Электронная трудовая книжка на портале Госуслуг: как создать

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Преимущества перехода на ЭТК

Для работника

Для работника процесс создания электронного трудового документа через портал государственных услуг делается в несколько простых этапов.

Зарегистрировать личный кабинет на Госуслугах, подтвердив личность через СМЭВ или банковскую привязку.
В личном кабинете открыть раздел «Трудовая книжка», выбрать пункт «Создать электронную запись».
Ввести сведения о текущем месте работы: название организации, ИНН, ОКТМО, дату начала трудового стажа.
Прикрепить скан трудового договора и согласовать его с работодателем через функцию «Отправить запрос работодателю».
После одобрения работодателем система автоматически формирует запись в электронном реестре и отправит уведомление на электронную почту.

Дополнительные рекомендации: регулярно проверять статус запросов, обновлять персональные данные при изменении фамилии или адреса, сохранять копии подтверждающих документов в личном архиве на портале. При возникновении ошибок обращаться в техподдержку через онлайн‑чат, указав номер заявки и описание проблемы.

Эти действия позволяют быстро оформить электронный трудовой документ без посещения государственных учреждений.

Для работодателя

Для работодателя процесс создания электронного трудового документа в личном кабинете Госуслуг состоит из нескольких четко определённых действий.

Регистрация организации. На портале необходимо зайти в раздел «Мой бизнес», ввести ИНН, ОГРН и подтвердить владение юридическим лицом через СМЭВ или банковскую карту.
Подтверждение полномочий. В личном кабинете откройте пункт «Управление сотрудниками», загрузите доверенность, подписанную электронной подписью, и дождитесь её проверки системой.
Создание трудовой записи. Выберите «Добавить запись», укажите ФИО сотрудника, должность, дату начала и окончания трудового договора, а также условия оплаты. Все поля обязательны, система не допускает пустых значений.
Прикрепление документов. Прикрепите сканы трудового договора, приказа о приёме на работу и, при необходимости, согласие на обработку персональных данных. Форматы файлов - PDF, DOCX, JPG; размер не превышает 10 МБ.
Подпись и отправка. Подтвердите запись электронной подписью руководителя организации. После отправки система автоматически формирует электронный трудовой лист и привязывает его к профилю сотрудника.
Контроль статуса. В разделе «Мои записи» отслеживайте статус: «В обработке», «Одобрено» или «Требуется корректировка». При отклонении система указывает причину, что позволяет быстро исправить недочёты.

Эти шаги позволяют полностью оформить электронный трудовой документ без посещения государственных учреждений, ускоряя процесс найма и соблюдая нормативные требования.

Как перейти на ЭТК через Госуслуги

Подготовка к переходу

Что нужно знать перед началом

Перед тем как приступить к оформлению электронной трудовой книжки через Госуслуги, необходимо убедиться, что у вас есть:

Активный личный кабинет на портале Госуслуг, подтверждённый через мобильный телефон и электронную почту.
СНИЛС, паспортные данные и ИНН, соответствующие сведения о вас в системе.
Доступ к стабильному интернет‑соединению и современному браузеру.
Возможность получения кода подтверждения, отправляемого СМС или в приложении «Госуслуги».

Также потребуется согласие работодателя, который должен иметь цифровую подпись и зарегистрировать ваш трудовой стаж в системе. Без этой регистрации запись в электронной книжке невозможна.

Обратите внимание на следующие нюансы:

Все персональные данные должны быть введены без ошибок; любые опечатки приведут к отклонению заявки.
При смене работодателя каждый новый договор необходимо фиксировать в системе в течение 10 дней.
При отсутствии подтверждения телефона или электронной почты доступ к кабинету будет ограничен.

Подготовив перечисленные элементы, вы сможете начать процесс создания электронной трудовой книжки без задержек и дополнительных запросов от сервиса.

Необходимые документы и данные

Для оформления электронного трудового документа через сервис Госуслуги понадобится собрать следующие сведения и бумаги:

Паспорт гражданина РФ (скан или фото первой и второй страниц, страница с регистрацией);
СНИЛС (номер и копия);
ИНН (при наличии);
Трудовая книжка в бумажном виде (для переноса записей);
Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ) за последний год, если требуется подтверждение заработка;
Договор(ы) о трудоустройстве, включая все изменения (переводы, увольнения);
При наличии судимости - справка об отсутствии ограничений (если сервис требует);
Электронный адрес и номер мобильного телефона, привязанные к аккаунту Госуслуг.

