Обязанности работодателя при приеме на работу иностранца
Правовая основа и сроки подачи уведомления
Общие положения
Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином подаётся в рамках обязательного информирования государственных органов о привлечении к работе нерезидентов. Данное действие регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами в сфере миграционного контроля.
Ответственность за оформление возлагается на работодателя. Он обязан подготовить пакет документов, оформить электронную форму и подтвердить подачу через личный кабинет на портале государственных услуг.
Необходимый пакет включает:
- копию трудового договора, подписанного обеими сторонами;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность иностранного работника;
- миграционную карту или разрешение на работу;
- заявление работодателя в электронном виде.
Процедура подачи состоит из следующих шагов:
- вход в личный кабинет на портале госуслуг;
- выбор услуги «Уведомление о трудовом договоре с иностранным гражданином»;
- загрузка подготовленных файлов в указанные поля;
- проверка корректности введённых данных системой;
- подтверждение отправки и получение квитанции с номером заявки.
После успешной отправки система формирует уведомление, которое считается поданным в момент получения подтверждения. Дальнейшее взаимодействие с миграционной службой происходит на основании полученного номера заявки.
Сроки и штрафы за нарушения
Сроки подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги фиксированы законодательством. Уведомление должно быть отправлено в течение 10 рабочих дней со дня подписания договора. Если договор подписан в последний день месяца, срок считается от даты подписания, а не от конца месяца.
Нарушение установленного срока влечёт административную ответственность. Размер штрафа зависит от категории работодателя и длительности просрочки:
- просрочка до 5 дней - штраф 5 000 рублей;
- просрочка от 6 до 10 дней - штраф 10 000 рублей;
- просрочка более 10 дней - штраф 15 000 рублей.
Для юридических лиц, осуществляющих массовый найм, штраф увеличивается на 50 % от указанных сумм. При повторных нарушениях в течение календарного года штраф удваивается.
Если уведомление не подано вовсе, применяется максимальная санкция - штраф 30 000 рублей и возможность приостановления деятельности работодателя до устранения нарушения.
Контроль сроков осуществляется через автоматизированную систему Госуслуг; в случае просрочки система формирует электронное уведомление о необходимости уплаты штрафа. Оплата производится тем же порталом, без обращения в банковские отделения.
Подготовка к оформлению уведомления
Необходимые документы и информация
От работодателя
Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после заключения трудового договора с иностранным гражданином отправить уведомление в Федеральную миграционную службу через личный кабинет на портале Госуслуги.
Для отправки уведомления необходимо выполнить последовательность действий:
- Войти в личный кабинет на Госуслугах, используя идентификацию по СМЭВ или электронную подпись.
- Перейти в раздел «Госуслуги для бизнеса», выбрать услугу «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином».
- Заполнить электронную форму, указав реквизиты работодателя, сведения о работнике (ФИО, гражданство, паспортные данные, номер миграционной карты) и параметры трудового договора (дата начала, должность, режим работы).
- Прикрепить сканированные копии обязательных документов (трудовой договор, копия паспорта иностранца, миграционная карта, согласие на обработку персональных данных).
- Подтвердить отправку электронной подписью и сохранить подтверждающий документ (квитанцию с номером заявки).
Требуемый пакет документов включает:
- Трудовой договор, подписанный обеими сторонами.
- Копию паспорта иностранного гражданина (страница с личными данными).
- Миграционную карту (разрешение на работу).
- Согласие работника на обработку персональных данных.
После отправки система автоматически формирует номер заявки, который необходимо фиксировать в бухгалтерском учете и предоставлять в случае проверки. Ошибки в заполнении полей или отсутствие подписи приводят к отклонению заявки и требуют повторного обращения.
Контроль за своевременным уведомлением входит в обязанности отдела кадров; несоблюдение сроков влечёт административную ответственность для организации.
От иностранного гражданина
Иностранный гражданин, заключающий трудовой договор с российским работодателем, обязан подать уведомление о его заключении через личный кабинет на портале государственных услуг. Уведомление подается от имени работника, поэтому все указанные сведения должны соответствовать паспортным данным и миграционной карте.
Для подачи уведомления необходимо выполнить следующие действия:
- Войти в личный кабинет на Госуслугах, используя подтверждённый аккаунт.
- Выбрать услугу «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином».
- Заполнить форму, указав:
- ФИО в точности, как в загранпаспорте.
- Серийный номер и дату выдачи заграничного паспорта.
- ИНН (если получен) или СНИЛС.
- Данные миграционной карты (номер, дата регистрации).
- Сведения о работодателе: наименование, ОГРН, ИНН, адрес.
- Дату и срок действия трудового договора.
- Прикрепить сканированные копии:
- Заграничного паспорта (страницы с личными данными и визой/разрешением).
