Как уведомить МВД о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуг

Нормативно-правовая база уведомления о приеме иностранца

Основные законы и подзаконные акты

Регулирование обязательного информирования о заключении трудового договора с иностранным гражданином осуществляется рядом федеральных нормативных актов, определяющих порядок миграционного учёта и взаимодействия с органами МВД.

Федеральный закон № 115‑ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (ст. 12) обязует работодателя в течение трёх рабочих дней сообщить о заключении трудового договора.
Федеральный закон № 54‑ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в нее» (ч. 2 ст. 6) устанавливает необходимость регистрации иностранных работников.
Федеральный закон № 381‑ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства» (ст. 4) регламентирует порядок подачи уведомления через электронные сервисы.
Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (ст. 9) требует обеспечения конфиденциальности передаваемой информации.
Федеральный закон № 266‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании» (ст. 5) определяет обязательные выплаты работодателю.

Подзаконные акты, уточняющие процедуру уведомления через портал Госуслуг:

Приказ МВД России № 119 от 30.04.2021 «Об утверждении формы уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином» - форма доступна в личном кабинете портала.
Приказ МВД России № 138 от 19.06.2022 «Об использовании электронных сервисов для миграционного учёта» - описывает порядок загрузки документов и подтверждения отправки.
Постановление Правительства РФ № 1626 от 22.12.2018 «Об утверждении Положения о порядке регистрации иностранных работников» - определяет сроки и порядок подачи уведомления.
Приказ ФМС России № 105 от 15.02.2020 «Об обязательных реквизитах уведомления о трудовом договоре» - фиксирует перечень обязательных полей в электронном заявлении.

Для практического выполнения требования работодатель входит в систему Госуслуг, выбирает услугу «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином», заполняет обязательные поля согласно Приказу № 119, прикрепляет копию договора и подтверждает отправку. Система автоматически формирует подтверждающий документ, который сохраняется в личном кабинете и считается доказательством выполнения обязательства перед МВД.

Ответственность за неисполнение или нарушение порядка уведомления

Неисполнение или нарушение установленного порядка информирования МВД о заключённом трудовом договоре с иностранным работником через портал Госуслуг влечёт конкретные юридические последствия.

За отказ от подачи уведомления в установленный срок предусмотрена административная ответственность: штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей в зависимости от количества нарушений и категории предприятия.
При повторных нарушениях или если несвоевременное уведомление привело к трудовым спорам, суд может наложить дополнительный штраф до 50 000 рублей и обязать работодателя возместить убытки.
Нарушения, повлекшие незаконное привлечение иностранного гражданина к работе без надлежащего контроля, квалифицируются как административные правонарушения, предусматривающие приостановку деятельности организации до устранения дефекта.
В случае умышленного сокрытия сведений о заключённом договоре предусмотрена уголовная ответственность: штраф до 500 000 рублей, лишение свободы на срок до двух лет, либо ограничение свободы.

Ответственность применяется независимо от формы собственности предприятия и размера штрафов, определяется судом в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Законом «О государственной миграционной политике». Несоблюдение требований уведомления приводит к финансовым потерям, репутационным рискам и может стать основанием для приостановления лицензий, связанных с трудовой деятельностью.

Подготовка к уведомлению

Необходимые документы для уведомления

Документы работодателя

Для передачи сведений в МВД через личный кабинет на Госуслугах необходимо подготовить пакет документов, подтверждающих правомочность работодателя и условия труда.

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) или запись в ЕГРЮЛ.
ИНН и КПП организации.
Договор аренды или иной документ, подтверждающий право пользования помещением, где осуществляется работа.
Лицензия, если вид деятельности подлежит лицензированию.
Приказ о приёме на работу иностранного гражданина, содержащий паспортные данные, сведения о визе и разрешении на работу.
Копия трудового договора, подписанного обеими сторонами, с указанием условий оплаты, режима труда и социального обеспечения.
Справка о наличии обязательного медицинского страхования и подтверждение регистрации в Пенсионном фонде РФ.
При необходимости: документ, подтверждающий наличие финансовых средств для обеспечения труда (например, банковская выписка).

Все перечисленные документы должны быть загружены в электронный архив портала в формате PDF, после чего можно отправить уведомление в МВД.

