Как заполнить архивную форму №9 через Госуслуги

Что такое архивная форма №9 и для чего она нужна

Юридическое значение формы №9

Форма № 9 представляет собой официально утверждённый документ, фиксирующий сведения о перемещении, хранении или передаче архивных материалов. Ее юридическая сила определяется Федеральным законом «Об архивных делах» и приказами Росархива, которые устанавливают обязательность представления формы при каждом изменении статуса архивного объекта.

Заполнение формы в системе Госуслуги обеспечивает доказательство факта выполнения требований законодательства. Подтверждённые данные могут быть использованы в судебных разбирательствах, при проверках органов контроля и в процессах восстановления утерянных материалов.

Неправильные или неполные сведения в форме влекут за собой административную ответственность: штрафы, приостановление деятельности организации, требование повторного представления корректного документа.

Ключевые правовые функции формы № 9:

фиксирование даты и места перемещения архивных единиц;
указание ответственных лиц и их полномочий;
документирование условий хранения и доступа;
обеспечение прослеживаемости всех операций с архивом.

Соблюдение нормативных требований при заполнении через портал Госуслуги гарантирует законность действий организации и упрощает взаимодействие с надзорными органами.

Случаи, когда требуется форма №9

Форма № 9 применяется в конкретных ситуациях, связанных с оформлением и передачей архивных материалов.

При передаче документов в государственный архив в целях их сохранения и последующего использования.
При утилизации или рециклинге архивных файлов после окончания установленного срока хранения.
При проведении инвентаризации архивных фондов, когда необходимо зафиксировать изменение состава документов.
При подаче заявки на получение государственных субсидий или грантов, направленных на поддержание архивных фондов.
При изменении юридического статуса организации (слияние, реорганизация, ликвидация), требующем переоформления архивных записей.
При проведении внешнего аудита, проверяющего соответствие архивных процессов нормативным требованиям.

Каждый из перечисленных случаев обязывает заполнять форму № 9 через портал государственных услуг, что обеспечивает единообразие и контроль над архивными процессами.

Подготовка к заполнению формы №9 на Госуслугах

Необходимые документы и информация

Паспортные данные заявителя

Паспортные данные заявителя - обязательный блок при работе с электронной формой №9 в сервисе Госуслуги. Вводятся в поля, соответствующие каждому элементу документа, без пробелов и лишних символов.

Серия и номер паспорта: указываются подряд, без дефисов (например, 4509 123456).
Дата выдачи: формат ДД.ММ.ГГГГ (01.01.2020).
Кем выдан: полное наименование организации, указание кода подразделения (код подразделения следует вводить цифрами без пробелов).
Дата окончания срока действия: если паспорт действителен, формат такой же, как у даты выдачи; при отсутствии срока указывают «нет».
Регистрационный номер (если есть): вводится в отдельное поле, без пробелов и знаков препинания.

Все данные проверяются системой автоматически; при несоответствии появляется сообщение об ошибке, требующее корректировки. После ввода нажмите кнопку «Сохранить», чтобы зафиксировать информацию в архивной форме.

Сведения об объекте недвижимости

При работе с архивной формой № 9 в личном кабинете Госуслуг необходимо точно указать сведения об объекте недвижимости. Ошибки в этих данных приводят к отказу в регистрации и дополнительным запросам.

Для корректного заполнения раздела «Сведения об объекте недвижимости» потребуются следующие параметры:

Адрес: полное название улицы, номер дома, корпус, квартира (если применимо).
Кадастровый номер: строка из 16 цифр, получаемая из выписки из ЕГРН.
Тип объекта: жилой, нежилой, земля, коммерческая недвижимость и тому подобное.
Площадь: общая площадь в квадратных метрах, указана в документе о праве собственности.
Дата регистрации права: дата, указанная в свидетельстве о праве собственности или договоре.
Собственник(и): ФИО физического лица или наименование юридического лица, ИНН/СНИЛС, доля в праве (если несколько владельцев).
Целевое назначение: указание, для каких целей используется объект (жилищное, офисное, складское и другое.).
Статус объекта: в эксплуатации, на стадии строительства, под залогом и тому подобное.

