Как сделать запрос на трудовую книжку в Госуслугах

Общая информация о трудовой книжке в электронном виде

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, хранящий сведения о трудовой истории работника в Федеральной системе электронных государственных услуг. Данные о приёме, переводе, увольнении, повышении квалификации и других кадровых операциях фиксируются в реальном времени, доступны через личный кабинет пользователя и передаются в Федеральный реестр без бумажных носителей.

Ключевые свойства электронного формата:

уникальный идентификатор, привязанный к персональному номеру гражданина;
защита от подделки посредством криптографической подписи;
возможность просмотра и скачивания в любой момент через портал государственных сервисов;
автоматическое оповещение работодателя и сотрудника о изменениях в записях.

При оформлении запроса на получение трудовой книжки через онлайн‑сервис необходимо выбрать опцию «Электронная трудовая книжка», указать реквизиты работодателя и подтвердить запрос цифровой подписью. После обработки запрос‑запись появляется в личном кабинете, откуда её можно распечатать или передать работодателю в электронном виде.

Таким образом, электронная трудовая книжка заменяет традиционную бумажную форму, обеспечивает быстрый доступ к кадровой информации и упрощает процесс запроса через государственный портал.

реимущества цифрового формата

Цифровой вариант запроса трудовой книжки через портал Госуслуг упрощает процесс получения документа.

Оперативность: запрос формируется за несколько минут, ответы приходят в электронном виде без ожидания в органах труда.
Доступность: сервис работает круглосуточно, требуется только интернет‑соединение и подтверждённый аккаунт.
Защищённость: персональные данные передаются по зашифрованному каналу, а история запросов хранится в личном кабинете.
Прозрачность: статус заявки видно в реальном времени, можно быстро реагировать на запросы дополнительных сведений.
Экономия ресурсов: исключается бумажный оборот, снижается нагрузка на офисы и сокращаются транспортные расходы.

Эти свойства делают электронный запрос более надёжным и удобным по сравнению с традиционным оформлением в бумажном виде.

Подготовка к запросу

Что понадобится для запроса

Паспортные данные

Паспортные данные - обязательный элемент при оформлении обращения за трудовой книжкой через портал государственных услуг.

В запросе требуется указать:

Серия и номер паспорта, записанные без пробелов и дефисов (пример: 4512 123456);
Дата выдачи документа в формате ДД.ММ.ГГГГ;
Наименование органа, выдавшего паспорт (полное официальное название);
Кем зарегистрирован гражданин (полный адрес регистрации, указанный в паспорте).

Эти сведения вводятся в специальные поля формы. Поля имеют ограничение по количеству символов, поэтому допускаются только цифры и буквы без лишних знаков.

При вводе данных система проверяет их на соответствие формату: неправильный порядок цифр в серии, неверный формат даты или отсутствие названия выдающего органа приводят к ошибке и блокируют отправку запроса.

Для успешного завершения процедуры рекомендуется предварительно подготовить скан или фото паспорта, чтобы проверить точность копирования данных. После подтверждения корректности всех полей запрос отправляется, и система автоматически формирует заявку на выдачу трудовой книжки.

СНИЛС

СНИЛС - обязательный идентификатор гражданина, который требуется при оформлении любого запроса в системе государственных услуг, в том числе при получении трудовой книжки. Наличие корректного номера гарантирует автоматическую привязку к личному кабинету и ускоряет обработку заявки.

Для использования СНИЛС в заявке необходимо:

открыть личный кабинет на портале государственных услуг;
ввести номер СНИЛС в поле «Идентификационный номер» при заполнении формы запроса;
подтвердить соответствие данных, указав фамилию, имя и дату рождения, совпадающие с данными в СНИЛС;
загрузить скан или фото карточки СНИЛС, если система требует подтверждающий документ.

После ввода и проверки СНИЛС система автоматически сформирует запрос к Пенсионному фонду, что позволяет получить доступ к трудовой книжке без дополнительной верификации. Ошибки в номере или несоответствие личных данных приводят к отклонению заявки и необходимости исправления информации.

Создание и подтверждение учетной записи на Госуслугах

Регистрация на портале

Для подачи запроса на трудовую книжку через портал Госуслуги необходимо сначала создать личный кабинет. Процесс регистрации состоит из нескольких обязательных шагов.

Откройте сайт gosuslugi.ru и нажмите кнопку «Регистрация».
Введите действующий номер мобильного телефона, адрес электронной почты и придумайте пароль, отвечающий требованиям безопасности.
Подтвердите ввод: код, отправленный SMS, и ссылку в письме.
Заполните профиль: ФИО, дату рождения, пол, паспортные данные, ИНН (при наличии).
Приложите скан или фото паспорта и ИНН.
Пройдите идентификацию через видеоверификацию или через банковскую привязку.

