Как оформить трудовую книжку через портал Госуслуг

Подготовка к оформлению электронной трудовой книжки

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина в единой государственной системе. Данные о местах работы, должностях, стаже и видах оплаты записываются в реальном времени, а доступ к записи предоставляется через персональный кабинет на официальном портале государственных услуг.

Ключевые характеристики электронного формата:

хранение в зашифрованном виде, защита от несанкционированного доступа;
возможность мгновенного обновления информации работодателем;
проверка подлинности записей через электронную подпись;
интеграция с другими сервисами госпортала, упрощающая получение справок и подтверждений.

Пользователь получает полный контроль над своей трудовой историей, может просматривать и скачивать сведения в любой момент, а также подтверждать их в государственных и частных организациях без бумажных носителей. Такое решение ускоряет процесс оформления, снижает риск потери документов и повышает прозрачность трудовых отношений.

Преимущества электронной трудовой книжки для работника

Электронная трудовая книжка упрощает взаимодействие сотрудника с работодателем и государственными сервисами. Данные о трудовой истории находятся в едином цифровом реестре, к которому можно обратиться в любой момент, не выходя из дома.

мгновенный доступ к сведениям через личный кабинет на портале государственных услуг;
отсутствие риска потери бумаги при переезде, увольнении или стирании;
автоматическое обновление записей после каждого изменения статуса занятости;
возможность просматривать и скачивать документы в формате PDF для предоставления в любые организации;
система уведомлений о предстоящих изменениях и требуемых действиях, что исключает пропуск важных сроков;
интеграция с бухгалтерскими и кадровыми системами работодателя, позволяющая избежать двойного ввода данных.

Электронный формат устраняет необходимость посещать отделения занятости, ускоряет процесс подтверждения стажа и обеспечивает надёжную защиту персональных данных. Использование цифровой трудовой книжки - практичное решение для современного работника.

Необходимые условия для оформления

Наличие подтвержденной учетной записи на Госуслугах

Наличие подтверждённой учётной записи на портале Госуслуг - обязательное условие для подачи онлайн‑запроса по оформлению трудовой книжки. Без завершённой верификации невозможно воспользоваться сервисом «Трудовая книжка», загрузить необходимые документы и получить электронный статус заявки.

Для получения подтверждённого аккаунта выполните последовательные действия:

Зарегистрируйтесь на Госуслугах, указав действующий номер мобильного телефона и адрес электронной почты.
Подтвердите телефон - введите полученный код в соответствующее поле.
Подтвердите электронную почту - перейдите по ссылке из письма‑уведомления.
Пройдите идентификацию личности: загрузите скан или фото паспорта и сделайте селфи с документом. Система проверит совпадение данных.
При необходимости привяжите банковскую карту - это ускорит оплату государственных услуг.

После завершения всех пунктов ваш профиль считается проверенным. В личном кабинете появляется раздел «Трудовая книжка», где можно оформить заявку, загрузить сведения о работодателе и отслеживать статус обработки. Доступ к сервису открывается только после успешной верификации, поэтому каждый из перечисленных шагов необходимо выполнить без пропусков.

Сведения о предыдущих местах работы

Для оформления трудовой книжки через личный кабинет на портале государственных услуг необходимо ввести сведения о предыдущих местах работы. Эта информация фиксирует ваш профессиональный путь и используется при выдаче официального документа.

В разделе «История трудовой деятельности» указываются следующие данные о каждом месте работы:

Наименование организации (полное официальное название);
ИНН или ОГРН работодателя (при наличии);
Дата начала работы (день, месяц, год);
Дата окончания работы (если трудовой договор завершён);
Должность, на которой вы работали;
Трудовой код или код ОКТМО (для уточнения места работы);
Данные о порядке увольнения (по собственному желанию, по сокращению и тому подобное.).

После заполнения полей система проверяет корректность дат и соответствие форматов. Если проверка пройдена, нажимаете кнопку «Сохранить» и переходите к следующему пункту заявки.

Типичные ошибки:

Неправильный порядок ввода дат (начальная дата позже конечной) - система отклонит запись.
Отклонения в названии организации от официального реестра - требуется уточнить данные в справочнике.
Пропуск обязательного поля «Трудовой код» - запись будет неполной и не будет принята.

Устранение этих недочётов гарантирует успешную загрузку сведений о прошлых местах работы и ускорит процесс получения трудовой книжки в электронном виде.

Пошаговая инструкция по оформлению

Авторизация на портале Госуслуг

Для работы с электронным сервисом по оформлению трудовой книжки необходимо пройти авторизацию на портале государственных услуг.

