Заказать трудовую книжку через Госуслуги

Общая информация о трудовых книжках

Что такое электронная трудовая книжка?

Преимущества цифрового формата

Оформление трудовой книжки в цифровом виде через официальный портал позволяет сразу перейти к делу без визитов в органы. Все действия выполняются в личном кабинете, где система проверяет данные в реальном времени.

Преимущества электронного формата:

Мгновенная подача заявления; документ появляется в системе сразу после подтверждения.
Доступ из любой точки с интернет‑соединением; нет необходимости пользоваться бумажными справками.
Защищённое хранение данных; доступ к записи ограничен паролем и двухфакторной аутентификацией.
Минимизация ошибок; система автоматически проверяет корректность вводимых реквизитов.
Полный журнал операций; каждый шаг фиксируется, что упрощает контроль и последующую проверку.
Совместимость с другими государственными сервисами; информация передаётся напрямую в кадровые базы без повторного ввода.

Отличия от бумажной версии

Оформление трудовой книжки через портал Госуслуги отличается от традиционной бумажной формы по нескольким ключевым параметрам.

Скорость обработки: запрос завершается в течение нескольких рабочих дней, в то время как работа с документом в бумажном виде требует посещения отделения и ожидания подписи руководства.
Доступность: электронный вариант хранится в личном кабинете, доступ к нему возможен из любой точки с интернет‑соединением; бумажная книжка ограничена физическим местонахождением.
Защита данных: система использует многоуровневую аутентификацию и шифрование, что снижает риск подделки; бумажный документ подвержен утере и несанкционированному копированию.
Экономия ресурсов: отсутствие печати и транспортных расходов уменьшает затраты как для работодателя, так и для сотрудника.
Удобство обновления: новые записи вносятся автоматически после подтверждения работодателем, без необходимости вручную заполнять страницы и ставить печати.

Эти различия делают электронный способ предпочтительным для большинства организаций и соискателей.

Кому нужна электронная трудовая книжка

Работающим гражданам

Работающие граждане могут оформить трудовую книжку без визита в отделение, используя официальный портал государственных услуг. Процесс полностью автоматизирован, что экономит время и исключает необходимость личного присутствия в органах труда.

Для получения электронного документа необходимо выполнить несколько простых действий:

Зарегистрироваться на портале, подтвердив личность через Госуслуги;
Зайти в раздел «Трудовая книжка», выбрать услугу «Оформление новой книжки»;
Заполнить форму с указанием ФИО, даты рождения, ИНН и контактных данных;
Прикрепить скан копий паспорта и трудового договора;
Подтвердить запрос электронной подписью и оплатить госпошлину (если требуется);
Получить уведомление о готовности электронного документа и скачать его в личном кабинете.

После загрузки электронная версия трудовой книжки доступна в личном кабинете и может быть распечатана в любой полиграфической компании. При необходимости оформить бумажную копию достаточно обратиться в центр обслуживания по месту жительства, предоставив распечатанный файл.

Важно помнить, что электронный вариант признаётся юридически значимым и может использоваться при трудоустройстве, переводе в другую организацию или оформлении отпусков. Система автоматически сохраняет все внесённые изменения, обеспечивая актуальность данных без дополнительных действий со стороны работника.

Гражданам, впервые устраивающимся на работу

Граждане, впервые устраивающиеся на работу, могут оформить трудовую книжку через портал Госуслуги без посещения отделения Пенсионного фонда. Для этого достаточно выполнить несколько простых шагов.

Зарегистрировать личный кабинет на сайте gosuslugi.ru, указав действующий паспорт и СНИЛС.
В личном кабинете выбрать услугу «Оформление трудовой книжки».
Заполнить электронную форму: ФИО, дата рождения, место рождения, сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОКВЭД).
Прикрепить сканы паспорта и СНИЛС, а также согласие на обработку персональных данных.
Отправить заявку. Система сформирует запрос в Пенсионный фонд, который в течение 5 рабочих дней выдаст электронный документ.

После одобрения в личном кабинете появляется цифровая копия трудовой книжки. При необходимости её можно распечатать или предоставить работодателю в электронном виде. При получении первой записи в книжку сотрудник обязан подписать её в присутствии представителя организации.

