Создание электронной трудовой книжки на Госуслугах

Понимание электронной трудовой книжки

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой истории сотрудника: даты приёма, увольнения, переводы, изменения условий труда, сведения о стаже и квалификации. Данные хранятся в единой государственной базе, доступ к которой осуществляется через сервис «Госуслуги».

Записи в электронном реестре подписываются квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает юридическую силу и защиту от подделки. Система автоматически обновляет информацию после каждого изменения статуса работника, исключая необходимость вручную заполнять бумажные формы.

Ключевые возможности:

доступ к документу в личном кабинете 24 часа в сутки;
передача книжки работодателю по единому протоколу;
интеграция с базой данных Пенсионного фонда и службы занятости;
уведомления о новых записях через SMS и электронную почту;
возможность скачивания в формате PDF с цифровой подписью.

Получить электронную трудовую книжку можно, зарегистрировав личный кабинет на портале, подтвердив личность через видеоверификацию или посещение МФЦ, после чего активировать сервис «Электронная трудовая книжка». В течение нескольких минут документ появляется в системе, и работник получает полноценный доступ к своей трудовой истории.

Преимущества формата: мгновенный просмотр записей, отсутствие риска утери бумажного носителя, упрощённый процесс передачи данных между работодателями и государственными органами, автоматическое формирование отчётов для пенсионного расчёта.

Преимущества перехода на электронный формат

Переход к цифровому трудовому документу через портал Госуслуги упрощает взаимодействие между работником и работодателем. Информация о стаже, должностях и изменениях хранится в единой системе, доступной в любой момент.

мгновенный доступ к данным из любой точки с интернет‑соединением;
отсутствие риска потери бумажных носителей;
автоматическое обновление записей при изменении условий труда;
сокращение времени на оформление и проверку документов;
возможность интеграции с другими государственными сервисами, например, налоговыми или пенсионными системами;
повышение уровня защиты персональных данных за счёт применения современных шифровальных технологий.

Электронный формат уменьшает административные издержки: нет необходимости в печати, транспортировке и хранении бумажных экземпляров. Работодатели получают быстрый инструмент контроля за кадровой историей, а сотрудники могут самостоятельно проверять и корректировать сведения без посредников. Такой подход повышает прозрачность трудовых отношений и ускоряет процесс получения официальных справок.

Законодательная база

Федеральный закон №439-ФЗ

Федеральный закон № 439‑ФЗ регулирует порядок оформления, ведения и использования электронных трудовых книжек. Он определяет юридическую силу электронного документа, устанавливает требования к его содержанию и способы подтверждения подлинности записей. Закон фиксирует переход от бумажного к цифровому формату, позволяя работникам получать и хранить сведения о трудовой истории через личный кабинет на портале государственных услуг.

Ключевые положения закона:

Электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажным аналогом, если она оформлена в соответствии с установленными требованиями.
Данные в электронном документе формируются работодателем посредством единой информационной системы, интегрированной с сервисом Госуслуги.
Доступ к электронному документу предоставляется только сотруднику и его уполномоченным представителям через защищённый личный кабинет.
При увольнении или переводе работника запись в электронную книжку заверяется цифровой подписью работодателя, что гарантирует неизменность информации.
При необходимости работодатель обязан предоставить выписку из электронного документа в бумажном виде по требованию работника.

Закон также определяет ответственность за нарушение требований к ведению электронных трудовых книжек. Нарушения включают несвоевременное внесение записей, использование недостоверных данных и отказ от предоставления доступа через портал. Ответственность может выражаться в административных штрафах для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Внедрение цифровой трудовой книжки через сервис Госуслуги упрощает процесс получения трудовой истории, ускоряет обмен информацией между работодателем и контролирующими органами, обеспечивает защиту персональных данных с помощью современных технологий шифрования. Федеральный закон № 439‑ФЗ служит правовой основой для реализации этих преимуществ.

Другие нормативные акты

Внедрение цифровой трудовой книги через портал Госуслуг опирается не только на основной нормативный акт, но и на ряд дополнительных законов и правовых документов, которые определяют технические, организационные и защитные требования.

Федеральный закон «Об электронных документах» устанавливает правила формирования, подписи и хранения электронных документов, включая электронную трудовую книжку. Он определяет юридическую силу электронных записей и порядок их признания в суде.

Трудовой кодекс РФ задаёт общие положения о ведении трудовой книжки, о содержании записей и о правах работников. При переходе к электронному формату кодекс сохраняет свои требования к полноте и достоверности информации.

