Как уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных через Госуслуги

Подготовка к подаче уведомления

Определение необходимости подачи уведомления

Кто обязан подавать уведомление

Обязанность подачи уведомления в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных через портал «Госуслуги» возлагается на юридических и физических лиц, которые осуществляют обработку без обязательной регистрации в реестре операторов.

юридические лица (компании, организации), осуществляющие обработку персональных данных, не подпадающие под требования регистрации;
индивидуальные предприниматели, занимающиеся сбором и обработкой персональных данных в рамках своей деятельности;
государственные органы и муниципальные учреждения, выполняющие функции обработки, если их деятельность не требует отдельного разрешения;
организации, обрабатывающие данные для рекламных, маркетинговых или аналитических целей, когда они не являются операторами, зарегистрированными в реестре;
лица, создающие и поддерживающие базы данных, содержащие персональные сведения, если такие базы не зарегистрированы как операторы.

Уведомление подаётся в электронном виде через сервис «Госуслуги» после начала обработки и до её фактического осуществления. Отсутствие уведомления влечёт административную ответственность.

Исключения из общего правила

Для большинства операторов персональных данных обязательна подача уведомления в Роскомнадзор через портал «Госуслуги». Однако закон предусматривает ряд ситуаций, когда данное требование не применяется.

Обработка данных, полностью анонимизированных, при которой невозможно установить личность субъекта.
Деятельность, ограниченная внутренним использованием в рамках одной организации без передачи данных третьим лицам.
Обработка, осуществляемая в целях исполнения судебного решения, акта следственного органа или иного обязательного правового акта.
Обработка, связанная с выполнением государственных или муниципальных контрактов, когда уведомление уже входит в состав обязательных процедур.
Обработка, осуществляемая в рамках научных исследований, при условии, что результаты не публикуются в виде персональных данных.
Случаи, когда субъект данных дал явное согласие на обработку без необходимости уведомления, например, при подписке на рассылку, если согласие оформлено в электронном виде и хранится в системе оператора.

Если одна из перечисленных условий выполнена, оператор может оформить обработку без подачи уведомления через «Госуслуги». В остальных случаях обязательство сохраняется.

Сбор необходимых данных и документов

Сведения об операторе персональных данных

Сведения об операторе персональных данных, необходимые для подачи уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги, включают:

Юридическое название организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
ИНН и ОГРН (для юридических лиц) либо ИНН и ОГРНИП (для ИП).
Юридический адрес, указанный в учредительных документах.
Почтовый адрес, если отличается от юридического.
Контактные телефон(ы) и адрес электронной почты, используемые для связи с оператором.
ФИО и должность лица, ответственного за обработку персональных данных.
Дата регистрации оператора в качестве субъекта, осуществляющего обработку персональных данных, если она отличается от даты создания организации.

При оформлении уведомления в личном кабинете Госуслуг необходимо выбрать сервис «Уведомление о начале обработки персональных данных», открыть форму заявки и последовательно заполнить поля, соответствующие перечисленным выше сведениям. После ввода данных следует загрузить сканы учредительных документов, свидетельства о регистрации и, при наличии, согласия субъекта данных. После проверки заполненной формы система выдаст подтверждение о принятии уведомления и предоставит регистрационный номер.

Точность указанных данных критична: любые расхождения с официальными документами могут привести к отказу в приёме уведомления и последующим штрафным санкциям. Поэтому перед отправкой рекомендуется сверить каждое поле с последними выписками из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и удостовериться в актуальности контактной информации.

Сведения об обрабатываемых персональных данных

Для подачи уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги необходимо предоставить полные сведения об обрабатываемых персональных данных. Информация должна включать:

Наименование организации‑оператора и её ИНН.
Описание категорий субъектов персональных данных (сотрудники, клиенты, партнеры и так далее.).
Перечень видов персональных данных, подлежащих обработке (фамилия, имя, контактные данные, финансовая информация и другое.).
Цели обработки, например, выполнение договорных обязательств, маркетинг, аналитика.
Правовые основания, на которых осуществляется обработка (согласие субъекта, выполнение договора, законный интерес).
Способы обработки: автоматизированные системы, ручной ввод, передача третьим лицам.
Меры защиты, применяемые для обеспечения конфиденциальности и целостности данных (шифрование, контроль доступа, аудит).
Сроки хранения и порядок удаления персональных данных после завершения цели обработки.

