Просмотр электронной трудовой книжки на Госуслугах: инструкция

Что такое электронная трудовая книжка

Преимущества цифрового формата

Электронный вариант трудовой книжки, доступный через портал государственных услуг, упрощает процесс контроля и подтверждения трудового стажа. Цифровой формат устраняет необходимость обращения в бумажный архив, ускоряя получение информации.

мгновенный доступ к полному перечню записей в любой момент;
автоматическое обновление данных после подтверждения работодателем;
защита от подделки благодаря электронной подписи и шифрованию;
возможность передачи сведений в другие государственные сервисы без копирования документов;
экономия времени и средств на печать, пересылку и хранение бумажных носителей.

Эти свойства повышают эффективность взаимодействия с работодателями и контролирующими органами, делая процесс управления трудовой историей более прозрачным и надёжным.

Особенности электронных сведений о трудовой деятельности

Электронная трудовая книжка хранит сведения о занятости в цифровом виде, предоставляя мгновенный доступ к полному перечню трудовых записей без обращения в бумажный архив.

Основные особенности электронных сведений о трудовой деятельности:

Автоматическое формирование записей о приёме, переводе и увольнении, фиксируемых в реальном времени;
Привязка к индивидуальному идентификатору пользователя, обеспечивающая уникальность и отсутствие дублирования;
Возможность добавления электронных документов (трудовые договоры, согласования, справки) в виде вложений к каждому событию;
Интеграция с государственными реестрами, позволяющая проверять подлинность записей через единую систему;
Исторический журнал изменений, фиксирующий дату, время и ответственного за внесение правки.

При просмотре электронных сведений в личном кабинете Госуслуг отображаются:

Даты начала и окончания каждого периода работы;
Наименования организаций‑работодателей и их идентификационные коды;
Должности, ставки и условия труда, указанные в трудовых договорах;
Примечания о переводах, стажировках и периодах отпуска.

Все данные защищены цифровой подписью, подтверждающей их юридическую силу. Система проверяет целостность записей при каждом входе, предотвращая несанкционированные изменения. При обнаружении расхождений пользователь получает уведомление и возможность инициировать исправление через электронный запрос в службу поддержки.

Подготовка к просмотру электронной трудовой книжки

Подтверждение учетной записи на Госуслугах

Способы подтверждения

Для доступа к электронному трудовому документу в системе Госуслуги требуется подтверждение личности. Существует несколько проверенных методов, каждый из которых обеспечивает высокий уровень надёжности.

Проверка по электронной почте: после ввода логина система отправляет одноразовый код на зарегистрированный адрес, который необходимо ввести в соответствующее поле.
СМС‑подтверждение: в мобильный телефон, привязанный к аккаунту, приходит код, вводимый пользователем для завершения входа.
Электронная подпись: использование квалифицированного сертификата позволяет авторизоваться без дополнительных кодов, обеспечивая юридически значимую идентификацию.
Биометрия через мобильное приложение: сканирование отпечатка пальца или распознавание лица, при условии включения соответствующей функции в личном кабинете.

Каждый из способов реализован в рамках единой инфраструктуры Госуслуг, что гарантирует совместимость и упрощённый процесс входа в электронную трудовую книжку. Выбор метода зависит от предпочтений пользователя и уровня доступных средств аутентификации.

Что делать, если учетная запись не подтверждена

Если при попытке открыть электронную трудовую книжку в личном кабинете Госуслуг появляется сообщение о неподтверждённой учётной записи, доступ к документу будет закрыт до завершения процедуры верификации.

Для устранения проблемы следует выполнить последовательные действия:

Перейти в раздел «Настройки» личного кабинета и выбрать пункт «Подтверждение личности».
Загрузить скан или фотографию паспорта, удостоверяющего личность, в указанные поля формы.
Прикрепить фотографию лица, совпадающего с изображением в документе, согласно требованиям портала.
Нажать кнопку «Отправить запрос» и дождаться автоматической проверки данных.
После получения уведомления о подтверждении учётной записи выполнить вход в систему повторно.