Каждый пункт заполняется в соответствующее поле формы. При вводе данных система автоматически проверяет их на соответствие базе ЕГРН; при несоответствии появляется сообщение об ошибке, что позволяет сразу исправить запись.

Для получения кадастрового номера и подтверждающих документов используйте сервис «Кадастровый паспорт» в личном кабинете или запросите выписку из Единого государственного реестра недвижимости. Сведения о собственниках берутся из договора купли‑продажи, свидетельства о праве собственности или выписки из реестра юридических лиц.

После заполнения всех полей проверьте каждое значение, нажмите кнопку отправки и сохраните полученный номер заявки. Дальнейшее рассмотрение происходит в электронном виде, без необходимости обращения в отделение МФЦ.

Информация о предыдущих собственниках

Для указания данных о прежних владельцах в архивной форме № 9, доступной через портал Госуслуги, требуется ввести точные сведения, подтверждающие цепочку прав собственности.

ФИО (или наименование юридического лица) предыдущего собственника.
ИНН/ОГРН (для юридических лиц) или паспортные данные (для физических лиц).
Дата приобретения имущества предыдущим владельцем.
Номер и дата договора, подтверждающего переход права.
Документ, фиксирующий прекращение владения (акт, решение суда, договор отчуждения).

Заполняя эти поля, используйте сканы оригинальных документов в формате PDF или JPG, соответствующие требованиям портала. После загрузки проверьте соответствие введённой информации документам - система отклонит заявку при расхождениях. При отсутствии некоторых сведений укажите «нет данных» и приложите пояснительный документ, подтверждающий невозможность их предоставления.

Создание и подтверждение учетной записи на Госуслугах

Регистрация на портале

Регистрация на портале «Госуслуги» - первый шаг к работе с архивной формой №9. Без учётной записи невозможно получить доступ к электронному сервису, загрузить документы и отправить форму в архивный отдел.

Для начала подготовьте личные данные: ФИО, СНИЛС, ИНН, номер мобильного телефона, адрес электронной почты. Убедитесь, что телефон привязан к личному кабинету в системе «Госуслуги», иначе подтверждение регистрации не будет доставлено.

Процесс регистрации выглядит так:

Откройте сайт gosuslugi.ru и нажмите кнопку «Регистрация».
Выберите способ создания аккаунта: через мобильный телефон или электронную почту.
Введите запрашиваемую информацию (контактные данные, пароль, контрольный вопрос).
Подтвердите регистрацию кодом, полученным в SMS‑сообщении или письмом.
После ввода кода система создаёт профиль и переходит к личному кабинету.

После создания учётной записи выполните вход, перейдите в раздел «Электронные услуги», найдите сервис по работе с архивными формами и откройте форму №9. Дальнейшие действия (заполнение полей, прикрепление сканов) доступны только авторизованному пользователю.

Подтверждение личности

Для подачи архивной формы № 9 через портал Госуслуги требуется подтвердить личность. Без подтверждения система отклонит заявку, поэтому процесс идентификации следует выполнить до начала заполнения формы.

Первый шаг - вход в личный кабинет. После авторизации откройте раздел «Электронные услуги», найдите пункт «Архивные формы» и выберите форму № 9. При попытке перейти к заполнению откроется окно подтверждения личности.

Для подтверждения доступны несколько вариантов:

Электронная подпись, привязанная к учетной записи.
Авторизация через Bank‑ID или иной банковский сервис, поддерживаемый Госуслугами.
Загрузка сканов паспорта и СНИЛС в указанных форматах (PDF или JPG, каждый файл не более 2 МБ).
Использование мобильного приложения Госуслуг с функцией распознавания лица и подтверждения по коду, полученному в СМС.