Точность и полнота указанных сведений ускоряют проверку и подтверждают соответствие требованиям законодательства. Ошибки или пропуски в данных могут привести к отклонению заявки и необходимости повторного заполнения формы.

После ввода всех обязательных полей система автоматически формирует документ уведомления, который подписывается уполномоченным представителем организации и отправляется в Роскомнадзор. Подтверждение о приёме уведомления сохраняется в личном кабинете пользователя на Госуслугах.

Цели обработки данных

Уведомление Роскомнадзора о проведении обработки персональных данных через портал Госуслуги требует чётко сформулированных целей обработки. При заполнении формы необходимо указать, для чего используются сведения, чтобы доказать законность и необходимость их обработки.

Типичные цели, которые следует перечислять:

выполнение договорных обязательств с клиентами;
предоставление услуг, требующих идентификации лица;
выполнение требований законодательства (налоговые, бухгалтерские, лицензирующие);
обеспечение безопасности информационных систем и предотвращение правонарушений;
проведение маркетинговых исследований и улучшение качества продуктов;
архивирование и хранение данных в течение установленного срока.

Точная классификация целей позволяет быстро пройти проверку, избежать штрафов и подтвердить соответствие требованиям регулятора. Ошибки в описании целей приводят к повторным запросам и задержкам в обработке уведомления. Поэтому формулируйте каждую цель лаконично, без лишних уточнений, используя официальные термины, предусмотренные законодательством.

Меры по обеспечению безопасности данных

Для передачи сведений о персональных данных в Роскомнадзор через портал Госуслуги необходимо гарантировать их защиту на всех уровнях обработки.

Шифрование данных при передаче и хранении (TLS, AES‑256).
Ограничение доступа по принципу «необходимости знать»: роль‑ориентированные права, двухфакторная аутентификация.
Ведение журналов действий пользователей и системных процессов; регулярный анализ записей для выявления аномалий.
Обновление программного обеспечения и компонентов инфраструктуры в соответствии с рекомендациями поставщиков и нормативных актов.
Обучение персонала методикам безопасной работы с персональными данными, включая правила реагирования на инциденты.
Разработка и тестирование плана реагирования на утечки: быстрое изоляция поражённого сегмента, уведомление уполномоченных органов, восстановление целостности данных.

Эти меры позволяют минимизировать риски компрометации информации и обеспечить соответствие требованиям законодательства при оформлении уведомления в Роскомнадзор через Госуслуги.

Подача уведомления через Госуслуги

Регистрация и авторизация на портале Госуслуг

Подтверждение учетной записи

Для подачи уведомления о обработке персональных данных в системе «Госуслуги» необходимо подтвердить учетную запись. Процесс состоит из нескольких обязательных действий.

Войдите в личный кабинет, указав логин и пароль.
При первом входе система запросит подтверждение через СМС или телефонный звонок. Введите полученный код.
Если привязан электронный адрес, подтвердите его, кликнув по ссылке в письме, которое придёт сразу после регистрации.
После ввода кода система отобразит статус «Учётная запись подтверждена». Этот статус обязателен для доступа к разделу «Уведомление Роскомнадзора».
Откройте сервис «Уведомление о персональных данных», заполните требуемые поля и отправьте форму.

Без подтверждения учетной записи запрос будет отклонён, а доступ к сервису останется ограниченным. После успешного подтверждения можно продолжать работу с уведомлениями, загружать документы и отслеживать статус рассмотрения.

