Электронная трудовая книжка на Госуслугах: как найти?

Что такое электронная трудовая книжка

Особенности и преимущества

Электронный трудовой документ в системе Госуслуги предоставляет возможность просматривать и управлять сведениями о трудовой истории без обращения в бумажную форму. Доступ осуществляется через личный кабинет, где информация обновляется автоматически после получения данных от работодателя.

Преимущества использования электронного формата:

мгновенный доступ к записи из любой точки с интернет‑соединением;
отсутствие риска потери бумаги при транспортировке или хранении;
упрощённый процесс подтверждения стажа при оформлении пенсионных и социальных выплат;
возможность передачи данных в другие государственные сервисы без дополнительной верификации;
экономия времени при поиске и печати выписок.

Особенности реализации: данные защищены системой двухфакторной аутентификации, каждая запись сопровождается меткой времени и подписью работодателя, что гарантирует достоверность информации. Обновления происходят в реальном времени, поэтому пользователь видит актуальное состояние трудового стажа в любой момент.

Законодательная база

Законодательная база, регулирующая электронный формат трудовой книжки, состоит из нескольких ключевых нормативных актов.

Федеральный закон № 273‑ФЗ от 30 июля 2020 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде, определяет её юридическую силу и порядок обращения к ней через онлайн‑сервисы.

Федеральный закон № 149‑ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» устанавливает требования к защите данных, передаваемых через государственные информационные системы, включая электронную трудовую книжку.

Федеральный закон № 63‑ФЗ от 6 февраля 2002 г. «Об электронной подписи» гарантирует подлинность и неизменяемость электронных записей, что необходимо для подтверждения фактов трудовой деятельности.

Федеральный закон № 112‑ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных» регулирует сбор, хранение и обработку личных сведений сотрудника, включая сведения, фиксируемые в электронном трудовом документе.

Правительственный указ № 1276 от 5 апреля 2020 г. «Об утверждении Порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек» описывает технические и организационные процедуры, применяемые в системе «Госуслуги», а также порядок взаимодействия работодателя и работника.

Приказ Минтруда России № 5н/р от 19 октября 2020 г. «Об электронных трудовых книжках» конкретизирует требования к формированию, передаче и архивации электронных записей, а также к использованию средств идентификации пользователей.

Эти акты образуют единый правовой фундамент, обеспечивающий законность, безопасность и доступность электронного трудового документа через портал государственных услуг.

Подготовка к поиску на Госуслугах

Регистрация и подтверждение учетной записи

Регистрация учетной записи на портале Госуслуги - первый шаг к получению доступа к электронному документу о трудовой деятельности. Пользователь вводит личные данные, подтверждает телефон и адрес электронной почты, после чего система создает профиль, привязывая его к государственному идентификатору.

Для активации аккаунта необходимо выполнить несколько действий:

Перейти на страницу регистрации, указать ФИО, СНИЛС, паспортные данные и номер мобильного телефона.
Принять пользовательское соглашение и отправить запрос.
Получить SMS‑сообщение с кодом подтверждения, ввести его в указанное поле.
Подтвердить адрес электронной почты, перейдя по ссылке в письме, которое приходит сразу после ввода кода.
Установить двухфакторную аутентификацию через мобильное приложение или токен, что обеспечивает дополнительный уровень защиты.

После завершения всех пунктов система сообщает об успешном создании профиля, и пользователь получает возможность оформить запрос на выдачу электронного трудового свидетельства через личный кабинет. Далее доступ к документу открывается в разделе «Мои услуги», где можно просмотреть, скачать или отправить сведения работодателю.

Необходимые данные и документы

Для получения доступа к электронному трудовому свидетельству в системе Госуслуги необходимо подготовить точный набор данных и документов.

Во-первых, требуется подтверждённая учётная запись в Госуслугах с привязанным мобильным номером. При авторизации система проверяет:

ФИО, указанные в личном кабинете, совпадающие с данными паспорта;
ИНН;
СНИЛС;
Дата рождения.