Если система сообщает об ошибке загрузки документов, следует проверить соответствие файлов формату JPEG/PNG и размеру не более 5 МБ, а затем повторить загрузку. При продолжающихся проблемах рекомендуется обратиться в службу поддержки Госуслуг через форму обратной связи, указав номер заявки и краткое описание ситуации.

Необходимые данные для авторизации

Для входа в сервис, предоставляющий доступ к электронному трудовому документу, требуется указать несколько обязательных параметров.

Личный кабинет: номер телефона или адрес электронной почты, зарегистрированный в системе.
Пароль: комбинация символов, соответствующая установленным требованиям безопасности.
Идентификационный номер: СНИЛС или ИНН, привязанный к профилю пользователя.
Код подтверждения: одноразовый пароль, получаемый СМС‑сообщением или в мобильном приложении.

Все перечисленные данные вводятся в соответствующие поля формы авторизации. После ввода система проверяет их совпадение с хранимой информацией и, при успешном подтверждении, открывает доступ к электронному трудовому реестру. Для корректного функционирования рекомендуется поддерживать актуальность контактных данных и регулярно обновлять пароль.

Пошаговая инструкция: как посмотреть электронную трудовую книжку

Авторизация на портале Госуслуг

Для доступа к электронному трудовому документу необходимо выполнить авторизацию на портале государственных услуг.

Пользователь открывает сайт gosuslugi.ru, нажимает кнопку «Войти». На следующем экране вводит телефонный номер или адрес электронной почты, указанные при регистрации. После подтверждения вводом полученного по SMS кода система запрашивает пароль. При включённой двухфакторной аутентификации требуется подтвердить вход через приложение‑генератор или биометрический способ.

После успешного ввода данных пользователь попадает в личный кабинет. В разделе «Электронные документы» выбирает пункт «Трудовая книжка». Доступ к файлу открывается сразу, без необходимости дополнительных запросов.

Основные действия:

открыть портал;
нажать «Войти»;
ввести логин (телефон/почта);
подтвердить код из SMS;
ввести пароль (и при необходимости второй фактор);
перейти в раздел электронных документов;
выбрать трудовую книжку.

Переход в раздел «Сведения о трудовой деятельности»

Электронная трудовая книжка на портале Госуслуги предоставляет быстрый доступ к сведениям о трудовой деятельности. После входа в личный кабинет пользователь переходит в раздел «Сведения о трудовой деятельности», где отображаются все записи о занятости.

Для перехода выполните последовательность действий:

Авторизоваться на портале Госуслуги.
В меню выбрать пункт «Электронные сервисы».
Открыть подраздел «Электронная трудовая книжка».
Нажать кнопку «Сведения о трудовой деятельности».

В открывшемся разделе представлена информация о каждом месте работы:

Дата начала и окончания трудового договора.
Наименование организации‑работодателя.
Должность, уровень и структура подразделения.
Тип трудового договора и основания прекращения работы.

Дополнительные функции раздела:

Кнопка «Печать» для формирования бумажного варианта отчёта.
Кнопка «Экспорт» для сохранения данных в формате PDF или XLS.
Возможность уточнения записей через кнопку «Редактировать» (при наличии соответствующих прав).

Таким образом, переход в раздел «Сведения о трудовой деятельности» обеспечивает полное и удобное представление истории трудовой занятости, позволяя быстро проверить, распечатать или сохранить необходимые сведения.

Заказ выписки из электронной трудовой книжки

Выбор формата выписки

Выбор формата выписки определяет удобство дальнейшего использования данных из электронной трудовой книжки. При формировании документа в личном кабинете Госуслуг доступны несколько вариантов.

«PDF» - фиксированный вид, сохраняет оригинальное оформление, совместим с большинством устройств.
«HTML» - интерактивный, позволяет быстро просмотреть информацию в браузере, легко копировать отдельные строки.
«DOCX» - редактируемый, подходит для внесения комментариев, требует установки офисных программ.
«TXT» - простой текст без разметки, минимальный размер файла, удобен для импорта в сторонние системы.

