Как сделать электронную трудовую книжку на Госуслугах

1. Введение в электронные трудовые книжки

1.1. Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, фиксирующий сведения о трудовой истории гражданина. Он хранится в личном кабинете на портале государственных услуг и доступен только его владельцу через защищённый вход. Основные характеристики:

уникальный идентификатор, привязанный к персональному номеру в системе;
запись о каждом трудоустройстве, включающая дату начала и окончания, наименование организации, должность и основания прекращения;
возможность прикрепления документов, подтверждающих стаж, квалификацию и изменение условий труда;
автоматическое обновление при изменении статуса занятости через интеграцию с работодателями и государственными реестрами.

Электронный формат заменяет бумажный носитель, упрощает контроль за карьерным ростом и ускоряет оформление кадровых процессов. Доступ к данным осуществляется через мобильные приложения и веб‑интерфейс, что гарантирует постоянный мониторинг без необходимости посещения государственных органов.

1.2. Преимущества и недостатки

Электронный трудовой документ, оформляемый через портал государственных услуг, имеет ряд явных преимуществ и ограничений.

Плюсы:

мгновенный доступ к записи из любой точки с интернет‑соединением;
отсутствие необходимости посещать отделения занятости;
автоматическое обновление информации после оформления новых трудовых договоров;
снижение риска потери бумаги и возможность резервного копирования в облаке;
упрощённая передача данных работодателю при приёме на работу.

Минусы:

зависимость от стабильного интернет‑соединения и работоспособности сервиса;
необходимость подтверждения личности через электронную подпись или банковскую карту;
ограниченная поддержка в случае технических сбоев, требующая обращения в службу поддержки;
возможные проблемы совместимости с устаревшими системами учёта в некоторых организациях;
отсутствие физического носителя, что может усложнить проверку в ситуациях, где требуется оригинал.

Оценка преимуществ и недостатков помогает решить, подходит ли электронный формат конкретному работнику и работодателю.

2. Подготовка к переходу на электронную трудовую книжку

2.1. Необходимые документы и данные

Для оформления электронной трудовой книжки в системе «Госуслуги» необходимо подготовить набор документов и сведений, которые будут загружены в личный кабинет.

Паспорт гражданина (скан первой страницы и страницы с регистрацией).
СНИЛС (копия или ввод номера в соответствующее поле).
ИНН (при наличии, указывается в личном профиле).
Трудовой договор с текущим работодателем (скан или PDF‑файл).
Приёмный акт (документ, подтверждающий начало работы, если он отдельный от договора).
Приказ о приёме на работу (если оформляется отдельно).
Приказ о переводе, повышении или изменении условий труда (при наличии).
Приказ о прекращении трудовых отношений (увольнение, увольнение по собственному желанию, сокращение и тому подобное.).
Справка о доходах (для подтверждения заработка, если требуется работодателем).
Электронный адрес и телефон, указанные в профиле «Госуслуг», для получения уведомлений.

Кроме перечисленных бумаг требуется создать и подтвердить личный аккаунт в сервисе «Госуслуги», пройти процедуру идентификации через мобильное приложение или банковскую карту, а также активировать электронную подпись, если она используется для подписания документов. После загрузки всех файлов система автоматически сформирует электронную трудовую книжку и привяжет её к вашему профилю.

2.2. Проверка учетной записи на Госуслугах

2.2.1. Регистрация на портале Госуслуг

Для получения доступа к электронному сервису трудовой книжки необходимо пройти регистрацию на портале Госуслуги. Регистрация открывает персональный кабинет, в котором доступны все функции работы с документом.

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
Нажмите кнопку «Войти» и выберите пункт «Регистрация».
Укажите действующий номер мобильного телефона, подтвердите его кодом из SMS.
Введите персональные данные: ФИО, дату рождения, паспортные реквизиты, ИНН (при наличии).
Привяжите к аккаунту электронную почту и задайте пароль, соблюдая требования к сложности.
Загрузите скан или фото паспорта и идентификационной карты (при необходимости) в указанные поля.
Подтвердите регистрацию через сообщение, отправленное на указанный адрес электронной почты.
После подтверждения система автоматически активирует личный кабинет.

После завершения всех пунктов вы получите полноценный доступ к сервису, где можно оформить электронную трудовую книжку, управлять её записями и отслеживать статус подтверждения работодателя.

2.2.2. Подтверждение личности

Для подтверждения личности в процессе создания электронного трудового сертификата через портал Госуслуги необходимо выполнить несколько действий.

Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль от учетной записи.
Выберите раздел «Электронный трудовой документ» и нажмите кнопку «Начать оформление».
При появлении запроса о подтверждении личности система предлагает два способа:
- СМС‑код: введите номер мобильного телефона, привязанного к аккаунту, полученный код вставьте в соответствующее поле.
- Видеоверификация: запустите веб‑камеру, следуйте инструкциям сервиса, покажите документ, удостоверяющий личность (паспорт, водительское удостоверение). После завершения система автоматически проверит данные.

После успешного ввода кода или завершения видеоверификации система отображает статус «Личность подтверждена». На этом этапе можно переходить к заполнению сведений о трудовой истории.

Требуемые документы:

Паспорт РФ или иной документ, признаваемый в РФ как удостоверение личности.
При использовании СМС‑кода - действующий номер телефона, зарегистрированный в личном кабинете.

Если один из способов не сработал, система предложит альтернативный вариант. Повторные попытки допускаются без ограничения количества. После подтверждения личных данных процесс создания электронного трудового сертификата продолжается автоматически.

3. Процесс формирования электронной трудовой книжки через Госуслуги

3.1. Запрос выписки из СФР

3.1.1. Поиск услуги на портале

Для начала работы откройте сайт gosuslugi.ru в браузере. В правом верхнем углу найдите поле поиска. Введите запрос «электронная трудовая книжка» или более узкое «создание трудовой книжки онлайн». После ввода нажмите кнопку поиска или клавишу Enter.

Система выдаст список сервисов. Чтобы быстро перейти к нужному, используйте один из вариантов:

Выберите результат с названием «Электронная трудовая книжка».
Откройте карточку услуги, где указаны требования и порядок подачи заявления.
Нажмите кнопку «Подать заявление», перейдя к форме заполнения.

Если нужный сервис не появился в первых строках, уточните запрос, добавив слово «госуслуги» или указав тип услуги «трудовая книжка». При необходимости примените фильтр «Государственные услуги» в боковой панели. После нахождения нужного пункта переходите к дальнейшим шагам оформления.

3.1.2. Заполнение формы запроса

Заполнить форму запроса на электронную трудовую книжку в системе «Госуслуги» можно за несколько шагов.

Откройте раздел «Электронная трудовая книжка» и выберите пункт «Создать запрос».
Введите ФИО полностью, указывая порядок, соответствующий документу, удостоверяющему личность.
Укажите ИНН, СНИЛС и номер паспорта - эти данные сопоставляются с базой ФНС и Пенсионного фонда.
В поле «Дата рождения» используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, чтобы система приняла запись без ошибок.
Выберите тип запроса: «Создание новой книжки» или «Перенос данных из бумажной версии».
При необходимости загрузите скан или фото паспорта, СНИЛС и трудовой книжки в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый.
Проверьте введённые сведения в блоке «Контрольные вопросы». Система подсвечивает недостающие или некорректные данные.

После подтверждения всех пунктов нажмите кнопку «Отправить запрос». Платформа автоматически формирует электронный документ, связывает его с личным кабинетом и отправляет уведомление на указанный телефон и электронную почту.

Для контроля статуса используйте раздел «Мои заявки». В нём отображаются этапы обработки: «В очереди», «На проверке», «Готово к использованию». При возникновении вопросов система предлагает открыть чат поддержки или вызвать специалиста по телефону.

Следуя этим инструкциям, пользователь получает готовую электронную трудовую книжку без необходимости посещать отделения госорганов.

3.2. Проверка полученной информации

После загрузки сведений в личный кабинет необходимо убедиться в их точности. Ошибки в данных приводят к отказу в формировании электронного трудового документа.

Проверка включает:

Сопоставление ФИО, даты рождения и СНИЛС с паспортом и СНИЛС‑картой.
Сверку названий организаций, ИНН и ОКПО с официальными реестрами.
Проверку дат начала и окончания каждого трудового периода: даты должны совпадать с трудовыми договорами и справками.
Удостоверение правильности указания должностей и кодов ОКРЭД.
Контроль наличия подписей и печатей в загруженных сканах: подпись должна быть разборчивой, печать - читаемой.

Если обнаружены расхождения, исправьте их в разделе «Редактировать данные» и повторно загрузите документ. После исправления система автоматически повторно проверит сведения. При отсутствии замечаний система выдаст подтверждение готовности электронного трудового документа к формированию.

3.3. Исправление ошибок и неточностей

3.3.1. Обращение к работодателю

Для оформления электронного трудового документа необходимо официально обратиться к работодателю.

