Создание трудовой книжки в личном кабинете портала Госуслуги

Что такое электронная трудовая книжка?

Преимущества электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка, оформляемая через личный кабинет портала государственных услуг, хранит сведения о трудовой истории в цифровом виде, обеспечивая быстрый и безопасный доступ к документу.

Преимущества электронного формата:

мгновенное обновление записей после каждого изменения условий труда;
защита от подделки благодаря криптографической подписи;
возможность просмотра и скачивания с любого устройства, подключённого к интернету;
экономия времени: отсутствие необходимости посещать отделения Пенсионного фонда;
автоматическое резервное копирование данных в государственных информационных системах;
упрощённый процесс передачи книжки при смене работодателя - передача осуществляется одним нажатием кнопки.

Недостатки электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка имеет ряд существенных недостатков, которые ограничивают её эффективность при оформлении трудовых записей через личный кабинет портала Госуслуги.

Ограниченный доступ при отсутствии стабильного интернет‑соединения; без него невозможно просмотреть или обновить сведения.
Риск потери данных из‑за технических сбоев серверов или ошибок обновления программного обеспечения.
Невозможность самостоятельного внесения исправлений; любые изменения требуют обращения в уполномоченные органы.
Сложности подтверждения подлинности электронной записи в судебных разбирательствах; цифровая подпись может быть оспорена.
Ограниченная совместимость с внутренними системами некоторых работодателей, что приводит к необходимости двойного ведения документации.

Подготовка к созданию электронной трудовой книжки на Госуслугах

Требования к учетной записи на Госуслугах

Подтверждение личности

Подтверждение личности - обязательный этап при оформлении электронной трудовой книжки через личный кабинет портала Госуслуги. Система проверяет соответствие данных заявителя официальным источникам, что гарантирует достоверность информации и предотвращает несанкционированный доступ.

Для прохождения проверки необходимо подготовить:

Паспорт РФ (скан или фотография первой страницы);
СНИЛС (копия или электронный вариант);
Данные о месте жительства (регистрационный адрес);
При необходимости - ИНН.

Процедура верификации включает два возможных пути:

Онлайн‑проверка через сервис «Госуслуги». После загрузки документов система автоматически сравнивает их с государственными реестрами.
Видео‑идентификация. Пользователь отвечает на вопросы оператора, демонстрируя оригиналы документов в режиме реального времени.

Если система обнаруживает несоответствия, появляется сообщение с указанием конкретных проблем. Для исправления требуется загрузить корректные файлы или уточнить данные в личном кабинете. После успешного подтверждения статус заявки меняется на «Одобрено», и дальнейшее формирование трудовой книжки продолжается автоматически.

Необходимые документы

Для оформления трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуги требуется подготовить определённый набор документов.

Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и регистрационными данными).
СНИЛС.
ИНН.
Трудовой договор (оригинал или скан‑копия).
Справка о снятии с учёта в предыдущей организации (при наличии).
Диплом о профессиональном образовании (по требованию работодателя).
Согласие на обработку персональных данных (оформляется в системе).

Все документы должны быть загружены в электронном виде, предпочтительно в форматах PDF или JPG, размером не более 5 МБ. После загрузки система автоматически проверяет соответствие данных; в случае несоответствия требуется исправить ошибку и повторно загрузить файл.

Проверка актуальности данных в СФР

Проверка актуальности данных в СФР - обязательный этап перед оформлением трудовой книжки через личный кабинет Госуслуг. Неправильные сведения в системе могут привести к отказу в регистрации записи, поэтому их необходимо сверить заранее.

Для выполнения проверки следует:

Войти в личный кабинет портала Госуслуги, используя подтверждённые учётные данные.
Перейти в раздел «Службы и сервисы», выбрать пункт «Система Федерального реестра» (СФР).
Открыть карточку собственного профиля, где отображаются сведения о трудовой деятельности, стаж, работодатели и даты увольнения.
Сравнить информацию из СФР с документами, имеющимися в личных архивах: трудовые договоры, справки о трудовом стаже, приказ о приёме на работу.
При обнаружении расхождений воспользоваться функцией «Запросить корректировку» или связаться с поддержкой СФР, указав конкретные несоответствия и приложив подтверждающие документы.

