Как создать электронную трудовую книжку через Госуслуги

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Преимущества цифрового формата

Электронный трудовой лист, оформляемый через сервис Госуслуги, предоставляет ряд преимуществ, которые делают процесс ведения трудовой истории более эффективным.

Доступность 24 × 7 из любого места с интернет‑соединением; нет необходимости посещать отделения кадров.
Мгновенное обновление записей: изменения в стаже, зарплате и должностях фиксируются в реальном времени.
Защита данных посредством шифрования и двухфакторной аутентификации, что исключает риск подделки бумажных документов.
Автоматическая интеграция с другими государственными сервисами (например, налоговой и пенсионным фондом), упрощает проверку и передачу информации.
Сокращение расходов на печать, хранение и транспортировку бумажных трудовых книжек.
Упрощённый поиск и выгрузка исторических записей в формате PDF или XML для предоставления работодателям и контролирующим органам.

Эти свойства цифрового формата позволяют работникам и работодателям экономить время и ресурсы, повышая надёжность и прозрачность трудовых отношений.

Отличия от бумажной версии

Электронный вариант трудовой книжки, оформляемый через портал государственных услуг, отличается от традиционного бумажного формата рядом конкретных характеристик.

Хранение данных в облаке. Информация доступна из любой точки страны при наличии интернета, без необходимости носить физический документ.
Защита от потери и повреждения. Цифровой файл сохраняется в системе, исключая риск порчи, кражи или случайного уничтожения.
Автоматическое обновление записей. При оформлении нового трудового договора или изменения условий работы данные в системе обновляются мгновенно, без ручного внесения в бумажный журнал.
Упрощённый доступ работодателей. При запросе сведений работодатель получает электронный документ через личный кабинет, что ускоряет процесс проверки.
Сокращение бюрократии. Отпадает необходимость посещать отделы кадров для подачи копий, подписи и заверения оригиналов.

Кроме того, электронная книжка поддерживает цифровую подпись, гарантируя юридическую силу записей. В отличие от бумажного аналога, где каждое изменение требует физического вмешательства, в цифровом формате все операции фиксируются системой автоматически. Это повышает точность данных и упрощает их последующий контроль.

Подготовка к оформлению ЭТК через Госуслуги

Регистрация и подтверждение личности на портале Госуслуг

Подтвержденная учетная запись: зачем она нужна

Подтверждённая учётная запись - обязательный элемент при работе с электронным трудовым книжком в системе государственных услуг.

Идентификация пользователя. После подтверждения привязывается к реальному гражданину, исключается возможность использования чужих данных.
Доступ к персональным документам. Только проверенный аккаунт получает право просматривать, загружать и подписывать электронные записи о трудовой истории.
Юридическая сила операций. Подтверждённые действия фиксируются в системе с указанием конкретного лица, что обеспечивает их законность и признание работодателем и контролирующими органами.
Защита от несанкционированных изменений. Система проверяет каждое действие, требуя подтверждения личности, тем самым предотвращая подделку или удаление записей.

Наличие подтверждённого аккаунта упрощает процесс создания и ведения электронного трудового книжка, гарантирует соответствие требованиям законодательства и обеспечивает надёжную работу сервиса.

Необходимые документы и информация

Для оформления электронного трудового сертификата через сервис «Госуслуги» необходимо собрать определённый пакет документов и сведения.

Ключевые материалы:

Паспорт гражданина РФ (скан первой и второй страниц, а также страницы с пропиской, если она указана в паспорте);
СНИЛС (копия или скан);
ИНН (при наличии);
Трудовая книжка в бумажном виде (скан последней заполненной страницы);
Справка с места текущей работы, подтверждающая наличие действующего трудового договора (PDF‑формат);
Данные о работодателе: полное название организации, ИНН, ОКПО, адрес юридического лица;
Электронный адрес и номер мобильного телефона, привязанные к личному кабинету в системе;
Доступ к личному кабинету «Госуслуги» (логин и пароль) и подтверждение личности через СБП, СМС‑код или электронную подпись.