Для официальных целей предпочтительнее использовать «PDF», так как формат сохраняет подписи и печати в неизменном виде. При необходимости быстрой проверки содержания или интеграции с другими сервисами целесообразно выбирать «HTML» или «TXT». Если требуется добавить пояснительные замечания, оптимален «DOCX». Выбор формата следует согласовать с требованиями получателя выписки.

Проверка сформированного документа

Проверка сформированного документа - ключевой этап работы с электронной трудовой книжкой в личном кабинете госуслуг. После завершения формирования необходимо убедиться в корректности отображаемых сведений, их полноте и соответствии требованиям законодательства.

Для контроля документа следует выполнить следующие действия:

откройте раздел «Электронная трудовая книжка» и перейдите к сформированному документу;
проверьте наличие всех обязательных реквизитов: ФИО, дата рождения, сведения о работодателях, даты начала и окончания работы, должности;
сравните указанные даты с оригинальными трудовыми договорами;
убедитесь, что подписи и печати организаций отображаются в электронном виде;
проверьте отсутствие пустых полей и дублирования записей.

При обнаружении несоответствий требуется немедленно инициировать исправление через функцию «Редактировать запись» или обратиться в службу поддержки. Ошибки в датах, пропущенные работодатели или отсутствие электронных подписей делают документ недействительным при предъявлении в органы труда.

После внесения корректировок повторно откройте документ и повторите проверку всех пунктов списка. Полностью соответствующий документ готов к скачиванию, печати или передаче в требуемые инстанции.

Сохранение и печать электронной трудовой книжки

Варианты сохранения

После просмотра электронного трудового удостоверения в личном кабинете Госуслуг необходимо обеспечить его сохранность. Доступные способы хранения позволяют быстро получить документ в нужном формате и гарантировать его доступность в будущем.

Сохранить файл в формате PDF через кнопку «Скачать».
Распечатать документ на принтере для физической копии.
Сохранить в личном облачном хранилище (Яндекс.Диск, Google Drive) через функцию «Сохранить в облако».
Отправить себе электронную почту с вложением, используя кнопку «Отправить на e‑mail».
Экспортировать сведения в виде CSV‑файла через меню «Экспортировать данные».
Сделать скриншот экрана при необходимости фиксировать отдельные страницы.

Для повышения защищённости рекомендуется хранить копии в разных местах: цифровой архив и бумажный вариант. Регулярная проверка доступности файлов и их актуальности исключает риск потери информации.

Особенности печати

Электронный трудовой документ, доступный через портал государственных услуг, поддерживает печать только в формате PDF, что сохраняет структуру и подписи. При формировании распечатки необходимо учитывать следующие особенности:

Установить параметры страницы - формат A4, ориентация «портрет», поля 20 мм со всех сторон.
Выбрать режим печати «высокое качество» для сохранения читаемости шрифтов и графических элементов.
Включить опцию «печать в реальном размере», чтобы исключить масштабирование, которое может исказить подписи.
Отключить функции «дополнительные колонтитулы» и «печать фоновых изображений», если они не требуются, чтобы избежать лишних элементов на листе.
При использовании многостраничного документа убедиться, что выбран режим «печать всех страниц», иначе часть записей останется непечатной.

Для печати без потери данных следует использовать драйверы, поддерживающие PDF‑X‑1a, который гарантирует сохранение цветовых профилей и шрифтов. Если требуется подпись в оригинальном виде, распечатку рекомендуется выполнить на принтере, поддерживающем печать с сертификатом подписи, иначе подпись будет отображаться как графическое изображение без юридической силы.

При работе с мобильными устройствами следует предварительно загрузить файл на компьютер, так как большинство мобильных приложений не поддерживают настройку параметров печати, требуемых для официального документа. После печати рекомендуется проверить каждую страницу на наличие всех записей и подписей, сравнив их с оригиналом в личном кабинете.

Что делать, если информация в электронной трудовой книжке неверна

Порядок действий при обнаружении ошибок

При работе с электронным документом о трудовой истории в сервисе Госуслуги могут возникнуть несоответствия данных. При их обнаружении необходимо выполнить последовательные действия, гарантирующие корректное исправление.