- Миграционной карты (разделы 2‑4).
- Трудового договора, подписанного обеими сторонами.
- Подтвердить подачу уведомления с помощью электронной подписи или подтверждения по СМС.
- Сохранить полученный контрольный номер и распечатать подтверждение для работодателя.
После отправки система автоматически проверит корректность введённых данных и наличие обязательных документов. При отсутствии ошибок уведомление считается принятой, и статус будет отображён в личном кабинете. Работодатель обязан сохранить копию подтверждения и предоставить её в отдел кадров для дальнейшего оформления разрешения на работу.
Создание учетной записи на Госуслугах
Регистрация и подтверждение личности
Для подачи уведомления о трудовом договоре с иностранным гражданином через портал Госуслуги первым шагом является создание личного кабинета. Регистрация требует указания действующего российского телефона и адреса электронной почты, после чего система отправляет код подтверждения. Ввод кода завершает создание аккаунта и открывает доступ к сервису.
Дальше необходимо привязать документ, удостоверяющий личность заявителя. При работе с иностранным сотрудником система принимает следующие варианты:
- российский паспорт гражданина РФ;
- заграничный паспорт с отметкой о регистрации по месту жительства в России;
- удостоверение личности, выданное органами миграционной службы.
Каждый документ сканируется в формате PDF или JPG, после чего загружается в личный кабинет. Система автоматически проверяет соответствие данных в документе и в регистрационной форме. При несоответствии появляется сообщение об ошибке, требующее исправления.
Для подтверждения личности иностранного гражданина требуется загрузить его миграционную карту (ВНЖ) или разрешение на работу, а также копию заграничного паспорта. После загрузки система сверяет данные с базой МВД и ФМС. При успешной проверке статус «Личность подтверждена» появляется в карточке сотрудника.
Завершив регистрацию и подтверждение личности, пользователь переходит к формированию уведомления. Все введённые данные сохраняются в истории кабинета, что обеспечивает возможность повторного использования при оформлении аналогичных договоров.
Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) необходимо для подачи электронного уведомления о трудовом договоре с иностранным работником через портал Госуслуги. КЭП гарантирует юридическую силу загружаемых документов и их неизменность.
Для получения КЭП выполните последовательность действий:
- Выберите аккредитованного поставщика сертификатов (например, «Т‑Капитал», «Калуга Астрал» и другое.).
- Подготовьте пакет документов: паспорт гражданина РФ, ИНН, СНИЛС, справку о регистрации по месту жительства, заявление о выпуске сертификата.
- Подайте заявление в личном кабинете поставщика либо посетите его офис.
- Пройдите идентификацию личности (проверка оригиналов документов, биометрия).
- Получите сертификат в виде файла (PKCS#12) и одноразовый пароль для доступа к закрытому ключу.
- Установите сертификат в доверенное хранилище операционной системы или в специальное программное обеспечение (например, CryptoPro).
Требования к сертификату: соответствие требованиям ФЭДО, срок действия не менее одного года, поддержка алгоритмов ГОСТ‑Р 34.10‑2012 и ГОСТ‑Р 34.11‑2012.
После установки КЭП в системе Госуслуг откройте раздел «Трудовые отношения с иностранными гражданами», загрузите форму уведомления и подпишите её электронной подписью. Подпись автоматически проставит метку времени и подтверждение подлинности.
Для сохранения возможности подписи рекомендуется:
- Хранить резервную копию сертификата и пароля в защищённом месте.
- Регулярно обновлять сертификат до окончания срока действия.
- Ограничить доступ к компьютеру, где установлен закрытый ключ.
Эти меры обеспечивают беспрепятственное оформление уведомления о трудовом договоре с иностранным сотрудником через электронный сервис.
Пошаговая инструкция по оформлению уведомления на Госуслугах
Вход в личный кабинет и выбор услуги
Для доступа к сервису необходимо открыть портал Госуслуг и выполнить вход в личный кабинет. Вводятся телефон, пароль или используется электронный ключ; после подтверждения личности система предоставляет доступ к перечню доступных услуг.
Внутри кабинета выбирается пункт «Услуги» → «Труд и занятость». Среди предложенных вариантов находится сервис, посвящённый уведомлению о заключении трудового договора с иностранным гражданином. Нажатие на название открывает форму подачи.
Дальнейшие действия:
- Указать тип уведомления - «заключение трудового договора с иностранным гражданином».
- Ввести данные работодателя и работника (ФИО, ИНН, паспортные данные, сведения о работе).
- Прикрепить скан копий документов (договор, разрешение на работу, подтверждение квалификации).
- Проверить заполненные поля и подтвердить отправку через кнопку «Отправить».
- Сохранить полученный номер заявки для отслеживания статуса.