После успешного завершения всех пунктов личный кабинет будет активирован. В нём появится раздел «Трудовая книжка», где можно сформировать и отправить запрос. Все действия выполняются в онлайн‑режиме, без посещения государственных учреждений.

Подтверждение личности

Для получения трудовой книжки через электронный сервис необходимо подтвердить личность. Это единственный способ убедиться, что запрос подаёт её владелец.

Для подтверждения требуются:

Паспорт РФ (скан или фото первой и второй страниц);
СНИЛС (копия или фотография);
При наличии, ИНН (при необходимости, например, при запросе от организации);
Электронная подпись (если используется усиленная авторизация).

Процедура выглядит так:

Войдите в личный кабинет на портале государственных услуг.
Перейдите в раздел «Запросы документов», выберите тип запроса «Трудовая книжка».
На странице подтверждения личности загрузите перечисленные документы в указанные поля.
После загрузки система проверит соответствие данных. При успешной проверке появится кнопка «Отправить запрос».
Нажмите кнопку, запрос будет сформирован и отправлен в отдел кадров.

Обратите внимание, что все файлы должны быть чёткими, без затемнений и соотношением сторон 4:3 или 16:9. Форматы приемлемых изображений - JPEG, PNG, PDF, размер каждого файла не превышает 5 МБ.

Если система отклонит документ, появится сообщение с указанием причины (например, плохое качество фото). Исправьте ошибку и повторите загрузку. После одобрения запрос будет обработан в течение пяти рабочих дней, а результат будет доступен в личном кабинете.

Пошаговая инструкция по запросу трудовой книжки через Госуслуги

Вход в личный кабинет

Для получения трудовой книжки через портал Госуслуги первым шагом является вход в личный кабинет.

Откройте браузер, введите адрес https://www.gosuslugi.ru и нажмите кнопку «Войти». На странице авторизации укажите логин - номер телефона, почту или ИНН, зарегистрированный в системе. Введите пароль, нажмите «Войти». Если включена двухфакторная проверка, введите код, полученный смс‑сообщением или в приложении «Госуслуги».

После успешного входа в личный кабинет выполните следующие действия:

Перейдите в раздел «Мои услуги».
Найдите пункт «Запрос трудовой книжки» (может находиться в категории «Трудовые ресурсы»).
Откройте форму запроса и заполните обязательные поля: ФИО, СНИЛС, данные о работодателе.
Подтвердите запрос электронной подписью или кодом из смс.
Сохраните подтверждающий документ и следите за статусом заявки в личном кабинете.

Все операции выполняются в режиме онлайн, без посещения государственных органов. При возникновении проблем с входом используйте функцию восстановления пароля или обратитесь в службу поддержки портала.

Навигация по разделам портала

Поиск услуги

Для получения трудовой книжки через портал «Госуслуги» первым делом необходимо войти в личный кабинет. После авторизации откройте раздел «Услуги» - он расположен в верхнем меню главной страницы.

Последовательность поиска услуги:

в строке поиска введите ключевые слова «трудовая книжка»;
в результатах выберите пункт, содержащий формулировку «Запрос трудовой книжки» или аналогичную;
при необходимости уточните категорию «Трудовые ресурсы», чтобы сузить список.

После того как нужный сервис найден, откройте его страницу, проверьте перечень требуемых документов и сроки обработки. Нажмите кнопку «Оформить заявку», заполните обязательные поля (ФИО, паспортные данные, контактный телефон) и отправьте форму.

Заявка будет зарегистрирована в системе, и в личном кабинете появится статус выполнения. При готовности трудовой книжки вы получите уведомление с инструкциями по получению документа.

Выбор типа запроса

Для получения трудовой книжки через портал Госуслуги необходимо определить, какой тип запроса соответствует текущей ситуации. Выбор зависит от наличия электронной версии документа, наличия доступа к личному кабинету и предпочтений по способу получения.

Электронный запрос - подходит, если трудовая книжка уже оцифрована и привязана к личному кабинету. После подачи заявки документ будет отправлен в электронном виде в ваш личный кабинет, откуда его можно скачать или отправить в нужный орган.
Запрос на бумажный документ - применяется, когда требуется оригинал в физическом виде. Система формирует печатный запрос, который направляется в отдел кадров организации‑работодателя. После обработки книжка будет выслана по почте или будет готова к выдаче в отделении.
Запрос через представителя - используется, если заявитель не может лично оформить заявку. Необходимо оформить доверенность, загрузить её в личный кабинет и указать данные представителя. После одобрения доверенного лица получит документ в выбранном формате.
Запрос через МФЦ - вариант для пользователей, предпочитающих личное обращение. В МФЦ заполняется бумажная форма, после чего сервис направляет запрос в организацию‑работодателя, а готовый документ выдается в пункте выдачи.

