Как получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги работодателю? - коротко
В личном кабинете на портале Госуслуги откройте сервис «Электронная трудовая книжка», выберите пункт «Выписка», подтвердите запрос электронной подписью и сразу скачайте готовый документ в формате PDF.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги работодателю? - развернуто
Для получения выписки из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» работодатель должен выполнить несколько последовательных действий, каждый из которых имеет чётко определённый порядок.
Во-первых, необходимо убедиться, что у организации есть подтверждённый аккаунт в системе «Госуслуги». Регистрация проходит по адресу https://www.gosuslugi.ru, где в личном кабинете выбирается тип пользователя — юридическое лицо. После ввода реквизитов компании и загрузки документов, подтверждающих полномочия (например, доверенность от руководителя), аккаунт проходит проверку, и в течение 1–3 рабочих дней появляется статус «активен».
Во-вторых, следует оформить доверенность, позволяющую конкретному сотруднику (например, специалисту отдела кадров) обращаться от имени организации. Доверенность должна быть нотариально заверена и загружена в личный кабинет в разделе «Документы». После её подтверждения в системе появляется возможность инициировать запросы от лица организации.
Третий этап – вход в личный кабинет организации. В верхнем меню выбирается пункт «Электронные услуги», далее «Трудовые отношения». В открывшемся списке находится услуга «Выписка из электронной трудовой книжки». При выборе этой услуги система запрашивает указание сотрудника, для которого требуется выписка: вводятся ФИО, дата рождения и ИНН (по желанию для уточнения). После ввода данных система проверяет наличие электронного профиля сотрудника в базе «Электронная трудовая книжка».
Четвёртый шаг – подтверждение запроса. На экране появляется окно с перечнем доступных документов (выписка, копия записей и т.п.). Необходимо выбрать «Выписка», указать цель получения (например, оформление нового трудового договора) и нажать кнопку «Отправить запрос». Система формирует электронный запрос, который автоматически направляется в профиль сотрудника.
Пятый пункт – согласование со стороны сотрудника. После отправки запроса в личный кабинет сотрудника появляется уведомление о необходимости одобрения доступа к выписке. Сотрудник входит в свой личный кабинет (или в приложение «Госуслуги») и в разделе «Мои запросы» подтверждает запрос, вводя код из SMS‑сообщения или используя электронную подпись. Если сотрудник не реагирует в течение 5 рабочих дней, запрос автоматически отклоняется, и необходимо повторить процесс.
Шестой этап – получение готовой выписки. После согласования система формирует документ в формате PDF, подписанный электронной подписью Фонда труда. В личном кабинете организации появляется ссылка «Скачать выписку». Документ можно сохранить на сервере, распечатать или отправить по электронной почте непосредственно в отдел кадров.
Если в процессе возникнут трудности, система предоставляет встроенную справку и возможность задать вопрос в онлайн‑чат поддержки «Госуслуг». Также стоит помнить о следующих рекомендациях:
- Проверять актуальность доверенности и её срок действия;
- Убедиться, что у сотрудника активирован профиль в «Электронной трудовой книжке» (это обязательное условие);
- Сохранять копию выписки в архиве компании в течение минимум трёх лет, как это предписывает Трудовой кодекс.
Выполнение всех перечисленных пунктов гарантирует получение официальной выписки из электронной трудовой книжки без обращения в отделы Фонда труда, экономя время и ресурсы организации.