Создание электронной трудовой книжки через Госуслуги: руководство

Электронная трудовая книжка: что это такое?

Преимущества ЭТК для граждан

Электронная трудовая книжка («ЭТК») предоставляет гражданам возможность управлять своей трудовой историей онлайн. Доступ к документу осуществляется через портал государственных услуг без необходимости посещать отделения государственных органов.

Преимущества использования «ЭТК»:

мгновенный просмотр записей о трудовой деятельности в любой момент;
автоматическое обновление данных после оформления новых трудовых отношений;
защита от подделки благодаря цифровой подписи и шифрованию;
сокращение бумажного оборота, что уменьшает нагрузку на экология;
возможность предоставления выписок работодателям через интегрированный сервис «Госуслуги»;
упрощённый процесс восстановления доступа при утере пароля через единую систему аутентификации.

Эти возможности делают процесс оформления, хранения и передачи трудовой информации более быстрым, надёжным и удобным для каждого гражданина.

Отличия от бумажной версии

Электронная трудовая книжка, оформляемая через портал Госуслуги, отличается от традиционной бумажной версии по ряду ключевых параметров.

Хранение: цифровой документ сохраняется в облачном сервисе, исключая риск потери из‑за физического износа; бумажный аналог требует отдельного места и подвержен механическим повреждениям.
Доступность: любой уполномоченный пользователь может просмотреть запись онлайн в любой момент, тогда как бумажную книжку можно открыть только при личном присутствии.
Обновление: внесение новых записей происходит мгновенно, без необходимости похода в отделение госоргана; в бумажном виде требуется заполнение новых листов и подписи.
Безопасность: электронный документ защищён цифровой подписью и шифрованием, что затрудняет подделку; подделка бумажной книжки остаётся практикой, требующей физического доступа.
Стоимость: отсутствие расходов на печать, бумагу и транспорт; бумажный вариант подразумевает затраты на материалы и их доставку.
Экологичность: отсутствие бумажных ресурсов снижает нагрузку на окружающую среду; традиционный формат требует постоянного потребления древесины.
Юридический статус: электронный документ признаётся государством наравне с бумажным, но процесс его использования полностью автоматизирован, что ускоряет проверку и согласование.
Аутентификация: доступ к электронному реестру осуществляется через персональный аккаунт на Госуслугах, обеспечивая контроль доступа; бумажная книжка может быть использована без идентификации владельца.

Эти отличия делают электронную трудовую книжку более удобным, надёжным и экономичным инструментом учёта трудового стажа.

Подготока к оформлению ЭТК на Госуслугах

Необходимые документы и информация

Паспортные данные

Для оформления электронного трудового удостоверения через портал Госуслуги требуется ввести паспортные данные сотрудника. Ввод осуществляется в личном кабинете в разделе «Электронная трудовая книжка», где система проверяет соответствие данных в базе ФМС.

Вводимые сведения:

Серия и номер паспорта;
Дата выдачи;
Наименование органа, выдавшего документ;
Дата рождения;
ФИО, указанные в паспорте.

Все поля обязательны, отсутствие хотя бы одного из пунктов блокирует формирование электронного документа. После ввода система автоматически сверяет данные с государственным реестром; при совпадении запись в трудовую книжку формируется мгновенно.

В случае обнаружения несоответствия пользователь получает уведомление о необходимости исправления ошибок. После корректировки данные обновляются, и процесс создания электронной трудовой книжки завершается без дополнительного вмешательства.

СНИЛС

СНИЛС - обязательный идентификатор гражданина, который требуется при регистрации в системе государственных услуг для формирования электронной трудовой книжки. Наличие действующего СНИЛС позволяет автоматически привязать профиль к базе Пенсионного фонда, что упрощает проверку трудовой истории и начислений.

Для включения СНИЛС в процесс создания электронной трудовой книжки выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг.
Перейдите в раздел «Электронные документы» и выберите пункт «Трудовая книжка».
Укажите номер СНИЛС в соответствующее поле; система проверит его в реальном времени.
Подтвердите ввод кодом, полученным по SMS, и завершите оформление.

После подтверждения СНИЛС система автоматически сформирует электронный документ, привязанный к персональному кабинету, и сделает его доступным для работодателей и государственных органов. Использование СНИЛС гарантирует корректную идентификацию и ускоряет процесс получения трудовой книжки в цифровом виде.

Учетная запись на Госуслугах

Подтверждение личности

Подтверждение личности - обязательный этап при оформлении электронной трудовой книжки через портал Госуслуги. Система требует достоверных данных, чтобы обеспечить безопасность личного кабинета и защиту персональной информации.

