Как создать электронную трудовую книжку через портал Госуслуг

Что такое электронная трудовая книжка

Преимущества электронного формата

Электронный формат трудовой книжки предоставляет ряд ощутимых преимуществ, которые упрощают взаимодействие работодателей и работников через государственный сервис.

Доступность 24 часа в сутки из любой точки с интернет‑соединением; отсутствие необходимости посещать отделения ФМС.
Быстрая передача данных: запись нового места работы и изменение статуса происходят мгновенно, без бумажных задержек.
Защита информации: цифровая подпись, шифрование и резервное копирование исключают подделку и потерю записей.
Автоматическое обновление статистики: система фиксирует изменения и формирует отчётность без ручного ввода.
Экономия ресурсов: отсутствие бумаги, печати и транспортных расходов снижает затраты как для предприятий, так и для государства.
Упрощённый контроль: работодатели и инспекторы могут проверять сведения в режиме онлайн, что ускоряет проверку соблюдения трудового законодательства.
Интеграция с другими госуслугами: возможность привязки к личному кабинету, автоматическое заполнение форм при оформлении отпуска, больничного и другое.

Эти свойства делают электронный вариант трудовой книжки более надёжным, удобным и экономичным инструментом учёта трудовой истории.

Отличия от бумажной версии

Электронная трудовая книжка хранится в цифровом виде, а бумажная - в виде физического документа. Разница проявляется в способе ведения, доступа и защиты данных.

Формат: электронный вариант представляет собой файл в системе Госуслуг, бумажный - листы формата А4.
Хранение: цифровой документ сохраняется на сервере, доступен из любого места с интернет‑соединением; бумажный хранится в архиве организации.
Доступ: сотрудник получает доступ к электронному документу через личный кабинет, в то время как к бумажному требуется личный визит в отдел кадров.
Обновление: запись о событии в электронную книжку происходит автоматически после подтверждения работодателем; в бумажной версии требуется подпись и печать.
Защита: электронный документ защищён паролем и шифрованием, изменения фиксируются в журнале операций; бумажный подвержен риску утери, повреждения и подделки.
Стоимость: отсутствие расходов на печать, бумагу и транспортировку, в отличие от традиционного варианта.

Электронный формат упрощает контроль над трудовой историей, ускоряет процесс оформления и минимизирует административные затраты.

Подготовка к оформлению электронной трудовой книжки на Госуслугах

Необходимые документы и информация

Паспортные данные

Для оформления электронной трудовой книжки через сервис Госуслуг необходимо ввести точные паспортные сведения. Система проверяет каждую позицию, поэтому данные должны соответствовать сведениям, указанным в документе, выданном органами МВД.

Требуемые элементы паспорта:

Серия и номер (четыре цифры серии, шесть цифр номера);
Дата выдачи;
Кем выдан (полное наименование органа);
Дата рождения;
Пол;
Гражданство.

После заполнения всех пунктов система автоматически сопоставит их с базой ФМС. При отсутствии ошибок запрос будет принят, и электронная трудовая книжка появится в личном кабинете. Если данные не совпадают, портал выдаст сообщение об ошибке и потребует корректировку.

СНИЛС

СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) - обязательный идентификатор гражданина, который требуется при оформлении электронного трудового журнала через портал государственных услуг. Система использует СНИЛС для привязки данных о занятости к единому государственному реестру, что обеспечивает корректность и полноту информации.

Для успешного создания электронного трудового журнала необходимо:

Убедиться, что СНИЛС указан в личном кабинете Госуслуг без ошибок.
Проверить статус номера - он должен быть активным и соответствовать данным ФСС.
При отсутствии СНИЛС оформить его в ПФР, получив подтверждающий документ в электронном виде.

При вводе СНИЛС в форме создания электронного трудового журнала система автоматически проверяет его актуальность. При обнаружении несоответствия пользователь получает сообщение об ошибке и инструкцию по исправлению. После подтверждения правильного номера система завершает процесс регистрации электронного трудового журнала и сохраняет привязанные к СНИЛС сведения о трудовой истории.

