Как заказать электронную трудовую книжку через портал Госуслуг: пошаговая инструкция

Общая информация об электронной трудовой книжке

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Записи о приёме, переводе, увольнении, изменении должности и размере заработной платы вносятся в электронный реестр, доступный через личный кабинет на портале государственных услуг.

Основные функции электронного варианта:

хранение полной истории трудовой деятельности;
автоматическое обновление данных при изменении условий труда;
возможность предоставления работодателю копий записей в режиме онлайн.

Преимущества по сравнению с бумажным аналогом:

мгновенный доступ из любой точки страны через защищённый аккаунт;
защита от утраты, повреждения и подделки благодаря криптографическим методам;
отсутствие необходимости физически передавать документ работодателю.

Связь с порталом государственных услуг обеспечивает единый источник правдивой информации: все изменения фиксируются в реальном времени, а работник контролирует их через персональный профиль без обращения в отдел кадров. Это упрощает процесс подтверждения стажа, получения пенсии и оформления новых трудовых отношений.

Преимущества электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка предоставляет ряд практических преимуществ, упрощающих взаимодействие с работодателем и государственными сервисами.

Доступ из любой точки с подключением к интернету; не требуется физическое присутствие для просмотра или передачи записей.
Защита от потери и повреждения: данные хранятся в официальном государственном реестре, исключая риск утраты бумажного документа.
Мгновенное обновление информации о трудовом стаже, отпуске и заработной плате; изменения фиксируются автоматически после оформления соответствующего события.
Упрощённый процесс подтверждения стажа при получении социальных выплат и пенсии: сведения доступны в личном кабинете без необходимости подачи дополнительных заявлений.
Сокращение административных расходов: отсутствие печати, копирования и пересылки бумажных форм, экономия времени и ресурсов для работодателей и работников.
Возможность интеграции с другими электронными сервисами государства, что ускоряет оформление вакансий, переводов и увольнений.

Эти свойства делают электронную форму трудовой книжки более надёжным и удобным инструментом учёта профессионального опыта.

Кому доступна электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка доступна только тем, кто имеет официально подтверждённый трудовой статус в России и возможность использовать портал государственных услуг.

Российский гражданин, достигший возраста 14 лет (согласно Трудовому кодексу).
Оформлен в системе обязательного пенсионного страхования (то есть, имеет страховой номер индивидуального лицевого счёта).
Осуществил регистрацию в личном кабинете на портале Госуслуг и прошёл подтверждение личности (паспорт, СНИЛС, ИНН).
Имеет доступ к средствам электронного подтверждения личности: электронную подпись, мобильный идентификатор или подтверждение через банковскую карту.
Работодатель подключён к системе электронных трудовых книжек и согласен вести запись в электронном виде.

Исключения: лица, находящиеся в статусе безработных, не имеющие страхового номера, либо не прошедшие идентификацию в Госуслугах, не могут воспользоваться электронным вариантом трудовой книжки. При наличии всех перечисленных условий доступ к документу открывается автоматически после активации в личном кабинете.

Подготовка к заказу электронной трудовой книжки на Госуслугах

Проверка учетной записи на Госуслугах

Уровень подтверждения учетной записи

Уровень подтверждения учетной записи определяет, какие функции доступны пользователю в личном кабинете Госуслуг. Для оформления электронного трудового книжки система требует подтверждения не ниже «Среднего», иначе запрос будет отклонён.

Для повышения уровня подтверждения выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет, откройте раздел «Настройки профиля».
Перейдите в пункт «Подтверждение личности».
Выберите метод «Проверка по документу» и загрузите скан паспорта и ИНН.
Подтвердите телефонный номер, получив код в SMS и введя его в поле ввода.
При необходимости загрузите фото лица, соответствующее требованиям сервиса.
После загрузки всех документов нажмите «Отправить на проверку».

Система проверит данные в течение 24 часов. При успешном результате статус аккаунта изменится на «Средний», и вы сможете продолжить процесс получения электронного трудового книжки. Если проверка не прошла, в уведомлении будет указана причина, и её устранение позволит повторить запрос.

Как повысить уровень учетной записи

Повышение уровня учетной записи на портале Госуслуг необходимо для доступа к сервису оформления электронной трудовой книжки. Чем выше уровень, тем больше функций доступно, включая подачу заявки на электронный документ.

Для повышения уровня выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль.
Перейдите в раздел «Профиль» и проверьте, что указаны актуальные телефон и адрес электронной почты.
Пройдите процедуру подтверждения телефона: введите полученный код из SMS.
Подтвердите электронную почту, перейдя по ссылке в письме, отправленном системой.
Заполните блок «Персональные данные»: укажите полное ФИО, дату рождения, паспортные данные, ИНН.
Загрузите скан копии паспорта и СНИЛС в требуемом формате (PDF, JPG, размер не более 5 МБ).
Пройдите онлайн‑идентификацию: включите веб‑камеру, следуйте инструкциям системы для сравнения лица с документом.
После успешной проверки система автоматически повысит уровень учетной записи. Уведомление о статусе появится в личном кабинете.

