Создание электронной трудовой книжки через Госуслуги

1. Что это такое

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, получаемый через портал государственных услуг. Вместо бумажного носителя сведения хранятся в личном кабинете пользователя, доступны в любой момент и защищены системой шифрования.

Пользователь получает доступ к электронному реестру после подтверждения личности посредством единой системы аутентификации (например, ЕСИА). После входа в личный кабинет можно:

оформить новую электронную трудовую книжку;
добавить сведения о заключенных трудовых договорах;
получить выписку для предъявления работодателю или органам контроля.

Все операции выполняются онлайн, без визита в отделения государственных органов. Информация в реестре обновляется автоматически при оформлении трудовых отношений, а изменения фиксируются в режиме реального времени.

Таким образом, цифровой вариант трудовой книжки представляет собой официально признанный документ, полностью заменяющий бумажный аналог и упрощающий процесс ведения трудовой истории.

2. Преимущества нового формата

2.1 Для работника

Работнику необходимо выполнить несколько последовательных действий, чтобы оформить электронную трудовую книжку через портал Госуслуги.

Зарегистрировать личный кабинет на Госуслугах, подтвердив личность с помощью мобильного телефона и электронной подписи (если имеется).
В разделе «Электронные сервисы» выбрать услугу «Электронная трудовая книжка».
Заполнить форму, указав ФИО, дату рождения, ИНН и данные паспорта.
Прикрепить скан или фото паспорта, ИНН и СНИЛС.
Подтвердить согласие на передачу данных работодателю и государственным органам.
Нажать кнопку «Отправить запрос». Система сформирует электронный документ и отправит уведомление о готовности.

После получения уведомления работник может просмотреть и скачать электронную трудовую книжку в личном кабинете, а также предоставить её новому работодателю через тот же портал. При необходимости изменить сведения (смена фамилии, исправление ошибок) следует повторить процесс, выбрав пункт «Коррекция данных».

2.2 Для работодателя

Работодатель получает возможность оформить электронную трудовую книжку сотрудника через портал государственных услуг. Процесс состоит из нескольких обязательных этапов.

Регистрация организации в системе. Необходимо подтвердить юридический статус, загрузив уставные документы и сведения из ЕГРЮЛ.
Получение доступа к сервису «Электронная трудовая книжка». После подтверждения данных в личном кабинете появляется кнопка активации функции.
Добавление нового сотрудника. В форме указываются ФИО, дата рождения, ИНН, должность и дата начала работы. При вводе данных система автоматически проверяет их актуальность в государственных реестрах.
Формирование записи о приёме на работу. Система генерирует электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью работодателя.
Передача записи в реестр. После подписи документ отправляется в центральный реестр, где появляется в личном кабинете сотрудника.

Дополнительные действия:

При изменении условий труда (перевод, повышение оклада, изменение графика) работодатель вносит соответствующие корректировки через тот же сервис, используя электронную подпись.
При завершении трудового договора необходимо оформить запись об увольнении, указав причину и дату выхода.
В случае технических сбоев или отказа в регистрации записи работодатель обращается в службу поддержки портала, предоставляя скриншоты ошибок и номер заявки.

Все операции выполняются в онлайн‑режиме, без необходимости посещать бумажные отделения. Система гарантирует юридическую силу записей и их доступность для проверяющих органов.

3. Необходимые условия для оформления

3.1 Подтвержденная учетная запись

Подтверждённая учётная запись - ключевой элемент для получения электронного трудового паспорта через портал Госуслуги. Она гарантирует, что личные данные пользователя проверены государственными сервисами и позволяет использовать сервисы, требующие повышенного уровня доверия.

Для получения подтверждённой учётной записи необходимо выполнить следующие действия:

Зарегистрировать обычный аккаунт на Госуслугах, указав ФИО, СНИЛС и контактный телефон.
Пройти идентификацию личности через один из доступных каналов: видеовстреча с оператором, посещение многофункционального центра (МФЦ) или использование мобильного приложения «Госуслуги», где предусмотрена биометрическая проверка.
После успешного прохождения идентификации система автоматически присваивает статус подтверждённого пользователя; в личном кабинете появляется отметка «Подтверждённая учётная запись».

Подтверждённый статус открывает доступ к следующим возможностям:

Подписание электронных документов с юридической силой.
Запрос и загрузка справок о трудовой деятельности в электронном виде.
Оформление и обновление электронного трудового паспорта без посещения государственных органов.