Документы иностранного гражданина

Для подачи уведомления в МВД о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуг необходимо загрузить комплект документов, подтверждающих правовой статус сотрудника.

Паспорт гражданина РФ (страница с личными данными) - основной документ, удостоверяющий личность.
Виза или иной разрешительный документ, позволяющий находиться в стране - копия первой страницы и страницы с отметкой о сроке действия.
Разрешение на работу (если требуется) - официальное разрешение, выданное ФМС или уполномоченным органом.
Миграционная карта (или её электронный аналог) - подтверждение регистрации по месту пребывания.
Трудовой договор, подписанный обеими сторонами - документ, содержащий условия занятости, срок и оплату труда.
Справка о регистрации места жительства (адрес проживания) - документ, подтверждающий факт нахождения иностранного гражданина на территории РФ.

Каждый файл должен быть отсканирован в формате PDF или JPG, разрешение не менее 300 dpi, размер не превышает 5 МБ. При загрузке следует убедиться, что все страницы читаемы, подписи и печати видны.

Отсутствие любого из перечисленных документов приводит к отказу в приёме уведомления и необходимости повторной подачи. Подготовьте комплект заранее, проверив соответствие требований портала, и загрузите его в едином заявлении.

Электронная подпись: виды и требования

Электронная подпись (ЭП) обеспечивает юридическую силу документов, отправляемых через портал Госуслуг, включая сведения о трудовом договоре с иностранным работником, которые необходимо передать в МВД.

Существует три основных вида ЭП:

Простая электронная подпись (ПЭП). Формируется с помощью пароля или кода, подтверждающего личность пользователя. Применяется для менее критичных операций, но не допускается при передаче данных о заключении трудовых договоров с иностранными гражданами.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Создаётся с использованием криптокарты или токена, выданных аккредитованным центром сертификации. Обеспечивает высокий уровень защиты и признаётся равным собственноручной подписи. Требуется для всех процедур, связанных с уведомлением государственных органов о трудовых отношениях с иностранными гражданами.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНКЭП). Оформляется через облачные сервисы, подтверждённые сертификатом. Принимается в случаях, когда закон допускает использование неквалифицированных подписей, но для уведомления МВД обязательна именно УКЭП.

Требования к УКЭП при работе в Госуслугах:

Сертификат подписи должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром РФ.
Ключ подписи хранится в защищённом устройстве (криптокарта, токен, HSM).
Срок действия сертификата не менее 12 месяцев, после чего требуется продление.
Подпись должна быть привязана к конкретному пользователю портала, подтверждённому через личный кабинет.
При отправке уведомления система проверяет целостность и подлинность подписи в режиме реального времени.

Для подачи сведения о трудовом договоре с иностранным гражданином в МВД через Госуслуги необходимо:

Авторизоваться в личном кабинете.
Выбрать услугу «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным работником».
Загрузить договор в формате PDF, подписав его УКЭП.
Отправить форму; система автоматически формирует запрос в МВД и сохраняет подтверждение о доставке.

Соблюдение указанных видов и требований к электронной подписи гарантирует корректную регистрацию трудовых отношений и исключает риск отказа со стороны контролирующего органа.

Регистрация на портале Госуслуг для юридических и фиических лиц

Регистрация на портале Госуслуг - обязательный этап для подачи сведений в органы МВД о трудовом договоре с иностранным гражданином. Процесс различается для юридических и физических лиц, но базовые требования одинаковы: наличие подтверждённого электронного документа, действующего телефона и доступа к интернету.

Для юридических лиц требуется:

создать корпоративный аккаунт, привязав его к ОГРН;
загрузить выписку из ЕГРЮЛ и доверенность, подтверждающую полномочия представителя;
пройти подтверждение через СМС‑код, отправленный на номер, указанный в учётной записи.

Для физических лиц процедура включает:

открыть личный кабинет, указав СНИЛС и паспортные данные;
подтвердить личность через видеоверификацию или посещение МФЦ;
привязать банковскую карту для оплаты государственных услуг, если она понадобится.

После завершения регистрации пользователь получает доступ к сервису «Уведомление о трудовом договоре с иностранцем». В личном кабинете необходимо загрузить копию договора, сведения о работнике (паспорт, ИНН, СНИЛС) и указать дату начала работы. Система автоматически формирует запрос в МВД, после чего появляется подтверждение о принятии уведомления.

