Создание электронной трудовой книжки через портал Госуслуг

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

История перехода на ЭТК

Переход к электронному формату трудовой книжки начался в 2017 году, когда Министерство труда приняло постановление о цифровизации кадрового документооборота. В документе указали необходимость замены бумажных носителей на централизованный сервис, доступный через государственный портал.

Ключевые этапы развития процесса:

2018 г.: запуск пилотных регионов, где сотрудники могли получать электронный документ после подтверждения личности в системе идентификации.
2019 г.: расширение доступа на всю территорию России, введение обязательного электронного формата для новых работодателей.
2020 г.: интеграция с сервисом «Госуслуги», позволяющая работодателям и работникам оформить, пополнять и проверять запись в электронном реестре онлайн.
2022 г.: завершение миграции всех существующих бумажных книжек в цифровой реестр, автоматическое закрытие бумажных экземпляров.
2023 г.: внедрение функции электронного подтверждения увольнения и перевода, доступной через мобильное приложение портала.

Результат перехода - сокращение времени оформления трудовых записей, уменьшение количества бумажных документов и повышение прозрачности кадровых операций. Электронный реестр обеспечивает мгновенный доступ к истории трудовой деятельности, упрощает проверку работодателями и государственными органами, а также гарантирует сохранность данных при любых изменениях.

Преимущества и недостатки ЭТК

Для работника

Получить цифровую трудовую книжку можно через личный кабинет на портале государственных услуг.

Для начала необходимо иметь подтверждённый аккаунт: зарегистрировать профиль, пройти идентификацию по паспорту и СНИЛС.

Последовательность действий:

Войти в личный кабинет, выбрать сервис «Электронная трудовая книжка».
Заполнить форму: ФИО, дата рождения, место работы, контактный телефон.
Прикрепить скан или фото паспорта и СНИЛС, подтвердить согласие на обработку данных.
Нажать кнопку «Отправить запрос». Система автоматически формирует электронный документ и привязывает его к вашему профилю.

После одобрения запись появляется в разделе «Мои документы». Доступ к книжке осуществляется в любой момент через браузер или мобильное приложение. При изменении места работы работодатель вносит запись в реальном времени, а сотрудник получает уведомление.

Электронный формат защищён цифровой подписью, хранится в зашифрованном виде и доступен только после двухфакторной аутентификации. При возникновении вопросов служба поддержки портала предоставляет онлайн‑консультацию и помогает исправить возможные ошибки в данных.

Для работодателя

Работодатель получает возможность оформить электронную трудовую книжку сотрудника через портал государственных услуг без посещения государственных органов.

Для начала необходимо создать личный кабинет на портале, подтвердить его с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи и добавить организацию в реестр юридических лиц.

Процедура оформления состоит из следующих шагов:

Авторизоваться в личном кабинете.
Выбрать сервис «Электронная трудовая книжка».
Ввести сведения о сотруднике: ФИО, СНИЛС, дата рождения, дата начала трудовых отношений.
Прикрепить скан трудового договора и документы, подтверждающие квалификацию (при необходимости).
Подтвердить данные электронной подписью и отправить запрос.

После отправки система автоматически проверяет корректность введённой информации. При положительном результате сотрудник получает доступ к своей цифровой трудовой книжке через личный кабинет, а работодатель получает подтверждение о регистрации записи.

Ответственность работодателя включает своевременное внесение изменений: оформление новых должностей, изменения условий труда, прекращение трудовых отношений. Все корректировки вносятся тем же способом - через портал, с обязательным подтверждением подписью.

Электронный формат ускоряет процесс оформления, исключает бумажный документооборот, обеспечивает сохранность данных и упрощает контроль над кадровой документацией.

