Нужна ли заверка электронной трудовой книжки в Госуслугах

Электронная трудовая книжка: общие сведения и статус

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка (ЭТК) - государственный документ в цифровом виде, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. Оформление и ведение ЭТК регулируются Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках». Данные в ЭТК формируются работодателем через официальные сервисы и сохраняются в единой государственной информационной системе.

Основные свойства электронного трудового сертификата:

уникальный идентификатор, привязанный к личному кабинету гражданина в системе госуслуг;
запись о трудовых договорах, изменениях условий труда, переводах, увольнениях;
возможность просмотра и скачивания в формате PDF;
автоматическое обновление при внесении работодателем новых сведений;
защита от несанкционированного доступа через двухфакторную аутентификацию.

ЭТК заменяет бумажный аналог, упрощает проверку трудового стажа и предоставляет работодателям и государственным органам быстрый доступ к актуальной информации о занятости гражданина.

Правовое регулирование ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК) имеет статус официального документа, установленного Федеральным законом от 27.07.2006 № 112‑ФЗ «О персональных данных» и Федеральным законом от 30.12.2001 № 7‑ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации». В статье 20 ТК РФ указано, что сведения о трудовой истории могут фиксироваться в электронной форме, при условии соответствия требованиям к защите информации.

Регулирование ЭТК осуществляется следующими нормативными актами:

Приказ Минтруда России от 12.10.2020 № РМ‑001/2020 «Об утверждении порядка ведения и использования электронной трудовой книжки».
Приказ ФНС России от 28.02.2021 № ММ‑7‑03/2021 «О порядке предоставления работодателем сведений из ЭТК через портал Госуслуги».
Приказ Роструда от 05.05.2022 № РТ‑018/2022 «О проверке достоверности данных, внесённых в электронную трудовую книжку».

Для подтверждения подлинности ЭТК через сервис Госуслуги требуется выполнить несколько действий: работник загружает копию ЭТК в личный кабинет, система автоматически проверяет цифровую подпись, сопоставляет данные с реестром Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии. После успешной проверки пользователь получает электронный сертификат, который можно предоставить работодателю.

Заверка ЭТК обязательна в следующих ситуациях:

при приёме на работу в организации, где работодатель требует подтверждения трудовой истории в электронном виде;
при оформлении государственных льгот, субсидий или социальных выплат, где требуется подтверждение стажа;
при переводе работника между работодателями, если новый работодатель использует только электронный документ;
при проверке соблюдения требований трудового законодательства контролирующими органами.

В остальных случаях, когда работодатель принимает бумажную трудовую книжку или не требует электронного подтверждения, заверка через портал не является обязательной. Однако наличие подтверждённого электронного сертификата упрощает процесс обмена информацией и снижает риск отказа в предоставлении прав.

Преимущества и недостатки ЭТК

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе государственных услуг предоставляет возможность вести запись трудового стажа в цифровом виде, что меняет традиционный процесс оформления и подтверждения данных.

Преимущества

мгновенный доступ к информации через личный кабинет;
автоматическое обновление записей при оформлении новых трудовых отношений;
снижение риска потери или повреждения бумажного документа;
упрощённый обмен данными между работодателями и государственными структурами;
возможность использовать электронную подпись для подтверждения записей.

Недостатки

требование наличия стабильного интернет-соединения и навыков работы с онлайн‑сервисами;
потенциальные угрозы кибербезопасности и необходимость защиты персональных данных;
ограниченная совместимость с некоторыми старыми системами учёта работодателей;
возможные задержки в обработке записей из‑за технических сбоев сервисов;
необходимость периодической проверки актуальности данных, поскольку автоматическое обновление может быть некорректным.

Функционал портала Госуслуг в контексте ЭТК

Доступ к сведениям ЭТК на Госуслугах

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в личном кабинете пользователя на портале государственных услуг. Доступ к сведениям реализован через авторизацию по единому паролю и двухфакторной проверке. После входа в систему пользователь видит список всех записей о трудовой активности, включая даты начала и окончания работы, должности, основания изменения и подписи работодателей.

Для получения полной информации о записях требуется лишь подтверждение личности в рамках стандартного входа. Никаких дополнительных заверений со стороны пользователя не требуется. Сервис автоматически проверяет подлинность данных, подписанных работодателем, и отображает их в неизменяемом виде.

Преимущества текущего подхода:

мгновенный просмотр всех записей без обращения в отделы кадров;
возможность скачивания официального PDF‑документа с цифровой подписью;
защита от подделки за счёт использования криптографии и государственного реестра.

