Создание трудовой книжки через Госуслуги

Общая информация о трудовой книжке

Что такое трудовая книжка

Назначение трудовой книжки

Трудовая книжка - официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она фиксирует даты начала и окончания каждого места работы, должностные обязанности, причины увольнения и сведения о заработной плате. На основании этих записей формируется трудовой стаж, который учитывается при расчёте пенсионных выплат и социальных пособий. Трудовая книжка служит подтверждением профессионального опыта при поиске новой работы, позволяя работодателю быстро оценить квалификацию кандидата.

При оформлении трудовой книжки через электронный сервис Госуслуги процесс упрощается: документ создаётся в цифровом виде, а данные автоматически передаются в базу государственных реестров. Это обеспечивает:

своевременную регистрацию всех изменений в трудовой истории;
доступ к документу в любой момент через личный кабинет;
уменьшение риска потери бумажного носителя.

Трудовая книжка также используется при оформлении командировок, получении отпусков и расчёте компенсаций. Наличие актуального документа упрощает взаимодействие с государственными органами и работодателями, гарантируя законность трудовых отношений.

Виды трудовых книжек

Трудовая книжка представлена несколькими официально признанными формами, каждая из которых отвечает требованиям трудового законодательства.

бумажная трудовая книжка - традиционный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности, изменениях в должности, условиях труда; используется в большинстве организаций;
электронная трудовая книжка (ЭЛК) - хранится в личном кабинете пользователя на портале государственных услуг; позволяет получать и передавать данные в режиме онлайн, исключая необходимость физической копии;
упрощённый вариант - применяется в отраслях, где предусмотрено упрощённое оформление трудовых записей, например, в сфере сельского хозяйства или мелкого предпринимательства;
специальная трудовая книжка - предназначена для государственных служащих, военных и сотрудников правоохранительных органов; содержит дополнительные графы, отражающие особенности служебного стажа.

Выбор формы определяется характером занятости, требованиями работодателя и возможностями электронного взаимодействия через сервисы государственных услуг. При оформлении через портал Госуслуг процесс автоматизирован, данные вносятся напрямую в выбранный тип трудовой книжки, что ускоряет регистрацию трудового стажа и упрощает последующее её использование.

Цифровая трудовая книжка: особенности

Преимущества цифрового формата

Цифровой вариант трудовой книжки, оформляемый через портал государственных услуг, обеспечивает быстрый доступ к документу и упрощает процесс его ведения.

Преимущества электронного формата:

мгновенная передача записей между работодателем и государственным реестром;
отсутствие необходимости хранить бумажный документ в физическом виде;
возможность просмотра записи в любой момент с любого устройства, подключённого к интернету;
защита от потери, порчи и несанкционированного изменения благодаря использованию защищённых протоколов;
автоматическое формирование отчётов и статистики для контроля кадровых процессов.

Правовая база цифровой трудовой книжки

Цифровая трудовая книжка имеет правовую основу, закреплённую в нескольких федеральных актах. Основным документом, регламентирующим электронный формат, является Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных». Он определяет порядок сбора, хранения и обработки сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Следующий нормативный акт - Федеральный закон № 274‑ФЗ «Об электронных документах». Он устанавливает юридическую силу электронных записей, включая сведения о стаже и квалификации, которые фиксируются в цифровой трудовой книжке.

Госуслуги, как платформа для онлайн‑оформления, опираются на Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 23.12.2020 № КЗ‑1/2020 «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек». Приказ фиксирует требования к формату, защите и доступности данных, а также процедуру их передачи работодателю.

Дополнительные положения содержатся в Трудовом кодексе РФ, статья 63, где указано, что электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, обладает теми же правами, что и бумажный аналог.

Ключевые нормативные элементы:

Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон № 274‑ФЗ «Об электронных документах»;
Приказ Минтруда РФ № КЗ‑1/2020 «Об электронных трудовых книжках»;
Трудовой кодекс РФ, статья 63.

Эти нормативные акты образуют законную базу для получения и ведения цифровой трудовой книжки через портал государственных услуг. Они гарантируют признание электронных записей в трудовых отношениях и обеспечивают защиту персональных данных работников.

Процесс оформления электронной трудовой книжки через Госуслуги

Подготовка к созданию

Необходимые документы и данные

Для оформления трудовой книжки в системе Госуслуги необходимо подготовить пакет документов, подтверждающих личность и трудовую деятельность.

