1. Общие положения
1.1. Кто имеет право на оформление онлайн
Оформить трудовую книжку онлайн могут работодатели, зарегистрированные в качестве юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. Это право закреплено законодательством, которое разрешает ведение трудовых книжек в электронном формате.
Для этого работодатель должен быть подключен к системе электронного документооборота Пенсионного фонда России. У него должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, так как без нее невозможно подтвердить подлинность документов.
Физические лица, не являющиеся ИП, не могут оформить трудовую книжку онлайн. Только официальные работодатели вправе вносить записи в электронную трудовую книжку сотрудника.
Если работник хочет перевести бумажную трудовую книжку в электронный вид, он должен согласовать это с работодателем. Последний проверяет данные и передает их в ПФР. Самостоятельно работник не может оформить электронную трудовую книжку — это делается только через работодателя.
1.2. Способы подачи заявления
Для подачи заявления на оформление трудовой книжки в электронном формате потребуется соблюдение определенных процедур. Заявление можно подать через портал Госуслуг, обратившись в МФЦ или напрямую в Пенсионный фонд. Каждый способ имеет свои особенности, но все они требуют предоставления необходимых документов и подтверждения личности.
При подаче через Госуслуги потребуется авторизоваться в личном кабинете, заполнить электронную форму и прикрепить сканы или фото документов. Если обращаться в МФЦ, нужно лично явиться с оригиналами бумаг, а сотрудник центра проверит их и передаст данные в ПФР. В случае прямого обращения в Пенсионный фонд заявление можно подать лично или через представителя по нотариальной доверенности.
Независимо от выбранного способа важно подготовить паспорт, СНИЛС и сведения о трудовой деятельности. Если книжка оформляется впервые, дополнительно может потребоваться подтверждение статуса работодателя или данные о начале трудовых отношений. После подачи заявления останется дождаться уведомления о готовности документа.
1.3. Необходимые учетные данные
Для оформления трудовой книжки в электронном формате потребуется предоставить определенный набор документов. Работодателю или уполномоченному лицу необходимо подготовить данные, которые подтвердят личность сотрудника и его трудовую деятельность.
Основной документ — паспорт гражданина РФ или иное удостоверение личности, если работник является иностранным гражданином или лицом без гражданства. Без этого оформление невозможно. Также понадобится СНИЛС, так как он используется для пенсионного учета и включения сведений в электронную трудовую книжку.
Если работник ранее был трудоустроен, потребуется согласие на переход с бумажной трудовой книжки на электронную. В случае первого трудоустройства согласие не нужно — данные автоматически формируются в цифровом виде. Для подтверждения образования или квалификации могут запросить диплом, аттестат или другие документы об обучении.
Работодатель вносит данные на основании приказа о приеме на работу. Этот документ является основанием для внесения записи в электронную трудовую. Если сотрудник переводится из другой организации, может потребоваться заверенная копия бумажной трудовой книжки или выписка из нее.
Все предоставленные документы должны быть актуальными и соответствовать установленным требованиям. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к задержкам в оформлении.
2. Перечень документов
2.1. Документы, удостоверяющие личность
2.1.1. Паспорт
Для оформления трудовой книжки в электронном формате потребуется предоставить паспорт. Это основной документ, подтверждающий личность работника. Без него процедура невозможна, так как необходимо удостовериться в достоверности данных.
Паспорт должен быть действующим и содержать актуальную информацию. Если документ утрачен или срок его действия истек, сначала нужно восстановить его или заменить. Также важно, чтобы паспортные данные совпадали с другими предоставляемыми сведениями, включая СНИЛС и ИНН.
В некоторых случаях может потребоваться нотариально заверенная копия паспорта. Это зависит от требований работодателя или правил электронного документооборота. Если сотрудник является иностранным гражданином, вместо паспорта РФ понадобится документ, удостоверяющий личность с переводом на русский язык и отметкой о разрешении на работу.
Без правильно оформленного паспорта или его аналога процесс создания электронной трудовой книжки будет приостановлен. Поэтому важно заранее проверить наличие и актуальность документа перед подачей заявления.
2.1.2. Другие документы, удостоверяющие личность
Для оформления трудовой книжки в электронном формате помимо паспорта могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие личность. Это особенно важно, если основное удостоверение отсутствует или временно недоступно.
В качестве альтернативы принимаются:
- временное удостоверение личности, выданное на период замены паспорта;
- военный билет для военнообязанных граждан;
- удостоверение личности военнослужащего или служащего правоохранительных органов;
- загранпаспорт, если он действует на территории страны;
- вид на жительство или разрешение на временное проживание для иностранных граждан.
Нотариально заверенные копии таких документов также могут быть приняты, если оригиналы отсутствуют. В некоторых случаях дополнительно запрашивают СНИЛС или ИНН, но они не заменяют основной документ. Уточнить перечень можно у работодателя или в уполномоченном органе, занимающемся оформлением электронных трудовых книжек.