После повышения уровня откройте сервис «Электронная трудовая книжка», заполните заявку и отправьте её на рассмотрение. Доступ к функции будет активен сразу после подтверждения статуса.

Необходимые данные и документы

Для оформления электронного трудового книжки через портал Госуслуг необходимо предоставить точный набор данных и документов.

Персональная информация:

Фамилия, имя, отчество;
Дата и место рождения;
СНИЛС;
ИНН (при наличии);
Адрес регистрации (по паспорту).

Документы, подтверждающие личность:

Скан первой страницы паспорта РФ;
Скан страницы с регистрацией (если отличается от основной);
Скан документа, подтверждающего право на работу (виза, разрешение для иностранных граждан).

Трудовая информация:

Наименование организации‑работодателя;
ИНН/КПП работодателя;
Дата начала трудового договора;
Должность и штатное расписание (при необходимости).

Технические требования:

Электронная подпись (КЭП), привязанная к личному кабинету;
Файлы в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый.

Все перечисленные сведения и сканы необходимо загрузить в соответствующие поля личного кабинета, проверив корректность введённых данных перед отправкой запроса. После подтверждения заявления электронный трудовой книжка будет сформирована и доступна в личном кабинете.

Пошаговая инструкция по заказу электронной трудовой книжки

Вход на портал Госуслуг

Для получения доступа к сервису необходимо выполнить вход на портал Госуслуг.

Сначала откройте официальный сайт - https://www.gosuslugi.ru. На главной странице найдите кнопку «Войти».

Далее введите логин (номер телефона, электронную почту или ИНН) и пароль, указанные при регистрации. Если пароль забыт, используйте ссылку «Забыли пароль?», после чего получите код подтверждения на привязанное устройство.

После ввода кода система подтвердит личность и откроет личный кабинет. Внутри кабинета доступны все услуги, включая оформление электронной трудовой книжки.

Пошаговый процесс входа:

Перейдите на сайт Госуслуг.
Нажмите кнопку «Войти».
Введите логин и пароль.
При необходимости подтвердите вход кодом из SMS или приложения.
Доступ к личному кабинету открыт.

При первом входе система запросит подтверждение личности через Госуслуги‑ИД или подтверждение по СМС. После подтверждения вы сразу сможете воспользоваться функцией заказа электронной трудовой книжки.

Переход к разделу «Работа и занятость»

Для начала откройте портал Госуслуг и выполните вход, используя учётные данные (логин и пароль). После успешной авторизации в верхней части экрана появится строка поиска и меню основных разделов.

Для перехода к разделу, где оформляется электронная трудовая книжка, выполните следующие действия:

В главном меню найдите пункт «Услуги» и кликните по нему.
В выпадающем списке выберите «Работа и занятость» - именно в этом разделе сгруппированы сервисы, связанные с трудовой документацией.
После перехода откроется страница со списком доступных услуг. Среди них ищите «Электронная трудовая книжка» и нажмите на соответствующую ссылку.

Переход к разделу «Работа и занятость» обеспечивает быстрый доступ к нужному сервису без лишних переходов по сайту. После выбора услуги можно продолжить процесс оформления, следуя инструкциям, представленным на странице.

Выбор услуги «Выписка из электронной трудовой книжки»

Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо сначала открыть сервис «Электронная трудовая книжка» на портале Госуслуг. После входа в личный кабинет система предлагает список доступных операций. Среди них выбирают пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

При выборе услуги обратите внимание на следующие параметры:

Формат выписки - PDF или XML. PDF удобен для печати, XML подходит для автоматической обработки данных.
Период, за который требуется выписка. Укажите даты начала и окончания интересующего периода.
Наличие подписи работодателя. Если требуются подтверждения от текущего или предыдущего работодателя, система запросит их автоматически.

После указания параметров нажмите кнопку «Подтвердить». Платформа проверит наличие всех необходимых данных и сформирует документ в выбранном формате. Готовую выписку можно скачать сразу или отправить на электронную почту, привязанную к аккаунту.

Если в процессе выбора появляется сообщение об ошибке, проверьте корректность введённых дат и наличие актуального статуса трудовой книжки. При отсутствии данных о работодателе необходимо обновить информацию в личном кабинете перед повторным запросом.

Завершив процесс, сохраните файл в надёжном месте и используйте его в соответствии с требуемыми процедурами.

