Внесение данных в электронную трудовую книжку через портал Госуслуг

Что такое электронная трудовая книжка

Преимущества электронного формата

Электронный вариант трудовой книжки, заполняемый через сервис Госуслуг, обеспечивает мгновенную передачу данных без бумажных носителей.

Ключевые преимущества формата:

Доступ в любой момент из любой точки с интернет‑соединением.
Автоматическое резервное копирование, защита от потери информации.
Сокращение времени обработки: запись появляется в системе сразу после подтверждения.
Упрощённый контроль подлинности: цифровая подпись фиксирует каждое изменение.
Возможность интеграции с другими государственными сервисами, что ускоряет проверку трудовой истории.
Снижение административных расходов за счёт исключения печати, транспортировки и архивирования бумажных документов.

Отличия от бумажной версии

Электронный вариант трудовой книжки отличается от бумажного по нескольким ключевым параметрам.

Доступность: запись просматривается в любой точке с интернет‑соединением, без необходимости носить физический документ.
Скорость оформления: подтверждение работодателя происходит в режиме онлайн, исключая ожидание доставки бумажных листов.
Защита от подделки: данные подписываются квалифицированной электронной подписью, изменение без соответствующего сертификата невозможно.
Хранение: информация сохраняется в централизованном реестре, устраняя риск потери или повреждения оригинала.
Проверка сведений: госслужбы осуществляют автоматический контроль корректности записей, уменьшая количество ошибок.
Стоимость: отсутствие бумажных материалов и транспортных расходов снижает финансовую нагрузку на организации.
Юридическая сила: электронный документ имеет равную правовую силу с традиционной книжкой, подтвержденную нормативными актами.

Таким образом, переход к цифровой форме упрощает процесс ввода, повышает надежность и экономит ресурсы.

Переход на электронную трудовую книжку

Порядок действий для работодателя

Для оформления записи в электронную трудовую книжку через сервис Госуслуг необходимо выполнить последовательные действия.

Зарегистрировать организацию в личном кабинете портала. Для этого требуется подтвердить юридический статус компании с помощью сертификата или кода подтверждения, полученного в налоговой службе.
Оформить доступ к электронному реестру трудовой книжки. В разделе «Управление персоналом» выбрать пункт «Электронная трудовая книжка», указать реквизиты организации и подтвердить права доступа с помощью электронной подписи.
Добавить сотрудника в список работников. Ввести ФИО, дату рождения, ИНН, паспортные данные, а также сведения о текущем месте работы (должность, дата приема).
Загрузить подтверждающие документы. Прикрепить скан трудового договора, приказ о приёме на работу и, при необходимости, справку о стаже. Форматы файлов - PDF или JPG, размер не превышает 5 МБ.
Осуществить запись в электронную трудовую книжку. В личном кабинете выбрать действие «Внести запись», подтвердить вводимые данные электронной подписью и отправить запрос на обработку.
Проверить статус операции. В разделе «История запросов» отследить статус: «В обработке», «Одобрено» или «Отклонено». При отклонении система предоставляет причины, требующие корректировки.
Сохранить подтверждение. После успешного завершения операции скачать акт о внесении записи и разместить его в архиве организации.

Все указанные шаги обязательны для корректного оформления записи в электронный документ о трудовой деятельности сотрудника. Выполнение последовательных действий гарантирует быструю и юридически значимую регистрацию.

Что делать работнику: варианты выбора

Подача заявления о выборе формата

Для перехода к электронному учёту рабочего стажа работник обязан оформить заявление о выборе формата ведения трудовой книжки. Заявление подаётся через личный кабинет на портале государственных услуг и фиксирует предпочтение: полностью электронный документ либо гибридный вариант с возможностью печатных копий.

Для подачи требуется:

Паспорт гражданина (скан или фото);
ИНН (при наличии);
Согласие работодателя в виде электронного письма или загрузки подтверждающего документа;
Справка о текущем статусе трудовой книжки (при её наличии в бумажном виде).