Определив подходящий тип, заполняете форму, указываете необходимые реквизиты и подтверждаете заявку. После обработки система уведомит о готовности документа в выбранном виде.

Заполнение заявления

Проверка персональных данных

При оформлении запроса на получение трудовой книжки через портал государственных услуг необходимо убедиться в точности указанных персональных данных. Ошибки в ФИО, дате рождения, номере паспорта или СНИЛС могут привести к отказу в выдаче документа и затянуть процесс.

ФИО (полностью, без сокращений).
Дата рождения.
Номер и серия паспорта гражданина РФ.
СНИЛС.
ИНН (при наличии).

Проверка осуществляется путем сопоставления введённой информации с оригиналами документов. На этапе заполнения формы портал предлагает загрузить скан‑копии паспорта и СНИЛС; система автоматически сравнивает данные из изображений с введёнными полями. Если автоматическая проверка не прошла, пользователь должен вручную убедиться, что все цифры и буквы указаны без опечаток.

При обнаружении несоответствия следует внести корректировки в форму и повторно загрузить документы. В случае невозможности исправить ошибку самостоятельно рекомендуется обратиться в службу поддержки портала или в отдел кадров текущего работодателя для уточнения данных.

После успешного подтверждения всех полей система переходит к следующему этапу - формированию запроса на трудовую книжку. Дальнейшее действие: выбрать способ получения (электронный или бумажный) и подтвердить запрос.

Подтверждение отправки запроса

После заполнения формы в личном кабинете система сразу генерирует подтверждение отправки. Оно появляется в виде отдельного окна с надписью «Запрос отправлен» и содержит уникальный номер обращения. Этот номер необходимо фиксировать - он будет использоваться для отслеживания статуса.

Дальнейшие способы контроля:

Личный кабинет: в разделе «Мои обращения» отображается статус заявки (в обработке, готово, отклонено) и дата изменения.
Электронное письмо: на указанный при регистрации адрес приходит сообщение с тем же номером и ссылкой на страницу заявки.
SMS‑уведомление: при включённой опции в профиле приходят короткие сообщения о смене статуса.

Если одно из указанных подтверждений не получено, следует проверить:

корректность введённого адреса электронной почты и номера телефона;
наличие активного интернет‑соединения в момент отправки;
отсутствие ошибок в заполненных полях формы.

При обнаружении несоответствия необходимо повторно отправить запрос или обратиться в службу поддержки через форму обратной связи, указав номер обращения из подтверждения. Это гарантирует, что заявка будет обработана без задержек.

Получение и просмотр электронной трудовой книжки

Статусы обработки запроса

Запрос на получение трудовой книжки в системе Госуслуги проходит несколько чётко определённых этапов, каждый из которых отмечается отдельным статусом.

Создан - заявка зарегистрирована в личном кабинете, система присвоила уникальный номер. На этом этапе пользователь может проверить корректность введённых данных.
В обработке - сведения передаются в отдел кадров или в архивную службу. Ожидается проверка полномочий и наличие документа в базе.
Ожидание подтверждения - запрос требует дополнительного подтверждения от работодателя или от органов, ответственных за хранение книжки. Пользователь получает уведомление о необходимости предоставить дополнительные документы.
Отказ - запрос отклонён из‑за несоответствия требованиям, отсутствия книжки в архиве или ошибки в данных. В сообщении указываются причины и рекомендации по исправлению.
Готово к выдаче - трудовая книжка найдена, оформлена и подготовлена к выдаче в выбранном пункте получения. Пользователь получает инструкцию о способе получения (лично, почтой, через доверенное лицо).
Получено - пользователь подтвердил факт получения книжки. Статус фиксируется в системе, после чего запрос считается завершённым.

Переход между статусами происходит автоматически после выполнения необходимых процедур. При изменении статуса система отправляет мгновенное оповещение на указанный контакт, что позволяет контролировать процесс без дополнительных запросов.

Доступ к документу

Просмотр данных

Для получения трудовой книжки через портал Госуслуги необходимо сначала убедиться, что в личном кабинете отображаются актуальные сведения о документе. Откройте раздел «Мои услуги», выберите пункт «Трудовая книжка», нажмите кнопку «Просмотр». На экране появятся основные реквизиты: ФИО, дата рождения, серия и номер книжки, список записей о трудовой деятельности.

Если данные не совпадают с вашими документами, используйте кнопку «Редактировать» для внесения исправлений. После внесения изменений система автоматически обновит информацию и отразит её в запросе. При необходимости загрузите сканы подтверждающих документов через кнопку «Прикрепить файл» - система проверит их в режиме онлайн.

Для контроля статуса запроса откройте вкладку «История запросов». В таблице будет указана дата подачи, текущий статус (в обработке, одобрено, отклонено) и комментарии сотрудника. При появлении статуса «Одобрено» доступен пункт «Скачать PDF», который содержит полную копию трудовой книжки.

