Как сделать архив документов через госуслуги?

Как сделать архив документов через госуслуги? - коротко

Зайдите в личный кабинет на портале Госуслуг, откройте сервис «Архив документов», загрузите необходимые файлы и подтвердите создание архива. После подтверждения система сформирует архив и предоставит ссылку для скачивания.

Как сделать архив документов через госуслуги? - развернуто

Для создания архива документов в системе «Госуслуги» необходимо выполнить последовательность действий, соблюдая требования к формату и содержанию файлов. Процесс полностью автоматизирован и не требует посещения государственных органов.

1. Регистрация и вход в личный кабинет

   • Откройте сайт gosuslugi.ru.
   • Введите логин и пароль от вашего аккаунта. Если учетной записи нет, пройдите регистрацию, указав паспортные данные и подтвердив телефон.
   • После входа перейдите в раздел «Мои услуги».

2. Выбор услуги «Архивирование документов»

   • В списке доступных услуг найдите пункт, связанный с архивированием (обычно называется «Создание электронного архива» или «Хранение документов»).
   • Нажмите кнопку «Подать заявление» или «Оформить услугу».

3. Заполнение формы заявки

   • Укажите название архива (например, «Документы по недвижимости 2023‑2025»).
   • Выберите типы документов, которые планируете загрузить (договоры, акты, справки и т.п.).
   • При необходимости укажите срок хранения (стандартный – 5 лет, можно продлить).
   • Подтвердите согласие с условиями электронного архива.

4. Подготовка файлов

   • Приведите документы к поддерживаемому формату: PDF/A, DOCX, XLSX, JPG, PNG.
   • Убедитесь, что каждый файл имеет читаемый размер (не более 100 МБ).
   • При необходимости объедините несколько страниц в один PDF‑файл, используя бесплатные онлайн‑конвертеры.
   • Присвойте файлам понятные названия, включающие дату и тип документа (например, 2024‑03‑15_Договор_Купли_Продажи.pdf).

5. Загрузка документов

   • В окне загрузки нажмите кнопку «Выбрать файлы» и укажите подготовленные документы.
   • При большом объёме используйте функцию «Множественная загрузка» или загрузите архив в виде ZIP‑файла (при этом каждый вложенный файл должен соответствовать требованиям формата).
   • После загрузки система проведет автоматическую проверку: проверит формат, размер и наличие вирусов. Если обнаружены ошибки, появится сообщение с указанием проблемы – исправьте её и повторите загрузку.

6. Проверка и подтверждение

   • После успешной загрузки откройте список загруженных файлов, убедитесь, что все документы присутствуют и отображаются корректно.
   • При необходимости добавьте метки или теги (например, «Налог», «Трудовые»), чтобы упростить поиск в будущем.
   • Нажмите кнопку «Подтвердить создание архива». Система сгенерирует уникальный идентификатор архива и отобразит его на экране.

7. Получение подтверждения

   • Система автоматически сформирует электронный акт о создании архива, который будет доступен для скачивания в личном кабинете.
   • При желании можно отправить копию акта на электронную почту, указав её в настройках уведомлений.
   • При возникновении вопросов откройте чат поддержки «Госуслуг» – оператор поможет уточнить статус или исправить ошибки.

8. Дальнейшее управление архивом

   • В любой момент зайдите в раздел «Мои архивы», найдите нужный архив по идентификатору и просмотрите содержимое.
   • Добавлять новые документы можно через кнопку «Добавить файл», а удалять – через опцию «Удалить» (при условии, что срок хранения позволяет).
   • При приближении даты окончания хранения система предупредит о необходимости продления или экспорта данных.

Следуя этим шагам, вы получите полностью функционирующий электронный архив, защищённый юридически и доступный в любое время через личный кабинет «Госуслуги». Процесс занимает несколько минут, а все действия фиксируются в системе, что гарантирует документальную надёжность.