Закон о персональных данных регулирует сбор, обработку и хранение сведений о работниках, содержащихся в электронной трудовой книжке. Он обязывает операторов принимать меры по защите персональных данных от несанкционированного доступа.

Постановление Правительства РФ «Об использовании государственных информационных систем» определяет порядок интеграции сервисов, включая портал Госуслуг, с другими государственными информационными ресурсами. Это обеспечивает единый доступ к трудовой информации через одну платформу.

Приказ Минтруда РФ «Об организации ввода в эксплуатацию электронных трудовых книжек» фиксирует порядок тестирования, сертификации и ввода в эксплуатацию систем, а также требования к компетентности персонала, обслуживающего эти системы.

Ключевые нормативные акты:

Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Трудовой кодекс РФ (часть 2, глава 6).
Приказ Минтруда РФ от 10.09.2023 № 123н «Об организации ввода в эксплуатацию электронных трудовых книжек».

Процесс оформления на Госуслугах

Необходимые условия для оформления

Наличие подтвержденной учетной записи

Наличие подтверждённой учётной записи - необходимое условие для перехода к оформлению цифровой трудовой книжки через портал государственных услуг. Без подтверждения нельзя получить доступ к персональному кабинету, где хранятся данные о трудовой истории, и выполнить операции, связанные с выпуском, пополнением и передачей электронного документа.

Для получения подтверждённой учётной записи выполните последовательность действий:

зарегистрировать личный кабинет на официальном сервисе;
загрузить скан или фото документа, удостоверяющего личность;
пройти процесс верификации, получив код подтверждения на привязанную телефонную линию или электронную почту;
ввести полученный код в специальное поле и завершить подтверждение.

После успешной верификации система открывает полный набор функций: создание, редактирование и отправка записей в электронную трудовую книжку, а также просмотр истории изменений. Без этого шага дальнейшее взаимодействие с сервисом будет ограничено.

Документы для оформления

Для оформления электронной трудовой книжки через портал Госуслуги необходим набор документов, подтверждающих личность и трудовой стаж.

Паспорт гражданина РФ (страница с фото и данными).
СНИЛС (номер обязательного пенсионного страхования).
ИНН (при наличии).
Трудовой договор или приказ о приёме на работу (скан или фото).
Справка о предыдущей работе, содержащая даты трудоустройства и увольнения (при наличии предыдущей электронной или бумажной трудовой книжки).
Декларация о согласии на обработку персональных данных (формируется в личном кабинете).

Все документы загружаются в личный кабинет, проверяются автоматически и вручную специалистами. После подтверждения система генерирует электронную трудовую книжку, доступную в разделе «Мои документы». При необходимости можно добавить дополнительные сведения о стажах, обучении и наградах через соответствующие формы.

Пошаговая инструкция

Вход в личный кабинет

Для доступа к электронному сервису, где оформляется цифровая трудовая книжка, требуется авторизоваться в личном кабинете портала Госуслуги.

Откройте браузер, перейдите по адресу https://www.gosuslugi.ru.
Нажмите кнопку «Войти».
Введите зарегистрированный номер телефона или логин и пароль от учетной записи.
При первой авторизации подтвердите личность через SMS‑код или приложение «Госуслуги».
После успешного входа откройте раздел «Электронные документы» → «Трудовая книжка».

Если возникают ошибки при вводе данных, проверьте их соответствие учетным записям и повторите попытку. При потере пароля используйте функцию восстановления, указав привязанный номер телефона или адрес электронной почты. После входа в кабинет доступны все операции по созданию и управлению электронной трудовой книжкой.

Выбор услуги «Переход на электронную трудовую книжку»

Выбор услуги «Переход на электронную трудовую книжку» - первый шаг к получению цифрового документа, заменяющего бумажный аналог. При выборе следует учитывать три ключевых критерия:

Наличие подтверждённого статуса работодателя: только организации, зарегистрированные в системе, могут инициировать перевод сотрудников.
Совпадение персональных данных: фамилия, имя, отчество и ИНН должны точно соответствовать данным в профильных реестрах.
Техническая готовность: работник обязан иметь активный аккаунт на портале госуслуг, подтверждённый двухфакторной аутентификацией.

Процесс выбора услуги выглядит следующим образом:

Откройте личный кабинет на портале государственных сервисов.
Перейдите в раздел «Электронные сервисы для работников».
Выберите пункт «Переход на электронную трудовую книжку».
Проверьте актуальность данных в профиле и подтвердите их.
Отправьте запрос на перевод; система автоматически уведомит работодателя.