Данные о трудовой деятельности

Электронный трудовой документ формируется на основе точных сведений о профессиональной деятельности. В системе требуется указать следующие параметры:

ФИО полностью, как в паспорте;
Дата рождения и ИНН;
СНИЛС;
Дата и номер трудового договора;
Наименование работодателя, ИНН и ОКПО;
Дата начала и окончания работы;
Должность и код ОКДП (объединенный классификатор должностей);
Размер заработной платы и порядок её выплаты;
Наличие отпусков, командировок и иных видов отсутствия;
Сведения о профессиональном обучении и аттестации.

Каждый пункт проверяется автоматически; ошибки приводят к отклонению заявки. После ввода данных система генерирует электронный запись, доступную в личном кабинете. При необходимости исправления пользователь может редактировать сведения, указав подтверждающие документы, загруженные в формате PDF или JPG. Финальный документ сохраняется в реестре и становится официальным подтверждением трудового стажа.

Создание и подтверждение учетной записи на Госуслугах

Регистрация на портале

Регистрация на портале Госуслуг - первый обязательный этап для получения электронного трудового листа. Без подтверждённого аккаунта невозможно подать заявление, загрузить документы и управлять записью в системе.

Для создания учётной записи необходимо:

действующий номер мобильного телефона, принимающий SMS;
действующий адрес электронной почты;
паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, код подразделения);
ИНН (при наличии).

Процесс регистрации выглядит следующим образом:

Откройте сайт gosuslugi.ru и нажмите кнопку «Регистрация».
Выберите тип учётной записи - физическое лицо.
Введите телефон, подтвердите его кодом, полученным в SMS.
Укажите адрес электронной почты, пройдите проверку по ссылке в письме.
Заполните персональные данные, загрузив скан или фото паспорта.
Пройдите процедуру идентификации: подтвердите личность через «Личный кабинет» банка, Сбербанк Онлайн или через визит в центр обслуживания.
После успешного прохождения проверок система создаёт учётную запись и выдаёт логин‑пароль.

После регистрации выполните вход в личный кабинет, перейдите в раздел «Электронные услуги», найдите пункт «Трудовая книжка», заполните необходимые формы и загрузите требуемые документы. Дальнейшие действия (подтверждение сведений работодателем, выдача электронного документа) доступны только при активном аккаунте.

Подтверждение личности

Для получения электронного трудового документа через сервис Госуслуг необходимо подтвердить личность. Этот этап состоит из нескольких обязательных действий:

Войдите в личный кабинет, указав логин и пароль.
При первом входе система запросит загрузить скан или фото паспорта РФ и СНИЛС. Форматы файлов - JPG, PNG или PDF, размер не более 5 МБ.
После загрузки будет предложено привязать мобильный номер, указанный в профиле. На него придёт одноразовый код подтверждения, который требуется ввести в соответствующее поле.
При отсутствии привязанного телефона система предложит пройти видеоверификацию: включите камеру, покажите документ и следуйте инструкциям оператора.
После успешного ввода кода или завершения видеосессии система автоматически проверит данные в государственных реестрах. При совпадении сведений статус «Личность подтверждена» будет отображён в личном кабинете.

Подтверждённая личность открывает доступ к формированию и подписанию электронного трудового листа, а также к управлению его статусом. Если один из пунктов не выполнен, процесс будет прерван, и система выдаст точную причину отказа.

Пошаговая инструкция по оформлению электронной трудовой книжки через Госуслуги

Авторизация на портале

Авторизация на портале Госуслуг - первый этап получения доступа к функции электронного трудового паспорта.

Для входа необходимо открыть сайт gosuslugi.ru, нажать кнопку «Войти», ввести логин (ЭНП или телефон) и пароль. После отправки формы система проверяет данные и предлагает один из вариантов подтверждения личности:

ввод кода, полученного СМС;
подтверждение через приложение «Госуслуги»;
использование электронной подписи (КЭП).

Если пользователь ещё не зарегистрирован, следует выполнить процедуру создания учётной записи: указать ФИО, дату рождения, СНИЛС, загрузить скан паспорта и подтвердить контактный номер. После завершения регистрации система автоматически формирует пароль, который требуется сменить при первом входе.

При ошибке ввода пароля доступ к аккаунту блокируется на 5-15 минут; для восстановления используйте ссылку «Забыли пароль?», введите СНИЛС и полученный код.