Паспорт гражданина РФ (оригинал и скан);
СНИЛС (скан или QR‑код из личного кабинета);
ИНН (при наличии);
Договор(ы) о приёме на работу (копии подписанных документов);
Приказ о приёме на работу (копия);
Справка о прохождении медосмотра (при требовании работодателя);
Согласие на обработку персональных данных (электронная форма).

Кроме документов требуется ввести в личный кабинет точные сведения:

ФИО, указанные в паспорте;
Дата и место рождения;
Пол;
Адрес регистрации (по паспорту) и фактического проживания;
Дата начала работы и должность, указанные в приказе;
Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОГРН;
Сведения о предыдущих местах работы (при наличии).

После загрузки файлов и ввода данных система проверяет их соответствие требованиям. При успешной верификации электронный запрос формирует запись в трудовой книжке, доступную в личном кабинете. При возникновении несоответствия система сообщает о конкретных ошибках, что позволяет оперативно исправить информацию.

Условия для оформления через Госуслуги

Для оформления трудовой книжки через портал Госуслуги требуется наличие личного кабинета, подтверждённого по телефону и электронной почте. Пользователь обязан пройти идентификацию с помощью ЕСИА, загрузив скан‑копию паспорта, СНИЛС и ИНН. Наличие действующего электронного цифрового подписи (ЭЦП) считается обязательным условием для подачи заявления без посещения МФЦ.

Работодатель, участвующий в процессе, должен быть зарегистрирован в системе, предоставить согласие на электронную выдачу книги и подтвердить факт приёма на работу через свой аккаунт.

Технические требования к устройству: доступ к интернету, браузер, поддерживающий работу с сертификатами, и актуальная версия операционной системы.

Перечень условий:

Активный аккаунт в Госуслугах с подтверждёнными контактными данными.
Загруженные и проверенные документы: паспорт, СНИЛС, ИНН.
Наличие ЭЦП, привязанной к аккаунту.
Согласие работодателя, оформленное в личном кабинете организации.
Совместимость устройства с требованиями безопасности портала.

При соблюдении всех пунктов процедура завершается автоматически, без необходимости личного визита в государственные органы.

Пошаговая инструкция

Авторизация на портале Госуслуг

Авторизация на портале Госуслуг - обязательный этап для получения электронного варианта трудовой книжки. После регистрации пользователь получает доступ к широкому спектру государственных сервисов, среди которых оформление записи о трудовой деятельности.

Для входа необходимо:

Открыть сайт Госуслуг и нажать кнопку «Войти».
Ввести номер мобильного телефона, указанный при регистрации.
Подтвердить получение SMS‑кода и ввести его в соответствующее поле.
При первом входе задать пароль, отвечающий требованиям безопасности (не менее 8 символов, наличие цифр и букв разных регистров).
При желании активировать двухфакторную аутентификацию через приложение‑генератор кодов.

Требования к учётным данным: уникальный пароль, отсутствие повторяющихся символов, регулярное обновление. Использовать только личные устройства; публичные компьютеры повышают риск несанкционированного доступа.

После успешного входа пользователь попадает в личный кабинет, где доступны сервисы по созданию и ведению электронного трудового документа. Доступ к этим функциям открывается без дополнительного подтверждения, что ускоряет процесс оформления.

Выбор услуги «Оформление электронной трудовой книжки»

Выбор услуги «Оформление электронной трудовой книжки» начинается с входа в личный кабинет на портале государственных услуг. После авторизации откройте раздел «Трудовая деятельность» и найдите в списке доступных сервисов пункт «Оформление электронной трудовой книжки».

Ключевые критерии выбора:

Наличие подтвержденного электронного адреса работодателя;
Отсутствие открытых записей в текущей бумажной трудовой книжке;
Соответствие статуса пользователя требованиям сервиса (гражданин РФ, возраст от 14 лет).

Процесс активации:

Выберите пункт услуги и нажмите кнопку «Подать заявку».
Заполните обязательные поля: ФИО, ИНН, номер страхового свидетельства, данные работодателя.
Прикрепите скан или фотографию действующего паспорта и подтверждение регистрации работодателя в системе.
Подтвердите согласие с условиями обработки персональных данных, нажмите «Отправить».

После отправки заявки система формирует электронную трудовую книжку, и работодатель получает уведомление о необходимости внести первую запись. Доступ к документу открывается в личном кабинете, где можно просматривать и загружать его в формате PDF.

Рекомендация: проверяйте актуальность контактных данных работодателя и своевременно отвечайте на запросы службы поддержки, чтобы избежать задержек в оформлении.

