Как подать заявление на электронную трудовую книжку через портал Госуслуг

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Преимущества перехода на ЭТК

Переход на электронную трудовую книжку упрощает взаимодействие с государственными сервисами и повышает эффективность работы с персональными данными.

Автоматическое заполнение реквизитов снижает риск ошибок при вводе информации.
Доступ к документу в любой момент через личный кабинет ускоряет процесс подачи заявлений.
Уменьшение количества бумажных носителей сокращает затраты на хранение и транспортировку.
Интеграция с порталом Госуслуг позволяет сразу отправлять запросы без посещения государственных органов.
Защита данных реализуется через современные криптографические протоколы, что повышает уровень конфиденциальности.

Эти преимущества делают электронную трудовую книжку оптимальным инструментом для быстрой и безопасной работы с трудовыми документами.

Кто обязан перейти на ЭТК

Обязанность перехода на электронную трудовую книжку возложена на работодателей, а также на работников, которые подпадают под действие нормативных актов о цифровизации кадрового учета.

работодатели государственных и муниципальных органов;
организации, получившие статус «субъекта малого и среднего предпринимательства», если их численность сотрудников превышает 20 человек;
крупные частные компании, численность персонала которых более 100 человек;
предприятия, осуществляющие деятельность в сфере обороны, безопасности и оборотных материалов, где предусмотрено обязательное электронное ведение кадровой документации;
индивидуальные предприниматели, оформившие электронную трудовую книжку в рамках обязательного перехода, указавшего сроки внедрения.

Работники, у которых в организации уже введена электронная трудовая книжка, обязаны принимать её в качестве официального документа о трудовой истории. Нарушение требований влечёт административную ответственность для работодателя.

Сроки и возможности выбора

Подача заявления на получение электронного трудового книжного документа через официальный сервис требует точного понимания сроков и доступных вариантов выбора.

Сроки обработки заявления делятся на три группы:

мгновенное формирование записи при условии полной цифровой подписи;
стандартный период от одного до трёх рабочих дней - при использовании обычного режима подачи;
ускоренный режим от одного до двух рабочих дней - при оплате дополнительной услуги.

Возможности выбора определяются предпочтениями пользователя и наличием необходимых атрибутов:

выбор между обычным и ускоренным режимом обработки;
использование личного кабинета с привязанной электронной подписью или подтверждение через СМС‑код;
возможность подачи заявления от имени организации через представителя, если предусмотрено полномочиями;
опция получения уведомления о статусе заявки по электронной почте или в мобильном приложении.

Оптимальное решение подбирается исходя из требуемой скорости получения записи и наличия технических средств для подтверждения личности. При соблюдении указанных условий заявка проходит без задержек, а результат становится доступным в личном кабинете после завершения выбранного периода обработки.

Подготовка к подаче заявления через Госуслуги

Регистрация и подтверждение личности на портале Госуслуг

Регистрация на портале «Госуслуги» начинается с перехода на главную страницу сервиса и нажатия кнопки «Регистрация». В открывшейся форме указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС и контактный номер телефона. После ввода данных система проверяет их на соответствие базе государственных реестров. При отсутствии конфликтов появляется запрос на создание пароля и выбор вопросов для восстановления доступа.

Подтверждение личности осуществляется в два этапа. Сначала система отправляет одноразовый код на указанный номер телефона; ввод кода завершает первичную верификацию. Затем требуется загрузить скан или фото паспорта и, при необходимости, ИНН. После загрузки документы проверяются автоматической системой распознавания; при успешном результате статус аккаунта меняется на «Подтверждён».

Для ускорения процесса рекомендуется:

использовать актуальный номер мобильного телефона;
убедиться, что фотографии документов чёткие и без посторонних объектов;
проверить правильность ввода СНИЛС и ИНН перед отправкой.

После завершения регистрации и подтверждения личности пользователь получает доступ к личному кабинету, где возможно оформить электронную трудовую книжку и выполнить все необходимые действия через сервис.

Что нужно для подачи заявления

СНИЛС

СНИЛС выступает обязательным идентификатором гражданина при оформлении электронного варианта трудовой книжки через сервис государственных услуг. Наличие действующего номера упрощает автоматическую проверку данных в государственных реестрах и ускоряет процесс создания записи о трудовой истории.

