Подача уведомления о заключении трудового договора с иностранцем через госуслуги

Субъекты, обязанные подавать уведомление

Работодатели

Работодатели, заключающие трудовые договоры с иностранными специалистами, обязаны своевременно оформить уведомление в системе государственных услуг. Уведомление фиксирует факт заключения договора и подтверждает соблюдение миграционных требований.

Для подачи заявления необходимо выполнить несколько действий:

Войти в личный кабинет на портале госуслуг.
Выбрать сервис «Уведомление о трудовом договоре с иностранным гражданином».
Заполнить форму, указав реквизиты организации, данные работника и сведения о договоре.
Прикрепить требуемые документы и подтвердить отправку.

К перечню обязательных материалов относятся:

Копия трудового договора, подписанного обеими сторонами.
Паспорт иностранного сотрудника или иной документ, удостоверяющий личность.
Регистрационное свидетельство организации (ОГРН, ИНН).
Согласие на обработку персональных данных.

После отправки система формирует подтверждающий документ, который необходимо сохранить. Отсутствие уведомления в установленный срок приводит к административным санкциям, включая штрафы и ограничение возможности привлекать иностранных работников. Соблюдение процедуры гарантирует законность трудовых отношений и предотвращает правовые риски.

Заказчики работ (услуг)

Заказчиками работ, связанных с оформлением трудовых договоров с иностранными гражданами, выступают юридические и физические лица, получающие право на привлечение такой рабочей силы. Их роль ограничивается выполнением ряда обязательных действий, предусмотренных законодательством о миграции и трудовых отношениях.

Первый этап - подготовка сведений о предстоящем трудоустройстве. Заказчик собирает данные о вакансии, условиях труда, а также о документе, подтверждающем право иностранца на работу. Затем информация передаётся в электронную систему государственных услуг, где формируется уведомление о заключении договора. Важно, что процесс полностью автоматизирован: после ввода данных система генерирует подтверждающий акт, который необходимо сохранить в электронном виде.

Второй этап - взаимодействие с контролирующими органами. После подачи уведомления заказчик получает уведомление о проверке, в рамках которой могут быть запрошены дополнительные документы: копии паспорта, разрешения на работу, сведения о регистрации места жительства. Все запросы обрабатываются через тот же портал, без обращения в органы лично.

Третий этап - соблюдение сроков. Уведомление должно быть подано не позднее трех рабочих дней с момента подписания трудового договора. Нарушение срока влечёт наложение административных санкций, включая штрафы и приостановку права нанимать иностранцев.

Ключевые требования к заказчикам:

наличие юридического статуса, позволяющего привлекать иностранных работников;
наличие действующего договора с работником, отвечающего требованиям миграционного законодательства;
своевременная подача электронного уведомления через портал госуслуг;
готовность предоставить запрашиваемые документы в течение установленного срока;
ведение архива электронных подтверждений и отчетных форм.

Эти действия обеспечивают законность привлечения иностранной рабочей силы, упрощают контроль со стороны государственных органов и снижают риск административных последствий.

Сроки подачи уведомления

Общие сроки

После заключения трудового договора с иностранным работником работодатель обязан в течение установленного срока оформить электронное уведомление через портал государственных услуг.

Срок подачи: не более 7 календ. дней с момента подписания договора, если работник уже находится в стране.
При оформлении договора за границей срок увеличивается до 10 календ. дней после прибытия сотрудника.
При необходимости внесения исправлений в поданную информацию срок продления не превышает 5 рабочих дней.

После отправки заявления система обрабатывает запрос обычно за 3‑5 рабочих дней. При проверке документов, требующих дополнительного подтверждения, сроки могут удлиниться до 10 рабочих дней, о чём система уведомит заявителя.

Пропуск указанных сроков влечёт административные санкции: штрафы, приостановка возможности подачи новых уведомлений и обязательное повторное оформление с уплатой пени.

Таким образом, соблюдение указанных временных рамок гарантирует своевременное оформление уведомления и исключает риск финансовых и юридических последствий.

Исключения из общих сроков

При оформлении уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал «Госуслуги» предусмотрены стандартные сроки подачи: до 7 календарных дней с момента подписания договора. Однако законодательство допускает ряд ситуаций, когда эти сроки могут быть изменены.

Если работник получает разрешение на работу в течение 30 дней после заключения договора, уведомление может быть подано не позднее 30‑го дня.
При оформлении договора с гражданином, прибывшим в страну по гуманитарным программам, срок подачи увеличивается до 14 дней.
В случае, когда работодатель предоставляет документ, подтверждающий отсутствие возможности своевременного уведомления (например, технические сбои в системе «Госуслуги»), срок продлевается до 10 дней после устранения проблемы.
Для работодателей, зарегистрированных в особом налоговом режиме, допускается продление срока подачи до 12 дней, если это указано в соответствующем нормативном акте.