Дополнительные сведения, ускоряющие процесс:

Номер и дата выдачи паспорта;
Дата рождения;
Сведения о предыдущих местах работы, если требуется их перенос в электронный документ;
При наличии электронной подписи - сертификат и пароль к нему.

Все файлы должны быть отсканированы в читаемом виде, размером не более 5 МБ каждый, в форматах PDF, JPEG или PNG. После загрузки в личный кабинет система проверяет соответствие данных, после чего формирует электронный трудовой документ, доступный в разделе «Мои документы».

Пошаговая инструкция: Оформление ЭТК через Госуслуги

Вход в личный кабинет на Госуслугах

Для получения доступа к сервису, позволяющему оформить электронную трудовую книжку, необходимо войти в личный кабинет на портале Госуслуги.

Откройте сайт gosuslugi.ru в современном браузере.
Нажмите кнопку «Войти в личный кабинет».
Введите номер мобильного телефона, указанный при регистрации, и нажмите «Продолжить».
Получите одноразовый код из SMS‑сообщения, введите его в поле подтверждения.
Установите пароль или используйте уже созданный, подтвердив его ввод.
При необходимости подтвердите вход через приложение «Госуслуги» или электронную подпись.

После успешной аутентификации в кабинете появятся доступные услуги, среди которых - оформление электронной трудовой книжки.

Советы:

Обновляйте браузер до актуальной версии, чтобы избежать проблем с отображением страниц.
Храните пароль в безопасном месте; при утере используйте функцию восстановления через привязанный телефон.
При первом входе включите двухфакторную аутентификацию - это повысит защиту личных данных.

Поиск услуги «Перевод сведений о трудовой деятельности» или аналогичной

Для получения электронного трудового сертификата необходимо найти в личном кабинете сервис, позволяющий перенести сведения о трудовой деятельности в цифровой формат. Процесс поиска выглядит так:

Откройте портал Госуслуги и выполните вход под своей учётной записью.
В строке быстрого поиска введите ключевые слова: «перевод сведений о трудовой деятельности», «перевод трудовой книжки», «электронный трудовой сертификат».
В результатах выберите услугу, содержащую слово «перевод» или «перевод сведений». Описание услуги должно указывать на возможность формирования электронного трудового документа.
Нажмите кнопку «Получить услугу» и следуйте инструкциям: загрузите скан или фото бумажной книжки, укажите работодателя и даты работы, подтвердите личность через ЕСИА.
После проверки данных система сформирует электронный трудовой сертификат, который окажется в разделе «Мои документы» личного кабинета.

Если в результатах не найдено точного названия, используйте альтернативные формулировки: «перевод трудовой книжки в электронный вид», «оформление электронного трудового сертификата». Портал автоматически предложит схожие услуги, из которых можно выбрать нужную. После завершения процедуры электронный документ будет доступен для скачивания и передачи работодателю.

Заполнение заявления: основные поля

Данные о трудовой деятельности

Для формирования электронного трудового удостоверения через портал Госуслуги необходимо предоставить полный набор сведений о трудовой деятельности.

Во-первых, указываются данные о работодателе: название организации, ИНН, ОКПО и адрес. Эти реквизиты позволяют системе автоматически сопоставить запись с официальным реестром юридических лиц.

Во-вторых, фиксируются даты начала и окончания каждого рабочего периода. Точность дат критична, поскольку расчёт стажа и права на социальные выплаты зависят от непрерывности трудового опыта.

В-третьих, перечисляются должности, которые занимал сотрудник, и соответствующие коды ОКДП (Общероссийский классификатор должностей). При необходимости указываются изменения в структуре занятости (переводы, повышения).

В-четвёртых, указывается размер заработной платы и форма её выплаты (на банковскую карту, счёт в банке, наличными). Эта информация используется для подтверждения начислений налогов и страховых взносов.

В-пятых, фиксируются основания прекращения работы: увольнение, сокращение, истечение срока контракта, переход на пенсию и тому подобное. Для каждого случая требуется приложить документ, подтверждающий причину (приказ, соглашение, решение суда).