Соблюдая указанные действия, вы получаете полную картину данных, необходимых для оформления запроса, и можете быстро завершить процесс получения трудовой книжки.

Скачивание и печать файла

Для получения трудовой книжки через портал требуется скачать сформированный документ и распечатать его.

Войдите в личный кабинет Госуслуг, выберите раздел «Трудовые книжки».
Откройте запрос, который уже был одобрен, и нажмите кнопку «Скачать файл». Файл сохраняется в формате PDF.
Откройте скачанный документ в любой программе для чтения PDF.
Убедитесь, что в документе отображаются все необходимые страницы и подписи.
В меню печати укажите нужный принтер, выберите формат листа А4 и установите двойную печать, если требуется.
Нажмите «Печать», дождитесь завершения вывода.

После печати проверьте качество отпечатка, подпишите оригинал (при необходимости) и передайте документ в отдел кадров.

При возникновении ошибок в файле откройте раздел «Мои запросы», повторно загрузите документ и повторите процесс печати.

Возможные проблемы и их решение

Ошибки при заполнении

При заполнении онлайн‑запроса на получение трудовой книжки в личном кабинете часто допускаются типичные ошибки, которые приводят к отказу в обработке заявки.

Ошибка в ФИО: вводятся буквы, не соответствующие официальному документу, либо меняется порядок фамилии, имени и отчества.
Неверный номер паспорта: пропущены цифры, указаны лишние символы или указана серия, не совпадающая с паспортом.
Ошибки в дате рождения: вводятся даты в неверном формате или с опечаткой, что делает данные несоответствующими базе.
Неправильный ИНН/СНИЛС: отсутствие цифр, лишние пробелы или неверный контрольный разряд.
Некорректный адрес электронной почты: отсутствие «@», неправильный домен, отсутствие подтверждения адреса в системе.
Отсутствие обязательного приложения: не загружен скан паспорта, трудовой книжки или справки от работодателя.
Неполные сведения о текущем месте работы: указаны только название организации без ИНН, ОКВЭД или контактных данных.
Ошибка в выборе типа запроса: выбран неверный пункт меню, из‑за чего система формирует неправильный пакет документов.

Исправление каждой из перечисленных неточностей гарантирует успешную отправку заявки и ускоряет получение трудовой книжки через портал государственных услуг.

Сбои в работе портала

Запрос трудовой книжки через портал Госуслуг требует стабильного доступа к сервису. При возникновении сбоев процесс может прерваться, поэтому важно знать типичные проявления и способы их устранения.

недоступность страницы «Трудовая книжка»;
сообщение об ошибке сервера (500, 502, 504);
длительная загрузка формы без реакции;
отказ в аутентификации после ввода логина и пароля;
потеря сессии при переходе к следующему шагу.

Для восстановления работы выполните последовательные действия:

проверьте статус сервиса на официальном сайте мониторинга государственных услуг;
очистите кэш браузера и удалите файлы cookie;
переключитесь на другой браузер (Chrome, Firefox, Edge) и включите режим инкогнито;
перезапустите роутер или смените сеть (Wi‑Fi → мобильный интернет);
повторите запрос через 15-30 минут;
при повторяющихся ошибках обратитесь в службу поддержки через форму «Обратная связь» или по телефону горячей линии, указав код ошибки и время возникновения.

Профилактика снижает риск повторения сбоев: используйте актуальные версии браузеров, включайте автоматическое обновление ОС, поддерживайте стабильное интернет‑соединение, сохраняйте номер заявки для быстрой проверки статуса. Эти меры позволяют быстро получить требуемый документ без потери времени.

Что делать, если данные некорректны

Если в процессе оформления запроса на трудовую книжку через портал Госуслуг обнаружены ошибки в персональных данных, необходимо сразу исправить их, иначе заявление будет отклонено.

Откройте личный кабинет, перейдите в раздел «Мои заявки». Выберите текущий запрос и нажмите кнопку «Редактировать».
В открывшейся форме исправьте неверные поля: ФИО, дату рождения, ИНН, номер паспорта и другие сведения, указанные в заявке.
Сохраните изменения, убедитесь, что все данные совпадают с документами, подтверждающими личность и трудовую историю.
При необходимости загрузите сканированные копии исправленных документов в раздел «Приложения».
Нажмите «Отправить заявку заново». Система проверит корректность данных и продолжит обработку.

Если ошибка обнаружена после отправки и заявка уже находится в статусе «На рассмотрении», используйте кнопку «Отозвать заявку», после чего повторите шаги 1‑5. В случае отказа от Госуслуг предоставляют причину отклонения в сообщении; на её основе внесите требуемые поправки и повторно подайте запрос.