Каждое из перечисленных исключений требует подтверждающих документов, которые необходимо загрузить вместе с заявлением. После подачи уведомления система фиксирует дату и время, что гарантирует соблюдение требований законодательства.

Необходимые документы и информация для подачи

Данные о работодателе (заказчике)

При оформлении электронного сообщения о заключении трудового договора с иностранным работником через портал государственных услуг требуется указать сведения о юридическом лице‑работодателе.

Наименование организации в полном официальном виде.
ИНН и ОГРН, подтверждающие регистрацию.
Юридический адрес, совпадающий с местом нахождения работодателя.
ФИО, должность и контактные данные лица, уполномоченного подписывать договор (телефон, электронная почта).
Банковские реквизиты, включая расчетный счет и БИК, если они задействованы в выплате заработной платы.
Сведения о лицензиях или разрешениях, если вид деятельности требует их наличия.

Каждый пункт должен быть внесён в соответствующее поле формы без сокращений и ошибок. Номера ИНН и ОГРН проверяются системой в реальном времени; при несоответствии ввод отклоняется. Адрес указывается в соответствии с записью в ЕГРЮЛ, иначе запрос будет возвращён на доработку. Уполномоченный представитель подтверждает достоверность данных электронной подписью, что завершает процесс отправки уведомления. После успешной передачи система формирует подтверждающий документ, который сохраняется в личном кабинете работодателя.

Данные об иностранном работнике

Для оформления уведомления о заключённом трудовом договоре с иностранным сотрудником в системе «Госуслуги» необходимо предоставить точный набор сведений о работнике.

Фамилия, имя, отчество (при наличии) в полном виде;
Дата и место рождения;
Гражданство и страна постоянного проживания;
Номер и серия паспорта иностранного гражданина, дата выдачи, орган, выдавший документ;
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или эквивалент в стране гражданства, если имеется;
Сведения о миграционном статусе: тип разрешения на работу, срок действия, номер разрешения;
Адрес места жительства в России (регистрационный или фактический);
Контактные данные: телефон, электронная почта.

Дополнительно указываются:

Дата начала и окончания трудового договора;
Должность, на которую назначен сотрудник, и код ОКДП;
Размер заработной платы и порядок её выплаты.

Все указанные данные вводятся в соответствующие поля формы, проверяются системой и сохраняются в едином реестре, после чего уведомление считается поданным.

Реквизиты трудового договора (договора ГПХ)

Для подачи сообщения о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо указать полный набор реквизитов договора ГПХ. Отсутствие любого из пунктов приводит к отказу в регистрации уведомления.

Наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОГРН, адрес юридического лица.
ФИО иностранного сотрудника, дата и место рождения, гражданство.
Серия, номер и дата выдачи заграничного паспорта, дата окончания действия, страна‑выдача.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или аналогичный код, присвоенный в стране проживания, если предусмотрено законодательством.
Описание выполняемых работ, их характер, код ОКВЭД (при необходимости).
Место выполнения работ: полный адрес, включая регион и почтовый индекс.
Ставка вознаграждения, порядок расчётов, валюта, сроки выплат.
Срок действия договора, даты начала и окончания, условия продления.
Порядок расторжения, уведомление сторон, штрафные санкции.
Банковские реквизиты работодателя для перечисления вознаграждения (БИК, номер счета, корреспондентский счёт).

Все указанные сведения вводятся в электронную форму без пропусков, в соответствии с требуемыми форматами: даты - ГГГГ‑ММ‑ДД, номера - без пробелов, адреса - полные. После заполнения система проверяет совпадение паспортных данных с миграционной базой и корректность ИНН. При успешном прохождении проверки уведомление считается поданным, а копия договора автоматически прикрепляется к заявке.

Порядок подачи уведомления через Госуслуги

Регистрация на портале Госуслуг

Регистрация на портале Госуслуг - первоочередной этап для оформления уведомления о трудовом договоре с иностранным работником. Без личного кабинета невозможно подать требуемую справку, загрузить документы и отслеживать статус обращения.

Для создания учетной записи необходимо выполнить три действия:

Перейти на сайт gosuslugi.ru и выбрать пункт «Регистрация».
Ввести ФИО, дату рождения, СНИЛС, номер телефона и адрес электронной почты.
Пройти подтверждение личности через видеоверификацию или визит в центр обслуживания, предоставив паспорт и ИНН.