Если в процессе возникнут вопросы, в личном кабинете доступен онлайн‑чат с оператором, а также телефон горячей линии поддержки Госуслуг. Быстрое оформление экономит время и исключает необходимость личного визита в госучреждения.

Процесс заказа трудовой книжки через Госуслуги

Подготовка к заказу

Необходимые документы и сведения

Для оформления трудовой книжки через портал Госуслуги необходимо подготовить определённый набор документов и указать требуемые сведения.

Паспорт гражданина РФ (копия первой страницы и страницы с регистрацией);
СНИЛС (номер в электронном виде);
ИНН (при наличии);
Трудовая книжка (если требуется замена или обновление);
Доверенность в случае подачи заявления от имени другого лица (доверенность должна быть нотариально заверена);
Справка о постановке на учёт в Пенсионном фонде (при отсутствии СНИЛС);
Документ, подтверждающий изменение фамилии, имени или отчества (при необходимости).

Дополнительно требуется указать:

ФИО полностью, как в паспорте;
Дату рождения;
Адрес постоянного места жительства;
Электронный адрес и телефон для получения уведомлений;
Цель оформления (новая книжка, замена, восстановление).

Все документы загружаются в личный кабинет на сайте Госуслуг в формате PDF или JPEG, размером не более 5 МБ каждый. После загрузки система проверяет соответствие данных, и при отсутствии ошибок запрос обрабатывается автоматически. При ошибках система выдаёт конкретные указания для исправления. После подтверждения заявка считается принята, а готовый документ будет направлен в выбранный отдел кадров или выслан по почте в указанный адрес.

Регистрация и подтверждение учетной записи на Госуслугах

Регистрация на портале Госуслуги - первый шаг к получению трудовой книжки в электронном виде.

Для начала необходимо открыть сайт или мобильное приложение и нажать кнопку «Регистрация». В открывшейся форме вводятся фамилия, имя, отчество, дата рождения и контактный номер телефона. После ввода данных система отправляет одноразовый код в виде SMS.

Ввести полученный код в поле подтверждения.
Установить пароль, состоящий из минимум восьми символов, включающих цифры и буквы разного регистра.
Принять условия использования сервиса.

Следующий этап - проверка личности. Портал предлагает два способа:

Загрузка скан‑копии паспорта и ввод серии‑номера.
Онлайн‑видеовстреча с оператором, где документ показывается через камеру.

После успешной верификации аккаунт считается полностью активированным.

Для дальнейшего оформления трудовой книжки необходимо в личном кабинете перейти в раздел «Документы» → «Трудовая книжка». В этом разделе выбирается тип услуги, указываются сведения о месте работы и подтверждается согласие на электронную выдачу.

Все действия выполняются в режиме реального времени, без необходимости посещения государственных органов. После завершения процедуры документ появляется в личном кабинете и доступен для скачивания или отправки работодателю.

Пошаговая инструкция по заказу

Вход в личный кабинет

Для оформления трудовой книжки через портал Госуслуги первым шагом является вход в личный кабинет. Без авторизации доступ к сервису закрыт, поэтому процесс начинается с подтверждения личности в системе.

Для входа выполните следующие действия:

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
Нажмите кнопку «Войти в личный кабинет».
Введите телефон или адрес электронной почты, указанные при регистрации.
Укажите пароль, полученный при создании учётной записи.
При необходимости подтвердите вход кодом, отправленным в SMS или на почту.

Если учётной записи нет, создайте её:

Выберите «Регистрация».
Укажите номер мобильного телефона, электронную почту и ФИО.
Примите условия использования сервиса.
Подтвердите регистрацию кодом из сообщения.

После успешного входа откройте раздел «Мои услуги», найдите пункт «Трудовая книжка» и продолжайте оформление. Все дальнейшие шаги (заполнение данных, выбор способа получения) доступны только внутри личного кабинета.

Поиск услуги «Заказать трудовую книжку»

Для поиска услуги «Заказать трудовую книжку» в системе государственных онлайн‑сервисов выполните последовательные действия.

