1. Отмена обязательного ведения трудовых книжек
1.1. Переход на электронный труд
С 2021 года в России произошёл полный переход на электронный формат трудовых книжек. Это решение упрощает документооборот и делает процесс учёта рабочего стажа более прозрачным. Теперь все сведения о трудовой деятельности сотрудников хранятся в цифровом виде в информационной системе Пенсионного фонда.
Раньше работодатели обязаны были вести бумажные трудовые книжки, дублируя записи в электронной форме. Сейчас бумажные экземпляры остаются только у тех, кто письменно выразил желание сохранить их. Остальным сотрудникам все данные автоматически передаются в электронный реестр.
Работодатели должны своевременно вносить информацию в систему, включая приём, увольнение, переводы и другие кадровые изменения. Если сотрудник хочет получить выписку из электронной трудовой книжки, он может запросить её через личный кабинет на портале Госуслуг или у работодателя.
Новые правила также изменили порядок исправления ошибок. Раньше исправления вносились непосредственно в бумажный документ, теперь все корректировки делаются в электронном формате. Это исключает риск потери или порчи данных.
Отказ от бумажных носителей сокращает бюрократию и упрощает контроль за достоверностью информации. Государство получает возможность оперативно проверять сведения о стаже, что важно для корректного расчёта пенсий и социальных выплат.
1.2. Право выбора формы ведения трудовой книжки
1.2.1. Ведение в бумажном виде по заявлению работника
С 1 января 2024 года работодатели обязаны оформлять трудовые книжки в электронном виде. Однако если работник хочет сохранить бумажный документ, он может подать письменное заявление. В этом случае работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной.
Заявление работника о сохранении бумажного варианта должно быть оформлено в свободной форме. Важно указать дату и личную подпись. Работодатель не вправе отказывать в такой просьбе, но обязан уведомить сотрудника о том, что электронная версия также будет создана.
Если работник передумает, он может в любой момент отозвать заявление и перейти на электронный формат. При этом ранее внесенные записи в бумажную трудовую книжку сохраняют силу, а новые данные будут фиксироваться только в цифровом виде.
Работодатель обязан хранить заявление о ведении бумажной трудовой книжки в личном деле сотрудника. При увольнении, если работник выбрал бумажный формат, книжка выдается на руки вместе с копией электронной трудовой.
1.2.2. Ведение только в электронном виде
С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, согласно которым работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном формате. Это означает, что бумажные носители больше не используются для фиксации трудового стажа новых сотрудников. Если работник был принят на работу после этой даты, все записи о его трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку.
Работники, у которых уже имеются бумажные трудовые книжки, могут продолжать использовать их по желанию. Однако если они решают перейти на электронный формат, работодатель обязан внести соответствующие изменения в учёт. Данные из старых бумажных документов переносятся в электронную систему Пенсионного фонда РФ, после чего бумажный вариант утрачивает силу.
Электронные трудовые книжки позволяют упростить процесс учёта стажа и минимизировать ошибки, связанные с ручным заполнением. Все сведения хранятся в централизованной системе, что обеспечивает их сохранность и доступность для работника в любое время. Для работодателей это также снижает административную нагрузку, так как отпадает необходимость в ведении бумажных журналов и дублировании записей.
Если работник хочет получить информацию о своём стаже, он может сделать это через личный кабинет на портале Госуслуг или обратиться в Пенсионный фонд. Работодатель, в свою очередь, обязан своевременно вносить данные в систему и уведомлять сотрудника о всех изменениях. Отказ от бумажных носителей сделал процесс более прозрачным и удобным для всех участников трудовых отношений.
2. Изменения в оформлении бумажных трудовых книжек
2.1. Новые правила заполнения
С 1 января 2024 года вступили в силу обновленные правила заполнения трудовых книжек. Основные изменения направлены на упрощение процедуры оформления и приведение документа в соответствие с современными требованиями.
Теперь работодатели обязаны вносить записи о приеме на работу, переводе или увольнении в течение трех рабочих дней. Раньше этот срок составлял неделю. Если сотрудник работает дистанционно, запись в трудовую книжку вносится на основании электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Исправление ошибок стало проще. Работодатель может зачеркнуть неверную запись, указать верные данные и заверить исправление подписью и печатью организации. Ранее требовалось оформлять дополнительное подтверждение.
