Как уведомить Роскомнадзор о обработке персональных данных через Госуслуги

Подготовка к подаче уведомления

Проверка необходимости уведомления

Для определения, требуется ли отправлять уведомление в Роскомнадзор, необходимо выполнить последовательный анализ текущей практики обработки персональных данных.

1. Классификация данных

   • Оцените, относится ли обрабатываемая информация к специальным категориям (биометрия, генетические данные, сведения о здоровье и тому подобное.).
   • Установите, содержит ли база данных сведения о несовершеннолетних или гражданах России, подпадающих под действие федерального закона о персональных данных.

2. Объём и масштаб обработки

   • Сравните количество записей с установленными нормативными порогами (например, более 100 000 субъектов).
   • Проверьте, осуществляется ли обработка регулярно, систематически или в рамках единичного проекта.

3. Цели и способы обработки

   • Определите, направлена ли деятельность на автоматизированное принятие решений, профилирование или передачу данных третьим лицам.
   • Убедитесь, что цель обработки не противоречит требованиям закона о защите персональных данных.

4. Соглашения и согласия

   • Проверьте наличие явного согласия субъектов на указанные виды обработки.
   • Удостоверьтесь, что согласия оформлены в соответствии с требованиями к форме и содержанию.

5. Наличие предварительных уведомлений

   • Оцените, были ли ранее поданы аналогичные уведомления по схожим операциям.
   • При повторных или расширенных процессах возможно потребуется новое уведомление.

Если хотя бы один из пунктов указывает на обязательность уведомления (специальные категории данных, крупный объём, систематическая обработка, автоматизированные решения), следует оформить заявку через сервис «Госуслуги». В противном случае уведомление не требуется, но рекомендуется сохранять документированную проверку для возможных проверок контролирующего органа.

Сбор необходимых сведений и документов

Уточнение данных организации или ИП

Для подачи уведомления о работе с персональными данными через портал Госуслуги необходимо точно указать реквизиты юридического лица или индивидуального предпринимателя. Ошибки в этих данных приводят к отклонению заявки и задержке проверки.

• Наименование организации (полное, как в ЕГРЮЛ) или ФИО ИП, указанные в учредительных документах.
• ИНН и ОГРН (для ИП - ОГРНИП).
• Юридический адрес, соответствующий сведениям в ФНС.
• Контактный телефон и e‑mail, привязанные к учётной записи Госуслуг.
• Данные ответственного за обработку персональных данных (ФИО, должность, контактные данные).

Если в личном кабинете обнаружены несоответствия, выполните следующие действия:

1. Откройте раздел «Мои организации» в личном кабинете Госуслуг.
2. Выберите нужную запись и нажмите кнопку «Редактировать».
3. Введите корректные реквизиты, загрузив сканы учредительных документов (устав, свидетельство о регистрации ИП).
4. Сохраните изменения и дождитесь подтверждения от системы (обычно в течение 24 часов).

После успешного уточнения данных можно перейти к заполнению формы уведомления о персональных данных. Все поля формы проверяются автоматически, и при отсутствии конфликтов заявка отправляется в Роскомнадзор без дополнительного вмешательства.

Информация об обрабатываемых персональных данных

Для подачи уведомления о проведении обработки персональных данных через портал «Госуслуги» необходимо предоставить полную и точную информацию о самих данных. Описание должно включать:

• Категории персональных данных (фамилия, имя, отчество, контактные данные, финансовая информация и другое.).
• Цели обработки (выполнение договора, маркетинг, аналитика и тому подобное.).
• Правовые основания (согласие субъекта, договор, законные интересы и другое.).
• Список субъектов данных (клиенты, сотрудники, контрагенты и прочее.).
• Описание способов обработки (автоматизированные системы, ручные операции).
• Период хранения и критерии удаления.
• Оценка риска передачи данных за пределы РФ (при наличии трансграничных потоков).
• Меры защиты (шифрование, контроль доступа, резервное копирование).
• Контактные данные оператора (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон, электронная почта).