Для подачи заявления требуется ввести номер СНИЛС в соответствующее поле формы. Номер берётся из карточки полиса, справки о присвоении СНИЛС или из личного кабинета в системе Пенсионного фонда. При вводе следует указывать только цифры без пробелов и дефисов.

Основные действия при работе с порталом:

Авторизоваться в личном кабинете на сайте государственных услуг.
Выбрать сервис «Электронная трудовая книжка».
Ввести номер СНИЛС в поле «Номер СНИЛС».
Подтвердить соответствие данных, указав дату рождения и ФИО.
Отправить заявку и дождаться автоматического формирования электронной записи.

После отправки система проверяет СНИЛС в базе ПФР, сопоставляет его с другими персональными данными и формирует электронный документ. При успешной валидации пользователь получает уведомление о готовности электронного трудового аккаунта и возможность управления им через личный кабинет.

Данные паспорта

Для оформления заявки на электронную трудовую книжку через портал Госуслуг необходимо предоставить полные данные паспорта гражданина РФ. Ошибки в этих полях приводят к отказу в обработке заявления.

серия и номер паспорта (четыре цифры серии, шесть цифр номера);
дата выдачи в формате ДД.ММ.ГГГГ;
наименование органа, выдавшего документ (полное название, без сокращений);
код подразделения (если указан в документе);
место регистрации, указанное в паспорте (полный адрес).

Поля вводятся без пробелов и дополнительных символов; серия и номер объединяются в одну строку, например, «1234 567890». Дата выдачи должна соответствовать календарному формату, указание года четырьмя цифрами обязательно.

Перед отправкой проверьте совпадение введённых данных с информацией, указанной в оригинальном документе. Неправильный код подразделения или опечатка в дате автоматически вызывают отклонение заявки. После подтверждения корректности система принимает данные и формирует электронную запись о трудовой книжке.

Сведения о трудовой деятельности (при необходимости)

При оформлении заявки на электронную трудовую книжку через портал Госуслуги необходимо предоставить сведения о трудовой деятельности, если они требуются заявителю.

Даты начала и окончания работы в каждом месте трудоустройства;
Полное наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОГРН;
Должность, на которой работал заявитель, и код профиля ОКПД;
Уровень заработной платы, указанный в трудовом договоре или справке о доходах;
Сведения о периодах отпуска, командировок и иных видов отсутствия, подтверждённые документами;
Документы, подтверждающие наличие стажа (трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, справки о работе).

Если в истории трудовой деятельности имеются пробелы, следует приложить объяснительные письма или справки, подтверждающие причины отсутствия официального трудоустройства. Все указанные данные вводятся в соответствующие поля формы заявки, после чего система автоматически проверяет их на соответствие требованиям электронного трудового реестра.

Пошаговая инструкция по подаче заявления

Вход в личный кабинет на Госуслугах

Для подачи заявления на электронную трудовую книжку требуется доступ к личному кабинету на портале Госуслуг. Без авторизации невозможно оформить услугу, просмотреть статус заявки и получить электронный документ.

Для входа выполните последовательные действия:

Откройте сайт «gosuslugi.ru».
Нажмите кнопку «Войти» в правом верхнем углу.
Введите номер мобильного телефона, указанный при регистрации, и пароль от учётной записи.
При первом входе система запросит подтверждение через СМС‑код; введите полученный код.
После успешной аутентификации откроется главная страница личного кабинета, где доступны все сервисы, включая оформление электронного трудового книжки.

Если при вводе данных возникает ошибка, проверьте следующее:

Корректность номера телефона и пароля.
Доступность сервисов связи для получения СМС‑кода.
Отсутствие блокировки учётной записи по причинам нарушения правил использования.

В случае блокировки обратитесь в службу поддержки через форму «Обратная связь» в личном кабинете или позвоните по горячей линии. После восстановления доступа процесс подачи заявления продолжается без дополнительных действий.

Поиск услуги «Подача заявления о выборе формата трудовой книжки»

Для поиска услуги «Подача заявления о выборе формата трудовой книжки» в системе необходимо выполнить последовательные действия.

Откройте портал Госуслуг и выполните вход, используя учётные данные ЕПГУ или ЕСИА.
В строке поиска введите ключевые слова: «формат трудовой книжки» или полное название услуги «Подача заявления о выборе формата трудовой книжки».
В результатах выберите соответствующий сервис, убедившись, что в заголовке указана именно эта формулировка.
Перейдите к странице услуги, где отображаются инструкции и перечень требуемых документов.
Нажмите кнопку «Подать заявление», загрузите сканированные копии документов и подтвердите действие электронной подписью.