Для входа выполните последовательность действий:

Откройте сайт госуслуг в поддерживаемом браузере.
Нажмите кнопку «Войти».
Введите зарегистрированный номер телефона или логин и пароль.
Подтвердите ввод одноразочным кодом, полученным по SMS или в мобильном приложении.
При первом входе задайте вопрос для восстановления доступа и укажите резервный адрес электронной почты.

После успешного входа появятся личный кабинет и список доступных сервисов, среди которых - оформление и обновление трудовой книжки. В личном кабинете можно загрузить сканированные документы, проверить статус заявки и получить электронные справки.

Для стабильной работы рекомендуется:

Обновлять браузер до последней версии;
Отключать блокировщики рекламы и скриптов, мешающие загрузке страниц;
Хранить пароль в надёжном менеджере паролей.

Эти шаги обеспечивают быстрый и безопасный доступ к сервису, позволяя оформить трудовую книжку полностью онлайн.

Поиск услуги

Раздел «Работа и занятость»

Раздел «Работа и занятость» на портале Госуслуг объединяет сервисы, связанные с трудовой книжкой, официальным трудоустройством и подтверждением стажа. Через этот раздел пользователь получает доступ к онлайн‑оформлению записи о приёме на работу, увольнении и изменении условий труда без посещения работодателя.

Для оформления записи в трудовой книжке необходимо выполнить следующие действия:

Авторизоваться в личном кабинете Госуслуг.
Выбрать пункт «Работа и занятость», затем «Оформление записи в трудовой книжке».
Заполнить электронную форму: указать работодателя, дату начала (или окончания) трудовых отношений, должность, основание изменения.
Прикрепить документ, подтверждающий право работодателя вносить запись (договор, приказ, справку).
Подтвердить заявку электронной подписью или подтверждением через СМС.
Дождаться проверки данных службой поддержки; в случае одобрения запись будет автоматически внесена в электронную трудовую книжку.

Сервис сохраняет все введённые сведения в личном кабинете, обеспечивает возможность скачивания справок о трудовом стаже и ускоряет процесс получения официальных подтверждений для банков, учебных заведений и государственных органов.

Запрос «Выписка из электронной трудовой книжки»

Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо выполнить запрос через личный кабинет на портале государственных услуг.

Сначала авторизуйтесь в системе, используя единую учетную запись (ЕСИА). После входа откройте раздел «Электронные услуги» и найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

Далее выполните следующие действия:

Укажите цель получения выписки (например, при трудоустройстве, оформлении кредита);
Выберите период, за который требуется информация (весь период работы или конкретные даты);
Установите формат документа (PDF или XML);
Подтвердите запрос, согласившись с условиями обработки персональных данных.

Система автоматически сформирует документ, который будет доступен для скачивания в личном кабинете в течение нескольких минут. При необходимости распечатайте выписку или отправьте её в электронном виде по требуемому адресу.

Для успешного завершения процесса проверьте, что в личном кабинете указаны актуальные сведения о работодателях и должностях. Если данные устарели, обновите их через соответствующий запрос «Изменение записи в электронной трудовой книжке». После исправления повторите запрос выписки.

Заполнение заявления

Проверка персональных данных

Для успешного оформления трудовой книжки в системе Госуслуг первым критическим этапом является проверка вводимых персональных данных. Ошибки в этом пункте блокируют дальнейшее движение заявки.

При вводе данных следует убедиться в следующем:

ФИО указано полностью, без пропусков и с правильным порядком (фамилия, имя, отчество).
Дата рождения совпадает с данными, указанными в паспорте; формат даты - ДД.ММ.ГГГГ.
Серия и номер паспорта введены без пробелов и ошибок; в поле «Код подразделения» указать точный код, указанный в документе.
ИНН и СНИЛС (если требуются) соответствуют официальным записям; их проверка производится через ссылки, предоставленные в личном кабинете.
Адрес регистрации (прописка) введён полностью, включая индекс, улицу, дом и корпус.

После ввода система автоматически сравнивает введённые сведения с базами государственных реестров. Если обнаружено расхождение, появляется уведомление с указанием конкретного поля, требующего коррекции. Важно сразу исправить ошибку, иначе процесс будет остановлен.

Для ускорения проверки рекомендуется предварительно открыть электронные копии паспорта, СНИЛС и ИНН, чтобы скопировать данные без ручного набора. При наличии нескольких документов (например, замена имени после брака) необходимо загрузить все актуальные версии, иначе система будет считать данные неполными.

Завершив проверку и получив подтверждение от системы о корректности всех полей, можно переходить к следующему шагу - загрузке скана трудовой книжки и оформлению заявления. Правильность персональных данных гарантирует беспрепятственное движение заявки в онлайн‑сервисе.

Указание периода запроса

Указание периода запроса - обязательный шаг при оформлении записи в трудовой книжке через портал Госуслуг. Система требует точного указания начала и окончания интересующего периода, иначе запрос будет отклонён.

