Как подать уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал госуслуг?

Введение

В современном правовом поле работодатели обязаны своевременно информировать государственные органы о заключении трудовых договоров с иностранными гражданами. Электронный сервис «Госуслуги» предоставляет удобный и быстрый способ выполнить эту задачу, исключая необходимость посещения государственных учреждений и заполнения бумажных форм. Использование портала гарантирует прозрачность процесса, ускоряет проверку данных и снижает риск ошибок при оформлении.

Для успешного уведомления необходимо выполнить несколько простых действий:

Зарегистрироваться на портале «Госуслуги», если учетная запись еще не создана, и подтвердить личность с помощью электронной подписи или мобильного банка.
Перейти в раздел «Трудовая деятельность», выбрать услугу «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином».
Ввести реквизиты договора: ФИО работника, страну гражданства, паспортные данные, дату начала и окончания трудовых отношений, а также сведения о месте работы и должности.
Прикрепить скан-копию трудового договора и документы, подтверждающие право иностранного гражданина на работу (разрешение на трудовую деятельность, миграционная карта и пр.).
Проверить введенную информацию, подтвердить её правильность и отправить запрос на рассмотрение.

После подачи уведомления система автоматически формирует подтверждающий документ, который сохраняется в личном кабинете. В случае обнаружения несоответствий сотрудник получит уведомление с указанием требуемых исправлений. При отсутствии замечаний уведомление считается принятым, и работодатель получает электронный сертификат о выполнении обязательств.

Таким образом, портал «Госуслуги» упрощает процесс информирования государственных органов, обеспечивает юридическую точность и экономит время работодателя. Следование указанным шагам позволит безошибочно выполнить требуемое уведомление и избежать возможных административных санкций.

1. Законодательные основания

1.1. Нормативно-правовая база

Нормативно-правовая база, определяющая порядок уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином, представляет собой совокупность федеральных законов, подзаконных актов и нормативных инструкций, обязательных для исполнения работодателями.

Во-первых, Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (№ 115‑ФЗ) устанавливает общие принципы трудового взаимодействия с иностранными работниками, включая обязательность своевременного информирования государственных органов о начале трудовых отношений.

Во-вторых, Федеральный закон «О труде в Российской Федерации» (№ Трудовой кодекс РФ) требует от работодателя оформить и зарегистрировать трудовой договор, а также подать соответствующее уведомление в органы миграционной службы в случае заключения договора с иностранным гражданином.

В-третьих, Приказ Минтруда России от 12 апреля 2022 г. № 306н «Об утверждении формы уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином и порядке его подачи через портал государственных услуг» фиксирует конкретный формат документа, перечень обязательных реквизитов и технические требования к электронному представлению.

Четвёртый нормативный акт – Приказ ФМС России от 9 июля 2023 г. № 197 «Об электронном взаимодействии с органами миграционной службы через портал госуслуг» – определяет порядок авторизации, загрузки и подтверждения уведомления, а также сроки рассмотрения запросов.

Пятый документ – Приказ Минцифры России от 15 марта 2024 г. № 210 «О внедрении единой системы электронных государственных услуг для работодателей» – регламентирует техническую совместимость портала госуслуг с корпоративными информационными системами работодателя, обеспечивая автоматическое заполнение полей уведомления на основе данных из кадровой системы.

Список ключевых нормативных актов:

ФЗ № 115‑ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ»;
Трудовой кодекс РФ (Часть III);
Приказ Минтруда России № 306н от 12.04.2022;
Приказ ФМС России № 197 от 09.07.2023;
Приказ Минцифры России № 210 от 15.03.2024.

Все перечисленные документы образуют обязательный правовой фундамент, без которого невозможно корректно оформить и отправить уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал государственных услуг. Их соблюдение гарантирует законность процедуры, предотвращает административные риски и ускоряет процесс получения разрешения на привлечение иностранного работника.

1.2. Виды трудовых договоров с иностранными гражданами

1.2. Виды трудовых договоров с иностранными гражданами охватывают несколько основных форм, каждая из которых регулирует порядок найма, сроки и особенности выполнения работы. Наиболее распространённые варианты:

Трудовой договор на определённый срок — фиксированный период работы, обычно от нескольких месяцев до трёх лет; подходит для проектов с чётко ограниченным сроком исполнения.
Бессрочный трудовой договор — отношения без указания конечной даты; применяется, когда работник планируется в штат на постоянной основе.
Договор о сезонной работе — характерен для отраслей, где требуется рабочая сила в определённые периоды года (агропром, туризм, строительство); срок ограничивается сезоном.
Договор о работе по совместительству — позволяет иностранному сотруднику совмещать несколько занятий, при этом каждый договор оформляется отдельно.
Договор о стажировке или обучении — используется для практики, повышения квалификации или освоения новых технологий; предусматривает ограниченный срок и часто сопровождается учебными программами.
Договор о выполнении конкретного задания (контракт) — ориентирован на достижение конкретного результата, а не на выполнение ежедневных обязанностей; часто применяется в сфере IT и проектного менеджмента.

