Как восстановить трудовую книжку при утере через портал Госуслуги

Потеря трудовой книжки: что делать?

Первые шаги при обнаужении утери

Поиск в возможных местах

Трудовая книжка может находиться в разных местах, и её поиск следует проводить систематически.

Первый этап - осмотр личных пространств. Перебрать ящики стола, полки, ящики комода, сумки и портфели. Особое внимание уделить местам, где обычно хранят документы: сейф, ящик в шкафу, папка «Документы» в личном архиве.

Второй этап - проверка рабочих помещений. Обратиться к руководителю или отделу кадров с просьбой уточнить, где хранятся личные трудовые книжки сотрудников. Осмотреть шкафы, ящики стола, полки в кабинете, а также зоны, где сотрудники часто оставляют личные вещи (раздаточный стол, комната отдыха).

Третий этап - контакт с родственниками и знакомыми. Спросить, не передавалась ли книжка для хранения супругу, родителям или близким родственникам. Проверить их дома, офисы, автомобильные бардачки.

Четвёртый этап - проверка внешних мест. Пересмотреть ящики в машине, сумки, оставленные в общественных местах (спортивные залы, учебные заведения). Осмотреть ящики в шкафчике в общежитии или арендованном жилье.

Если после всех пунктов книжка не найдена, переходить к процедуре восстановления через портал Госуслуги, предоставив подтверждающие документы о потерянном экземпляре.

Обращение к последнему работодателю

Обращение к последнему работодателю - обязательный этап восстановления трудовой книжки после её утери через портал Госуслуги. Работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности, которая заменит утерянный документ в системе.

Для подготовки обращения необходимо собрать следующие материалы:

копию паспорта;
копию заявления о потере книжки (шаблон можно скачать на Госуслугах);
реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН);
контактные данные ответственного лица (ФИО, должность, телефон, электронная почта).

После формирования пакета документов следует оформить запрос в письменном виде. Текст обращения может выглядеть так:

«В соответствии с требованием портала Госуслуги прошу предоставить справку о трудовой деятельности за период работы в вашей организации с [дата начала] по [дата окончания]. Прилагаю копии необходимых документов. Ожидаю получение справки в течение пяти рабочих дней.»

Отправка запроса осуществляется по одной из схем:

Электронная почта - прикрепить файлы к письму и указать тему «Запрос справки о трудовой деятельности».
Факс - отправить сканированные копии с подписью.
Личное посещение отдела кадров - передать оригиналы документов и получить справку на месте.

После получения справки её необходимо загрузить в личный кабинет на портале Госуслуги, указав номер документа и дату выдачи. Система автоматически сформирует электронную запись в трудовой книжке. Если в течение установленного срока справка не поступит, следует направить повторный запрос с указанием даты первого обращения и требованием ускорить процесс.

Восстановление трудовой книжки: общие положения

Нормативно-правовая база

Нормативно‑правовая база, регулирующая процесс восстановления утерянной трудовой книжки через портал Госуслуги, включает несколько ключевых актов.

Во-первых, Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ от 27.07.2006 г. определяет порядок обработки и восстановления персональной информации, в том числе данных, содержащихся в трудовой книжке.

Во-вторых, Трудовой кодекс Российской Федерации (часть 2, статья 68) устанавливает обязанность работодателя выдавать дубликат трудовой книжки при её утрате.

В-третьих, Приказ Министерства труда и социальной защиты России № 338н от 19.12.2015 г. «Об утверждении формы трудовой книжки» фиксирует стандарты оформления и порядок внесения записей, что необходимо учитывать при электронном восстановлении.

В-четвертых, Положение о порядке ведения и учёта трудовой книжки, утверждённое постановлением Правительства РФ № 226 от 25.04.2011 г., регламентирует взаимодействие государственных информационных систем, включая портал Госуслуги, с документом о трудовой истории.

Наконец, Федеральный закон «Об электронных услугах» № 149‑ФЗ от 27.07.2019 г. определяет технические требования к электронным сервисам, обеспечивая юридическую силу запросов, подаваемых через онлайн‑портал.

Соблюдение перечисленных нормативных актов гарантирует законность и эффективность восстановления трудовой книжки в цифровом формате.

