе находится ваш запрос по получению электронной трудовой книжки в системе Госуслуг. После отправки формы система автоматически присваивает заявлению один из нескольких статусов, и каждый из них требует определённых действий со стороны заявителя.

Принято. Заявление зарегистрировано в базе, но ещё не проверено. На этом этапе важно убедиться, что все прикреплённые документы читаемы и соответствуют требованиям. При необходимости система может запросить дополнительные сведения через личный кабинет.
На проверке. Специалисты кадровой службы проверяют достоверность предоставленных данных и соответствие нормативным актам. В течение этого периода следует следить за уведомлениями: в случае обнаружения ошибок система сразу сообщает, какие пункты необходимо исправить.
Одобрено. После успешного подтверждения всех данных заявка считается одобренной. На этом шаге формируется электронная версия трудовой книжки, и в личном кабинете появляется ссылка для её скачивания или прямой интеграции в профиль пользователя.
Отклонено. Если в процессе проверки выявлены существенные нарушения (например, несоответствие даты трудоустройства официальным записям), заявление получает статус «Отклонено». Сообщение содержит подробный перечень причин отказа и рекомендации по исправлению. После исправления ошибок заявление можно отправить повторно.
Отменено заявителем. Пользователь имеет право самостоятельно отменить процесс подачи, если решит изменить форму подачи или собрать недостающие документы. После отмены необходимо создать новое заявление, заполнив форму заново.

Контроль статуса происходит в режиме онлайн: после входа в личный кабинет открывается вкладка «Мои заявки», где в строке статуса отображается текущий этап. При изменении статуса система отправляет push‑уведомление на телефон и электронное письмо, что позволяет мгновенно реагировать на запросы.

Для ускорения перехода к статусу «Одобрено» рекомендуется:

Подготовить скан‑копии всех требуемых документов в формате PDF, разрешение не менее 300 dpi.
Тщательно проверить соответствие полей формы заявке: ФИО, ИНН, дата рождения и номер паспорта должны совпадать с данными в прикреплённом документе.
Убедиться, что в личном кабинете указаны актуальные контактные данные – без них уведомления могут не дойти.
При получении запроса на дополнительную информацию ответить в течение 24 часов, чтобы не задерживать проверку.

Постоянный мониторинг статуса заявления позволяет избежать задержек и своевременно завершить процесс получения электронной трудовой книжки через портал Госуслуг. Будьте внимательны к каждому уведомлению – так вы гарантируете быстрый и безошибочный результат.

Уведомления

Уведомления в системе «Госуслуги» – основной канал информирования о статусе вашего запроса на оформление электронной трудовой книжки. Они приходят сразу после каждого важного действия и позволяют контролировать процесс без лишних задержек.

При регистрации в личном кабинете вы сразу получаете подтверждающее сообщение о том, что ваш профиль готов к работе. Это уведомление подтверждает, что все необходимые данные (паспорт, СНИЛС и ИНН) загружены корректно, и вы можете переходить к следующему шагу.

После подачи заявления на создание электронной трудовой книжки система автоматически генерирует сообщение о её принятии в работу. В этом уведомлении указаны:

дата подачи заявки;
уникальный номер обращения;
ориентировочный срок обработки.

Если в процессе проверки обнаружены несоответствия (недостающие документы, неверные реквизиты), вы получаете предупреждающее сообщение с подробным перечнем недочётов и инструкциями по их исправлению. Важно реагировать на такие уведомления в течение 3‑х рабочих дней, иначе запрос будет автоматически отклонён.

По завершении всех проверок вы получаете финальное уведомление о готовности электронной трудовой книжки. В нём содержатся:

ссылка на ваш личный кабинет, где можно скачать документ в формате PDF;
инструкция по привязке книжки к мобильному приложению «Госуслуги»;
рекомендация подтвердить получение, нажав кнопку «Подтверждаю».

Если вы хотите получать уведомления не только в личном кабинете, а и на электронную почту или в виде SMS, достаточно зайти в раздел «Настройки уведомлений» и активировать соответствующие каналы. Это позволит получать мгновенные оповещения о любых изменениях статуса без необходимости постоянно проверять кабинет.