Поиск услуги «Уведомление об обработке персональных данных»

Для подачи уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги необходимо найти в личном кабинете сервис «Уведомление об обработке персональных данных». Поиск осуществляется в несколько простых шагов.

Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru, используя подтверждённую учётную запись.
В строке поиска в правом верхнем углу введите «Уведомление об обработке персональных данных».
В результатах выберите сервис, помеченный как официальное уведомление в Роскомнадзор.
Нажмите кнопку «Подать заявку» и перейдите к заполнению формы.

При заполнении формы укажите:

Наименование организации‑оператора.
Описание видов персональных данных, подлежащих обработке.
Цели и правовые основания обработки.
Сроки и способы хранения данных.

После ввода всех полей система проверит корректность информации, предложит загрузить сопроводительные документы и сформирует электронный запрос в Роскомнадзор. Подтвердите отправку цифровой подписью или кодом из СМС‑сообщения. Получите подтверждение о регистрации уведомления в личном кабинете - он будет доступен для скачивания и дальнейшего контроля.

Заполнение электронной формы уведомления

Внесение данных об операторе

Для подачи уведомления о обработке персональных данных через портал Госуслуги необходимо добавить сведения об операторе.

Сначала войдите в личный кабинет, выберите услугу «Уведомление о персональных данных», откройте форму ввода данных.

В разделе «Оператор» укажите обязательные реквизиты:

юридическое название организации;
ИНН;
ОГРН;
юридический адрес;
контактный телефон и адрес электронной почты;
ФИО уполномоченного лица (директора или руководителя);
должность уполномоченного лица;
номер телефона уполномоченного лица.

После заполнения полей система проверит корректность введённой информации. При отсутствии ошибок нажмите кнопку отправки. Портал автоматически сформирует протокол регистрации уведомления, который сохраняется в личном кабинете и отправляется на указанный электронный адрес.

Получив подтверждение, оператор обязан хранить протокол и обеспечить доступ к нему для проверяющих органов. При необходимости внесения изменений в сведения об операторе следует повторить процесс, указав актуальные данные.

Детализация целей и категорий персональных данных

Уведомление в Роскомнадзор через портал Госуслуги требует точного описания целей обработки и перечня персональных данных, подлежащих обработке. Без этой детализации заявка будет отклонена.

Цели обработки делятся на группы:

выполнение договорных обязательств (оказание услуг, доставка товаров);
соблюдение юридических требований (налоговый учёт, бухгалтерская отчётность);
маркетинговые мероприятия (рассылка рекламных материалов, аналитика поведения);
улучшение качества сервисов (техническая поддержка, сбор отзывов).

Категории персональных данных, которые необходимо указать, включают:

идентификационные сведения (ФИО, паспортные данные, ИНН);
контактные данные (телефон, электронная почта, адрес проживания);
финансовую информацию (номер банковской карты, реквизиты счёта);
биометрические данные (отпечатки пальцев, изображение лица) - только при наличии законного основания;
сведения о профессиональной деятельности (должность, место работы, стаж).

Каждая цель должна быть сопоставлена с конкретными категориями: например, выполнение договора требует указания ФИО, контактных данных и финансовой информации; маркетинг подразумевает только контактные данные и, при согласии субъекта, профильные интересы. Точность такой привязки подтверждает законность обработки и упрощает проверку со стороны надзорного органа.

Описание мер по защите данных

Для отправки заявления в Роскомнадзор через сервис «Госуслуги» необходимо обеспечить надёжную защиту персональных данных. Безопасность определяется набором технических и организационных мер, которые устраняют риски несанкционированного доступа и утечки информации.

Шифрование передаваемых и хранимых данных (TLS 1.2 и выше, AES‑256);
Ограничение доступа по принципу «необходимости знать» (ролевые группы, двухфакторная аутентификация);
Ведение журналов действий пользователей, хранение записей минимум 12 месяцев;
Регулярные проверки уязвимостей и тесты на проникновение;
Обучение персонала правилам обработки персональных данных и реагированию на инциденты;
Минимизация объёма собираемых данных, удаление неактуальной информации согласно срокам хранения.