Порядок создания электронной трудовой книжки

Общая информация о подаче заявления

Электронная трудовая книга доступна через личный кабинет на официальном портале государственных услуг. Для подачи заявления необходимо иметь подтверждённый аккаунт, в котором указаны ФИО, СНИЛС и контактный телефон. После входа в раздел «Трудовые книжки» выбирается опция «Создать электронную запись», после чего открывается форма подачи.

Для успешного оформления требуются следующие документы:

Паспорт гражданина РФ (скан первой страницы);
СНИЛС (скан или ввод номера);
Справка от работодателя о согласии перевести запись в электронный формат (PDF);
При необходимости - документ, подтверждающий изменение фамилии или имени (свидетельство о браке, решение суда).

Все файлы загружаются в указанные поля формы, после чего подтверждается согласие с условиями сервиса и отправляется запрос. Система проверяет корректность данных автоматически; в случае обнаружения ошибок пользователю выводится конкретное сообщение о требуемом исправлении.

После подтверждения заявления система формирует электронную запись в течение 5‑7 рабочих дней. Уведомление о готовности поступает в личный кабинет и по СМС на указанный номер. Доступ к записи открывается сразу после получения уведомления, и её можно просматривать, скачивать или передавать работодателю через тот же портал.

Подготовка к подаче заявления

Что потребуется для подачи заявления

Для подачи заявления на электронный трудовой лист через портал Госуслуг необходимо подготовить несколько обязательных элементов.

Первый шаг - наличие действующего аккаунта на сервисе. Регистрация выполняется по телефону или электронной почте, после чего требуется подтверждение личности через СМС или электронный код.

Далее необходимо собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж и личные данные:

Паспорт (скан первой страницы и страницы с регистрацией);
СНИЛС;
Трудовая книжка в бумажном виде (скан всех заполненных страниц) или выписка из работодателя о трудовом стаже;
Договор или приказ, подтверждающий текущий или последний рабочий статус (при наличии);
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при его требовании в конкретном случае.

Все файлы должны быть в форматах PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый. После загрузки документов система проверит их на соответствие требованиям и выдаст подтверждение о готовности к отправке заявления.

Последний этап - заполнение онлайн‑формы: указание ФИО, даты рождения, контактных данных и выбора типа запроса (создание новой электронной трудовой книжки или её обновление). После проверки данных и подписания электронной формы заявка отправляется в автоматический процесс обработки.

При соблюдении перечисленных условий заявление будет принято без дополнительных уточнений.

Необходимые документы и данные

Для оформления электронной трудовой книжки через портал Госуслуг необходимо подготовить следующие сведения и документы.

Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и регистрацией);
СНИЛС;
ИНН (если есть);
Трудовой договор или приказ о приёме на работу (скан в формате PDF, JPG);
Справка о заработной плате за последний месяц (при наличии);
Данные о предыдущих работодателях: даты трудоустройства и увольнения, наименования организаций, ИНН работодателей;
Электронная почта, привязанная к аккаунту Госуслуг;
Номер телефона, подтверждённый в личном кабинете.

Дополнительно рекомендуется иметь под рукой:

Скан копии диплома (если требуется подтверждение квалификации);
Выписку из единого реестра сведений о банкротстве (при наличии ограничений).

Все файлы должны соответствовать требованиям портала: размер не более 5 МБ, разрешение 300 dpi, форматы PDF, JPG или PNG. После загрузки данных система проверит их корректность и сформирует электронную трудовую книжку в течение нескольких минут.

Пошаговая инструкция через портал Госуслуг

Вход на портал и поиск услуги

Для начала работы необходимо открыть браузер и перейти по адресу https://www.gosuslugi.ru. На главной странице система предлагает несколько способов входа: через Госуслуги ID, с помощью мобильного телефона (SMS‑код) или через электронную подпись. Выберите удобный вариант, введите логин и пароль, подтвердите вход полученным кодом.