Не забывайте, что все сообщения от «Госуслуг» подписываются официальным электронным сертификатом, поэтому их подлинность гарантирована. При появлении сомнений проверяйте подпись внизу письма или в тексте SMS.

Таким образом, своевременное отслеживание и реакция на уведомления обеспечивают быстрый и безошибочный процесс оформления электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги». Ваш успех зависит от того, насколько быстро вы отвечаете на полученные сообщения.

Возможные проблемы и их решения

Ошибки при заполнении

Корректировка данных

Корректировка данных в электронном профиле – обязательный этап, без которого невозможно завершить оформление электронного трудового удостоверения. При работе в личном кабинете портала Госуслуг необходимо убедиться, что все сведения соответствуют действительности: фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные. Ошибки в любой из этих строк приводят к отказу в приёме заявки.

Для исправления информации откройте раздел «Мой профиль», выберите пункт «Личные данные» и нажмите кнопку «Изменить». В появившейся форме внесите корректные значения и подтвердите изменения, загрузив скан или фото актуального документа, удостоверяющего личность. После отправки система проверит данные автоматически; при обнаружении несоответствия будет выдано уведомление с указанием конкретного поля, требующего уточнения.

Если требуется изменить сведения о предыдущих местах работы, перейдите в раздел «Трудовая книжка», найдите нужный запись и выберите действие «Редактировать». Укажите правильные даты начала и окончания, наименование организации, код ОКВЭД и должность. При необходимости приложите справку от работодателя, подтверждающую изменения. После загрузки всех подтверждающих документов система проверит их на соответствие формату и выдаст статус «Принято» либо «Требуется дополнительная проверка».

Не забывайте про обязательный пункт «Контактные данные». Неправильно указанный телефон или e‑mail затруднит получение уведомлений о статусе заявки. Обновите их в том же разделе «Мой профиль», проверив, что введённые данные активны и доступны.

Кратко о порядке действий:

Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
Перейдите в раздел «Личные данные» и исправьте ошибочные сведения, подтвердив их документально.
Откройте «Трудовая книжка», найдите записи, требующие корректировки, и внесите правки, приложив подтверждающие документы от работодателя.
Проверьте и актуализируйте контактную информацию.
Сохраните изменения и дождитесь автоматического подтверждения от системы.

После успешного завершения всех пунктов система выдаст электронную трудовую книжку в вашем личном кабинете. Доступ к ней будет открыт сразу, без необходимости обращения в отдел кадров. При возникновении вопросов служба поддержки портала готова ответить в режиме онлайн. Будьте внимательны к каждому полю – от этого зависит своевременное получение подтверждённого документа.

Повторная подача заявления

Оформление электронной трудовой книжки часто начинается с подачи заявления через личный кабинет Госуслуг. Если первая попытка завершается отказом или выявлением ошибок, необходимо выполнить повторную подачу. Этот процесс прост и полностью автоматизирован.

Для начала войдите в личный кабинет, используя подтверждённый пароль и двухфакторную аутентификацию. На главной странице выберите раздел «Государственные услуги», затем найдите сервис «Электронная трудовая книжка». Откройте форму заявления и внимательно проверьте все введённые данные: ФИО, ИНН, паспортные реквизиты, сведения о работодателе. При обнаружении неточностей внесите исправления сразу в поле ввода.

Если заявление уже было отправлено и получен отказ, используйте кнопку «Отзыв заявления». После отмены заявки откройте её повторно, исправьте указанные замечания и загрузите требуемые документы в требуемом формате (сканы паспорта, трудовой книжки, справки от работодателя). Обязательно проверьте, что файлы не превышают допустимый размер и находятся в поддерживаемом формате PDF.

Список действий при повторной подаче:

Войдите в личный кабинет Госуслуг.
Перейдите в раздел «Мои заявки».
Выберите отклонённую заявку и нажмите «Отозвать».
Откройте форму повторного заявления.
Внесите исправления в поля с личными данными и данными работодателя.
Прикрепите актуальные сканы документов.
Проверьте правильность заполнения и нажмите «Отправить».