Подготовьте документы заранее: скан паспорта должен включать страницу с фотографией и данными; скан СНИЛС - всю страницу. Файлы сохраняйте в разрешении не менее 300 dpi, чтобы система смогла распознать данные без ошибок.

После загрузки система автоматически проверит соответствие документов. При успешном сопоставлении появится сообщение о подтверждении личности, и вы сможете продолжить заполнение формы № 9. Если проверка завершилась ошибкой, система укажет, какие данные требуют исправления, и позволит повторить загрузку.

Пошаговая инструкция по заполнению формы №9 на Госуслугах

Вход в личный кабинет и поиск услуги

Для доступа к сервису необходимо открыть портал Госуслуги в браузере и нажать кнопку входа в личный кабинет. В поле «Логин» вводится ИНН, СНИЛС или номер мобильного телефона, зарегистрированного в системе. В поле «Пароль» указывается личный пароль. После ввода нажимается «Войти». При включённой двухфакторной аутентификации на указанный номер телефона приходит одноразовый код, который следует ввести в появившееся окно подтверждения.

После успешного входа в личный кабинет ищем нужную услугу:

в верхней части страницы размещён поисковый ряд; в него вводится ключевое слово, например «архивная форма 9»;
система автоматически предлагает варианты; выбираем нужный пункт из списка;
если поиск не дал результата, открываем раздел «Услуги» в меню слева, раскрываем категорию «Документы» и просматриваем список доступных форм;
находя нужную форму, нажимаем кнопку «Открыть» и переходите к заполнению.

Все действия выполняются в пределах личного кабинета без перехода на сторонние сайты.

Выбор типа обращения и заполнение полей

Ввод персональных данных

Ввод персональных данных - первый и обязательный этап при оформлении архивной формы №9 в личном кабинете Госуслуг. Платформа требует точного указания информации, чтобы документ был признан действительным.

Фамилия, имя, отчество. Вводятся в соответствии с паспортом, без сокращений и ошибок.
Дата рождения. Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ; проверка автоматическая.
СНИЛС. Номер вводится без пробелов и дефисов, только цифры.
Паспортные данные: серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ. Все поля обязательны.
Адрес регистрации. Указывайте полное название улицы, номер дома, корпус, квартиру, а также район и город.

При вводе данных система проверяет корректность формата и наличие дубликатов. Ошибки приводят к блокировке отправки формы, поэтому проверяйте каждое поле перед сохранением. Если поле выделено красным, исправьте значение согласно подсказке.

После заполнения всех полей нажмите кнопку «Сохранить», затем «Отправить». На экране появится подтверждение о принятии заявки. Сохраните полученный номер задачи - он понадобится для контроля статуса обработки.

Указание адреса объекта недвижимости

При указании адреса объекта недвижимости в архивной форме №9, оформляемой через портал Госуслуги, необходимо соблюдать точность и соответствие официальным данным.

Откройте раздел «Формы и услуги», выберите форму №9 и перейдите к полю «Адрес объекта».
Введите полный адрес в следующем порядке: страна, регион, район (если применимо), город, улица, номер дома, корпус и квартира (или офис).
При вводе используйте официальные названия, как они указаны в кадастровом паспорте или в свидетельстве о праве собственности.
Проверьте наличие всех обязательных элементов: почтовый индекс, код КЛАДР; при отсутствии индекса система выдаст предупреждение.
При необходимости уточните параметры через кнопку «Проверить адрес», чтобы система автоматически сопоставила ввод с базой данных.
После подтверждения корректности нажмите «Сохранить» и перейдите к следующему разделу формы.

Точное соответствие введённого адреса официальным реестрам гарантирует отсутствие отказов при обработке заявки.

Прикрепление сканов документов

Для прикрепления сканов к архивной форме № 9 в личном кабинете Госуслуг выполните несколько простых действий.