Отсутствие подтверждения ограничивает функциональность аккаунта: невозможность подписания электронных заявлений, ограниченный доступ к персональным справкам и необходимость оформления документов в бумажном виде. Поэтому своевременное прохождение процедуры подтверждения является обязательным условием для полноценного использования электронного трудового паспорта.

3.2 Данные для входа

Для доступа к сервису электронного трудового сертификата на портале Госуслуги необходимо ввести несколько обязательных параметров:

Личный кабинет: номер телефона, указанный при регистрации, либо адрес электронной почты, привязанный к аккаунту.
Пароль: пользовательская строка, отвечающая требованиям безопасности (не менее 8 символов, включающих буквы разных регистров, цифры и специальные знаки).
Код подтверждения: одноразовый SMS‑ или email‑код, генерируемый системой после ввода логина и пароля.
Идентификационный номер: СНИЛС или ИНН, используемый для привязки электронного трудового документа к конкретному гражданину.

Все перечисленные данные вводятся в соответствующие поля формы входа, после чего система проверяет их соответствие базе и открывает доступ к личному кабинету, где можно оформить и управлять электронным трудовым сертификатом.

4. Процесс формирования

4.1 Вход в личный кабинет

Для входа в личный кабинет на портале Госуслуги необходимо иметь подтверждённый аккаунт. Регистрация производится по номеру мобильного телефона или адресу электронной почты, после чего в системе создаётся пароль и включается двухфакторная проверка.

Выполняйте вход следующим образом:

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
Нажмите кнопку «Войти в личный кабинет».
Введите логин (телефон или e‑mail) и пароль.
Подтвердите вход кодом, полученным в SMS‑сообщении или в приложении «Госуслуги».

После успешной авторизации в кабинете появится список доступных сервисов. Для работы с электронной трудовой книжкой выберите пункт «Электронные документы» → «Трудовая книжка». Дальнейшие действия (просмотр, загрузка, передача работодателю) доступны в открывшемся окне без перехода на сторонние ресурсы.

4.2 Раздел "Работа и пенсия"

Раздел 4.2 «Работа и пенсия» в системе цифровой трудовой книжки содержит сведения о трудовой истории и пенсионных начислениях. При заполнении необходимо указать:

Даты начала и окончания каждого места работы;
Наименование организации, её ИНН и ОКФС;
Должность, код ОКДП и уровень квалификации;
Размеры начисленных страховых взносов, их даты и основания.

Для каждой записи требуется загрузить подтверждающие документы: трудовой договор, справку о заработке, выписку из пенсионного фонда. Система автоматически проверяет соответствие данных реестрам ФСС и ПФР, после чего фиксирует запись в электронном реестре.

Если сведения уже имеются в личном кабинете, их можно импортировать нажатием «Импортировать из ПФР». При отсутствии данных в базе портал предлагает загрузить скан или фото документа в формате PDF, JPEG или PNG, размером не более 5 МБ.

После подтверждения записи пользователь получает уведомление о статусе: «Одобрено», «Требуется уточнение» или «Отклонено». В случае запроса уточнений система указывает конкретные поля, требующие исправления, и предоставляет форму для ввода корректных данных.

Завершив заполнение раздела, пользователь нажимает кнопку «Подтвердить», после чего запись становится частью полной трудовой истории, используемой при расчёте будущих пенсионных выплат.

4.3 Запрос выписки

Запрос выписки - это электронное обращение к системе, позволяющее получить официальную копию сведений из трудовой книжки в цифровом виде. Выписка используется при трудоустройстве, оформлении пенсионных прав, визовых процедурах и иных юридических действиях, требующих подтверждения трудового стажа.

Для подачи запроса необходимо: иметь подтверждённый аккаунт в «Госуслугах», пройти процедуру идентификации (паспорт, СНИЛС, код подтверждения) и включить в профиль доступ к сервису «Электронная трудовая книжка». Без этих условий система отклонит запрос автоматически.

Этапы оформления запроса:

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг.
Выберите раздел «Электронная трудовая книжка», затем пункт «Запросить выписку».
Укажите цель получения (трудоустройство, пенсионное обеспечение и другое.).
Прикрепите скан копий паспорта и СНИЛС; при необходимости загрузите справку от текущего работодателя.
Подтвердите действие электронной подписью или кодом из СМС.
Нажмите Отправить - система сформирует заявку.

После отправки заявка попадает в очередь обработки. Стандартный срок формирования выписки - не более трёх рабочих дней. По окончании обработки в личном кабинете появится ссылка для скачивания PDF‑файла; также возможно получить уведомление по электронной почте.

