Когда появляется запись в электронной трудовой книжке при приеме на работу через портал госуслуг? - коротко
Запись в электронной трудовой книжке появляется сразу после того, как работодатель в портале Госуслуг оформит трудовой договор и поставит электронную подпись. Система фиксирует её в течение 24‑48 часов.
Когда появляется запись в электронной трудовой книжке при приеме на работу через портал госуслуг? - развернуто
Запись в электронной трудовой книжке появляется сразу после того, как работодатель завершит процедуру оформления трудовых отношений через портал «Госуслуги» и система подтвердит её корректность. Процесс выглядит так:
-
Регистрация работодателя. Работодатель входит в свой личный кабинет на портале, выбирает услугу «Оформление трудовых отношений» и вводит реквизиты организации. Все данные проверяются автоматически, и только после подтверждения учётной записи работодатель получает право подавать заявления о приёме сотрудников.
-
Создание и подписание трудового договора. В личном кабинете работодателя формируется электронный трудовой договор, в который вносятся сведения о должности, сроке и условиях труда. Договор подписывается работодателем с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). После этого система генерирует запрос на регистрацию записи в электронную трудовую книжку.
-
Уведомление соискателя. Сотруднику, указанному в договоре, приходит уведомление (SMS, email или пуш‑уведомление в личный кабинет) о том, что его трудовой договор готов к подписанию. Соискатель подтверждает согласие, используя свою квалифицированную электронную подпись или простой пароль, если запись создаётся в рамках упрощённого режима.
-
Проверка и подтверждение данных. После получения подписи соискателя сведения о трудовом договоре автоматически передаются в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд). Система проверяет полноту и соответствие данных нормативным требованиям (правильность ОКВЭД, коды ДК 2‑м, наличие всех обязательных полей).
-
Формирование записи в электронной трудовой книжке. Как только проверка завершается успешно, система автоматически формирует запись в электронную трудовую книжку сотрудника. Этот шаг происходит без участия работодателя: запись появляется в личном кабинете гражданина в тот же день или в течение 24‑48 часов после завершения проверки.
-
Уведомление сотрудника о готовности записи. Сотруднику приходит окончательное уведомление о том, что запись появилась в его электронной трудовой книжке. В личном кабинете он может открыть «Электронную трудовую книжку», увидеть детали договора (дата начала, должность, срок действия) и при необходимости распечатать справку.
Временные рамки. При правильном заполнении всех полей и отсутствии ошибок система обычно завершает процесс за 1–3 рабочих дня. Если возникают несоответствия (например, неверный код ОКВЭД или отсутствие подписи), процесс может затянуться до 7 дней, пока работодатель не исправит ошибки и не повторит отправку.
Особые условия. Запись появляется в электронной книжке только после того, как обе стороны – работодатель и сотрудник – подписали договор электронно. При использовании упрощённого режима (без КЭП у сотрудника) запись формируется после подтверждения согласия посредством пароля, но только при условии, что работодатель уже предоставил все обязательные документы (приказ о приёме, копию ИНН, СНИЛС).
Таким образом, запись в электронной трудовой книжке появляется в результате последовательного выполнения пяти‑шаговой процедуры: регистрация работодателя, подписание договора, подтверждение со стороны соискателя, проверка данных Рострудом и автоматическое формирование записи. При соблюдении всех требований процесс занимает от одного до трёх дней, а в случае исправления ошибок – до недели.