Кроме перечисленных документов, система запрашивает персональные данные:

ФИО полностью, как указано в паспорте;
Дата и место рождения;
Пол;
Гражданство;
Адрес регистрации и фактического проживания;
Электронная подпись (если уже получена) или готовность её оформить.

Все данные вводятся в личный кабинет, после чего система проверяет их соответствие официальным реестрам. При успешной верификации электронный трудовой документ появляется в разделе «Мои документы».

Пошаговая инструкция

Вход на портал Госуслуг

Для создания электронного трудового книжка необходимо сначала авторизоваться на портале Госуслуг. Авторизация состоит из нескольких обязательных шагов.

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
Нажмите кнопку «Войти» в правом верхнем углу.
Введите личный номер телефона или электронную почту, указанные в личном кабинете, и нажмите «Продолжить».
Введите пароль, полученный при регистрации, либо используйте код из SMS‑сообщения.
При первой авторизации система потребует подтвердить личность через один из способов:
- ввод кода, отправленного в мобильный телефон;
- подтверждение через приложение «Госуслуги»;
- биометрическая проверка в сервисном центре.

После успешного входа откройте раздел «Электронные документы» и выберите пункт «Трудовая книжка». Доступ к функции создания и редактирования будет активирован автоматически. Если вход не удался, проверьте правильность введённых данных и наличие актуального пароля; при необходимости восстановите его через ссылку «Забыли пароль?».

Поиск раздела «Трудовая книжка»

Для доступа к электронному реестру трудовой книжки на портале Госуслуг необходимо выполнить несколько простых действий. Сначала откройте личный кабинет, используя учётные данные, зарегистрированные в системе. После входа перейдите в меню «Услуги» и выберите пункт, связанный с документами о трудовой деятельности.

Далее выполните поиск раздела, посвящённого трудовой книжке. Это делается через строку поиска или список категорий «Документы» → «Трудовая книжка». При выборе соответствующего раздела откроется интерфейс, где можно просмотреть, добавить или обновить сведения о трудовом стаже.

Пошаговый порядок действий:

Авторизоваться на портале Госуслуг.
Перейти в раздел «Услуги».
Ввести в поиск «Трудовая книжка» или открыть категорию «Документы».
Выбрать подраздел «Трудовая книжка» из предложенного списка.
Открыть страницу управления электронным документом.

В результате вы окажетесь в нужном разделе, где можно управлять своей трудовой книжкой в электронном виде.

Подача заявления на формирование ЭТК

Для формирования электронной трудовой книжки необходимо подать заявление через личный кабинет на портале государственных услуг. Процесс состоит из нескольких обязательных действий.

Авторизоваться в личном кабинете, используя единую биометрическую или парольную аутентификацию.
В разделе «Мои услуги» выбрать пункт «Электронная трудовая книжка».
Нажать кнопку «Создать заявление» и указать тип запроса - «формирование ЭТК».
Ввести персональные данные: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения и контактный телефон.
Прикрепить скан или фото паспорта и свидетельства о рождении (при необходимости).
Указать работодателя, у которого будет открыта новая книжка, и предоставить реквизиты организации.
Подтвердить согласие на обработку персональных данных, нажав кнопку «Отправить».

После отправки заявления система генерирует уникальный номер заявки, который отображается в личном кабинете. По этому номеру можно отслеживать статус обработки: «в работе», «одобрено», «отклонено». При одобрении электронная трудовая книжка автоматически привязывается к аккаунту, и пользователь получает уведомление с инструкциями по использованию. При отклонении в сообщении указываются причины и рекомендации для исправления.

Для ускорения рассмотрения заявки рекомендуется проверить корректность всех загруженных документов и соответствие указанных данных официальным документам. Ошибки в ФИО, ИНН или СНИЛС приводят к задержкам и повторному запросу информации.

В случае возникновения вопросов можно воспользоваться онлайн‑чатом поддержки или написать запрос в раздел «Обратная связь», указав номер заявки. Ответ обычно предоставляется в течение рабочего дня.

Проверка и подтверждение данных

При оформлении электронного трудового документа на портале Госуслуг первым шагом является ввод личных данных. После ввода система автоматически проверяет соответствие введённой информации базе государственных реестров. Если сведения совпадают, появляется индикатор успешной проверки; в противном случае система указывает конкретные ошибки (неверный ИНН, неправильный номер паспорта и тому подобное.) и предлагает исправить их.