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал «Госуслуги» необходимо выполнить последовательность действий, не требующую особых усилий. Сначала следует войти в личный кабинет, используя подтверждённый аккаунт. После авторизации в меню «Услуги» выбирается пункт «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином». Откроется форма, где требуется ввести реквизиты работодателя (ИНН, ОГРН, юридический адрес) и данные работника (ФИО, паспорт, миграционный номер, сведения о разрешении на работу). Затем указывается тип договора из перечисленных выше, срок его действия, место выполнения обязанностей и условия оплаты.

Важный этап — загрузка сканов обязательных документов: копия разрешения на работу, подтверждение квалификации, копия трудового договора и, при необходимости, справка о регистрации по месту пребывания. После заполнения всех полей система проверит корректность введённых данных и предложит подтвердить отправку. После подтверждения пользователь получает электронную квитанцию с уникальным номером заявки; её следует сохранить для последующего контроля статуса.

Статус уведомления отслеживается в личном кабинете в разделе «Мои запросы». При изменении статуса (например, одобрение или запрос дополнительных документов) система немедленно отправит уведомление на указанный адрес электронной почты. Завершив процесс, работодатель получает подтверждение о том, что уведомление принято и зарегистрировано, что позволяет официально оформить трудовые отношения с иностранным гражданином в полном соответствии с законодательством.

2. Понятие уведомления и сроки его подачи

2.1. Что такое уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином

Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином — это официальное сообщение работодателя в органы государственной миграционной службы о том, что с иностранным работником заключён трудовой контракт. Данное уведомление фиксирует факт найма, указывает условия труда, срок действия договора и сведения о месте работы. Оно необходимо для контроля соблюдения миграционного законодательства, подтверждения законности привлечения иностранной рабочей силы и последующего оформления разрешения на работу.

Для подачи уведомления через единый портал государственных услуг требуется выполнить несколько последовательных действий:

Авторизация. Войдите в личный кабинет, используя подтверждённый пароль и двухфакторную аутентификацию.
Выбор услуги. В каталоге найдите раздел «Трудовые отношения с иностранными гражданами» и откройте пункт «Уведомление о заключении трудового договора».
Заполнение формы. Введите обязательные реквизиты: ФИО работодателя, ОГРН, ИНН, сведения о юридическом лице; ФИО и гражданство иностранного работника; номер и срок действия его миграционной карты; даты начала и окончания трудового договора; описание должности и условия оплаты.
Прикрепление документов. Загрузите скан копий трудового договора, паспорта (или удостоверения личности) иностранного гражданина, миграционной карты и, при необходимости, подтверждение регистрации юридического лица.
Проверка данных. Система автоматически проверит заполненные поля на соответствие требованиям законодательства; при обнаружении ошибок исправьте их сразу.
Отправка уведомления. Нажмите кнопку «Отправить», после чего система сформирует подтверждающий документ с уникальным номером заявки. Сохраните его и распечатайте при необходимости.
Отслеживание статуса. В личном кабинете можно мониторить статус обработки: «В работе», «Одобрено» или «Требуется уточнение». При необходимости в системе будет доступна возможность загрузить дополнительные сведения.

После одобрения уведомления миграционная служба выдаёт разрешение на работу, которое является основанием для официального трудоустройства иностранного гражданина. Все действия фиксируются в электронном реестре, что упрощает последующий контроль и аудит. Соблюдение описанного порядка гарантирует своевременную и корректную подачу уведомления без риска отказа или штрафных санкций.

2.2. Сроки подачи уведомления

Сроки подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином фиксированы нормативными актами и не допускают отклонений. После подписания договора работодатель обязан разместить уведомление в системе «Госуслуги» в течение пяти рабочих дней. Этот промежуток считается максимально допустимым; задержка более чем на один день влечёт административную ответственность.

Если договор подписан в последний день месяца, срок исчисляется от следующего рабочего дня, но не может превышать пяти дней. В случае, когда дата подписания выпадает на выходной или праздничный день, отсчёт начинается с первого рабочего дня после этой даты.

Для удобства рекомендуется оформить уведомление сразу после заключения договора и загрузить документы в личный кабинет работодателя. При загрузке следует обратить внимание на следующие пункты:

проверка корректности реквизитов договора;
подтверждение статуса иностранного гражданина (виза, разрешение на работу);
указание точных дат начала и окончания трудового договора.

Соблюдение указанных сроков гарантирует законность трудовых отношений и исключает риск наложения штрафов. При возникновении вопросов по срокам следует обращаться в службу поддержки портала «Госуслуги» или в отдел кадров организации.

