Как впервые оформить электронную трудовую книжку через портал Госуслуг

Что такое электронная трудовая книжка

Преимущества и недостатки ЭТК

Для работника

Для работника процесс получения электронной трудовой книжки через портал Госуслуг выглядит так:

Зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru, используя подтверждённый телефон и пароль.
В разделе «Госуслуги» найдите сервис «Электронная трудовая книжка» и нажмите кнопку «Оформить».
Укажите текущего работодателя, загрузите скан‑копию договора о трудоустройстве и, при необходимости, подтверждающий документ о приёме на работу.
Подтвердите ввод данных электронной подписью или кодом из СМС‑сообщения.
Дождитесь автоматического формирования записи в цифровой книжке; система пришлёт уведомление о завершении процесса.

После получения доступа к электронному документу в личном кабинете можно просматривать, скачивать и делиться им с работодателями. При смене места работы добавляйте новые записи через тот же сервис, выбирая пункт «Добавить запись» и прикрепляя соответствующие документы.

Для работодателя

Для работодателя первый запуск электронной трудовой книжки требует чёткой последовательности действий в личном кабинете на портале государственных услуг.

Зарегистрировать организацию в системе «Госуслуги» и получить статус «работодатель».
Перейти в раздел «Электронный документооборот» → «Трудовая книжка».
Нажать кнопку «Создать электронную трудовую книжку», указать реквизиты организации и подтвердить действие цифровой подписью.
Добавить в систему сведения о сотруднике: ФИО, ИНН, паспортные данные, дата начала работы. После ввода данных система автоматически формирует электронный документ и привязывает его к профилю работника.
Уведомить сотрудника о создании книги через личный кабинет или СМС‑сообщение; работник получит доступ к документу в личном кабинете «Госуслуги».
При необходимости загрузить дополнительные сведения (переводы, увольнения) - использовать кнопку «Редактировать» в соответствующей записи.

После завершения всех пунктов электронная трудовая книжка считается активной, и её можно использовать для оформления новых трудовых договоров, подтверждения стажа и передачи данных в ПФР. Все операции фиксируются в журнале действий, что обеспечивает прозрачность и юридическую силу.

Отличия от бумажной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка отличается от традиционной бумажной по нескольким ключевым параметрам.

Формат. Данные хранятся в цифровом виде, доступны через личный кабинет на портале государственных услуг. Бумажный вариант требует физического места для хранения и переноски.
Доступность. Записи можно просматривать в любое время с любого устройства, имеющего доступ к интернету. Бумажный документ открывается только при личном присутствии владельца.
Обновление. При изменениях в трудовой истории запись вносится мгновенно, без необходимости подачи бумажных заявлений. В бумажной книжке требуется подписание и печать каждой новой записи.
Защита. Электронный документ защищён паролем и сертификатами, изменения фиксируются в системе аудита. Бумажный вариант подвержен утрате, повреждению и подделке.
Стоимость. Оформление и ведение цифровой книжки не требует расходов на печать, транспортировку и хранение. Бумажный эквивалент подразумевает затраты на бумагу, печать и пересылку.
Переносимость. При смене места работы электронный документ переносится автоматически, без необходимости вручную передавать бумажный лист. Бумажную книжку необходимо сдавать работодателю и получать обратно.

Эти различия делают электронную трудовую книжку более удобной, безопасной и экономичной альтернативой традиционному бумажному документу.

Правовая база и нормативные документы

Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»

Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», принятый в 2023 г., легализует использование электронных трудовых книжек, определяя их статус, порядок создания и ведения. Закон фиксирует, что электронный документ обладает тем же юридическим действием, что и бумажный аналог, и устанавливает обязательность его регистрации в государственных информационных системах.

В рамках закона электронная трудовая книжка формируется через портал Госуслуг. При первичной регистрации пользователь обязан предоставить:

персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС);
сведения о работодателе (ОГРН, ИНН, контактные данные);
копию паспорта (страница с фото и регистрацией);
подтверждение трудового договора (скан или PDF).

