О сервисе Госуслуги
Преимущества электронных выписок
Электронные выписки из трудовой книжки предоставляют мгновенный доступ к официальным документам без необходимости посещать отделения госорганов.
- Запрос оформляется в личном кабинете портала, что экономит время и уменьшает количество поездок.
- Информация хранится в зашифрованном виде, гарантируя защиту персональных данных от несанкционированного доступа.
- Выписка автоматически обновляется при изменении статуса трудовых отношений, исключая риск получения устаревших сведений.
- Формат PDF/XML совместим с большинством государственных и частных сервисов, упрощая интеграцию в процедуры трудоустройства, оформления банковских продуктов и получения виз.
- Отсутствие бумажных носителей снижает экологическую нагрузку и исключает возможность потери или повреждения оригинального документа.
Эти свойства делают электронные выписки эффективным инструментом для быстрой и надёжной работы с трудовыми данными.
Необходимые условия
Для получения выписки из электронного трудового паспорта через портал Госуслуги необходимо выполнить ряд обязательных требований.
• Наличие личного кабинета в системе Госуслуги, созданного с использованием подтверждённого номера телефона и адреса электронной почты.
• Прохождение процедуры идентификации: загрузка скан‑копий паспорта, СНИЛС и подтверждение личности через видеовстречу или мобильное приложение.
• Привязка к аккаунту электронного трудового книжного сервиса, осуществляемая через раздел «Трудовая книжка» после входа в личный кабинет.
• Доступ к интернету со скоростью, позволяющей загрузить необходимые документы и получить электронный файл выписки.
• Установленная версия браузера, поддерживающая технологию Web‑PKI, и включённые в системе средства безопасности (антивирус, актуальные обновления ОС).
После выполнения перечисленных условий в личном кабинете появляется функция «Сформировать выписку», позволяющая выбрать период работы и оформить документ в формате PDF. Сформированный файл автоматически сохраняется в разделе «Мои документы» и может быть скачан либо отправлен на указанный электронный адрес.
Пошаговая инструкция получения выписки
1 Авторизация на портале
1.1 Ввод логина и пароля
Для доступа к выписке из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги необходимо выполнить ввод учётных данных.
- Откройте страницу авторизации на официальном сервисе.
- В поле «Логин» введите адрес электронной почты, номер телефона или ИНН, указанные при регистрации.
- В поле «Пароль» введите набор символов, соответствующий требованиям безопасности: минимум 8 символов, включающие буквы в разных регистрах, цифры и специальный символ.
- При первом входе система предложит установить двухфакторную аутентификацию - укажите способ получения кода (СМС, приложение‑генератор).
После подтверждения ввода система проверит соответствие данных, откроет личный кабинет и предоставит доступ к документу. Ошибки ввода (неверный логин, неправильный пароль) вызывают сообщение о необходимости повторить ввод; в случае блокировки аккаунта следует воспользоваться процедурой восстановления через службу поддержки.
1.2 Подтверждение входа
Подтверждение входа в сервис - обязательный этап, без которого запрос выписки из электронной трудовой книжки невозможен. При первой авторизации пользователь вводит логин и пароль от личного кабинета Госуслуг. После этого система отправляет одноразовый код на привязанную мобильную связь или в приложение‑генератор. Ввод кода завершает аутентификацию и открывает доступ к персональному разделу.
- код действителен 5 минут;
- при вводе ошибочного кода более трёх раз доступ блокируется на 30 минут;
- для восстановления доступа требуется подтверждение личности через видеовстречу или вопросы безопасности.
Если пользователь уже настроил двухфакторную аутентификацию, подтверждение происходит автоматически после ввода пароля: система проверяет биометрические данные или отпечаток пальца, зарегистрированные в мобильном устройстве. При отсутствии такой настройки система предлагает выбрать альтернативный способ: СМС, звонок или электронную почту.
После успешного подтверждения система формирует токен сеанса, который хранится в браузере до выхода из аккаунта. Токен гарантирует, что последующие действия (запрос выписки, просмотр истории) выполняются от имени конкретного пользователя, исключая возможность несанкционированного доступа.
2 Поиск услуги
2.1 Раздел "Работа и занятость"
Раздел 2.1 «Работа и занятость» в электронном сервисе представляет собой форму, где фиксируются сведения о текущем месте работы, должности, дате начала и окончания трудового договора, а также данные о работодателе. При формировании выписки из электронного трудового досье эти параметры автоматически подставляются в документ, что гарантирует точность и актуальность информации.