После одобрения работодателем в течение 5‑7 рабочих дней цифровой документ появляется в личном кабинете. Доступ к нему осуществляется через мобильное приложение или web интерфейс, что обеспечивает мгновенный просмотр и передачу информации при необходимости. Выбор этой услуги гарантирует быстрый переход к полностью электронному формату учёта трудовой истории.

Заполнение заявления

Для оформления электронного трудового удостоверения в личном кабинете Госуслуг необходимо заполнить заявление, которое является первым шагом к получению официального документа. Процесс ввода данных происходит в онлайн‑форме, где каждый пункт должен быть заполнен строго по требованиям системы.

Откройте раздел «Трудовая книжка» в личном кабинете.
Выберите действие «Создать заявление».
Укажите ФИО полностью, как в документе, удостоверяющем личность.
Введите серию и номер паспорта, дату выдачи и орган, выдавший документ.
Укажите ИНН и СНИЛС - обязательные идентификаторы для государственной службы.
Заполните сведения о текущем месте работы: название организации, ИНН работодателя, должность, дату начала трудового отношения.
При необходимости добавьте информацию о предыдущих местах работы, указав только те, которые требуются для формирования полной трудовой истории.
Проверьте корректность введённого текста: отсутствие пробелов, опечаток и неверных символов.
Подтвердите согласие с условиями обработки персональных данных, отметив соответствующее поле.
Нажмите кнопку «Отправить». Система выдаст номер заявки и отправит подтверждение на указанный электронный адрес.

После отправки заявления сервис автоматически проверит данные в государственных реестрах. При успешном сопоставлении документ будет сформирован в электронном виде и станет доступен в личном кабинете. В случае обнаружения ошибок система выдаст сообщение с указанием конкретных полей, требующих исправления. Скорость обработки обычно не превышает 24 часов, после чего электронная трудовая книжка будет готова к использованию.

Проверка персональных данных

Проверка персональных данных является обязательным этапом при оформлении электронного трудового реестра через портал Госуслуги. Неправильные или неполные сведения нарушают процесс регистрации, приводят к отказу в выдаче записи и требуют повторного ввода информации.

Основные элементы контроля:

Фамилия, имя, отчество: сравнение с данными, указанными в паспортных документах.
Серия и номер паспорта: проверка серии, даты выдачи и органа, оформившего документ, через ЕГИСЗ.
СНИЛС: сопоставление номера с реестром ФСС и подтверждение актуального статуса.
ИНН и ОКЛО: при необходимости, проверка через налоговую службу для подтверждения идентичности.

Технические средства обеспечения достоверности:

Электронная подпись, привязанная к сертификату ФНС, гарантирует неизменяемость отправляемых данных.
API государственных реестров, обеспечивающие мгновенную верификацию по запросу.
Система двухфакторной аутентификации, подтверждающая доступ к личному кабинету пользователя.

Последствия несоответствия:

Отклонение заявки на создание записи в электронном трудовом реестре.
Требование предоставления дополнительных документов в оригинале.
Временное блокирование доступа к личному кабинету до устранения ошибок.

Тщательная проверка персональных сведений на каждом этапе исключает необходимость повторных обращений и ускоряет формирование электронного трудового документа.

Согласие на обработку данных

Согласие на обработку персональных данных - обязательный элемент при регистрации цифровой трудовой книжки через портал Госуслуг. Пользователь, инициируя создание электронного документа, подтверждает согласие в электронном виде, что фиксируется в системе автоматически.

Для получения согласия система предлагает пользовательский интерфейс с четким перечнем обрабатываемых сведений: ФИО, дата рождения, ИНН, сведения о трудовой истории, а также данные о работодателях. После ознакомления пользователь ставит галочку, подтверждая свое согласие, и нажимает кнопку «Подтвердить». Действие фиксируется датой и временем, что обеспечивает юридическую доказательность.

Права пользователя в рамках согласия:

право в любой момент отозвать согласие через личный кабинет;
право запросить перечень обрабатываемых данных и цели их использования;
право потребовать исправления или удаления некорректных сведений.

Отзыв согласия приводит к блокировке доступа к электронному трудовому документу до повторного предоставления согласия. При этом уже собранные данные подлежат удалению в соответствии с требованиями ФЗ‑152.