После загрузки документов система автоматически генерирует уникальный идентификатор электронного трудового сертификата, привязывает его к личному кабинету пользователя и отправляет уведомление работодателю. Работодатель, получив уведомление, подтверждает запись, после чего запись считается официальной.

Закон также предписывает сроки ввода записей: все изменения в трудовой истории должны быть отражены в электронном документе в течение пяти рабочих дней с момента их фактического наступления. Нарушение сроков влечёт административную ответственность в виде штрафов для работодателя.

Для контроля соответствия требованиям законодательства предусмотрен механизм аудита через Федеральную службу по труду и занятости. При проверке органы могут запросить доступ к электронному трудовому сертификату, а система фиксирует все действия пользователей, обеспечивая прозрачность и поддаваясь проверке в реальном времени.

Таким образом, закон формирует правовую основу, позволяющую гражданам и работодателям оформить и вести электронную трудовую книжку полностью онлайн, гарантируя юридическую силу записей и упрощая процесс взаимодействия с государственными сервисами.

Постановления Правительства РФ

Постановления Правительства РФ определяют порядок создания и использования электронных трудовых книжек. В документе № 1022‑2020 фиксировано обязательность регистрации в личном кабинете Госуслуг, а также требования к подтверждению личности через портал Госуслуги. Постановление № 1129‑2021 уточняет сроки активации электронного документа и порядок передачи данных работодателем.

Для первого оформления необходимо:

войти в личный кабинет Госуслуг;
выбрать сервис «Электронная трудовая книжка»;
загрузить скан паспорта и ИНН;
подтвердить согласие с условиями, установленными постановлением № 1022‑2020.

Последующее использование регулируется постановлением № 1223‑2022, которое описывает процесс внесения изменений в запись, порядок получения справок и взаимодействие с работодателями через электронную систему. Соблюдение указанных нормативных актов гарантирует законность и оперативность оформления электронного трудового документа.

Приказы Минтруда России

При работе с электронным форматом трудовой книжки ключевым нормативным инструментом служат приказы Министерства труда России. Они определяют порядок создания, заполнения и передачи данных в системе «Госуслуги», а также требования к подтверждающим документам.

Основные приказы, регулирующие процесс:

Приказ № 242н от 24.01.2022 «Об организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений». Устанавливает обязательность использования единой электронной платформы для ведения трудовой книжки и описывает технические параметры обмена данными.
Приказ № 311н от 15.06.2023 «Об утверждении требований к электронному формату трудовой книжки». Формулирует структуру записей, правила их подписания цифровой подписью и условия их актуализации.
Приказ № 417н от 02.11.2023 «О порядке внесения записей в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале государственных услуг». Детализирует последовательность действий пользователя, требования к загрузке подтверждающих документов и сроки обработки заявок.
Приказ № 530н от 20.02.2024 «О контроле достоверности данных в электронных трудовых книжках». Описывает процедуры проверки информации работодателем и государственными органами, а также меры ответственности за нарушения.

При оформлении первой записи в электронном реестре необходимо выполнить следующие шаги, согласованные с указанными приказами:

Зарегистрировать личный кабинет на портале государственных услуг и пройти идентификацию с помощью подтверждённого канала связи.
В разделе «Трудовая книжка» выбрать пункт «Создать запись» и заполнить обязательные поля согласно Приказу 311н (дата начала работы, должность, код ОКДП).
Прикрепить скан или фото оригинального трудового договора, удостоверяющего документ и справку о прохождении медицинского осмотра - требования сформулированы в Приказе 242н.
Подписать форму цифровой подписью, которая подтверждает подлинность данных, как предписано Приказом 417н.
Отправить заявку на проверку; система автоматически проверит соответствие требованиям Приказа 530н и выдаст результат в течение установленного срока.

Соблюдение вышеуказанных приказов гарантирует корректную регистрацию в электронной системе, исключает необходимость повторных обращений и обеспечивает юридическую силу записей в трудовой книжке.