Текст уведомления должен быть оформлен в виде единого заявления без лишних вводных конструкций. Все указанные сведения подаются в электронном виде через личный кабинет на «Госуслугах», после чего система формирует подтверждение о принятии сообщения. При необходимости можно загрузить дополнительные документы, подтверждающие правовые основания и меры безопасности. Такой подход обеспечивает соответствие требованиям законодательства и упрощает проверку со стороны надзорного органа.

Сведения о мерах по обеспечению безопасности

При подаче уведомления о проведении обработки персональных данных через портал Госуслуги необходимо указать конкретные меры, обеспечивающие защиту информации. Информация о мерах должна быть представлена в виде чётко сформулированных пунктов, без общих формулировок.

• Технические меры: шифрование данных при передаче и хранении, использование защищённых протоколов (TLS, HTTPS), регулярное обновление программного обеспечения, применение антивирусных решений и систем предотвращения вторжений.
• Организационные меры: ограничение доступа к персональным данным только уполномоченными сотрудниками, внедрение политики сильных паролей, проведение регулярных обучений персонала по вопросам информационной безопасности, ведение журнала доступа и действий с данными.
• Мониторинг и реагирование: внедрение систем аудита и мониторинга событий безопасности, наличие плана реагирования на инциденты, проведение тестов на проникновение и оценка уязвимостей с последующим устранением выявленных рисков.

В заявке следует разместить каждый пункт в отдельной строке, указав уровень реализации (внедрено, планируется, в процессе) и сроки выполнения. Такая структура позволяет Роскомнадзору быстро оценить адекватность принятых мер и соответствие требованиям законодательства.

Подача уведомления через портал Госуслуг

Регистрация и авторизация на Госуслугах

Создание учетной записи организации/ИП

Создание учетной записи организации или индивидуального предпринимателя - первая обязательная операция перед отправкой сообщения в Роскомнадзор через портал Госуслуги. Без зарегистрированного профиля невозможно оформить заявку, загрузить документы и получить подтверждение о приемке.

Для юридического лица процесс выглядит так:

• Откройте сайт gosuslugi.ru и выберите пункт «Регистрация» → «Для организаций».
• Введите ИНН, ОГРН, КПП и контактный телефон.
• Укажите электронный адрес, который будет использоваться для получения уведомлений.
• Подтвердите регистрацию через СМС‑код, полученный на указанный номер.
• После входа в личный кабинет загрузите скан свидетельства о регистрации и сведения о лице, уполномоченном подавать документы.

Для индивидуального предпринимателя действия схожи, но упрощены:

• На странице регистрации выберите «Для ИП».
• Введите ИНН, ОГРНИП и телефон мобильного оператора.
• Укажите рабочий e‑mail.
• Подтвердите регистрацию кодом из СМС.
• Войдя в профиль, загрузите копию свидетельства о государственной регистрации ИП.

После успешного создания учетной записи перейдите в раздел «Персональные данные». Заполните форму уведомления, указав цели и категории обрабатываемой информации, приложите согласия субъектов и отправьте заявку. Система автоматически сформирует подтверждающий документ, который необходимо сохранить и предоставить по запросу контролирующего органа.

Подтверждение учетной записи

Подтверждение учетной записи является первым обязательным шагом при отправке сведения о работе с персональными данными в Роскомнадзор через портал Госуслуги. Без подтверждённого профиля система не принимает заявки, а запросы остаются в черновом режиме.

Для подтверждения необходимо выполнить несколько действий:

1. Войти в личный кабинет на Госуслугах, используя логин и пароль.
2. Перейти в раздел «Настройки» → «Контактные данные».
3. Убедиться, что указан актуальный адрес электронной почты и номер мобильного телефона.
4. Нажать кнопку «Отправить код подтверждения» рядом с каждым полем.
5. Ввести полученный в SMS‑сообщении и письме код в соответствующее поле.
6. Сохранить изменения, дождаться сообщения «Учетная запись подтверждена».