В случае, когда учётная запись привязана к нескольким способам аутентификации, портал предложит выбрать предпочтительный метод. Выбор двухфакторной защиты повышает безопасность доступа к личному кабинету и к разделу электронного трудового документа.

После успешного прохождения авторизации пользователь попадает в личный кабинет, где можно открыть сервис создания электронного трудового паспорта, загрузить справки и управлять их статусами.

Поиск услуги

Для начала необходимо открыть сайт госуслуг и войти в личный кабинет, используя подтверждённый аккаунт. После авторизации в верхней строке поиска вводится ключевое слово, описывающее требуемую функцию - «электронная трудовая книжка». Система мгновенно выводит список подходящих сервисов.

Далее выбирается пункт «Электронная трудовая книжка», расположенный в результатах. При переходе открывается страница с подробным описанием услуги, кнопкой «Подать заявку» и инструкциями по дальнейшим действиям.

Краткая последовательность действий:

Войдите в личный кабинет на портале госуслуг.
В строке поиска введите «электронная трудовая книжка».
В результатах выберите сервис, соответствующий электронному ведению трудовой книжки.
Откройте страницу услуги и нажмите кнопку подачи заявки.

Эти шаги позволяют быстро найти нужный сервис и приступить к оформлению электронного документа без лишних промежуточных действий.

Заполнение заявления

Персональные данные

Для оформления электронной трудовой книжки в личном кабинете необходимо ввести только те сведения, которые требуются государственному сервису для идентификации и подтверждения статуса работника.

Ключевые персональные данные включают:

Фамилия, имя, отчество;
Дата и место рождения;
СНИЛС и ИНН;
Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ);
Адрес регистрации (по месту жительства);
Электронный адрес и номер телефона, указанные в профиле Госуслуг.

Все указанные сведения проверяются автоматически через единую государственную информационную систему. При вводе данных система проверяет соответствие с базами ФМС, ФСС и налоговой службы, что исключает возможность ошибок и дублирования. После подтверждения личных данных пользователь получает доступ к функции создания и ведения электронного трудового документа, где дальнейшие изменения вносятся только после повторной аутентификации.

Обеспечение конфиденциальности достигается шифрованием передаваемой информации и хранением её в закрытых базах, доступ к которым имеют лишь уполномоченные органы. Пользователь может в любой момент просмотреть и обновить свои данные, соблюдая процедуру подтверждения личности через одноразовый код, отправляемый на зарегистрированный телефон или электронную почту.

Информация о работодателе

Для оформления электронного трудового паспорта в системе «Госуслуги» необходимо предоставить точные сведения о работодателе. Данные вводятся в специальной форме, после чего система автоматически связывает их с реестром юридических лиц.

Обязательная информация о работодателе включает:

Полное наименование организации (в соответствии с уставом);
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
ОГРН (основной государственный регистрационный номер);
Юридический адрес, указанный в учредительных документах;
Телефон и электронная почта, используемые для официальных уведомлений;
Банковские реквизиты, если они требуются для расчётов с сотрудником;
ФИО ответственного лица, уполномоченного подписывать электронные документы.

При вводе данных система проверяет их соответствие официальным реестрам. Если обнаружены несоответствия, система выдаёт сообщение об ошибке и требует корректировки. После подтверждения всех полей пользователь получает возможность завершить процесс создания электронного трудового паспорта.

В качестве подтверждения правомочности работодателя необходимо загрузить скан копии учредительных документов (устав, решение о создании) и сертификат электронной подписи организации. После загрузки и проверки документов система формирует электронный трудовой лист, который автоматически привязывается к профилю сотрудника.

Согласие на обработку данных

Согласие на обработку персональных данных является обязательным элементом регистрации электронного трудового удостоверения в системе государственных онлайн‑услуг. При заполнении формы пользователь подтверждает, что предоставленные сведения (ФИО, паспортные данные, сведения о месте работы) могут использоваться федеральными органами и работодателями исключительно для формирования и ведения электронной трудовой книжки, а также для взаимодействия с другими государственными информационными ресурсами.