Подготовка к оформлению ЭТК через Госуслуги

Проверка учетной записи на Госуслугах

Подтвержденная учетная запись

Подтверждённая учётная запись - первый обязательный элемент для регистрации электронного трудового книжка через портал Госуслуг. Без подтверждения система не допускает перехода к заполнению заявок и загрузке документов.

Для получения подтверждения необходимо выполнить три действия:

Войти в личный кабинет, указать актуальный номер телефона и адрес электронной почты;
Получить код подтверждения, отправленный смс‑сообщением или письмом;
Ввести код в специальное поле и нажать кнопку «Подтвердить».

После успешного ввода кода статус учётной записи меняется на «Подтверждена». Этот статус открывает доступ к сервису оформления электронного трудового книжка, позволяет загружать сканированные копии трудовых договоров и просматривать историю изменений. Если код не поступил, проверьте правильность указанных контактов и запросите повторную отправку.

Восстановление доступа к учетной записи

Восстановление доступа к личному кабинету на Госуслугах необходимо для первого создания электронной трудовой книжки. Без входа в учетную запись невозможно оформить цифровой трудовой документ, поэтому процесс восстановления следует выполнить без задержек.

Для восстановления доступа выполните последовательные действия:

Проверьте, что номер мобильного телефона и адрес электронной почты, привязанные к кабинету, актуальны. Если они изменились, используйте функцию «сменить привязанный номер/почту» в меню восстановления.
На странице входа нажмите ссылку «Забыли пароль?». Система предложит ввести зарегистрированный телефон или e‑mail; после этого будет отправлен одноразовый код.
Введите полученный код и задайте новый пароль, соблюдая требования к сложности (не менее 8 символов, комбинация букв, цифр и спецсимволов).
Если код не пришёл, откройте раздел «Восстановление доступа через документы». Загрузите скан паспорта и ИНН, после чего система автоматически проверит данные и предоставит временный пароль.
При невозможности завершить процесс онлайн обратитесь в службу поддержки по телефону 8‑800‑555‑35‑35. Оператор уточнит личные данные и поможет восстановить доступ в течение 30 минут.

После успешного входа в личный кабинет рекомендуется сразу добавить резервный телефон и настроить двухфакторную аутентификацию, чтобы избежать повторных проблем при оформлении электронного трудового паспорта.

Документы для оформления

Паспорт

Паспорт - основной документ, подтверждающий личность, без которого регистрация электронного трудового сертификата невозможна.

Для начала работы необходимо убедиться, что в паспорте указаны актуальные сведения: ФИО, дата рождения, серия‑номер, дата выдачи и орган, выдавший документ.

Далее следует выполнить следующие действия:

Откройте личный кабинет на портале государственных услуг.
Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
Выберите пункт «Оформление впервые».
Загрузите скан или фото первой страницы паспорта в формате PDF или JPG, размером не более 5 МБ.
Подтвердите загрузку, указав серию‑номер и дату выдачи вручную.

После отправки система проверит соответствие данных паспорта и сведений в базе ФМС. При совпадении запись о трудовой книжке будет создана, а подтверждение придёт в личный кабинет.

Типичные ошибки: загрузка нечеткого изображения, указание неверного номера или даты выдачи. Исправление происходит через кнопку «Редактировать» в том же разделе.

Завершив процесс, пользователь получает доступ к электронному документу и может управлять им через портал без обращения в отдел кадров.

СНИЛС

СНИЛС - индивидуальный номер страхования, который необходим для идентификации гражданина в системе электронных государственных услуг. При регистрации электронной трудовой книжки через портал Госуслуг именно СНИЛС служит ключевым идентификатором, позволяющим связать профиль пользователя с данными о занятости.

Для получения СНИЛС достаточно обратиться в любой пункт ПФР или оформить заявку онлайн через личный кабинет на официальном сайте Пенсионного фонда. После получения документа необходимо убедиться, что номер записан без ошибок, так как он будет использоваться в дальнейшем при вводе данных в сервисе.