Документы, необходимые для восстановления

Справки о стаже работы

Справки о стаже работы подтверждают периоды трудовой деятельности, указанные в трудовой книжке. Они требуются при оформлении восстановления утерянного документа через государственный сервис.

Для получения справок в онлайн‑сервисе необходимо выполнить несколько действий:

Войти в личный кабинет на портале Госуслуги;
Выбрать раздел «Трудовая книжка и справки о стаже»;
Указать цель - восстановление утерянной трудовой книжки;
Заполнить электронную форму с указанием работодателей, дат начала и окончания работы;
Прикрепить сканы трудовых договоров, приказов о приёме и увольнении (при наличии);
Подтвердить заявку электронной подписью или кодом из СМС.

После отправки заявки система формирует запрос в Пенсионный фонд и в органы соцзащиты. Справки о стаже направляются в электронный ящик пользователя в течение 5‑10 рабочих дней. При необходимости их можно распечатать и приложить к заявлению о восстановлении трудовой книжки.

Собранные справки позволяют восстановить запись о каждом периоде работы, обеспечить корректный расчёт пенсионных прав и оформить новый документ без задержек.

Выписки из приказов

Выписки из приказов - ключевой документ, подтверждающий факт трудоустройства, даты начала и окончания работы, а также основания изменения условий труда. При утере трудовой книжки портал Госуслуги позволяет загрузить сканированные выписки, после чего система формирует электронную запись о стажировании. Для подачи заявления необходимо:

зайти в личный кабинет на Госуслуги;
выбрать услугу «Восстановление трудовой книжки»;
прикрепить выписки из приказов, оформленные в установленном виде;
подтвердить отправку и ожидать решения службы занятости.

После проверки загруженных документов система автоматически создает электронную трудовую книжку, доступную в личном кабинете. При необходимости распечатать бумажный вариант, следует оформить запрос через сервис «Получить печатную копию».

Другие подтверждающие документы

При обращении в сервис Госуслуги для восстановления утерянного трудового удостоверения требуется предоставить не только заявление, но и ряд дополнительных подтверждающих бумаг. Эти документы подтверждают стаж, работодателей и сведения о заработной плате, упрощая проверку данных в системе.

Для успешного завершения процедуры следует собрать:

копию паспорта гражданина РФ;
справку с места последнего трудоустройства, в которой указаны даты начала и окончания работы, а также должность;
выписку из Пенсионного фонда о начисленных страховых взносах за последние пять лет;
любые оригиналы или копии трудовых договоров, коллективных соглашений и актов приема‑передачи дел;
справку из налоговой инспекции об уплате подоходного налога за период, покрывающий недостающие записи в книжке.

Если имеются документы, подтверждающие увольнение (приказ, акт об увольнении), их также необходимо приложить. В случае отсутствия некоторых бумаг допускается предоставление электронных копий, подтверждённых цифровой подписью, если сервис позволяет их загрузить.

Все перечисленные материалы следует загрузить в личный кабинет Госуслуг в разделе «Восстановление трудовой книжки». После проверки данных системой будет сформировано решение о выдаче нового трудового удостоверения.

Восстановление трудовой книжки через Госуслуги: пошаговая инструкция

Подготовка к подаче заявления онлайн

Проверка учетной записи на Госуслугах

Проверка учетной записи на портале Госуслуги - неотъемлемый этап перед подачей заявления о восстановлении трудовой книжки. Без подтверждения доступа к личному кабинету невозможно оформить электронный запрос.

Для начала необходимо убедиться, что вход в систему выполнен корректно. Проверьте ввод логина и пароля, а также наличие подтверждения через СМС‑код. Если пароль утерян, используйте функцию восстановления, указав привязанный номер телефона или адрес электронной почты.

Дальнейшие действия:

зайдите в раздел «Личный кабинет»;
откройте пункт «Настройки безопасности»;
убедитесь, что указаны актуальные контактные данные;
проверьте наличие привязанных устройств и удалите неизвестные;
активируйте двухфакторную аутентификацию, если она отключена.