Порядок действий в системе:

Авторизоваться в личном кабинете, выбрать раздел «Трудовая книжка».
Нажать кнопку «Оформить заявление о выборе формата».
Заполнить форму: указать ФИО, дату рождения, реквизиты работодателя, выбрать желаемый формат.
Прикрепить перечисленные выше документы.
Отправить заявление и дождаться уведомления о статусе обработки.

После одобрения система автоматически обновит профиль работника, добавит выбранный формат в личный кабинет и сформирует электронную запись о трудовом стаже. При необходимости работодатель получит инструкцию по синхронизации данных со своей учетной системой. Дальнейшее взаимодействие происходит через тот же портал без дополнительных визитов в органы.

Сроки для принятия решения

Система электронного трудового реестра, доступная через портал государственных услуг, предусматривает чётко определённые сроки рассмотрения запросов о внесении новых записей. После подачи заявления в личном кабинете пользователь получает автоматическое подтверждение о получении заявки; далее решение по её принятию формируется в течение пяти рабочих дней.

Если заявка требует дополнительной проверки (например, при наличии несоответствия в предоставленных документах или необходимости уточнения сведений о работодателе), срок рассмотрения может быть продлён до 15 рабочих дней. В этом случае система отправит уведомление о необходимости предоставления недостающих материалов, после чего отсчёт продолжится заново.

Для случаев, когда требуется согласование с другими государственными органами (например, при изменении условий труда, связанных с международными проектами), максимальный срок принятия решения составляет 30 календарных дней. По истечении этого периода заявка считается отклонённой, и пользователь получает разъяснение причин отказа.

Кратко о ключевых интервалах:

стандартное рассмотрение - 5 рабочих дней;
проверка данных - до 15 рабочих дней;
межведомственное согласование - не более 30 календарных дней.

Все сроки фиксированы нормативными актами, поэтому пользователь может планировать дальнейшие действия, исходя из указанных периодов.

Внесение данных через портал Госуслуг: пошаговая инструкция

Подготовка к внесению сведений

Необходимые документы и информация

Для оформления записи в электронный трудовой журнал через сервис Госуслуги необходимо подготовить конкретный набор материалов.

Паспорт гражданина (или иной документ, удостоверяющий личность).
СНИЛС, указанный в профиле пользователя.
Справка о доходах (2‑НДФЛ) за последний календарный год, если требуется подтвердить заработок.
Трудовая книжка в электронном виде (PDF‑файл) или скан первой страницы, содержащей основные сведения о трудовом стаже.
Договор или приказ о приёме на работу, документ, подтверждающий начало трудового периода.
При переводе или изменении условий труда - копия приказа о переводе, изменении должности или графика работы.
При увольнении - приказ об увольнении и расчётный лист с указанием дат и сумм выплат.

Кроме документов требуется ввести в личный кабинет точные данные:

ФИО, дата рождения, пол.
ИНН и место регистрации.
Дата начала и окончания трудового периода, указание работодателя, его ИНН и ОКТМО.
Должность, уровень квалификации, тип занятости (полный/частичный день).
Условия оплаты труда: ставка, премии, надбавки, дополнительные выплаты.

Все сведения должны соответствовать оригиналам, быть читаемыми и загружаться в поддерживаемом формате (PDF, JPG, PNG). После загрузки система проверяет корректность информации; при отсутствии ошибок запись фиксируется автоматически.

Проверка учетной записи на Госуслугах

Проверка учетной записи на Госуслугах - обязательный предварительный этап перед загрузкой сведений в электронный трудовой журнал. Без подтверждения доступа невозможно воспользоваться сервисом записи и редактирования данных о трудовой деятельности.

Для успешного контроля учетной записи выполните следующие действия:

Откройте сайт gosuslugi.ru и нажмите кнопку входа.
Введите логин и пароль, указанные при регистрации.
При первом входе система запросит подтверждение личности: введите код, полученный в SMS, или ответьте на вопрос из личного кабинета.
После авторизации проверьте статус профиля: в разделе «Профиль» должна быть отметка «Активен», а в пункте «Услуги» - доступ к «Электронной трудовой книжке».
При обнаружении предупреждений (например, «Необходимо обновить данные»), следуйте рекомендациям сервиса: обновите телефон, электронную почту или подтвердите документы.