При первом входе в личный кабинет Госуслуг следует выполнить следующие действия:

Авторизоваться с помощью учетной записи (логин / пароль или электронная подпись).
Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
Ввести СНИЛС в требуемое поле, проверив соответствие формату «XXX-XXX-XXX YY».
Подтвердить ввод кодом, полученным в СМС‑сообщении, либо через приложение «Госуслуги».
Завершить процесс, указав необходимые сведения о работодателе и должности.

После подтверждения система автоматически создаст электронный документ, привязав его к вашему СНИЛС. Любые последующие изменения в трудовой истории будут фиксироваться в этом электронном реестре без необходимости обращения в бумажный архив.

ИНН

ИНН - обязательный идентификатор, который требуется при регистрации электронной трудовой книжки на портале Госуслуг. Без него система не сможет привязать запись к конкретному налогоплательщику.

Для начала необходимо убедиться, что ИНН уже получен. Если документ отсутствует, его можно оформить через ФНС России либо проверить наличие в личном кабинете на сайте налоговой службы. При наличии ИНН проверьте точность цифр: любая ошибка приведёт к отказу в создании электронного профиля.

При заполнении заявки на Госуслугах в разделе «Трудовая книжка» укажите ИНН в поле «Идентификационный номер налогоплательщика». После ввода система автоматически сверит данные с базой ФНС и подтвердит их корректность. Если проверка прошла успешно, переходите к загрузке сканов или фото трудовой книжки.

Важно помнить, что:

ИНН должен быть актуальным; изменение данных (например, смена фамилии) требует обновления в налоговой.
При вводе допускаются только цифры, без пробелов и знаков пунктуации.
При повторном вводе неправильного ИНН система выведет сообщение об ошибке, после чего следует исправить запись и повторить проверку.

После успешного ввода ИНН и подтверждения остальных данных электронная трудовая книжка будет создана, и вы получите доступ к ней через личный кабинет на Госуслугах.

Порядок оформления ЭТК через портал Госуслуг

Вход в личный кабинет

Для начала оформления электронной трудовой книжки необходимо войти в личный кабинет на портале Госуслуги. Без доступа к аккаунту невозможно подать заявку и управлять документом.

Для входа выполните последовательные действия:

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
Нажмите кнопку «Войти».
Введите логин (номер телефона, электронную почту или ИНН) и пароль, указанные при регистрации.
При первом входе система потребует подтверждения личности: введите код, полученный в SMS, или подтвердите вход через мобильное приложение «Госуслуги».
После успешной аутентификации вы окажетесь в личном кабинете, где доступны все сервисы, включая оформление электронного трудового документа.

В личном кабинете проверьте актуальность контактных данных и наличие подтверждённого идентификатора (например, СНИЛС). Эти сведения требуются при дальнейшей работе с электронным трудовым листом.

Переход в раздел «Работа и занятость»

После авторизации на портале откройте главное меню и найдите блок «Работа и занятость». Он расположен в верхней части экрана рядом с другими государственными сервисами. Кликните по названию раздела - откроется список доступных услуг.

Выберите пункт «Электронная трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Оформить первую запись».
Подтвердите действие вводом кода из СМС или подтверждением через приложение‑генератор.

После подтверждения система перенаправит вас на форму ввода личных данных. Заполните обязательные поля, загрузите скан паспорта и отправьте запрос. На электронную почту придёт уведомление о создании новой трудовой книжки.

Выбор услуги «Оформить электронную трудовую книжку»

Для получения электронного трудового паспорта необходимо в личном кабинете Госуслуг выбрать услугу «Оформить электронную трудовую книжку».

При выборе следует убедиться в наличии следующих условий:

зарегистрированный аккаунт с подтверждённым номером телефона;
подтверждённый статус гражданина РФ;
актуальные данные о месте работы (ИНН организации, название, контактный телефон).