После отправки заявления система формирует электронный запрос, который поступает в отдел кадров выбранного работодателя. Ответ приходит в личный кабинет в виде уведомления о статусе обработки.

Заполнение формы заявления

Выбор формата ведения трудовой книжки (электронный или бумажный)

Выбор формата трудовой книжки определяет порядок взаимодействия с работодателем и государственным сервисом. Электронный вариант хранится в личном кабинете на портале государственных услуг, бумажный - в виде традиционного документа, выданного отделом кадров.

Критерии, влияющие на решение, включают:

наличие доступа к интернету и мобильному устройству;
готовность работодателя принимать электронный вариант;
требование к подписи в оригинале при трудоустройстве за границей;
предпочтения по удобству хранения и контроля над изменениями.

Преимущества и ограничения каждого формата:

Электронный

• мгновенный доступ к записям;

• автоматическое обновление при изменении условий труда;

• отсутствие риска потери бумажного носителя.
Бумажный

• признание в любой юридической ситуации без дополнительных проверок;

• возможность подписать документ вручную;

• необходимость физического хранения и копирования при смене места работы.

Оптимальный выбор зависит от совмещения технологической готовности организации и личных предпочтений сотрудника. При наличии стабильного интернет‑соединения и поддержки со стороны работодателя предпочтительнее использовать электронный формат, так как он упрощает подачу заявления через портал государственных услуг и обеспечивает постоянный контроль над записями. При отсутствии этих условий целесообразнее сохранять традиционную бумажную трудовую книжку.

Проверка и подтверждение данных

После ввода информации в электронную форму необходимо убедиться в полном соответствии указанных сведений с документами. Ошибки в ФИО, дате рождения, номере паспорта или СНИЛС приводят к отказу в регистрации электронного трудового паспорта.

Проверка данных включает:

ФИО - полное совпадение с паспортом;
Дата и место рождения - соответствие данным в удостоверяющем документе;
Номер и серия паспорта - точное указание без лишних пробелов;
СНИЛС - правильный контрольный код;
Трудовая история - корректность дат и названий организаций‑работодателей.

Подтверждение достоверности происходит через электронную подпись или одноразовый пароль, полученный по СМС. После ввода кода система автоматически проверяет целостность данных и фиксирует подтверждение. При успешном прохождении проверки статус заявления меняется на «одобрен», и электронный документ появляется в личном кабинете. Если система обнаруживает несоответствия, появляется сообщение с указанием конкретного поля, требующего исправления. Корректировка данных и повторная отправка завершают процесс регистрации.

Отправка заявления

Отправка заявления в системе электронных услуг требует точного выполнения последовательных действий. После заполнения формы заявки пользователь проверяет корректность введённых данных, подтверждает их и инициирует передачу.

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг.
Откройте раздел «Электронная трудовая книжка».
Выберите пункт «Подать заявление».
Введите обязательные сведения: ФИО, ИНН, номер страхового свидетельства, сведения о работодателе.
Прикрепите сканированные документы: паспорт, трудовой договор, справку о занятости.
Нажмите кнопку «Отправить».

Система автоматически формирует запрос, проверяет наличие всех обязательных полей и отправляет его в информационную базу работодателя. После успешной отправки пользователь получает подтверждающее сообщение с уникальным идентификатором заявки. Дальнейшее отслеживание статуса осуществляется в личном кабинете, где отображаются все этапы обработки заявления.

После подачи заявления

Отслеживание статуса заявления

После отправки заявления на оформление электронного трудового удостоверения через портал Госуслуги система автоматически фиксирует заявку и присваивает уникальный идентификатор. Этот идентификатор отображается в личном кабинете и служит ключом для отслеживания текущего состояния.

Для контроля статуса достаточно выполнить три действия:

открыть раздел «Мои услуги» в личном кабинете;
выбрать пункт «Электронная трудовая книжка» и нажать кнопку «Статус заявки»;
изучить отображаемую информацию о текущем этапе обработки.

Система выводит один из следующих статусов:

«В обработке» - заявка принята, документ готовится к выпуску;
«Одобрено» - заявка проверена, электронный документ готов к загрузке;
«Отказано» - выявлены причины отклонения, указаны необходимые исправления.