Заполнение заявления

Заполнение заявления в личном кабинете портала Госуслуги представляет собой последовательный набор действий, каждый из которых требует точного ввода данных.

Для начала необходимо авторизоваться на сайте, используя подтверждённый аккаунт. После входа выбирается услуга «Оформление трудовой книжки онлайн». На открывшейся странице появляется форма «Заявление о выдаче трудовой книжки». В ней заполняются обязательные поля:

ФИО заявителя в полном виде;
Дата и место рождения;
ИНН и СНИЛС;
Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ);
Адрес регистрации и фактического проживания;
Наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО и юридический адрес;
Основание получения (например, новое трудоустройство, перевод, восстановление книги).

Каждый пункт заполняется без пропусков, используя официальные документы в качестве источника. После ввода данных проверяется корректность формата: система автоматически подсвечивает ошибки, требуя их исправления до отправки.

Следующий шаг - загрузка сканов подтверждающих документов. Требуются:

Паспорт (страница с данными);
Справка с места работы, подтверждающая необходимость оформления книги;
При необходимости - соглашение о предоставлении персональных данных.

После загрузки файлов система проверяет их соответствие требованиям (размер, формат). При отсутствии замечаний пользователь нажимает кнопку «Отправить заявку». Портал генерирует электронный документ, который сохраняется в личном кабинете и отправляется в электронный ящик, указанный при регистрации.

Завершающий этап - получение подтверждения о принятии заявления. В нём указаны номер заявки и ориентировочный срок обработки. По готовности трудовой книжки заявитель получает уведомление о возможности её получения в отделении МФЦ или через курьерскую доставку, в зависимости от выбранного способа.

Проверка данных и отправка запроса

Для успешного оформления трудовой книжки в системе электронных государственных услуг необходимо выполнить два ключевых действия: проверка введённых сведений и передача запроса в информационную подсистему.

На этапе проверки система автоматически сравнивает указанные данные с нормативными справочниками, проверяет корректность форматов (дата рождения, ИНН, СНИЛС) и наличие обязательных полей. Ошибки фиксируются в реальном времени, что позволяет сразу исправить неточности и избежать отклонения заявки.

После подтверждения точности всех параметров формируется запрос, который отправляется через защищённый канал в центральный реестр. Запрос включает:

идентификационный номер пользователя;
сведения о работодателе;
сведения о трудовом договоре;
подтверждающие документы в электронном виде.

Система выдаёт уникальный номер заявки и отображает статус обработки. При успешном завершении запрос переходит в реестр, где происходит запись в трудовую книжку. При возникновении проблем пользователь получает уведомление с указанием конкретных недочётов, что упрощает их устранение.

Отслеживание статуса заявления

Уведомления от Госуслуг

Уведомления от Госуслуг - ключевой элемент автоматизации процесса оформления трудовой книжки онлайн. После подачи заявления система генерирует сообщения, фиксирующие каждый этап обработки.

Основные типы уведомлений:

подтверждение приема заявления;
информация о начале проверки данных;
сообщение о готовности трудовой книжки к выдаче;
предупреждение о обнаруженных ошибках или недостающих документах.

Все сообщения поступают в личный кабинет, а также могут быть отправлены на указанный электронный адрес и мобильный телефон. Управление настройками рассылки осуществляется в разделе «Настройки уведомлений», где можно включить или отключить отдельные каналы.

Для своевременного реагирования рекомендуется регулярно проверять входящие сообщения, поддерживать актуальность контактных данных и сохранять полученные уведомления в архиве личного кабинета. Такое поведение гарантирует отсутствие задержек и ускоряет получение готовой трудовой книжки.

Возможные статусы и их значение

В процессе оформления трудовой книжки через портал Госуслуги заявка проходит несколько статусов, каждый из которых отражает конкретный этап обработки.

«Ожидание» - заявка принята, но проверка документов ещё не начата.
«На проверке» - служба проверяет предоставленные сведения и прикреплённые файлы.
«Одобрено» - все требования выполнены, запись в трудовой книжке будет сформирована.
«Отклонено» - заявка не прошла проверку; в личном кабинете указана причина отказа и рекомендации по исправлению.
«Готово к получению» - формируемый документ готов к загрузке или выдаче в электронном виде.

Статус «Ожидание» указывает, что система зафиксировала запрос и ожидает начала проверки. При переходе в «На проверке» происходит оценка соответствия данных нормативным требованиям. Положительный результат отображается статусом «Одобрено», после чего формируется запись в трудовой книжке. Если проверка выявила нарушения, система фиксирует статус «Отклонено» и предоставляет информацию о недочётах. Завершив процесс, система переводит заявку в статус «Готово к получению», позволяя пользователю скачать готовый документ.