Таким образом, вопрос о необходимости отдельной заверки ЭТК исчезает: система гарантирует достоверность данных через встроенные механизмы аутентификации и цифровой подписи, а пользователь получает свободный и безопасный доступ к полной истории трудовой деятельности.

Порядок получения выписки из ЭТК через Госуслуги

Получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) через портал Госуслуги можно за несколько минут, если соблюдены базовые требования.

Для начала нужен личный кабинет на Госуслугах, подтверждённый телефон и пароль, а также подтверждённые персональные данные. При отсутствии доступа к электронной подписи система предложит оформить её в ближайшем МФЦ.

Пошаговый порядок:

Войдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Электронные услуги».
Выберите сервис «Электронная трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Получить выписку».
Укажите требуемый период (даты начала и окончания) или выберите «все записи».
Подтвердите запрос, при необходимости введите код из SMS.
Система сформирует документ в формате PDF; загрузите файл на компьютер или мобильное устройство.

Обработку запроса система завершает в течение нескольких минут. При возникновении ошибки проверьте корректность вводимых данных и статус подтверждения электронной подписи. В случае повторных проблем обратитесь в службу поддержки портала через форму обратной связи или позвоните в кол‑центр.

Юридическая сила выписки с Госуслуг

Аналог бумажной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка предназначена заменить традиционный бумажный документ, фиксируя сведения о трудовой деятельности, стаж, квалификацию и начисленные льготы. Формат сохраняет структуру бумажной версии: поля для указания работодателя, даты начала и окончания работы, должности и оснований для увольнения. Информация вносится в централизованную базу данных, доступную через личный кабинет на портале государственных услуг.

Для подтверждения достоверности записей в электронном реестре требуется официальное подтверждение. Такое подтверждение осуществляется посредством цифровой подписи, привязанной к личному кабинету гражданина. После подписи запись считается юридически значимой, её можно предъявлять работодателям и контролирующим органам без дополнительных бумажных копий.

Преимущества аналоговой функции:

автоматическое обновление данных при каждом изменении статуса работника;
возможность мгновенного доступа работодателей к актуальной информации;
сокращение риска потери или порчи документа;
упрощение процедуры проверки стажа при получении соцпособий.

Отсутствие заверенного электронного документа приводит к тому, что работодатели могут потребовать печатную копию, а органы контроля отклонят запись как недействительную. Поэтому подтверждение подлинности через портал государственных услуг является обязательным условием признания электронного трудового листа полноценным заменителем бумажного аналога.

Применение в различных инстанциях

Электронная трудовая книжка, размещённая в системе «Госуслуги», требует официального подтверждения подлинности в ряде государственных и частных структур.

В организации работодателя заверенный документ служит основанием для оформления трудового договора, расчёта стажа и начисления социальных выплат. При проверке в кадровой службе предприятия электронный файл сразу же поддаётся автоматическому сопоставлению с базой данных, что ускоряет оформление и исключает необходимость подачи бумажных копий.

В органах соцзащиты (Пенсионный фонд, Федеральная служба по труду) заверка подтверждает достоверность записей о трудовом стаже, упрощая выдачу пенсий, пособий и иных социальных выплат. Система позволяет мгновенно получить доступ к полной истории занятости без обращения к работодателю.

Судебные инстанции используют заверенный электронный документ в качестве доказательства трудового опыта при рассмотрении трудовых споров, увольнений и компенсаций. Электронная подпись гарантирует юридическую силу записи, что устраняет необходимость представления оригинального бумажного экземпляра.

Миграционные службы и органы по вопросам гражданства требуют подтверждения трудового стажа для выдачи разрешений на работу и получения гражданства. Верифицированный электронный документ упрощает процесс проверки и ускоряет принятие решений.

Налоговая инспекция применяет заверку при расчёте налоговых обязательств, проверяя соответствие заявленных доходов и уплаченных взносов реальному трудовому стажу. Автоматический доступ к проверенному электронному реестру снижает риск ошибок и ускоряет проверку.

Каждая из перечисленных инстанций получает от заверенного электронного трудового книжного листа гарантированный уровень достоверности, что делает процесс взаимодействия с государственными сервисами более быстрым и надёжным.

Вопрос о «заверке» ЭТК на Госуслугах

Суть вопроса: что понимается под «заверкой»

Под «заверкой» электронной трудовой книжки понимается официальное подтверждение подлинности и достоверности записей о трудовой истории, выполненное уполномоченным органом через сервис Госуслуг. Процесс включает несколько обязательных действий:

проверка цифровой подписи работодателя и сотрудника;
сопоставление данных с информацией, хранящейся в Пенсионном фонде и Фондовом агентстве;
запись результата проверки в системе в виде отметки «заверено», доступной для просмотра работодателем и сотрудником.