Техническое выполнение включает установку актуальных сертификатов, настройку параметров серверов для отказа от устаревших протоколов, внедрение средств контроля целостности файлов. Организационно требуется формировать документированные процедуры обработки запросов, назначать ответственных за контроль доступа и проводить внутренние аудиты не реже одного раза в квартал.

Применение перечисленных мер гарантирует соответствие требованиям законодательства, снижает вероятность штрафных санкций и поддерживает доверие субъектов данных.

Прикрепление подтверждающих документов (при необходимости)

При подаче уведомления о работе с персональными данными через портал Госуслуги необходимо приложить подтверждающие документы только в случае их обязательного требования.

Документы требуются, когда:

закон или нормативный акт предписывает их наличие;
в заявке указано конкретное основание обработки (например, договор, согласие субъекта);
требуется доказательство соответствия требованиям безопасности.

Типы допустимых файлов:

сканы или фотографии оригинальных документов (договор, согласие, акт согласования);
электронные копии решений органов (постановления, лицензии);
отчёты о проведенных оценках воздействия на защиту данных.

Технические требования:

формат PDF, JPEG или PNG;
размер файла не превышает 10 МБ;
читаемость текста без искажений, отсутствие водяных знаков, которые могут закрывать важные сведения.

Процесс прикрепления:

На этапе заполнения формы нажмите кнопку «Добавить файл».
Выберите файл из локального хранилища, убедившись, что он соответствует формату и размеру.
После загрузки система отобразит название файла и его статус проверки.
При обнаружении ошибок (неподходящий формат, превышение размера) система выдаст предупреждение; исправьте файл и повторите загрузку.

После успешного прикрепления система автоматически проверит наличие обязательных реквизитов. Если проверка пройдёт, документ будет включён в пакет уведомления и станет доступным для просмотра Роскомнадзором. В случае отказа в приёме уведомления потребуется повторно загрузить корректный файл, соблюдая указанные требования.

Проверка и отправка уведомления

Для отправки уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Сначала откройте личный кабинет в системе Госуслуги, используя квалифицированную электронную подпись. После входа перейдите в раздел «Уведомления о обработке персональных данных». Убедитесь, что ваш аккаунт имеет статус юридического лица или индивидуального предпринимателя, иначе доступ к форме будет закрыт.

Далее проверьте готовность всех обязательных сведений:

наименование организации и ИНН;
перечень обрабатываемых персональных данных;
цели и правовые основания обработки;
категории субъектов данных;
сроки хранения;
меры защиты информации.

Отсутствие любого из пунктов блокирует отправку формы. Введите данные в соответствующие поля, используя выпадающие списки и текстовые поля. При необходимости загрузите документы, подтверждающие законность обработки (политику конфиденциальности, договоры с обработчиками и прочее.).

После заполнения нажмите кнопку «Проверить». Система автоматически проверит наличие обязательных полей, корректность форматов и соответствие требованиям к подписи. Если проверка прошла успешно, появится сообщение о готовности к отправке.

Нажмите «Отправить». Портал сформирует электронный документ, подпишет его вашей квалифицированной подписью и передаст в Роскомнадзор. Сразу после отправки вы получите электронный акт с уникальным номером заявки и ссылкой для отслеживания статуса.

Регулярно проверяйте статус заявки в личном кабинете: при необходимости система может запросить дополнительные разъяснения или документы. После подтверждения приемки уведомления в системе будет отображено окончательное решение о регистрации.

Дальнейшие действия после отправки уведомления

Отслеживание статуса рассмотрения уведомления

После отправки уведомления о проведении обработки персональных данных через портал Госуслуги следует убедиться, что запрос находится в обработке и получить информацию о его текущем статусе.

Для контроля статуса используется личный кабинет пользователя на Госуслугах. В разделе «Мои услуги» открывается список всех поданных заявок, включая уведомление в Роскомнадзор.