Действия после создания электронной трудовой книжки

Проверк корректности данных

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо воспользоваться порталом государственных услуг.

Авторизоваться на портале «Госуслуги» с помощью подтверждённого аккаунта.
Открыть раздел «Трудовая книжка».
Выбрать пункт «Выписка».
Указать требуемый период и тип выписки (полная, за определённый срок).
Подтвердить запрос, дождаться формирования документа и скачать файл в формате PDF.

Полученная выписка имеет цифровую подпись, её можно распечатать или предоставить работодателю в электронном виде. При необходимости выписку можно запросить повторно, указав иной период или формат.

Исправление ошибок в электронной трудовой книжке

Для исправления неверных сведений в электронной трудовой книжке, размещённой на портале Госуслуг, предусмотрена процедура корректировки, реализуемая через личный кабинет пользователя.

Корректировать запись можно только при наличии официального подтверждающего документа: справки о трудоустройстве, приказов о приёме‑увольнении, выписок из реестра работодателя. Ошибки, возникшие в результате технического сбоя, также подлежат исправлению после обращения в службу поддержки.

Порядок действий:

Войти в личный кабинет на Госуслугах.
Открыть раздел «Электронная трудовая книжка».
Выбрать пункт «Сообщить об ошибке» и указать тип несоответствия (например, ««Ошибка в дате увольнения»», ««Неправильный код должности»»).
Прикрепить скан или фото подтверждающего документа.
Подтвердить отправку заявки кнопкой «Отправить».

Требуемые документы:

Договор или приказ, подтверждающий правильные данные.
Паспорт в электронном виде (для идентификации пользователя).
При необходимости - справка от работодателя.

После подачи заявки система автоматически формирует запрос в отдел кадров организации‑работодателя. В течение пяти рабочих дней работодатель обязан предоставить исправленные сведения. По завершении процесса в личном кабинете появляется уведомление о внесённых изменениях, и электронная трудовая книжка обновляется без необходимости повторного создания.

Взаимодействие с работодателем

Предоставление информации работодателю

Для получения трудовой книжки в электронном виде через портал Госуслуги необходимо передать работодателю точный набор сведений.

Работодатель получает следующие данные:

ФИО работника, указанные в паспорте;
Дата рождения;
СНИЛС;
ИНН (при наличии);
Дата начала трудового стажа;
Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКФС;
Должность и условия труда.

Эти сведения вносятся в личный кабинет заявителя, после чего система автоматически формирует запрос в реестр. Работодатель подтверждает полученные данные подписью в электронном виде, что завершает процесс оформления.

Точность информации гарантирует отсутствие задержек при формировании записи в трудовой книжке, упрощает проверку данных в государственных реестрах и обеспечивает законность трудовых отношений.

При необходимости внести изменения в уже записанные данные работник подаёт корректирующий запрос через тот же портал, указывая актуальные параметры. Система проверяет соответствие новых сведений требованиям законодательства и обновляет запись без участия бумажных носителей.

Таким образом, предоставление работодателю полной и достоверной информации через онлайн‑сервис ускоряет оформление трудовой книжки, минимизирует риск ошибок и обеспечивает юридическую чистоту процесса.

Использование электронной трудовой книжки при трудоустройстве

Электронная трудовая книжка обеспечивает быстрый доступ к сведениям о трудовом стаже при приёме на работу. При оформлении через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько действий.

• Зарегистрировать и подтвердить личный кабинет.

• В разделе «Трудовая книжка» выбрать опцию «Создать электронную запись».

• Ввести данные о текущем месте работы: название организации, должность, даты начала и окончания трудового договора.

• При необходимости загрузить копию трудового договора в формате PDF.

• Подтвердить ввод через электронную подпись или код, высланый в СМС.

После подтверждения запись появляется в личном кабинете. При трудоустройстве работодатель проверяет статус через сервис «Проверка трудовой книжки», получая актуальную информацию без запросов бумажных документов. Доступ к данным осуществляется круглосуточно, что ускоряет процесс оформления и снижает риск ошибок в записях.

Часто задаваемые вопросы

Вопросы по переходу на электронную трудовую книжку

Переход на электронную трудовую книжку требует уточнения ряда практических вопросов.

Первый вопрос связан с порядком регистрации в системе: необходимо авторизоваться на портале государственных услуг, подтвердить личность через ЕСИА и выбрать опцию «Электронная трудовая книжка» в разделе «Трудовые документы». После подтверждения данные автоматически привязываются к личному кабинету, что исключает необходимость бумажных носителей.