Технические меры защиты включают шифрование передаваемых данных, хранение в изолированных базах и регулярный аудит доступа. Все операции фиксируются в журнале событий, доступном только уполномоченным сотрудникам.

Соблюдение описанных процедур гарантирует законность обработки персональной информации и сохраняет целостность цифровой трудовой книжки.

Отправка заявления

Отправка заявления - ключевой этап перехода к цифровой трудовой книжке через портал Госуслуги. После ввода данных в личный кабинет пользователь инициирует процесс, который фиксирует запрос в системе и передаёт его в отдел кадров работодателя.

Для успешной отправки необходимо:

активный аккаунт на Госуслугах;
подтверждённый уровень доступа к сервису «Электронная трудовая книжка»;
корректно заполненные поля заявления (фамилия, имя, отчество; ИНН; дата начала работы; тип изменения).

Последовательность действий:

Войдите в личный кабинет, выберите сервис «Электронная трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Создать заявление», укажите требуемый тип операции (добавление, исправление, закрытие записи).
Введите сведения о работодателе и о трудовом договоре, проверьте соответствие формата.
Прикрепите подтверждающие документы (копию договора, приказ о приёме на работу) в требуемом формате PDF/JPEG.
Нажмите «Отправить». Система отобразит статус «В обработке» и присвоит уникальный номер заявки.

После отправки заявление автоматически попадает в очередь проверки. Сотрудники отдела кадров получают уведомление, проверяют прикреплённые документы и, при отсутствии несоответствий, подтверждают изменение в цифровой книжке. Пользователь получает сообщение о завершении операции и может просмотреть обновлённую запись в личном кабинете.

Сроки обработки заявления

Сроки обработки заявления о выдаче цифровой трудовой книжки через портал госуслуг определяются несколькими параметрами: тип обращения, наличие необходимых документов и загруженность сервисов.

Обычно процесс проходит в такие этапы:

проверка полноты и корректности загруженных файлов - 2 рабочих дня;
проверка соответствия данных в заявке официальным реестрам - 3 рабочих дня;
формирование электронного документа и отправка уведомления заявителю - 1 рабочий день.

Итого, стандартный период обработки составляет 6 рабочих дней. При подаче документов в электронном виде без ошибок срок может сократиться до 4 рабочих дней.

Факторы, удлиняющие процесс:

обнаружение несоответствий в предоставленных сведениях;
необходимость уточнения данных в отделе кадров работодателя;
технические сбои на стороне портала.

Для ускорения оформления рекомендуется:

тщательно проверять сканы документов перед загрузкой;
использовать актуальные версии файлов в формате PDF;
следить за своевременным подтверждением запросов от службы поддержки.

При соблюдении этих требований заявка обычно завершается в указанный нормативный срок без дополнительных задержек.

Статус заявления и уведомления

Система фиксирует каждое действие заявителя, присваивая заявлению один из четко определённых статусов.

Создано - заявка зарегистрирована в личном кабинете, но еще не передана в автоматическую проверку.
В проверке - данные сверяются с базой ФСС, проверяется подлинность загруженных документов.
Одобрено - после успешного сопоставления система помечает заявку как готовую к формированию электронного трудового паспорта.
Отклонено - в случае несоответствия требований указывается причина, и пользователь получает возможность исправить ошибки.
Отменено - заявка закрывается по инициативе заявителя или по истечении срока действия.

При переходе из одного статуса в другой система генерирует уведомления. Пользователь получает сообщения в личном кабинете, а также SMS‑оповещение или электронную почту, где указаны текущий статус и дальнейшие действия. Уведомления содержат ссылки на страницу заявки, позволяя сразу перейти к необходимым операциям без лишних поисков.

Контроль статуса осуществляется в режиме реального времени: обновления отображаются мгновенно, а история изменений сохраняется в журнале, доступном для просмотра в любой момент. Это гарантирует прозрачность процесса и своевременное информирование заявителя о ходе оформления электронного трудового документа.

Возможные проблемы и их решения

Ошибки при заполнении заявления

При оформлении заявления на электронный трудовой книжке через портал часто возникают типовые ошибки, которые приводят к отказу в обработке и затягивают процесс.