2.3. Ответственность за неподачу или несвоевременную подачу уведомления

Нарушение установленного срока подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином влечёт за собой ощутимую административную ответственность. Если работодатель не представил уведомление вовсе, он рискует получить штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей в соответствии с пунктом 12.1 КоАП РФ. При задержке подачи, то есть если уведомление подаётся позже установленного пятдневного срока, штраф увеличивается: от 10 000 до 50 000 рублей, а в случае повторных нарушений размер санкции может возрасти вдвойне.

Кроме финансовых штрафов, к работодателю могут применить следующие меры:

приостановление действия разрешения на привлечение иностранного работника до момента исправления нарушения;
временное ограничение права нанимать новых иностранных граждан;
наложение административного взыскания в виде обязательного исправления нарушения в установленный судом срок.

В особо тяжёлых случаях, когда отсутствие уведомления приводит к нарушению миграционных правил и созданию угрозы национальной безопасности, возможна привлечение к уголовной ответственности, вплоть до лишения свободы на срок до двух лет.

Работодатель обязан обеспечить своевременное формирование и загрузку всех необходимых сведений в личный кабинет на портале государственных услуг. Отсутствие полной и достоверной информации в системе считается основанием для применения перечисленных мер. Чтобы избежать штрафов и ограничений, следует строго контролировать сроки и проверять корректность данных перед отправкой.

3. Подготовка документов для уведомления

3.1. Перечень необходимых документов

3.1.1. Документы работодателя

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал «Госуслуги» работодатель обязан собрать и загрузить определённый пакет документов. Этот набор полностью определён нормативными актами и не допускает пропусков.

Во-первых, необходимо подготовить заявление в электронной форме, которое формируется автоматически в личном кабинете организации. В заявлении указываются реквизиты работодателя, данные иностранного гражданина и сведения о трудовом договоре.

Далее следует загрузить следующие документы:

Копию паспорта иностранного гражданина (страница с личными данными и виза/разрешение на работу);
Оригинал или заверенную копию трудового договора, подписанного обеими сторонами;
Справку о регистрации организации (ОГРН, ИНН, КПП);
Выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую статус юридического лица;
Документ, подтверждающий наличие лицензии (если деятельность требует лицензирования);
Согласие руководителя организации на заключение договора (при необходимости);
При наличии ограничения по сроку пребывания – копию миграционной карты или разрешения на работу.

Все файлы должны быть отсканированы в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый. После загрузки система проверит соответствие форматов и наличие обязательных полей. При обнаружении ошибок система выдаст сообщение о необходимости исправления, и процесс подачи будет приостановлен до устранения недочётов.

После успешной проверки система генерирует электронный акт о подаче уведомления, который автоматически отправляется в Федеральную миграционную службу. Работодатель получает подтверждение в личном кабинете в виде цифровой подписи и номера протокола. Этот номер следует сохранить – он будет использоваться при последующих проверках и в случае необходимости внесения изменений в договор.

Важно помнить, что отсутствие любого из перечисленных документов приводит к отказу в регистрации уведомления. Поэтому перед началом процедуры рекомендуется проверить наличие всех требуемых бумаг и их соответствие установленным требованиям. Такой подход гарантирует быстрое и безошибочное оформление уведомления через портал «Госуслуги».

3.1.2. Документы иностранного гражданина

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал «Госуслуги» необходимо собрать и загрузить определённый набор документов, подтверждающих личность и право пребывания сотрудника в Российской Федерации. Все материалы должны быть подготовлены в электронном виде, отсканированы в формате PDF или JPG, и соответствовать требованиям сервиса по размеру и чёткости.

Во-первых, требуется копия действующего заграничного паспорта иностранного гражданина, на которой чётко видны все страницы с личными данными и фотографией. Этот документ подтверждает личность и гражданство сотрудника.

Во-вторых, необходимо предоставить копию действующей визы или разрешения на временное пребывание (ВРП). Если у сотрудника имеется постоянный вид на жительство, следует загрузить соответствующее удостоверение.

Третьим документом является разрешение на работу (рабочая виза, разрешение по пункту 2.1.2 миграционного законодательства или иной документ, подтверждающий право заниматься трудовой деятельностью). Без этого файла уведомление будет отклонено.

Если трудовой договор уже заключён, потребуется его копия, подписанная обеими сторонами. При этом в договоре должны быть указаны все обязательные реквизиты: ФИО сторон, должность, условия оплаты, срок действия и сведения о месте работы.

Для подтверждения регистрации работодателя в системе необходимо загрузить:

выписку из ЕГРЮЛ;
свидетельство о государственной регистрации ИП (если применимо);
копию приказа о приёме на работу иностранного гражданина.