При увольнении сотрудника по собственному желанию или соглашению сторон работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день. Задержка документа влечет за собой административную ответственность.
Дубликат трудовой книжки теперь можно оформить быстрее. Если оригинал утерян, работодатель обязан восстановить записи на основании архивных данных в течение 15 дней. Ранее сроки не были четко регламентированы.
Эти изменения направлены на сокращение бюрократии и повышение прозрачности кадрового учета. Работодателям необходимо ознакомиться с новыми требованиями, чтобы избежать нарушений.
2.2. Порядок внесения сведений о переводах и увольнениях
Сведения о переводах и увольнениях вносятся в трудовую книжку в строгом соответствии с установленными правилами. Перевод на другую должность или работу в рамках одной организации оформляется записью с указанием даты, основания и новой должности. Если перевод осуществляется в другое структурное подразделение, это также отражается.
При увольнении запись вносится на основании приказа работодателя. В ней указывается дата, причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, а также номер и дата приказа. Формулировка должна точно соответствовать тексту документа-основания.
Важно, чтобы все записи были внесены без сокращений, четко и разборчиво. Исправления допускаются только в установленном порядке с подтверждением их правильности. Работник должен быть ознакомлен с каждой записью под подпись.
С 2023 года усилены требования к проверке достоверности сведений перед их внесением. Работодатель обязан убедиться, что формулировки соответствуют законодательству, а данные из приказов переносятся без искажений. В случае выявления ошибок исправление производится в присутствии работника или с его письменного согласия.
Электронные трудовые книжки также подчиняются этим правилам, но записи в них вносятся в цифровом формате. Работник имеет право запросить бумажную копию в любое время. Ответственность за корректность данных лежит на работодателе, включая своевременное обновление сведений в электронной системе.
2.3. Исправление ошибок в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке исправляются работодателем, который их допустил. Если сотрудник больше не работает в организации, где была допущена неточность, текущий работодатель вносит исправления на основании официального документа от предыдущего. Например, если ошибка в записи о приеме на работу, исправление делается путем признания ее недействительной и внесения правильной формулировки.
Записи, признанные недействительными, перечеркиваются одной чертой так, чтобы их можно было прочесть. Под ними указывается верная информация с ссылкой на документ-основание. Номер и дата записи при этом остаются прежними. Например, если ошибка в наименовании должности, неверная запись аккуратно зачеркивается, а рядом или ниже пишется правильный вариант.
Исправления в разделах о награждениях не допускаются. Если ошибка обнаружена в такой записи, она признается недействительной, а затем вносится новая корректная формулировка. Важно, чтобы все исправления заверялись подписью ответственного лица и печатью организации.
Работник вправе обратиться в суд, если работодатель отказывается исправлять ошибки. В таком случае исправления вносятся на основании судебного решения. Любые правки должны быть обоснованными и соответствовать законодательству, иначе они могут быть оспорены.
3. Электронный трудовой стаж
3.1. Формирование и ведение электронных сведений
С 1 января 2023 года в России вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, которые касаются в том числе и формирования электронных сведений о трудовой деятельности. Теперь работодатели обязаны передавать данные о приеме, увольнении и переводах сотрудников в электронном виде в Пенсионный фонд. Это касается всех организаций независимо от их размера и формы собственности.
Ранее работодатели могли вести трудовые книжки только в бумажном формате, но теперь электронный учет стал обязательным. Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель больше не оформляет бумажную трудовую книжку, а сразу передает сведения в электронном виде. При этом те, у кого уже есть бумажный документ, могут по желанию перевести его в цифровой формат, подав соответствующее заявление работодателю.
Электронные трудовые книжки содержат те же данные, что и бумажные: информацию о местах работы, должностях, датах приема и увольнения, основаниях прекращения трудового договора. Все изменения теперь фиксируются в информационной системе ПФР, что исключает риск утери или повреждения документа. Сотрудники могут получить доступ к своим данным через личный кабинет на портале Госуслуг или обратившись в Пенсионный фонд.
Работодатели обязаны своевременно вносить изменения в электронные трудовые книжки и исправлять ошибки в случае их обнаружения. Если сотрудник решит вернуться к бумажному варианту, работодатель обязан оформить его на основании имеющихся электронных данных. Новые правила упрощают процесс кадрового учета и делают хранение трудовой информации более надежным.