В поле «ФИО» вводятся данные, не совпадающие с паспортом (ошибки в регистре, лишние пробелы, отсутствие отчества).
Указываются неверные даты: дата рождения, дата начала работы или дата увольнения вводятся в неправильном формате или с опечаткой.
При выборе организации‑работодателя выбирается несуществующая или неверно написанная структура; в результате система не может сопоставить ИНН и код ОКОНХ.
Не прикрепляются обязательные документы (копия паспорта, трудовой договор, справка о зарплате). При отсутствии файлов система сразу отклоняет заявку.
В разделе «Контактные данные» указываются телефон или электронная почта с ошибкой, из‑за чего невозможно получить подтверждение.
Оставляются пустые обязательные поля, например, место работы или должность, что приводит к автоматическому отказу.

Для успешного прохождения проверки необходимо проверять каждое поле на соответствие требованиям портала, использовать официальные названия организаций и прикладывать полные копии требуемых документов. После исправления всех указанных пунктов заявление проходит без дополнительных запросов.

Отказ в переходе

Причины отказа

Запрос на оформление цифровой трудовой книги через портал Госуслуги может быть отклонён по нескольким объективным причинам. Причины отказа фиксируются в личном кабинете заявителя и требуют корректировки перед повторной подачей.

Несоответствие ФИО, даты рождения или ИНН заявителя данным, указанным в базе МВД.
Отсутствие действующего сертификата электронной подписи или его истечение.
Наличие неурегулированных задолженностей перед бюджетом, штрафов или судебных ограничений.
Подача неполного пакета документов: отсутствие справки о трудовой деятельности, копии договора или выписки из ЕГРЮЛ.
Ошибки в реквизитах работодателя: неверный ОКФС, ИНН, отсутствует подтверждение полномочий представителя.
Попытка оформить электронную книгу для лица, уже имеющего активный аналог в бумажном виде без завершения процедуры перехода.

Для устранения отказа необходимо сверить персональные данные с официальными источниками, обновить электронную подпись, погасить финансовые обязательства и собрать требуемый набор документов. После исправления всех пунктов запрос можно отправить повторно.

Что делать в случае отказа

Если система отклонила запрос на оформление электронного трудового паспорта, необходимо выполнить последовательные действия.

Во‑первых, проверьте корректность введённых данных. Ошибки в ФИО, дате рождения, ИНН или СНИЛС часто вызывают отказ. При обнаружении несоответствия исправьте сведения и повторите отправку.

Во‑вторых, уточните причину отказа в личном кабинете. Система выводит код ошибки и короткое описание. На основании этой информации определите, требуется ли дополнительный документ (например, справка о трудовой деятельности) или уточнение реквизитов.

В‑третьих, соберите недостающие документы и загрузите их в раздел «Загрузка файлов». Форматы файлов: PDF, JPG, PNG; размер не более 5 МБ. После загрузки нажмите кнопку «Отправить повторно».

В‑четвёртых, при повторном отказе обратитесь в службу поддержки через форму обратной связи или по телефону горячей линии. Укажите номер заявки, код ошибки и приложите скриншот сообщения. Оператор уточнит, какие шаги нужны для устранения проблемы.

В‑пятых, если проблема связана с техническими сбоями платформы, ожидайте восстановления сервисов. На странице статуса сервиса публикуются сроки плановых работ и текущие неполадки.

Следуя этим пунктам, можно быстро устранить причины отказа и завершить процесс получения электронного трудового паспорта.

Проблемы с доступом к порталу Госуслуг

Проблемы с доступом к порталу Госуслуг напрямую влияют на процесс оформления цифровой трудовой книги.

Системные сбои: неполадки серверов вызывают временную недоступность сервиса.
Ошибки аутентификации: неверная работа единой идентификационной системы блокирует вход.
Несовместимость браузеров: устаревшие версии не поддерживают необходимые скрипты.
Плановые технические работы: закрытие портала без предварительного уведомления задерживает операции.
Перегрузка в пиковые часы: большое количество запросов приводит к замедлению отклика.
Региональные ограничения: некоторые области ограничивают доступ к сервису из‑за сетевых фильтров.
Ограниченный канал поддержки: медленная реакция службы помощи затрудняет устранение ошибок.

Последствия: невозможность загрузить документы, задержка в формировании записи, снижение доверия к цифровому сервису.

Решения: обновить браузер до последней версии, включить поддержку JavaScript и cookies, проверять стабильность интернет‑соединения, планировать действия вне пиковых нагрузок, использовать VPN при региональных ограничениях, обращаться в службу поддержки через официальный чат или телефонный центр.

Эффективное устранение перечисленных препятствий обеспечивает непрерывный процесс создания электронного трудового документа.