Откройте раздел «Электронная трудовая книжка», найдите запись с ошибкой и зафиксируйте её детали (дата, должность, организация).
Сохраните скриншот или сделайте запись экрана, чтобы иметь подтверждение несоответствия.
Перейдите в личный кабинет, выберите пункт «Обращения в поддержку».
В форме обращения укажите: номер персонального аккаунта, точный перечень неверных полей, приложите сделанные снимки и кратко опишите требуемую корректировку.
Отправьте запрос и дождитесь ответа службы поддержки. При получении подтверждения об исправлении проверьте обновлённые данные, сравнив их с исходными документами.

Если ошибка не устранена в установленный срок, повторите обращение, указав номер предыдущего запроса и приложив новые подтверждающие материалы. После окончательной проверки убедитесь, что все сведения соответствуют официальным документам работодателя.

Куда обращаться для исправления данных

Обращение к работодателю

Для получения доступа к электронной трудовой книжке через портал Госуслуги необходимо оформить официальное обращение к работодателю. В письме следует указать:

ФИО сотрудника и данные учетной записи на Госуслугах;
Требуемый тип доступа (просмотр или редактирование);
Основание запроса, например «необходимость контроля статуса трудового стажа»;
Срок, в течение которого требуется предоставить доступ.

Текст обращения рекомендуется оформить в виде официального письма, используя деловой стиль и четкую структуру. Пример формулировки:

«Уважаемый (ая) [должность руководителя],

Прошу предоставить возможность просмотра моей электронной трудовой книжки в личном кабинете на портале Госуслуги. Доступ необходим для контроля актуальности записей о трудовом стаже. Прошу оформить разрешение в течение 5 рабочих дней.

С уважением, [ФИО] [Должность] [Контактный телефон]»

После отправки письма следует дождаться подтверждения от работодателя. При получении согласия необходимо:

Войти в личный кабинет на Госуслуги;
Перейти в раздел «Электронные документы»;
Выбрать пункт «Трудовая книжка» и подтвердить предоставленный работодателем доступ.

Если работодатель отклонит запрос, следует уточнить причины отказа и, при необходимости, подать повторное обращение, уточнив требуемые детали. Все действия фиксируются в системе, что обеспечивает прозрачность процесса.

Обращение в Пенсионный фонд России

Для обращения в Пенсионный фонд России при работе с электронной трудовой книжкой на портале Госуслуги необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Авторизоваться в личном кабинете Госуслуг, используя подтверждённый аккаунт.
Перейти в раздел «Электронные документы», выбрать пункт «Трудовая книжка».
Открыть вкладку «Запрос в Пенсионный фонд», где указаны доступные формы обращения.
Сформировать запрос, указав:
- ФИО заявителя;
- СНИЛС;
- номер электронной трудовой книжки;
- цель обращения (например, уточнение пенсионных прав или исправление записей).
Прикрепить скан копий документов, требуемых для конкретного типа обращения:
- паспорт;
- справка о доходах (при необходимости);
- выписка из электронного реестра трудовой книжки.
Отправить запрос через кнопку «Отправить в ПФР». Система автоматически сформирует подтверждение с номером обращения и сроком обработки.

После отправки заявления в кабинете появляется статус - «В обработке», «Требуется уточнение» или «Завершено». При необходимости уточнить детали следует воспользоваться функцией «Сообщения» в том же разделе, где можно задать вопросы сотрудникам фонда без лишних формальностей.

Для ускорения рассмотрения рекомендуется:

проверять актуальность персональных данных в личном кабинете;
использовать актуальные версии документов в электронном виде;
своевременно отвечать на запросы о дополнительной информации.

Полученный ответ от Пенсионного фонда будет доступен в том же разделе «Запрос в ПФР», где можно скачать итоговый документ или инструкцию по дальнейшим действиям. При отсутствии ответа в указанный срок следует инициировать повторный запрос через функцию «Повторить обращение».