2.2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
2.2.1. Трудовые договоры
Трудовые договоры являются основой для внесения записей в трудовую книжку. Они подтверждают факт возникновения трудовых отношений между работником и работодателем. Без этого документа оформить трудовую книжку невозможно.
Для оформления трудовой книжки в электронном виде потребуется предоставить копию трудового договора. Она должна содержать все существенные условия, включая дату заключения, должность, размер заработной платы и подписи сторон. Если договор составлен в электронной форме, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.
Дополнительно может потребоваться приказ о приеме на работу, так как он служит подтверждением начала трудовой деятельности. Однако именно трудовой договор является главным документом, на основании которого вносятся записи.
Если трудовые отношения оформляются дистанционно, договор может быть заключен в электронном виде. В этом случае важно убедиться, что он соответствует требованиям законодательства. Работодатель обязан передать работнику заверенную копию договора в течение трех дней после его подписания.
При оформлении электронной трудовой книжки сведения из договора автоматически передаются в информационную систему Пенсионного фонда. Это упрощает процесс учета трудового стажа и исключает ошибки при внесении данных.
2.2.2. Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях
Оформление трудовой книжки требует наличия определенных документов, среди которых приказы о приеме на работу, переводах и увольнениях. Эти документы подтверждают факт трудовых отношений и служат основанием для внесения записей.
Приказы о приеме на работу содержат информацию о дате трудоустройства, должности и условиях трудового договора. Они оформляются на основании заявления работника и подписываются руководителем организации. Без этого документа внести запись в трудовую книжку невозможно.
При переводе сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение издается соответствующий приказ. В нем указывается причина перевода, новая должность и дата изменения условий труда. Эта информация также отражается в трудовой книжке.
При увольнении работника оформляется приказ с указанием основания для прекращения трудовых отношений. В документе прописывается статья Трудового кодекса, по которой происходит расторжение договора, и дата увольнения. На основании этого приказа в трудовую книжку вносится финальная запись.
Для оформления трудовой книжки онлайн необходимо предоставить сканированные копии всех перечисленных приказов. Они должны быть заверены электронной подписью работодателя. Это обеспечивает юридическую значимость документов и их соответствие требованиям законодательства.
2.2.3. Справки с предыдущих мест работы (форма Т-2)
Справка по форме Т-2 является одним из обязательных документов при оформлении трудовой книжки в электронном формате. Она подтверждает трудовую деятельность сотрудника на предыдущих местах работы и содержит сведения, необходимые для внесения записей в электронную трудовую. В справке указываются даты приема и увольнения, должность, структурное подразделение, причина прекращения трудовых отношений и другие данные, соответствующие требованиям законодательства.
Работодатель запрашивает эту справку у нового сотрудника, если тот ранее был официально трудоустроен. Отсутствие формы Т-2 может затруднить внесение полной информации в электронную трудовую книжку. Для ее получения работник обращается в отдел кадров последнего места работы или в архив организации, если предприятие уже ликвидировано.
Справка должна быть оформлена в соответствии с установленными требованиями, иметь подпись ответственного лица и печать организации (при наличии). Если документ предоставляется в электронном виде, он заверяется квалифицированной электронной подписью работодателя. Это гарантирует достоверность информации и ее соответствие данным персонифицированного учета ПФР.
В случае утери или невозможности получения справки работник может предоставить копии приказов о приеме и увольнении, выписки из личного дела или иные документы, подтверждающие трудовой стаж. Однако форма Т-2 остается предпочтительным вариантом, так как содержит всю необходимую информацию в структурированном виде.
2.3. Документы, необходимые при изменении персональных данных
2.3.1. Свидетельство о смене имени/фамилии
Для оформления трудовой книжки в электронном формате потребуется предоставить свидетельство о смене имени или фамилии, если такие изменения были внесены в личные данные. Этот документ подтверждает законность смены ФИО и позволяет корректно внести актуальную информацию в трудовую книжку.
Без свидетельства о смене имени или фамилии могут возникнуть сложности с идентификацией сотрудника, особенно если другие документы содержат старые данные. Важно, чтобы все представленные сведения были актуальными и соответствовали действующим паспортным данным.
Если смена ФИО произошла после начала трудовой деятельности, работодатель обязан внести изменения в электронную трудовую книжку. Для этого сотрудник должен подать заявление и приложить копию свидетельства о перемене имени или фамилии, заверенную нотариально или представленную в оригинале для сверки.
В случае утери документа его можно восстановить через отделение ЗАГСа, где была произведена регистрация изменения. Отсутствие свидетельства может привести к задержкам в оформлении или необходимости предоставления дополнительных подтверждающих документов.
2.3.2. Документы, подтверждающие изменение иных персональных данных
Для подтверждения изменения персональных данных, не связанных с фамилией, именем или отчеством, необходимо предоставить соответствующие документы. Такие изменения могут касаться даты или места рождения, гражданства или других сведений, внесенных в трудовую книжку.