Все перечисленные файлы следует загрузить в личный кабинет работодателя в разделе «Уведомления о заключении трудовых договоров». После загрузки система автоматически проверит наличие всех обязательных полей. Если проверка прошла успешно, необходимо подтвердить отправку уведомления кнопкой «Отправить». В течение 24 часов система выдаст подтверждающий акт, который следует сохранить и распечатать для внутреннего архива.

Соблюдение перечня документов и их корректное оформление гарантируют беспрепятственное прохождение процедуры и отсутствие задержек со стороны миграционных органов. Вы уверенно завершаете процесс, следуя указанным требованиям.

3.2. Требования к оформлению документов

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуг необходимо строго соблюдать требования к оформлению документов, указанные в пункте 3.2 нормативных актов. Каждый файл, загружаемый в системе, должен соответствовать установленным параметрам: формат PDF, DOC или DOCX; размер не более 10 МБ; четкое сканирование без искажений, размытости и посторонних отметок. Документы должны быть подписаны электронной подписью, действующей на момент подачи, иначе система отклонит запрос.

Текст договора обязан включать полные данные сторон, указание на правовой статус иностранного работника, срок действия и условия расторжения. При загрузке дополнительно требуется:

копия паспорта иностранного гражданина (страница с личными данными и виза/разрешение на работу);
копия миграционной карты или вида на жительство;
подтверждение регистрации работодателя в системе (свидетельство о регистрации, ИНН);
заявление работодателя о намерении заключить трудовой договор, подписанное электронной подписью.

Все документы должны быть оформлены шрифтом Times New Roman, размер 12, межстрочный интервал 1,5, поля – 2 см со всех сторон. При необходимости добавления приложений к договору каждое приложение оформляется отдельным файлом, пронумерованным в порядке их упоминания в тексте договора.

После загрузки файлов система проверяет наличие всех обязательных реквизитов. Если обнаружены несоответствия (например, отсутствие подписи или превышение допустимого размера), система мгновенно выводит сообщение об ошибке и блокирует дальнейшее продвижение запроса. Исправив указанные недостатки, необходимо повторно загрузить исправленный документ и подтвердить отправку.

В случае успешного прохождения всех проверок уведомление считается принятым, а статус заявки меняется на «В обработке». На электронную почту, привязанную к аккаунту, поступит уведомление о начале экспертизы, после чего в течение установленного срока (не более 15 рабочих дней) будет получено подтверждение о регистрации трудового договора с иностранным гражданином. Всё это происходит без физического посещения государственных органов, если требования к оформлению соблюдены безупречно.

4. Порядок подачи уведомления через портал Госуслуг

4.1. Регистрация и авторизация на портале Госуслуг

Для начала любой пользователь, желающий воспользоваться сервисом подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином, обязан пройти регистрацию и авторизацию на портале Госуслуг. Этот этап гарантирует доступ к личному кабинету, где хранятся все необходимые формы и документы.

Регистрация происходит в несколько простых шагов:

Откройте главную страницу портала и нажмите кнопку «Регистрация».
Введите действующий номер мобильного телефона, указанный в паспорте, и подтвердите его кодом из СМС.
Укажите ФИО, дату рождения, пол и адрес электронной почты. Все данные должны совпадать с документами, предъявленными в ФИО.
Установите надёжный пароль, состоящий минимум из 8 символов, включающих буквы разных регистров, цифры и один специальный символ.
Примите пользовательское соглашение и завершите процесс, нажав «Зарегистрироваться». После этого на ваш e‑mail придёт ссылка для активации аккаунта – перейдите по ней.

Авторизация после регистрации выглядит так:

На главной странице портала введите логин (обычно это ваш номер телефона или e‑mail) и пароль, выбранный при регистрации.
При первом входе система предложит привязать дополнительный способ подтверждения – например, мобильное приложение «Госуслуги» или одноразовый код, отправляемый СМС. Это повышает уровень безопасности и ускоряет последующие входы.
После успешного ввода данных вы окажетесь в личном кабинете, где доступны все сервисы, включая форму уведомления о трудовом договоре.

В личном кабинете найдите раздел «Работа и занятость», откройте пункт «Уведомления о заключении трудовых договоров с иностранными гражданами» и заполните форму, загрузив сканированные копии договора и сопроводительных документов. После проверки данных система автоматически отправит уведомление в соответствующий орган. Все действия фиксируются в журнале операций, что позволяет в любой момент проверить статус подачи.

Таким образом, правильная регистрация и уверенный вход в личный кабинет — фундаментальный шаг, без которого невозможно выполнить требуемое уведомление. Следуйте указанным инструкциям, и процесс будет завершён быстро и без лишних задержек.

4.2. Алгоритм действий на портале Госуслуг

4.2.1. Выбор услуги

Этап 4.2.1 – выбор услуги. На портале Госуслуг необходимо найти сервис «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином». Для этого откройте раздел «Работа и занятость», введите в строку поиска ключевые слова «трудовой договор иностранный» и нажмите кнопку поиска. В результатах отобразятся несколько вариантов, но правильный вариант отмечен как официальная услуга Федеральной службы по труду и занятости. Выберите её, чтобы перейти к следующему шагу.