Основные условия согласия:

данные собираются только после явного подтверждения пользователем;
обработка ограничивается целями создания, обновления и проверки электронного трудового документа;
информация хранится в защищённом виде в течение срока действия трудового договора и не передаётся третьим лицам без дополнительного согласия;
пользователь имеет право отозвать согласие в любой момент через личный кабинет, что приведёт к блокировке доступа к электронному трудовому удостоверению.

Отказ от предоставления согласия автоматически блокирует возможность оформить электронную трудовую книжку через портал государственных услуг, поскольку без обработки персональных данных система не может подтвердить трудовую историю и выдать соответствующий документ. Поэтому предоставление согласия является необходимым шагом для завершения регистрации.

Проверка и отправка заявления

Для успешного оформления электронного документа о трудовой истории необходимо правильно проверить и отправить заявление.

После входа в личный кабинет на портале государственных услуг откройте сервис «Электронная трудовая книжка». На странице заявки проверьте следующие элементы:

соответствие ФИО и ИНН заявителя;
правильность указания места работы, даты начала и окончания трудового договора;
наличие обязательных приложений (копия трудового договора, справка об увольнении, если требуется);
корректность контактных данных для получения уведомлений.

Если все поля заполнены без ошибок, активируйте кнопку «Проверить». Система автоматически проверит формат данных и наличие обязательных документов. При обнаружении несоответствий появятся подсказки, указывающие на требуемую корректировку.

После устранения замечаний нажмите кнопку «Отправить заявление». Портал сформирует электронный акт‑подтверждение с уникальным номером заявки. Сохраните полученный код или распечатайте страницу с подтверждением - они понадобятся для отслеживания статуса.

Статус заявки можно просматривать в разделе «Мои услуги». При переходе в историю обработки появятся отметки о принятии, проверке и окончательном оформлении электронного трудового документа.

Отслеживание статуса заявления

Отслеживание статуса заявления - ключевой шаг после подачи запроса на электронную трудовую книжку в личном кабинете Госуслуг. После отправки формы система генерирует уникальный номер обращения, который отображается в разделе «Мои заявки». Этот номер необходимо сохранить: он позволяет быстро находить запись в списке заявок.

Для контроля статуса выполните следующие действия:

Откройте личный кабинет на портале государственных услуг.
Перейдите в пункт меню «Заявки и обращения».
Введите номер обращения в поле поиска или выберите его из списка последних запросов.
Ознакомьтесь с текущим статусом:
- «В обработке» - заявление рассматривается специалистами.
- «Одобрено» - документ будет сформирован в течение указанного срока.
- «Отклонено» - в сообщении указаны причины и рекомендации по исправлению.

Если статус изменился, система отправляет уведомление на привязанную электронную почту и в личный кабинет. При необходимости можно добавить комментарий к заявке, уточнив детали или приложив недостающие документы.

Регулярная проверка статуса помогает избежать задержек и своевременно реагировать на запросы службы поддержки. При возникновении вопросов используйте форму обратной связи в том же разделе «Мои заявки».

Возможные проблемы и их решение

Ошибки при заполнении данных

При заполнении формы создания электронного трудового книжки через портал Госуслуг часто возникают типичные ошибки, которые приводят к отказу в обработке заявки.

Первый блок ошибок связан с персональными данными. Неправильный ввод фамилии, имени или отчества (опечатка, лишний пробел) приводит к несоответствию с документами, подтверждающими личность. Ошибки в дате рождения - указание неправильного формата (дд.мм.гггг вместо гггг‑мм‑дд) - также блокируют процесс.

Второй блок касается идентификационных номеров. Неверно указанный ИНН, СНИЛС или номер паспорта (пропуск цифры, лишний символ) приводит к автоматическому отклонению заявки. При вводе серии и номера паспорта необходимо строго соблюдать порядок: серия из четырёх цифр, номер из шести цифр без пробелов.

Третий блок - неправильный выбор или отсутствие обязательных приложений. Отсутствие скана трудовой книжки (или её части), справки о доходах, подтверждения гражданства - типичные причины отказа. Файлы должны быть загружены в поддерживаемом формате (PDF, JPEG) и не превышать установленный размер.