Сначала откройте раздел «Мои услуги», найдите форму № 9 в списке активных заявок и нажмите кнопку «Открыть». На странице формы появится блок «Документы». В этом блоке разместите все необходимые сканы.

Нажмите кнопку «Добавить файл» рядом с полем «Скан документа».
В открывшемся диалоговом окне выберите файл в формате PDF, JPG или PNG. Размер одного файла не должен превышать 10 МБ.
После выбора файла появится индикатор загрузки; дождитесь его завершения.
При необходимости добавьте ещё один документ, повторив процедуру.
Проверьте, что каждый файл отображается в списке с правильным названием и размером.

После загрузки всех сканов нажмите «Сохранить» в нижней части формы, затем «Отправить на проверку». Система автоматически проверит наличие обязательных файлов и подтвердит успешную отправку. Если обнаружены ошибки, появится сообщение с указанием недостающего или некорректного документа; исправьте проблему и повторите отправку.

Проверка и отправка заявления

Проверка заполнения и отправка заявления в сервисе «Госуслуги» требуют внимательного подхода. После ввода всех данных в архивную форму № 9 необходимо убедиться, что каждое поле содержит корректную информацию: номер справки, дату выдачи, реквизиты организации‑заказчика и подпись заявителя. Ошибки в цифрах или дате приводят к отказу в приёме и возврату заявки.

Для контроля качества используйте встроенный механизм предварительного просмотра. Он отображает форму в том виде, в котором её увидит сотрудник архивного отдела. Сравните отображаемый документ с оригиналом, проверьте соответствие полей, отсутствие пустых строк и правильность формата дат (ДД.ММ.ГГГГ).

После подтверждения соответствия нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически формирует электронный архивный пакет и присваивает уникальный идентификатор. Сохраните номер заявки - он понадобится для отслеживания статуса и получения подтверждения о приёме.

Кратко о порядке действий:

Откройте форму в личном кабинете на портале.
Заполните все обязательные поля, избегая пропусков.
Включите режим предварительного просмотра и проверьте соответствие данных.
При отсутствии замечаний нажмите «Отправить».
Сохраните полученный номер заявки и дату отправки.

Эти шаги гарантируют, что заявление будет принято без задержек и повторных исправлений.

Отслеживание статуса заявления

После отправки архивной формы № 9 через портал Госуслуги система формирует запись о заявке. Эта запись доступна в личном кабинете и позволяет контролировать процесс обработки без обращения в органы.

Для проверки статуса выполните последовательность действий:

Авторизуйтесь на сайте Госуслуги, используя личный аккаунт.
Перейдите в раздел «Мои услуги» и откройте список поданных заявок.
Найдите запись с названием «Архивная форма № 9» и кликните по ней.
В открывшемся окне отобразятся текущий статус и дата последнего изменения.

Система использует несколько стандартных статусов:

Принято - заявка зафиксирована, дальнейшее рассмотрение начато.
На рассмотрении - документ находится в работе у уполномоченного специалиста.
Отказано - решение о невозможности удовлетворения заявки, в комментариях указаны причины.
Готово - документ обработан, готов к получению или скачиванию.

При изменении статуса пользователь получает уведомление в личном кабинете; при включённой настройке дополнительной рассылки приходит SMS‑сообщение или письмо на указанный адрес электронной почты. Эти каналы позволяют оперативно реагировать на любые изменения и при необходимости подавать уточняющие запросы.

Возможные проблемы и их решения

Ошибки при заполнении данных

При работе с архивной формой № 9 в личном кабинете Госуслуг часто возникают типичные ошибки, которые приводят к отклонению заявки.

Даты вводятся в неверном формате (например, dd.mm.yyyy вместо требуемого yyyy-mm-dd).
Обязательные поля оставляются пустыми: номер документа, дата регистрации, реквизиты организации.
Номера документов указаны с лишними пробелами или символами, из‑за чего система не распознаёт их.
При загрузке сканов выбираются файлы неподходящего типа (PDF / DOC вместо JPG/PNG) или превышающие размер ограничения.
Подтверждение операции через СМС не вводится, что блокирует отправку формы.