Во‑вторых, для привязки трудовой книжки к личному кабинету потребуются скан или фото следующих документов:

Паспорт гражданина РФ (страницы с фотографией и регистрацией);
СНИЛС (страница с номером);
Трудовая книжка (последняя страница с записью о текущем месте работы);
Трудовой договор или приказ о приёме на работу, подтверждающий текущий статус сотрудника;
При необходимости - справка о наличии военного билета (для мужчин призывного возраста).

После загрузки материалов система автоматически сверяет данные с информацией, полученной от работодателя через ФГИС Трудовая книжка. При совпадении доступ к электронному документу открывается в личном кабинете, где можно просматривать, скачивать и печатать записи. Если обнаружены расхождения, требуется предоставить уточняющие сведения в разделе «Обращения» и дождаться подтверждения от работодателя.

Пошаговая инструкция по поиску электронной трудовой книжки

Вход в личный кабинет

Для доступа к электронному документу о трудовой истории необходимо войти в личный кабинет на портале государственных услуг.

Откройте сайт gosuslugi.ru, нажмите «Войти в личный кабинет». В поле «Логин» введите номер мобильного телефона или адрес электронной почты, укажите пароль и подтвердите вход кодом, полученным по SMS или в приложении «Госуслуги».

После авторизации выполните следующие действия:

в меню слева выберите раздел «Мои документы»;
в списке найдите пункт «Трудовая книжка»;
нажмите «Открыть», документ отобразится в формате PDF.

Для стабильного доступа убедитесь, что ваш профиль полностью подтверждён, пароль регулярно обновляется, а браузер поддерживает современные стандарты безопасности. При возникновении проблем с входом используйте функцию восстановления доступа, указав номер телефона или почту, привязанные к учётной записи.

Переход к разделу «Работа и занятость»

Для доступа к электронному трудовому документу необходимо открыть личный кабинет на портале Госуслуги. После входа в систему выбирают пункт меню, относящийся к работе и занятости. Этот раздел содержит все сервисы, связанные с трудовой книжкой, справками и заявлениями.

Действия по переходу:

Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль.
На главной странице найдите строку поиска или панель навигации.
Выберите категорию «Работа и занятость» из списка доступных разделов.
Откройте подраздел «Электронная трудовая книжка» (может называться «Трудовая книжка онлайн»).
В открывшемся окне отобразятся сведения о текущих и прошлых местах работы, а также возможность загрузки справок.

После выполнения этих шагов пользователь получает доступ к полному перечню записей в своей электронной трудовой книжке и может управлять ими в рамках сервиса «Работа и занятость».

Поиск услуги «Выписка из электронной трудовой книжки»

Заполнение заявления

Для получения доступа к электронному трудовому документу в личном кабинете Госуслуг необходимо оформить заявление. Оформление происходит в несколько последовательных действий, каждое из которых фиксируется в системе.

Откройте сервис Госуслуги, авторизуйтесь с помощью подтверждённого аккаунта.
В разделе «Мои услуги» выберите пункт «Электронная трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Создать заявление».
В появившейся форме укажите:
- ФИО полностью;
- СНИЛС;
- Дату рождения;
- Текущий адрес регистрации;
- Номер телефона для связи.
Прикрепите скан или фотографию паспорта и СНИЛС.
Укажите цель обращения: «Получить электронную копию трудовой книжки».
Проверьте введённые данные, подтвердите их электронно.
Нажмите «Отправить». После отправки система выдаст номер заявления и ожидаемую дату обработки.

После подачи заявления в личном кабинете появится статус «В обработке». По завершении проверки документ автоматически привяжется к вашему профилю, и вы сможете просматривать и скачивать его в любой момент. При необходимости можно отследить прогресс через историю заявлений, где отображаются все изменения статуса.

Получение выписки

Выписка из электронного трудового книжного листа доступна через личный кабинет на портале государственных услуг. Для её получения достаточно авторизоваться, подтвердить личность и оформить запрос.

