Что такое электронная трудовая книжка
Преимущества цифрового формата
Цифровой формат трудовой книжки упрощает процесс получения и использования документа. Доступ к записи происходит через личный кабинет на государственном портале, без необходимости посещать отделения.
Преимущества электронного варианта:
- Мгновенный просмотр и скачивание в любой момент;
- Защита от подделки благодаря шифрованию и цифровой подписи;
- Автоматическое обновление записей при изменении условий труда;
- Снижение расходов на бумагу и транспорт;
- Возможность передавать данные работодателям через интегрированные сервисы;
- Удобство хранения в облаке, исключающее риск потери физического носителя.
Эти свойства делают цифровой документ более надёжным и практичным по сравнению с традиционной бумажной формой.
Отличия от бумажной версии
Электронная трудовая книжка отличается от бумажной формы по нескольким ключевым параметрам.
- Хранение данных осуществляется в облачном сервисе, что исключает риск потери из‑за физического износа или утраты.
- Доступ к записям реализован через личный кабинет на портале государственных услуг; информация появляется сразу после её внесения работодателем.
- Подпись и печать заменяются квалифицированной электронной подписью, обеспечивая юридическую силу без необходимости печатных штампов.
- Поиск нужных записей возможен через фильтры и поиск по дате, в то время как в бумажном варианте требуется листание страниц.
- Обновление сведений происходит в реальном времени, без необходимости подачи новых документов в бумажном виде.
Электронный документ облегчает контроль над карьерным траектом, ускоряет проверку данных работодателями и государственными органами, а также снижает затраты на бумагу и транспортировку.
Подготовка к заказу
1. Подтвержденная учетная запись на Госуслугах
Подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги - необходимый предварительный шаг для получения электронной трудовой книжки. Без неё невозможно оформить запрос, так как система требует подтверждённую личность для защиты персональных данных.
Для создания и подтверждения учётной записи выполните следующие действия:
- Откройте сайт gosuslugi.ru и нажмите «Регистрация».
- Введите номер мобильного телефона, адрес электронной почты и пароль.
- Примите пользовательское соглашение и нажмите «Зарегистрироваться».
- Получите SMS‑сообщение с кодом подтверждения, введите его в соответствующее поле.
- После ввода кода система запросит загрузить скан или фотографию паспорта. Загрузите документ, убедившись, что все данные читаемы.
- На следующем этапе потребуется загрузить селфи с документом, подтверждающим соответствие лица и владельца паспорта.
- После проверки данных оператором ваша учётная запись получит статус «Подтверждена». Статус отображается в личном кабинете рядом с именем пользователя.
Подтверждённый аккаунт открывает доступ к сервису заказа электронной трудовой книжки, позволяет заполнять необходимые формы и отслеживать статус заявки без дополнительных проверок. Без этой процедуры система отклонит запрос, что приведёт к необходимости повторной регистрации. Поэтому убедитесь, что все загруженные документы соответствуют требованиям портала, а контактные данные актуальны.
2. Необходимые документы и данные
Для получения электронной трудовой книжки через портал государственных услуг необходимо подготовить следующие сведения и документы:
- СНИЛС. Номер обязательного страхования, указанный в документе, должен соответствовать данным, указанным в личном кабинете.
- Паспорт гражданина РФ. Требуется указать серию, номер, дату выдачи и орган, выдавший документ.
- ИНН (при наличии). Если ИНН зарегистрирован в системе, его следует ввести; отсутствие не блокирует процесс, но ускорит проверку.
- Электронная почта, привязанная к аккаунту. На неё будет отправлено подтверждение и ссылки для загрузки справок.
- Телефонный номер, указанный в личном кабинете. Служба использует его для отправки СМС‑кода подтверждения.
- Справка из работодателя о наличии электронного трудового книжного счета (форма 2‑НДФЛ). Документ должен быть подписан в электронном виде или загружен в формате PDF.
Все данные вводятся в соответствующие поля личного кабинета. После загрузки документов система проверяет их соответствие требованиям и, при отсутствии ошибок, формирует электронную трудовую книжку.
Процесс заказа
1. Авторизация на портале Госуслуг
Для работы с электронным документом требуется войти в личный кабинет Госуслуг.
- Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
- Нажмите кнопку «Войти» в правом верхнем углу.