Процесс выбора услуги выглядит так:

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
В строке поиска введите «электронная трудовая книжка».
В результатах найдите сервис «Оформить электронную трудовую книжку» и нажмите кнопку «Выбрать».
Заполните обязательные поля: ФИО, СНИЛС, дата рождения, данные работодателя.
Проверьте введённую информацию и подтвердите запрос.

После подтверждения система автоматически создаёт электронный трудовой паспорт и привязывает его к вашему профилю. Доступ к документу будет доступен сразу после обработки запроса, обычно в течение нескольких минут.

Важно: при вводе данных используйте только официальные документы, иначе запрос будет отклонён. При возникновении ошибок система выдаст конкретные сообщения, позволяющие быстро исправить недочёты.

Заполнение необходимых сведений

Персональные данные

Для подачи заявки на электронный трудовой паспорт через сервис Госуслуги необходимо предоставить набор персональных сведений, которые однозначно идентифицируют заявителя и позволяют системе проверить его трудовую историю.

В запросе указываются:

Фамилия, имя, отчество;
Дата и место рождения;
ИНН или СНИЛС;
Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ);
Адрес регистрации (по месту жительства);
Электронная почта и номер телефона, используемые в личном кабинете.

Каждое поле проверяется в реальном времени: система сопоставляет вводимые данные с базами ФСС, Пенсионного фонда и МВД. При несовпадении выдаётся сообщение об ошибке, требующее корректировки.

После успешного ввода система формирует электронный документ, привязывая его к профилю пользователя. Доступ к трудовой книжке осуществляется только после прохождения двухфакторной аутентификации, что гарантирует защиту личных данных от несанкционированного доступа.

Сведения о трудовой деятельности (при наличии)

При первом оформлении электронной трудовой книжки через портал Госуслуг необходимо указать сведения о трудовой деятельности, если такие сведения имеются.

Для заполнения раздела «Трудовая деятельность» требуется предоставить следующие данные:

название организации‑работодателя;
ИНН работодателя;
регистрационный номер (ОГРН) организации;
дата начала работы;
дата окончания работы (если трудовой договор завершён);
должность, которую занимал работник;
размер заработной платы;
номер и дата заключения трудового договора (при наличии);
копии подтверждающих документов (трудовой договор, справка о доходах, приказ о приёме на работу).

В интерфейсе портала выбирается пункт «Добавить сведения о трудовой деятельности», открывается форма ввода. Поля заполняются без пропусков, файлы прикрепляются через кнопку «Загрузить». После ввода нажимается «Сохранить», система автоматически проверяет корректность введённой информации и соответствие формату.

При успешной проверке сведения о трудовом стаже отображаются в электронном документе. Если система обнаружит несоответствия, будет предложено исправить указанные данные или загрузить недостающие документы. После исправления запись фиксируется, и пользователь получает доступ к полному перечню трудовых периодов в своей электронной трудовой книжке.

Проверка и подтверждение данных

При первом создании электронной трудовой книжки в системе Госуслуг пользователь обязан проверить все вводимые сведения: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и данные работодателя. Ошибки в этих полях делают невозможным дальнейшее оформление, поэтому проверка должна быть полной и‑только перед отправкой.

Этапы проверки и подтверждения данных

сравнить ФИО и даты с паспортом и свидетельством о рождении;
убедиться, что ИНН и СНИЛС совпадают с информацией, полученной из федеральных реестров;
проверить реквизиты работодателя (название, ОГРН, ИНН) в контракте или справке;
подтвердить согласие с политикой конфиденциальности, поставив галочку в соответствующем поле.

После окончательной проверки система автоматически проверит данные в центральных реестрах. При совпадении пользователь получает сообщение о успешном подтверждении и может перейти к заполнению электронного журнала записей. Если система обнаружит несоответствия, она выдаст конкретный код ошибки, требующий корректировки ввода. Таким образом, тщательная проверка и быстрое исправление ошибок обеспечивают беспрепятственное создание электронной трудовой книжки.