После успешной авторизации откройте панель «Мои услуги». В строке поиска введите ключевые слова «трудовая книжка» или «электронный трудовой документ». Система отобразит список соответствующих сервисов. Выберите пункт «Электронная трудовая книжка», нажмите кнопку «Открыть услугу» и перейдите к дальнейшим действиям.

Последовательность действий:

Перейти на сайт госуслуг.
Войти, используя выбранный способ аутентификации.
Открыть раздел «Мои услуги».
Ввести в поиск «трудовая книжка».
Выбрать сервис «Электронная трудовая книжка».
Нажать «Открыть услугу» и продолжить оформление.

Все операции выполняются в одном окне браузера, без необходимости установки дополнительного программного обеспечения. После выбора услуги система предложит заполнить необходимые поля и загрузить подтверждающие документы. Завершив процесс, получите доступ к электронному трудовому документу в личном кабинете.

Заполнение формы заявления

Заполнение заявления в системе Госуслуг - ключевой этап перехода к электронному учёту трудового стажа.

Для корректного ввода данных следует выполнить последовательные действия:

Войдите в личный кабинет, используя подтверждённый аккаунт и двухфакторную аутентификацию.
В меню «Услуги» найдите пункт «Электронная трудовая книжка» и откройте форму заявки.
Укажите ФИО полностью, дату рождения, ИНН и СНИЛС; проверьте соответствие данных документам, загруженным в профиль.
Выберите тип обращения: создание новой книжки или перевод существующей в электронный формат.
При необходимости загрузите скан или фото трудовой книжки, договора и справки о стаже; файлы должны быть в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый.
Заполните раздел «Контактные данные», указав актуальный телефон и адрес электронной почты, чтобы получать уведомления о статусе заявки.
Проверьте все поля на наличие ошибок, используя кнопку «Проверить».
После подтверждения нажмите «Отправить заявку». Система автоматически сформирует запрос в Пенсионный фонд и выдаст номер обращения.

Получив подтверждение о регистрации, следите за статусом в личном кабинете: при одобрении электронная трудовая книжка будет доступна в разделе «Мои документы», где её можно просматривать, скачивать и использовать при трудоустройстве.

Соблюдение указанных шагов гарантирует быстрый и безошибочный процесс оформления электронного трудового рекорда.

Проверка данных и отправка

Проверка введённых сведений - обязательный этап перед передачей данных в систему электронного трудового сертификата. На этапе ввода пользователь указывает ФИО, дату рождения, ИНН, сведения о работодателе и периоды работы. После заполнения формы система автоматически сравнивает указанные данные с информацией, хранящейся в государственных реестрах:

совпадение ФИО и даты рождения с паспортными данными;
соответствие ИНН реестру налогоплательщиков;
наличие записей о трудовой деятельности в базе работодателей.

Если обнаружено несоответствие, система выводит конкретное сообщение об ошибке и предлагает исправить поле. После успешного прохождения всех проверок появляется кнопка «Отправить». Нажатие инициирует формирование запроса к серверу, который:

формирует цифровой документ в формате XML;
подписывает его квалифицированной электронной подписью пользователя;
передаёт в центральный реестр трудовых записей.

По завершении операции система отображает статус «Заявка принята» и присваивает уникальный идентификатор, который можно использовать для отслеживания обработки. Все действия фиксируются в журнале действий пользователя, что обеспечивает прозрачность и возможность последующего аудита.

Сроки обработки заявления

После подачи заявления в личном кабинете портала обработка начинается автоматически. Законодательные нормы устанавливают чёткие сроки, которые обязательны для всех государственных служб.

Стандартный порядок: не более 5 рабочих дней с момента подачи полной заявки.
Ускоренный режим (при наличии подтверждающих документов): до 2 рабочих дней.
При возникновении спорных вопросов или необходимости дополнительных проверок срок может быть продлён до 10 рабочих дней, о чём заявитель получает уведомление.