Для начала необходимо:

иметь зарегистрированный аккаунт на Госуслугах;
подключить усиленную аутентификацию (смс‑код или приложение‑генератор);
убедиться, что в профиле указаны актуальные паспортные данные и ИНН.

Процесс оформления выглядит так:

Войдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Электронные документы» и выберите пункт «Трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Сформировать выписку», укажите период, за который требуется информация, и подтвердите действие электронной подписью.
Система сформирует документ в формате PDF, который появится в списке доступных файлов.

Полученную выписку можно скачать сразу или отправить на электронную почту, привязанную к аккаунту. Документ имеет юридическую силу, срок его действия не ограничен, однако рекомендуется сохранять копию в облачном хранилище.

При проверке выписки обратите внимание на:

соответствие указанных дат и названий организаций;
отсутствие пустых строк или ошибок в записи должностей;
наличие подписи и печати электронного регистратора.

Если обнаружены несоответствия, откройте обращение в службу поддержки портала, приложив скриншоты и детали ошибки. После исправления документ будет доступен для повторного скачивания.

Возможные проблемы и их решение

Ошибка при запросе

Ошибка при попытке открыть электронный трудовой документ в личном кабинете Госуслуги возникает часто из‑за несоответствия параметров запроса требованиям системы.

Чаще всего причина кроется в следующих факторах:

неверно указанные ФИО или ИНН;
отсутствие привязанного к профилю трудового стажа в базе данных;
блокировка доступа из‑за просроченных документов или задолженностей;
технические сбои сервера или устаревший браузер.

Для устранения проблемы необходимо выполнить последовательные действия.

Проверьте точность вводимых персональных данных, сравнив их с данными в паспорте и налоговой справке.
Убедитесь, что в личном кабинете указаны актуальные контактные сведения и подтверждена привязка к работодателям.
Очистите кеш и файлы cookie браузера, обновите его до последней версии или переключитесь на другой браузер.
Перезапустите запрос после 5‑минутного интервала, чтобы исключить временные сбои сервера.
Если ошибка сохраняется, обратитесь в службу поддержки Госуслуг, предоставив скриншот сообщения и номер заявки.

Соблюдение этих рекомендаций минимизирует риск повторного возникновения ошибки и ускорит получение доступа к электронному трудовому документу.

Отсутствие сведений

Если в личном кабинете Госуслуг не отображаются данные электронного трудового книжки, значит, запись в базе отсутствует. Причины могут быть следующими:

отсутствие привязки к личному кабинету - работодатель не передал информацию в единую систему;
задержка обновления - данные еще не поступили в реестр;
техническая ошибка - неисправность сервиса или неверный ввод реквизитов.

Для устранения ситуации необходимо:

Проверить, указаны ли в профиле правильные ФИО, ИНН и СНИЛС;
Связаться с работодателем и запросить подтверждение передачи сведений в электронный реестр;
При получении подтверждения подождать 24‑48 часов, после чего обновить страницу кабинета;
При отсутствии изменений написать обращение в службу поддержки Госуслуг с указанием реквизитов и приложить копию трудового договора.

Если после всех действий запись всё ещё не появляется, следует подать заявление в государственный орган, отвечающий за трудовую документацию, с требованием внести сведения в электронный реестр. Это гарантирует отображение трудовой книжки в личном кабинете и возможность использовать её при поиске работы.

Сроки получения выписки

Срок получения выписки из электронной трудовой книжки на портале Госуслуги определяется несколькими факторами.

Во-первых, запрос формируется в личном кабинете через раздел «Трудовая книжка». После подтверждения подписи электронным сертификатом система сразу передаёт запрос в службу кадровой документации.

Во-вторых, стандартный период обработки составляет 5 рабочих дней. При наличии всех необходимых данных и отсутствии конфликтов в базе выписка формируется автоматически и становится доступной для скачивания в течение этого срока.

Возможные удлинения:

Недостаток или некорректность предоставленных документов - до 10 рабочих дней на уточнение.
Период массовой загрузки данных (конец месяца, квартал) - до 3 дней дополнительного ожидания.
Технические сбои платформы - сроки уточняются в уведомлении системы.