Далее пользователь подтверждает достоверность данных. Для этого необходимо:

нажать кнопку «Подтвердить»,
ввести код из смс‑сообщения, отправленного на зарегистрированный номер телефона,
пройти биометрическую идентификацию (при наличии).

После ввода кода система сравнивает его с отправленным значением. При совпадении статус «Подтверждено» фиксируется в личном кабинете, и процесс создания электронного трудового документа переходит к следующему этапу - загрузке документов работодателя. Если код неверен, система предлагает повторить ввод или запросить новый код.

Завершённый этап проверки и подтверждения сохраняет запись в журнале действий пользователя, что обеспечивает юридическую силу полученного трудового документа.

Возможные трудности и их решение

Ошибки при подаче заявления

При заполнении заявления на электронный трудовой лист через Госуслуги часто возникают типичные ошибки, которые приводят к отказу в обработке.

Неправильные персональные данные - указание неверного ИНН, СНИЛС или даты рождения. Система проверяет соответствие данных в базе, и любое расхождение приводит к автоматическому отклонению.

Отсутствие обязательных документов. Требуется загрузить скан паспорта, трудовой договор и подтверждение увольнения (если есть). Неполный набор файлов приводит к ошибке «неполный пакет документов».

Срок действия загруженного паспорта истёк. Система проверяет дату окончания действия, и просроченный документ считается недействительным.

Неактуальная регистрация в личном кабинете. Если профиль не подтверждён по СМС или электронной почте, система блокирует отправку заявления.

Неправильный формат или размер файла. Принимаются только PDF, JPG и PNG, размер не более 5 МБ. Файлы, превышающие лимит или имеющие иной формат, вызывают ошибку загрузки.

Опущенные подписи в электронных формах. Некоторые поля требуют цифровой подписи; их отсутствие приводит к отклонению заявки.

Для предотвращения отказа следует проверить каждый пункт перед отправкой, загрузить документы в требуемом формате и убедиться в актуальности личных данных. При возникновении сообщения об ошибке система указывает конкретный пункт, что позволяет быстро исправить недочёт и повторно отправить заявление.

Что делать, если данных нет или они некорректны

Если в электронном трудовом документе отсутствуют сведения или они содержат ошибки, действуйте последовательно.

Откройте личный кабинет на портале государственных услуг. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» и проверьте статус записи.
Если поля пустые, нажмите кнопку «Добавить данные». Введите требуемую информацию (дата начала работы, должность, организация) точно в соответствии с трудовым договором.
При обнаружении неверных дат или названий организаций откройте форму «Редактировать запись». Внесите корректные данные, прикрепив скан копии трудового договора или приказа работодателя.
Если система не принимает изменения, используйте кнопку «Обратная связь» или «Техподдержка». Укажите номер записи, опишите проблему и приложите подтверждающие документы.
При отсутствии доступа к документам обратитесь к работодателю за оригиналами справок и приказов. Полученные файлы загрузите в личный кабинет через кнопку «Загрузить документы».
После загрузки и проверки системой подтвердите изменения, нажав «Сохранить». Система отправит уведомление о статусе обработки.

Если после всех шагов запись остаётся некорректной, подайте запрос в службу поддержки портала через форму «Заявление». Укажите полные реквизиты, приложите скан‑копии подтверждающих документов и ожидайте ответа в течение установленного срока.

Получение сведений из ЭТК на Госуслугах

Заказ выписки из ЭТК

Шаги для получения выписки

Электронный трудовой документ, размещённый в личном кабинете Госуслуг, позволяет быстро оформить выписку без посещения государственных органов. Для получения официального подтверждения сведений о трудовой истории выполните последовательные действия.

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг, используя подтверждённый логин и пароль.
Перейдите в раздел «Мой профиль», выберите пункт «Трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Получить выписку». Система предложит выбрать формат документа (PDF или XML) и указать цель получения (трудоустройство, оформление кредита и другое.).
Укажите требуемый период отображения записей: весь срок работы или конкретные даты.
Подтвердите запрос электронной подписью или кодом из СМС, полученного на привязанный номер телефона.
После подтверждения система сформирует выписку и отобразит ссылку для скачивания. Сохраните файл на устройстве и, при необходимости, распечатайте.

Если запрос отклонён, проверьте актуальность данных в профиле, наличие подтверждённого телефона и корректность выбранного периода. Повторите процесс после исправления ошибок.