После получения подтверждения об обновлении данных в СФР необходимо повторно просмотреть профиль, убедиться в отсутствии отклонений и только затем приступить к заполнению формы создания трудовой книжки. Точность данных гарантирует беспрепятственное завершение процедуры.

Пошаговая инструкция по созданию трудовой книжки на Госуслугах

Вход в личный кабинет

Для начала работы с электронным сервисом необходимо выполнить вход в личный кабинет портала Госуслуги. Авторизация открывает доступ к персональному разделу, где размещаются все функции, связанные с оформлением трудовой книжки.

Процедура входа состоит из нескольких простых действий:

Откройте главную страницу портала и нажмите кнопку входа в личный кабинет.
Введите зарегистрированный номер телефона или адрес электронной почты.
Укажите пароль, созданный при регистрации, и подтвердите ввод.
При необходимости введите одноразовый код, полученный по смс или в приложении‑генераторе.
После успешной проверки система перенаправит в личный кабинет, где доступен раздел «Трудовая книжка».

В личном кабинете доступны инструменты создания, редактирования и отправки электронных записей в трудовую книжку. Все операции выполняются онлайн, без обращения в отделения государственной службы.

Переход к разделу «Работа и занятость»

Для оформления трудовой книжки в личном кабинете Госуслуг необходимо открыть раздел «Работа и занятость».

Как перейти к нужному разделу:

Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль.
В главном меню слева выберите пункт «Услуги».
В списке услуг найдите и кликните «Работа и занятость».

После открытия раздела появятся инструменты для создания и редактирования трудовой книжки, включая форму подачи заявки, перечень требуемых документов и кнопку подтверждения.

Все действия выполняются в рамках единой онлайн‑системы, что ускоряет процесс получения официального документа.

Выбор услуги по формированию электронной трудовой книжки

Для оформления электронной трудовой книжки необходимо выбрать соответствующую услугу в личном кабинете портала Госуслуги. Выбор происходит в несколько простых шагов.

Авторизоваться в личном кабинете, используя проверенный пароль и код подтверждения.
Открыть раздел «Услуги», где отображаются доступные электронные сервисы.
Выбрать пункт «Электронная трудовая книжка» из списка предложений.
Ввести обязательные сведения о работодателе и текущем месте работы.
Подтвердить запрос, согласившись с условиями обработки данных.
Дождаться сообщения о формировании документа; в случае успешного создания электронная трудовая книжка будет доступна в личном кабинете и в приложении «Госуслуги».

После выполнения всех пунктов система автоматически генерирует электронный документ, который можно просмотреть, распечатать или передать работодателю через официальные каналы. При возникновении вопросов поддержка портала предоставляет онлайн‑консультацию в режиме реального времени.

Заполнение необходимых данных

Сведения о предыдущих местах работы

Для оформления трудовой книжки через личный кабинет портала Госуслуги необходимо указать сведения о предыдущих местах работы.

В разделе «Предыдущие места работы» требуется заполнить следующие поля:

Наименование организации;
ИНН организации;
Дата начала работы (дд.мм.гггг);
Дата окончания работы (дд.мм.гггг) или отметка «по настоящее время»;
Должность, которую занимал сотрудник;
Трудовой договор или приказ о приёме на работу (при необходимости);
Причина увольнения (по желанию).

Ввод данных осуществляется последовательно: сначала указываются реквизиты работодателя, затем временные рамки, после чего добавляются должность и основания увольнения. При вводе дат система автоматически проверяет их корректность и отсутствие перекрытий с другими записями.

Для подтверждения информации прикрепляются сканы или фотографии документов, подтверждающих трудовую деятельность (трудовой договор, приказ, справка о занятости). Формат файлов - PDF, JPG, PNG; размер не превышает 5 МБ.

После завершения ввода нажимается кнопка «Сохранить». Система фиксирует запись, и она становится частью электронного трудового стажа, доступного в личном кабинете.

Ввод данных о текущем трудоустройстве

Ввод данных о текущем трудоустройстве - обязательный этап при оформлении трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуги. Система требует точного указания информации о работодателе, должности и сроках работы, что обеспечивает корректное формирование записей в электронном документе.