- Введите логин (номер телефона или ИНН) и пароль.
- При первом входе подтвердите личность через СМС‑код или код из мобильного приложения.
- При желании активируйте двухфакторную аутентификацию в настройках безопасности.
- После успешной авторизации система отобразит главную страницу личного кабинета, где доступны все сервисы, включая заказ электронной трудовой книжки.
Для завершения сеанса нажмите «Выйти» в меню профиля.
2. Переход в раздел Сведения о трудовой деятельности
Для перехода в раздел «Сведения о трудовой деятельности» выполните следующие действия:
- Откройте личный кабинет на портале государственных услуг.
- В меню слева выберите пункт «Мои услуги».
- В списке доступных сервисов найдите «Электронная трудовая книжка» и нажмите «Открыть».
- На открывшейся странице нажмите кнопку «Сведения о трудовой деятельности».
После выполнения этих шагов система отобразит форму, где можно добавить, изменить или проверить сведения о занятости, указать работодателей и периоды работы. Все изменения сохраняются автоматически после нажатия кнопки «Сохранить».
3. Выбор опции Заказать электронную трудовую книжку
Для оформления электронного документа необходимо открыть личный кабинет на портале государственных услуг, перейти в раздел «Электронные документы» и выбрать пункт «Трудовая книжка». После перехода откроется страница с несколькими вариантами действий.
- Нажмите кнопку «Заказать электронную трудовую книжку».
- Проверьте, что в поле «Тип услуги» указано «Электронный вариант».
- Убедитесь, что в списке доступных форматов выбран формат PDF, если требуется именно этот тип файла.
- Подтвердите выбор, кликнув «Продолжить», и перейдите к заполнению обязательных полей.
На следующем экране введите требуемые сведения: ФИО, ИНН, дату рождения и номер текущей бумажной трудовой книжки (если она уже существует). После ввода данных нажмите «Отправить запрос». Система автоматически сформирует электронный документ и отправит уведомление о готовности к загрузке в ваш личный кабинет.
4. Проверка и подтверждение данных
После ввода всех сведений система переходит к этапу проверки. На экране отображается сводка введённых данных: ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, СНИЛС, адрес регистрации и выбранный тип электронного трудового документа.
Проверьте каждый пункт:
- ФИО полностью совпадает с паспортом.
- Дата рождения указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Серия и номер паспорта без пробелов и лишних символов.
- Номер СНИЛС состоит из 11 цифр, разделённый дефисами (XXX-XXX-XXX YY).
- Адрес прописки соответствует данным, указанным в документе.
Если обнаружены несоответствия, вернитесь к соответствующим полям и исправьте их. После подтверждения корректности всех строк нажмите кнопку «Подтвердить». Появится окно с запросом согласия на обработку персональных данных и условия использования сервиса. Отметьте галочку и подтвердите действие.
Система отправит СМС‑сообщение с одноразовым кодом. Введите полученный код в поле подтверждения и нажмите «Завершить». При правильном вводе будет отображено уведомление о успешном создании заявки на электронную трудовую книжку. Далее можно перейти к следующему шагу - оплате услуг.
5. Получение выписки
Для получения выписки из электронной трудовой книжки выполните следующие действия:
- Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг, используя подтверждённые учетные данные.
- Откройте раздел «Электронные документы», найдите пункт «Трудовая книжка», выберите опцию «Выписка».
- Укажите период, за который требуется выписка, и при необходимости добавьте комментарий.
- Подтвердите запрос с помощью электронной подписи или кода, полученного в СМС.
- Дождитесь формирования документа - система выдаст файл в формате PDF, доступный для скачивания.
- Сохраните выписку на устройстве, при необходимости распечатайте.
После выполнения всех пунктов выписка будет готова к использованию в официальных целях.
Возможные трудности и их решение
Ошибки при получении данных
При оформлении электронной трудовой книжки через портал Госуслуг часто возникают ошибки, связанные с получением данных. Их своевременное обнаружение и устранение ускоряют процесс и предотвращают отказ в выдаче.
- Неверный ИНН или СНИЛС. Система проверяет соответствие введённых цифр официальным реестрам; при расхождении запрос отклоняется. Проверьте цифры в официальных документах перед вводом.