Для загрузки данных в личный кабинет следует:

открыть раздел «Электронная трудовая книжка»;
выбрать пункт «Добавить запись о трудовой деятельности»;
заполнить поля согласно перечню выше;
прикрепить сканы документов, подтверждающих каждый элемент записи;
подтвердить ввод с помощью электронной подписи или кода, полученного в СМС.

После отправки система проверяет соответствие данных официальным реестрам и, при отсутствии конфликтов, формирует запись в электронном документе. В случае обнаружения ошибок система выдаёт сообщение с указанием конкретного поля, требующего исправления.

Выбор формата ведения трудовой книжки

Выбор формата ведения трудовой книжки определяет порядок оформления служебных записей и взаимодействие с работодателем. При переходе к электронному варианту через портал Госуслуги необходимо сравнить доступные варианты.

Электронный формат - полностью цифровой документ, сохраняемый в личном кабинете пользователя. Регистрация происходит онлайн, подтверждение подписи обеспечивается квалифицированной электронной подписью. Записи вносит работодатель через интегрированную систему, доступ к данным осуществляется в любой момент с любого устройства.
Печатный формат - традиционный бумажный журнал, выдаваемый работодателем. Внесение записей требует физического присутствия, хранение осуществляется в архиве организации. При необходимости перехода к электронному варианту потребуется сканирование и загрузка всех страниц в личный кабинет.
Гибридный формат - одновременно поддерживает бумажные и электронные записи. Работодатель сохраняет оригинал в архиве, а копию размещает в системе Госуслуги. Такой подход упрощает переход для организаций, где часть сотрудников уже использует электронный вариант, а часть - остаётся на бумаге.

При выборе формата учитывайте требования работодателя, наличие квалифицированной подписи и готовность к цифровому документообороту. Электронный вариант ускоряет процесс подтверждения трудового стажа, упрощает проверку данных и исключает риски потери бумажных носителей. Печатный формат сохраняет привычный порядок, но требует дополнительных действий при миграции в цифровую среду. Гибридный подход обеспечивает плавный переход, позволяя постепенно переводить записи в электронный режим.

Проверка и отправка заявления

Проверка и отправка заявления - завершающий этап оформления цифровой трудовой книжки через портал государственных услуг.

Перед отправкой необходимо убедиться, что все поля формы заполнены без ошибок: ФИО, ИНН, дата рождения, номер паспорта, сведения о работодателе. Документы, требуемые к загрузке (скан паспорта, трудовой договор, справка о доходах), должны быть чёткими, в формате PDF или JPEG, размером не более 5 МБ каждый. Система автоматически проверяет наличие обязательных реквизитов; если обнаружены пропуски, появляется сообщение с указанием конкретного поля.

Процедура отправки выглядит так:

Откройте раздел «Электронные трудовые книжки» в личном кабинете.
Выберите пункт «Создать заявление» и загрузите подготовленные файлы.
Нажмите кнопку «Проверить», дождитесь подтверждения корректности данных.
Подтвердите отправку, нажав «Отправить заявление» и согласившись с условиями.
Сохраните полученный номер заявки и QR‑код подтверждения; они понадобятся для отслеживания статуса.

После выполнения всех пунктов система формирует электронный акт о приёме заявления. Через несколько дней статус меняется на «Одобрено», и электронная трудовая книжка появляется в вашем профиле. При возникновении ошибок в проверке система указывает точные причины, позволяя быстро исправить недочёты и повторно отправить запрос.

Статус заявления и дальнейшие действия

Отслеживание хода рассмотрения заявления

Отслеживание хода рассмотрения заявления в личном кабинете Госуслуг происходит автоматически после отправки заявки. Система фиксирует каждый статус и отображает его в реальном времени.

Для контроля процесса необходимо выполнить несколько действий:

Откройте раздел «Электронные документы» в личном кабинете.
Выберите пункт «Электронная трудовая книжка», затем нажмите «Мои заявки».
В списке найдите актуальную заявку; рядом будет указана текущая стадия (например, «На проверке», «Одобрено», «Отклонено»).
При изменении статуса система отправит push‑уведомление на привязанное устройство и разместит запись в журнале действий.