После отправки заявление попадет в очередь обработки. Статус можно отслеживать в разделе «Мои заявки», где отображаются этапы проверки, а также комментарии сотрудников службы поддержки. При появлении новых вопросов сразу отвечайте в системе – это ускорит процесс одобрения.

Повторная подача заявления не требует дополнительной оплаты; все услуги предоставляются бесплатно. Главное – соблюдать требования к документам и точно указывать сведения, чтобы избежать очередных отклонений. При правильном подходе электронная трудовая книжка будет оформлена за несколько дней, и вы получите доступ к ней через мобильное приложение Госуслуг.

Проблемы с учетной записью

Восстановление доступа

Для восстановления доступа к электронной трудовой книжке необходимо выполнить несколько последовательных действий. Процесс прост, но требует внимательности и точного следования инструкциям.

Во-первых, зайдите на портал Госуслуг и выполните вход в личный кабинет. Если пароль утерян или недоступен, воспользуйтесь функцией «Восстановление пароля». Система запросит данные, указанные при регистрации: номер телефона, адрес электронной почты или СНИЛС. После получения кода подтверждения введите его в соответствующее поле и задайте новый пароль, соблюдая требования к сложности.

Во-вторых, проверьте, что в профиле указаны актуальные контактные данные. При необходимости обновите номер мобильного телефона и адрес электронной почты – это упростит дальнейшую идентификацию и получении уведомлений о статусе восстановления доступа.

Третий этап – подтверждение личности. На портале появится запрос на загрузку сканов или фотографий официальных документов (паспорт, СНИЛС). После загрузки система автоматически проверит их соответствие. Если проверка прошла успешно, вы получите уведомление о восстановлении доступа к электронному документу.

Четвёртый шаг – активация электронной трудовой книжки. Откройте раздел «Мои документы», найдите пункт «Электронная трудовая книжка» и нажмите кнопку «Активировать». Портал предложит подтвердить действие паролем, который вы только что установили. После подтверждения книжка будет доступна для просмотра и редактирования.

Если в процессе возникнут проблемы, используйте кнопку «Обратная связь» в личном кабинете. Оператор поможет уточнить детали и, при необходимости, направит запрос в техническую поддержку. В большинстве случаев вопрос решается в течение одного рабочего дня.

Краткий перечень действий:

Вход в личный кабинет на Госуслугах.
Восстановление пароля через код подтверждения.
Обновление контактных данных в профиле.
Загрузка сканов паспорта и СНИЛС для подтверждения личности.
Активация электронной трудовой книжки в разделе «Мои документы».
При необходимости – обращение в поддержку через форму обратной связи.

Следуя этим шагам, вы быстро восстановите доступ к электронному документу и сможете полноценно пользоваться всеми его функциями. Успехов!

Техническая поддержка Госуслуг

Техническая поддержка портала Госуслуг—это ваш надежный помощник, когда нужно быстро и без ошибок оформить электронную трудовую книжку. Сервис работает круглосуточно, а специалисты готовы решить любые вопросы, связанные с регистрацией, загрузкой документов и подтверждением данных.

Для начала убедитесь, что ваш личный кабинет полностью актуален: проверьте, что телефон и электронная почта привязаны к аккаунту, а пароль отвечает требованиям безопасности. Если вы забыли пароль или возникли трудности с входом, используйте функцию восстановления через СМС‑сообщение или обратитесь в чат‑поддержку, где оператор сразу проверит вашу личность и поможет вернуть доступ.

Дальнейшие действия:

Войдите в личный кабинет и перейдите в раздел «Электронные документы».
Выберите пункт «Трудовая книжка» и нажмите кнопку «Оформить электронную трудовую книжку».
Заполните обязательные поля: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения и номер паспорта. Данные проверяются автоматически, но при необходимости вы сможете исправить ошибку, обратившись к оператору в онлайн‑чат.
Прикрепите скан или фото оригинала трудовой книжки (если у вас уже есть бумажный вариант) и документы, подтверждающие ваше трудовое стажирование (трудовые договоры, справки от работодателей). Форматы файлов – PDF, JPG, PNG, размер не более 5 МБ.
Нажмите «Отправить заявку». Система мгновенно сформирует запрос в ваш текущий орган социальной защиты, который подтвердит достоверность предоставленных сведений.
После получения подтверждения вы получите уведомление о готовности электронного документа. Откройте его в личном кабинете, проверьте корректность данных и подпишите электронным ключом.