Типичные ошибки, мешающие проверке:

Неправильно введенный пароль - система блокирует доступ после трех попыток.
Неактивный профиль - требуется пройти процедуру восстановления через центр поддержки.
Отсутствие привязки мобильного номера - без него невозможно получить код подтверждения.

После подтверждения активности учетной записи переходите к вводу сведений о трудовой книжке. Все операции выполняются в едином личном кабинете, что гарантирует корректность и своевременность записи.

Алгоритм загрузки данных

Выбор соответствующего раздела на портале

Для ввода сведений в электронный трудовой журнал через сервис Госуслуги необходимо правильно выбрать раздел, где будет производиться запись. Ошибочный выбор приводит к невозможности сохранить данные и к необходимости повторного обращения.

Порядок действий:

Откройте личный кабинет на портале Госуслуги и авторизуйтесь.
В меню «Мои услуги» найдите пункт «Трудовая книжка» (или «Электронный трудовой журнал»).
Перейдите в подраздел «Запись данных» - здесь размещаются формы для внесения новых записей.
В открывшейся форме выберите тип записи (например, «Должность», «Стаж», «Образование») из выпадающего списка.
Укажите требуемые параметры (дата, организация, должностные обязанности) и подтвердите ввод.

После выбора нужного раздела система автоматически проверит корректность введённой информации и позволит сохранить её в электронном журнале. При необходимости можно вернуться к предыдущему шагу, изменив тип записи, чтобы соответствовать требованиям работодателя.

Заполнение полей: обязательные и дополнительные сведения

Заполняя электронную трудовую книжку в системе Госуслуги, необходимо четко различать обязательные и дополнительные сведения. Обязательные поля заполняются без пропусков, иначе запись будет отклонена. Дополнительные сведения позволяют уточнить детали трудового стажа и условия работы, но их отсутствие не препятствует сохранению данных.

Обязательные сведения:

ФИО работника, указанные в паспорте;
ИНН (при наличии);
Дата рождения;
Дата начала трудового договора;
Дата окончания договора (если договор завершён);
Наименование работодателя, его ИНН и ОГРН;
Должность, указание кода ОКТМО;
Ставка заработной платы и период её выплаты.

Дополнительные сведения (по желанию):

Сокращённое название организации;
Адрес места работы;
Условные выплаты (премии, надбавки);
Информация о профессиональном образовании;
Сведения о стажировке, практике, волонтёрской деятельности;
Комментарии работодателя о причинах увольнения.

При вводе данных система проверяет корректность форматов (даты, коды, идентификаторы) и выдаёт сообщения об ошибках в реальном времени. После завершения ввода все поля сохраняются в личном кабинете, где их можно просмотреть, отредактировать или добавить новые сведения в дальнейшем.

Прикрепление подтверждающих документов

При работе с электронным трудовым журналом через сервис Госуслуги подтверждающие документы обязательны для подтверждения правомерности внесённых сведений. Платформа принимает только оригиналы в электронном виде, поэтому каждое заявление должно сопровождаться соответствующим файлом.

Для прикрепления документов выполните последовательные действия:

Откройте раздел «Мои документы» в личном кабинете.
Нажмите кнопку «Добавить файл» и выберите файл на компьютере.
Убедитесь, что документ соответствует требованиям: формат PDF, DOC X или JPG; размер не превышает 5 МБ; содержимое чётко читаемо.
При необходимости укажите тип документа (трудовой договор, приказ, справка и так далее.) в выпадающем списке.
Сохраните изменения и дождитесь автоматической проверки системы.

После загрузки система проверяет соответствие файла требованиям и сравнивает данные с уже внесёнными записями. При обнаружении несоответствия появляется сообщение с указанием причины отказа, после чего документ можно исправить и загрузить повторно.