Весь процесс занимает от пяти до двадцати минут, зависит от скорости проверки документов. Регистрация на Госуслугах гарантирует юридическую чистоту подачи и исключает необходимость обращения в отделения МВД лично.

Пошаговая инструкция по подаче уведомления через Госуслуги

Вход в личный кабинет и выбор услуги

Для начала откройте портал Госуслуг - введите https://www.gosuslugi.ru в браузер. На главной странице нажмите кнопку «Войти», укажите логин и пароль от личного кабинета, подтвердите вход кодом, полученным в смс или через приложение.

После авторизации в верхней части экрана выберите пункт «Мои услуги». В открывшемся списке найдите категорию «Трудовые отношения» (или используйте поиск по ключевому слову «иностранный гражданин»). Среди предложенных сервисов выберите «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным работником». Нажмите кнопку «Оформить».

Далее заполните форму:

ФИО работодателя и ИНН;
ФИО иностранного работника, страна гражданства, номер паспорта;
Дата заключения договора, срок его действия, условия труда;
Прикрепите скан копии договора и документы, подтверждающие право работодателя нанимать иностранца.

Проверьте введённые данные, подтвердите их нажатием «Отправить». Система сформирует акт уведомления, который автоматически будет направлен в МВД. Сохраните полученный номер заявления для контроля статуса.

Заполнение формы уведомления

Сведения о работодателе

Для уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуг необходимо ввести полные сведения о работодателе. Эти данные фиксируются в заявке и передаются в МВД для проверки соответствия требованиям законодательства.

Обязательные реквизиты работодателя:

Полное наименование организации (в соответствии с учредительными документами);
ИНН и ОГРН;
Юридический адрес, указанный в свидетельстве о регистрации;
Фактический адрес (если отличается от юридического);
Телефон и электронная почта для связи;
Банковские реквизиты (р/с, к/с, БИК);
ФИО и должность руководителя, подписывающего договор.

В личном кабинете портала в разделе «Уведомление о трудовом договоре» предусмотрена форма ввода указанных реквизитов. Поля обязательны к заполнению, проверка формата происходит автоматически. После ввода данных система генерирует протокол уведомления, который необходимо подтвердить электронной подписью.

Неправильные или неполные сведения приводят к отклонению заявки, требующему исправления и повторной отправки. Поэтому рекомендуется проверять каждую позицию перед подтверждением.

Сведения об иностранном работнике

Для передачи сведений об иностранном сотруднике в системе Госуслуг необходимо указать точные данные, которые позволят органам МВД идентифицировать работника и проверить соответствие требованиям трудового законодательства.

Включаемые сведения:

Фамилия, имя, отчество (при наличии) в полном написании, как в документе, удостоверяющем личность.
Дата и место рождения, указанные в паспорте гражданина РФ или в загранпаспорте.
Гражданство и страна проживания до заключения договора.
Номер и серия иностранного паспорта, срок действия, дата выдачи, орган, выдавший документ.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в случае наличия, либо аналогичный номер, используемый в стране гражданства.
Адрес регистрации или фактического места проживания в России, указанный в миграционной карте или в справке о регистрации.
Сведения о предыдущих разрешениях на работу (при их наличии), включая даты выдачи и окончания действия.
Образование и квалификация, подтвержденные документами, соответствующими выбранному виду деятельности.
Список документов, подтверждающих право на трудовую деятельность (виза, разрешение на работу, карта пребывания), с указанием номеров и сроков действия.

Каждый пункт заполняется в электронных формах без пропусков. После ввода данных система проверяет их на соответствие требованиям миграционного законодательства. При обнаружении несоответствия система выдаёт ошибку и предлагает исправить запись. После успешного завершения ввода сведения фиксируются в реестре, и уведомление о заключении трудового договора отправляется в МВД автоматически.

Сведения о трудовом договоре или гражданско-правовом договоре

Для подачи сведений о трудовом или гражданско‑правовом договоре с иностранным работником через сервис Госуслуг требуется указать конкретные параметры договора и данные сторон.