Четвёртый блок - ошибки в согласиях и подтверждениях. Неотмеченные галочки в разделах согласия на обработку персональных данных и согласие с условиями использования сервиса приводят к невалидной заявке. После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку «Подтвердить», иначе запрос считается незавершённым.

Список типичных ошибок:

опечатки в ФИО, дате рождения, ИНН, СНИЛС;
неверный формат или отсутствие серии и номера паспорта;
отсутствие обязательных файлов или их несоответствие требованиям;
незаполненные поля согласий и отсутствие финального подтверждения.

Избежать отказа можно, проверяя каждое поле дважды, используя копию официальных документов для ввода данных и загружая файлы согласно рекомендациям портала. После отправки заявки рекомендуется просмотреть статус через личный кабинет и при необходимости скорректировать указанные ошибки.

Отказ в регистрации электронной трудовой книжки

Отказ в регистрации электронного трудового документа часто связан с несоответствием предъявляемых сведений требованиям системы.

Основные причины отказа:

Ошибки в ФИО, дате рождения или ИНН, указанные в заявке;
Неполный или неверный перечень работодателей, указанный в трудовой истории;
Отсутствие подтверждающих документов (трудовая книжка в бумажном виде, справка о трудоустройстве);
Наличие открытых судебных дел, связанных с трудовыми спорами;
Превышение допустимого количества попыток регистрации за короткий период.

Для устранения отказа необходимо:

Проверить все персональные данные в личном кабинете и исправить несоответствия;
Загрузить скан копий трудовой книжки и трудовых договоров за каждый период занятости;
Убедиться, что у работодателей указаны актуальные регистрационные номера и ИНН;
При наличии судебных разбирательств закрыть их либо предоставить решение суда;
После исправления отправить заявку повторно, соблюдая ограничение по частоте запросов.

Если отказ сохраняется, следует обратиться в службу поддержки через форму обратной связи на портале, приложив скриншот сообщения об отказе и копии всех подтверждающих документов. Специалисты проверят данные, уточнят недостающие сведения и помогут завершить процесс создания электронного трудового документа.

Технические сбои на портале

Технические сбои на портале Госуслуг препятствуют оформлению электронной трудовой книжки.

Отказ сервера - полное недоступность сайта, отсутствие ответа на запросы.
Ошибка авторизации - невозможность входа, неверные сообщения о пароле.
Прерывание передачи данных - обрыв загрузки документов, неполные формы.
Неправильные ответы API - возврат кодов 500, 502, 503, некорректные JSON‑структуры.

Причины

Перегрузка инфраструктуры в часы пик.
Обновление программного обеспечения без полной проверки совместимости.
Атаки типа DDoS, направленные на ухудшение доступности.
Ошибки в конфигурации балансировщиков нагрузки.

Меры пользователя

Очистить кэш браузера и удалить файлы cookie.
Перезапустить браузер в режиме инкогнито.
Проверить соединение через альтернативный провайдер или мобильный интернет.
При повторяющихся ошибках сохранить скриншот и номер запроса, затем обратиться в техподдержку через форму «Обратная связь» или по телефону горячей линии.

Рекомендации администрации

Внедрить автоматическое масштабирование серверов при росте нагрузки.
Проводить регрессионное тестирование перед каждым релизом.
Настроить систему мониторинга с оповещениями о повышенных показателях отклонения запросов.
Обеспечить резервный канал доступа к сервису для критически важных операций.

Своевременное устранение перечисленных сбоев восстанавливает возможность создания и ведения электронной трудовой книжки без прерываний.

Обращение в службу поддержки Госуслуг

Если при попытке оформить электронную трудовую книжку возникли технические проблемы, необходимо обратиться в службу поддержки портала Госуслуг.

Для обращения выполните следующие действия:

Откройте личный кабинет на сайте gosuslugi.ru.
Перейдите в раздел «Помощь» / «Обратная связь».
Выберите тип запроса «Техническая поддержка» и укажите категорию «Электронные документы».
В поле описания кратко укажите проблему: например, «не удаётся загрузить документ», «ошибка при подтверждении данных» или «недоступна функция создания электронного трудового сертификата».
Прикрепите скриншот сообщения об ошибке, если он есть.
Нажмите «Отправить».