Для получения справки пользователь обязан:
- войти в личный кабинет на портале государственных услуг;
- выбрать пункт «Электронная трудовая книжка»;
- открыть раздел «Работа и занятость»;
- проверить указанные данные, при необходимости скорректировать их через форму редактирования;
- подтвердить изменения с помощью электронной подписи или кода из мобильного телефона.
После подтверждения система формирует выписку в формате PDF, содержащую:
- полные данные о работодателе (наименование, ИНН, ОКПО);
- сведения о должности и трудовом стаже;
- даты начала и окончания работы, если они указаны;
- ссылки на сопутствующие документы (трудовой договор, аттестацию).
Выписка готова к скачиванию в течение нескольких минут. При необходимости пользователь может отправить её в электронном виде в организации, требующие подтверждения трудовой занятости, либо распечатать для предъявления в бумажном виде.
2.2 Выбор услуги "Выписка из электронной трудовой книжки"
Для получения справки из электронного трудового журнала необходимо открыть личный кабинет на портале государственных услуг и перейти в раздел «Электронные услуги». В списке доступных сервисов выбирают пункт «Выписка из электронной трудовой книжки». После подтверждения выбора система предлагает уточнить параметры запроса.
- Указать тип выписки (полная или частичная).
- Выбрать период действия записей, если требуется ограничить диапазон.
- При необходимости указать получателя документа (сам пользователь или третье лицо).
После заполнения полей нажимают кнопку подтверждения. Система формирует запрос, проверяет наличие записей в электронном журнале и формирует готовый документ, который появляется в личном кабинете в виде PDF‑файла. Документ можно скачать или отправить на указанный электронный адрес.
3 Заполнение заявления
3.1 Проверка персональных данных
Проверка персональных данных - обязательный этап получения выписки из электронного трудового журнала через портал Госуслуги. Система сравнивает введённые сведения с информацией, хранящейся в государственных реестрах, и блокирует запрос при обнаружении несовпадений. Это гарантирует, что документ будет выдан только законному владельцу.
Для успешного прохождения проверки необходимо:
- ввести фамилию, имя и отчество, совпадающие с данными в паспорте;
- указать дату рождения, соответствующую официальным записям;
- предоставить ИНН или СНИЛС, если они указаны в профиле;
- подтвердить номер мобильного телефона, привязанный к учётной записи.
После автоматической сверки система формирует запрос на выдачу выписки. При отсутствии ошибок запрос одобряется, и документ появляется в личном кабинете в течение нескольких минут. Если обнаружены расхождения, пользователь получает сообщение с указанием требуемых корректировок.
3.2 Отправка запроса
Для отправки запроса необходимо наличие подтверждённого аккаунта на портале Госуслуги и активного сертификата электронной подписи. После входа в личный кабинет откройте раздел «Электронные услуги», выберите сервис, связанный с трудовой книжкой, и перейдите к форме подачи заявления.
- Укажите ФИО полностью, ИНН или СНИЛС, дату рождения, место работы, указав реквизиты работодателя.
- Введите номер электронной трудовой книжки, если он уже присвоен, либо укажите, что запись будет сформирована автоматически.
- Прикрепите документ, подтверждающий полномочия (доверенность) в случае подачи от имени другого лица.
- Проверьте корректность всех данных, подтвердите их электронной подписью и нажмите кнопку отправки.
Система генерирует уникальный номер заявки и отображает статус обработки. При успешном поступлении запроса пользователь получает уведомление о готовности выписки, после чего её можно загрузить в формате PDF из личного кабинета.
4 Получение выписки
4.1 Статус заявления
Статус заявления - ключевой индикатор текущего этапа обработки запроса на выписку из электронного трудового книжки. После отправки через личный кабинет портал фиксирует статус и автоматически обновляет его при переходе к следующему шагу.
Основные статусы:
- Принято - запрос зарегистрирован, в системе назначен уникальный номер.
- В работе - заявка передана в отдел кадров или в службу поддержки, начинается проверка данных.
- Ожидание подтверждения - требуется дополнительное подтверждение личности (например, код из SMS) или уточнение сведений.
- Одобрено - проверка завершена, выписка готова к загрузке.