Наименование работодателя, его ИНН и ОКПО, юридический адрес.
ФИО иностранного гражданина, дата и место рождения, серия и номер паспорта, миграционная карта (если имеется), идентификационный номер (ИНН) в России.
Вид договора: трудовой или гражданско‑правовой, с указанием статуса (полный/неполный рабочий день, проектный, удалённый и прочее.).
Дата начала действия договора и, при наличии, дата его окончания.
Наименование должности или характера выполняемых работ, описание основных обязанностей.
Установленная заработная плата или вознаграждение, порядок выплаты, валюта расчётов.
Условия труда: режим рабочего времени, продолжительность отпуска, социальные гарантии (страховые взносы, медицинское страхование).
Сведения о месте выполнения работы: адрес предприятия, филиала или удалённого места.
Номер и дата приказа о приёме на работу (если применяется).

После заполнения всех полей система проверяет корректность вводимых данных и формирует электронный документ. Пользователь подтверждает заявку цифровой подписью или кодом из СМС, после чего система автоматически передаёт сведения в отдел МВД, отвечающий за контроль трудовой миграции. В личном кабинете появляется статус обработки и возможность скачать подтверждающий акт.

Прикрепление сканов документов

Для отправки уведомления в МВД о заключённом трудовом договоре с иностранным работником необходимо загрузить сканы всех требуемых документов в личный кабинет на портале Госуслуг.

Сканировать следует в формате PDF или JPG, разрешение не ниже 300 dpi, размер файла не превышает 5 МБ. Каждый документ сохраняется отдельным файлом, название отражает его содержание (например, «Трудовой_договор_Иванов.pdf»).

Обязательные файлы:

копия трудового договора, подписанного обеими сторонами;
копия паспорта иностранного гражданина (страница с личными данными и миграционной картой);
копия свидетельства о регистрации места жительства иностранца в России;
копия приказа о приёме на работу (если имеется);
подтверждение оплаты государственной пошлины (квитанция).

После загрузки проверьте, что все файлы открываются без ошибок, затем нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически подтвердит получение и сформирует электронный акт о передаче сведений в МВД. Если один из файлов отклонён, исправьте формат или размер и повторите загрузку.

Проверка и отправка уведомления

Для отправки уведомления в МВД о заключённом трудовом договоре с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо выполнить проверку данных и оформить запрос в системе.

Войдите в личный кабинет Госуслуг, подтвердите личность по СМС‑коду.
Откройте услугу «Уведомление о трудовом договоре с иностранным гражданином».
Введите сведения о работодателе: ИНН, ОГРН, реквизиты банковского счёта.
Укажите данные сотрудника: ФИО, паспортные данные, статус проживания, срок действия разрешения на работу.
Прикрепите скан трудового договора и копию разрешения на работу (PDF, DOC, JPG, не более 5 МБ каждый).
Нажмите кнопку «Проверить». Система проверит обязательность полей, соответствие форматов и наличие обязательных подписей.
При отсутствии ошибок система отобразит сообщение «Проверка пройдена». При ошибках укажите требуемые корректировки и повторите проверку.
После успешной проверки нажмите «Отправить». Портал сформирует электронный запрос, подписанный вашей электронной подписью, и передаст его в МВД.
Сохраните подтверждение отправки (номер заявки, QR‑код). Через личный кабинет можно отслеживать статус: «В обработке», «Принято», «Отказано». При отказе система указывает причины, требующие исправления.

После получения статуса «Принято» уведомление считается зарегистрированным, и дальнейшие действия по трудовому договору могут продолжаться без дополнительных обязательств.

Отслеживание статуса заявления

Для контроля процесса подачи заявления о трудовом договоре с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько действий.

Войдите в личный кабинет, используя подтвержденный аккаунт.
Откройте раздел «Мои услуги» и найдите запись о поданном уведомлении.
Нажмите кнопку «Статус заявки». На экране отобразятся текущие этапы обработки: приём, проверка документов, согласование, окончательное решение.
При изменении статуса система отправит push‑уведомление на мобильное приложение и электронное письмо.
При необходимости уточнить детали - используйте кнопку «Связаться с оператором» или форму обратной связи, указав номер заявки.

Если статус застрял на этапе «проверка», проверьте полноту загруженных документов: копию договора, паспорт иностранного гражданина, разрешение на работу. Недостающие файлы можно добавить через кнопку «Дополнить документы» без повторной подачи заявки.