Для ускорения процесса рекомендуется:

Проверить актуальность личных данных в профиле.
Приложить скан‑копии подтверждающих документов в требуемом формате.
Использовать квалифицированную электронную подпись.

После завершения обработки выписка появляется в разделе «Мои документы». Скачать её можно в формате PDF без дополнительных действий. Если срок превышает указанные 5 рабочих дней без объяснения, следует обратиться в службу поддержки через онлайн‑чат или телефонный центр.

Использование электронной трудовой книжки

Для трудоустройства

Электронный документ, заменяющий бумажную трудовую книжку, хранится в личном кабинете портала государственных услуг. При поиске его для подачи в кадровый отдел необходимо выполнить несколько действий.

Авторизоваться на Госуслугах, используя подтверждённый аккаунт.
В меню «Мои услуги» выбрать раздел «Трудовая книжка».
Открыть карточку электронного документа, убедиться, что в ней указаны все записи о предыдущих местах работы.
С помощью кнопки «Скачать» сохранить файл в формате PDF или отправить ссылку работодателю по запросу.

Подготовка электронного документа к трудоустройству требует проверки актуальности записей. Если в карточке отсутствуют недавние изменения, следует добавить их через сервис «Запись в трудовую книжку», приложив необходимые подтверждающие документы (трудовой договор, справку‑уведомление). После подтверждения записи в системе они становятся доступными в электронном виде.

Для предоставления работодателю достаточно переслать полученную ссылку или вложить скачанный файл в электронное письмо. Система фиксирует факт передачи, что упрощает проверку подлинности и ускоряет процесс оформления на новую работу.

Для оформления пенсий и пособий

Электронный трудовой документ, размещённый в личном кабинете Госуслуг, является официальным подтверждением трудового стажа, необходимым при оформлении пенсий и пособий.

Для получения доступа к документу выполните следующие действия:

Авторизуйтесь на портале госуслуг, используя подтверждённый аккаунт.
Перейдите в раздел «Мои документы».
В списке доступных файлов найдите запись «Трудовая книжка»; при отсутствии записи проверьте наличие уведомления о её загрузке в системе.
Откройте документ, убедитесь, что в нём указаны все периоды работы, должности и организации.
Скачайте файл в формате PDF или распечатайте для подачи в Пенсионный фонд и органы соцзащиты.

При подаче заявления укажите номер электронного документа и приложите его копию. Система автоматически проверит наличие всех обязательных записей, что ускорит процесс начисления пенсионных баллов и выплаты пособий.

Если в электронной записи обнаружены пропуски, воспользуйтесь функцией «Запросить дополнение» в том же разделе и отправьте запрос работодателю через портал. После подтверждения исправлений документ обновится, и его можно будет использовать в дальнейшем без дополнительных визитов в органы.

Для подтверждения стажа

Электронный документ о трудовой истории служит официальным подтверждением стажа. Он хранится в личном кабинете на портале государственных услуг, поэтому доступ к нему заменяет бумажную трудовую книжку при проверке работодателем или органами государственной службы.

Для работы с записью требуется активный аккаунт на Госуслугах, подтверждённый телефонным номером и персональными данными. После входа в систему необходимо открыть раздел «Мои документы» и выбрать пункт «Трудовая книжка в электронном виде».

Последовательность действий:

Ввести логин и пароль, пройти двойную аутентификацию.
Перейти в меню «Сервисы» → «Трудовые документы».
Нажать кнопку «Электронная трудовая книжка».
Просмотреть список записей о трудовой деятельности, отфильтровать по дате или организации при необходимости.
Сохранить нужный фрагмент в PDF или распечатать через кнопку «Скачать».

В карточке каждой записи указаны даты начала и окончания работы, должность, название работодателя и код ОКТМО. Эти сведения принимаются официальными учреждениями как подтверждение накопленного стажа без дополнительных справок. При необходимости отправить данные в электронном виде достаточно воспользоваться функцией «Отправить в орган» - система сформирует документ в требуемом формате и передаст его получателю.