Вопросы безопасности данных

Защита персональной информации

Электронная трудовая книжка, оформляемая через портал государственных услуг, содержит сведения, позволяющие идентифицировать работника, его стаж и квалификацию. Защита этих данных требует применения нескольких обязательных мер.

Шифрование передаваемых файлов с использованием протоколов TLS 1.3, гарантирует невозможность перехвата информации в сети.
Двухфакторная аутентификация для доступа к личному кабинету пользователя, исключает несанкционированный вход даже при компрометации пароля.
Хранение персональных записей в изолированных базах данных с ограниченным доступом только для уполномоченных сотрудников госслужбы.
Регулярный аудит журналов доступа, позволяет своевременно выявлять попытки неавторизованного чтения или изменения данных.
Согласование обработки персональных данных через официальные согласия, фиксирует согласие пользователя на конкретные операции.

Технические средства дополняются правовыми механизмами: Федеральный закон о персональных данных определяет обязательные требования к обработке, хранению и передаче информации. Нарушения фиксируются в системе контроля, а виновные привлекаются к ответственности в соответствии с административным кодексом.

Совокупность шифрования, многоуровневой аутентификации, изоляции данных и правового контроля формирует надёжный барьер, который защищает сведения о трудовой истории от утечки, подделки и несанкционированного доступа. Такой подход обеспечивает доверие граждан к цифровому сервису и гарантирует сохранность их персональной информации.

Меры предосторожности

При работе с сервисом электронной трудовой книжки необходимо соблюдать ряд проверенных мер, исключающих риски потери данных и несанкционированного доступа.

Убедитесь, что используемый компьютер имеет актуальные антивирусные сигнатуры и включён брандмауэр.
Войдите в личный кабинет только через защищённое соединение (HTTPS) и проверьте наличие зелёного индикатора сертификата в адресной строке.
Не сохраняйте пароль и код подтверждения в браузере; применяйте менеджер паролей с двухфакторной аутентификацией.
Регулярно обновляйте операционную систему и браузер до последних версий, чтобы устранить известные уязвимости.
Перед загрузкой сканов документов проверьте их на наличие скрытых макросов и вредоносных вложений.

Дополнительные рекомендации: храните резервную копию электронного трудового паспорта на внешнем носителе, защищённом шифрованием; периодически проверяйте журнал входов в личный кабинет, фиксируя любые подозрительные попытки доступа. Соблюдение этих правил обеспечивает надёжную защиту персональных данных и гарантирует корректность процесса оформления электронного трудового документа через портал государственных услуг.

Просмотр и управление электронной трудовой книжкой

Как просмотреть сведения

Разделы электронной книжки

Электронная трудовая книга состоит из нескольких структурных блоков, каждый из которых фиксирует отдельный аспект профессионального пути.

Личные данные: ФИО, дата рождения, паспортные реквизиты, контактная информация.
Трудовая деятельность: сведения о работодателях, даты начала и окончания работы, должности, коды ОКТМО, ссылки на трудовые договоры.
Образование и квалификация: дипломы, сертификаты, уровни профессионального образования, даты получения, организации‑издатели.
Квалификационные аттестации: результаты экзаменов, подтверждения навыков, уровни квалификации, даты прохождения.
Награды и поощрения: государственные и корпоративные премии, грамоты, даты награждения, основания.
Дисциплинарные взыскания: виды взысканий, даты, основания, решения органов контроля.
Сведения о командировках и проектах: цели поездок, сроки, организации‑заказчики, результаты выполнения задач.
Стажировочные и практические программы: места прохождения, продолжительность, полученные компетенции.

Каждый раздел формируется автоматически на основе данных, внесённых работодателем через портал государственных услуг, и доступен для просмотра в личном кабинете пользователя. Информация обновляется в реальном времени, что обеспечивает полную и актуальную картину трудового стажа.

Получение выписки

Для получения выписки из электронной трудовой книжки на портале Госуслуги необходимо выполнить последовательные действия.

Авторизоваться в личном кабинете с использованием подтверждённого аккаунта.
Перейти в раздел «Электронные документы», выбрать пункт «Трудовая книжка».
В открывшейся карточке нажать кнопку «Сформировать выписку».
Указать период действия записи (по желанию) и подтвердить запрос.
Дождаться формирования PDF‑файла, который автоматически сохраняется в «Мои документы» или отправляется на указанный e‑mail.

При первом запросе система может потребовать подтверждения личности через СМС‑код или токен‑генератор. После получения выписки её можно распечатать или предъявить в электронном виде в государственных органах и работодателях.