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
Войдите в личный кабинет, используя СНИЛС и пароль или подтверждение по мобильному телефону.
В строке поиска в верхней части страницы введите ключевые слова - «трудовая книжка».
В результатах найдите пункт «Оформление трудовой книжки» и кликните по его названию.
На открывшейся странице ознакомьтесь с перечнем необходимых документов, загрузите сканы (паспорт, СНИЛС, заявление) и нажмите кнопку «Отправить запрос».

После отправки система сформирует заявку, которую обработают в течение установленного срока. При необходимости уточнений в личном кабинете появятся сообщения от сотрудников центра.

Если в результатах поиска отсутствует требуемый сервис, проверьте корректность ввода или воспользуйтесь фильтром «Услуги для граждан», выбрав категорию «Труд и занятость».

Эти шаги позволяют быстро найти и оформить нужную услугу без обращения в отделения государственных органов.

Заполнение заявления

Для подачи заявления на получение трудовой книжки через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько чётких действий.

Во-первых, откройте личный кабинет, перейдите в раздел «Электронные услуги» и выберите сервис, связанный с трудовой книжкой. После этого появится форма заявления.

Во второй части формы укажите обязательные сведения:

Фамилия, имя, отчество полностью, как в паспорте.
Серия и номер паспорта, дата выдачи.
ИНН (если имеется).
Дата рождения и место рождения.
Адрес регистрации, указанный в паспорте.
Текущий статус трудоустройства (работник, безработный, пенсионер и так далее.).

Третий блок - контактные данные. Введите актуальный номер телефона и адрес электронной почты; они потребуются для получения уведомлений о статусе заявки.

Четвёртый пункт - выбор способа получения книжки. Укажите, будет ли она выдана в отделении Пенсионного фонда, в МФЦ или доставлена курьером. При выборе доставки укажите точный почтовый индекс.

Пятый шаг - проверка введённых данных. Система автоматически проверит соответствие форматов (например, номер паспорта) и наличие обязательных полей. При обнаружении ошибки исправьте её, иначе заявка будет отклонена.

Шестой пункт - подтверждение подачи. Нажмите кнопку «Отправить», после чего система сформирует электронный документ и присвоит ему номер заявки. Сохраните номер в личных записях; он понадобится для отслеживания статуса.

Последний этап - мониторинг. В личном кабинете отображается статус: «На рассмотрении», «Одобрено», «Готово к выдаче». При изменении статуса вы получите SMS‑сообщение или письмо на указанный e‑mail.

Следуя этим инструкциям, вы быстро оформите заявление и сможете получить трудовую книжку без визита в государственные органы.

Проверка и отправка запроса

Для получения трудовой книжки в системе «Госуслуги» первым этапом является проверка всех введённых сведений. Пользователь открывает личный кабинет, переходит в раздел «Документы», выбирает услугу по оформлению книжки и вводит обязательные данные: ФИО, ИНН, дату рождения, сведения о текущем работодателе. Система автоматически сравнивает введённую информацию с базами государственных реестров; при несовпадении выводится сообщение об ошибке, которое необходимо исправить до дальнейшего продвижения.

После успешной проверки пользователь формирует запрос. На экране появляется кнопка «Отправить запрос», после её нажатия система формирует электронный документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью и направляет в уполномоченный орган. В ответ приходит уведомление о приёме заявки и номер регистрации, который следует сохранить для отслеживания статуса.

Ключевые действия:

проверка корректности персональных данных;
подтверждение соответствия сведений официальным реестрам;
формирование и подпись электронного запроса;
отправка заявки и получение регистрационного номера.

Отслеживание статуса и получение результата

Уведомления о ходе выполнения

При оформлении трудовой книжки через портал Госуслуги система автоматически отправляет сообщения о каждом этапе обработки заявки.

Первое уведомление приходит после регистрации запроса: в SMS или в личном кабинете отображается номер заявки и дата её создания.

Следующее сообщение фиксирует переход заявки в статус «в обработке». В тексте указаны предполагаемые сроки проверки документов и контактные данные ответственного сотрудника.

Когда проверка завершена, пользователь получает уведомление о готовности книжки к выдаче. Сообщение содержит адрес пункта выдачи, часы работы и требуемый документ для подтверждения личности.