Второй вопрос касается передачи данных из прежних бумажных книжек: при наличии ранее выданных трудовых книжек их содержание переносится в электронный формат после согласования с работодателем. Работодатель загружает сканированные страницы, а система проверяет соответствие записей.

Третий вопрос - доступ к электронному документу для работодателей: каждый работодатель получает отдельный доступ через личный кабинет, где можно просматривать и вносить новые записи. Доступ ограничен сроком действия трудового договора и автоматически закрывается после его завершения.

Четвёртый вопрос касается изменения или исправления записей: в случае ошибки работодатель инициирует запрос на корректировку, после чего система отправляет уведомление сотруднику для подтверждения. После одобрения изменения фиксируются в электронном журнале.

Ниже перечислены типичные вопросы, возникающие у пользователей:

Как проверить, что электронная книжка привязана к правильному ИНН?
Какие документы требуются для подтверждения стажа при переводе из бумажного формата?
Можно ли предоставить доступ к электронному документу нескольким работодателям одновременно?
Как восстановить доступ к личному кабинету в случае утери пароля?
Какие ограничения существуют при оформлении записей о стажировке или волонтёрской деятельности?

Ответы на эти вопросы доступны в справочном разделе портала, где указаны пошаговые инструкции и перечень необходимых подтверждающих материалов. Соблюдение указанных процедур обеспечивает корректный переход и полную юридическую силу электронного трудового документа.

Вопросы по восстановлению электронной трудовой книжки

Восстановление электронной трудовой книжки требует точного соблюдения процедур, предусмотренных порталом государственных услуг.

Для начала необходимо зайти в личный кабинет, выбрать раздел «Электронные документы» и открыть пункт «Трудовая книжка». После этого следует нажать кнопку «Восстановить», указав причину утраты или повреждения записи.

Ключевые требования к заявке:

подтверждение личности через подтверждённый канал (например, СМС‑код);
загрузка скан‑копии документа, подтверждающего увольнение (при наличии);
указание даты и места последнего места работы.

После отправки заявления система автоматически формирует запрос в Пенсионный фонд и в отдел кадров последнего работодателя. Ожидание решения обычно занимает от трёх до пяти рабочих дней.

Если запрос отклонён, в ответе указываются причины отказа. Возможные варианты исправления:

предоставить недостающие документы;
уточнить ошибку в указанных данных (например, неверный ИНН);
обратиться в службу поддержки портала для уточнения статуса.

При успешном завершении процесса электронная трудовая книжка будет доступна в личном кабинете в виде PDF‑файла с цифровой подписью. Дальнейшее использование возможно как в онлайн‑режиме, так и при печати официального документа.

Для профилактики повторных проблем рекомендуется регулярно проверять актуальность записей и сохранять копии подтверждающих справок в разделе «Мои документы».

Вопросы по аннулированию электронной трудовой книжк

Вопросы, связанные с аннулированием электронной трудовой книжки, часто возникают у граждан, оформляющих документ через сервисы государственных услуг. Основные причины аннулирования включают ошибку в данных, изменение работодателя, утрату доступа к личному кабинету и необходимость перехода на бумажный вариант.

При каких условиях допускается аннулирование? - Для аннулирования требуется подтверждение ошибки или обстоятельств, препятствующих дальнейшее использование электронной формы; решение принимается уполномоченным органом.
Какие документы необходимо предоставить? - Запрос в личном кабинете, копия паспорта, справка от работодателя о необходимости аннулирования, заявление в свободной форме, оформленное в электронном виде.
Каков порядок подачи заявления? - 1) Войти в личный кабинет на портале государственных услуг; 2) Выбрать раздел «Электронные трудовые книжки»; 3) Заполнить форму «Аннулирование»; 4) Прикрепить требуемые файлы; 5) Подтвердить отправку.
Сколько времени занимает процесс? - Стандартный срок рассмотрения - до 10 рабочих дней; в случае необходимости дополнительных проверок срок может быть продлён.
Какие последствия после аннулирования? - Электронный документ считается недействительным, данные в системе помечаются как «аннулировано», после чего возможно оформление новой книжки в электронном или бумажном виде.

Для успешного аннулирования рекомендуется проверять корректность вводимых данных, своевременно загружать требуемые документы и отслеживать статус заявки в личном кабинете. При возникновении затруднений следует обратиться в службу поддержки портала или в отдел кадров текущего работодателя.