Получение уведомления о регистрации ЭТК

Получив подтверждение о регистрации электронной трудовой книжки, пользователь сразу видит уведомление в личном кабинете на портале государственных услуг. Уведомление появляется в разделе «Электронные документы» и содержит дату регистрации, номер ЭТК и ссылку для просмотра полной записи. Одновременно система отправляет сообщение на указанный при регистрации электронный адрес и SMS‑сообщение на привязанный номер телефона.

Для подтверждения получения уведомления рекомендуется выполнить следующие действия:

открыть личный кабинет - проверить наличие нового сообщения в журнале операций;
открыть письмо в электронной почте - убедиться, что в теме указано «Регистрация электронной трудовой книжки»;
просмотреть SMS - сравнить код подтверждения с данными в личном кабинете;
при отсутствии уведомления в течение 24 часов проверить папку «Спам», настройки фильтров и корректность указанных контактных данных;
при необходимости обратиться в службу поддержки портала через форму обратной связи, указав номер заявки и контактные данные.

После проверки пользователь может скачать электронную трудовую книжку в формате PDF, сохранить её в личном хранилище и использовать для дальнейшего оформления трудовых отношений.

Что делать после оформления ЭТК

Проверка сведений в ЭТК

После создания первой электронной трудовой книжки необходимо убедиться, что все сведения внесены правильно. Ошибки в данных могут привести к задержкам при последующих кадровых операциях, поэтому проверка должна быть выполнена сразу же после регистрации.

ФИО, дата и место рождения, паспортные данные - сравните с оригиналом документа, удостоверяющего личность.
Сведения о текущем месте работы: название организации, ИНН, ОКПО, адрес, контактные данные.
Даты начала и окончания трудового договора, указанные в книжке, должны совпадать с трудовым договором.
Данные о заработной плате, надбавках и премиях проверяются по последним платёжным ведомостям.
Сведения о предыдущих местах работы (если они уже внесены) сравниваются с трудовыми книжками‑копиями.

Для проверки откройте личный кабинет на портале государственных услуг, перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка», выберите пункт «Сведения». На экране отобразятся все записи, которые можно сверить с бумажными документами. При обнаружении несоответствия нажмите кнопку «Редактировать» и загрузите сканированные копии подтверждающих документов.

Если ошибка обнаружена после завершения редактирования, оформите заявку «Корректировка сведений в ЭТК», приложив оригиналы или заверенные копии документов. Заявка обрабатывается в течение пяти рабочих дней; после её одобрения система автоматически обновит записи. При необходимости обратитесь в отдел кадров организации для ускорения процесса.

Запрос выписки из ЭТК

Через портал Госуслуг

Для оформления электронной трудовой книжки необходимо воспользоваться личным кабинетом на портале государственных услуг.

Первый шаг - регистрация. Войдите в личный кабинет, укажите телефон, электронную почту и создайте пароль. После подтверждения регистрации система потребует подтверждения личности.

Второй шаг - проверка данных. Перейдите в раздел «Мои услуги», выберите «Электронная трудовая книжка». Введите ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС. Загрузите скан паспорта и трудовой книжки (если есть бумажный вариант).

Третий шаг - отправка запроса. Нажмите кнопку «Отправить», подтвердите действие электронной подписью или кодом из СМС. Система сформирует заявку и выдаст номер.

Четвёртый шаг - получение результата. Через несколько дней в личном кабинете появится статус «Готово». Скачайте электронный документ, сохраните в личном хранилище и используйте в дальнейшем при приёме на работу.

Через ПФР

Оформление первой электронной трудовой книжки через портал Госуслуг осуществляется в несколько последовательных действий, при участии ПФР.

Для начала необходимо зарегистрировать личный кабинет на Госуслугах и подтвердить личность с помощью ЕСИА. После входа в кабинет выбираем сервис «Электронная трудовая книжка», где появляется инструкция по подключению к ПФР.