Если возникнут проблемы (недостаток документов, ошибка ввода данных), система отправляет предупреждающее сообщение с указанием конкретной причины и рекомендациями по исправлению.

Все уведомления сохраняются в истории обращения и доступны для просмотра в любой момент через личный кабинет. Для повторного получения сообщения достаточно нажать кнопку «Повторить отправку» рядом с нужным статусом.

Кратко о преимуществах:

мгновенное информирование о статусе заявки;
возможность отслеживать процесс в режиме реального времени;
автоматическое напоминание о готовности к получению.

Просмотр и скачивание электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка доступна в личном кабинете на портале государственных услуг. После регистрации и подтверждения личности пользователь получает возможность просматривать запись в реальном времени и сохранять документ на свой компьютер.

Для просмотра необходимо:

войти в аккаунт;
перейти в раздел «Трудовая книжка»;
открыть нужный период работы.

Скачивание происходит одной кнопкой «Сохранить PDF». Файл сохраняется в защищённом формате, который сохраняет подписи работодателей и отметки о стажировке. При необходимости документ можно открыть в любой современной программе для чтения PDF, распечатать или передать в электронном виде работодателю.

Важно помнить, что электронная версия полностью заменяет бумажный вариант: все записи синхронно обновляются, а доступ к данным возможен 24 часа в сутки без посещения государственных органов.

Возможные проблемы и их решение

Частые вопросы и ответы

Что делать при отсутствии данных?

При попытке оформить трудовую книжку в системе «Госуслуги» часто возникает ситуация, когда в личном кабинете отсутствуют обязательные сведения: ФИО, ИНН, СНИЛС, место работы или дата начала трудовой деятельности. В таком случае необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Откройте раздел «Профиль». Проверьте, заполнены ли поля «Персональные данные» и «Контактная информация». Если какие‑то пункты пусты, введите недостающие сведения, используя официальные документы (паспорт, СНИЛС, ИНН).
Перейдите в раздел «Мои услуги» → «Трудовая книжка». При отсутствии информации о работодателе нажмите кнопку «Добавить работодателя» и укажите полное название организации, ОКФС, ИНН и дату начала работы.
Если система не принимает введённые данные, проверьте их на соответствие формату: дата в формате ДД.ММ.ГГГГ, ИНН - 12 цифр, СНИЛС - 11 цифр с контрольным числом.
При повторных ошибках откройте «Службу поддержки» через чат или телефон горячей линии. Уточните, какие именно реквизиты система не принимает, и запросите проверку учетной записи.
При необходимости обратитесь в отдел кадров текущего работодателя за официальным подтверждением даты трудоустройства и реквизитов организации. Полученный документ загрузите в личный кабинет в разделе «Документы» → «Загрузить файл».

После корректного ввода всех обязательных данных система сформирует заявку на выдачу трудовой книжки. Ожидайте уведомления о готовности электронного документа или о необходимости визита в отделение МФЦ для получения бумажной версии. Если в процессе возникнут новые пробелы, повторите проверку профиля и обратитесь к поддержке.

Как исправить ошибки в сведениях?

Для исправления ошибок в сведениях, указанных при оформлении трудовой книжки через портал Госуслуги, необходимо выполнить несколько четких действий.

Откройте личный кабинет на сайте госуслуг.
Перейдите в раздел «Мои услуги» и найдите запись о заявке на трудовую книжку.
Нажмите кнопку «Изменить заявку» или «Корректировать данные».
В открывшейся форме замените неверные сведения: фамилию, имя, отчество, дату рождения, ИНН, сведения о предыдущих местах работы и другое.
При необходимости приложите подтверждающие документы (скан паспорта, трудовой договор, справку о месте работы).
Сохраните изменения и отправьте заявку заново.
После отправки система отобразит статус «На проверке». При возникновении вопросов контролирующий орган свяжется с вами через личный кабинет или СМС.

Если ошибка была допущена после подачи заявки, но до её окончательного одобрения, корректировка доступна в течение 24 часов. После одобрения изменить сведения можно только через обращение в отдел кадров организации‑работодателя или в территориальный центр занятости, где будет оформлен новый запрос.