- Ошибки в формате даты рождения. Допустимый формат - ДД.ММ.ГГГГ. Любой иной ввод приводит к невозможности идентификации заявителя.
- Пропуск обязательного поля «Электронный адрес». Без указания рабочей почты система не отправит подтверждение и не завершит регистрацию.
- Неправильный код региона в адресе регистрации. Региональный код должен соответствовать справочнику, опубликованному на портале; иначе система не сможет привязать запись к нужному территориальному органу.
- Использование устаревшего сертификата для подписи. Если сертификат просрочен или отозван, запрос будет отклонён. Обновите сертификат в личном кабинете перед отправкой данных.
Для минимизации риска повторения ошибок следует выполнить проверку введённой информации в два этапа: автоматический контроль в форме и ручную сверку с оригинальными документами. При возникновении сообщения об ошибке система указывает конкретное поле, что позволяет быстро внести корректировку и повторно отправить запрос.
Что делать, если информация неполная или некорректная
Если после ввода данных в личный кабинет обнаружены пропуски или ошибки, сразу откройте раздел «Мои услуги» и найдите заявку на электронную трудовую книжку.
- Нажмите кнопку «Редактировать» рядом с полем, требующим исправления.
- Введите корректную информацию, проверьте совпадение с документами, нажмите «Сохранить».
- Если система не позволяет изменить запись, выберите пункт «Подать запрос на корректировку» и опишите проблему.
При невозможности исправления через онлайн‑форму обратитесь к службе поддержки:
- откройте чат в правом нижнем углу сайта;
- укажите номер заявки и подробно опишите несоответствия;
- запросите повторную проверку данных.
После получения подтверждения от операторов повторно проверьте статус заявки. Если статус остаётся «На проверке», дождитесь уведомления о завершении обработки. При повторных ошибках повторите процесс корректировки или подайте новую заявку, предварительно убедившись в полноте и точности всех сведений.
Использование электронной трудовой книжки
Как предоставить сведения работодателю
Для предоставления работодателю сведений, необходимых при оформлении электронной трудовой книжки, выполните следующие действия.
- Откройте личный кабинет на портале государственных услуг и перейдите в раздел «Электронные документы».
- Введите свои персональные данные: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения, контактный телефон.
- Загрузите скан копий паспорта и СНИЛС. При необходимости приложите подтверждающий документ о праве на трудоустройство (например, договор).
- Сохраните введённую информацию и сформируйте запрос на передачу данных работодателю.
- Нажмите кнопку «Отправить работодателю». Система автоматически сформирует электронное письмо с указанием ссылки на ваш профиль и перечень предоставленных документов.
- Убедитесь, что работодатель подтвердил получение сведений: в личном кабинете появится статус «Подтверждено».
После подтверждения работодателем процесс оформления электронной трудовой книжки продолжится автоматически. При возникновении вопросов используйте встроенный чат поддержки или телефон горячей линии портала.
Хранение и доступ к данным
Хранение данных, связанных с получением электронной трудовой книжки, происходит в централизованном государственном информационном пространстве. Информация о трудовом стаже, работодателях и сертификатах сохраняется в базе, защищённой многослойным шифрованием. Регулярные резервные копии позволяют восстановить записи при сбоях системы.
Доступ к этим сведениям предоставляется только после аутентификации пользователя в личном кабинете на портале государственных услуг. При входе проверяется пароль и, при необходимости, одноразовый код, отправляемый на подтверждённый номер телефона. После успешного входа пользователь видит перечень всех электронных документов, включая трудовую книжку, и может выполнить следующие действия:
- просмотреть текущую запись в режиме онлайн;
- скачать документ в формате PDF для локального хранения;
- отправить электронную копию в выбранную организацию через встроенный сервис передачи.
Все операции фиксируются в журнале активности: время действия, IP‑адрес и тип выполненной операции сохраняются в отдельном разделе для последующего аудита. При попытке доступа из незарегистрированного устройства система блокирует запрос и уведомляет владельца аккаунта.
Для обеспечения целостности данных применяется контрольные суммы. При каждом обновлении записи система сравнивает вычисленное значение с сохранённым, отклоняя изменения, если обнаружено несовпадение. Такой механизм гарантирует, что информация о трудовом стаже остаётся неизменной и достоверной.