Если запрос отклонён, следует проверить актуальность личных данных в профиле и наличие всех обязательных обязательных реквизитов в электронном документе. При повторных ошибках рекомендуется обратиться в службу поддержки портала через форму обратной связи.

Изменение данных

Для внесения изменений в электронный трудовой документ через портал государственных услуг необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Авторизоваться в личном кабинете с помощью проверенного цифрового сертификата или логина и пароля.
Открыть раздел «Трудовая книжка» и выбрать пункт «Редактировать сведения».
Указать требуемые корректировки: дата начала/окончания работы, должность, наименование организации, сведения о занятых должностях.
Загрузить подтверждающие документы (трудовой договор, приказ о назначении, справку об увольнении) в формате PDF или JPG. Каждый файл проверяется на соответствие требованиям портала.
Подтвердить изменения электронно‑подписанным запросом. Система автоматически проверит целостность данных и соответствие нормативным требованиям.
После успешной верификации система формирует обновлённую запись и уведомляет пользователя о завершении операции.

Важно соблюдать ограничения: изменять данные можно только до момента их окончательного утверждения работодателем; повторные правки допускаются не более трех раз в год. Все операции фиксируются в журнале изменений, доступном для просмотра как сотрудником, так и представителем организации. При возникновении ошибок система выдаёт конкретный код причины, позволяющий быстро устранить проблему без обращения в службу поддержки.

Аннулирование перехода

Возможность возврата к бумажной версии

Электронный трудовой документ, размещённый в личном кабинете на портале государственных услуг, допускает переход к традиционной бумажной форме при соблюдении установленного порядка.

Переключение регулируется федеральным законом о трудовых книжках. Закон фиксирует право работника запросить бумажный вариант, если он имеет обоснованные причины: отсутствие доступа к интернету, необходимость предъявления оригинала в организации, где не принимают электронные версии, или предпочтение работодателя.

Для оформления возврата необходимо выполнить три действия:

Подать электронную заявку через личный кабинет, указав причину и контактные данные.
Получить подтверждение от службы поддержки, в котором указаны срок и место получения бумажного документа.
Прийти в указанный отдел в назначенный день, предоставить удостоверение личности и подписать акт передачи.

После завершения процедуры оригинальная электронная запись сохраняется в базе, а в бумажной книге фиксируются все ранее внесённые сведения. Дальнейшее ведение трудовой книжки осуществляется исключительно в бумажном виде, пока не будет подан новый запрос на возврат к электронному формату.

Переключение не влияет на действительность уже оформленных записей, но требует соблюдения сроков подачи заявки: запрос должен быть сделан не позднее 30 дней после появления необходимости. Несоблюдение срока может привести к отказу в предоставлении бумажного варианта.

Процедура аннулирования

Для аннулирования записи в электронной трудовой книжке необходимо выполнить последовательные действия в личном кабинете портала Госуслуг.

Войдите в систему, используя подтверждённые учетные данные.
Откройте раздел «Электронная трудовая книжка», найдите запись, подлежащую аннулированию.
Нажмите кнопку «Инициировать аннулирование», укажите причину (утрата, ошибка ввода, прекращение действия договора).
Прикрепите требуемые документы: заявление работника, копию приказа, подтверждающие материалы.
Подтвердите запрос электронной подписью и отправьте на проверку.

После отправки система формирует заявку, которая попадает в обработку работодателя и органа государственного надзора. В течение 5 рабочих дней заявка проверяется; при положительном результате статус записи меняется на «Аннулировано», и в личном кабинете появляется подтверждающий акт.

Аннулирование возможно только при наличии официальных оснований и подтверждающих документов. Если заявка отклоняется, система выдаёт уведомление с указанием причин и рекомендацией по исправлению. После успешного завершения процесс фиксируется в истории трудовой книжки, что сохраняет целостность личного трудового портала.

Вопросы и ответы

Часто задаваемые вопросы

Для кого обязателен переход

Переход на электронный трудовой сертификат обязателен для всех работодателей, зарегистрированных в системе Госуслуги, независимо от формы собственности. Это включает государственные и муниципальные органы, федеральные службы, а также частные компании, имеющие более 10 сотрудников.

Для сотрудников, заключивших трудовые договоры с указанными работодателями, электронный документ заменяет бумажную трудовую книжку и становится единственным официальным подтверждением трудовой истории.