После успешного завершения процесса система автоматически открывает доступ к сервису «Уведомление о персональных данных». На следующем экране необходимо загрузить форму уведомления, указать реквизиты организации и подтвердить отправку электронной подписью. После подтверждения учетной записи все последующие действия выполняются без дополнительных проверок.

Поиск услуги «Уведомление об обработке персональных данных»

Для получения доступа к заявлению о передаче сведений в Роскомнадзор необходимо найти в личном кабинете портала Госуслуги соответствующий сервис.

1. Откройте сайт gosuslugi.ru и выполните вход, используя учетные данные ЕПГУ или ЕСИА.
2. В верхнем меню выберите раздел «Электронные услуги».
3. В строке поиска введите «Уведомление об обработке персональных данных».
4. В результатах найдите пункт с обозначением «Уведомление о начале обработки персональных данных» (обычно относится к категории «Юридические услуги»).
5. Нажмите кнопку «Оформить услугу».

После перехода к форме проверьте соответствие выбранного кода услуги (например, 1.2.3‑01) и наличие инструкций по заполнению полей. Введите обязательные сведения о контролёре, операторе и типе обрабатываемых данных, загрузите необходимые документы и отправьте заявку. Система сформирует подтверждение о регистрации обращения, которое можно сохранить или распечатать.

Заполнение формы уведомления

Внесение сведений об операторе

Для передачи сведений об операторе в рамках уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги необходимо выполнить конкретные действия в личном кабинете.

Необходимые данные об операторе

• Полное наименование юридического лица или ИП.
• ИНН, ОГРН (для юридических лиц) или ОГРНИП (для ИП).
• Адрес места нахождения (почтовый и фактический).
• Контактный телефон и электронная почта.
• ФИО ответственного за обработку персональных данных.

Последовательность действий

1. Войдите в личный кабинет на Госуслугах, используя подтверждённый аккаунт.
2. Выберите сервис «Уведомление о обработке персональных данных».
3. Откройте форму «Сведения об операторе» и заполните поля, перечисленные выше.
4. Прикрепите документы, подтверждающие регистрацию (свидетельство о регистрации, выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
5. Проверьте корректность введённых данных, нажмите кнопку «Отправить».

После отправки система формирует подтверждающий документ с уникальным номером заявки. Сохраните его и при необходимости предоставьте в Роскомнадзор в оригинальном виде.

Все указанные шаги позволяют быстро и без ошибок выполнить требуемое внесение сведений об операторе.

Детализация видов обрабатываемых данных

Для подачи уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги необходимо предоставить полное описание всех категорий персональных данных, которые обрабатываются в рамках деятельности организации.

Перечень обрабатываемых сведений делится на следующие группы:

• ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, СНИЛС.
• Адрес регистрации, фактический адрес проживания, контактный телефон, адрес электронной почты.
• Финансовая информация: номера банковских карт, реквизиты счетов, данные о доходах и налогах.
• Биометрические данные: отпечатки пальцев, изображения лица, голосовые образцы.
• Медицинские сведения: диагнозы, результаты анализов, сведения о лечении.
• Геолокационные данные: координаты, полученные через мобильные устройства или системы мониторинга.
• Данные о трудовой деятельности: должность, график работы, сведения о профессиональном обучении.

Для каждой категории следует указать цель обработки, правовую основу, срок хранения и применяемые меры защиты. Описание должно быть конкретным, без общих формулировок, чтобы органы контроля могли оценить соответствие требованиям законодательства о персональных данных.

Описание мер по защите персональных данных

Для успешного информирования органов о проведении обработки персональных данных через портал государственных услуг необходимо обеспечить надёжную защиту этих данных.

Во‑первых, применяется шифрование как при передаче, так и при хранении информации. Алгоритмы AES‑256 или RSA гарантируют, что доступ к сведениям получат только уполномоченные лица.

