Электронная трудовая книжка и ее статус
Понятие электронной трудовой книжки (ЭТК)
Преимущества ЭТК для работника
Электронная трудовая книжка (ЭТК) доступна через личный кабинет государственных сервисов, что упрощает контроль за карьерой и упрощает взаимодействие с работодателем.
Преимущества ЭТК для работника:
- мгновенный просмотр записей о стажировке, повышении квалификации и изменениях в условиях труда без необходимости обращения в отдел кадров;
- возможность скачивания официальных выписок для подачи в банки, налоговые органы и при трудоустройстве в новые организации;
- защита от утери, порчи или подделки бумажных документов, поскольку данные хранятся в защищённой государственной базе;
- автоматическое обновление записей после каждого изменения, что исключает задержки в получении актуальной информации;
- упрощённый процесс подачи заявлений о переводе, увольнении или восстановлении, так как требуемые сведения уже находятся в системе.
Эти возможности повышают прозрачность трудовой истории, экономят время и снижают риск ошибок при оформлении документов.
Преимущества ЭТК для работодателя
Электронный трудовой книжный сервис (ЭТК) позволяет работодателю проверять сведения о сотрудниках через личный кабинет на портале Госуслуг, устраняя необходимость обращения к бумажным документам.
- мгновенный доступ к полной истории трудовой деятельности;
- автоматическое обновление записей при изменении условий труда;
- возможность интеграции с внутренними HR‑системами для формирования отчетности;
- снижение риска ошибок при ручном вводе данных;
- экономия времени и ресурсов, связанных с хранением и поиском бумажных документов.
ЭТК повышает эффективность управления персоналом, упрощает контроль за соблюдением трудового законодательства и обеспечивает готовность к проверкам без задержек.
Правовая основа ЭТК в России
Законодательство, регулирующее ЭТК
Электронная трудовая книжка (ЭТК) регулируется рядом федеральных актов, которые определяют порядок её создания, хранения и доступа к ней через государственные информационные сервисы.
Основным нормативным документом является Федеральный закон № 127‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках», который вводит обязательность использования ЭТК для всех работодателей, устанавливает требования к формату данных и определяет права работников на просмотр и скачивание записей. Закон фиксирует, что доступ к ЭТК предоставляется через личный кабинет на портале государственных услуг, если работник подтвердил свою личность с помощью квалифицированной электронной подписи или иного средства аутентификации, предусмотренного Федеральным законом № 59‑ФЗ «Об электронной подписи».
Дополнительные положения содержатся в Федеральном законе № 44‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информационным ресурсам», который обязывает органы исполнительной власти обеспечить круглосуточный онлайн‑доступ к ЭТК, а также в Приказе Минтруда России от 30 июня 2022 г. № П‑19‑10/2022, где описаны технические требования к интеграции портала Госуслуг с системой ЭТК.
Ключевые нормативные акты:
- ФЗ 127‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»;
- ФЗ 44‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информационным ресурсам»;
- ФЗ 59‑ФЗ «Об электронной подписи»;
- Приказ Минтруда № П‑19‑10/2022 «Об организации электронного доступа к трудовым книжкам».
Эти документы формируют правовую основу, позволяющую работнику получить электронный документ в личном кабинете Госуслуг, проверять его содержимое и сохранять копию для личного использования.
Переход на ЭТК: обязательность и добровольность
Переход к электронному формату трудовой книжки (ЭТК) регулируется Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках». С 1 июля 2024 года закон обязывает работодателей, занимающихся оформлением трудовых отношений, вести запись в электронном виде. Наличие ЭТК становится обязательным для всех новых сотрудников и для работников, у которых в бумажной форме отсутствует запись о трудовом стаже.
Обязательный переход затрагивает:
- организации, имеющие более 50 сотрудников;
- предприятия, получающие государственное финансирование;
- организации, осуществляющие деятельность в сфере обороны и безопасности.
Для этих работодателей переход в ЭТК обязателен, несоблюдение приводит к административной ответственности.
Добровольный переход доступны:
- малым предприятиям с численностью менее 50 человек;
- компаниям, желающим упростить ведение кадровой документации.