Если в процессе появляется ошибка или система выдаёт сообщение о неверных данных, немедленно откройте тикет в техподдержке. Оператор запросит скриншот сообщения, проверит статус вашей заявки и при необходимости перенаправит её в соответствующее подразделение. Обычно такие запросы решаются в течение 30 минут, а в случае более сложных ситуаций — в течение одного рабочего дня.

Не забывайте про возможность получения справки об электронном трудовом стаже. Для этого в личном кабинете нажмите «Скачать справку», выберите требуемый период и получите документ в формате PDF, который можно сразу отправить работодателю или использовать при оформлении социальных выплат.

Техническая поддержка гарантирует, что каждый шаг будет выполнен без задержек. При возникновении вопросов, связанных с загрузкой файлов, подтверждением личности или статусом заявки, обращайтесь к специалистам через чат, телефонную линию 8‑800‑555‑35‑35 или форму обратной связи на сайте. Они работают без выходных, обеспечивая быстрый отклик и полное сопровождение до завершения процесса.

Отказ в оформлении

Причины отказа

При подаче заявки на электронную трудовую книжку через портал Госуслуг часто возникают отказы. Причины их весьма предсказуемы, и знание их позволяет сразу устранять недочёты.

Во-первых, данные в заявке не совпадают с информацией в базе Пенсионного фонда. Ошибки в ФИО, дате рождения, ИНН или СНИЛС сразу приводят к отклонению. Проверьте каждое поле, сравнив его с официальными документами, прежде чем отправлять запрос.

Во-вторых, отсутствует подтверждение личности. Если электронная подпись не привязана к вашему аккаунту, либо в личном кабинете нет подтверждённого телефона и адреса электронной почты, система считает запрос неполным. Зарегистрируйте и подтвердите все необходимые реквизиты заранее.

В-третьих, имеются нерешённые вопросы с предыдущими работодателями. Если в базе данных обнаружены незакрытые трудовые отношения, незаполненные записи о заработной плате или длительные периоды без статуса, система откажет в оформлении. Свяжитесь с бывшими работодателями и попросите обновить сведения.

В-четвёртых, технические сбои. Часто отказ связан с временной недоступностью сервисов ФНС, ПФР или самого портала. При появлении сообщения об ошибке попробуйте повторить запрос через несколько часов.

В-пятых, невыполненные обязательства перед государством. Наличие задолженностей по налогам, штрафам или недоимкам по трудовым обязательствам блокирует выдачу электронного документа. Очистите финансовую историю, погасив все долги, и только после этого приступайте к оформлению.

Ниже перечислены типичные ошибки, которые вызывают отказ:

Ошибки в ФИО, дате рождения, ИНН, СНИЛС.
Неактивный или не подтверждённый аккаунт на Госуслугах.
Отсутствие электронной подписи или её несоответствие заявителю.
Неполные или противоречивые сведения о предыдущих местах работы.
Технические проблемы сервера в момент подачи заявки.
Наличие налоговых и иных долгов перед государством.

Устранив перечисленные недостатки, вы гарантированно повысите шансы успешного получения электронного трудового документа. Действуйте последовательно, проверяйте каждый пункт, и процесс пройдёт без задержек.

Порядок обжалования

Если при оформлении электронной трудовой книжки через портал Госуслуг вы получили отказ или решение, не соответствующее вашим ожиданиям, необходимо действовать последовательно и уверенно. Сначала зафиксируйте все сведения о полученном решении: дату, номер акта, наименование органа, который вынес решение, а также причину отказа. Эта информация потребуется для дальнейшего обжалования.