Частые вопросы и ответы

Можно ли отказаться от ведения электронной трудовой книжки

Можно отказаться от ведения электронной трудовой книжки лишь в случае, если работодатель согласен оформить традиционный бумажный вариант. Закон допускает выбор формы трудового документа, однако большинство государственных и частных организаций уже перешли на электронный формат, поскольку он обеспечивает быстрый доступ к данным через портал Госуслуг.

Отказ от электронного реестра требует:

письменного заявления работника, направленного работодателю;
подтверждения работодателем согласия на ведение бумажной трудовой книжки;
оформления всех записей в традиционном виде, включая сведения о стажировании, повышении квалификации и изменениях в должностных обязанностях.

Если работодатель отказывается предоставить бумажный вариант, отказ от электронного формата невозможен. В таком случае работник обязан использовать электронную трудовую книжку, а все операции (просмотр, загрузка, проверка записей) осуществляются через личный кабинет на Госуслугах.

Отказ может быть обоснован только в случае наличия законных причин, например, невозможности использовать сервис из‑за технических ограничений. При отсутствии таких причин отказ будет считаться необоснованным, и работодатель имеет право потребовать использование электронного реестра.

Как получить сведения, если нет доступа к Госуслугам

Если электронный личный кабинет на портале недоступен, сведения о трудовой истории можно получить несколькими проверенными способами.

Для начала следует обратиться в отдел кадров текущего или бывшего работодателя. Работодатель обязан предоставить выписку из трудовой книжки или отправить запрос в Фонд социального страхования (ФСС) от вашего имени. Полученный документ содержит полную информацию о стаже, начислениях и изменениях.

Если связь с работодателем невозможна, используйте сервисы ФСС:

зайдите на сайт ФСС России;
в разделе «Электронный кабинет» выберите пункт «Запрос сведений о трудовом стаже»;
заполните форму, указав ФИО, ИНН и паспортные данные;
подтверждайте запрос через СМС‑код, полученный на мобильный телефон, указанный в личном кабинете ФСС.

Служба поддержки ФСС готова обработать запрос в течение 5 рабочих дней и выслать результат на электронную почту или в виде бумажного письма.

Альтернативный путь - обратиться в многофункциональный центр (МФЦ). В МФЦ можно подать заявление о выдаче выписки из трудовой книжки, предоставив паспорт и сведения о работодателе. Центр направит запрос в ФСС и выдаст готовый документ в течение установленного срока.

Для получения сведений через Пенсионный фонд (ПФР) выполните следующее:

посетите сайт ПФР;
в разделе «Личный кабинет» выберите пункт «Справка о трудовом стаже»;
введите персональные данные и подтвердите запрос через банковскую карту или СМС‑код;
скачайте готовую справку или закажите её отправку по почте.

Все перечисленные способы позволяют получить полную информацию о трудовом стаже без доступа к личному кабинету на портале государственных услуг. При выборе метода учитывайте сроки обработки и наличие необходимых документов.

Что делать при смене работы и ЭТК

При смене места работы необходимо актуализировать сведения в электронной трудовой книжке, чтобы новый работодатель мог подтвердить ваш трудовой стаж.

Для выполнения этой операции выполните последовательность действий:

Откройте портал Госуслуги, выполните вход с использованием подтверждённого аккаунта.
В личном кабинете выберите сервис «Электронная трудовая книжка» (далее - «ЭТК»).
Перейдите в раздел «Мои записи» и найдите запись текущего работодателя.
Нажмите кнопку «Завершить запись», укажите дату увольнения и подтвердите действие.
После завершения предыдущей записи откройте форму «Добавить новую запись».
Введите наименование нового работодателя, ИНН организации, дату начала работы и должность.
Сохраните введённые данные, система отобразит статус «Ожидает подтверждения работодателем».
Оповестите нового работодателя о необходимости подтвердить запись через их личный кабинет на портале.

После завершения указанных шагов проверьте статус всех записей в «ЭТК». При обнаружении ошибок исправьте их, используя функцию «Редактировать запись» и повторно отправьте на подтверждение. Регулярный контроль гарантирует корректность трудового стажа и упрощает получение будущих документов.