Типичные ошибки:

Подача сканов с низким разрешением, из‑за чего система не распознаёт текст.
Использование архивных форматов (ZIP, RAR) - такие файлы отклоняются.
Пропуск указания типа документа, что приводит к задержке в обработке.

Соблюдение перечисленных пунктов гарантирует быструю и корректную привязку подтверждающих материалов к записям в электронном трудовом журнале.

Проверка и отправка заявления

Проверка заявления - обязательный этап перед его передачей в системе государственных услуг. На странице формы необходимо убедиться, что все обязательные поля заполнены корректно: ФИО, ИИН, номер электронного трудового книжки, сведения о работодателе и период действия записи. Ошибки в вводимых данных вызывают автоматическое отклонение заявки, поэтому следует проверить орфографию и соответствие форматов (например, дата в ДД.ММ.ГГГГ).

После подтверждения правильности информации пользователь нажимает кнопку «Отправить». Система формирует электронный запрос, шифрует его и передаёт в базу данных Министерства труда. При успешной отправке появляется подтверждающее сообщение с идентификатором заявки и сроком её обработки.

Ключевые действия:

проверка заполнения обязательных полей;
сравнение введённых данных с оригинальными документами;
подтверждение согласия с условиями обработки информации;
нажатие кнопки отправки и сохранение номера заявки.

Эти шаги гарантируют безошибочную регистрацию изменений в электронном трудовом документе.

Отслеживание статуса заявления

Уведомления от Пенсионного Фонда России

Уведомления от Пенсионного Фонда России автоматически появляются в личном кабинете после ввода данных о трудовой деятельности через сервис Госуслуги. Система сопоставляет сведения о стаже, начислениях и изменениях статуса, формируя сообщения, которые сразу доступны пользователю.

При получении сообщения система проверяет корректность указанных дат и сумм.
При обнаружении несоответствия формируется запрос на уточнение, который отправляется в электронную форму обратной связи.
При подтверждении данных уведомление переходит в раздел «История уведомлений» и отображается в электронном трудовом журнале.

Все уведомления сохраняются в электронном виде, обеспечивая быстрый доступ к информации о пенсионных начислениях и праве на получение пенсии. Пользователь может просмотреть детали уведомления, скачать PDF‑копию и при необходимости передать документ работодателю через тот же портал. Такой механизм исключает необходимость ручного документирования и ускоряет процесс проверки трудового стажа.

Возможные причины отказа и их устранение

Ввод сведений в электронный трудовой журнал через сервис Госуслуг может завершиться отказом. Основные причины отказа и способы их устранения перечислены ниже.

Несоответствие формата данных - система принимает только предустановленные типы файлов и определённые структуры. Проверьте, что загружаемый документ соответствует требуемым шаблонам (PDF, DOCX, XML) и содержит обязательные реквизиты. При необходимости преобразуйте файл в нужный формат.
Отсутствие подтверждения со стороны работодателя - запись отклоняется, если в личном кабинете не указано согласие организации. Свяжитесь с представителем отдела кадров, попросите оформить электронное согласие и обновить статус в системе.
Ошибка ввода персональных реквизитов - неверный ИНН, СНИЛС или дата рождения приводит к автоматическому отклонению. Сверьте данные с официальными документами, исправьте ошибки в личном профиле и повторите попытку.
Технические сбои браузера - устаревшая версия, отключённые cookies или заблокированные скрипты мешают корректной передаче данных. Обновите браузер до актуальной версии, включите поддержку JavaScript и очистите кэш перед загрузкой.
Ограничения доступа к личному кабинету - блокировка аккаунта, отсутствие подтверждённого номера телефона или электронной почты. Восстановите доступ через форму восстановления пароля, подтвердите контактные данные и активируйте двухфакторную аутентификацию.
Неправильный статус пользователя - система различает физическое лицо и юридическое лицо. Убедитесь, что в профиле выбран правильный тип учетной записи, иначе запись будет отклонена.
Отсутствие цифровой подписи - некоторые операции требуют квалифицированной подписи. Приобретите электронный сертификат, установите его в браузер и подпишите документ перед отправкой.
Сбои в справочных базах - если справочники должностей, организаций или кодов ОКТМО не обновлены, система отклонит запись. Обратитесь в службу поддержки портала, запросите актуализацию справочников.