- Отклонено - заявка отклонена по причине несоответствия данных, ошибки заполнения или отсутствия доступа к электронному трудовому книжке.
Проверить текущий статус можно в личном кабинете, выбрав пункт «Мои заявления». Информация отображается в виде таблицы с датой изменения и пояснением. При переходе в статус «Ожидание подтверждения» система отправляет уведомление на привязанный номер телефона или электронную почту; пользователь обязан выполнить указанные действия в течение 48 часов, иначе заявка будет автоматически отклонена.
Если статус изменился на «Одобрено», выписку можно скачать в формате PDF или отправить на электронную почту. При статусе «Отклонено» в уведомлении указывается причина отказа и рекомендации по исправлению ошибки. Для повторного запроса необходимо создать новое заявление, исправив указанные недочёты.
4.2 Загрузка документа
Для получения выписки из электронного трудового журнала через портал Госуслуги необходимо выполнить загрузку подтверждающего документа. Процедура состоит из следующих шагов:
- Войдите в личный кабинет на официальном сервисе.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка», выберите пункт «Запрос выписки».
- Нажмите кнопку «Загрузить документ». Откроется окно выбора файлов.
- Укажите файл в формате PDF, DOC или JPG, размером не более 5 МБ.
- Подтвердите загрузку, кликнув «Отправить». Система проверит формат и целостность файла.
- При успешной проверке появится сообщение о принятии документа и о формировании выписки.
Если файл не соответствует требованиям, система выдаст ошибку, указывая причину (неподдерживаемый формат, превышение размера). В этом случае следует исправить файл и повторить загрузку. После завершения процесса выписка будет доступна в разделе «Мои документы» в течение 24 часов.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если данные неверны
Если в электронной трудовой книжке отображаются ошибочные сведения, их исправление необходимо выполнить до получения выписки.
- Откройте личный кабинет на портале государственных услуг, перейдите в раздел «Электронный трудовой документ».
- Проверьте личные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС. При расхождении сразу исправьте в профиле, если система позволяет.
- Если ошибка относится к сведениям о месте работы, сроках или должности, зайдите в подраздел «Работодатели». Нажмите кнопку «Сообщить об ошибке» и укажите точные параметры.
- При невозможности самостоятельного исправления отправьте запрос работодателю через функцию «Запрос в организацию». Укажите номер записи, тип ошибки и требуемые корректировки.
- После подтверждения работодателем внесите изменения в системе, проверив статус в личном кабинете.
- При отсутствии реакции от организации в течение 10 рабочих дней обратитесь в службу поддержки портала через форму обратной связи, приложив скриншоты ошибки и копию трудового договора.
После успешного обновления данных можно сформировать выписку, скачав её в формате PDF. При повторном обнаружении неточностей повторите перечисленные действия.
Сроки получения выписки
Запрос на электронную выписку из трудовой книжки, оформленный через портал Госуслуг, обрабатывается в автоматическом режиме без необходимости личного обращения в отделение. После подтверждения оплаты система инициирует проверку данных и формирует документ.
- Стандартный срок - до 3 рабочих дней с момента подачи заявки.
- При наличии неполных сведений или необходимости уточнения данных срок может увеличиться до 5 рабочих дней.
- В праздничные и выходные дни расчётный период продлевается на соответствующее количество дней.
Для ускоренного получения доступна услуга «быстрая выписка», стоимость которой выше, а срок исполнения - 1 рабочий день. Услуга активируется при выборе соответствующей опции в форме заявки.
Статус обработки можно отслеживать в личном кабинете: в разделе «Мои услуги» отображается текущий этап («в проверке», «готово к выдаче», «выписка готова»). После завершения процесса выписка появляется в разделе «Документы», откуда её можно скачать в формате PDF или отправить на электронную почту.
Формат выписки
Формат выписки из электронной трудовой книжки, получаемой через портал государственных услуг, представляет собой документ, соответствующий требованиям Федерального закона о персональных данных и нормативным актам о трудовой документации. Выписка формируется в виде электронного файла, который можно открыть в стандартных офисных приложениях без установки дополнительного программного обеспечения.