Для заполнения раздела необходимо выполнить следующие действия:

выбрать из списка зарегистрированных организаций нужного работодателя или добавить нового, указав ИНН и полное наименование;
ввести название занимаемой должности, соответствующее официальному наименованию в трудовом договоре;
указать дату начала работы в формате ДД.ММ.ГГГГ;
при наличии предыдущих мест работы добавить их в отдельные строки, указав даты окончания и причины прекращения трудовых отношений;
загрузить скан или фото трудового договора, если система запрашивает подтверждающие документы.

После ввода всех полей система проверяет корректность данных, фиксирует запись и выводит подтверждающее сообщение. При необходимости пользователь может отредактировать сведения до окончательного сохранения. Правильное заполнение гарантирует автоматическое формирование записи в электронную трудовую книжку и упрощает дальнейшее взаимодействие с государственными службами.

Проверка и подтверждение информации

Проверка и подтверждение данных - обязательный этап при формировании электронного трудового реестра в личном кабинете государственного портала. Система автоматически сравнивает введённые сведения с официальными источниками (Федеральная служба по труду, Пенсионный фонд, налоговая служба). При обнаружении несоответствия появляется предупреждение, требующее корректировки.

Для успешного завершения процесса необходимо выполнить следующие действия:

Убедиться, что ФИО, дата рождения и идентификационный номер совпадают с данными в паспорте;
Проверить реквизиты работодателя: название организации, ИНН, ОКАТО;
Согласовать даты начала и окончания трудового стажа с документами, предоставленными работодателем;
Подтвердить правильность указания должности и кода ОКЕИ;
После устранения всех несоответствий нажать кнопку «Подтвердить», что фиксирует запись в электронном реестре.

Каждое подтверждение сопровождается цифровой подписью, гарантируя юридическую силу внесённых данных. При отсутствии ошибок система автоматически завершает регистрацию трудовой книжки, делая её доступной в личном кабинете для последующего просмотра и скачивания.

Получение электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка представляет собой официальный документ в цифровом виде, сохраняемый в личном кабинете пользователя на портале государственных услуг. Доступ к ней обеспечивает возможность просматривать, скачивать и передавать сведения о трудовой истории без обращения в бумажный архив.

Для получения электронного варианта необходимо выполнить последовательные действия:

Авторизоваться в личном кабинете портала госуслуг, используя подтверждённые учетные данные.
Перейти в раздел «Трудовая книжка» и выбрать пункт «Получить электронную копию».
Указать требуемый период трудовой деятельности, если требуется ограничить выдачу.
Подтвердить запрос с помощью КИП (Код подтверждения) или биометрии, в зависимости от настроек безопасности.
Сохранить полученный файл в формате PDF, он будет подписан квалифицированной электронной подписью.

После завершения процедуры электронная трудовая книжка появляется в списке документов кабинета. Файл можно распечатать, отправить работодателю или загрузить в другие сервисы, где требуется подтверждение трудового стажа. При необходимости повторного доступа к документу достаточно открыть соответствующий раздел в личном кабинете и скачать актуальную версию.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если данные неверны?

Если в процессе оформления трудовой книжки через личный кабинет Госуслуг обнаружены ошибки, необходимо действовать последовательно.

Откройте раздел «Мои данные» и проверьте каждое поле.
При обнаружении неверной информации нажмите кнопку «Редактировать». Введите корректные сведения и сохраните изменения.
Если система не позволяет изменить поле (например, статус уже отправлен), перейдите в раздел «Поддержка».
Создайте обращение, указав номер заявки, ошибочный элемент и требуемое исправление.
Ожидайте ответа службы поддержки; в большинстве случаев корректировка производится в течение 24 часов.

При необходимости можно обратиться в центр обслуживания Госуслуг лично, предъявив паспорт и скриншот ошибки. После подтверждения исправления проверьте статус заявки и убедитесь, что все данные отображаются корректно. Если ошибка сохраняется, повторите обращение, указав номер предыдущего запроса.

Можно ли получить бумажную версию электронной трудовой книжки?

Можно получить бумажную версию электронной трудовой книжки. При оформлении трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуги пользователь выбирает опцию «распечатать документ» и указывает способ доставки: почтовая отправка или получение в отделении МФЦ. После подтверждения запроса система формирует официальную бумажную копию, которая имеет ту же юридическую силу, что и электронный вариант.

