Как запросить электронную трудовую книжку на портале госуслуг

Что такое электронная трудовая книжка

Особенности и преимущества электронного формата

Как выглядит электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка представлена в виде интерактивного документа внутри личного кабинета на портале государственных услуг. На экране отображается титульный блок с фамилией, именем, отчеством сотрудника, датой рождения и уникальным идентификатором записи. Ниже расположен раздел «История трудовой деятельности», где каждая запись оформлена в виде отдельной карточки:

Дата начала работы;
Наименование организации;
Должность;
Трудовой договор (ссылка на скан);
Причина прекращения (если есть);
Подпись работодателя (цифровая).

Каждая карточка имеет кнопку «Просмотр», открывающую подробный лист с полным текстом записи и возможностью загрузки приложений. В правом верхнем углу размещён индикатор статуса - «Активна», «Приостановлена» или «Закрыта». В нижней части экрана находится панель навигации с пунктами «Сводка», «Документы», «Настройки». При наведении курсора на любой элемент появляется подсказка с коротким описанием функции.

Для подтверждения подлинности используется электронная подпись, отображаемая в виде QR‑кода и сертификата, привязанного к госуслугам. Система автоматически сохраняет изменения и обеспечивает доступ к документу 24 часа в сутки через любой браузер или мобильное приложение.

Подготовка к запросу

Проверка учётной записи на Госуслугах

Подтверждение личности

Для получения электронного трудового паспорта через портал государственных услуг необходимо подтвердить свою личность. Процедура состоит из нескольких обязательных этапов, каждый из которых требует конкретных действий и документов.

Первый шаг - вход в личный кабинет. Пользователь вводит логин и пароль, полученные при регистрации. После успешной аутентификации система предлагает выбрать способ подтверждения личности.

Варианты подтверждения личности:

SMS‑код: система отправляет одноразовый код на привязанный номер мобильного телефона. Пользователь вводит код в соответствующее поле.
Электронная подпись: при наличии квалифицированного сертификата пользователь подписывает запрос с помощью специального программного обеспечения.
Код из банка: при привязке банковской карты система генерирует код, который приходит в мобильное приложение банка.
Видеоверификация: в реальном времени оператор проверяет документ, показываемый пользователем через камеру.

После выбора способа система проверяет соответствие введённых данных с информацией, хранящейся в государственных реестрах. При совпадении запрос считается подтверждённым, и пользователь получает доступ к электронному трудовому документу.

Второй шаг - загрузка подтверждающих документов. Требуются:

Паспорт (скан или фото первой и второй страницы).
СНИЛС.
При необходимости, трудовая книжка в бумажном виде для сверки записей.

Все файлы загружаются в указанные поля, после чего система проводит автоматическую проверку. При отсутствии ошибок пользователь получает уведомление о готовности электронного трудового паспорта к использованию.

Третий шаг - активирование книжки. В личном кабинете выбирается пункт «Активировать электронный трудовой документ», подтверждение производится нажатием кнопки. После этого документ появляется в разделе «Мои документы» и готов к просмотру, скачиванию и передаче работодателю.

Привязка СНИЛС

Привязка СНИЛС к личному кабинету - обязательный этап получения электронной трудовой книжки через портал Госуслуг. Без подтвержденного номера СНИЛС система не позволяет оформить запрос и выдавать документ в электронном виде.

Для начала необходимо убедиться, что СНИЛС уже привязан к профилю. Это проверяется в разделе «Персональные данные». Если номер отсутствует, его можно добавить, указав серию, номер и дату рождения, после чего система запросит подтверждение через Госуслуги - проверка данных в базе Пенсионного фонда.

После привязки выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
Выберите услугу «Электронная трудовая книжка».
На странице запроса проверьте статус СНИЛС; если статус «привязан», переходите к следующему шагу.
Подтвердите запрос, указав требуемый период трудовой деятельности.
Система сформирует электронный документ и предоставит ссылку для скачивания.

Если система сообщает о несоответствии данных, откройте личный кабинет в Пенсионном фонде, исправьте сведения о СНИЛС и повторите проверку в Госуслугах. После успешного подтверждения запрос завершится, и электронная трудовая книжка будет доступна в вашем личном кабинете.

Процесс запроса ЭТК на портале Госуслуг

Авторизация на портале

Для доступа к сервису получения электронного трудового документа необходимо выполнить авторизацию на портале государственных услуг. Процесс состоит из нескольких обязательных этапов.