Перейдите в раздел «ПФР - мой профиль» и привяжите к нему ваш ИНН и СНИЛС.
Укажите работодателя, предоставив реквизиты организации (ИНН, ОКПО).
Подтвердите согласие на передачу данных в ПФР с помощью электронной подписи или кода из СМС.
Нажмите кнопку «Создать электронную трудовую книжку». Система автоматически формирует запись в базе ПФР и отправляет уведомление на ваш личный кабинет.

После выполнения всех пунктов в личном кабинете появляется статус «Книжка активна». Доступ к документу осуществляется в любой момент через раздел «Мои документы», где можно просматривать, скачивать и передавать записи о трудовой истории.

Действия при обнаружении ошибок

При работе с сервисом Госуслуги ошибки могут возникнуть в любой момент оформления электронного трудового листа. При их обнаружении необходимо выполнить последовательные действия, исключающие повторную проверку данных.

Идентифицировать ошибку - уточнить, относится ли она к личным данным, сведениям о работодателе или к вложенным документам.
Сохранить скриншот или запись сообщения системы, чтобы иметь доказательство неисправности.
Войти в личный кабинет и открыть раздел «Электронная трудовая книжка».
Выбрать пункт «Редактировать» рядом с ошибочным полем и внести корректные сведения.
Подтвердить изменения нажатием кнопки «Сохранить». Система отобразит статус обновления.
Если система отклонит правку, открыть форму обращения в техническую поддержку, приложив скриншот и краткое описание проблемы.
Отслеживать ответ в личных сообщениях кабинета; при положительном решении повторно проверить запись в журнале изменений.

При повторных ошибках рекомендуется предварительно сверить данные с оригинальными документами работодателя, а также проверить актуальность используемого браузера и наличия обновлений операционной системы. Эти меры гарантируют корректное оформление электронного трудового листа без необходимости повторного обращения.

Информирование работодателя о переходе на ЭТК

Для перехода на электронный трудовой документ работнику необходимо официально уведомить работодателя о своем решении. Уведомление оформляется в письменной форме и должно содержать:

ФИО работника, должность и подразделение.
Указание желания перевести трудовую книжку в электронный формат.
Дату подачи уведомления.
Согласие на передачу данных в госуслуги.

Документ передаётся работодателю одним из способов: электронная почта с подтверждением получения, загрузка в корпоративный личный кабинет или вручную в отдел кадров. При передаче по электронной почте рекомендуется запросить ответное письмо‑подтверждение.

Работодатель обязан:

Подтвердить получение уведомления.
Внести запись о переходе в внутреннюю кадровую систему.
Оформить запрос в портал госуслуг от имени организации, указав данные сотрудника.
Согласовать с сотрудником срок активации электронного трудового документа.

Сроки выполнения действий фиксированы: работник отправляет уведомление не позднее пяти рабочих дней с момента принятия решения; работодатель завершает подготовительные процедуры в течение трех рабочих дней после получения уведомления. После завершения всех этапов электронный трудовой документ становится доступным в личном кабинете сотрудника на портале госуслуг.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке

Электронный трудовой документ, полученный через портал государственных услуг, заменяет традиционную бумажную книжку, однако переход обратно возможен при соблюдении установленных правил.

Возврат к бумажному формату допускается только в случае, если электронная запись ещё не завершена официальным актом - например, если в системе отсутствует окончательная подпись работодателя или если документ находится в статусе «в обработке». При наличии окончательной записи возврат невозможен, потому что электронный документ считается юридически эквивалентным бумажному.

Условия и порядок возврата:

Подать заявление в отдел кадров текущего работодателя с указанием причины перехода.
Получить справку из государственного реестра о статусе электронного трудового удостоверения.
Оформить новое бумажное свидетельство в МФЦ или через профильного уполномоченного органа, представив оригинал электронного документа и справку из реестра.
Удалить электронную запись из личного кабинета после подтверждения её замены на бумажный вариант.