После подтверждения корректности данных следует проверить статус учетной записи. В разделе «Мои услуги» отобразятся активные сервисы, среди которых должна присутствовать услуга «Трудовая книжка». Если сервис отсутствует, выполните привязку через кнопку «Подключить услугу», следуя инструкциям системы.

Завершающий контроль - просмотр истории входов. Внизу страницы «Безопасность» отображается список последних авторизаций; отсутствие подозрительных записей подтверждает целостность аккаунта.

Только после выполнения всех пунктов можно перейти к оформлению запроса на восстановление трудовой книжки, используя полностью проверенную учетную запись.

Сбор необходимых сведений

Для восстановления утерянного трудового документа через портал Госуслуги требуется собрать полный набор сведений, позволяющих подтвердить трудовую историю и личность заявителя.

Необходимо подготовить следующие материалы:

копию паспорта гражданина РФ;
СНИЛС;
ИНН;
справку о трудоустройстве или выписку из реестра работников (при наличии);
заявление в электронном виде, оформленное в личном кабинете;
документ, подтверждающий текущий адрес проживания (например, счёт за коммунальные услуги);
при наличии копий прежних страниц «трудовой книжки» - добавить их к пакету.

Каждый документ следует отсканировать в формате PDF или JPG, обеспечить читаемость текста, исключить размытость. Загружать файлы необходимо в раздел «Потеря трудовой книжки» личного кабинета, соблюдая указанные размеры и ограничения.

После загрузки система автоматически проверит соответствие форматов и наличие всех обязательных полей. При отсутствии хотя бы одного элемента запрос будет отклонён, и процесс восстановления приостановится.

Тщательная подготовка сведений ускоряет рассмотрение заявки и гарантирует получение нового трудового документа без дополнительных запросов.

Порядок подачи заявления

Выбор соответствующей услуги

Для восстановления утерянной трудовой книжки через портал Госуслуги необходимо выбрать сервис, предназначенный именно для этой операции. На главной странице раздела «Документы» отображаются несколько вариантов, но только один соответствует задаче - услуга «Восстановление трудовой книжки».

При выборе следует учитывать следующие параметры:

статус книжки: утеря, уничтожение, повреждение;
наличие оригинального свидетельства о приёме на работу;
необходимость предоставления копий трудовых договоров;
возможность подтверждения факта трудовой деятельности через работодателя.

Если указанные условия совпадают с текущей ситуацией, следует кликнуть по ссылке «Восстановление трудовой книжки», заполнить форму заявки, загрузить требуемые документы и отправить запрос. После обработки заявления система выдаст электронный документ, который можно распечатать и использовать в дальнейшем.

Заполнение электронной формы заявления

Заполнение электронной формы заявления - ключевой этап восстановления трудовой книжки после утраты через сервис госуслуг. Форма доступна после авторизации в личном кабинете, где пользователь выбирает услугу «Восстановление трудовой книжки».

Для корректного ввода данных необходимо выполнить следующие действия:

Указать ФИО полностью, как в документе, удостоверяющем личность.
Ввести дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Указать серию и номер паспорта, а также дату его выдачи.
Привести сведения о последнем месте работы: название организации, ИНН, период трудоустройства.
Добавить скан копию паспорта и, при наличии, справку о потере книжки.
Ввести контактный телефон и адрес электронной почты для получения уведомлений.

После заполнения всех полей система проверяет корректность введённой информации, отмечая ошибки в реальном времени. При отсутствии замечаний заявитель нажимает кнопку «Отправить», после чего формируется электронный запрос. Система автоматически формирует номер заявки, который сохраняется в личном кабинете и отправляется на указанный электронный адрес.

Получив подтверждение о регистрации заявки, пользователь может отслеживать статус обработки в разделе «Мои заявки». При положительном решении в личный кабинет будет загружен документ о восстановлении трудовой книжки, готовый к печати и выдаче в отделении Пенсионного фонда.

Прикрепление подтверждающих документов

При восстановлении утерянной трудовой книжки через портал Госуслуги необходимо загрузить подтверждающие документы. Файлы прикрепляются в личном кабинете после выбора услуги «Восстановление трудовой книжки».