Во‑вторых, реализуются механизмы контроля доступа: каждый пользователь получает минимально необходимый уровень прав, а все попытки входа фиксируются в журнале аудита.

Во‑третьих, вводятся регулярные проверки уязвимостей. Сканы безопасности и тесты на проникновение проводятся минимум раз в квартал, а обнаруженные недостатки устраняются в течение установленного срока.

Во‑четвёртых, обеспечивается резервное копирование данных в зашифрованном виде на отдельные серверы, что позволяет восстановить информацию при сбое или атаке.

Во‑пятых, сотрудники проходят обучение по работе с конфиденциальной информацией и обязаны соблюдать внутренние политики защиты персональных данных.

Соблюдение перечисленных мер формирует основу для подачи корректного уведомления в регулирующие органы и подтверждает готовность организации к соблюдению требований законодательства.

Прикрепление подтверждающих документов

Для подачи уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги необходимо корректно приложить подтверждающие документы. Ошибки в этом этапе приводят к отказу в регистрации.

• Откройте личный кабинет на Госуслугах, выберите услугу «Уведомление о обработке персональных данных».
• На странице загрузки файлов нажмите кнопку «Добавить файл».
• Выберите файлы в формате PDF, DOCX или JPG, размер каждого не превышает 10 МБ.
• Убедитесь, что в названиях файлов указаны тип и дата документа (например, «Согласие_2024‑10‑01.pdf»).
• При необходимости загрузите несколько файлов, используя кнопку «Добавить ещё».
• После загрузки проверьте, что каждый файл отображается в списке и статус «Загружено».
• Нажмите «Сохранить» и перейдите к отправке уведомления.

Тщательная проверка названий, форматов и размеров файлов гарантирует безупречную обработку заявки.

Подписание уведомления электронной подписью

Получение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)

Для подачи уведомления о деятельности с персональными данными через портал Госуслуги требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). УКЭП гарантирует юридическую силу подписи и соответствует требованиям Роскомнадзора к электронным документам.

Получить УКЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Процедура включает следующие этапы:

1. Подготовка документов:
   • Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
   • ИНН организации (для юридических лиц).
   • Доверенность, если подпись оформляется представителем.

2. Выбор удостоверяющего центра:
   • Проверить наличие лицензии ФСБ РФ.
   • Оценить сроки выдачи и стоимость услуги.

3. Подача заявки:
   • Заполнить онлайн-форму на сайте центра.
   • Прикрепить сканы подготовленных документов.
   • Оплатить услуги согласно тарифу.

4. Прохождение идентификации:
   • Прийти в офис центра с оригиналами документов.
   • Подтвердить личность и подпись перед сотрудником.

5. Получение сертификата:
   • После подтверждения центр выдает USB‑токен или смарт‑карточку с УКЭП.
   • На устройстве сохраняется сертификат и закрытый ключ.

6. Установка и настройка:
   • Установить драйверы и программное обеспечение, предоставленные центром.
   • Проверить корректность работы подписи в тестовом режиме на портале Госуслуги.

После получения и настройки УКЭП можно оформить уведомление в личном кабинете Госуслуг: выбрать сервис «Уведомление о обработке персональных данных», загрузить форму уведомления и подписать её усиленной квалифицированной подписью. Подтверждение о регистрации уведомления будет доступно в личном кабинете сразу после отправки.

Проверка электронной подписи

Электронная подпись - ключевой элемент при подаче уведомления в Роскомнадзор через портал Госуслуги. Без корректной подписи запрос будет отклонён, поэтому проверка её состояния обязательна.