Подготовка заявлений. Составьте жалобу в письменной форме, указав в ней свои персональные данные, реквизиты отказа и конкретные доводы, почему решение следует пересмотреть. Приложите копии всех подтверждающих документов: паспорт, СНИЛС, справку о трудовой деятельности, скриншоты страниц портала, где фиксируется отказ.
Подача в орган, вынесший решение. Жалобу необходимо направить в тот же орган, который вынес решение, в течение установленного законом срока (обычно 30 дней). Подача может осуществляться через тот же портал Госуслуг, используя функцию «Обращения», либо по почте с заказным письмом и подтверждением получения.
Получение ответа. Орган обязан дать письменный ответ в установленный срок (не более 30 дней). Если ответ отрицательный или не удовлетворяет ваши требования, переходите к следующему этапу.
Обращение в вышестоящий орган. Подайте апелляцию в вышестоящий административный орган, повторив порядок, описанный в пункте 2. При этом в апелляцию включите копию предыдущего отказа и его мотивированное решение.
Судебное обжалование. Если и после апелляции решение остаётся отрицательным, подайте иск в суд общей юрисдикции. Исковое заявление должно содержать полное описание обстоятельств, копии всех ранее поданных документов и доказательства того, что все административные процедуры были соблюдены.
Контроль за исполнением. После получения судебного решения контролируйте его исполнение: в случае положительного решения суд направит исполнителю (органу, отказавшему) приказ о пересмотре отказа, и вы сможете завершить процесс оформления электронной трудовой книжки через портал.

Соблюдая каждый из указанных шагов, вы гарантируете законность и эффективность процесса обжалования, что приводит к быстрому решению вопроса и получению полноценного доступа к электронной трудовой книжке.

Использование электронной трудовой книжки

Доступ к сведениям

Просмотр трудовой деятельности

Электронный документ, заменяющий традиционную бумажную трудовую книжку, хранится в личном кабинете на едином портале государственных услуг. После входа в систему можно сразу перейти к разделу, где отображается весь спектр ваших трудовых записей — даты приема, должности, организации‑работодатели и сведения о сроках увольнения. Доступ к этой информации открывается в любой момент, без необходимости посещать отдел кадров.

Для начала необходимо убедиться, что у вас есть подтверждённый аккаунт на портале. Если профиль ещё не привязан к системе идентификации, требуется пройти процедуру подтверждения через мобильное приложение «Госуслуги» или используя электронную подпись. После авторизации открывается меню личного кабинета, где в разделе «Трудовая книжка» находится кнопка подачи заявки на создание электронного документа.

Далее следует заполнить форму: укажите ФИО, ИНН, паспортные данные и текущий номер трудовой книжки (если она уже существует в бумажном виде). На этом этапе система запросит скан или фото основных страниц бумажного оригинала, а также подтверждение факта трудоустройства последними работодателями. После загрузки всех файлов нажмите кнопку отправки. Портал автоматически проверит соответствие данных с базой Министерства труда и, при отсутствии ошибок, сформирует электронный документ в течение нескольких рабочих дней.

Когда электронная трудовая книжка готова, в личном кабинете появится уведомление. Перейдите в раздел «Документы», где будет доступен файл в формате PDF с функцией цифровой подписи. Открыв его, вы сразу увидите «просмотр трудовой деятельности» — хронологический список всех записей, которые можно фильтровать по датам или организациям. При необходимости добавить новые сведения достаточно выбрать пункт «Добавить запись», загрузить подтверждающие документы и отправить запрос на утверждение работодателю.

Кратко о ключевых шагах:

Регистрация и подтверждение аккаунта на портале государственных услуг.
Переход в раздел «Трудовая книжка» и запуск заявки на электронный документ.
Заполнение личных данных и загрузка сканов бумажной трудовой книжки.
Ожидание проверки и формирования электронного варианта.
Просмотр полной истории трудовой деятельности в личном кабинете и добавление новых записей по мере трудоустройства.

Все операции выполняются онлайн, без очередей в государственных учреждениях, и позволяют контролировать свою профессиональную биографию в режиме реального времени. Уверенно следуйте указаниям системы, и электронная трудовая книжка будет готова к использованию в кратчайшие сроки.

Получение выписки

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в несколько простых шагов, не выходя из дома.