Эта отметка служит юридическим подтверждением, позволяющим использовать электронную форму трудовой книжки в официальных процедурах без необходимости представлять бумажный документ.

Официальная позиция государства по заверке ЭТК

Законодательные акты и разъяснения

Электронная трудовая книжка, оформляемая через портал Госуслуги, регулируется рядом нормативных актов. Их содержание определяет, в каких ситуациях требуется заверение записи.

Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» устанавливает обязательность подтверждения подлинности сведений, содержащихся в электронных документах, при их использовании в официальных процедурах.
Приказ Минтруда России от 30 июня 2022 № 322н «Об порядке ведения и использования электронной трудовой книжки» фиксирует, что заверка обязательна при передаче записи в органы государственной службы занятости, в органы миграционного контроля и при оформлении государственных пособий.
Приказ ФНС России от 14 декабря 2023 № ММВ‑6‑03/2023 «О порядке подачи и подтверждения электронных документов через систему Госуслуги» уточняет, что заверка осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) либо через сервис «Электронный документооборот» Федеральной налоговой службы.

Разъяснительные материалы Федресурса «Консультационный центр по электронным трудовым книжкам», опубликованные в 2024 г., подчеркивают, что:

При самостоятельном вводе данных работодателем заверка не требуется, если запись не используется для получения государственных выплат.
При запросе сведений о трудовой истории в рамках государственных программ (например, «Молодая семья», «Пенсионный калькулятор») заверка обязательна.
При передаче данных в зарубежные органы или при оформлении международных трудовых контрактов заверка обязательна, независимо от способа подачи.

Итог: законодательство предписывает обязательную заверку электронной трудовой книжки в случаях взаимодействия с государственными органами, получения социальных выплат и международных трудовых операций; в остальных ситуациях запись может оставаться без дополнительного подтверждения.

Отсутствие необходимости дополнительной заверки

Электронный трудовой книжка, размещённый в системе государственных услуг, уже имеет юридическую силу без какого‑либо дополнительного заверения.

Система Госуслуг обеспечивает проверку подлинности документа с помощью квалифицированной электронной подписи, что исключает необходимость ручного подтверждения.
Федеральный закон фиксирует равноправие электронных и бумажных форм трудовой книжки; обе обладают одинаковой доказательственной силой в трудовых спорах.
При подаче заявления через портал данные автоматически передаются в Пенсионный фонд и другие госорганы, где они принимаются без дополнительных подтверждающих документов.

Таким образом, запрос на отдельную заверку электронного трудового книжки избыточен и не соответствует действующему законодательству. Всё, что требуется от работника, - это наличие действующей учетной записи в Госуслугах и подтверждение доступа к своему электронному документу.

Отличия от заверения бумажной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка в системе Госуслуги проходит заверку автоматически, без необходимости личного визита в отдел кадров. Бумажный документ требует подписи и печати работодателя, а также подтверждения в государственных органах через личный кабинет или в отделе занятости.

Ключевые различия:

Форма подтверждения: электронный вариант фиксируется в базе данных, бумажный - в физическом документе.
Скорость оформления: электронная заверка занимает несколько минут онлайн; бумажная может занимать от нескольких дней до недели из‑за пересылки и очередей.
Уровень контроля: электронный журнал автоматически проверяется на соответствие требованиям законодательства; бумажный проверяется вручную, что повышает риск ошибок.
Доступность: электронную запись можно просмотреть в любой момент через личный кабинет; бумажную необходимо хранить в личном архиве и предъявлять при проверке.
Подтверждение подлинности: электронный документ имеет цифровую подпись, защищённую криптографией; бумажный документ подтверждается только подписью и печатью, которые могут быть подделаны.

Случаи, когда может потребоваться дополнительное подтверждение

Требования отдельных организаций

Для большинства работодателей электронная трудовая книжка считается полноценным документом только после официального подтверждения её подлинности в системе Госуслуги. Организации, принимающие такие книжки, предъявляют конкретные требования к процессу заверения.

наличие цифровой подписи, выданной аккредитованным удостоверяющим центром;
подтверждение факта заверения в личном кабинете работодателя;
указание даты и номера акта заверения в электронном документе;
отсутствие технических ошибок при загрузке файла в профиль компании;
согласование с внутренними регламентами кадровой службы.

Государственные учреждения (например, федеральные службы, органы местного самоуправления) требуют, чтобы электронная книжка была заверена в течение трёх рабочих дней после её создания. Банки и финансовые организации требуют наличие подтверждающего сертификата в профиле сотрудника и обязательную проверку данных в течение недели. Частные компании, работающие с международными партнёрами, могут дополнительно требовать копию акта заверения, подписанную руководителем отдела кадров.