Заполнение формы уведомления
Сведения о работодателе
Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуги необходимо предоставить полные и достоверные сведения о работодателе.
В разделе «Работодатель» указываются следующие данные:
- Полное наименование организации (сокращённое, если оно официально зарегистрировано).
- ИНН и ОГРН, подтверждающие юридический статус.
- Адрес юридического лица в соответствии с регистрационными документами.
- Банковские реквизиты: номер расчётного счёта, БИК, название банка.
- Контактный телефон и электронная почта, используемые для официальной переписки.
- ФИО руководителя, его должность и идентификационный номер (если предусмотрено законодательством).
Все указанные сведения должны соответствовать сведениям, указанным в учредительных документах и в Едином государственном реестре юридических лиц.
При вводе данных система проверяет их на совпадение с официальными источниками. Ошибки в ИНН, ОГРН или адресе приводят к отклонению заявки, поэтому рекомендуется заранее проверить актуальность информации в ФНС и на официальном сайте организации.
После заполнения раздела «Работодатель» сохраняете введённые данные и переходите к следующему шагу - указанию сведений о сотруднике и условиях трудового договора.
Точность и полнота сведений о работодателе гарантируют быструю обработку уведомления и отсутствие дополнительных запросов от контролирующих органов.
Сведения об иностранном гражданине
Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо предоставить точные и полные сведения об иностранном гражданине. Ошибки в этих данных приводят к отказу в регистрации и задержкам в оформлении.
- Фамилия, имя, отчество (при наличии) в точном написании, как указано в документе, удостоверяющем личность.
- Дата и место рождения.
- Гражданство (страна) и, при наличии, двойное гражданство.
- Серия, номер, дата выдачи и орган, выдавший заграничный паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в стране гражданства, если он присвоен, либо аналогичный код в РФ (СНИЛС) при наличии.
- Адрес регистрации или фактического проживания за пределами России, указанный в миграционной карте или видеовизитке.
- Сведения о наличии разрешения на работу в РФ (виза, разрешение, карта временного пребывания) с указанием срока действия.
Все данные вводятся в соответствующие поля формы уведомления. При загрузке сканов документов следует использовать форматы PDF или JPG, размер файла не более 5 МБ, изображение должно быть четким и полностью читаемым. После ввода система автоматически проверяет соответствие значений требованиям миграционного законодательства; при несоответствиях появляется сообщение об ошибке, которое необходимо исправить до отправки.
Рекомендуется заранее подготовить электронные копии всех документов, проверить правильность транслитерации фамилии и имени, а также убедиться, что даты указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ. При соблюдении этих требований уведомление проходит проверку без задержек, а трудовой договор с иностранным сотрудником оформляется в установленные сроки.
Данные трудового договора
Для подачи уведомления о заключённом трудовом договоре с иностранным гражданином через портал Госуслуги необходимо указать конкретные сведения о договоре.
Внутри формы обязательны следующие данные:
- номер договора и дата его подписания;
- полные ФИО обеих сторон, включая паспортные данные иностранного работника и ИНН работодателя;
- адрес места работы, указанный в договоре;
- наименование должности, уровень квалификации и перечень основных обязанностей;
- размер заработной платы, порядок её выплаты и условия премирования;
- режим рабочего времени, включая график, продолжительность и особенности (сменный, удалённый и тому подобное.);
- срок действия договора (бессрочный или определённый) и дата начала работы;
- сведения о разрешении на работу иностранца (виза, разрешение, миграционная карта).
Кроме указанных полей требуется загрузить сканы или фотографии подтверждающих документов: копию трудового договора, паспорт иностранного гражданина, документ, подтверждающий право на работу, а также свидетельство о регистрации юридического лица.
Все данные вводятся без пропусков, проверяются системой автоматически. После подтверждения правильности информации система формирует электронный акт уведомления, который сохраняется в личном кабинете пользователя.
Прикрепление подтверждающих документов
При отправке уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо приложить все требуемые подтверждающие документы, иначе заявка будет отклонена.
Для оформления требуются следующие файлы:
- копия паспорта иностранного гражданина;
- копия визы или вида на жительство;
- оригинал или копия трудового договора;
- выписка из реестра иностранных граждан (если требуется);
- подтверждение оплаты государственной пошлины (квитанция).
Загрузка осуществляется в личном кабинете: выбираете пункт «Прикрепить документы», нажимаете кнопку «Добавить файл», выбираете файл на компьютере и подтверждаете загрузку. После каждого добавления система отображает статус «Успешно загружено».
Требования к файлам: формат PDF, JPEG или PNG; размер не превышает 5 МБ; изображение должно быть четким, без обрезки текста. Перед загрузкой проверяете, что все страницы видны и подписи читаемы. После завершения загрузки нажимаете «Отправить заявку», система автоматически проверит соответствие форматов и размеров. Если проверка прошла успешно, уведомление считается поданным.