Если статус «Отклонено», откройте подробный комментарий, где указаны причины и рекомендации по исправлению. После корректировок отправьте заявку повторно через тот же интерфейс.

Для дополнительного контроля можно подключить SMS‑оповещение в настройках профиля: система будет информировать о каждом изменении статуса, независимо от входа в личный кабинет. Такой подход позволяет своевременно реагировать на запросы проверяющих органов и ускоряет получение окончательного документа.

Получение уведомлений

Получать уведомления в сервисе Госуслуги при работе с электронным трудовым документом можно без дополнительных настроек. После регистрации в личном кабинете система автоматически формирует сообщения о каждом этапе создания и подтверждения электронного трудового сертификата.

Первый сигнал приходит сразу после подачи заявления. В письме указывается номер заявки, дата её регистрации и ссылка для отслеживания статуса.

Второй тип сообщения появляется, когда заявка переходит в статус «На проверке». В уведомлении содержатся сведения о требуемых дополнительных документах, если они необходимы, и сроки их предоставления.

Третий сигнал фиксирует окончательное решение: «Одобрено» или «Отклонено». При положительном результате в письме указана дата вступления электронного трудового сертификата в силу и инструкция по его использованию. При отклонении указаны причины и рекомендации по исправлению.

Для контроля над получаемой информацией можно включить или отключить отдельные категории сообщений в разделе «Настройки уведомлений»:

заявки и их статусы;
запросы дополнительных документов;
окончательные решения;
напоминания о предстоящих действиях.

Все сообщения доставляются на указанный при регистрации электронный адрес и в личный кабинет в виде push‑уведомлений. При необходимости пользователь может просмотреть полную историю уведомлений в подразделе «Мои сообщения», где каждое письмо привязано к соответствующей заявке.

Таким образом, система гарантирует своевременную информированность о ходе создания электронного трудового сертификата, позволяя быстро реагировать на любые запросы и завершить процесс без задержек.

Что делать в случае отказа или необходимости корректировок

Если заявка отклонена, первым делом проверьте сообщение системы: в нем указана конкретная причина отказа (недостаток документов, некорректные данные, техническая ошибка).

Составьте список недостающих или ошибочных пунктов.
Подготовьте требуемые документы (скан‑копию трудовой книжки, справку о заработной плате, подтверждение личности).
Откорректируйте сведения в личном кабинете - заполните поля заново, загрузите исправленные файлы.

После исправления отправьте заявку повторно. Если система вновь возвращает отказ, используйте форму обратной связи на портале: опишите проблему, приложите скриншот сообщения и копии документов. Оператор свяжется с вами для уточнения деталей.

В случае, когда ошибка возникла из‑за технического сбоя, перезапустите браузер, очистите кэш и попробуйте отправить заявку в другое время. При повторяющихся проблемах обратитесь в службу поддержки Госуслуг по телефону +7 800 555‑35‑35 или посетите ближайший центр обслуживания.

Не откладывайте исправление: отклонённые заявки сохраняются в архиве, но без их корректного статуса электронная трудовая книжка не будет сформирована. Выполняйте шаги последовательно, проверяя каждый пункт перед повторной отправкой.

Дополнительная информация и часто задаваемые вопросы

Когда работодатель переходит на ЭТК

Работодатель переходит на электронную трудовую книжку, когда в его организации появляется возможность оформить персональные данные сотрудников через портал государственных услуг. Такое решение обычно принимается в рамках цифровой трансформации, после получения подтверждения от ФНС о подключении к системе электронных документов.

Переход требует выполнения нескольких обязательных действий:

Регистрация организации в личном кабинете портала;
Подключение к сервису «Электронный архив персональных данных»;
Обучение кадровому персоналу работе с онлайн‑инструментами;
Обновление внутренних регламентов в соответствии с требованиями ФЗ Трудовой кодекс.

После выполнения этих шагов система автоматически генерирует электронные трудовые книжки, привязывает их к личным кабинетам работников и обеспечивает доступ к документам в любой момент через мобильные приложения или веб‑интерфейс.