Для каждого из перечисленных пунктов достаточно выполнить проверку и корректировку указанных параметров. После устранения причины отказа повторите загрузку данных - система обычно принимает исправленную запись без дополнительных задержек.

Особенности внесения различных видов сведений

Данные о приеме на работу

Система Госуслуг позволяет работодателю вносить сведения о приёме на работу непосредственно в электронный трудовой документ сотрудника. Данные вводятся в онлайн‑форме, после чего автоматически интегрируются в личный кабинет работника.

Обязательные сведения:

дата начала трудовых отношений;
полное наименование организации, ИНН, ОКПО;
должность, код ОКДП;
тип трудового договора (постоянный, срочный, проектный);
размер заработной платы и порядок её выплаты;
условия испытательного срока (при наличии);
контактные данные ответственного лица в организации.

Процесс заполнения состоит из следующих этапов. Работодатель авторизуется на портале, выбирает раздел «Трудовая книжка», открывает форму «Приём на работу» и последовательно вводит указанные поля. После ввода система проверяет корректность ИНН, соответствие кода ОКДП и наличие обязательных реквизитов. Затем работодатель подтверждает запись электронной подписью и отправляет форму на обработку.

Автоматическая проверка подтверждает отсутствие конфликтов с ранее внесёнными записями и соответствие нормативным требованиям. При успешном завершении запись появляется в электронном трудовом листе сотрудника, где её можно просмотреть, скачать или распечатать через личный кабинет.

Таким образом, ввод данных о приёме на работу через портал Госуслуг обеспечивает своевременную и достоверную фиксацию трудовых отношений без бумажных носителей.

Информация об увольнении

Для внесения сведений об увольнении в электронную трудовую книжку через портал Госуслуг необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Первый шаг - войти в личный кабинет на сайте Госуслуг, используя подтверждённый аккаунт. После авторизации откройте раздел «Трудовая книжка», затем выберите пункт «Добавить запись» и укажите тип события «Увольнение».

Второй шаг - заполнить обязательные поля формы:

дата увольнения;
основание прекращения трудового договора (например, сокращение, расторжение по соглашению сторон);
номер и дата приказа об увольнении, выданного работодателем;
сведения о выплате компенсаций и расчётных документов (при необходимости);
подпись работодателя в электронном виде.

Третий шаг - прикрепить сканы или фотографии оригинальных документов: приказ, расчетный лист, справка о доходах. После загрузки файлов система проверяет соответствие форматов и целостность данных.

Четвёртый шаг - подтвердить запись нажатием кнопки «Сохранить». Система автоматически обновит электронную трудовую книжку, отразив дату и причину увольнения. При необходимости пользователь может скачать подтверждающий акт в формате PDF.

Последний этап - проверить запись в личном кабинете, убедившись в корректности введённой информации. Ошибки исправляются через кнопку «Редактировать» с повторным подтверждением работодателем. После подтверждения запись считается окончательной и доступна для просмотра работодателями и контролирующими органами.

Сведения о переводах и изменениях должности

Для отражения переводов и изменения должности в электронном трудовом билете необходимо ввести точные сведения о новых условиях работы. Оформление происходит в личном кабинете сервиса государственных услуг, где доступен специальный раздел «Трудовая книжка».

Вводимые данные включают:

Дату приказа о переводе или переоформлении должности.
Номер и дату приказа, подписанного уполномоченным органом.
Наименование организации‑работодателя, в которую произведён перевод, и её ИНН.
Новый код должности (по классификатору ОКДП) и наименование должности в полном виде.
Дату начала работы на новой должности и, при необходимости, дату окончания предыдущего места работы.
Условия оплаты труда, если они изменились, с указанием суммы и периода действия.