Для контроля статуса запроса используйте раздел «Мои заявки». При возникновении вопросов обратитесь в службу поддержки через чат или телефонный центр, указав номер заявки. Такое взаимодействие гарантирует быстрый доступ к необходимому документу без посещения государственных отделений.

4.4 Получение и сохранение документа

Получив подтверждение о готовности электронного трудового сертификата в личном кабинете, откройте раздел «Документы». Нажмите кнопку «Скачать PDF» - система формирует файл в формате PDF, подписанный электронной подписью, гарантируя юридическую силу. Сохраните документ в защищённую папку на компьютере или в облачном хранилище, настроив автоматическое резервное копирование.

Для последующего доступа к сертификату выполните следующие действия:

Откройте файл, проверьте корректность отображения подписи и даты выдачи.
Переместите документ в каталог, доступный только авторизованным пользователям.
Добавьте запись в личный реестр трудовой истории, указав номер сертификата и дату получения.

При необходимости предоставьте копию работодателю через функцию «Отправить документ» в сервисе, указав получателя и цель передачи. Система фиксирует факт отправки и сохраняет журнал действий, доступный в истории запросов.

Регулярно обновляйте резервные копии, чтобы обеспечить сохранность информации при смене устройства или утрате доступа к основной учетной записи.

5. Возможные проблемы и их решение

5.1 Отсутствие данных

Отсутствие обязательных сведений в личном кабинете препятствует завершению процедуры получения электронного трудового документа. Система отклоняет запрос, если не заполнены поля - дата рождения, ИНН, сведения о работодателе или номер страхового свидетельства.

Причины пропуска данных:

пользователь ввёл неполный набор реквизитов при регистрации;
автоматический импорт из базы ФСС не сработал из‑за технической ошибки;
обновлённые данные в госреестре ещё не синхронизированы.

Последствия: запрос остаётся в статусе «незавершён», сервис выдаёт сообщение об ошибке, а пользователь вынужден повторно заполнять форму.

Решения:

проверить наличие всех требуемых полей в личном профиле;
при отсутствии данных из внешних источников ввести их вручную, используя официальные документы;
при повторных сбоях обратиться в службу поддержки портала и указать номер заявки;
после исправления обновить статус заявки, запустив повторную проверку.

Тщательное заполнение всех пунктов устраняет проблему и обеспечивает быстрый переход к финальному этапу оформления цифровой трудовой книжки.

5.2 Некорректная информация

Некорректная информация в заявке на электронный трудовой паспорт приводит к отказу в выдаче и необходимости повторного ввода данных. Ошибки часто возникают при заполнении личных и трудовых реквизитов.

Типичные причины некорректных данных:

Ошибки в ФИО: опечатки, отсутствие двойных фамилий, неверный регистр.
Неправильный ИНН или СНИЛС: цифры перепутаны, лишние знаки.
Неверные даты: указана будущая дата рождения, ошибка в дате начала работы.
Неправильный код организации: вводится устаревший ОКПО, неверный ИНН работодателя.
Несоответствие должности и квалификации: указана позиция, не отражённая в трудовом договоре.

Последствия некорректных сведений:

Автоматический отказ в обработке заявки.
Требование дополнительной верификации через личный кабинет.
Возможные штрафы за предоставление недостоверных данных.

Для устранения проблем необходимо проверить каждый пункт формы перед отправкой, сравнить введённые данные с официальными документами и при необходимости скорректировать их в личном кабинете. После исправления система допускает повторную подачу без дополнительных задержек.

5.3 Технические сбои

Технические сбои при оформлении цифровой трудовой книжки через портал Госуслуги ограничивают доступ к сервису и препятствуют завершению процедуры.

Основные типы сбоев:

Перегрузка серверов: одновременно обрабатывается большое количество запросов, откликаются с задержкой или вовсе не отвечают.
Ошибки аутентификации: неверная работа токенов, сбои в системе единого входа, невозможность подтвердить личность.
Проблемы соединения: потеря связи с удалённым сервером, тайм‑ауты при передаче данных, нестабильный интернет.
Несовместимость браузера: отсутствие поддержки современных веб‑технологий, блокировка скриптов, ошибки отображения форм.
Сбои сертификатов: истёк срок действия, отказ в проверке подписи, невозможность установить защищённое соединение.
Остановки баз данных: плановое обслуживание без уведомления, аварийное отключение, потеря целостности записей.

Для минимизации влияния сбоев рекомендуется использовать актуальные версии браузеров, проверять состояние сервисов перед началом работы и сохранять промежуточные данные локально. При повторяющихся ошибках следует обращаться в техподдержку портала, предоставив код ошибки и временную метку события.