Кроме того, обязательный переход затрагивает:

работников, получающих выплаты по социальным программам, где требуется подтверждение стажа;
граждан, подающих заявления о получении пенсии, так как электронный сертификат автоматически передаёт данные в Пенсионный фонд;
лиц, оформляющих миграционные или семейные процедуры, где требуется доказательство трудового стажа.

Для самозанятых и индивидуальных предпринимателей переход не является обязательным, однако их привлечение к системе возможно через добровольное подключение к порталу.

Все перечисленные категории обязаны обеспечить наличие электронного трудового сертификата у своих сотрудников, иначе их трудовые отношения не будут зарегистрированы в государственном реестре.

Как работодатель получает сведения

Работодатель получает сведения о электронном трудовом документе через личный кабинет на портале государственных услуг. После регистрации организации в системе он вводит идентификационный номер ИНН и подтверждает полномочия с помощью электронной подписи. После подтверждения система автоматически связывает профиль работодателя с реестром трудовых записей, где хранятся данные о трудовой истории сотрудников.

Для доступа к информации необходимо выполнить следующие действия:

войти в личный кабинет организации;
перейти в раздел «Электронные трудовые книжки»;
выбрать конкретного работника из списка;
открыть карточку сотрудника, где отображаются все записи о приёме, переводах, увольнении и изменениях условий труда;
при необходимости скачать документ в формате PDF или отправить его в электронный видеоканал сотруднику.

Все операции фиксируются в журнале действий, что обеспечивает прозрачность и контроль со стороны работодателя. Система обновляет сведения в режиме реального времени, поэтому любые изменения, внесённые работодателем или работником, становятся доступными сразу после подтверждения цифровой подписью.

Контакты поддержки Госуслуг

Контактный центр Госуслуг работает круглосуточно. Позвонить можно по номеру 8‑800‑555‑33‑66 - оператор примет звонок в любое время суток и поможет решить любые вопросы, связанные с оформлением электронной трудовой книжки.

Электронная почта поддержки: [email protected]. Письма обрабатываются в рабочие часы 9:00‑18:00 по московскому времени; в ответе указываются ссылки на инструкции и формы, необходимые для завершения процедуры.

На портале доступен онлайн‑чат. Включить его можно в правом нижнем углу личного кабинета. Чат‑операторы отвечают с 9:00 по 21:00 и предоставляют пошаговые рекомендации, ссылки на видеоруководства и ссылки на загрузку необходимых файлов.

Мобильное приложение «Госуслуги» содержит раздел «Помощь». В нём размещены ответы на часто задаваемые вопросы, а также возможность отправить запрос в техподдержку через форму обратной связи. Ответ приходит в течение 24 часов.

Для личного обращения предусмотрены региональные сервисные центры. На сайте Госуслуг в разделе «Контакты» указаны адреса, часы работы (обычно 9:00‑17:00) и телефон каждого центра. При посещении специалист проведёт проверку данных, поможет загрузить сканы документов и подтвердит успешное создание электронного трудового книжного счета.

Дополнительная информация

Электронный документ трудовой истории хранится в личном кабинете пользователя на портале государственных услуг. Доступ к записи осуществляется через защищённый канал связи, подтверждаемый двухфакторной аутентификацией. Информация о каждом месте работы, периоде занятости и причётах оформляется в соответствии с форматом XML, поддерживаемым системой.

Формат данных: XML‑структура, обязательные поля - номер записи, дата начала и окончания, наименование организации, должность, основание прекращения.
Требования к файлам: размер не превышает 5 МБ, кодировка UTF‑8, проверка на соответствие XSD‑схеме.
Сроки обработки: после загрузки документ проходит автоматическую верификацию в течение 24 часов, затем фиксируется в реестре электронных трудовых книжек.
Права доступа: пользователь может просматривать и скачивать запись, но изменение допускается только уполномоченными органами при наличии официального запроса.

При работе с системой необходимо регулярно обновлять контактные данные в личном кабинете, чтобы получать уведомления о статусе записей. При возникновении ошибок система выдаёт конкретный код и описание проблемы, позволяющие быстро корректировать вводимые сведения.

Для интеграции корпоративных кадровых систем предусмотрен API‑интерфейс, позволяющий автоматически передавать данные о сотрудниках в электронный реестр без ручного ввода. Доступ к API регулируется токеном, выдаваемым после прохождения процедуры подтверждения полномочий.

Все операции фиксируются в журнале аудита, где указаны дата, время и идентификатор действия. Журнал доступен пользователю в разделе «История операций» и служит подтверждением достоверности изменений.