Все действия выполняются без выхода из личного кабинета, что ускоряет процесс исправления и исключает необходимость личного визита в офис.

Куда обратиться за помощью

Служба поддержки Госуслуг

Служба поддержки Госуслуг обеспечивает оперативную помощь пользователям, оформляющим трудовую книжку в электронном виде. Операторы отвечают на вопросы о регистрации в личном кабинете, загрузке документов, проверке статуса заявки и устранении технических ошибок.

Для обращения доступны несколько каналов:

телефон +7 800 555‑35‑35 - круглосуточно; оператор фиксирует проблему и предлагает решение в течение 30 минут;
онлайн‑чат в личном кабинете - мгновенный ответ, возможность обмена скриншотами;
электронная почта [email protected] - ответы в течение 24 часов;
раздел «Часто задаваемые вопросы» - готовые инструкции по каждому этапу оформления.

При обращении следует предоставить номер заявки, ФИО и контактный телефон. Сотрудники проверяют корректность загруженных файлов, подтверждают согласованность данных с базой ПФР и, при необходимости, направляют пользователя к уточняющим документам.

Если проблема не решается в стандартный срок, поддержка инициирует эскалацию к техническому отделу, который исправляет сбои системы или вносит изменения в личный кабинет. После устранения ошибки пользователь получает уведомление о восстановлении доступа к сервису и возможности продолжить оформление трудовой книжки онлайн.

Пенсионный фонд России

Пенсионный фонд России контролирует сведения о трудовой деятельности, которые требуются при оформлении трудовой книжки через портал Госуслуги. Информация о начисленных страховых взносах и датах стажа автоматически подтягивается из базы фонда, что ускоряет проверку заявителя.

Для успешного оформления необходимо предоставить следующие данные:

СНИЛС, привязанный к личному кабинету в Пенсионном фонде;
Справка о наличии актуального страхового стажа;
Электронную копию трудового договора, если она хранится в системе фонда.

После загрузки документов система проверяет их соответствие записям в базе фонда. При совпадении статус заявки меняется на «одобрено», и электронный вариант трудовой книжки появляется в личном кабинете пользователя. При расхождении система выдаёт сообщение об ошибке, требующее уточнения данных в личном кабинете фонда.

Пенсионный фонд обеспечивает достоверность сведений о трудовом стаже, что гарантирует корректность записей в трудовой книжке и своевременное начисление пенсионных прав. Синхронная работа портала Госуслуги и фонда исключает необходимость личного визита в отделение, ускоряя процесс оформления.

Юридические аспекты и правовое регулирование

Законодательная база

Федеральные законы и нормативные акты

Федеральный закон № 112‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» определяет порядок оформления и выдачи трудовой книжки, в том числе через электронный сервис. Закон устанавливает обязательность ведения трудовой книжки и описывает права работников при получении документа в цифровом виде.

Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об электронных услугах» регулирует предоставление государственных услуг в онлайн‑режиме, включая возможность подачи заявки на трудовую книжку через портал «Госуслуги». Закон фиксирует требования к идентификации пользователя, защите персональных данных и подтверждению операции с помощью электронной подписи.

Нормативные акты, уточняющие процесс:

Приказ Минтруда России от 22.08.2020 № 332н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её выдачи в электронном виде»;
Приказ Минтруда России от 30.06.2021 № 354н «Об организации электронного документооборота в сфере труда»;
Приказ ФНС России от 15.03.2020 № ММВ‑7‑9/560 «Об использовании электронной подписи при обращении за государственными услугами».

Эти нормативные документы совместно формируют правовую основу, позволяющую гражданам оформить трудовую книжку онлайн, гарантируя законность процедуры и защиту персональной информации.

Права и обязанности работника и работодателя

Оформление трудовой книжки через портал государственных услуг упрощает взаимодействие сторон и фиксирует правовые отношения.

Работник имеет право:

получить в электронном виде подтверждение о выдаче или замене книжки;
требовать своевременного внесения записей о трудовом стаже, заработке и изменениях условий труда;
контролировать корректность данных, внесённых работодателем.

Работодатель обязан:

в течение трех дней после оформления заключения трудового договора внести запись в электронную книжку;
обеспечить достоверность предоставляемой информации о должности, сроках и условиях работы;
предоставить работнику доступ к документу в личном кабинете сервиса.