Для проверки подписи выполните следующие действия:

• Откройте личный кабинет на Госуслугах и перейдите в раздел «Электронные подписи».
• Убедитесь, что сертификат отображается в списке активных подписей.
• Нажмите «Проверить статус», система отобразит дату окончания срока действия и наличие отзыва.
• При необходимости обновите сертификат в личном кабинете: загрузите новый файл сертификата и введите пароль.
• После обновления повторно проверьте статус, убедитесь, что срок действия превышает требуемый минимум (не менее 90 дней до окончания уведомления).

Если статус показывает «действителен», подпись готова к использованию при формировании заявления о обработке персональных данных. В случае «отозван», «истёк» или «не найден», подпись необходимо заменить или восстановить, иначе отправка документа будет невозможна.

Проверка подписи рекомендуется выполнять за сутки до подачи уведомления, чтобы исключить задержки, связанные с техническими проблемами. После подтверждения её работоспособности можно приступить к заполнению формы уведомления и загрузке подписанного файла.

Отправка уведомления и получение подтверждения

Для отправки уведомления о обработке персональных данных в Роскомнадзор через портал «Госуслуги» необходимо выполнить несколько последовательных действий.

1. Авторизоваться в личном кабинете «Госуслуг» с использованием электронной подписи или пароля от Госаккаунта.
2. Перейти в раздел «Уведомления о персональных данных» и выбрать тип уведомления «Обработка персональных данных».
3. Заполнить форму: указать наименование организации, ИНН, ОКВЭД, контактные данные ответственного лица, перечень обрабатываемых категорий данных и цели их обработки.
4. Прикрепить требуемые документы: реестр операторов персональных данных, согласие субъекта данных (при необходимости) и копию регистрирующего решения.
5. Нажать кнопку «Отправить». Система генерирует уникальный номер заявки и отображает его на экране.

После отправки система автоматически формирует подтверждающий документ в формате PDF. Подтверждение содержит номер заявки, дату и время отправки, а также контрольный код, который можно использовать для проверки статуса.

Для получения статуса уведомления необходимо зайти в личный кабинет, открыть раздел «Мои заявки» и ввести номер заявки или контрольный код. При изменении статуса (например, «Принято», «Требуется уточнение») система отправляет уведомление на указанный электронный адрес.

Следуя этим шагам, организация обеспечивает документальное подтверждение факта уведомления Роскомнадзора и может быстро реагировать на запросы контролирующего органа.

Мониторинг статуса и дальнейшие действия

Отслеживание статуса рассмотрения уведомления

Личный кабинет на Госуслугах

Личный кабинет на портале Госуслуги - центральный инструмент для подачи сведений о обработке персональных данных в Роскомнадзор. Через него можно оформить уведомление, проверить статус заявки и получить подтверждающие документы.

Для подачи уведомления требуется выполнить следующие действия:

1. Войти в личный кабинет, используя подтверждённый аккаунт (ЭП или телефонный код).
2. Перейти в раздел «Обработка персональных данных».
3. Заполнить электронную форму: указать наименование организации, цели обработки, категории субъектов и перечень используемых баз данных.
4. Прикрепить обязательные документы (политику конфиденциальности, договоры с обработчиками, согласия субъектов).
5. Отправить форму на проверку. Система автоматически сформирует акт о приёме уведомления и присвоит регистрационный номер.

После отправки в личном кабинете доступен контроль статуса: «На рассмотрении», «Принято», «Требуется уточнение». При необходимости система отправит запрос на дополнение информации прямо в кабинет, что ускоряет процесс согласования.

Для корректного оформления следует обратить внимание на следующие требования:

• Все поля формы должны быть заполнены без пробелов и ошибок.
• Документы должны быть в формате PDF, размер не более 10 МБ каждый.
• Электронная подпись обязана соответствовать требованиям ФСБ.

При соблюдении этих условий личный кабинет обеспечивает быстрый и документированный канал коммуникации с Роскомнадзором, позволяя выполнить обязательства по уведомлению без обращения в бумажный документооборот.