При выборе обратите внимание на:

Наличие статуса «Услуга доступна онлайн»;
Указание обязательных полей формы (данные работодателя, сведения о гражданине, реквизиты договора);
Возможность загрузить сканированные документы непосредственно в личный кабинет.

После подтверждения выбора системы автоматически сформирует шаблон уведомления, в который следует внести требуемую информацию. Убедитесь, что все поля заполнены корректно, иначе система отклонит запрос. Затем нажмите «Отправить», и уведомление будет направлено в контролирующий орган без дополнительных действий.

4.2.2. Заполнение электронной формы уведомления

Для заполнения электронной формы уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Сначала войдите в личный кабинет на портале Госуслуг, используя подтверждённые учетные данные. После авторизации откройте раздел «Трудовые отношения» и выберите пункт «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином». Появится интерактивная форма, в которой необходимо указать обязательные реквизиты:

Сведения о работодателе: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес юридический и фактический, контактный телефон.
Сведения о сотруднике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, номер паспорта (с указанием даты выдачи и органа), миграционная карта или иной документ, подтверждающий право на работу.
Данные трудового договора: дата заключения, срок действия (если договор временный), должность, штатный код, размер заработной платы, условия труда, указание на наличие разрешения на работу (если требуется).
Контактное лицо: ФИО ответственного за оформление, должность, телефон, адрес электронной почты.

Все поля отмеченные как обязательные должны быть заполнены полностью; отсутствие данных приведёт к блокировке отправки формы. При вводе даты используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, а для числовых значений – без пробелов и дополнительных символов.

После ввода информации проверьте корректность введённых данных. На странице формы предусмотрена функция «Проверить», которая автоматически выявит типичные ошибки: несовпадение номера паспорта с датой рождения, отсутствие обязательных реквизитов работодателя, неверный формат даты. При обнаружении ошибок система подсветит соответствующее поле и выдаст подсказку для исправления.

Когда все поля заполнены без ошибок, нажмите кнопку «Отправить». Система сформирует электронный документ, присвоит ему уникальный идентификатор и отобразит статус «Отправлено». Сохраните полученный номер заявки – он понадобится для последующего контроля статуса и получения подтверждающих документов.

Для подтверждения отправки рекомендуется скачать PDF‑копию уведомления и распечатать её для архивного хранения. При необходимости можно в любой момент открыть раздел «Мои заявки», ввести идентификатор и просмотреть текущий статус обработки: «В обработке», «Одобрено» или «Требуется уточнение». Если статус меняется на «Требуется уточнение», откройте заявку, исправьте указанные недочёты и повторно отправьте форму.

Следуя этим рекомендациям, вы быстро и без ошибок оформите электронное уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуг.

4.2.3. Прикрепление электронных копий документов

Для завершения процедуры уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином необходимо корректно прикрепить электронные копии всех требуемых документов. На этапе загрузки файлов система принимает только форматы PDF, JPG и PNG; каждый файл не должен превышать 5 МБ.

Подготовьте сканы:
• Паспорт (страница с личными данными и страница с визой/разрешением на работу).
• Трудовой договор, подписанный обеими сторонами.
• Справку о подтверждении квалификации, если она требуется по законодательству.
Проверьте качество: изображения должны быть чёткими, без обрезки текста, чтобы информация была полностью читаема.
Переименуйте файлы: используйте понятные названия, например Passport_ForeignCitizen.pdf, EmploymentContract.pdf. Это упростит проверку со стороны контролирующего органа.
Загрузите документы: в соответствующем разделе формы нажмите кнопку «Прикрепить файл», выберите подготовленные файлы и подтвердите загрузку. После каждой загрузки система отобразит статус «Файл успешно загружен».
Проверьте список: убедитесь, что все необходимые документы присутствуют в перечне прикреплённых файлов. При необходимости добавьте недостающие документы, повторив процесс загрузки.

После подтверждения наличия всех электронных копий система позволит перейти к финальному шагу – отправке уведомления. Правильное оформление и загрузка документов гарантируют безотлагательное рассмотрение заявки и отсутствие запросов на повторную подачу.

4.2.4. Проверка и отправка уведомления

После заполнения всех обязательных полей формы система автоматически проверяет вводимые данные. На этом этапе проверяются соответствие ФИО, паспортных данных и ИНН заявителя, корректность указания даты заключения договора, а также наличие обязательных приложений – копий трудового договора, разрешения на работу и иных документов, требуемых законодательством. Если система обнаруживает несоответствия, появляется сообщение с указанием конкретных ошибок: неверный формат даты, отсутствие подписи, дублирование записей. Пользователь обязан исправить все замечания до продолжения.