Откройте портал Госуслуг и выполните вход, используя личный кабинет. Если аккаунт ещё не привязан к госуслугам, пройдите быструю регистрацию: введите СНИЛС, номер телефона и подтвердите личность через один из предложенных методов.
В строке поиска введите «Трудовая книжка» и выберите сервис «Электронная трудовая книжка». Переход к сервису откроет панель управления вашими записями.
На главной странице электронного реестра найдите кнопку «Получить выписку». Нажмите её – система автоматически сформирует документ, содержащий все зарегистрированные записи о трудовой деятельности, включая даты, места работы и должности.
Укажите формат выписки: PDF — для печати и дальнейшего использования, или DOCX — если требуется редактировать документ. При необходимости добавьте комментарий к запросу, например, «Для предоставления в банк».
Подтвердите действие с помощью КЭП или кода, отправленного на мобильный телефон. После успешного подтверждения система генерирует файл, который сразу появляется в разделе «Мои документы».
Скачайте готовую выписку, сохраните её в надёжном месте и, при необходимости, распечатайте. При работе с официальными учреждениями предъявляйте электронный документ или его печатную копию – обе формы признаются законодательно.

Все операции выполняются в режиме онлайн, без посещения государственных органов. При возникновении вопросов служба поддержки портала готова помочь в чате или по телефону, указав номер заявки.

Таким образом, оформление и получение выписки из электронной трудовой книжки становится быстрым и удобным процессом, полностью контролируемым пользователем.

Предоставление информации работодателю

Цифровое подтверждение стажа

Цифровое подтверждение стажа становится обязательным элементом современной системы трудовых отношений. При работе с порталом Госуслуг процесс получения и привязки электронных данных о трудовой деятельности полностью автоматизирован, что исключает необходимость обращения в бумажные отделы и экономит время.

Для начала необходимо войти в личный кабинет на Госуслугах, используя проверенный пароль и подтверждение личности. После авторизации следует выбрать раздел, посвящённый электронным документам, и открыть пункт, связанный с трудовой книжкой. На экране появится форма, в которой требуется указать сведения о текущем работодателе: название организации, ИНН, ОКПО и период работы. Важно ввести данные без ошибок, иначе система может отклонить запрос.

Далее система запрашивает подтверждение стажа у работодателя. В большинстве случаев работодатель получает автоматическое уведомление и в течение 5–7 рабочих дней вносит сведения о вашем трудовом опыте в электронный реестр. После подтверждения информация появляется в вашем личном кабинете, где можно просмотреть запись о стаже, скачивать справки и использовать их при оформлении пенсии, увольнения или перехода на новое место работы.

Кратко о ключевых шагах:

Авторизоваться на портале Госуслуг;
Перейти в раздел электронных документов и открыть пункт трудовой книжки;
Ввести точные данные о работодателе и периоде работы;
Ожидать автоматическое подтверждение от работодателя;
Проверить запись о стаже в личном кабинете и при необходимости распечатать справку.

Все действия выполняются в онлайн‑режиме, без посещения государственных органов. Цифровой формат гарантирует достоверность данных, упрощает их проверку и ускоряет процесс получения официальных документов. При соблюдении указанных требований цифровое подтверждение стажа будет оформлено быстро и без осложнений.

Взаимодействие с ПФР

Для получения электронной трудовой книжки необходимо пройти последовательную процедуру, в которой ПФР выступает ключевым источником подтверждения стажа и начислений. Всё действие осуществляется через личный кабинет на портале государственных услуг, поэтому важно заранее убедиться, что аккаунт привязан к номеру СНИЛС и к актуальному мобильному номеру.

Сначала следует авторизоваться на портале, перейти в раздел «Электронные документы» и выбрать пункт, посвящённый трудовой книжке. На этом этапе система запросит согласие на передачу данных в ПФР. После подтверждения, портал автоматически формирует запрос в Пенсионный фонд, где проверяется наличие записей о трудовой деятельности, сведения о стаже и начисленных взносах.

Если в ПФР обнаружены несоответствия, система выдаст уведомление с указанием конкретных недостающих или ошибочных записей. В таком случае необходимо:

Войти в личный кабинет ПФР и уточнить детали в разделе «Мой профиль».
При необходимости загрузить недостающие справки о работе (например, копии приказов о приёме, увольнении, сведения о временной нетрудоспособности).
Ожидать автоматическое обновление данных, которое обычно происходит в течение 1‑3 рабочих дней.