Уведомления от Роскомнадзора

Уведомления от Роскомнадзора представляют собой официальную форму информирования о начале или изменении обработки персональных данных, требуемую законодательством РФ. Их получение подтверждает, что оператор выполнил обязательство по регистрации действий, связанных с персональными данными, и получил согласование со стороны надзорного органа.

Только юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие систематическую обработку персональных данных, обязаны подавать такие уведомления. Исключения включают случаи, когда обработка осуществляется исключительно в рамках личных, семейных или бытовых нужд.

Подача уведомления через портал Госуслуги осуществляется в несколько последовательных шагов:

• Авторизация на сайте gosuslugi.ru с использованием квалифицированной электронной подписи или ИНН/логина и пароля.
• Выбор услуги «Уведомление о начале обработки персональных данных» в разделе «Госуслуги → Роскомнадзор».
• Заполнение формы: указание наименования организации, ИНН, ОГРН, контактных данных и описания целей обработки.
• Прикрепление обязательных документов: заявление о начале обработки, согласие субъекта персональных данных (при необходимости), копия свидетельства о регистрации, документ, подтверждающий наличие средств защиты информации.
• Проверка введённых данных системой, подтверждение их корректности и отправка заявки.
• Получение электронного подтверждения о регистрации уведомления, включающего номер заявки и срок рассмотрения.

После отправки уведомления оператор обязан следить за статусом заявки в личном кабинете. При положительном решении Роскомнадзор высылает официальное уведомление с указанием даты начала обработки и рекомендаций по соблюдению требований по защите персональных данных. В случае отказа в регистрации предоставляются причины и перечень недостающих или некорректных сведений, требующих исправления.

Корректировка или отзыв уведомления

Для изменения ранее поданного сообщения о обработке персональных данных через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько обязательных действий.

• Войдите в личный кабинет на сайте gosuslugi.ru, используя подтверждённый метод аутентификации.
• Откройте раздел «Уведомления о персональных данных», где отображаются все отправленные заявки.
• Выберите нужное уведомление и нажмите кнопку «Изменить». В открывшейся форме укажите актуальные сведения: корректные цели обработки, изменённый перечень категорий данных, новые сроки хранения.
• Сохраните изменения и подтвердите их электронной подписью или другим предусмотренным способом подтверждения.

Если требуется полностью отменить поданную заявку, действуйте аналогично, но вместо «Изменить» выбирайте опцию «Отозвать». После подтверждения отзыва система автоматически помечает уведомление как недействующее, и в реестре Роскомнадзора появится запись об отмене.

Важно помнить, что любые корректировки и отзыв должны быть завершены до истечения установленного срока ответственного действия, иначе потребуется подать новое уведомление. После выполнения операции система выдаёт подтверждающий документ, который следует сохранить для внутреннего контроля и возможных проверок.

Ответственность за неисполнение требований

Неисполнение требований по уведомлению о обработке персональных данных в системе «Госуслуги» влечёт административную и уголовную ответственность.

Административные санкции:

• штраф от 5 000 до 100 000 рублей за каждое нарушение;
• при повторном нарушении - штраф в размере от 100 000 до 500 000 рублей;
• при причинении ущерба субъекту данных - возмещение реального ущерба и компенсация морального вреда.

Уголовные последствия:

• привлечение к ответственности по ст. 137.1 УК РФ за незаконную обработку персональных данных, что влечёт лишение свободы на срок до пяти лет;
• усиление наказания при наличии отягчающих обстоятельств (массовый характер, использование автоматизированных систем).

Дополнительные меры:

• приостановление или ограничение деятельности организации, связанной с обработкой персональных данных;
• включение в реестр недобросовестных операторов, что ограничивает доступ к государственным сервисам и контрактам.

Несоблюдение сроков подачи уведомления, предоставление недостоверных сведений или отсутствие подтверждения выполнения требований - прямой повод для применения указанных мер. Ответственность реализуется через Роскомнадзор и суды, обеспечивая строгий контроль за соблюдением правил обработки персональной информации.