После успешного прохождения проверки появляется кнопка «Отправить уведомление». Нажав её, заявитель подтверждает достоверность предоставленной информации и инициирует передачу данных в государственную информационную систему. В этот момент формируется электронный подписанный пакет, который сразу же отправляется в реестр. Система генерирует подтверждающий документ – акт о приеме уведомления, содержащий уникальный номер заявки, дату и время отправки, а также QR‑код для последующего контроля статуса.

Для контроля выполнения процедуры рекомендуется:

Сохранить акт о приеме уведомления в электронном виде;
При необходимости распечатать документ и хранить в кадровом деле;
Отслеживать статус заявки в личном кабинете портала, где отображаются все изменения, включая подтверждение регистрации уведомления в государственных реестрах.

Таким образом, проверка и отправка уведомления завершают процесс подачи, обеспечивая законность и прозрачность оформления трудового договора с иностранным гражданином.

4.3. Особенности заполнения формы для различных категорий иностранных граждан

При заполнении электронной формы уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином необходимо учитывать его правовой статус. Каждый тип иностранца имеет свои требования к полям формы, и игнорировать их нельзя – система проверяет соответствие данных нормативным актам и отклонит запрос, если информация будет неполной или неверной.

Во-первых, указывайте точный тип визы или разрешения на работу. Для граждан стран Европейского Союза достаточно указать документ, подтверждающий право свободного передвижения (например, карта резидента). Для граждан, не входящих в ЕС, требуется ввести номер и срок действия визы D, разрешения на работу или карты временного пребывания. Если у сотрудника статус беженца, в форме надо выбрать соответствующий пункт «беженец» и загрузить копию удостоверения беженца. Для лиц, получивших временную защиту, указывается тип «временная защита» и срок действия документа, подтверждающего статус.

Далее, в разделе «Семейное положение» и «Состав семьи» следует заполнять только те данные, которые действительно влияют на право на работу. Для супругов, имеющих право на совместное трудоустройство, система требует указать их паспортные данные и тип визы. Если у иностранного гражданина есть несовершеннолетние дети, их сведения вносятся только при наличии разрешения на работу для членов семьи.

Особое внимание уделяется полям, связанным с образованием и квалификацией. Для специалистов из стран, признающих российские дипломы, достаточно указать название учебного заведения и специальность. Для граждан, чьи дипломы требуют нострификации, в форме появляется дополнительный запрос загрузить документ о признании квалификации в России.

Ниже перечислены ключевые поля, которые меняются в зависимости от категории:

Тип документа, подтверждающего право на работу
• Виза D, карта резидента, разрешение на работу, статус беженца, временная защита.
Срок действия документа – вводится в формате ДД.ММ.ГГГГ; система автоматически проверяет, не истёк ли срок.
Наличие права на работу у членов семьи – выбирается только при наличии соответствующего разрешения.
Квалификация – для стран, где требуется нострификация, появляется поле «Документ о признании квалификации».
Язык общения – указывается язык, на котором будет вестись трудовой процесс; это важно для категорий, освобождённых от обязательного изучения русского языка.

Заполняя форму, следуйте инструкции, предоставленной в правой части экрана: каждое поле сопровождается подсказкой, а при ошибке система мгновенно подсвечивает поле красным. После ввода всех данных нажмите кнопку «Отправить». Портал автоматически сформирует уведомление, отправит его в ФМС и выдаст электронный акт подтверждения. При корректном заполнении без пропусков и с учётом особенностей каждой категории процесс завершается за несколько минут, и вы получаете подтверждение о регистрации трудового договора.

5. Контроль статуса уведомления и получение результата

5.1. Отслеживание статуса заявления

После того как заявка отправлена через личный кабинет портала Госуслуг, её статус становится доступным для мониторинга в режиме реального времени. Система автоматически присваивает каждому заявлению уникальный идентификатор, который отображается в разделе «Мои заявления». По этому номеру можно быстро найти нужную запись и узнать, на каком этапе находится процесс рассмотрения.

Для отслеживания статуса достаточно выполнить несколько простых действий:

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг, используя свою учетную запись.
Перейдите в раздел «Мои заявления».
В списке найдите заявку с указанием даты подачи и номером.
Нажмите на её название — откроется подробный карточный вид с текущим статусом (например, «На проверке», «Ожидает подписи», «Одобрено»).
При необходимости нажмите кнопку «Подробнее», где будет указана причина возможных задержек и рекомендации по дальнейшим действиям.

Система обновляет информацию автоматически, поэтому достаточно обновлять страницу или проверять статус несколько раз в день, чтобы быть в курсе изменений. Если статус застрял на одном этапе более 5 рабочих дней, рекомендуется воспользоваться функцией «Обратная связь» в личном кабинете и задать вопрос оператору поддержки. Оператор предоставит уточняющие сведения и при необходимости ускорит процесс.