Для прохождения процедуры необходимо выполнить следующие действия:

Войти в личный кабинет на Госуслугах, используя пароль и СМС‑код, полученный на привязанном номере телефона.
Выбрать сервис «Электронная трудовая книжка» и перейти к разделу «Идентификация».
Предоставить скан или фотографию одного из документов, удостоверяющих личность: паспорт РФ, водительское удостоверение или заграничный паспорт.
Убедиться, что изображение чёткое, границы документа видны, а все данные читаемы.
Подтвердить загрузку, после чего система автоматически проверит соответствие данных с базой ФМС.

При успешной проверке система выдаёт статус «Личность подтверждена», и пользователь получает доступ к дальнейшим операциям: заполнение разделов книжки, загрузка трудовых записей и получение электронных справок. В случае отклонения заявки система указывает конкретную причину (нечитаемый документ, несоответствие ФИО и тому подобное.) и предлагает повторить загрузку с корректными данными.

Точность предоставляемой информации и соблюдение требований к формату файлов ускоряют процесс верификации, позволяя быстро перейти к полному формированию электронного трудового документа.

Пошаговое руководство по созданию ЭТК через Госуслуги

Вход в личный кабинет на Госуслугах

Вход в личный кабинет на портале государственных услуг - первый обязательный шаг для оформления электронного трудового документа. После успешной авторизации пользователь получает доступ к разделу, где можно оформить, обновить и проследить статус электронных записей о трудовой деятельности.

Для входа необходимо выполнить последовательность действий:

открыть веб‑страницу https://www.gosuslugi.ru;
нажать кнопку «Войти» в правом верхнем углу;
ввести номер мобильного телефона, указанный при регистрации, в поле «Телефон»;
ввести пароль от аккаунта в поле «Пароль»;
при необходимости подтвердить вход кодом, полученным в SMS‑сообщении;
после подтверждения выбрать пункт «Личный кабинет» в меню пользователя.

После доступа к личному кабинету следует перейти в раздел «Электронные услуги» и открыть подраздел, посвящённый трудовой книжке. Здесь доступны формы подачи заявлений, загрузка сканов документов и проверка статуса обработки. Все операции выполняются в режиме онлайн, без посещения государственных учреждений.

Раздел «Работа и занятость»

Раздел «Работа и занятость» в системе электронных трудовых книжек предназначен для фиксации сведений о текущих и прошлых местах работы, изменениях статуса занятости и условиях труда.

В этом разделе пользователь может:

просмотреть список зарегистрированных работодателей;
добавить новое место работы, указав наименование организации, должность, дату начала и окончания трудовых отношений;
изменить статус занятости (например, переход на частичную занятость, отпуск без сохранения зарплаты);
загрузить подтверждающие документы, такие как трудовой договор или справку об увольнении.

Для работы с разделом следует выполнить последовательность действий:

Авторизоваться на портале Госуслуги, используя подтверждённый аккаунт.
В личном кабинете выбрать пункт «Электронная трудовая книжка».
Перейти к подразделу «Работа и занятость».
Нажать кнопку «Добавить запись» и заполнить обязательные поля формы.
Прикрепить скан-копии документов, соответствующих требованиям формата и размера.
Подтвердить ввод, после чего система автоматически проверит данные и отобразит запись в списке.

При заполнении формы особое внимание следует уделять корректности дат и точности наименований организаций, так как ошибки могут привести к отклонению заявки. После успешного подтверждения запись становится доступной для просмотра как пользователем, так и уполномоченными органами.

Раздел обеспечивает оперативный доступ к полной истории занятости, упрощает процесс предоставления сведений работодателям и уполномоченным структурам, а также повышает прозрачность трудовых отношений.

Выбор услуги «Формирование сведений о трудовой деятельности»

Для получения цифровой записи о трудовой истории необходимо воспользоваться услугой «Формирование сведений о трудовой деятельности», доступной в личном кабинете портала государственных услуг.

Сервис размещён в разделе «Труд и занятость», подраздел «Электронная трудовая книжка». Перейти к нему можно после авторизации через единый аккаунт, используя подтверждённый номер телефона и пароль.

Для выбора услуги требуется подготовить:

документ, подтверждающий личность (паспорт или иной удостоверяющий документ);
сведения о работодателе (название организации, ИНН);
сведения о периодах работы (даты начала и окончания, должности).