После отправки заявки система автоматически сформирует тикет и присвоит номер. Сотрудники поддержки свяжутся по указанному в профиле телефону или электронной почте в течение рабочего дня.

Если требуется ускорить решение, укажите в запросе:

Полные ФИО и ИНН.
Номер личного кабинета.
Точное время появления ошибки.

Контактные каналы: телефон горячей линии 8 800 555‑35 35 (круглосуточно), чат‑бот в личном кабинете и электронная почта [email protected].

Следуя этим инструкциям, вы получите оперативную помощь и сможете завершить процесс создания электронного трудового сертификата.

Использование электронной трудовой книжки

Просмотр сведений о трудовой деятельности

Электронный трудовой документ позволяет в любой момент получить полные сведения о профессиональной истории. На портале государственных услуг для этого предусмотрен отдельный раздел, где пользователь видит список работодателей, даты начала и окончания работы, должности и сведения о начисленных и выплаченных заработных платах.

Для просмотра данных необходимо выполнить три действия:

Войти в личный кабинет, указав логин и пароль от Госуслуг.
Перейти в раздел «Электронный трудовой документ» и выбрать пункт «Сведения о трудовой деятельности».
Открыть интересующий период или конкретный запись, после чего система отобразит подробный перечень всех позиций, указанных в электронном трудовом паспорте.

В интерфейсе доступны фильтры по дате, организации и типу занятости, что ускоряет поиск нужной информации. При необходимости можно скачать отчёт в формате PDF или отправить его на электронную почту, указав в настройках личного кабинета.

Все операции выполняются в защищённом режиме, данные передаются по зашифрованному каналу, что гарантирует конфиденциальность и целостность информации о трудовой истории.

Получение выписки из электронной трудовой книжки

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно непосредственно через личный кабинет на портале государственных услуг. Для этого необходимо выполнить несколько простых действий.

Сначала войдите в личный кабинет, используя подтверждённый пароль и двухфакторную аутентификацию. После входа откройте раздел «Электронный трудовой документ». В этом меню выберите пункт «Запросить выписку». Система предложит указать цель получения (например, трудоустройство, оформление кредита) и срок действия документа.

Далее подтвердите запрос, используя электронную подпись или подтверждение по СМС. После завершения операции система сформирует PDF‑файл с выпиской, который будет доступен в разделе «Мои документы». Вы можете скачать файл, отправить его на электронную почту или распечатать напрямую из личного кабинета.

Важно помнить о следующих требованиях:

Доступ к порталу должен быть активирован, а учётная запись привязана к актуальному номеру телефона.
Электронная подпись должна быть действующей и соответствовать требованиям ФЗ 63.
Запрос выписки ограничен одним разом в сутки; повторный запрос возможен только после 24 часов.

Если при формировании документа возникнут ошибки, используйте функцию «Обратная связь» в личном кабинете или обратитесь в службу поддержки портала. После исправления проблемы запрос можно повторить без дополнительных затрат.

Представление работодателю

Электронную трудовую книжку, оформленную в личном кабинете Госуслуг, необходимо предоставить работодателю для подтверждения трудового стажа и учета кадровых данных. После завершения регистрации и заполнения всех разделов в системе, в личном кабинете появляется ссылка на документ в формате PDF и QR‑код, который служит уникальным идентификатором записи.

Для передачи работодателю выполните следующие действия:

Скачайте PDF‑версию книжки через кнопку «Скачать документ» в разделе «Электронная трудовая книжка».
Скопируйте QR‑код, используя кнопку «Сохранить QR‑код». При необходимости распечатайте его на листе формата А4.
Отправьте PDF‑файл и изображение QR‑кода работодателю по электронной почте или через корпоративный мессенджер. Укажите в письме номер записи в системе Госуслуг и дату её создания.
При личном визите предоставьте оригинал распечатанного PDF‑документа и QR‑код. Работодатель может проверить подлинность, отсканировав код в мобильном приложении Госуслуг или на официальном сайте.

Работодатель подтверждает прием электронного документа подписью в системе, после чего запись автоматически привязывается к его организации. При необходимости работодатель может запросить дополнительные сведения через личный кабинет, используя тот же QR‑код.