Сроки получения сведений

Система Госуслуг предоставляет сведения из электронного трудового паспорта в режиме онлайн. После отправки запроса информация появляется в личном кабинете без задержек, если данные уже загружены в реестр. В случае необходимости дополнительной проверки сроки увеличиваются.

Типичные сроки получения сведений:

мгновенно - при наличии актуальных записей в базе;
до 24 часов - если требуется подтверждение работодателя;
до 3 рабочих дней - при запросе архивных записей или исправления ошибок.

Увеличение времени часто связано с задержкой со стороны организации‑работодателя: они должны подтвердить запрос, загрузить недостающие документы или исправить несоответствия. После получения подтверждения система автоматически обновит статус, и сведения станут доступны.

Для ускорения процесса рекомендуется:

проверять, что запрос сформирован корректно и содержит все необходимые реквизиты;
убедиться, что у работодателя активирован сервис электронного обмена данными;
при необходимости связаться с поддержкой портала для уточнения статуса.

Форматы предоставлени выписки

Электронный документ

Электронный документ, заменяющий бумажную трудовую книжку, хранится в личном кабинете пользователя на портале государственных услуг. Он обладает юридической силой, фиксируется в единой базе данных и доступен только после подтверждения личности через электронную подпись или СМС‑код.

Для создания цифровой трудовой книжки необходимо выполнить несколько действий:

Войти в личный кабинет на Госуслугах, используя пароль и код подтверждения;
Перейти в раздел «Трудовая книжка» и выбрать опцию «Оформить электронный документ»;
Ввести сведения о работодателе, дате приема, должности и другие обязательные реквизиты;
Подтвердить ввод данных подписью, отправив запрос на проверку в Федеральную службу по труду;
Получить уведомление о успешном создании документа и проверить его в личном кабинете.

После оформления электронный документ отображает все записи о трудовой истории, включая переводы, повышения и увольнения. Доступ к нему осуществляется в любой момент через мобильное приложение или веб‑интерфейс, а печатные копии могут быть сформированы по запросу работодателя или организации, требующей подтверждения стажа.

Бумажная копия

Бумажная копия трудовой книжки остаётся официальным документом, подтверждающим стаж и квалификацию. При переходе к электронному формату в системе Госуслуги бумажный вариант служит подтверждением личности и источником данных для заполнения онлайн‑записи.

Для получения бумажной копии необходимо выполнить несколько шагов:

Обратиться в отдел кадров текущего работодателя с запросом о выдаче официальной копии трудовой книжки.
Предоставить паспорт и заявление, подписанное в присутствии уполномоченного лица.
При необходимости оформить доверенность, если запрос осуществляется представителем.

После получения копии следует проверить её на наличие всех записей о трудовом стаже, исправить возможные ошибки и сохранить документ в надёжном месте. При регистрации электронного трудового сертификата в личном кабинете Госуслуг потребуется ввести сведения из бумажной версии: даты начала и окончания работы, наименования организаций, должности, основания прекращения трудовых отношений.

Если в процессе создания электронного профиля обнаружены несоответствия, их можно устранить, предоставив отсканированный вариант бумажной книжки в службу поддержки портала. Таким образом, бумажный документ выступает гарантией точности данных и позволяет быстро завершить процесс перехода к цифровому формату.

Юридические аспекты ЭТК

Законодательная база

Основные нормативные акты

Федеральный закон от 12 февраля 1996 г. № 7‑ФЗ «О трудовых книжках работников» определяет обязательность ведения трудовой книжки, устанавливает её форму и порядок заполнения. Закон допускает замену бумажного документа электронным, если соблюдены требования к достоверности и защите данных.

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 декабря 2021 г. № 442н «Об утверждении порядка ведения электронной трудовой книжки» фиксирует технические условия доступа к сервису, порядок регистрации работодателя и работника, а также правила формирования записей о трудовом стаже.

Приказ Минтруда РФ от 27 февраля 2022 г. № 108н «Об утверждении форм и содержания электронной трудовой книжки» описывает структуру электронного документа, обязательные реквизиты и формат представления информации о трудовых отношениях, изменениях и прекращениях.

Приказ Минтруда РФ от 1 октября 2022 г. № 115н «О внедрении сервиса электронных трудовых книжек в системе Госуслуги» регламентирует интеграцию сервиса в портал, порядок авторизации пользователей, а также требования к совместимости с государственными информационными системами.