3.2. Доступ работника к электронному трудовому стажу
С 1 января 2023 года работники получили право доступа к своим данным в системе электронного трудового стажа. Это означает, что каждый сотрудник может в любой момент проверить сведения о своей трудовой деятельности, включая места работы, должности и периоды занятости. Для этого необходимо авторизоваться через портал Госуслуг и перейти в соответствующий раздел.
Доступ к электронному трудовому стажу обеспечивает прозрачность и позволяет работникам оперативно исправлять возможные ошибки. Если обнаружены неточности, сотрудник может подать заявление работодателю или напрямую в Пенсионный фонд для внесения корректировок. Это сокращает время на устранение недочетов и снижает риск проблем при оформлении пенсии.
Работодатели обязаны своевременно передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Сведения вносятся в течение семи дней после издания приказа о приеме, переводе или увольнении. Если работник переходит на бумажную трудовую книжку, данные все равно должны быть зафиксированы в электронной системе.
Отказ работодателя от ведения электронного учета или нарушение сроков передачи информации может привести к административной ответственности. Штрафы для должностных лиц составляют до 20 тысяч рублей, для организаций — до 70 тысяч рублей. Контроль за соблюдением правил осуществляет Пенсионный фонд и трудовая инспекция.
Электронный трудовой стаж не отменяет полностью бумажные книжки. По желанию работника документ может быть сохранен, но все новые записи дублируются в цифровом формате. Это позволяет избежать потери данных и упрощает процесс подтверждения стажа при обращении в государственные органы.
3.3. Взаимодействие с порталом Госуслуг
С 1 января 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Это повлекло изменения в порядке их ведения, а также в процедуре взаимодействия работодателей с порталом Госуслуг.
Теперь сведения о трудовой деятельности сотрудников передаются в Пенсионный фонд России в электронном виде. Работодатели обязаны ежемесячно подавать данные через личный кабинет на портале Госуслуг или с помощью специализированных программ для сдачи отчётности. Если работник выбрал электронную форму, бумажная книжка больше не ведётся, но её можно оформить по желанию.
Для передачи данных требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Работодатели, не зарегистрированные в системе, должны пройти авторизацию, иначе не смогут выполнять требования закона. ПФР автоматически обрабатывает полученные сведения, а сотрудники могут проверить свою электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале.
Если работник решил вернуться к бумажному варианту, работодатель обязан оформить дубликат на основе электронных данных. Все ранее внесённые сведения переносятся в бумажный документ без потери информации.
Отсутствие своевременной отчётности может привести к штрафам для работодателя. Поэтому важно регулярно проверять корректность передаваемых данных и соблюдать сроки сдачи отчётов.
Госуслуги упростили процесс обмена информацией между работодателями и ПФР, сократив бумажный документооборот. Однако переход на электронные трудовые книжки требует от организаций внимательного подхода к настройке процессов и обучению сотрудников.
4. Ответственность работодателя
4.1. За несоблюдение правил ведения трудовых книжек
Нарушение правил ведения трудовых книжек может привести к серьезным последствиям для работодателя. С 2023 года ужесточены требования к заполнению и хранению этих документов. Теперь за ошибки или отсутствие записей предусмотрены более строгие штрафы, которые достигают 70 000 рублей для организаций и 20 000 рублей для должностных лиц.
Основные нарушения, которые чаще всего выявляются при проверках:
- отсутствие трудовой книжки у работника, если он трудоустроен официально;
- некорректные записи о приеме, увольнении или переводах;
- несвоевременное внесение изменений;
- нарушение правил хранения или выдачи документов при увольнении.
Теперь работодатель обязан не только исправлять ошибки, но и подтверждать их корректировку письменным согласием работника. Если трудовая книжка утеряна, восстановление данных должно происходить в кратчайшие сроки с привлечением предыдущих работодателей.
Важно помнить, что любые исправления вносятся только на основании подтверждающих документов. Запрещено зачеркивать или замазывать записи — неверные формулировки аккуратно признаются недействительными, после чего вносятся правильные сведения. Эти изменения направлены на повышение прозрачности трудовых отношений и защиту прав работников.