После того как ПФР подтвердит полность данных, портал отправит запрос на создание электронной трудовой книжки. На экране появится ссылка для скачивания документа в формате PDF, а также возможность привязать его к личному кабинету в Госуслугах. Электронная версия будет доступна в разделе «Мои документы», где её можно просматривать, распечатывать или передавать работодателю через систему электронного документооборота.

Не забывайте регулярно проверять статус заявки в личном кабинете. При возникновении вопросов по процессу взаимодействия с ПФР можно воспользоваться онлайн‑чатом поддержки на портале или обратиться в колл‑центр фонда, указав номер заявки и СНИЛС. Такой подход гарантирует быстрый и безошибочный выпуск электронной трудовой книжки без необходимости посещать бумажные отделения.

Важные аспекты и нюансы

Совместимость с бумажной трудовой книжкой

Переход на электронный формат

Переход на электронный формат трудовых книжек устраняет необходимость вести бумажные документы и упрощает взаимодействие с работодателями и государственными органами. Всё, что требуется для создания и пополнения электронной трудовой книжки, доступно через единый портал Госуслуг – удобный инструмент, объединяющий все необходимые сервисы в одном месте.

Для начала необходимо убедиться, что у вас есть подтверждённый аккаунт на портале. Регистрация проходит быстро: вводятся паспортные данные, подтверждается телефон и электронная почта, после чего пользователь получает доступ к личному кабинету. В личном кабинете появляется раздел «Трудовая книжка», где можно инициировать её создание в электронном виде.

Процесс оформления сводится к нескольким чётким шагам:

Авторизация – войдите в личный кабинет на Госуслугах, используя логин и пароль.
Выбор услуги – в списке доступных сервисов найдите пункт «Электронная трудовая книжка». Он обычно находится в категории «Труд и занятость».
Заполнение анкеты – укажите ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Эти данные автоматически подтягиваются из государственных реестров, но рекомендуется проверить их на точность.
Загрузка сканов – прикрепите скан паспорта и СНИЛС (по требованию системы). Форматы файлов: PDF, JPG, размер не более 5 МБ.
Подтверждение – после заполнения всех полей нажмите кнопку «Отправить заявку». Система проверит данные и отправит запрос в Пенсионный фонд России.
Получение уведомления – в течение 5‑7 рабочих дней вы получите сообщение о готовности электронной трудовой книжки. В кабинете появится ссылка для скачивания и дальнейшего использования.

Все записи о трудовой деятельности в дальнейшем будут вноситься работодателем через тот же портал. Работодатель получает уведомление, вносит сведения о новом месте работы, дате заключения и прекращения трудового договора, а система автоматически обновляет ваш электронный документ. Благодаря цифровой подписи, каждое изменение подтверждается юридически значимым знаком, что исключает возможность подделки.

Переход на электронный формат экономит время, уменьшает риск потери бумажных носителей и обеспечивает мгновенный доступ к полной истории трудовой деятельности. Весь процесс полностью автоматизирован, а поддержка службы поддержки портала готова ответить на любые вопросы в рабочие часы. Используйте возможности Госуслуг – и ваш трудовой путь будет зафиксирован надежно и удобно.

Хранение бумажной версии

Хранение бумажной версии трудовой книжки после перехода на электронный формат требует четкой организации. При оформлении электронного документа через портал Госуслуг, оригинал бумажной книги сохраняется в качестве резервного источника информации.

Во-первых, оригинал следует поместить в непромокаемый конверт, чтобы защитить его от влаги и загрязнений. Во-вторых, рекомендуется разместить конверт в специально отведённом ящике или папке, где доступ к документу будет ограничен посторонним лицам.

Третий пункт: ведите отдельный реестр, где фиксируются даты передачи книги в электронный вид, а также сведения о месте её физического хранения. Такая запись упрощает поиск и подтверждает законность процедуры. Пример простого реестра:

Дата перехода: 12.09.2025
Номер электронного профиля: 9876543210
Место хранения: сейф в офисе отдела кадров

Наконец, не забывайте периодически проверять состояние бумажного документа. При обнаружении повреждений следует заменить его новым экземпляром, полученным в отделе кадров, и заново оформить электронную запись. Соблюдение этих рекомендаций гарантирует, что бумажная версия будет надёжно сохранена и будет доступна в случае необходимости предоставить её в официальных органах.