Регулярный просмотр раздела «История запросов» позволяет увидеть дату и время каждого перехода статуса, что упрощает планирование дальнейших действий. При получении окончательного решения система автоматически генерирует акт о завершении процедуры, доступный для скачивания в личном кабинете.

Возможные проблемы и их решение

Отказ в приеме уведомления: причины и действия

Отказ в приеме уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через Госуслуги возникает по нескольким типичным причинам.

Неполные или неверно заполненные сведения о работодателе (ИНН, ОГРН, адрес).
Ошибки в данных сотрудника (паспорт, миграционная карта, дата рождения).
Отсутствие подтверждающих документов (копия трудового договора, разрешение на работу).
Превышение допустимого срока подачи уведомления после подписания договора.
Технические сбои в системе (неудачная загрузка файлов, прерывание сессии).

При получении отказа необходимо выполнить последовательные действия:

Войти в личный кабинет на портале и открыть журнал поданных заявок.
Просмотреть детальное сообщение об ошибке, указанное в ответе системы.
Сравнить указанные данные с оригинальными документами, исправить неточности.
При необходимости собрать недостающие документы и загрузить их в требуемом формате.
Повторно отправить уведомление, убедившись, что все поля заполнены корректно и файлы открываются без ошибок.
При повторном отказе обратиться в службу поддержки портала или в отдел МВД, отвечающий за миграционное регулирование, предоставив скриншоты сообщения и копии всех документов.

Соблюдение точности данных и своевременное устранение выявленных несоответствий гарантирует успешную регистрацию уведомления без дополнительных задержек.

Ошибки при заполнении: как исправить

Для передачи сведений о заключённом трудовом договоре с иностранным сотрудником в МВД используется сервис на портале Госуслуг. При вводе данных часто возникают ошибки, которые приводят к отклонению заявки.

Типичные ошибки

Неправильный формат даты начала работы (дд.мм.гггг вместо гггг‑мм‑дд).
Указание некорректного кода страны гражданства; в справочнике выбирается не тот пункт.
Ошибки в идентификационном номере иностранца (пропущены символы, лишние пробелы).
Заполнение поля «Ставка» без указания валюты, что нарушает требуемый шаблон.
Отсутствие подтверждения согласия с условиями обработки персональных данных.

Как исправить

Откройте форму заново, нажмите «Редактировать» рядом с ошибочным полем.
Введите дату в формате ГГГГ‑ММ‑ДД, проверьте календарный выбор.
В выпадающем списке стран найдите точное название государства, подтвердите выбор.
Скопируйте номер из оригинального документа, удалите лишние пробелы, вставьте без изменений.
Укажите ставку как «5000 EUR» или «300 USD» в соответствии с инструкцией, не оставляйте пустых полей.
Поставьте галочку в поле согласия, сохраните изменения, отправьте заявку повторно.

После исправления всех пунктов система принимает заявку без задержек. При повторных отклонениях проверьте наличие обязательных вложений (копия договора, разрешение на работу) и загрузите их в указанные разделы.

Технические неполадки на портале Госуслуг

Технические сбои портала Госуслуг ограничивают возможность быстрого информирования МВД о заключённом трудовом договоре с иностранным работником. Основные проблемы:

недоступность сервиса в часы пик из‑за перегрузки серверов;
ошибки авторизации, когда система не распознаёт учетные данные пользователя;
невозможность загрузки файлов: ограничения форматов, ограничения размеров, обрыв соединения;
несовместимость с некоторыми версиями браузеров, приводящая к некорректному отображению форм;
частые сообщения о техническом обслуживании без указания точных сроков восстановления.

Для минимизации последствий рекомендуется:

проверять статус сервиса через официальную страницу статуса перед началом работы;
использовать последние версии браузеров Chrome, Firefox или Edge;
разбивать крупные документы на части, соответствующие требованиям по размеру;
сохранять промежуточные данные локально, чтобы при сбое можно было быстро повторить загрузку;
при повторяющихся ошибках обращаться в службу поддержки через форму обратной связи или телефонный центр, указывая код ошибки и время возникновения.

Если портал недоступен более часа, следует воспользоваться альтернативным способом - отправить уведомление в МВД электронным письмом или через специализированный кабинет организации, где предусмотрен аналогичный процесс. Регулярный мониторинг технического состояния сервиса и готовность к переключению на резервный канал позволяют обеспечить своевременное выполнение обязательств перед государственными органами.