4.2. Обеспечение сохранности сведений о трудовой деятельности
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, что значительно изменило порядок фиксации сведений о трудовой деятельности. Теперь работодатели обязаны дублировать записи в бумажном документе и электронной форме. Основные данные о работе, переводах, увольнениях и награждениях вносятся не только в традиционную трудовую, но и в информационную систему Пенсионного фонда.
Работник вправе выбрать формат ведения документа — электронный или бумажный. Если сотрудник не подавал заявление о сохранении бумажной книжки, автоматически считается, что он согласен на электронный вариант. При этом переход на цифровой формат не отменяет необходимость хранения ранее оформленных бумажных трудовых. Работодатель обязан обеспечить их сохранность, а при увольнении выдать на руки.
Для обеспечения достоверности данных в электронной трудовой книжке установлены строгие правила внесения изменений. Исправления возможны только при подтверждении ошибки документально. Если запись признана недействительной, в электронную версию вносится корректировка с указанием причины. Все изменения фиксируются с точностью до дня внесения поправки.
Ответственность за сохранность и актуальность сведений лежит на работодателе. Он обязан своевременно передавать данные в Пенсионный фонд, а также предоставлять сотруднику доступ к информации через портал Госуслуг. В случае утери или повреждения бумажной книжки восстановление данных теперь возможно на основе электронных записей.
Новые правила упростили процесс проверки трудового стажа для пенсионных выплат и сократили риски потери данных. Однако они потребовали от работодателей дополнительных мер по защите персональной информации и соблюдению сроков передачи сведений.
5. Переходный период
5.1. Сроки и порядок перехода на новые правила
С 1 января 2024 года вступили в силу обновленные правила ведения трудовых книжек. Основные корректировки касаются сроков и порядка перехода на новые требования, которые обязательны для всех работодателей.
С этого момента все записи в трудовых книжках должны вноситься исключительно в электронной форме. Бумажные трудовые книжки, оформленные до конца 2023 года, остаются действительными, но новые сведения о трудовой деятельности фиксируются только в цифровом виде. Работодатели обязаны внести данные о действующих сотрудниках в электронный реестр до 31 декабря 2024 года.
Если работник устраивается на новое место работы, работодатель проверяет наличие электронной трудовой книжки в системе. При отсутствии данных оформляется новая электронная запись. Передача информации между работодателями теперь осуществляется автоматически через единую информационную систему.
Работники вправе запросить выписку из электронной трудовой книжки в любое время. Для этого необходимо подать заявление работодателю или получить доступ через портал госуслуг. Распечатанная выписка заверяется электронной подписью и имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный документ.
В случае выявления ошибок в записях исправления вносятся только в электронном формате. Работодатель обязан уведомить работника о внесенных корректировках в течение трех рабочих дней. Если ошибка допущена предыдущим работодателем, текущий работодатель направляет запрос на исправление через систему межведомственного взаимодействия.
Переход на электронные трудовые книжки упрощает учет трудового стажа и снижает риск потери или повреждения документов. Все изменения направлены на повышение прозрачности и удобства для работников и работодателей.
5.2. Действия работодателя при переходе
Работодатель обязан фиксировать в трудовой книжке все кадровые изменения, связанные с работником. Если сотрудник переводится на другую должность или в другое структурное подразделение, запись вносится в раздел «Сведения о работе». Указываются дата перевода, наименование новой должности или подразделения, а также реквизиты приказа, на основании которого произведено изменение.
При смене наименования организации в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Работодатель делает отметку о переименовании, ссылаясь на учредительные документы. Если перевод происходит между разными юридическими лицами, запись оформляется как увольнение с последующим приемом на новом месте.
В случае реорганизации компании работодатель обязан уведомить сотрудников о предстоящих изменениях. Если трудовые отношения продолжаются, в трудовую книжку вносится запись о реорганизации без указания увольнения. Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации при ее наличии.
При переходе на электронные трудовые книжки работодатель должен удостовериться, что сотрудник дал согласие на такой формат. Если работник выбрал электронный вариант, бумажная книжка более не ведется, но уже внесенные записи остаются действительными. Данные о переводе или других изменениях теперь передаются в Пенсионный фонд в электронном виде.
Если работник отказывается от электронного формата, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Все записи в ней должны соответствовать установленным правилам: четкость, отсутствие исправлений, точное указание реквизитов документов. В случае ошибки исправление производится по стандартной процедуре с указанием основания для корректировки.