После подтверждения данных система автоматически формирует личный кабинет. В нем доступны функции:

Загрузка скан-копий трудового договора и разрешительных документов иностранца.
Заполнение формы уведомления с указанием работодателя, даты начала работы и срока контракта.
Отправка заявки в электронный орган контроля и получение подтверждения о получении.

Все операции осуществляются онлайн, без обращения в бумажный архив. При корректном вводе информации и загрузке требуемых файлов уведомление будет принято в течение установленного срока.

Заполнение электронной формы уведомления

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал государственных услуг необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Авторизоваться в личном кабинете портала, используя подтверждённый пароль и двухфакторную аутентификацию.
В разделе «Услуги» выбрать категорию «Трудовые отношения», далее - сервис «Уведомление о трудовом договоре с иностранным гражданином».
Открыть электронную форму уведомления и последовательно заполнить обязательные поля:
- Сведения о работодателе - полное название организации, ИНН, ОГРН, адрес фактического места работы.
- Информация о работнике‑иногороднике - фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, идентификационный номер (паспорт, миграционная карта).
- Данные трудового договора - дата заключения, срок действия, должность, размеры оплаты, условия труда.
- Контактные данные ответственного лица - телефон, электронная почта, ФИО руководителя, подпись.
Прикрепить скан-копии необходимых документов: копию паспорта иностранного работника, миграционной карты, копию трудового договора, согласие на обработку персональных данных.
Нажать кнопку «Отправить». Система сформирует электронный акт с уникальным номером и датой подачи. Сохранить полученный PDF‑документ и сверить его с оригиналом.
После отправки уведомления контролировать статус заявки в личном кабинете: статус «В обработке», «Принято», «Отклонено». При необходимости оперативно загрузить недостающие документы или уточнить сведения.

Точный и своевременный ввод данных в электронную форму гарантирует отсутствие задержек в проверке и подтверждении уведомления.

Прикрепление сканированных копий документов

При оформлении сообщения о заключении трудового договора с иностранным работником через портал государственных услуг необходимо прикрепить сканированные копии обязательных документов.

К перечню требуемых файлов относятся:

Паспорт иностранного гражданина (страница с личными данными и страница с визой/разрешением на работу);
Трудовой договор в оригинале, подписанный обеими сторонами;
Согласие работодателя на привлечение иностранного работника;
Справка о подтверждении квалификации (при необходимости).

Технические параметры сканов: формат PDF или JPEG, разрешение не менее 300 dpi, размер файла не превышает 5 МБ, цветная печать обязательна для документов, содержащих подписи или печати.

Процесс загрузки: после выбора услуги в личном кабинете открывается окно «Прикрепить файлы». Нажмите кнопку «Выбрать файл», укажите требуемый документ, подтвердите загрузку. При необходимости добавить несколько файлов используйте кнопку «Добавить ещё». После загрузки каждый файл отображается в списке с именем и размером; проверяйте соответствие требованиям до отправки.

Система автоматически проверяет формат и размер. При несоответствии выводится сообщение об ошибке, требующее замену файла. После успешной проверки все документы фиксируются, и сообщение отправляется в обработку.

Соблюдение указанных правил ускоряет рассмотрение заявки и исключает необходимость повторных загрузок.

Подписание электронной подписью

Электронная подпись обеспечивает юридическую силу документа, отправленного через портал государственных услуг, и заменяет традиционную бумажную форму. При оформлении уведомления о заключении трудового договора с иностранным специалистом подпись гарантирует:

идентификацию подписанта по сертификату ФСТЭК;
целостность передаваемого файла;
возможность автоматической проверки подписи системой.

Процесс подписания выглядит так:

Авторизоваться в личном кабинете госуслуг с помощью подтвержденного пароля и кода из СМС.
Выбрать услугу «Уведомление о трудовом договоре с иностранным гражданином».
Загрузить подготовленный файл договора в формате PDF.
Нажать кнопку «Подписать электронно», после чего система запросит подтверждение через токен или мобильное приложение.
После подтверждения подпись будет встроена в файл, и система автоматически сформирует запрос в Федеральную миграционную службу.

Подпись сохраняет документ в неизменном виде, что упрощает последующую проверку и архивирование. При возникновении ошибок система сразу указывает причины отказа, позволяя исправить их без повторного заполнения всех полей. Использование электронных подписей ускоряет процесс уведомления, снижает риск подделки и соответствует требованиям законодательства о цифровой подписи.