Другие частые причины отказа:

Выбор неверного подразделения в справочнике, что приводит к несоответствию данных в реестре.
Ошибки в полях «Код ОКВЭД» и «Код ОКТМО», когда вводятся цифры без проверки актуальности.
Несоответствие подписи в электронном документе фактической подписи заявителя, что нарушает требования к подлинности.

Для предотвращения отклонения рекомендуется проверять каждый вводимый элемент сразу после ввода, использовать шаблоны формата даты, контролировать размер и тип загружаемых файлов, а также убедиться в правильности выбранных справочников перед отправкой.

Технические сложности на портале

Заполнение архивной формы № 9 через сервис «Госуслуги» часто осложняется рядом технических проблем, требующих оперативного вмешательства.

Первый тип сложности - нестабильная работа браузера. При открытии формы возможны задержки загрузки полей, исчезновение кнопок подтверждения и некорректное отображение выпадающих списков. Решение: обновить браузер до последней версии, очистить кэш и отключить расширения, влияющие на работу JavaScript.

Второй тип - ошибки валидации данных. Система может отклонять корректно введённые значения из‑за неверных форматов даты, несовпадения кодов подразделений или ограничения длины текста в полях. Для предотвращения ошибок следует использовать шаблоны форматов, предоставленные в справке, и проверять ввод перед отправкой.

Третий тип - сбои при загрузке вложений. При попытке прикрепить скан‑копию документа система иногда выдает сообщение о превышении размера файла или невозможности распознать формат. Действия: уменьшить размер файла до 5 МБ, конвертировать документ в PDF/A‑2 и повторить загрузку.

Четвёртый тип - прерывание сеанса авторизации. После длительного заполнения форма может автоматически выйти из личного кабинета, требуя повторный вход. Чтобы избежать потери данных, рекомендуется сохранять промежуточный ввод в текстовом документе и периодически обновлять токен авторизации.

Отказ в предоставлении услуги

Причины отказа

При подаче архивной формы № 9 через портал Госуслуги отказ может возникнуть по нескольким типичным причинам.

Неправильный формат или отсутствие обязательных полей в заявке (например, отсутствие подписи, даты, реквизитов организации).
Несоответствие предоставляемых документов требованиям регулятора (документы не соответствуют установленным образцам, устаревшие формы, неверные коды).
Ошибки в идентификационных данных заявителя (неверный ИНН, ОГРН, СНИЛС, отсутствие подтверждения личности).
Отсутствие актуального доступа к сервису (заблокированный аккаунт, неподтверждённый телефон или электронная почта).
Превышение допустимых размеров вложений или использование неподдерживаемых форматов файлов.
Неполное или некорректное указание целей архивации, что противоречит установленным правилам.
Неуплата или отсутствие подтверждения оплаты государственной пошлины, если она требуется.

Каждая из перечисленных проблем приводит к автоматическому отклонению заявки, требуя исправления и повторной отправки. При устранении всех пунктов система принимает форму без дополнительных запросов.

Порядок обжалования

При отказе в приёме архивной формы №9, подаваемой через портал Госуслуги, необходимо оформить официальное обжалование. Обжалование допускается в течение установленного законом срока со дня получения уведомления о решении.

Сохраните решение, укажите в нём номер и дату.
Сформируйте заявление об обжаловании: укажите данные заявителя, номер формы, причины несогласия, приложите копии документов, подтверждающих позицию.
Загрузите заявление в личный кабинет на сайте Госуслуги, выбрав раздел «Обращения и жалобы».
После отправки система выдаст подтверждение с уникальным номером обращения.
Ожидайте ответ в установленный срок; статус можно отслеживать в том же кабинете.

Если полученный ответ не устраивает, подайте апелляцию в вышестоящий орган, приложив копию первого обращения и решение, от которого отказывает. Апелляция подается тем же способом через портальный личный кабинет, но в разделе «Апелляционные обращения».