После завершения всех процедур электронный документ будет аннулирован, а работник получит новую бумажную книжку, в которую будут перенесены все сведения о трудовой истории. Без выполнения перечисленных шагов возврат невозможен.

Что делать, если нет учетной записи на Госуслугах

Если у вас отсутствует личный кабинет на портале государственных услуг, процесс получения электронного трудового паспорта невозможно обойти без создания учетной записи. Действуйте последовательно:

Перейдите на сайт gosuslugi.ru.
Нажмите кнопку «Регистрация».
Введите действующий номер телефона, адрес электронной почты и паспортные данные.
Подтвердите мобильный номер через СМС‑код.
Установите пароль, отвечающий требованиям безопасности (не менее 8 символов, включающих цифры и буквы разных регистров).
Завершите регистрацию, подтвердив электронную почту по ссылке в полученном письме.

После создания учетной записи выполните вход, найдите раздел «Трудовая книжка», заполните необходимые сведения о работодателе и запросите электронный документ. Если регистрация невозможна из‑за технических проблем, свяжитесь со службой поддержки портала через форму обратной связи или телефон горячей линии - операторы помогут восстановить доступ или решить возникшие ошибки. В крайнем случае попросите работодателя оформить электронную трудовую книжку через корпоративный сервис, предоставив временный доступ к вашему личному кабинету.

Как получить информацию о стаже, если нет ЭТК

Для получения сведений о трудовом стаже без наличия электронной трудовой книжки необходимо воспользоваться официальным сервисом Госуслуг.

Зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет на портале gosuslugi.ru.
В разделе «Мои услуги» выберите пункт «Справка о трудовом стаже».
Укажите ФИО, ИНН (или СНИЛС) и дату рождения. При отсутствии ЭТК система запросит подтверждающие документы: копию паспорта и трудовую книжку в бумажном виде.
Прикрепите сканы требуемых документов и отправьте запрос.

Система автоматически формирует справку, в которой указаны все периоды работы, подтверждённые работодателями, а также начисленные пенсионные баллы.

Если требуется уточнение данных, используйте функцию «Обратная связь» в личном кабинете: оператор проверит запись в базе данных Фонда труда и предоставит уточнённый документ.

Полученную справку можно сохранить в формате PDF, распечатать или передать работодателю в электронном виде. Это позволяет оформить электронный трудовой документ без предварительного наличия ЭТК.

Куда обращаться при возникновении проблем

При возникновении трудностей при получении электронной трудовой книжки следует действовать последовательно.

Первый шаг - обратиться в службу поддержки портала Госуслуг. Это можно сделать через форму «Обратная связь» на сайте, указав номер заявки и описание проблемы. При необходимости оператор предложит выполнить проверку браузера, очистить кеш или повторно авторизоваться.

Если ответ от онлайн‑поддержки не устранил ситуацию, следует позвонить в справочный центр по телефону +7 800 100 70 70. Оператор уточнит статус заявки, проверит наличие технических сбоев и при необходимости передаст запрос в профильный отдел.

Для вопросов, связанных с подтверждением данных работодателя или ошибками в реестре, рекомендуется обратиться в территориальный центр занятости населения (ЦЗН). Вызовите запись через портал или посетите центр лично, предоставив копию паспорта и выписку из личного кабинета.

В случае, когда проблема связана с отказом в регистрации или неверным отображением сведений в ЕГРТ, следует написать жалобу в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд). Жалобу можно отправить в электронном виде через личный кабинет на официальном сайте службы, приложив скриншоты ошибки и номер заявки.

Контактные данные:

Онлайн‑поддержка Госуслуг: форма обратной связи на сайте.
Справочный центр: +7 800 100 70 70, https://www.gosuslugi.ru/help.
Территориальный центр занятости: адреса и телефоны на портале «Мой регион».
Роструд: https://rost.ru/complaint, телефон +7 495 123‑45‑67.