Откройте сайт госуслуг в браузере.
Нажмите кнопку входа в личный кабинет.
Введите логин (обычно - номер телефона, электронной почты или ИНН).
Укажите пароль, созданный при регистрации.
При первом входе система запросит подтверждение личности через - смс‑код, приложение‑генератор или электронную подпись.
Введите полученный код и подтвердите вход.

После успешной аутентификации пользователь попадает в личный кабинет, где доступны все сервисы, включая запрос электронной трудовой книжки. При повторных входах достаточно ввести логин и пароль; двухфакторная проверка может быть отключена в настройках безопасности, если это разрешено правилами сервиса.

Если возникли проблемы с вводом данных, проверьте корректность номера телефона, электронной почты и пароля. При необходимости восстановите пароль через ссылку «Забыли пароль?», следуя инструкциям на экране.

Завершив авторизацию, переходите к выбору услуги «Электронная трудовая книжка» и оформляйте запрос.

Поиск услуги

Раздел «Работа и занятость»

Раздел «Работа и занятость» на портале государственных услуг предназначен для управления трудовыми документами и сведениями о занятости. В этом разделе доступна функция получения электронного варианта трудовой книжки, просмотр записей о стажах, редактирование данных о текущем работодателе и оформление заявлений, связанных с трудовыми правами.

Для получения электронного трудового документа необходимо выполнить несколько действий.

Войдите в личный кабинет, используя подтвержденный аккаунт.
Перейдите в раздел «Работа и занятость».
Выберите пункт «Запрос электронного трудового листа».
Заполните форму: укажите ФИО, ИНН, СНИЛС, текущий и предыдущие места работы.
Прикрепите скан копий удостоверения личности и трудовой книжки (если она имеется в бумажном виде).
Подтвердите заявку электронной подписью или кодом, полученным по СМС.
Отслеживайте статус запроса в личном кабинете до получения готового документа.

При заполнении формы следует проверять совпадение данных с официальными документами, чтобы избежать отклонения заявки. Прикреплённые файлы должны быть в формате PDF, размером не более 5 МБ. После одобрения электронный трудовой лист будет доступен для скачивания и печати в разделе «Мои документы».

Использование данного раздела упрощает процесс получения трудовой книжки, исключая необходимость посещения государственных органов и ускоряя получение официальных записей о работе.

Поиск по названию услуги

Для получения электронной трудовой книжки на портале госуслуг первым действием является поиск нужной услуги по её названию.

Откройте главную страницу портала - введите адрес gov.ru в браузере.
В строке поиска, расположенной в верхней части сайта, введите точное название услуги: «Электронная трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Поиск». Система отобразит список подходящих предложений.
Выберите элемент, содержащий слово «Электронная трудовая книжка», и перейдите на страницу описания услуги.
На странице нажмите кнопку «Подать заявление» и следуйте инструкциям формы.

При вводе названия следует учитывать регистр не имеет значения, но рекомендуется использовать полную формулировку без сокращений. Если поиск возвращает несколько вариантов, уточните запрос, добавив слово «запрос» или «выдача». После подачи заявления система автоматически сформирует электронный документ и отправит его в ваш личный кабинет.

Заполнение формы запроса

Выбор типа выписки

При оформлении запроса электронного трудового архива необходимо определить, какой вариант выписки вам нужен. Выбор типа влияет на объём предоставляемой информации и её дальнейшее использование.

Варианты выписки:

Полная выписка - содержит сведения о всех периодах трудовой деятельности, включая данные о каждом работодателе, должностях и сроках.
Частичная выписка - ограничивается указанным диапазоном дат или конкретным работодателем; подходит, когда требуется только часть истории.
Выписка для подтверждения стажа - включает только сведения, необходимые для расчёта пенсионных прав или трудового стажа.
Выписка в формате XML - предназначена для автоматической обработки данных в системах кадрового учёта; доступна при выборе соответствующего формата.
Выписка в формате PDF - удобна для печати и представления в бумажном виде; часто используется при предъявлении в органы госслужбы.

Процесс выбора:

Откройте личный кабинет на портале государственных услуг.
Перейдите в раздел запросов электронных трудовых документов.
В появившемся меню укажите тип выписки, соответствующий вашей цели.
При необходимости уточните период или работодателя.
Подтвердите запрос и дождитесь формирования документа.