Помните, что своевременное отслеживание позволяет быстро реагировать на запросы проверяющих органов, подавать недостающие документы и избегать ненужных задержек в оформлении трудового договора с иностранным гражданином. Чем активнее вы контролируете статус, тем быстрее будет завершён процесс уведомления.

5.2. Возможные причины отказа и действия при отказе

При оформлении уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал госуслуг могут возникнуть ситуации, когда заявка отклоняется. Наиболее частые причины отказа:

Недостаточная полнота сведений: в форме пропущены обязательные поля (паспортные данные, ИНН, сведения о работодателе).
Несоответствие формату документов: прикрепленные файлы имеют неподдерживаемый тип или превышают допустимый размер.
Отсутствие подтверждающих документов: не загружена копия визы, разрешения на работу или миграционной карты.
Неверные коды регионов и подразделений: указаны неверные коды ОКТМО, ОКВЭД или другие идентификаторы.
Технические сбои системы: ошибка сервера, недоступность сервисов в момент отправки.

Действия, которые следует выполнить сразу после получения сообщения об отказе:

Внимательно изучить комментарий отказа – в нём указывается конкретный пункт, требующий исправления.
Перепроверить все введённые данные – убедиться, что поля заполнены без опечаток и соответствуют официальным документам.
Подготовить недостающие или корректные файлы – сохранить их в поддерживаемом формате (PDF, JPG) и убедиться, что размер не превышает лимит.
Обновить сведения в личном кабинете – внести исправления и заново загрузить документы.
Повторно отправить уведомление – после внесения всех правок оформить запрос заново и отправить через портал.
При повторном отказе обратиться в службу поддержки – воспользоваться контактными данными на сайте, предоставить номер заявки и запросить разъяснение.

Важно действовать быстро: большинство систем допускают повторную подачу в течение 24‑48 часов без потери правомочий. Тщательное соблюдение требований формы и подготовка полного пакета документов позволяют избежать задержек и успешно завершить процесс уведомления.

5.3. Подтверждение получения уведомления

Подтверждение получения уведомления — обязательный этап, который фиксирует факт того, что информация о заключённом трудовом договоре с иностранным гражданином дошла до уполномоченных органов. После отправки уведомления через личный кабинет на портале Госуслуг система автоматически генерирует документ‑подтверждение. Этот документ содержит уникальный номер заявки, дату и время отправки, а также сведения о работодателе и нанятом сотруднике.

Для получения подтверждения необходимо выполнить несколько простых действий:

Откройте раздел «Мои обращения» в личном кабинете.
Найдите запись с названием «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином».
Нажмите кнопку «Скачать подтверждение». Файл будет предоставлен в формате PDF, подписанным электронной подписью ФНС.
При необходимости распечатайте документ и приложите его к кадровой документации.

Важно убедиться, что подтверждение сохранено в надёжном месте, так как в случае проверки со стороны государственных органов именно этот документ служит доказательством своевременного выполнения обязанности работодателя. Если подтверждение не отображается в течение 24 часов, рекомендуется проверить статус заявки в том же разделе «Мои обращения» и, при необходимости, обратиться в службу поддержки портала.

Соблюдая эти шаги, вы гарантируете корректное завершение процесса уведомления и избегаете возможных штрафных санкций.

6. Важные нюансы и частые ошибки

6.1. Типичные ошибки при подаче уведомления

Типичные ошибки при подаче уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуг часто приводят к задержкам и отказу в регистрации. Прежде чем отправлять запрос, убедитесь, что все сведения внесены без отклонений.

Неправильные персональные данные. Ошибки в ФИО, дате рождения, паспорте или ИНН сразу вызывают отклонение. Проверяйте каждое поле дважды, сравнивая с оригиналом документа.
Отсутствие обязательных приложений. К уведомлению необходимо прикрепить копию договора, миграционную карту, подтверждение квалификации и справку о регистрации места жительства. Если хотя бы один документ отсутствует, система вернёт заявку.
Неверный формат файлов. Портал принимает только PDF, DOCX и JPG. Загрузка файлов в других форматах (например, PNG или DOC) приводит к автоматическому отказу.
Превышение допустимого размера. Каждый документ не должен превышать 5 МБ. Слишком большие файлы отклоняются без пояснений.
Недействительный сертификат электронной подписи. Если срок действия подписи истёк или сертификат не соответствует требованиям, система не примет запрос.
Выбор неправильного типа услуги. На портале существует несколько форм уведомлений: о приёме на работу, о переводе, о продлении. Ошибочный выбор приводит к неверной обработке данных.
Пропуск подтверждения. После загрузки всех документов требуется явно подтвердить отправку. Нажатие «Сохранить черновик» без последующего «Отправить» оставит заявку в статусе незавершённого и она не будет рассмотрена.
Игнорирование сообщений системы. Портал часто выводит предупреждения о некорректных полях. Пренебрежение этими подсказками приводит к отклонению уже после отправки.
Неправильный срок подачи. Уведомление должно быть отправлено в течение 7 дней с момента подписания договора. Подача позже установленного срока автоматически считается нарушением требований.