Продление сроков связано с несколькими факторами: отсутствие обязательных вложений, несоответствие данных в заявке, технические сбои, праздничные и выходные дни. Полнота и точность предоставленных сведений минимизируют риск задержек.

Для контроля процесса рекомендуется регулярно проверять статус заявления в личном кабинете и при отсутствии обновления в установленный срок обращаться в службу поддержки портала. При подтверждении готовности электронного трудового документа система отправит уведомление и даст возможность скачивания.

Статусы заявления и возможные проблемы

Отслеживание статуса

Отслеживание статуса электронного трудового документа в личном кабинете - ключевой элемент процесса оформления цифровой трудовой книжки через сервис Госуслуги. После подачи заявки система автоматически формирует запись в журнале операций, где отображаются текущие этапы: прием заявки, проверка данных, формирование записи, передача в базу работодателя.

Для контроля статуса необходимо выполнить несколько простых действий:

войти в личный кабинет на официальном портале;
открыть раздел «Мои услуги» и выбрать пункт, связанный с электронным трудовым документом;
просмотреть статус в таблице, где указаны дата последнего изменения и комментарий оператора.

Если статус «На проверке», рекомендуется убедиться в корректности загруженных файлов и заполненных полей, поскольку система может запросить дополнительные сведения. При статусе «Оформлено» появляется кнопка «Скачать», позволяющая получить копию документа в формате PDF.

Уведомления о смене статуса приходят на привязанную электронную почту и в виде push‑сообщения в мобильном приложении. При возникновении ошибок система выводит конкретный код и инструкцию по исправлению, что ускоряет повторную подачу данных.

Регулярный мониторинг статуса позволяет своевременно реагировать на запросы, минимизировать задержки и гарантировать завершение процесса без лишних промежутков.

Типичные ошибки при заполнении

Типичные ошибки при заполнении электронной трудовой книжки через портал Госуслуг часто приводят к задержкам в подтверждении стажа и необходимости повторного ввода данных.

Ошибка в указании даты начала или окончания трудового договора: вводятся даты в неправильном формате (дд.мм.гггг) или перепутаны местами, что приводит к конфликту с реестром работодателя.
Неправильный ИНН или ОКВЭД организации‑работодателя: цифры вводятся с пропущенными знаками или без учёта актуального кода, из‑за чего система отклоняет заявку.
Пропуск обязательных полей: оставленные пустыми разделы «Должность», «Вид занятости» или «Трудовой стаж» автоматически блокируют процесс.
Ошибки в написании ФИО сотрудника: использование латинских букв, лишних пробелов или неверного порядка фамилии, имени и отчества.
Неправильный тип трудового договора: выбор «Гражданско‑правового» вместо «Трудового» или наоборот, что меняет алгоритм расчёта стажа.
Несоответствие данных в личном кабинете и в справке работодателя: различия в указании подразделения, кода предприятия или контактных данных.
Игнорирование обязательного подтверждения согласия с условиями использования сервиса: отсутствие отметки в чек‑боксе приводит к невозможности отправки формы.

Каждая из перечисленных ошибок устраняется проверкой вводимых сведений перед отправкой, использованием автозаполнения из официальных реестров и внимательным сопоставлением данных с документами работодателя. После исправления заявка проходит автоматическую проверку и получает статус «Одобрено».

Что делать в случае отказа

Если заявка на оформление электронного трудового листа через Госуслуги отклонена, первым действием является уточнение причины отказа в личном кабинете: в разделе «Статус заявки» указана конкретная ошибка или недостающий документ.