Для успешного прикрепления следует:

подготовить скан‑копии или фотографии оригиналов в формате PDF, JPG или PNG;
убедиться, что размер каждого файла не превышает установленный лимит (обычно 5 МБ);
при загрузке указать тип документа в соответствующем поле (например, «Трудовой договор», «Справка о трудовой деятельности», «Свидетельство о браке»).

После выбора файлов система проверит их соответствие требованиям и отобразит статус «Загружено». При необходимости можно заменить файл, нажав кнопку «Изменить». Завершив загрузку всех требуемых материалов, следует подтвердить отправку заявки кнопкой «Отправить». После обработки заявка будет рассмотрена, а результат - доступен в личном кабинете.

Отслеживание статуса заявления

Личный кабинет на Госуслугах

Личный кабинет на портале Госуслуги - центральный элемент взаимодействия гражданина с государственными сервисами. Через него осуществляется подача заявлений, получение справок и контроль статуса запросов. Для восстановления утерянной трудовой книжки личный кабинет предоставляет возможность оформить электронный запрос без посещения отделения службы занятости.

Для восстановления трудовой книжки необходимо выполнить несколько действий:

Войти в личный кабинет, используя подтверждённые учетные данные.
Перейти в раздел «Документы» → «Трудовая книжка».
Выбрать пункт «Восстановление утерянного документа».
Заполнить форму: указать ФИО, ИНН, данные о работодателе и причины утери.
Прикрепить скан копии паспорта и трудового договора (при наличии).
Отправить запрос на рассмотрение.

После отправки система формирует электронный номер обращения, отображаемый в личном кабинете. Статус обработки обновляется автоматически: от «В работе» до «Готово к выдаче». При готовности документ можно получить в выбранном отделении службы занятости либо оформить доставку по почте, указав соответствующий способ в личном кабинете. Использование личного кабинета ускоряет процесс, исключая необходимость личного присутствия в государственных учреждениях.

Уведомления

Восстановление утерянной трудовой книжки через электронный сервис требует постоянного контроля за поступающими сообщениями системы.

Система формирует несколько видов уведомлений:

подтверждение регистрации заявления;
запрос уточняющих документов;
изменение статуса рассмотрения;
окончательное решение о восстановлении.

Проверка уведомлений осуществляется в личном кабинете на портале: вкладка «Сообщения», в разделе «Электронная почта», в настройках SMS‑оповещений. При получении сообщения о необходимости предоставить дополнительные сведения следует сразу загрузить требуемый файл в указанный раздел. Ожидание решения прекращается только после получения финального уведомления, например: «Ваше заявление одобрено, трудовая книжка будет выдана в течение 10 рабочих дней».

Регулярный мониторинг сообщений гарантирует отсутствие задержек и ускоряет процесс восстановления документа.

Что делать после подачи заявления

Взаимодействие с ведомствами

Восстановление утерянной трудовой книжки через портал Госуслуги требует последовательного взаимодействия с несколькими государственными органами. Сначала необходимо оформить заявку в личном кабинете, указав сведения о работе и документе, который требуется восстановить. После подачи заявки система автоматически перенаправляет запрос в отдел кадров предприятия, где проводится проверка наличия записи о трудовом стаже.

Если сведения подтверждены, отдел кадров отправляет электронный акт в Пенсионный фонд, где фиксируются данные о страховом стаже. Затем Пенсионный фонд передаёт подтверждающий документ в Федеральную службу по труду и занятости, которая формирует новую трудовую книжку в электронном виде.

Для получения бумажного варианта следует обратиться в отдел по работе с документами в территориальном органе Пенсионного фонда. При посещении необходимо предоставить:

Паспорт гражданина
Справку из отдела кадров о подтверждении трудового стажа
Квитанцию об оплате государственной пошлины (при необходимости)

После проверки документ выдаётся в течение пяти рабочих дней. При возникновении вопросов в процессе взаимодействия с ведомствами рекомендуется использовать функцию онлайн‑чата на портале Госуслуги или позвонить в справочный центр, указав номер заявки. Это ускоряет решение проблем и гарантирует своевременное получение восстановленной трудовой книжки.

Получение дубликата трудовой книжки

Сроки получения

Сроки получения восстановленной трудовой книжки фиксированы нормативными актами и зависят от выбранного способа подачи заявления.