Для корректного ввода данных следует:

выбрать формат даты «дд.мм.гггг»;
задать начальную дату, не превышающую дату последнего внесённого изменения;
установить конечную дату, не более текущей даты;
проверять, чтобы интервал не превышал 5 лет (лимит, установленный сервисом).

После ввода дат нажмите кнопку «Сформировать запрос». Портал проверит соответствие диапазона правилам и сформирует список записей, доступных к скачиванию или печати. Если система обнаружит несоответствие, появится сообщение с указанием ошибки; исправьте даты и повторите запрос.

При работе с несколькими запросами удобно сохранять шаблоны часто используемых периодов в личном кабинете. Это ускорит процесс и исключит риск ввода неверных дат.

Получение сведений об электронной трудовой книжке

Отслеживание статуса запроса

Отправив запрос на оформление трудовой книжки через онлайн‑сервис Госуслуг, пользователь получает возможность контролировать процесс в личном кабинете. После подтверждения подачи система формирует уникальный номер заявки, который отображается в разделе «Мои услуги». Этот номер служит ключом для отслеживания текущего статуса.

Для мониторинга статуса следует выполнить следующие действия:

Откройте личный кабинет на портале Госуслуг.
Перейдите в пункт меню «Заявки и услуги».
Найдите нужную заявку по номеру или дате подачи.
Нажмите «Подробнее» - откроется окно с последовательностью этапов: «Принята», «На рассмотрении», «Одобрена», «Готова к выдаче».

Система автоматически отправляет SMS‑сообщение и электронное уведомление при изменении статуса. При отсутствии обновлений в течение 10‑15 рабочих дней рекомендуется связаться со службой поддержки через форму обратной связи или телефон горячей линии, указав номер заявки.

Если статус «Одобрена», в личном кабинете появляется ссылка для скачивания цифровой версии трудовой книжки или инструкций по получению бумажного экземпляра в отделении МФЦ. При статусе «Отказ» в комментариях указывается причина, и пользователь может подать исправленную заявку, устранив указанные недостатки.

Просмотр и сохранение выписки

Для получения выписки из трудовой книжки на портале Госуслуг необходимо выполнить несколько простых действий.

Войдите в личный кабинет, используя подтверждённый аккаунт.
В меню «Мои услуги» выберите раздел, связанный с трудовой книжкой.
Нажмите кнопку «Просмотр выписки», система сформирует документ с указанием всех записей о трудовой деятельности.
В окне просмотра нажмите «Сохранить как PDF», файл будет загружен на ваш компьютер или в облачное хранилище, привязанное к аккаунту.

Сохранённый документ можно распечатать, отправить работодателю или приложить к заявлению о получении новых услуг, связанных с трудовой книжкой. При необходимости повторного доступа к выписке достаточно зайти в «Историю операций» и открыть ранее сохранённый файл.

Действия после получения выписки

Проверка информации в электронной трудовой книжке

Проверка данных в электронной трудовой книжке - обязательный этап при работе с сервисом Госуслуги.

Войдите в личный кабинет на портале, используя подтверждённые учетные данные.
Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
Откройте карточку текущей записи и сравните отображённые сведения с оригинальными документами.

Ключевые пункты, требующие контроля:

ФИО, дата и место рождения.
Серия и номер паспорта, СНИЛС.
Наименование работодателя, ИНН организации.
Даты начала и окончания трудового договора.
Должность, основание прекращения работы (увольнение, согласие сторон и прочее.).

При обнаружении несоответствия используйте кнопку «Сообщить об ошибке» в интерфейсе. В запросе укажите конкретный пункт, приложите скан копий подтверждающих документов и отправьте заявку. После обработки заявка появится в журнале статуса, где можно отследить её решение.

После подтверждения исправления проверьте запись ещё раз, убедившись, что все данные совпадают с бумажными документами. Дальнейшее использование электронной трудовой книжки будет корректным.

Куда обращаться в случае обнаружения ошибок

Если в процессе оформления трудовой книжки через портал Госуслуг выявлены ошибки, необходимо действовать оперативно, чтобы исправить данные и избежать последствий для трудовой истории.

Первый шаг - обращение в службу поддержки Госуслуг. Связаться можно по телефону +7 800 555‑35‑35, через онлайн‑чат на официальном сайте или отправив запрос в личный кабинет. Оператор проверит статус заявки, уточнит характер ошибки и даст рекомендации по дальнейшим действиям.

Если ошибка связана с данными, внесёнными работодателем, следует обратиться к представителю организации‑работодателя. Требуется предоставить копию сообщения из личного кабинета и попросить работодателя внести корректировку через его личный кабинет или подать заявление в отдел кадров.