Проверка и отправка уведомления
После заполнения формы уведомления необходимо убедиться в точности всех указанных сведений. Ошибки в ФИО, дате рождения, серии и номере паспорта могут привести к отклонению заявки.
Проверка и отправка уведомления выполняются в несколько последовательных шагов:
- Сверка личных данных: сравните введённые данные с копией паспорта и миграционной карты; исправьте несоответствия.
- Контроль реквизитов работодателя: проверьте ИНН, ОКПО, банковские реквизиты; убедитесь, что они совпадают с данными, указанными в трудовом договоре.
- Прикрепление обязательных документов: загрузите скан копий договора, разрешения на работу и согласия сторон; файлы должны соответствовать требованиям формата и размера.
- Подтверждение соответствия требованиям: система автоматически проверит наличие всех обязательных полей; при появлении предупреждений устраните их до продолжения.
- Отправка уведомления: нажмите кнопку «Отправить». После отправки появится номер заявки и QR‑код для отслеживания статуса.
- Получение подтверждения: в личном кабинете появится сообщение о принятии уведомления; сохраните копию подтверждения и номер заявки для последующего контроля.
Тщательная проверка на каждом этапе гарантирует безошибочную отправку уведомления и ускоряет процесс регистрации трудового договора с иностранным гражданином.
Отслеживание статуса уведомления и дальнейшие действия
Получение результата
После отправки уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуги система формирует окончательный результат, доступный в личном кабинете пользователя.
Полученный результат представляет собой электронный документ, подтверждающий регистрацию уведомления. В личном кабинете отображается статус «Завершено», доступен файл в формате PDF и ссылка для скачивания. При необходимости система отправляет сообщение на привязанную электронную почту.
Для получения результата выполните следующие действия:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Мои заявления».
- Откройте запись с указанием даты и номера уведомления.
- Нажмите кнопку «Скачать результат» или «Просмотреть документ».
Если статус остаётся «В обработке» более 48 часов, откройте раздел «Поддержка», выберите тип обращения «Трудовые отношения» и опишите ситуацию. Служба поддержки предоставит информацию о причинах задержки и дальнейшие шаги.
Возможные причины отказа и порядок их устранения
Оформление уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги часто приводит к отказу из‑за типовых ошибок в документе и в данных заявителя.
Основные причины отказа
- Неправильный тип договора (указан обычный трудовой, а требуется договор с иностранным гражданином).
- Ошибки в персональных данных иностранца (нет действующего миграционного сертификата, неверный номер паспорта).
- Отсутствие подтверждения наличия разрешения на работу (отсутствует копия разрешения или она просрочена).
- Неполный пакет документов (не приложены копии визы, миграционной карты, трудовой книжки).
- Несоответствие кода ОКВЭД заявляемой деятельности требуемому для найма иностранных граждан.
Как устранить проблемы
- Выберите в сервисе форму, специально предназначенную для уведомления о трудовом договоре с иностранным гражданином.
- Проверьте каждое поле: сравните данные в паспорте и миграционной карте, укажите точные номера и даты.
- Прикрепите актуальные копии всех обязательных документов: разрешение на работу, визу, миграционную карту, подтверждение квалификации.
- Убедитесь, что ОКВЭД соответствует перечню видов деятельности, разрешённых для привлечения иностранных работников.
- Перед отправкой воспользуйтесь проверкой «Предпросмотр», исправьте отмеченные несоответствия, сохраните черновик и только после полной уверенности в корректности данных нажмите «Отправить».
Тщательное соблюдение перечисленных пунктов устраняет типичные причины отказа и обеспечивает успешную подачу уведомления через Госуслуги.
Хранение документов
Документы, связанные с подачей уведомления о трудовом договоре с иностранным сотрудником через портал Госуслуги, должны храниться в соответствии с требованиями трудового законодательства и закона о персональных данных.
- копия трудового договора;
- копия паспорта и миграционной карты сотрудника;
- разрешение на работу (если требуется);
- заполненная форма уведомления;
- подтверждение отправки (квитанция, электронный чек);
- переписка с контролирующими органами.
Электронные версии сохраняются в личном кабинете на Госуслугах в формате PDF, подписанные электронной подписью. Оригиналы и копии размещаются в архиве организации в течение трёх лет после окончания действия договора.
Для защиты информации применяется двухфакторная аутентификация, шифрование хранилища и ограничение доступа только уполномоченным сотрудникам. Регулярные резервные копии копируются на отдельный носитель и проверяются на целостность.
Система архивирования должна обеспечивать быстрый поиск по дате, типу документа и сотруднику. При проверке контролирующими органами документы предоставляются в оригинальном виде или в виде подтверждённой электронной копии.