Перед загрузкой документов система проверяет соответствие полей формату: даты в виде «ДД.ММ.ГГГГ», номера приказов без лишних символов, коды должностей из официального справочника. Ошибки выдаются мгновенно, что позволяет исправить запись без обращения в отдел кадров.

Для подтверждения изменений требуется приложить скан или фотографию приказа в электронном виде. Файл должен соответствовать требованиям (PDF, JPEG, размер не более 2 МБ). После загрузки запись автоматически попадает в электронный реестр, где её статус меняется на «Подтверждено».

Если в организации несколько последовательных переводов, каждое событие фиксируется отдельной записью, что сохраняет полную историю карьерного пути сотрудника. Система поддерживает поиск по дате или номеру приказа, что ускоряет проверку данных при последующих запросах.

Таким образом, корректное внесение сведений о переводах и изменениях должности обеспечивает актуальность трудовой истории и упрощает взаимодействие с контролирующими органами.

Прочие кадровые мероприятия

Электронный трудовой документ, доступный через портал государственных услуг, поддерживает широкий спектр кадровых операций, помимо непосредственного ввода записей о трудовой деятельности.

Среди них:

Регистрация и изменение личных данных сотрудника (паспортные сведения, адрес проживания, контактная информация).
Оформление и выдача справок о стаже, заработной плате и иных подтверждающих документах.
Проведение процедур приема на работу и увольнения, включая автоматическое формирование соответствующих записей в электронном журнале.
Перевод сотрудника между подразделениями или изменение его должностных обязанностей с немедленным отражением в системе.
Регистрация отпусков, командировок и иных видов отсутствия, с автоматическим подсчётом остатка отпускных дней.

Все перечисленные действия выполняются в режиме онлайн, обеспечивая мгновенную актуализацию данных и исключая необходимость бумажных носителей. Это ускоряет процесс кадрового администрирования, снижает вероятность ошибок и упрощает контроль за соблюдением трудового законодательства.

Распространенные вопросы и ошибки при работе с ЭТК

Что делать при обнаружении неточностей

При работе с электронным трудовым листом через сервис Госуслуги любые расхождения в данных требуют немедленного реагирования.

Откройте личный кабинет, перейдите в раздел «Трудовая книжка».
Сравните сведения в системе с оригинальными документами (трудовой договор, справка о заработной плате, приказ о переводе).
Зафиксируйте обнаруженные ошибки: сделайте скриншот, запишите номер записи и описание несоответствия.

Корректировка через портал. В интерфейсе найдите кнопку «Редактировать» рядом с нужной записью, внесите исправления, приложите подтверждающие документы и подтвердите изменения.
Обращение в поддержку. Если редактировать запись невозможно (например, запись уже закрыта), создайте обращение в службу поддержки Госуслуг: укажите номер записи, приложите скан оригиналов и опишите требуемую правку.
Контроль статуса. Регулярно проверяйте статус обращения в личном кабинете; при необходимости уточняйте детали через чат или телефонную линию.

После подтверждения исправления убедитесь, что обновлённые данные отображаются корректно. При повторных несоответствиях повторяйте перечисленные действия.

Действия при отсутствии сведений

Для внесения записей в электронный трудовой журнал на портале Госуслуг, когда требуемая информация отсутствует, следует выполнить последовательные действия.

Откройте личный кабинет, перейдите в раздел «Трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Добавить запись».
В появившейся форме укажите тип записи (например, «Договор», «Приказ»).
В поле «Сведения» оставьте пустым и отметьте галочку «Сведения отсутствуют».
Прикрепите документ‑подтверждение, если он есть, либо загрузите справку о невозможности предоставить данные.
Нажмите «Сохранить» и подтвердите действие одноразовым паролем, полученным по СМС.

После сохранения система автоматически пометит запись как «сведения не предоставлены», что позволяет работодателю позже дополнить её необходимой информацией без создания новой записи. При отсутствии подтверждающих документов рекомендуется оформить запрос в отдел кадров с указанием причины отсутствия сведений и приложить его к записи в электронном журнале.