Уточните, зарегистрирован ли ваш работодатель в системе электронных кадровых сервисов. Информацию можно получить в отделе кадров или на корпоративном портале.
Подготовьте реквизиты: ФИО, ИНН организации, код ОКТМО и номер договора.
Сформируйте запрос в письменной форме: укажите цель обращения - перевод записей в электронный формат, приложите копию паспорта и ИНН сотрудника.
Отправьте запрос работодателю через официальную электронную почту, корпоративный мессенджер или лично в отдел кадров.
После получения согласия работодатель инициирует процесс в личном кабинете на Госуслугах, привязывает ваш профиль и заполняет необходимые сведения.

После подтверждения работодателем статус записи меняется, и вы получаете доступ к электронному трудовому документу в личном кабинете. При возникновении вопросов следует обращаться в службу поддержки портала, указав номер обращения и дату подачи запроса.

3.3.2. Обращение в СФР

Для обращения в Систему Федерального Реестра (СФР) при оформлении электронной трудовой книжки необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Сначала откройте личный кабинет на портале государственных услуг, авторизуйтесь с помощью единой системы идентификации и перейдите в раздел «Электронные документы». Выберите пункт «Трудовая книжка», затем - «Обращение в СФР».

Далее заполните электронную форму обращения, указав:

ФИО полностью;
СНИЛС;
номер текущей (бумажной) трудовой книжки, если она имеется;
сведения о работодателе, у которого требуется создать электронный документ.

После ввода данных приложите сканированные копии документов, подтверждающих право на получение электронной книжки:

паспорт (страница с фотографией);
документ, подтверждающий регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица (если обращение от работодателя);
согласие работодателя (при необходимости).

Проверьте корректность всех полей и нажмите кнопку «Отправить». Система сформирует запрос в СФР, после чего вы получите подтверждение о регистрации обращения и уникальный идентификатор заявки.

Для контроля статуса обращения используйте тот же идентификатор в личном кабинете. При изменении статуса система отправит уведомление на указанный контактный телефон и электронную почту. При необходимости уточнения данных СФР может запросить дополнительные документы - отвечайте в течение установленного срока, иначе процесс будет приостановлен.

4. Использование электронной трудовой книжки

4.1. Получение сведений о трудовой деятельности

Для получения сведений о трудовой деятельности в системе Госуслуги необходимо выполнить несколько точных действий.

Войдите в личный кабинет на портале, используя подтверждённый аккаунт и двухфакторную аутентификацию.
Перейдите в раздел «Электронные услуги», найдите пункт «Электронная трудовая книжка» и откройте его.
Нажмите кнопку «Запросить сведения о трудовой деятельности». Система автоматически формирует запрос к работодателям, указанным в вашем трудовом стаже.
Ожидайте уведомления о готовности данных; обычно процесс занимает от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от скорости ответов организаций.
После получения ответа откройте список записей, проверьте корректность дат, названий предприятий и должностей. При обнаружении ошибок используйте кнопку «Корректировать» и отправьте запрос на исправление в соответствующее учреждение.
Сохраните подтверждённый список в электронную трудовую книжку, нажав «Подтвердить и добавить запись».

Все операции осуществляются онлайн, без посещения государственных органов. После завершения процесса сведения о трудовой деятельности становятся доступными в вашем персональном кабинете и могут быть использованы для оформления трудовых документов.

4.2. Представление сведений работодателю

Для передачи сведений работодателю в системе электронных трудовых книжек необходимо выполнить несколько последовательных действий.

После входа в личный кабинет выбираете раздел «Трудовая книжка».
В пункте «Отправка данных работодателю» указываете идентификатор организации (ИНН, ОГРН) и выбираете тип сведений: приём на работу, перевод, увольнение, изменение условий труда.
При выборе типа заполняете обязательные поля: дата и время события, должность, тарифный разряд, основание (трудовой договор, приказ).
При необходимости прикладываете сканированные документы: копию договора, приказа, справку о заработной плате.
Нажимаете кнопку «Отправить». Система автоматически формирует запрос, который мгновенно появляется в личном кабинете работодателя.

Работодатель получает уведомление по электронной почте и в личном кабинете. После подтверждения данных он может принять или отклонить запрос. При отклонении в сообщении указывается причина, после чего инициатор вносит исправления и повторно отправляет сведения.

Все операции фиксируются в журнале действий, где отображается статус запроса, дата отправки и дата подтверждения. Журнал доступен в любой момент, что упрощает контроль за процессом передачи информации.

4.3. Особенности для пенсионеров и предпенсионеров

Пенсионерам и предпенсионерам при оформлении электронного трудового стажа через портал госуслуг предусмотрены упрощённые процедуры и дополнительные возможности.