Соблюдение последовательности действий и точность указанных данных гарантируют правильное рассмотрение жалобы.

Получение готовой архивной формы №9

Способы получения документа

Получить готовую архивную форму № 9 можно несколькими проверенными способами, каждый из которых реализуется в рамках портала государственных услуг.

Само‑загрузка из личного кабинета - после завершения заполнения в системе откройте раздел «Мои документы», выберите форму № 9 и нажмите кнопку «Скачать». Файл сохраняется в формате PDF, готов к печати или электронному подписанию.
Автоматическая отправка на электронную почту - в настройках профиля укажите актуальный адрес. По завершении заполнения система автоматически сформирует письмо с вложением готовой формы и отправит его на указанный ящик.
Получение через электронный ящик Госуслуг - в разделе «Сервисные сообщения» появится уведомление с ссылкой для скачивания. Доступ к документу открывается после подтверждения личности через SMS‑код.
Запрос печатной копии по почте - в личном кабинете выберите опцию «Получить бумажный экземпляр». Система сформирует заявку, после чего документ будет отправлен на указанный почтовый адрес в течение 5‑7 рабочих дней.
Подписание и выгрузка через ЭЦП - если требуется юридически значимая подпись, подключите сертификат в разделе «Электронная подпись», подпишите форму № 9 и скачайте подписанный файл.

Эти варианты позволяют быстро и без лишних действий получить архивную форму № 9 в нужном виде.

Сроки изготовления формы

Заполнение архивной формы №9 на портале Госуслуги подразумевает фиксированные сроки её изготовления. После подтверждения заявки система автоматически формирует документ и передаёт его в архивный отдел.

Стандартные сроки обработки:

При отсутствии ошибок в данных - 2 рабочих дня;
При необходимости уточнения сведений - дополнительно 1‑2 дня;
При превышении установленного лимита запросов в регионе - до 5 рабочих дней.

Факторы, влияющие на длительность процесса:

Неполнота или некорректность введённой информации;
Пиковая нагрузка на сервис в период массовых обновлений реестров;
Технические работы на сервере Госуслуг.

Для соблюдения указанных сроков рекомендуется:

Проверить все поля формы перед отправкой;
Прикрепить требуемые документы в требуемом формате;
Следить за статусом заявки в личном кабинете и реагировать на запросы уточнений без задержек.

Соблюдение этих правил гарантирует получение готовой формы в пределах обозначенного временного окна.

Действия после получения формы

После получения архивной формы №9 в личном кабинете необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Сохранить файл на локальном диске. Откройте документ, убедитесь, что открывается без ошибок, и сохраните копию в папке, где хранятся остальные документы по делу.
Проверить наличие всех обязательных полей. Внимательно просмотрите форму, отметьте пустые ячейки и подготовьте требуемые сведения (дата, номер, реквизиты организации, подписи).
Заполнить форму. Введите данные непосредственно в электронный документ, используя подпись электронной формы или загрузив скан подписи. При вводе дат используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, чтобы система приняла запись.
Прикрепить сопутствующие документы. Загрузите в раздел «Приложения» копии справок, актов и иных подтверждающих материалов, указанных в инструкции к форме.
Отправить форму на проверку. Нажмите кнопку «Отправить» и дождитесь сообщения о принятии заявки. Система сформирует подтверждающий номер заявки.
Отслеживать статус. В личном кабинете откройте вкладку «Мои обращения», найдите текущую заявку и следите за изменениями статуса («На рассмотрении», «Одобрено», «Отклонено»).
Сохранить подтверждение. После одобрения системы появится электронный акт‑результат. Скачайте его, распечатайте при необходимости и разместите в архиве вместе с исходной формой.

Эти шаги гарантируют корректное завершение процесса после получения формы и позволяют быстро перейти к дальнейшему документообороту.