В зависимости от типа изменений потребуются разные документы. Если изменилась дата рождения, понадобится свидетельство о рождении или судебное решение о ее корректировке. В случае смены места рождения — аналогичные документы, подтверждающие новые данные. Для изменения гражданства необходимо предоставить паспорт с актуальной информацией или свидетельство о получении гражданства.
Если изменения были внесены по решению суда, обязательным документом станет заверенная копия судебного решения. При отсутствии документов, подтверждающих новые данные, работодатель вправе запросить дополнительные справки из компетентных органов. Важно, чтобы все предоставленные документы были актуальными и оформленными в соответствии с законодательством.
Для исправления или дополнения информации в трудовой книжке может потребоваться заявление работника с указанием причины изменений. Работодатель обязан проверить предоставленные документы и внести соответствующие правки. В случае сомнений в подлинности бумаг запрашивается дополнительная проверка через уполномоченные органы.
3. Дополнительные документы
3.1. Документы, подтверждающие стаж, не отраженный в трудовых договорах
Для подтверждения стажа, который не отражен в трудовых договорах, потребуются дополнительные документы. Это необходимо, чтобы официально зафиксировать периоды работы, не учтенные в основном трудовом соглашении.
Если стаж был получен у индивидуального предпринимателя, понадобятся выписки из налоговых органов или копии платежных документов, подтверждающих выплаты в фонды. Также могут быть использованы договоры гражданско-правового характера, если они содержат сведения о выполнении работ или оказании услуг.
Для работы за границей нужно предоставить заверенные переводы документов от иностранного работодателя, включая справки о периоде занятости и характере выполняемой работы. В случае отсутствия таких документов возможно использование выписок из консульских учреждений или других официальных источников.
Если стаж относится к самозанятости или частной практике, потребуются свидетельства о регистрации, налоговые декларации или иные финансовые документы, доказывающие ведение деятельности. Для творческих работников и фрилансеров подойдут авторские договоры, акты выполненных работ или публикации в СМИ с указанием авторства.
В отдельных случаях подтверждением могут служить свидетельские показания, заверенные нотариально, но этот вариант применяется только при отсутствии других документальных доказательств. Важно, чтобы все предоставленные документы имели четкие реквизиты и были оформлены в соответствии с законодательством.
3.2. Документы, необходимые для оформления первой трудовой книжки
Для оформления первой трудовой книжки в электронном формате потребуется предоставить несколько обязательных документов. Без них работодатель не сможет внести запись в электронный реестр трудовых книжек.
Основной документ — это паспорт гражданина РФ или иное удостоверение личности, если работник является иностранным гражданином или лицом без гражданства. Он необходим для подтверждения личности и внесения корректных данных в систему.
Если работник впервые трудоустраивается, потребуется письменное заявление о выдаче электронной трудовой книжки. Форму заявления обычно предоставляет работодатель, но оно может быть составлено в свободной форме с указанием просьбы оформить электронный документ.
В некоторых случаях может потребоваться СНИЛС. Хотя его наличие не является обязательным для оформления трудовой книжки, работодатель часто запрашивает его для корректного отражения данных в системе персонифицированного учета ПФР.
Дополнительно может понадобиться документ об образовании, если должность требует наличия специальной квалификации. Это не относится напрямую к оформлению трудовой книжки, но помогает работодателю корректно указать профессию или должность в записи.
Все документы предоставляются в виде сканов или фотографий хорошего качества, если оформление происходит онлайн. Работодатель обязан проверить их подлинность и внести данные в электронную систему.
3.3. Документы, требуемые в особых случаях
Для оформления трудовой книжки в электронном виде потребуются стандартные документы, такие как паспорт, СНИЛС и заявление работника. Однако в некоторых случаях могут понадобиться дополнительные бумаги.
Если работник впервые устраивается на работу и у него нет электронной трудовой книжки, работодатель может запросить подтверждение отсутствия ранее выданного бумажного экземпляра. Это может быть справка из Пенсионного фонда или письменное заявление работника о том, что трудовая книжка не оформлялась ранее.
При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную формат необходимо предоставить оригинал бумажного документа. Работодатель передаст его в Пенсионный фонд для внесения сведений в электронный реестр. Если бумажная книжка утеряна, потребуется заявление о восстановлении и подтверждение стажа через архивные справки или выписки из приказов предыдущих работодателей.
Если работник является иностранным гражданином, дополнительно нужны документы, подтверждающие законность пребывания в России. Это может быть патент, разрешение на работу или вид на жительство. В случае смены персональных данных, например фамилии, потребуется документ, подтверждающий эти изменения, например свидетельство о браке или смене имени.
В отдельных ситуациях работодатель может запросить нотариально заверенные копии документов или дополнительные справки, если есть сомнения в подлинности предоставленных данных. Все документы должны быть актуальными и соответствовать требованиям законодательства.