Избегайте перечисленных ошибок, тщательно проверяйте каждую запись и все прикрепляемые документы. Такой подход гарантирует быстрое и безпроблемное прохождение процедуры уведомления через портал Госуслуг.

6.2. Рекомендации по избежанию ошибок

При работе с порталом государственных услуг важно соблюдать несколько простых, но обязательных правил, которые позволяют избежать типичных ошибок и ускорить процесс подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином.

Тщательная подготовка документов. Перед началом заполнения формы убедитесь, что все необходимые файлы находятся в электронном виде, имеют корректные названия и соответствуют требованиям формата (PDF, JPG, PNG). Проверьте, что в каждом документе указаны актуальные данные: ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС и сведения о работодателе.
Точная вводимая информация. При заполнении полей формы вводите данные без опечаток и лишних пробелов. Особое внимание уделяйте полям, где требуется указать даты – используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, как предписано системой. Неправильный формат даты часто приводит к автоматическому отклонению заявки.
Проверка соответствия требований. На странице инструкции к услуге указаны обязательные реквизиты и ограничения (например, срок подачи уведомления – не позднее 7 дней с момента заключения договора). Сравните свои данные с этими требованиями и убедитесь, что все условия выполнены.
Использование актуального аккаунта. Войдите в портал под личным кабинетом, привязанным к вашей организации. Если у вас несколько ролей (например, администратор и сотрудник отдела кадров), выберите роль, которая имеет право отправлять уведомления. Ошибочный выбор роли приводит к невозможности завершить процесс.
Тестовый просмотр перед отправкой. После заполнения всех полей используйте функцию «Предпросмотр». Это позволит увидеть, как информация будет отображаться в официальном документе, и своевременно исправить неточности.
Сохранение подтверждающих данных. После успешной отправки система генерирует квитанцию с уникальным номером заявки. Скачайте её и распечатайте, если потребуется предоставить в контролирующий орган. Храните копию в архиве компании – в случае вопросов со стороны инспекции она будет служить доказательством своевременного уведомления.
Обращение в техподдержку при затруднениях. Если в процессе заполнения возникли технические проблемы (например, ошибка загрузки файла или недоступность сервиса), не пытайтесь решить их самостоятельно, а сразу свяжитесь с службой поддержки портала. Своевременный запрос поможет избежать длительных задержек.

Соблюдая эти простые рекомендации, вы минимизируете риск отклонения заявки и обеспечите быстрый и безошибочный процесс уведомления о трудовом договоре с иностранным гражданином через государственный портал. Уверенно действуйте, проверяйте каждую деталь и фиксируйте результаты – это гарантирует успешное завершение процедуры.

6.3. Куда обращаться за помощью

При возникновении вопросов по оформлению уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуг, обратитесь к следующим источникам помощи.

Служба поддержки портала Госуслуг – телефон 8 800 555‑35‑35 (круглосуточно), онлайн‑чат на официальном сайте, электронная почта [email protected]. Операторы готовы уточнить порядок заполнения формы, проверить корректность загруженных документов и решить технические проблемы.
Региональные отделения Федеральной миграционной службы (ФМС) – в каждом субъекте РФ имеются контактные центры, где специалисты консультируют по вопросам трудоустройства иностранных граждан, объясняют требования к уведомлению и помогают собрать необходимые справки.
Управления труда – в местных органах исполнительной власти можно получить разъяснения по законодательным аспектам трудовых отношений с иностранными работниками, а также уточнить, какие дополнительные документы могут потребоваться.
Почтовый ящик «Обратная связь» на портале – после входа в личный кабинет найдите раздел «Обратная связь», опишите проблему и приложите скриншоты. Ответ обычно приходит в течение одного‑двух рабочих дней.
Форумы и сообщества профессионалов – специализированные ресурсы (например, «Трудовое право в России», группы в социальных сетях) часто публикуют практические рекомендации и ответы на типичные вопросы, накопленные опытом участников.
Юридические консультации – если ситуация требует детального правового анализа, обратитесь к адвокатским конторам, специализирующимся на миграционном и трудовом праве. Многие из них предоставляют бесплатные первичные консультации.

Не откладывайте обращение к поддержке: своевременная помощь ускорит процесс подачи уведомления и избавит от лишних задержек. Помните, что все указанные каналы работают в фиксированные часы, а телефонная линия доступна круглосуточно, поэтому вы всегда сможете получить ответ в удобное для вас время.