Процесс выбора услуги состоит из нескольких чётких шагов:

Войдите в личный кабинет портала и откройте раздел «Труд и занятость».
Нажмите кнопку «Электронная трудовая книжка», затем выберите пункт «Формирование сведений о трудовой деятельности».
Введите обязательные данные о себе и о работодателе в соответствующие поля формы.
Прикрепите сканы требуемых документов, убедившись в их читаемости.
Подтвердите ввод информации нажатием кнопки «Отправить заявку».

После подтверждения заявки система формирует электронный документ, который будет доступен в личном кабинете в течение нескольких рабочих дней. При необходимости можно скачать готовый файл в формате PDF или просмотреть его онлайн.

Заполнение формы заявления

Проверка введенных данных

Проверка введённых данных является обязательным этапом при оформлении цифровой трудовой книжки через портал Госуслуг. На этом этапе система автоматически сравнивает сведения, указанные пользователем, с официальными реестрами и внутренними справочниками.

Для корректного прохождения проверки необходимо выполнить следующие действия:

Убедиться, что ФИО указано полностью, без сокращений и опечаток.
Ввести серию и номер паспорта в соответствии с данными, указанными в документе.
Указать дату рождения, совпадающую с записью в паспорте.
Привести в соответствие ИНН и СНИЛС, если они требуются для подтверждения личности.
Проверить правильность указания места работы, включая полное название организации и её ИНН.

Система автоматически проверяет каждый пункт, фиксируя несоответствия. При обнаружении ошибки пользователь получает сообщение в виде «Ошибка: несовпадение данных». В таком случае необходимо вернуться к соответствующему полю и скорректировать ввод.

После успешного прохождения всех проверок система фиксирует статус «Данные проверены» и позволяет перейти к следующему шагу - загрузке скан-копии трудовой книжки. Отсутствие ошибок гарантирует безотлагательное создание электронной версии трудовой книжки.

Отправка заявления

Отправка заявления в системе Госуслуги представляет собой завершающий этап создания электронной трудовой книжки. Перед отправкой необходимо убедиться, что пользователь авторизован в личном кабинете, а все обязательные поля формы заполнены корректно: ФИО, ИНН, сведения о работодателе, дата начала трудовой деятельности.

Для успешной отправки следует выполнить последовательность действий:

Откройте сервис «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете.
Выберите пункт «Подать заявление».
Введите требуемые данные в форму, проверив соответствие формату (например, дата в виде ДД.ММ.ГГГГ).
Прикрепите сканированные документы, если система запрашивает подтверждающие файлы.
Нажмите кнопку «Отправить заявление», после чего система отобразит сообщение о приёме.

После выполнения операции пользователь получает электронный документ‑подтверждение, содержащий уникальный номер заявки. С помощью этого номера можно отслеживать статус обработки в разделе «Мои заявки». При возникновении ошибок система генерирует указание на конкретное поле, требующее исправления, что позволяет быстро корректировать данные и повторно отправить форму.

Статус заявления и дальнейшие действия

Отслеживание статуса обработки

После отправки заявки в системе Госуслуг появляется уникальный номер заявки. Этот номер фиксируется в личном кабинете и служит точкой доступа к информации о текущем этапе обработки.

Для контроля статуса выполните следующие действия:

Откройте раздел «Мои услуги» в личном кабинете.
Выберите пункт «Электронная трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Проверить статус» рядом с номером заявки.
В открывшемся окне отобразится один из статусов: «В обработке», «Одобрено», «Отклонено», «Готово к загрузке».

Если статус «В обработке», система обновляет информацию каждые 15‑30 минут. При появлении статуса «Одобрено» доступен файл электронного документа для скачивания. При статусе «Отклонено» указывается причина отказа, после чего можно подать исправленную заявку.

Для получения уведомлений о смене статуса включите опцию «SMS‑уведомления» в настройках профиля. Уведомление приходит сразу после изменения статуса, что позволяет оперативно реагировать и завершить процесс получения цифровой трудовой книжки.

Получение уведомления о сформированной ЭТК

После завершения подачи заявления о создании электронной трудовой книжки система автоматически формирует документ и генерирует уведомление. Уведомление появляется в личном кабинете Госуслуг, а также может быть отправлено на привязанный электронный адрес или номер мобильного телефона.

Для получения уведомления выполните следующие действия:

войдите в личный кабинет на портале государственных услуг;
откройте раздел «Электронные услуги» → «Трудовая книжка»;
в списке запросов найдите запись с пометкой «Сформирована электронная трудовая книжка»;
нажмите кнопку «Просмотреть уведомление» для открытия детали;
при необходимости скачайте файл в формате PDF и сохраните в личном архиве.