Ответственность работодателя

Внесение сведений

Для начала необходимо иметь подтверждённый аккаунт на портале Госуслуг. Если вы ещё не привязали телефон и не прошли идентификацию через Госуслуги, сделайте это сразу – без этого процесс внесения сведений будет невозможен.

Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль, кликните пункт «Электронные сервисы», выберите услугу «Электронная трудовая книжка».
На открывшейся странице нажмите кнопку «Оформить электронную трудовую книжку». Система проведёт вас через несколько экранов ввода данных.

Ввод сведений состоит из нескольких блоков:

Персональные данные: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС. Все поля заполняются автоматически из вашего профиля, но проверьте их на актуальность.
Трудовая история: указываете работодателя, даты начала и окончания работы, должность, основание заключения трудового договора. Для каждой записи необходимо загрузить скан или фото трудового договора, приказа о приёме на работу и (при необходимости) приказа об увольнении.
Дополнительные сведения: сведения о прохождении профессионального обучения, сертификаты, премии и другие документы, которые могут потребоваться работодателю.

После заполнения формы проверьте каждую строку. Портал автоматически проверит корректность дат и форматов документов; в случае ошибок система выведет предупреждение. Исправьте все несоответствия, затем нажмите «Отправить заявку».

Система сформирует электронный документ, который будет доступен в вашем личном кабинете. Вы сможете просматривать, скачивать и отправлять его работодателю по запросу. При необходимости добавить новую запись в трудовую книжку, повторите описанные действия – каждый раз система будет сохранять историю изменений.

Важно помнить, что все загружаемые файлы должны быть чёткими, без искажений и в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ. После отправки заявки вы получите уведомление о её статусе: «В обработке», «Одобрено» или «Требуется уточнение». При получении запроса на уточнение быстро реагируйте, загрузив недостающие документы.

Таким образом, внесение сведений в электронную трудовую книжку через портал Госуслуг происходит в несколько простых шагов: авторизация, выбор услуги, ввод и проверка данных, загрузка документов и отправка заявки. После подтверждения ваш электронный трудовой документ готов к использованию в любой момент.

Информирование работников

Информирование работников о переходе на электронную форму трудовой книжки должно быть организовано заранее и последовательно. Сотрудники обязаны знать, какие действия от них потребуются, какие документы необходимо загрузить и какие сроки соблюсти. Прозрачность коммуникации повышает доверие и ускоряет процесс.

Для эффективного оповещения используйте несколько каналов: официальные письма по электронной почте, сообщения в корпоративном мессенджере, размещение инструкций на внутреннем портале и личные беседы с представителями отдела кадров. Каждый из этих способов гарантирует, что информация достигнет всех уровней организации.

Основные пункты, которые необходимо озвучить каждому сотруднику:

Регистрация на портале Госуслуги: создание личного кабинета, подтверждение личности через подтверждающий документ (паспорт, СНИЛС) и привязка мобильного телефона.
Подготовка сканов или фотографий требуемых документов: текущая трудовая книжка (если имеется), трудовой договор, заявление о переводе в электронный формат.
Пошаговая инструкция загрузки файлов: вход в личный кабинет, раздел «Электронные документы», пункт «Трудовая книжка», кнопка «Добавить документ», проверка качества сканов и подтверждение загрузки.
Согласование с работодателем: после загрузки документов система формирует запрос на подтверждение со стороны организации; ответ будет получен в течение 5‑7 рабочих дней.
Получение уведомления о завершении процесса: после одобрения работодатель получает подтверждение, а работник — доступ к своему электронному документу в личном кабинете.

Не забывайте напомнить, что в случае возникновения технических проблем сотрудники могут обратиться в службу поддержки портала или в отдел кадров. Регулярные напоминания и ответы на вопросы позволяют избежать задержек и гарантировать, что каждый работник получит полноценный доступ к своей электронной трудовой книжке без лишних осложнений.