Постановление Правительства РФ от 6 апреля 2020 г. № 428 «Об организации электронного документооборота» создает общие принципы электронного взаимодействия органов власти и граждан, включая требования к цифровой подписи и защите персональных данных, что непосредственно влияет на безопасность электронных трудовых книжек.

Эти нормативные акты образуют правовую основу создания, ведения и использования электронных трудовых книжек через портал государственных услуг. Их соблюдение гарантирует юридическую силу записей и защиту прав работников.

Права и обязанности сторон

Электронный трудовой документ, формируемый через сервис «Госуслуги», регулирует отношения между работодателем, работником и оператором портала.

Права работодателя

инициировать создание и заполнение электронной карточки сотрудника;
вносить изменения в сведения о трудовых отношениях, подтверждённые документами;
получать доступ к истории изменений и подтверждениям со стороны сотрудника.

Обязанности работодателя

предоставлять достоверные данные о трудовом договоре, условиях работы и заработной плате;
своевременно обновлять сведения при изменении условий труда;
сохранять электронную копию документов, подтверждающих изменения, в течение установленного срока.

Права работника

проверять корректность внесённой информации;
вносить запросы на исправление ошибок или дополнение данных;
получать уведомления о всех изменениях, связанных с его трудовой историей.

Обязанности работника

предоставлять точные сведения о своём трудовом статусе и документальном подтверждении;
своевременно подтверждать изменения, инициированные работодателем;
соблюдать правила использования электронного сервиса, включая защиту персонального доступа.

Права оператора портала

обеспечивать техническую доступность сервиса;
вести журнал действий пользователей для контроля достоверности операций;
предоставлять справочную поддержку по вопросам функционирования системы.

Обязанности оператора

защищать персональные данные участников от несанкционированного доступа;
гарантировать сохранность и целостность электронных записей;
информировать пользователей о плановых обновлениях и изменениях в работе сервиса.

Соблюдение указанных прав и обязанностей обеспечивает корректную работу электронного трудового документа и минимизирует юридические риски для всех участников процесса.

Сравнение с бумажной трудовой книжкой

Отличия в оформлении

Электронный вариант трудовой книжки, оформляемый через портал государственных услуг, отличается от традиционного бумажного документа рядом конкретных особенностей.

Ввод данных происходит в интерактивных формах сайта, где каждое поле имеет проверку на корректность ввода; в бумажной версии запись делается от руки без автоматической валидации.
Подтверждение операции осуществляется посредством электронной подписи или кода, полученного в СМС; в бумажной системе подтверждение требует подписи работодателя и печати организации.
История записей хранится в базе данных, доступна в режиме онлайн и защищена системой резервного копирования; бумажный документ хранится в личных архивах и подвержен риску утраты или повреждения.
Доступ к сведениям получают только авторизованные пользователи через личный кабинет; в традиционном случае доступ ограничен физическим присутствием владельца книжки.
При необходимости корректировки записи система автоматически генерирует уведомление работодателю; в бумажном случае исправление требует заполнения отдельного листа и согласования сторон.

Эти различия делают процесс формирования и ведения электронного трудового паспорта более быстрым, безопасным и удобным для всех участников трудовых отношений.

Юридическая сила ЭТК

Электронная трудовая книжка, оформленная через сервис государственных услуг, обладает тем же юридическим статусом, что и бумажный документ, если соблюдены требования законодательства РФ. Федеральный закон «Об электронных документах» и Трудовой кодекс фиксируют, что запись в системе считается официальным подтверждением трудовых отношений, при условии её подписания квалифицированной электронной подписью работодателя.

Для признания электронного документа в суде необходимо:

наличие подписи, соответствующей требованиям ФЗ‑63;
подтверждение факта внесения записи в Единую государственную реестр (ЕГР);
отсутствие нарушений в процессе заполнения и согласования данных.

Работодатель обязан вносить сведения о трудоустройстве, изменениях условий труда и увольнении в электронную форму в течение установленного срока. После внесения запись автоматически считается достоверной, её нельзя изменить без соответствующего протокола согласования сторон.

Судебная практика подтверждает, что электронная трудовая книжка может служить доказательством при спорах о стаже, начислении пенсии и выплате компенсаций. При правильном оформлении она обеспечивает тот же уровень защиты прав работника, что и традиционный документ, но ускоряет процесс взаимодействия с государственными органами и работодателем.