Если уведомление не появилось в течение 24 часов, проверьте:

корректность указанных контактных данных в профиле;
наличие сообщений в разделе «Входящие сообщения»;
статус заявки в журнале операций - статус «Обрабатывается» указывает на продолжающуюся проверку.

В случае обнаружения ошибок или отсутствия уведомления рекомендуется открыть тикет в техподдержке портала, указав номер заявки и описание проблемы. После исправления система повторно отправит уведомление о сформированной электронной трудовой книжке.

Доступ к сведениям ЭТК

Просмотр и выгрузка данных

Для доступа к личному кабинету на портале государственных услуг необходимо авторизоваться с помощью подтверждённого профиля. После входа откройте раздел «Электронная трудовая книжка» и выберите пункт «Просмотр данных». На экране отобразятся сведения о трудовом стаже, должностях, периодах работы и оформленных изменениях.

Для получения копии информации выполните следующие действия:

Нажмите кнопку «Скачать» рядом с нужным периодом.
Укажите формат выгрузки - PDF или XML.
Подтвердите действие паролем от профиля.

Система автоматически сформирует файл, который можно сохранить на устройстве или отправить по электронной почте. При необходимости просмотреть отдельные записи, используйте фильтры по дате, организации или типу изменения. Фильтрация ускоряет поиск нужных данных и упрощает подготовку отчётных документов.

Все операции фиксируются в журнале активности, доступном в том же разделе. Журнал позволяет проверить дату и время скачивания, а также ответственного за действие пользователя. Это обеспечивает контроль за использованием электронного документа и упрощает последующий аудит.

Часто задаваемые вопросы об ЭТК

Что делать, если обнаружены ошибки в ЭТК?

При обнаружении неточностей в электронном трудовом документе необходимо действовать без промедления.

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг, откройте раздел «ЭТК».
С помощью функции «Проверить данные» уточните, какие сведения отличаются от фактических.
Сформируйте запрос на исправление через кнопку «Сообщить об ошибке», указав конкретные поля и предоставив подтверждающие документы (договор, справку о занятости и тому подобное.).
При необходимости загрузите сканы оригиналов в предусмотренный раздел.
Отправьте запрос и сохраните полученный номер обращения для контроля статуса.

Если автоматическое исправление недоступно, обратитесь в центр обслуживания граждан по телефону или в офис МФЦ, предъявив оригиналы документов и номер обращения. После проверки службой поддержки внесут корректировки, и система уведомит о завершении операции.

Регулярная проверка сведений в «ЭТК» позволяет поддерживать актуальность трудовой истории и избегать осложнений при последующих кадровых процедурах.

Как внести изменения в ЭТК?

Для внесения изменений в электронную трудовую книжку необходимо выполнить последовательные действия в системе Госуслуги.

Откройте личный кабинет на портале Госуслуги, используя подтверждённый аккаунт.
В разделе «Электронные услуги» найдите пункт «Электронная трудовая книжка» и перейдите к нему.
Выберите функцию «Изменить сведения», которая открывает форму редактирования.
Введите актуальные данные: должность, организацию, даты трудового стажа, а также сведения о прекращении или изменении трудовых отношений.
При необходимости загрузите подтверждающие документы в формате PDF или JPG: приказ о переводе, справка о доходах, договор.
После проверки всех полей нажмите кнопку «Сохранить изменения». Система автоматически отправит запрос в Пенсионный фонд для актуализации записей.
Ожидайте уведомления о завершении процедуры; в случае отказа система предоставит причину и рекомендации по исправлению.

При работе с формой следует соблюдать требования к заполнению полей: использовать официальные названия организаций, указывать точные даты в формате ДД.ММ.ГГГГ, избегать сокращений. После подтверждения изменений в личном кабинете появляется отметка о внесённых корректировках, доступная для просмотра в любой момент.

Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?

Отказ от электронного трудового книжка и переход к бумажному формату возможен, но требует выполнения ряда действий через сервис «Госуслуги». При наличии активной ЭТК необходимо оформить запрос на её аннулирование. После подтверждения аннулирования система автоматически генерирует бумажный документ, который можно получить в отделе кадров организации‑работодателя.

Для возврата к бумажной трудовой книжке следует:

зайти в личный кабинет на портале публичных услуг;
выбрать раздел «Трудовая книжка»;
оформить заявление «Отказ от электронного трудового книжка»;
подтвердить действие с помощью КИП (квалифицированной электронной подписи) или кода из СМС;
получить печатный вариант в отделе кадров в течение установленного срока.

После завершения процедуры электронный документ считается недействительным, а в бумажной форме продолжается учёт трудовой истории. При возникновении вопросов следует обращаться в службу поддержки портала или к специалисту отдела кадров.