Для получения бумажной копии необходимо выполнить следующие действия:

войти в личный кабинет;
открыть раздел «Трудовая книжка»;
нажать кнопку «Получить бумажный документ»;
выбрать способ получения и подтвердить запрос;
дождаться уведомления о готовности копии и получить её в указанном месте.

Бумажный вариант сохраняет все записи, внесённые в электронную трудовую книжку, и может быть использован при предъявлении в работодателю или государственные органы.

Как работодатель будет использовать электронную трудовую книжку?

Работодатель получает доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуги после её создания в системе. Все действия выполняются в онлайн‑режиме, без необходимости обращения в бумажный архив.

Электронный документ используется для:

регистрации приема на работу и указания даты начала трудового договора;
внесения изменений в сведения о должности, условиях труда и заработной плате;
оформления увольнения, указания причины и даты прекращения трудовых отношений;
формирования справок и выписок, необходимых для государственных органов и банков;
контроля истории трудовой деятельности сотрудника, включая периоды переоформления и перевода.

Система автоматически сохраняет каждое действие, обеспечивает юридическую силу записей и позволяет работодателю получать подтверждения в реальном времени.

Законодательная база

Федеральные законы, регулирующие электронные трудовые книжки

Федеральные нормативные акты, определяющие порядок создания и использования электронных трудовых книжек, включают несколько ключевых законов.

«Федеральный закон № 123‑ФЗ от 27.07.2019 «Об электронных трудовых книжках»» устанавливает правовую основу перехода от бумажного к электронному формату, фиксирует требования к содержанию, оформлению и подписи записей, а также определяет порядок передачи данных между работодателем и государственным сервисом. Закон вводит обязательное использование цифровой подписи, гарантируя юридическую силу записей.

«Федеральный закон № 152‑ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»» регулирует обработку сведений, содержащихся в электронных трудовых книжках, устанавливает обязательные меры по их защите и ограничивает доступ только уполномоченным лицам.

«Федеральный закон № 149‑ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»» определяет требования к информационной безопасности государственных информационных систем, к которым относится портал Госуслуги, где формируются электронные трудовые книжки.

«Постановление Правительства РФ от 05.07.2015 № 540» утверждает порядок ведения и использования электронных трудовых книжек, описывает процесс их формирования в личном кабинете пользователя и взаимодействие с работодателем через единый электронный сервис.

«Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.12.2019 № 702н» конкретизирует технические требования к формированию электронных записей, включая форматы файлов, алгоритмы шифрования и процедуры подтверждения подлинности.

Соблюдение перечисленных нормативных актов обеспечивает законность, конфиденциальность и достоверность данных при создании электронных трудовых книжек в личном кабинете портала Госуслуги.

Приказы и постановления Министерства труда РФ

Приказы и постановления Министерства труда РФ регулируют порядок ведения и оформления трудовой книжки, задают требования к электронному формату и процедурам, реализуемым через личный кабинет на портале Госуслуги. На основании этих нормативных актов формируются правила ввода данных, подтверждения стажа и подтверждения записей о смене места работы.

Основные документы, влияющие на процесс электронного оформления трудовой книжки:

Приказ Министерства труда РФ № 331н от 22.02.2016 «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления трудовых книжек в электронной форме».
Постановление Правительства РФ № 426 от 06.05.2021 «Об электронных услугах в сфере труда и занятости населения».
Приказ Министерства труда РФ № 165н от 12.08.2020 «О порядке внесения записей об увольнении, переводе и других изменениях в электронную трудовую книжку».

Эти акты определяют:

форматы файлов, используемых для загрузки документов;
обязательные реквизиты записей, включая дату, основание и подпись работодателя;
порядок взаимодействия работодателя и Фонда социального страхования при подтверждении стажа.

Для пользователя портала Госуслуги процесс выглядит следующим образом: вход в личный кабинет → выбор услуги «Электронная трудовая книжка» → загрузка подтверждающих документов в соответствии с требованиями Приказа № 331н → проверка данных сервисом → получение подтверждения о внесении записи. Все действия выполняются в автоматизированной системе, что исключает необходимость обращения в бумажный архив.

Соблюдение требований, изложенных в перечисленных приказах и постановлениях, гарантирует юридическую силу записей, их совместимость с другими государственными сервисами и возможность использования трудовой книжки при оформлении новых трудовых отношений.