Заполнение формы запроса

Проверка персональных данных

Для получения электронной трудовой книжки необходимо убедиться, что все личные сведения в личном кабинете соответствуют официальным документам. Ошибки в ФИО, дате рождения, ИНН или СНИЛС приведут к отказу в оформлении.

Откройте профиль на портале государственных услуг и перейдите в раздел «Персональные данные».
Сравните указанные в системе значения с паспортом, свидетельством о рождении и страховым полисом.
При обнаружении несоответствия нажмите кнопку «Редактировать» и внесите корректные данные.
Сохраните изменения, подтвердив их через СМС‑код, отправленный на зарегистрированный номер телефона.
После сохранения система выполнит автоматическую проверку: сравнит введённую информацию с базой ФМС и налоговой службы.
При успешном результате появится уведомление о подтверждении персональных данных; в противном случае будет указана причина отказа и рекомендации по исправлению.

После завершения проверки можно переходить к следующему этапу - оформлению заявки на электронную трудовую книжку.

Подтверждение запроса

При оформлении электронного трудового документа в личном кабинете Госуслуг после ввода всех необходимых данных система формирует запрос на создание книги. На этапе подтверждения запроса пользователь обязан проверить отображаемую информацию и нажать кнопку подтверждения. После этого система фиксирует заявку и формирует уникальный номер, который отображается в личном кабинете.

Для успешного завершения этого шага необходимо:

Убедиться, что указаны правильные ФИО, ИНН и реквизиты работодателя.
Проверить выбранный тип электронного документа (трудовая книжка или её копия).
Нажать кнопку «Подтвердить запрос».

В момент нажатия система отправляет запрос в электронный реестр и выводит сообщение о принятии заявки. В этом сообщении содержится номер заявки и ссылка на страницу статуса. Пользователь может в любой момент перейти в раздел «Мои заявки» и отследить статус обработки: «В обработке», «Одобрено» или «Отказано». При возникновении ошибок система выдаст конкретный код ошибки и подсказку для исправления.

После получения статуса «Одобрено» электронная трудовая книжка автоматически привязывается к аккаунту, и её можно просмотреть или скачать в формате PDF. При отказе в заявке в сообщении указывается причина, после чего пользователь может внести корректировки и повторно отправить запрос.

Отслеживание статуса заявления

Отслеживание статуса заявления - неотъемлемый этап получения электронного трудового книжки через Госуслуги. После подачи заявки система автоматически фиксирует изменения, и пользователь может в любой момент увидеть текущий статус.

Для контроля статуса выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
Перейдите в раздел «Мои обращения».
В списке найдите заявку «Электронный трудовой книжка» и откройте её.
На странице обращения отображается статус (например, «В обработке», «Одобрено», «Отказано») и дата последнего изменения.
При необходимости нажмите кнопку «Подробнее», чтобы увидеть комментарии сотрудника и требуемые документы.

Состояния статуса:

В обработке - заявка принята, ожидает проверки.
Одобрено - документ готов к выдаче; в личном кабинете появится ссылка для скачивания.
Отказано - указана причина отклонения; требуется исправить недочёты и повторно отправить заявку.
Ожидание подтверждения - требуется предоставить недостающие сведения (скан паспорта, справка о доходах).

Если статус фиксируется в режиме «В обработке» более 10 рабочих дней, рекомендуется:

Открыть чат с оператором через кнопку «Помощь» в личном кабинете.
Уточнить причину задержки, предоставив номер обращения.
При необходимости загрузить недостающие документы повторно.

Регулярный мониторинг статуса позволяет своевременно реагировать на запросы службы и ускорить получение электронного трудового книжки.

Получение и использование электронной трудовой книжки

Просмотр и скачивание выписки

Для доступа к выписке из электронного трудового книжки необходимо открыть личный кабинет на портале государственных услуг. После авторизации в разделе «Электронный трудовой книжка» выбирается пункт «Выписка». Откроется список доступных документов.

Для просмотра и загрузки выписки выполните следующие действия:

Нажмите кнопку «Показать» рядом с нужным периодом - выписка отобразится в окне браузера.
Для сохранения файла нажмите «Скачать»; документ будет сохранён в формате PDF в выбранную папку.
При необходимости распечатать документ, откройте скачанный файл и используйте функцию печати в PDF‑просмотрщике.

После загрузки выписку можно использовать в официальных запросах, предоставлять работодателю или хранить в личных цифровых архивах.

Как проверить подлинность выписки

После получения выписки из электронного трудового книжного сервиса необходимо убедиться в её подлинности. Для этого выполните последовательные действия.