Преимущества добровольного перехода:
- мгновенный доступ к сведениям о стаже через личный кабинет на портале государственных услуг;
- возможность пересылать документы в электронном виде без бумажных носителей;
- упрощённый процесс подтверждения стажа при смене работы.
Для получения доступа к электронному документу через личный кабинет необходимо выполнить несколько действий:
- Зарегистрировать и подтвердить личный кабинет на портале государственных услуг.
- Привязать к аккаунту идентификационный номер (ИНН) организации‑работодателя.
- Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» и запросить её отображение.
- При необходимости подтвердить право доступа с помощью одноразового кода, отправленного на телефон, указанный в профиле.
После выполнения шагов в личном кабинете появляется полная история трудовой деятельности, включая даты начала и окончания работы, сведения о должностях и заработных платах. Это позволяет проверять реквизиты без обращения в отдел кадров.
Просмотр трудовой книжки через Госуслуги
Возможность получения сведений через личный кабинет
Порядок запроса сведений о трудовой деятельности
Для получения сведений о трудовой деятельности через сервис государственных услуг необходимо выполнить несколько обязательных действий.
- Зарегистрировать личный кабинет, подтвердив личность с помощью мобильного телефона, электронной почты и, при необходимости, видеоверификации.
- В разделе «Мои услуги» выбрать пункт «Трудовая книжка» или аналогичный запрос «Сведения о трудовой истории».
- Оформить запрос, указав ФИО, ИНН (или СНИЛС) и период интересующей информации. При необходимости загрузить скан паспорта и трудовой книжки.
- Подтвердить запрос электронной подписью или кодом, полученным в СМС.
- Ожидать уведомление о готовности документа; в среднем срок обработки составляет от 3 до 7 рабочих дней.
- Скачать полученный файл в формате PDF из личного кабинета или распечатать его по требованию.
После завершения процедуры сведения о местах работы, должностях, датах трудоустройства и увольнения доступны в электронном виде и могут быть использованы при оформлении новых трудовых договоров, получении государственных субсидий или подтверждении стажа перед пенсионным фондом.
Необходимые шаги для получения выписки
Для получения выписки из трудовой книжки через личный кабинет на портале государственных услуг необходимо выполнить несколько последовательных действий.
- Зарегистрировать учётную запись на портале gosuslugi.ru, если она ещё не создана. При регистрации указать действующий номер телефона, электронную почту и подтвердить личность с помощью СМС‑кода.
- Пройти процедуру подтверждения личности (квалифицированная электронная подпись или визит в центр обслуживания). Это обязательный шаг для доступа к персональным документам.
- В личном кабинете выбрать раздел «Мои документы» → «Трудовая книжка». Если запись отсутствует, добавить её вручную, указав серию, номер и дату выдачи.
- Нажать кнопку «Сформировать выписку». Система автоматически сформирует документ в формате PDF, включающий сведения о всех записях о трудовой деятельности.
- Сохранить полученный файл на устройстве или отправить его на электронную почту, указав в настройках способ получения.
- При необходимости распечатать документ в любом сервисе печати или в офисе ФСС.
Все операции осуществляются в режиме онлайн, без обращения в отдел кадров. После завершения процесса выписка будет доступна в личном кабинете и может быть использована в официальных запросах.
Доступные сведения о трудовой деятельности
Перечень информации в выписке из ЭТК
Электронный сервис позволяет получить выписку из трудовой книжки через личный кабинет на портале государственных услуг. Выписка содержит исчерпывающие сведения о профессиональном пути гражданина.
- ФИО, дата рождения, СНИЛС, серия и номер паспорта.
- Регистрационный номер трудовой книжки, дата её формирования.
- Записи о местах работы: название организации, ИНН, ОКПО, период работы (дата начала - дата окончания), должность, код ОКВЭД, условия трудового договора.
- Причины прекращения трудовых отношений, указание на увольнение, перевод, сокращение или прекращение по собственному желанию.
- Профессиональные квалификации, полученные аттестаты, сертификаты, курсы повышения квалификации.
- Данные о стажировках, командировках, внештатных проектах, если они зафиксированы в книжке.
- Информация о дисциплинарных взысканиях, если такие записи есть.