В случае, когда ошибка относится к государственному реестру или возникла в результате технического сбоя, обращаемся в:

Многофункциональный центр (МФЦ) по месту жительства;
Отдел по работе с персональными данными в территориальном органе Пенсионного фонда РФ;
Департамент государственного контроля и надзора в сфере труда (при необходимости).

Для обращения в МФЦ подготовьте:

Паспорт гражданина РФ;
СНИЛС;
Снимок экрана с ошибкой из личного кабинета;
Письменный запрос с описанием проблемы.

В отделе Пенсионного фонда предоставьте те же документы плюс копию трудовой книжки, если она уже существует. Департамент контроля требует официальное письмо с указанием номера заявки, даты подачи и конкретного несоответствия.

После подачи заявления контролирующий орган фиксирует запрос, проверяет достоверность данных и вносит исправления в реестр. О результатах информируют через личный кабинет или по телефону. При отсутствии реакции в течение 30 дней рекомендуется повторно написать запрос с указанием номера предыдущего обращения.

Часто задаваемые вопросы об электронной трудовой книжке

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка вводится как обязательный документ, но закон допускает хранение бумажного варианта при желании работника.

Федеральный закон «О трудовых книжках» разрешает сотруднику потребовать бумажную форму, если он не согласен с электронным форматом. Работодатель обязан выдать бумажный экземпляр после получения официального запроса.

Для подачи запроса необходимо:

зайти в личный кабинет на портале государственных услуг;
выбрать услугу «Отказ от электронной трудовой книжки»;
заполнить форму, указав причину отказа (например, необходимость предъявления оригинала в другой организации);
приложить скан копии паспорта и, при наличии, подтверждающий документ (приказ о переводе, судовое решение и тому подобное.);
отправить заявку и дождаться подтверждения от работодателя.

Работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 5 рабочих дней и оформить бумажную трудовую книжку в течение следующего месяца. Отказ может быть отклонён лишь в случае, если работник не предоставил требуемые документы или если отказ нарушает интересы работодателя, предусмотренные законом.

Бумажный документ сохраняет все записи, внесённые в электронную систему, и может использоваться для подтверждения стажа при трудоустройстве, получении пенсии или прохождении аттестаций. При этом электронная запись остаётся в базе данных, что обеспечивает доступ к информации для государственных органов.

Таким образом, отказ от электронного формата возможен, но требует официального обращения через Госуслуги и соблюдения установленных сроков.

Что делать при смене работы

При смене места работы необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке, используя электронный сервис государственных услуг.

Сначала зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет на портале Госуслуг. Убедитесь, что профиль подтверждён: добавьте СНИЛС, ИНН и паспортные данные, загрузив сканы документов.

Далее найдите услугу «Оформление записи в трудовой книжке при переходе к новому работодателю». Нажмите «Подать заявление» и заполните обязательные поля: ФИО, текущий и новый работодатели, даты увольнения и трудоустройства, номер трудовой книжки. При необходимости приложите копию приказа о приёме на работу и справку об увольнении.

После отправки заявления система проверит данные и сформирует электронный документ. Получив уведомление о готовности, скачайте файл и отправьте его в отдел кадров нового предприятия. Работодатель обязан подтвердить запись в электронном виде.

Закончите процесс, подтвердив завершение операции в личном кабинете. После этого в системе появится статус «Запись выполнена», а электронная версия трудовой книжки будет обновлена.

Кратко, последовательность действий:

Авторизация в личном кабинете Госуслуг.
Подача заявления на запись при смене работы.
Прикрепление необходимых справок и приказов.
Получение и передача электронного документа работодателю.
Подтверждение выполнения операции.

Следуя этим шагам, вы гарантируете корректное оформление записи без посещения государственных органов.

Как работодатель получает доступ к данным

Работодатель получает доступ к сведениям о трудовой книжке через личный кабинет на портале государственных услуг. Для этого необходимо выполнить несколько чётких действий.

Зарегистрировать юридическое лицо в системе, указав ИНН и ОГРН.
Подтвердить полномочия представителя, загрузив доверенность в электронном виде.
В разделе «Трудовые книжки» выбрать опцию «Запрос данных» и ввести ФИО сотрудника или его СНИЛС.
Система проверит наличие записи в единой базе и отобразит актуальное содержание трудовой книжки.
При необходимости оформить электронный документ, нажать кнопку «Скачать» или «Отправить в PDF» и сохранить файл в архиве предприятия.

Доступ предоставляется только после успешной авторизации и подтверждения полномочий, что гарантирует защиту персональных данных. После получения информации работодатель может использовать её для оформления новых записей, корректировки существующих сведений или предоставления копий в органы контроля.