Для получения доступа к личному кабинету необходимо подтвердить возраст. Это делается автоматически при вводе данных паспорта, где указана дата рождения; система сверяет информацию с базой Пенсионного фонда.

Список обязательных документов сокращён:

Паспорт гражданина РФ;
СНИЛС;
Справка о пенсионном статусе (выдаётся ПФР по запросу в личном кабинете).

Проверка работодателем подписи не требуется: электронная подпись пенсионера считается достаточной аутентификацией. При отсутствии собственной ЭП можно воспользоваться сервисом «Электронная подпись через мобильный банк», который предоставляет временный сертификат.

Поддержка пользователей доступна круглосуточно. На странице помощи есть интерактивный чат, где консультант сразу уточняет, какие данные необходимы, и помогает загрузить файлы в правильном формате (PDF, JPG, PNG).

Особенности оформления:

Возможность привязки нескольких работодателей к одной записи без повторного подтверждения личных данных.
Автоматическое обновление статуса при переходе из предпенсионного в пенсионный возраст.
Упрощённый процесс восстановления доступа при утере пароля: подтверждение через СМС‑коды, отправляемые на зарегистрированный номер телефона, без необходимости посещения МФЦ.

Все действия выполняются в личном кабинете, без визита в государственные органы. Это ускоряет формирование полной трудовой истории, необходимой для расчёта пенсии.

5. Частые вопросы и ответы

5.1. Что делать, если нет учетной записи на Госуслугах

Если у вас отсутствует личный кабинет на портале государственных услуг, работа с электронным трудовым документом невозможна - нужно сначала оформить учетную запись.

Перейдите на официальный сайт Госуслуг.
Нажмите кнопку «Регистрация».
Укажите действующий номер телефона, электронную почту и паспортные данные.
Пройдите подтверждение личности: получите код в СМС, введите его в форму, загрузите скан паспорта.
Согласуйте условия использования сервиса, задайте пароль и завершите процесс.

После создания учетной записи выполните вход, подтвердите привязку к СНИЛС и откройте раздел «Электронная трудовая книжка». Там доступен сервис создания и ведения электронного трудового документа. Если возникнут проблемы с подтверждением личности, обратитесь в службу поддержки через форму обратной связи на сайте.

5.2. Как получить данные за прошлые периоды

Для получения сведений о работе за прошлые периоды в электронном трудовом книжном документе, размещённом на портале Госуслуги, выполните последовательность действий.

Откройте личный кабинет на Госуслугах и выполните вход с использованием подтверждённого аккаунта.
В меню сервисов выберите раздел «Электронная трудовая книжка».
Нажмите кнопку «История записей».
В появившейся форме укажите требуемый диапазон дат - начальную и конечную дату периода.
Подтвердите запрос, после чего система сформирует список записей за указанный интервал.
С помощью кнопки «Скачать» сохраните данные в удобном формате (PDF или XLSX).

При выборе дат учитывайте, что система принимает только полные календарные месяцы; частичные даты могут привести к отсутствию записей. Для последующего анализа удобно сохранять файл в формате XLSX, который позволяет быстро сортировать и фильтровать сведения. Если требуется официальное подтверждение, используйте PDF‑версию с цифровой подписью.

При возникновении ошибок проверьте корректность введённых дат и статус доступа к трудовой книжке в личном кабинете. При необходимости обратитесь в службу поддержки портала через форму обратной связи.

5.3. Возможно ли вернуться к бумажной трудовой книжке

Возврат к бумажному формату трудовой книжки возможен, но только при соблюдении чётко установленного порядка.

Для начала необходимо, чтобы в электронном реестре не было записей о трудовой деятельности. Если в системе уже зафиксированы приемы, увольнения, переводы или другие операции, откат невозможен - электронный документ считается окончательным.

Если запись отсутствует, работник и работодатель могут инициировать процедуру возврата. Пошаговый процесс выглядит так:

Работодатель подаёт в отдел кадров письменный запрос о закрытии электронного аккаунта сотрудника.
Сотрудник подписывает заявление о желании восстановить бумажную трудовую книжку.
В отделе кадров формируют бумажный документ, заполняют его согласно установленным образцам и ставят подписи ответственных лиц.
Готовый экземпляр передаётся сотруднику, а электронный профиль в системе помечается как «неактивный».

После завершения всех пунктов рабочий лист считается закрытым, и дальнейшее ведение трудовой книжки происходит исключительно в бумажном виде. Если в электронном реестре уже имеются записи, изменить формат невозможно, и единственный путь - продолжать работу с электронным документом.