6. Использование полученной выписки

6.1 Предоставление по месту требования

Для получения электронного трудового свидетельства по месту требования пользователь обязан выполнить ряд действий в личном кабинете портала Госуслуги. Сначала необходимо оформить запрос на выдачу документа, указав точный адрес организации, где требуется предоставить книжку. После подтверждения запроса система автоматически формирует электронный документ и отправляет его в указанный орган.

Дальнейшее взаимодействие происходит в два этапа:

Проверка данных - пользователь проверяет корректность реквизитов организации, даты начала и окончания трудового стажа, а также личные сведения. При обнаружении ошибок запрос отклоняется, и требуется повторная подача.
Передача электронного документа - после подтверждения система передаёт электронную трудовую книжку в информационную систему работодателя. Работодатель получает уведомление о готовности документа и обязан вывести его в доступный сотруднику вид.

Для успешного завершения процедуры необходимо наличие подтверждённого аккаунта на Госуслугах, действующего сертификата электронной подписи и доступа к корпоративному порталу организации. После передачи электронный документ считается выданным, и работник может просмотреть его в личном кабинете или получить распечатку по запросу работодателя.

6.2 Проверка стажа

Проверка стажа в электронном кабинете Госуслуг осуществляется автоматически после ввода данных о работодателе и периодах работы. Система сверяет сведения с информацией Федеральной службы по труду и занятости, а также с данными Пенсионного фонда. При обнаружении несоответствий пользователь получает уведомление с указанием конкретных записей, требующих уточнения.

Для корректного прохождения проверки необходимо:

Убедиться, что в заявке указаны полные реквизиты организации (ИНН, ОГРН, КПП).
Ввести точные даты начала и окончания каждой трудовой позиции.
При наличии нескольких мест работы за один период добавить каждое отдельно.
При обнаружении ошибок исправить их в разделе «Редактировать запись» и сохранить изменения.

После подтверждения всех записей система завершает проверку, фиксирует подтверждённый стаж и делает его доступным в электронном трудовом документе. При отсутствии замечаний стаж автоматически отображается в личном кабинете без необходимости дополнительного вмешательства.

7. Отказ от бумажного варианта

7.1 Подача заявления

Для подачи заявления о создании электронной трудовой книжки необходимо выполнить несколько действий в личном кабинете Госуслуг. Сначала авторизуйтесь, перейдите в раздел «Электронные услуги», найдите сервис, связанный с трудовой книжкой, и нажмите кнопку «Подать заявление». После этого откроется форма, в которой указываются персональные данные, сведения о текущем месте работы и желаемый тип книжки (электронный или комбинированный).

При заполнении формы требуется приложить сканы или фотографии документов, подтверждающих личность и статус работника. К обязательным материалам относятся:

Паспорт (страница с фотографией и регистрацией).
СНИЛС.
Трудовой договор или выписка из трудовой книжки, подтверждающая текущий статус занятости.

После загрузки всех файлов проверьте корректность введённой информации, нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически формирует запрос в Пенсионный фонд, и в течение нескольких рабочих дней статус заявления изменится на «Одобрено». При положительном решении электронная трудовая книжка появится в личном кабинете, где её можно просмотреть, скачать или передать работодателю.

7.2 Сроки и условия

Сроки и условия оформления электронной трудовой книжки через портал Госуслуги определены нормативными актами и внутренними правилами сервиса.

Условия подачи заявки

наличие подтверждённого аккаунта в системе госидентификации;
подтверждение личности с помощью паспорта РФ и СНИЛС;
отсутствие незакрытых записей в бумажной трудовой книжке или в предыдущих электронных версиях;
отсутствие судебных ограничений, связанных с трудовой историей;
согласие работодателя предоставить сведения о трудовом стаже через интегрированный канал.

Сроки обработки

стандартный запрос обрабатывается в течение 5 рабочих дней с момента подачи всех требуемых документов;
ускоренный режим, доступный при оплате услуги, сокращает срок до 2 рабочих дней;
в случае выявления несовпадений в данных срок может быть продлён до 10 рабочих дней, о чём заявитель получает уведомление в личном кабинете;
после завершения обработки электронный документ становится доступным для скачивания и использования сразу же.

Дополнительные требования

все сведения должны быть актуальными на дату подачи;
в случае изменения фамилии, имени или отчества необходимо загрузить соответствующее свидетельство о регистрации;
при переходе с бумажной версии обязательна передача всех записей в электронный формат, иначе заявка будет отклонена.

Соблюдение перечисленных условий гарантирует получение электронного трудового сертификата в указанные сроки без дополнительных задержек.