Пошаговая инструкция:

Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
Перейдите в раздел «Мои заявления».
Найдите запись с названием, соответствующим уведомлению о персональных данных.
Нажмите на кнопку «Подробнее».
На открывшейся странице отображается текущий статус: «Принято», «На рассмотрении», «Одобрено», «Отклонено».

Смысл статусов:

Принято - система зафиксировала заявку, она готова к передаче в Роскомнадзор.
На рассмотрении - документ находится в процессе проверки органом.
Одобрено - решение положительное, обработка данных разрешена.
Отклонено - документ отклонён, в комментариях указаны причины и рекомендации по исправлению.

При изменении статуса система автоматически отправляет SMS‑уведомление и электронное письмо, зарегистрированные в настройках профиля. При необходимости можно настроить напоминания о просроченных заявках через раздел «Настройки уведомлений».

Регулярный просмотр статуса позволяет своевременно реагировать на запросы Роскомнадзора и избегать задержек в работе с персональными данными.

Возможные корректировки и дополнения

Для подачи уведомления в Роскомнадзор о начале или изменении обработки персональных данных через портал Госуслуги необходимо учесть ряд корректировок и дополнений, которые повышают шансы на быстрое одобрение и минимизируют риск отказа.

Во‑первых, проверьте соответствие заполненных полей текущему нормативному регламенту. Если в заявке указана устаревшая классификация данных, замените её на актуальную категорию, определённую в последней версии ФЗ‑152. Уточните юридический адрес организации, включая индекс и полное название улицы, чтобы исключить автоматическую проверку на неполноту сведений.

Во‑вторых, дополните пакет документов следующими элементами:

копию внутреннего регламента обработки персональных данных, подписанную уполномоченным лицом;
согласие оператора на передачу данных в электронном виде, оформленное в соответствии с требованиями статьи 9 ФЗ‑152;
протокол оценки риска, если обработка включает специальные категории данных.

Третье, отрегулируйте формат файлов. Все вложения должны быть в PDF‑формате, размером не более 5 МБ, и иметь подпись цифрового сертификата, выданного аккредитованным центром.

Четвёртое, уточните сроки начала обработки. Если планируется отложенный старт, укажите конкретную дату и причину откладывания; отсутствие этой информации приводит к запросу дополнительных разъяснений со стороны Роскомнадзора.

Пятое, проверьте правильность указания контактных данных ответственного за обработку. Укажите рабочий телефон с кодом региона и актуальный адрес электронной почты, проверенный на работоспособность.

Наконец, после отправки заявки сохраните подтверждающий номер и скриншот страницы с статусом обращения. При возникновении вопросов контролирующего органа вы сможете быстро предоставить доказательства своевременной подачи и корректности данных.

Ответственность за нарушение законодательства

Штрафы и иные санкции

Процедура подачи уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги подразумевает обязательное соблюдение требований законодательства о персональных данных. Нарушения влекут конкретные финансовые и административные последствия.

За отсутствие уведомления налагается административный штраф для юридических лиц в размере от 30 000 до 6 000 000 рублей; для индивидуальных предпринимателей - от 5 000 до 400 000 рублей.
За подачу уведомления с задержкой применяются штрафы от 10 % до 30 % от суммы базового штрафа, установленного за отсутствие уведомления.
За предоставление неполных или недостоверных сведений предусмотрен штраф от 50 % до 100 % от базового штрафа, а также обязательство исправить информацию в установленный срок.

Иные санкции:

При повторных нарушениях возможна приостановка деятельности по обработке персональных данных до устранения нарушений.
В случае систематического игнорирования требований Роскомнадзор вправе потребовать блокировку сайта или приложения, использующего персональные данные без уведомления.
При тяжких последствиях для прав субъектов данных может быть инициировано уголовное преследование в соответствии с УК РФ.

Соблюдение процедуры уведомления через Госуслуги позволяет избежать указанных штрафов и ограничений, гарантируя законную обработку персональной информации.