Часто задаваемые вопросы

Отличие бумажной и электронной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка представляет собой физический документ, хранящийся у работника. Информация в ней фиксируется подписью работодателя, печатью и печатными штрихами. Доступ к сведениям возможен только при личном предъявлении оригинала.

Электронная версия хранится в личном кабинете пользователя на портале государственных услуг. Записи в ней вносятся в режиме онлайн, подпись оформляется электронной подписью, а подтверждение действия фиксируется в системе. Доступ к данным осуществляется через интернет‑браузер или мобильное приложение, без необходимости физически предъявлять документ.

Ключевые различия:

Форма: бумажный носитель vs. цифровой файл в облаке.
Доступ: только при личном присутствии vs. круглосуточный онлайн‑доступ.
Подпись: традиционная печатная подпись и печать vs. квалифицированная электронная подпись.
Обновление: запись делается вручную, требует визита в организацию vs. мгновенное внесение через сервис, подтверждаемое системой.
Хранение: рискует потерей, повреждением, кражей vs. резервное копирование, защита паролем и двухфакторной аутентификацией.
Печать: возможна только после вывода из системы, требует отдельного запроса vs. печать доступна в любой момент, но не обязательна.

Электронный трудовой документ упрощает процесс контроля за карьерой, ускоряет проверку стажа работодателями и государственными органами, а также снижает затраты на бумагу и архивирование. Бумажный вариант остаётся юридически признанным, однако требует физического обращения к нему при необходимости подтверждения.

Как исправить неточности в сведениях

Для исправления ошибок в данных электронного трудового книжки на портале Госуслуги необходимо выполнить последовательные действия.

Авторизоваться в личном кабинете, используя подтверждённый аккаунт.
Перейти в раздел «Трудовая книжка», открыть карточку нужного документа.
Выбрать пункт «Редактировать сведения» рядом с записью, содержащей ошибку.
В открывшейся форме указать корректные данные: даты, названия организаций, должности, коды ОКВЭД и прочее.
При необходимости загрузить подтверждающие документы (копию трудового договора, справку от работодателя) в формате PDF или JPG.
Нажать кнопку «Сохранить», после чего система запросит подтверждение изменения через СМС‑код или электронный токен.
Подтвердив действие, дождаться уведомления о статусе заявки. При отклонении система указывает причину и предлагает исправить недочёты.

Если автоматический процесс не принимает исправление, следует:

Оставить запрос в техподдержку через форму «Обратная связь» с подробным описанием проблемы и приложить сканированную копию оригинального документа.
Дождаться ответа службы поддержки, обычно в течение 24 часов, и выполнить рекомендации представителя.

После успешного подтверждения изменения в записях электронного трудового книжки обновятся, и информация будет доступна для просмотра работодателем и государственными органами.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки

Отказ от электронного трудового документа возможен лишь в ограниченных случаях.

По действующему законодательству трудовая книжка в виде электронного ресурса считается официальным документом, заменяющим бумажный вариант. После того как работодатель подключил сервис Госуслуги и оформил запись в электронном реестре, обязательство вести трудовую книжку в этом формате становится обязательным.

Отказ может быть реализован только до момента внесения первой записи в электронную систему. В этом случае работник может потребовать бумажный вариант у работодателя и продолжать использовать его до тех пор, пока организация не перейдёт на электронный формат. После первой записи отказ невозможен:

работодатель обязан вести электронный реестр;
работник обязан принимать его как официальную форму учета трудового стажа;
запрос бумажной копии допускается лишь как дублирующий документ, но не как замена.

Если работник считает, что электронный документ нарушает его права, он может обратиться в инспекцию по труду с жалобой. Решение о возврате к бумажному варианту может быть принято только в исключительных ситуациях, подтверждённых судебным решением.

Итог: отказаться от электронного трудового документа можно лишь до первой записи в системе; после этого отказ недоступен, а любые требования о замене переводятся в сферу судебного разбирательства.