Нарушения прав любой из сторон влекут административную ответственность, предусмотренную законодательством о труде. При возникновении спора стороны могут обратиться в инспекцию по труду или в суд, опираясь на электронный архив, сформированный через портал.

Использование электронной трудовой книжки

При трудоустройстве

При приёме на работу каждый сотрудник обязан иметь трудовую книжку. Современный портал государственных услуг позволяет оформить её полностью онлайн, без посещения отделения.

Для получения книжки через сервис необходимо выполнить четыре действия:

Авторизоваться в личном кабинете портала;
Выбрать услугу «Оформление трудовой книжки»;
Загрузить сканировать паспорт и заявление работодателя;
Подтвердить запрос и ожидать уведомления о готовности электронного документа.

Требуемые документы: паспорт гражданина, копия трудового договора, согласие работодателя в электронном виде. Все файлы должны быть в формате PDF, размер не превышает 5 МБ.

После подтверждения запрос обрабатывается в течение трёх рабочих дней. Готовый документ доступен для скачивания, а оригинальная бумажная книжка доставляется курьером по указанному адресу. Онлайн‑оформление исключает очереди, сокращает время ожидания и гарантирует сохранность данных.

Для получения государственных услуг

Для получения государственных услуг, связанных с оформлением трудовой книжки, необходимо выполнить несколько действий через портал Госуслуги.

Для начала требуется зарегистрировать личный кабинет, подтвердив личность с помощью мобильного телефона и ФИО, указанных в паспорте. После входа в сервис выбирают услугу «Оформление трудовой книжки онлайн» и заполняют электронную форму: ФИО, дата рождения, ИНН, контактный телефон.

Далее загружают скан паспорта, СНИЛС и документ, подтверждающий отсутствие прежней трудовой книжки (если это первый запрос). Система проверяет данные в реальном времени; при отсутствии ошибок запрос считается отправленным.

После подачи заявления система формирует электронный документ, который можно распечатать или сохранить в личном кабинете. На электронную почту приходит уведомление о готовности. В течение пяти рабочих дней в выбранном отделении службы занятости выдаётся оригинальная трудовая книжка, либо её электронный эквивалент, если предусмотрен такой вариант.

Преимущества онлайн‑оформления:

отсутствие необходимости посещать МФЦ;
возможность контроля статуса заявки в личном кабинете;
ускоренный процесс выдачи, минимум три дня после подтверждения документов.

Для корректного получения услуги важно следить за актуальностью контактных данных и своевременно отвечать на запросы системы. При возникновении вопросов служба поддержки портала предоставляет консультацию в режиме онлайн.

При оформлении енсий и пособий

Оформление пенсионных и социальных выплат напрямую связано с наличием актуальной трудовой книжки, поэтому при её получении через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько обязательных действий.

Зарегистрировать личный кабинет, подтвердив личность через подтверждающую услугу (ЭЦП или видеоидентификация).
Выбрать услугу «Оформление трудовой книжки» в перечне государственных сервисов.
Заполнить электронную форму: указать дату рождения, СНИЛС, ИНН, сведения о работодателе и периодах трудовой деятельности.
Прикрепить скан или фото документов, подтверждающих трудовой стаж (трудовые договоры, справки, предыдущие книжки).
Указать номера пенсионных и социальных карточек, если они уже выданы, чтобы система автоматически привязала запись к существующим выплатам.
Подтвердить запрос электронной подписью и отправить заявку.

После проверки данных службой занятости и Пенсионным фондом заявка будет одобрена в течение пяти рабочих дней. Система автоматически обновит сведения о трудовом стаже, что обеспечит корректный расчёт пенсии и прав на социальные пособия.

Если в процессе проверки обнаружены несоответствия (пробелы в стаже, отсутствие документов), система генерирует уведомление с перечнем требуемых уточнений. После их предоставления процесс продолжается без задержек.

Таким образом, заказ трудовой книжки через онлайн‑сервис устраняет необходимость личного визита в отделение, ускоряет привязку к пенсионным и социальным выплатам и гарантирует своевременное получение всех положенных пособий.