Точный тип выписки следует подбирать исходя из целей: для юридических процедур предпочтительна полная выписка, для подтверждения конкретного стажа - частичная, а для интеграции с автоматизированными системами - форматы XML или PDF. Выбор делается на этапе формирования запроса, после чего система автоматически формирует документ в выбранном виде.

Указание периода

Указание периода - ключевой шаг при оформлении запроса электронного трудового паспорта на портале государственных услуг. Система требует точных дат, чтобы сформировать выписку только за интересующий интервал и исключить лишние записи.

Для корректного указания периода выполните следующее:

В личном кабинете откройте форму «Запрос электронного трудового паспорта».
В поле «Дата начала» введите первую дату, с которой требуется собрать сведения (формат DD.MM.YYYY).
В поле «Дата окончания» укажите последнюю дату включительно (формат DD.MM.YYYY). Дата окончания не может предшествовать дате начала.
При необходимости укажите несколько отдельных интервалов, используя кнопку «Добавить период». Каждый интервал оформляется независимо.
Проверьте, что выбранные даты покрывают весь требуемый срок трудовой деятельности, но не выходят за пределы, указанные в личном деле.

После заполнения полей нажмите кнопку «Сформировать запрос». Система автоматически проверит корректность диапазонов и сформирует электронный документ, содержащий записи только за указанные периоды. Если даты заданы неверно, появится сообщение об ошибке, требующее корректировки.

Отправка запроса и ожидание ответа

Для получения электронного документа о трудовой истории необходимо выполнить несколько действий, после чего ожидать ответ системы.

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг, используя подтверждённый аккаунт.
Откройте раздел «Электронные трудовые книжки» и выберите пункт «Создать запрос».
Заполните обязательные поля: ФИО, ИНН, номер страхового свидетельства, период работы. При необходимости загрузите сканы подтверждающих документов (трудовая книжка в бумажном виде, договоры, справки).
Проверьте корректность введённых данных и нажмите кнопку «Отправить запрос».
Система сформирует уведомление о приёме заявки и укажет контрольный номер. Сохраните его для последующего отслеживания.

Ожидание ответа:

Статус заявки отображается в личном кабинете в разделе «Мои запросы». Обновляйте страницу раз в несколько часов.
При готовности электронный документ будет доступен для скачивания в том же разделе; система отправит push‑уведомление и сообщение на привязанную электронную почту.
Если срок ожидания превышает 10 рабочих дней, откройте диалог с поддержкой через форму «Обратная связь», указав контрольный номер.

Эти шаги позволяют инициировать запрос и контролировать процесс получения электронного трудового документа без лишних задержек.

Получение и просмотр электронной трудовой книжки

Уведомление о готовности документа

После оформления запроса электронного трудового паспорта в системе государственных услуг, система автоматически генерирует сообщение о готовности документа.

Первый сигнал появляется в личном кабинете пользователя:

в разделе «Мои услуги»;
под статусом «Документ готов».

Одновременно на указанную при регистрации электронную почту и в мобильное приложение отправляется push‑уведомление с кратким описанием: «Электронный трудовой паспорт готов к загрузке».

Для получения документа необходимо:

открыть уведомление;
перейти по ссылке «Скачать»;
подтвердить загрузку, указав пароль доступа (если он был установлен).

Сохранить полученный файл следует в надёжном месте, так как он будет использоваться при трудоустройстве, изменении условий труда и в иных официальных процессах.

Если уведомление не появилось в течение 24 часов, рекомендуется:

проверить статус запроса в личном кабинете;
убедиться в корректности указанных контактных данных;
при необходимости обратиться в службу поддержки через форму обратной связи.

Эти действия гарантируют оперативный доступ к электронному трудовому документу без дополнительных задержек.

Скачивание и сохранение выписки

Форматы файла

При получении электронного варианта трудовой книжки система принимает файлы только определённых типов. Выбор формата определяет корректность обработки и возможность последующего использования документа.

PDF (PDF/A‑1b) - основной формат, сохраняет структуру и подписи, поддерживает электронную подпись.
XML - применяется для обмена данными между госуслугами и сторонними системами, обеспечивает машинную читаемость.
JSON - альтернативный вариант для интеграции с API, удобен в автоматических скриптах.
JPEG/PNG - допускаются только для сканированных вложений, ограничены по размеру и разрешению.