Контакты поддержки Госуслуг и ПФР

Для успешного ввода сведений в электронный трудовой журнал через портал Госуслуги необходимо иметь под рукой актуальные каналы связи со службой поддержки как самого портала, так и с Пенсионным фондом России.

Госуслуги.
• Телефон горячей линии: 8 800 555‑35‑35 (круглосуточно).
• Онлайн‑чат на сайте gosuslugi.ru - доступен в рабочие часы 9:00-21:00 МСК.
• Электронная почта: [email protected] (ответ в течение 24 часов).
• Форма обратной связи в личном кабинете: раздел «Помощь».
Пенсионный фонд России.
• Телефон доверия: 8 800 100 15 55 (с 8:00 до 20:00 МСК).
• Центр технической поддержки: 8 800 200 20 20 (рабочие дни 9:00-18:00).
• Электронный адрес: [email protected] (оперативный ответ в течение 12 часов).
• Личный кабинет на сайте pfrf.ru - раздел «Обратная связь» с возможностью отправки сообщения.

При обращении укажите номер заявки в личном кабинете и кратко опишите проблему: ошибка загрузки, недоступность сервиса, вопросы по подтверждению данных. Это ускорит процесс решения и гарантирует корректную регистрацию информации в электронном трудовом документе.

Правовые аспекты и нормативная база

Законодательство РФ об электронных трудовых книжках

Федеральный закон № 115‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» (вступил в силу 1 января 2020 г.) определяет электронный документ как официальный способ отражения трудовой истории, заменяющий бумажный вариант. Закон устанавливает, что запись в электронную трудовую книжку может быть внесена только через уполномоченный государственный сервис, обеспечивая юридическую силу и защиту персональных данных.

Для внесения информации через государственный сервис необходимо:

наличие подтверждённого аккаунта в системе «Госуслуги»;
привязка к личному кабинету электронного документа, полученного в организации‑работодателе;
подтверждение подлинности записи посредством электронной подписи или кода подтверждения, выданного работодателем;
соблюдение сроков, указанных в Трудовом кодексе - запись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней со дня начала или окончания трудового договора.

Приоритетные нормативные акты, регулирующие процесс:

Федеральный закон № 115‑ФЗ «О электронной трудовой книжке».
Приказ Минтруда России от 28 июня 2020 г. № 426н «Об организации работы с электронными трудовыми книжками».
Приказ ФСТЭК России от 16 июня 2021 г. № 113 «О требованиях к защите информации в электронных трудовых книжках».
Положение о порядке обращения с электронными трудовыми книжками, утверждённое приказом Минтруда России от 15 октября 2022 г.

Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант, и подлежит хранению в централизованной базе данных Федеральной службы по труду и занятости. Любая запись, внесённая через государственный сервис, автоматически синхронно отображается в персональном кабинете работника и в реестре работодателя, что исключает возможность двойного или противоречивого оформления.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения ЭТК

Ведение электронного трудового журнала в системе государственных услуг регулируется нормативными актами, нарушение порядка оформления влечёт конкретные правовые последствия.

Зафиксировать сведения о трудовой деятельности необходимо в установленные сроки; просрочка оформления считается правонарушением.
Предоставление недостоверных или неполных данных влечёт административную ответственность в виде штрафа для работодателя, размер которого определяется Трудовым кодексом РФ.
Нарушение требований к подписи и подтверждению записей приводит к обязательному исправлению записи за счёт организации и может стать основанием для дисциплинарного взыскания руководителя.
Уклонение от внесения обязательных записей в электронный журнал рассматривается как нарушение законодательства о труде и может стать поводом для привлечения к уголовной ответственности при наличии умысла.
При повторных нарушениях контрольный орган имеет право приостановить доступ организации к сервису государственных услуг, что ограничивает возможность дальнейшего внесения данных.

Ответственность фиксируется в протоколе проверяющего органа и подлежит исполнению в соответствии с установленными сроками. Несоблюдение требований приводит к финансовым, административным и, при тяжёлых обстоятельствах, уголовным последствиям.