Отслеживание статуса заявления

Отслеживание статуса заявления о заключении трудового договора с иностранным работником в системе государственных услуг осуществляется через личный кабинет пользователя. После подачи уведомления необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Войдите в профиль на портале госуслуг, используя подтверждённые учётные данные.
Перейдите в раздел «Мои обращения».
Найдите запись, соответствующую вашему заявлению; в колонке «Статус» отображается текущий этап обработки.

Статусы могут принимать следующие значения:

Принято - заявка зарегистрирована, ожидает проверки.
На проверке - документ проходит верификацию в органах миграционной службы.
Одобрено - уведомление успешно оформлено, информация доступна для скачивания.
Отклонено - указаны причины отказа; требуется корректировка и повторная подача.

Если статус изменился на «Отклонено», откройте подробный комментарий, исправьте указанные недочёты и отправьте заявление заново. При возникновении технических проблем используйте форму обратной связи в личном кабинете или позвоните в службу поддержки, указав номер обращения.

Регулярная проверка статуса позволяет своевременно реагировать на запросы проверяющих органов и ускорить процесс оформления трудового договора с иностранным сотрудником.

Ответственность за неподачу или нарушение сроков

Административная ответственность

Работодатели обязаны в электронном кабинете передать сведения о заключённом трудовом договоре с иностранным работником. Данные включают паспортные реквизиты, сведения о работодателе, условия труда и сроки действия договора. Передача должна быть выполнена в установленные сроки, иначе возникает административная правовая ответственность.

Административные санкции за нарушение требований включают:

штраф для юридических лиц от 10 000 до 50 000 рублей;
штраф для должностных лиц от 5 000 до 30 000 рублей;
приостановление действия лицензии на привлечение иностранных специалистов;
временное отстранение от осуществления деятельности по трудоустройству иностранных граждан;
возмещение расходов, связанных с проверкой и исправлением нарушений.

Ответственность налагается после проведения проверок контролирующими органами, фиксирующими отсутствие уведомления, несвоевременную подачу или предоставление недостоверных сведений. В случае обнаружения нарушений составляется протокол, в нём указываются конкретные основания и размер штрафа. Субъекты имеют право оспорить решение в установленном порядке, подав апелляцию в течение пятнадцати дней.

Для предотвращения административных последствий рекомендуется:

подавать уведомление в сроки, установленные нормативными актами;
проверять полноту и точность вводимых данных перед отправкой;
вести внутренний контроль за сроками подачи и хранить подтверждающие документы;
своевременно реагировать на запросы контролирующих органов.

Штрафы

Работодатели, заключающие трудовые договоры с иностранными гражданами, обязаны подавать соответствующее уведомление через портал государственных услуг. Нарушение сроков, неполнота или искажение сведений в заявке влечёт административную ответственность.

За просрочку подачи уведомления (свыше 10 дней после заключения договора) штраф составляет 30 000 ₽.
За предоставление недостоверных данных штраф - 50 000 ₽, плюс обязательное исправление информации в течение 5 рабочих дней.
За непредставление обязательных приложений (копия договора, разрешения на работу) начисляется штраф в размере 20 000 ₽.
При повторных нарушениях в течение года к сумме штрафа добавляется 25 % за каждый новый случай.

Оплата штрафа производится через личный кабинет на том же портале. Неуплата в установленный срок приводит к блокировке возможности подачи новых уведомлений до полного погашения долга и может стать основанием для привлечения к уголовной ответственности в случае умышленного нарушения. Своевременное исполнение требований снижает риск финансовых потерь и сохраняет репутацию работодателя.

Последствия для работодателя (заказчика)

Отправка уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал государственных услуг создает для работодателя ряд обязательных последствий.

Нарушение сроков или требований при оформлении приводит к административной ответственности: наложение штрафов, приостановка лицензии на трудовую деятельность, возможность аннулирования договора. При повторных нарушениях риск увеличивается до отстранения от участия в государственных закупках.

Неправильное указание данных иностранного сотрудника в системе влечет за собой обязательную проверку со стороны контролирующего органа, требующую предоставления дополнительных документов. Отсутствие требуемых бумаг может стать основанием для отказа в регистрации уведомления и последующего признания трудовых отношений незаконными.

Соблюдение процедуры дает возможность избежать судебных разбирательств, сохранить репутацию компании и обеспечить непрерывность работы с иностранным персоналом.

Ключевые последствия для работодателя:

финансовые штрафы за просрочку или ошибку в данных;
приостановка или отзыв лицензии на трудовую деятельность;
обязательные проверки и запросы дополнительных документов;
риск признания договора недействительным;
ограничения на участие в государственных тендерах.