Документ содержит следующие обязательные разделы:
- Шапка - ФИО сотрудника, ИНН, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные;
- Таблица трудовой истории - последовательный перечень записей о работодателях, включающий название организации, ИНН работодателя, даты начала и окончания работы, должность, основание прекращения трудового договора, сведения о начислениях и удержаниях;
- Подпись и печать - цифровая подпись уполномоченного органа, подтверждающая подлинность выписки, и реквизиты электронной подписи, обеспечивающие юридическую силу.
Технические характеристики файла:
- Формат: PDF/A‑2b, гарантирует неизменность содержимого и совместимость с архивными системами;
- Кодировка: UTF‑8, поддерживает кириллицу и специальные символы;
- Размер: не превышает 2 МБ при стандартных объёмах трудовой истории;
- Защита: шифрование по стандарту AES‑256, доступ только после аутентификации пользователя в системе государственных услуг.
При необходимости выписку можно экспортировать в XML‑формате, что упрощает автоматическую обработку данных в корпоративных информационных системах. В этом случае структура XML‑документа соответствует схеме XSD, опубликованной на официальном сайте сервиса.
Применение выписки
Для предъявления работодателю
Получив электронную справку из онлайн‑книги через портал государственных услуг, её можно сразу передать работодателю. Документ содержит полную запись всех трудовых отношений, даты начала и окончания работы, должности, сведения о заработной плате и отпусках. Формат выписки - PDF с цифровой подписью, что гарантирует подлинность и возможность проверки в режиме онлайн.
Для подачи справки в кадровую службу требуется:
- распечатанный PDF‑файл или оригинал в электронном виде;
- идентификационный номер записи (ИНН) сотрудника, указанный в документе;
- подтверждение личности (паспорт или СНИЛС), если работодатель требует подтверждение доступа к системе.
Срок действия выписки не ограничен: документ сохраняет актуальность до тех пор, пока в электронной книжке не произойдёт изменение записей. При необходимости обновить сведения достаточно зайти в личный кабинет, запросить новую выписку и отправить её работодателю.
Работодатель может проверить подлинность справки через сервис проверки подписи на официальном сайте. После подтверждения подписи документ считается официальным подтверждением трудового стажа и может использоваться при заключении нового трудового договора, оформлении отпусков, начислении пособий и иных кадровых процедурах.
Для оформления кредита
Для получения выписки из электронного трудового книжки, необходимой при оформлении кредита, следует выполнить несколько четких действий.
- Зарегистрироваться на портале государственных услуг, подтвердив личность через СМС‑код или видеоверификацию.
- В личном кабинете выбрать сервис «Выписка из электронного трудового книжки».
- Указать цель получения документа - кредитное оформление, и подтвердить запрос электронной подписью.
- Система сформирует документ в формате PDF, доступный для скачивания и печати.
После скачивания выписка должна быть приложена к кредитной заявке вместе с паспортом и справкой о доходах. Банковская система автоматически проверит подлинность документа через государственный реестр, что ускорит процесс одобрения.
При возникновении ошибок в данных (например, несоответствие даты начала работы) необходимо обновить сведения в личном кабинете и повторить запрос.
Полученный документ имеет юридическую силу, поэтому банк принимает его без дополнительного заверения. Это позволяет сократить время оформления кредита до нескольких дней.
Для подтверждения стажа
Для подтверждения трудового стажа требуется официальная выписка из электронной трудовой книжки. Этот документ фиксирует даты начала и окончания работы, указанные должности и сведения о работодателях, что позволяет оформить пенсионные начисления, оформить новое место работы или пройти аттестацию.
Для получения выписки через портал государственных услуг необходимо выполнить следующие действия:
- Авторизоваться на сайте «Госуслуги» с помощью учетной записи и подтверждения личности (смс‑код, электронная подпись или биометрия).
- В личном кабинете выбрать сервис «Электронная трудовая книжка».
- В разделе «Выписка» указать период, который требуется подтвердить, и нажать кнопку «Сформировать».
- Сформированный документ появится в виде PDF‑файла; его можно скачать, распечатать или отправить по электронной почте.
Выписка содержит:
- ФИО работника, идентификационный номер.
- Перечень всех записей о трудовой деятельности с указанием даты, организации и должности.
- Подпись электронного сертификата, подтверждающая подлинность документа.
Полученный файл имеет юридическую силу и может быть предъявлен в пенсионный фонд, работодателю или в любой инстанции, где требуется подтверждение стажа. При необходимости документ можно повторно запросить в любой момент, используя тот же сервис.