Переход на электронный формат упрощает процесс оформления, ускоряет передачу данных в Пенсионный фонд и снижает риск утери бумажных носителей. При соблюдении всех технических требований и своевременной загрузке справок о приёме, увольнении и изменении условий труда, электронная трудовая книжка полностью заменяет её бумажный аналог.

Что делать, если утеряна бумажная трудовая книжка

Если бумажная трудовая книжка исчезла, необходимо оформить её замену и перейти к электронному варианту.

Зарегистрировать факт утери в работодателе. Работодатель оформит справку о потере и подпишет заявление о выдаче дубликата.
Обратиться в отдел кадров предприятия, где был выдан оригинал, для получения дубликата. При отсутствии возможности получить дубликат - подготовить заявление о выпуске новой книжки.
Подать заявление в территориальный орган Пенсионного фонда РФ (ПФР) через личный кабинет на портале Госуслуги. В заявке указать данные о потерянной книжке, приложить справку от работодателя и копию паспорта.
После согласования ПФР выдаст новую бумажную трудовую книжку или направит в электронный реестр.
В личном кабинете на портале Госуслуги активировать электронную трудовую книжку: пройти идентификацию, подтвердить личность через СМС или видеоверификацию, согласовать перенос записей из бумажного документа.

Эти действия позволяют восстановить документ и сразу же перейти к удобному электронному формату, обеспечивая сохранность трудовой истории и упрощая взаимодействие с государственными сервисами.

Право на сохранение бумажной трудовой книжки

В России закон гарантирует каждому работнику возможность сохранить бумажную трудовую книжку независимо от наличия её электронного аналога. Право закреплено в Трудовом кодексе и регулируется постановлением Правительства о порядке ведения трудовой книжки.

Сохранение бумажного документа допускается в следующих случаях:

работник требует её в оригинале в любой момент;
работодатель переводит запись в электронную форму, но обязан предоставить бумажный вариант по запросу;
при увольнении работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки, если работник её сохраняет.

Электронная трудовая книжка, оформляемая через портал государственных услуг, не отменяет обязательств работодателя по ведению бумажного реестра. При переходе к цифровому формату работник сохраняет право требовать выдачу бумажной копии без дополнительных условий.

Для реализации права необходимо:

Подать запрос работодателю в письменной форме;
При необходимости обратиться в трудовую инспекцию для контроля соблюдения законодательства;
При отказе работодателя воспользоваться судебной защитой интересов.

Наличие электронного реестра упрощает доступ к сведениям о трудовой истории, но не ограничивает возможность получения оригинального бумажного документа. Работник может одновременно пользоваться электронным сервисом и хранить бумажную трудовую книжку в личных архивах.

Ответственность работодателя и работника

Электронный трудовой документ формируется через официальный портал, и за его корректное ведение отвечают обе стороны трудовых отношений.

Работодатель обязан:

обеспечить регистрацию организации в системе и получение доступа к электронному реестру;
ввести сведения о каждом сотруднике, указав даты начала и окончания трудового договора, должность, условия оплаты;
своевременно фиксировать изменения: перевод, увеличение заработной платы, отпуск, увольнение;
гарантировать сохранность персональных данных, контролировать доступ к учетной записи;
при нарушении требований оформить штрафные санкции, предусмотренные Трудовым кодексом и законодательством о цифровых сервисах.

Работник обязан:

предоставить работодателю достоверные сведения, подтверждающие личность и квалификацию;
регулярно проверять внесённые данные, сообщать об ошибках и изменениях (например, смена фамилии);
подтверждать запись в электронном реестре своей подписью через сервис, используя электронную подпись или ИНН;
сохранять копию подтверждения о регистрации электронного трудового документа для личного архива.

Невыполнение обязательств влечёт административную ответственность: штрафы для организации, приостановку доступа к сервису, а в случае умышленного искажения данных - уголовную ответственность. Соблюдение перечисленных требований гарантирует законность и прозрачность ведения трудовой истории в цифровом формате.