При появлении статуса «Одобрено» пользователь может получить электронную трудовую книжку в разделе «Мои документы» без дополнительного обращения. При статусе «Отказано» требуется скорректировать указанные в сообщении данные и повторно отправить заявку.

Возможные причины отказа

Отказ при оформлении электронной трудовой книжки через сервис Госуслуг может быть вызван следующими причинами.

Несоответствие данных, указанных в заявке, сведениям, содержащимся в личном кабинете или в базе работодателя.
Отсутствие подтверждающих документов: копий трудового договора, справки о прохождении испытательного срока, выписки из основной трудовой книжки.
Неправильно указанный ИНН, СНИЛС или ОКВЭД организации‑работодателя, что приводит к невозможности автоматической проверки.
Наличие в текущей бумажной трудовой книжке записей, требующих корректировки или удаления перед переводом в электронный формат.
Ошибки в заполнении обязательных полей формы: пропущенные подписи, неверный формат даты, отсутствие контактных данных.
Блокировка учетной записи пользователя в системе Госуслуг из‑за нарушения правил доступа или подозрения в мошенничестве.
Технические сбои на стороне портала: недоступность сервисов, ошибки в работе API работодателя, отсутствие актуальных сертификатов.

Устранение указанных проблем гарантирует успешное прохождение процедуры.

Что делать в случае отказа или ошибки

Если портал Госуслуг выдает отказ или сообщает об ошибке, необходимо незамедлительно проверить вводимые сведения. Неправильный ИНН, неверный номер трудового договора или отсутствие подтверждающих документов часто являются причиной отклонения.

Для устранения проблемы следует выполнить следующие действия:

Откройте историю заявок, найдите запись с отказом, изучите код ошибки и комментарий системы.
Сравните указанные данные с оригинальными документами; исправьте опечатки, обновите устаревшую информацию.
При необходимости загрузите недостающие файлы в формате PDF, соблюдая требования к размеру и качеству.
Сохраните изменения и повторно отправьте заявку через тот же интерфейс.

Если повторный запрос также завершился отказом, обращайтесь в службу поддержки портала. При обращении укажите номер заявки, код ошибки и приложите скриншот сообщения. Сотрудники проверят корректность данных и предоставят рекомендации по дальнейшим шагам.

После повторной подачи контролируйте статус заявки в личном кабинете. При положительном решении электронная трудовая книжка будет доступна для скачивания в течение установленного срока. При новых отказах повторяйте описанный цикл корректировки и обращения в поддержку.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить решение после подачи заявления?

После отправки заявления на электронный трудовой билет через портал Госуслуг изменить введённые данные невозможно. Система фиксирует заявку в момент подтверждения, и последующая правка не поддерживается.

Для корректировки решения доступны два варианта:

Отзыв заявки - в течение 24 часов с момента подачи можно отменить заявку в личном кабинете и оформить новую. После истечения этого периода отзыв недоступен.
Подача новой заявки - если отзыв невозможен, необходимо создать отдельное заявление с актуальными данными. При этом прежняя заявка считается завершённой и не влияет на новый процесс.

В обоих случаях необходимо учитывать, что повторное обращение может удлинить срок получения электронного трудового билета. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться в службу поддержки портала.

Что будет с бумажной трудовой книжкой?

Электронная трудовая книжка заменяет бумажный документ, который после подачи заявления через портал Госуслуг переводится в цифровой формат. Оригинальная бумажная книжка помещается в специальный архив, где хранится в закрытом конверте до завершения процесса миграции. После подтверждения успешного переноса данных бумажный экземпляр уничтожается в соответствии с нормативными актами, что исключает риск дублирования информации.

архивируется в отделе кадров организации;
сохраняется в виде скан-копии в личном кабинете гражданина;
уничтожается после окончательной верификации электронных записей.

В случае необходимости обращения к историческим данным бумажный архив может быть использован только по официальному запросу уполномоченных органов. Все изменения фиксируются в электронном реестре, что обеспечивает доступность и защиту информации.

Как получить выписку из ЭТК?

Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо выполнить несколько действий в личном кабинете на портале государственных услуг.

Войти в аккаунт с использованием подтверждённого телефона и пароля.
Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
Выбрать пункт «Выписка».
Указать период, за который требуется сформировать документ, и подтвердить запрос.
Дождаться формирования выписки, после чего скачать файл в формате PDF.

После загрузки документ доступен для печати и представления работодателю. При необходимости можно повторить запрос для другого периода, используя те же шаги.