- Сведения о начислениях и удержаниях, отражённые в бухгалтерских справках, связанных с трудовой историей.
Все перечисленные пункты формируют полную картину трудовой деятельности и доступны в электронном виде после авторизации в личном кабинете.
Особенности отображения данных о стаже и местах работы
Сервис личного кабинета Госуслуг выводит сведения о трудовом стаже в виде таблицы, где каждая запись соответствует отдельному периоду работы. В колонке «Дата начала» указывается первая дата официального трудового договора, в колонке «Дата окончания» - дата прекращения трудовых отношений или отметка «по настоящее время» при текущем месте работы.
Колонка «Работодатель» содержит полное наименование организации, зарегистрированное в государственном реестре, и её ИНН. При наличии нескольких мест работы подряд они отображаются в хронологическом порядке, без пропусков. Если в реестре отсутствуют данные о каком‑то периоде, строка не появляется, что позволяет быстро выявить недостающие записи.
Дополнительные поля включают «Должность», «Вид занятости» (полный, частичный) и «Трудовой стаж», рассчитываемый автоматически на основании указанных дат. Суммарный стаж отображается в нижней части таблицы и обновляется автоматически после каждой синхронизации с государственной системой.
Для проверки корректности информации пользователь может открыть отдельный пункт «Документы», где находятся сканы оригинальных трудовых книжек, загруженные работодателем, а также ссылки на электронные справки из Пенсионного фонда.
Особенности отображения:
- Хронологический порядок записей;
- Автоматический подсчёт общего стажа;
- Привязка к официальным регистрационным данным работодателя;
- Возможность просмотреть оригинальные документы в приложении.
Эти элементы позволяют получить полную картину профессионального пути без обращения в отдел кадров.
Альтернативные способы получения информации о трудовой деятельности
Запрос сведений в Пенсионном фонде России (ПФР)
Для получения сведений о трудовой истории через сервис «Госуслуги» необходимо оформить запрос в Пенсионный фонд России. Запрос позволяет получить выписку из трудовой книжки, подтверждающую периоды занятости, начисленные страховые взносы и пенсионные баллы.
Для оформления запроса выполните следующие действия:
- войдите в личный кабинет «Госуслуги»;
- откройте раздел «Государственные услуги» → «Пенсионный фонд России»;
- выберите услугу «Запрос сведений о трудовой деятельности»;
- укажите ФИО, СНИЛС и период, за который требуется информация;
- подтвердите запрос электронной подписью или кодом из SMS;
- ожидайте формирования выписки (обычно в течение 5 рабочих дней).
Полученный документ отображает все записи о трудовой книжке, включая даты начала и окончания работы, названия работодателей и суммы отчислений. После получения выписки её можно просмотреть в личном кабинете, скачать в формате PDF или отправить на электронную почту.
Если запрос отклонён, проверьте корректность введённых данных и наличие актуального СНИЛС. При повторных ошибках обратитесь в службу поддержки ПФР через онлайн‑чат или телефон горячей линии.
Получение выписки в МФЦ
Получить официальную выписку из трудовой книжки в МФЦ можно без обращения в отдел кадров. Онлайн‑сервис Госуслуг не предоставляет прямой доступ к содержимому трудовой книжки, поэтому документ оформляют в государственных центрах обслуживания.
Для получения выписки следует выполнить несколько действий:
- Собрать необходимые документы: паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (или её копию, если оригинал находится у работодателя).
- Записаться на приём в МФЦ через онлайн‑портал «Госуслуги» или по телефону горячей линии.
- При визите в центр предъявить указанные документы, заполнить форму заявления о выдаче выписки.
- Ожидать готовности документа - обычно срок составляет от одного до трёх рабочих дней.
- Получить готовую выписку в том же МФЦ, предъявив подтверждение об оплате государственной пошлины (при необходимости).
Платёж производится в автоматическом режиме при оформлении заявления в личном кабинете онлайн‑сервиса. После оплаты система формирует чек, который необходимо показать оператору в МФЦ.
Таким образом, в случае необходимости официального подтверждения записей в трудовой книжке, обращение в МФЦ остаётся единственным надёжным способом получения выписки.