Особенности для отдельных категорий иностранных граждан

Высококвалифицированные специалисты

Высококвалифицированные специалисты требуют особого подхода при оформлении трудовых отношений с иностранными гражданами через электронный сервис Госуслуги. Процедура уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником включает несколько обязательных этапов.

Подготовка полного пакета документов: копия паспорта, вид на жительство (если есть), дипломы и сертификаты, подтверждающие квалификацию, а также трудовой договор, оформленный в соответствии с требованиями миграционного законодательства.
Регистрация в личном кабинете на портале Госуслуги, ввод данных работодателя и сотрудника, загрузка сканов документов.
Выбор категории «высококвалифицированный специалист» в перечне профессиональных направлений, указание кода ОКВЭД, соответствующего сфере деятельности.
Подача электронного заявления и оплата государственной пошлины через банковскую карту или онлайн‑кошелёк.
Ожидание автоматической проверки системы: проверка соответствия квалификации, наличия разрешения на работу и соответствия коду профессии.
Получение подтверждения о регистрации уведомления, которое необходимо хранить в архиве компании и предоставлять по требованию контролирующих органов.

Эффективное использование Госуслуг ускоряет процесс согласования, минимизирует риск административных нарушений и обеспечивает своевременный старт работы высококвалифицированных специалистов, привлекаемых из-за границы.

Граждане ЕАЭС

Граждане стран‑участниц ЕАЭС, желающие оформить трудовой договор с иностранным работником, используют электронный сервис «Госуслуги» для подачи обязательного уведомления о заключении такого договора.

Для начала необходимо подтвердить статус гражданина ЕАЭС в личном кабинете: загрузить паспорт, документ, подтверждающий принадлежность к ЕАЭС, и сведения о регистрации по месту жительства. После верификации система открывает форму уведомления.

В форму вносятся данные работодателя (ИНН, ОКПО, контактный телефон), сведения о работнике (ФИО, гражданство, тип визы, дата начала и окончания трудового договора) и информация о предполагаемом месте работы.

Список обязательных приложений:

копия паспорта работодателя;
копия трудового договора (подписанный обеими сторонами);
подтверждение права иностранца на трудовую деятельность (виза, разрешение);
документ, подтверждающий статус гражданина ЕАЭС (паспорт, свидетельство о принадлежности к ЕАЭС).

После загрузки всех документов система автоматически проверяет их соответствие требованиям. При отсутствии ошибок уведомление отправляется в Федеральную миграционную службу. Ответ приходит в течение 5 рабочих дней; в случае отказа в уведомлении указывается конкретная причина, требующая исправления.

Завершив процесс, пользователь получает электронный акт о подаче уведомления, который сохраняется в личном кабинете и может быть использован при проверках со стороны контролирующих органов.

Таким образом, граждане ЕАЭС, оформляющие трудовые отношения с иностранными специалистами, могут полностью выполнить требуемую процедуру через онлайн‑портал без посещения государственных инстанций.

Иностранцы, имеющие разрешение на временное проживание или вид на жительство

Иностранные граждане, находящиеся в России по разрешению на временное проживание или виду на жительство, обязаны оформить уведомление о заключении трудового договора через портал государственных услуг. Уведомление подаётся работодателем в течение трёх рабочих дней с момента подписания договора.

Для подачи заявления требуется:

копия паспорта иностранца;
документ, подтверждающий наличие разрешения на временное проживание или вид на жительство;
трудовой договор (в оригинале и в электронном виде);
сведения о работодателе (ИНН, ОГРН, контактные данные);
подтверждение оплаты госпошлины (при её наличии).

Процедура состоит из следующих этапов:

Вход в личный кабинет на портале государственных услуг.
Выбор услуги «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным работником».
Заполнение формы: ввод данных работодателя, ввод персональных данных иностранца, загрузка сканов требуемых документов.
Проверка введённой информации системой автоматической валидации.
Отправка заявки и получение электронного подтверждения с номером обращения.

После отправки уведомления система формирует электронный акт, который сохраняется в личном кабинете работодателя. При необходимости контролирующие органы могут запросить оригиналы документов в течение 10 дней. Несоблюдение сроков подачи или предоставления недостоверных данных влечёт административную ответственность, включая штрафы для работодателя.

Работодатель обязан хранить оригиналы всех документов в течение трёх лет и предоставлять их по требованию инспекции по труду. При изменении статуса иностранца (например, получение постоянного вида на жительство) требуются новые сведения и повторное уведомление в установленный срок.