Несоблюдение указанных требований приводит к отказу в приёме на работу, приостановке выплаты заработной платы и невозможности использовать электронный документ в официальных процедурах. Поэтому каждый соискатель и работодатель обязан обеспечить своевременную и корректную заверку электронной трудовой книжки в соответствии с требованиями конкретных организаций.

Как действовать в таких ситуациях

Если требуется подтвердить подлинность электронной трудовой книжки через портал Госуслуги, действуйте последовательно.

Войдите в личный кабинет, используя проверённые учётные данные.
Откройте раздел «Электронные трудовые книжки» и найдите нужный документ.
Проверьте статус: если рядом указано «нужна заверка», переходите к следующему пункту.
Выберите пункт «Запросить заверение». Система автоматически сформирует запрос в сервис заверения электронных документов.
Подтвердите запрос, указав цель (трудоустройство, повышение квалификации и тому подобное.) и срок действия.
Дождитесь уведомления о завершении процедуры: в кабинете появится отметка «заверено» и цифровая подпись.
Сохраните подтверждение в PDF или скачайте сертификат для предоставления работодателю.

Если в статусе отсутствует указание о необходимости заверения, документ считается действительным без дополнительного подтверждения. При возникновении ошибок в системе обратитесь в службу поддержки портала через встроенный чат или телефон горячей линии, указав номер заявки и кратко описав проблему.

В случае отказа в заверении проверьте корректность персональных данных в профиле и актуальность версии электронного документа. При необходимости обновите данные и повторите запрос.

Эти шаги позволяют быстро и без лишних задержек оформить заверенный электронный трудовой документ.

Практические аспекты использования ЭТК

Как работодателям принимать сведения из ЭТК

Работодатели обязаны принимать сведения из электронной трудовой книжки (ЭТК) в том виде, в каком они предоставляются через портал «Госуслуги». Приём данных регулируется Федеральным законом «Об электронной трудовой книжке» и приказом Министерства труда о порядке обработки электронных документов.

Для корректного приёма сведений необходимо выполнить следующие действия:

Получить согласие работника на передачу данных из ЭТК в электронном виде; согласие фиксируется в системе управления персоналом.
Осуществить вход в личный кабинет организации на сервисе «Госуслуги» с использованием электронной подписи, выданной аккредитованным удостоверяющим центром.
Выбрать раздел «Электронные трудовые книжки», загрузить файл с данными работника или принять их по запросу системы в автоматическом режиме.
Проверить соответствие полученных записей с внутренними кадровыми документами: дата начала и окончания трудовых отношений, должность, основания прекращения работы.
Зафиксировать факт приёма сведений в трудовой истории сотрудника в HR‑системе, указав дату и источник (ЭТК, портал «Госуслуги»).

После приёма сведения считаются официальными и могут использоваться при расчёте заработной платы, начислении отпускных и оформлении увольнения. Хранение электронных копий допускается в информационной системе организации при условии обеспечения конфиденциальности и целостности данных, что гарантирует соответствие требованиям Федерального закона о персональных данных.

Если в ЭТК обнаружены несоответствия, работодатель обязан связаться с работником и, при необходимости, запросить исправление через сервис «Госуслуги». После корректировки запись повторно принимается в той же последовательности.

Таким образом, процесс приёма сведений из ЭТК представляет собой последовательный набор действий, каждый из которых имеет чёткую правовую основу и техническую реализацию. Выполнение всех пунктов обеспечивает законность кадровых операций и исключает риски отказа в признании электронных записей.

Что делать работнику при расхождении данных

При обнаружении несоответствия сведений в электронной трудовой книжке работник обязан оперативно устранить ошибку, иначе запись может быть отклонена при проверке.

Для исправления данных следует выполнить последовательные действия:

Убедиться в правильности личных данных (ФИО, паспорт, ИНН) в личном кабинете Госуслуг.
Сообщить об ошибке работодателю, предоставить копии документов, подтверждающих верные сведения.
Через личный кабинет отправить запрос на корректировку записи, приложив сканированные оригиналы документов и заявление о внесении изменений.
Дождаться подтверждения от работодателя о внесении исправлений в электронный реестр.
После получения подтверждения проверить статус записи в системе; при положительном результате запись считается заверенной.
В случае отказа собрать дополнительные доказательства и подать апелляцию в уполномоченный орган в течение установленного срока.

Эти шаги гарантируют своевременное приведение данных в соответствие с действительностью и позволяют успешно пройти процесс заверки электронной трудовой книжки.