Размер каждого файла не должен превышать 5 МБ, а суммарный объём запроса ограничен 20 МБ. При загрузке система проверяет соответствие формата и целостность подписи; несоответствующие файлы отклоняются без дополнительного подтверждения. Используйте указанные типы, чтобы гарантировать успешное оформление электронного трудового документа.

Юридическая сила документа

Электронная трудовая книжка, получаемая через сервис государственных услуг, обладает полной юридической силой, аналогичной бумажному документу. Законодательство РФ признаёт её как официальное подтверждение трудового стажа, начисленных отпусков и иных прав работников.

Документ оформлен в соответствии с Федеральным законом «Об электронной трудовой книжке», который определяет порядок её выдачи, хранения и использования. При этом электронный формат гарантирует подлинность записи благодаря цифровой подписи, заверяющей неизменность данных.

Основные юридические последствия:

запись в электронной книжке считается доказательством трудовых отношений в суде и органах государственной власти;
работодатели обязаны принимать электронную книжку в качестве основания для расчётов по отпуску, пенсии и иным выплатам;
при проверке инспекцией труда электронный документ подлежит представлению в оригинальном виде без необходимости печати.

Для получения электронного документа необходимо подтвердить личность через портал, указать сведения о работодателе и согласовать передачу данных в цифровом виде. После подтверждения запись появляется в личном кабинете и сразу приобретает юридическую силу, что позволяет использовать её в любых официальных процедурах без дополнительных подтверждающих бумаг.

Возможные проблемы и их решение

Ошибки при запросе

Запрос электронной трудовой книжки через портал государственных услуг часто прерывается из‑за типичных ошибок, которые легко избежать при внимательном подходе.

Неправильный ввод персональных данных: указание неверного ИНН, ОГРН или даты рождения приводит к отказу в выдаче электронного документа.
Отсутствие подтверждения личности: отсутствие доступа к единому порталу идентификации (ЕСИА) или просроченный пароль блокируют процесс.
Неполные сведения о работодателе: отсутствие актуального кода ОКВЭД или неверный ИНН организации вызывают ошибку проверки.
Неактуальные сведения о трудовой истории: незавершённые записи о предыдущих местах работы вызывают конфликт данных.
Ошибки в настройках браузера: отключённые cookies или блокировка JavaScript мешают корректной работе сервисов портала.

Для успешного получения электронного документа необходимо проверить каждый из перечисленных пунктов перед отправкой запроса. Ошибки в данных, аутентификации или технической конфигурации полностью исключают возможность получения книжки в автоматическом режиме.

Отсутствие данных

Обращение в Пенсионный фонд

Для получения электронной трудовой книжки через портал государственных услуг необходимо взаимодействовать с Пенсионным фондом. Ниже перечислены ключевые шаги обращения.

Подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, справку о трудовой деятельности (если требуется).
Войдите в личный кабинет на портале госуслуг, выберите сервис «Электронная трудовая книжка».
В поле «Орган, предоставляющий информацию» укажите Пенсионный фонд РФ и прикрепите сканированные копии подготовленных документов.
Отправьте заявку, после чего система сформирует запрос в фонд.

После обработки запроса Пенсионный фонд отправит подтверждение в личный кабинет. При необходимости уточнений фонд свяжется через указанные контакты. После получения подтверждения в кабинете появится возможность скачать электронную трудовую книжку в формате PDF.

Если ответ не поступил в течение 10 рабочих дней, откройте тикет в разделе поддержки портала, указав номер заявки и контактные данные. Сотрудники фонда обязаны предоставить разъяснения в срок, установленный нормативными актами.

Контакты службы поддержки Госуслуг

Для решения вопросов, связанных с получением электронной трудовой книжки, необходимо обратиться в службу поддержки Госуслуг.

Телефон горячей линии - 8‑800‑555‑35‑35, круглосуточно, без входящих плат.
Электронная почта - [email protected], ответы в течение 24 часов.
Онлайн‑чат - доступен на официальном сайте в правом нижнем углу, работает в режиме 9 :00-21 :00 по московскому времени.
Офис в Москве - Тверская ул., 7, отдел «Электронные услуги», приём посетителей с 09 :00 до 18 :00, запись через сайт.

Все указанные каналы позволяют уточнить порядок подачи заявки, проверить статус запроса и получить техническую помощь. Обращайтесь по любому из способов - специалисты оперативно предоставят необходимую информацию.