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг.
Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
Скачайте выписку в формате PDF или XML.
Откройте файл и проверьте наличие цифровой подписи: в интерфейсе должна отображаться иконка «Подпись», при нажатии на неё появится информация о сертификате.
Убедитесь, что сертификат выдан официальным удостоверяющим центром, срок его действия не истёк, а в реквизитах указаны ваши ФИО, ИНН и СНИЛС.
Сравните данные из выписки с данными, указанными в личном кабинете: фамилия, имя, отчество, дата рождения, идентификационные номера. Любое несоответствие свидетельствует о возможной подделке.
При наличии сомнений используйте встроенный сервис проверки подлинности выписки, доступный в том же разделе. Введите номер выписки и нажмите «Проверить». Система выдаст результат «документ подтверждён» или «нарушения обнаружены».
Если проверка завершилась отрицательно, немедленно обратитесь в службу поддержки портала через форму обратной связи или по указанному телефону.

Эти шаги позволяют быстро и точно определить достоверность полученной выписки, гарантируя, что электронный документ соответствует официальным требованиям.

Срок действия выписки

Срок действия выписки, необходимой для оформления электронного трудового книжки, ограничен 30 календарными днями со дня её выдачи. После этого периода документ считается просроченным и его нельзя использовать в заявке.

Если выписка уже просрочена, её следует запросить заново через личный кабинет на портале государственных услуг. При повторном запросе срок действия будет установлен заново, и новая выписка будет действовать ещё 30 дней.

Для контроля срока действия достаточно выполнить следующие действия:

открыть раздел «Мои документы» в личном кабинете;
проверить дату выдачи выписки в списке загруженных файлов;
сравнить её с текущей датой;
при необходимости оформить новую выписку, выбрав соответствующую услугу.

При подаче заявления на электронный трудовой книжку система автоматически проверит актуальность выписки. Если документ просрочен, заявка будет отклонена, и пользователь получит уведомление о необходимости обновления документа.

Рекомендуется планировать процесс получения выписки так, чтобы её срок действия покрывал весь период подачи и обработки заявки, исключая риск задержек.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если информация в выписке неверна?

Если после получения выписки из электронного трудового сертификата обнаружены неверные сведения, действуйте сразу.

1. Проверьте, какие именно данные ошибочны (ФИО, дата рождения, сведения о работодателе, даты трудового стажа).
2. Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг.
3. Нажмите кнопку «Сообщить об ошибке» в разделе «Электронный трудовой сертификат».
4. Заполните форму уточнения: укажите номер выписки, перечислите ошибочные поля и предложите корректные значения.
5. Прикрепите подтверждающие документы (паспорт, справку от работодателя, трудовой договор).
6. Отправьте запрос. Система сформирует служебную запись, после чего сотрудник поддержки проверит предоставленные сведения.
7. В течение 5 рабочих дней вы получите уведомление о статусе исправления. При положительном решении выписка будет автоматически обновлена, и вы сможете скачать исправленную версию.

Если ответ не поступил в установленный срок, свяжитесь с горячей линией Госуслуг или посетите центр обслуживания граждан и предъявите оригиналы документов. Корректировка производится без дополнительных платежей.

Можно ли получить бумажную версию электронной трудовой книжки?

Электронная трудовая книжка является официальным документом, зарегистрированным в системе государственных услуг. Государством не выдаётся отдельный бумажный экземпляр этой записи.

Для личных целей пользователь может распечатать содержание электронного реестра:

войти в личный кабинет на портале госуслуг;
открыть раздел «Трудовая книжка»;
выбрать пункт «Скачать PDF»;
распечатать полученный файл.

Полученный листок имеет лишь информативный характер и не заменяет официальную электронную запись. Если работодатель требует бумажный документ для внутреннего учёта, он может распечатать сведения из системы и предоставить их сотруднику, но такой листок не считается самостоятельным юридическим документом.

Итого: официальной бумажной версии электронной трудовой книжки не существует; возможна лишь печать её содержимого для справочных целей.

Как аннулировать запрос?

Чтобы отменить уже отправленный запрос на получение электронной трудовой книжки в личном кабинете Госуслуг, выполните следующие действия:

Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль от учетной записи.
Перейдите в раздел «Мои услуги» и откройте пункт, связанный с трудовой книжкой.
Найдите в списке активных заявок нужный запрос и нажмите кнопку «Отменить» рядом с ним.
Подтвердите действие в появившемся окне, выбрав «Да, отменить запрос».
После подтверждения система отобразит статус «Отменено», а в истории заявок появится запись о выполненной отмене.

Если кнопка «Отменить» недоступна, проверьте срок действия заявки: отмена возможна только до момента её обработки службой. В этом случае обратитесь в службу поддержки через форму обратной связи на портале, указав номер заявки и причину отмены. Оператор подтвердит отмену вручную и обновит статус в вашем кабинете.