Первый этап - подача электронного заявления через сервис Госуслуги. После подтверждения данных система формирует запрос в отдел кадров организации‑работодателя. Ожидание ответа от работодателя обычно не превышает 5 рабочих дней.

Второй этап - проверка предоставленных документов в органе по труду. При отсутствии замечаний документ оформляется в течение 3 рабочих дней.

Третий этап - выдача готовой трудовой книжки заявителю. Доставка по почте занимает 7‑10 дней, в случае личного получения в отделе кадров срок сокращается до 2‑3 дней.

Итого, при отсутствии задержек общий период от подачи заявления до получения документа составляет 10‑18 рабочих дней. Приоритетное обслуживание (платная услуга) сокращает сроки до 5‑7 рабочих дней.

Способы получения

Для восстановления утерённой трудовой книжки через онлайн‑сервис необходимо выбрать один из доступных способов получения.

Оформление электронной заявки в личном кабинете «Госуслуги». После заполнения формы система формирует запрос, который направляется в Пенсионный фонд. Ответ приходит в виде электронного документа, который можно распечатать и использовать вместо бумажного экземпляра.
Обращение к работодателю с просьбой оформить дубликат. Работодатель подаёт запрос в Пенсионный фонд от своего имени, после чего получает копию книжки и передаёт её сотруднику.
Личное посещение отделения Пенсионного фонда РФ. При визите предоставляются паспорт и справка о потере книжки; специалист выдаёт дубликат в течение установленного срока.
Получение дубликата через многофункциональный центр (МФЦ). На приём в МФЦ подаётся заявление, подтверждающие документы и копия заявления из личного кабинета «Госуслуги». Центр оформляет и выдаёт готовый документ.

Каждый способ предполагает предоставление идентификационных данных и подтверждение утраты. Выбор зависит от доступности онлайн‑доступа, наличия работодателя и предпочтений по времени получения.

Частые вопросы и советы

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли восстановить старую трудовую книжку?

Можно восстановить старую трудовую книжку, если она утеряна, но не уничтожена. Оформление производится в электронном кабинете государственных услуг.

Для восстановления требуется:

личный кабинет на портале госуслуг;
электронная копия паспорта;
СНИЛС;
заявление работодателя о подтверждении факта трудоустройства;
заявление о потере книги, оформленное в установленной форме.

Последовательность действий:

Авторизоваться в личном кабинете.
Выбрать услугу «Восстановление трудовой книжки».
Заполнить электронную форму, указав сведения о предыдущих местах работы.
Прикрепить сканы документов, указанных выше.
Отправить заявку на рассмотрение.

После проверки предоставленных материалов, орган государственной службы занятости выдаст новую трудовую книжку с пометкой о восстановлении. Документ будет готов в течение установленного срока, обычно не более 30 дней.

Что делать, если не сохранились документы?

Если оригинальные документы отсутствуют, процесс восстановления трудовой книжки через электронный сервис государственных услуг требует замены недостающих материалов официальными подтверждениями.

Для начала необходимо зайти в личный кабинет на сайте Госуслуги и выбрать услугу «Восстановление трудовой книжки». При оформлении заявления система предложит загрузить сканы или фотографии следующих документов:

Паспорт гражданина РФ (страница с данными);
СНИЛС;
Трудовой договор или приказ о приёме на работу, подтверждающий стаж;
Справка от работодателя о наличии записей в трудовой книжке (если есть);
При наличии электронных копий предыдущих записей - выписка из личного кабинета работодателя.

Если некоторые из перечисленных бумаг также утеряны, следует запросить их в соответствующих организациях: в отделе кадров текущего места работы получить справку о трудовом стаже, в пенсионном фонде - выписку о страховом стаже, в налоговой службе - сведения о доходах. Все полученные документы загружаются в форму заявления.

После загрузки материалов система проверит их соответствие требованиям и сформирует электронный запрос в Пенсионный фонд. При положительном ответе в личном кабинете появится готовая к печати копия трудовой книжки, которую можно получить в ближайшем отделении МФЦ или оформить доставку по почте.

Таким образом, отсутствие оригинальных бумаг не препятствует восстановлению книги, если предоставлены официальные подтверждения трудового стажа и личные идентификационные документы.