Дальнейшие шаги:

Проверьте указанные в сообщении критерии; при отсутствии обязательных сведений дополните профиль (паспортные данные, ИНН, сведения о работодателе).
Подготовьте требуемые документы в формате PDF, убедившись, что файлы не превышают допустимый размер и читаемы.
Загрузите исправленные материалы в тот же раздел, присвоив каждому файлу соответствующий тип (паспорт, трудовая книжка, справка от работодателя).
После загрузки нажмите кнопку «Повторно отправить заявку». Система автоматически повторно проверит данные.
Если отказ повторяется, оформите официальную жалобу в службу поддержки Госуслуг через форму «Обращение», приложив скриншот сообщения об отказе и копии всех загруженных файлов.
При необходимости обратитесь к работодателю за подтверждением правильности указанных трудовых записей; запросите у него справку, подтверждающую факт трудоустройства и сроки работы.
После получения ответа от поддержки выполните указанные в письме рекомендации и повторно отправьте заявку.

Соблюдение перечисленных действий ускорит переоформление и устранит препятствия, препятствующие созданию электронного трудового документа.

Часто задаваемые вопросы об ЭТК

Как получить выписку из ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранит сведения о трудовой истории в цифровом виде. Выписка из ЭТК - официальное подтверждение записей, требуемое работодателями, банками и другими организациями. Получить её можно через личный кабинет на портале государственных услуг.

Порядок получения выписки:

Откройте сайт Госуслуг, выполните вход с использованием электронной подписи или пароля.
В разделе «Электронный трудовой паспорт» выберите пункт «Выписка из ЭТК».
Укажите цель получения (трудоустройство, оформление кредита и так далее.) и срок действия выписки.
При необходимости загрузите скан или фото документа, подтверждающего личность (паспорт) и согласие на обработку данных.
Нажмите кнопку «Сформировать выписку». Система сформирует PDF‑документ, который можно скачать сразу или получить по электронной почте.

После формирования выписка доступна в личном кабинете в течение нескольких минут. При необходимости распечатайте документ, подпишите электронную подпись и передайте получателю.

Смена работы и ЭТК

Смена места работы требует обновления электронного трудового листа (ЭТК) в личном кабинете госуслуг. При переходе на нового работодателя пользователь сразу видит пункт «Изменить сведения о трудовой деятельности» и переходит к заполнению формы.

Для корректного отражения смены необходимо:

указать дату начала работы у нового работодателя;
ввести полные реквизиты организации (название, ОГРН, ИНН);
загрузить скан трудового договора, подписанный обеими сторонами;
подтвердить изменения электронной подписью или кодом из СМС.

После отправки данных система автоматически формирует запись о предыдущем месте работы и закрывает её. Новый работодатель получает уведомление о необходимости подтвердить запись, после чего статус «активно» присваивается текущей позиции.

Все действия выполняются в режиме онлайн, без посещения государственных органов. Система фиксирует изменения в реальном времени, обеспечивает достоверность информации и позволяет работодателю и работнику получать доступ к полному журналу трудовой истории через личный кабинет.

Вопросы безопасности и защиты данных

Электронная трудовая книжка, оформляемая через портал государственных услуг, хранит персональные сведения о трудовом стаже, заработной плате и условиях труда. Защита этих данных требует строгого контроля доступа, шифрования и мониторинга действий пользователей.

Двухфакторная аутентификация подтверждает личность заявителя, исключая возможность входа по одному только паролю.
Транспортный уровень защищён протоколом TLS, гарантируя шифрование данных при передаче между клиентом и сервером.
На серверных хранилищах применяется симметричное шифрование с управляемыми ключами, что препятствует несанкционированному чтению информации.
Журналы аудита фиксируют каждый запрос к системе, позволяют быстро обнаружить аномалии и провести расследование инцидентов.

Пользователь обязан регулярно обновлять пароль, не передавать учётные данные третьим лицам и проверять URL‑адрес сайта, чтобы избежать фишинговых атак. При работе с мобильными устройствами рекомендуется использовать официальные приложения, поддерживающие встроенную защиту и автоматическое обновление.

Соблюдение требований Федерального закона о персональных данных и нормативных актов в сфере ИТ‑безопасности обеспечивает юридическую защиту как государства, так и граждан, минимизируя риски утечки или подделки трудовой информации.