Как самостоятельно оформить трудовую книжку через портал Госуслуг в первый раз

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Преимущества электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка упрощает взаимодействие с работодателями и государственными службами. Все записи хранятся в единой базе, доступной через личный кабинет на портале государственных услуг. Это устраняет необходимость физического носителя, снижает риск утери или порчи документов.

Преимущества электронного формата:

мгновенный доступ к сведениям о стажировке и заработке из любой точки с доступом в интернет;
автоматическое обновление записей при оформлении нового места работы без визита в отдел кадров;
защита от подделки благодаря цифровой подписи и системе контроля доступа;
экономия времени: отсутствие необходимости заполнять бумажные формы и передавать их по почте;
возможность быстро предоставлять данные в судебные и налоговые органы через единую платформу;
снижение административных расходов работодателя за счет упрощённого процесса оформления.

Электронная книжка повышает прозрачность трудовой истории, облегчает проверку данных и гарантирует их сохранность на протяжении всей профессиональной карьеры.

Переход на электронный формат: сроки и условия

Переход на электронный формат трудовой книжки осуществляется через личный кабинет на портале государственных услуг. Доступ к функции появляется после завершения процедуры подтверждения личности и привязки электронной подписи.

Условия перехода:

наличие подтверждённого аккаунта в системе;
активный сертификат электронной подписи, действующий не менее одного года;
согласие работодателя, зарегистрированного в системе, на передачу данных в электронный реестр;
отсутствие открытых проверок, ограничивающих изменение формата документа.

Сроки оформления:

после подачи заявки система формирует электронный документ в течение 5‑7 рабочих дней;
при наличии всех необходимых реквизитов и согласий процесс может завершиться в 3‑4 дня;
в случае возникновения ошибок в данных срок может быть продлён до 14 дней, но система уведомит о необходимости корректировки.

После завершения обработки электронная трудовая книжка становится доступной в личном кабинете, а работодатель получает уведомление о переходе. Дальнейшее использование предполагает подпись записей электронной подписью, что обеспечивает юридическую силу записей без бумажного носителя.

Подготовка к оформлению

Что нужно знать перед началом?

Необходимые документы и информация

Для оформления трудовой книжки через портал Госуслуг в первый раз необходимо собрать пакет документов, соответствующий требованиям государственных сервисов.

Паспорт гражданина РФ (скан первой страницы и страницы с регистрацией);
СНИЛС (скан карточки);
ИНН (при наличии);
Трудовой договор или приказ о приёме на работу (скан оригинала);
Справка от работодателя о необходимости ведения трудовой книжки (если требуется);
Электронная подпись или подтверждение личности через ЕСИА (при регистрации в системе).

Кроме перечисленных бумаг требуется ввести в личный кабинет точные сведения:

ФИО, дата и место рождения;
Адрес регистрации и фактического проживания;
Код организации работодателя (ОКПО) и ИНН предприятия;
Дата начала работы и должность, указанная в трудовом договоре;
Контактные данные (телефон, email) для получения уведомлений.

Процесс регистрации включает следующие действия:

Авторизация в системе через единый портал государственных услуг;
Выбор услуги «Оформление трудовой книжки»;
Заполнение онлайн‑формы данными из документов;
Прикрепление сканов требуемых бумаг;
Подтверждение отправки заявки и ожидание обработки.

После проверки заявки система формирует электронную версию трудовой книжки, которая становится доступной в личном кабинете. При необходимости распечатать документ, его можно получить в отделении МФЦ или у работодателя. Всё оформление завершается без визита в государственные органы.

Проверка учетной записи на Госуслугах

Проверка учетной записи на портале Госуслуг - первый обязательный этап перед оформлением трудовой книжки онлайн. Без подтверждённого доступа к личному кабинету невозможно заполнить заявление, загрузить документы и получить электронный справочник.

Для проверки учётной записи выполните последовательные действия:

Откройте сайт gosuslugi.ru и нажмите кнопку входа.
Введите телефон или электронную почту, указанные при регистрации, и пароль.
После авторизации система отобразит панель «Личный кабинет».
Перейдите в раздел «Профиль» и убедитесь, что указаны актуальные ФИО, дата рождения и паспортные данные.
Нажмите «Подтвердить личность» - система запросит код, отправленный в СМС или на e‑mail. Введите полученный код.
Проверьте статус подтверждения: рядом с полем будет отметка «Подтверждено».

Если в процессе возникли ошибки, выполните следующие корректировки:

При неверном пароле запросите восстановление через «Забыли пароль?».
При несоответствии персональных данных обратитесь в центр поддержки, указав номер заявки.
При отсутствии доступа к мобильному номеру добавьте резервный контакт в профиле.

После успешного подтверждения учётной записи можно переходить к заполнению формы «Оформление трудовой книжки». Все дальнейшие операции будут привязаны к проверенному профилю, что гарантирует надёжность и ускоряет получение официального документа.

Пошаговая инструкция: регистрация и подтверждение учетной записи на Госуслугах (если нет)

Для оформления трудовой книжки впервые через портал Госуслуг необходимо сначала создать и подтвердить личный кабинет. Ниже приведена последовательность действий.

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
На главной странице нажмите кнопку «Регистрация».
Введите номер мобильного телефона, на который будет отправлен проверочный код.
Введите полученный код в соответствующее поле и нажмите «Подтвердить».
Укажите фамилию, имя, отчество, дату рождения, пол и серию/номер паспорта.
Придумайте пароль, состоящий из минимум 8 символов, включающий цифры и буквы, и подтвердите его ввод.
Примите условия пользовательского соглашения, отметив чекбокс, и нажмите «Создать аккаунт».
После создания учетной записи система запросит подтверждение по электронной почте: откройте письмо от Госуслуг, перейдите по ссылке «Подтвердить регистрацию».
Вернитесь на сайт, введите логин и пароль, выполните вход в личный кабинет.
На первом входе появится запрос ввода кода из SMS‑сообщения; введите его и подтвердите.

После выполнения всех пунктов личный кабинет готов к использованию: можно добавить услугу «Трудовая книжка», загрузить скан копий документов и оформить запись в электронном виде.

Пошаговое оформление электронной трудовой книжки через Госуслуги

Авторизация на портале

Для доступа к сервису, позволяющему оформить трудовую книжку онлайн, необходимо пройти авторизацию на портале Госуслуг. Процесс состоит из нескольких обязательных шагов, каждый из которых требует точного выполнения.

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере, убедитесь, что соединение защищено (HTTPS).
Нажмите кнопку «Войти», расположенную в правом верхнем углу страницы.
В поле ввода укажите зарегистрированный номер телефона или адрес электронной почты, привязанный к вашему личному кабинету.
Введите пароль, созданный при регистрации. При первом входе система может потребовать смену пароля - введите новый, соблюдая требования к сложности (минимум 8 символов, включая цифры и специальные знаки).
Подтвердите личность через одноразовый код, полученный SMS‑сообщением или в приложении‑генераторе. Введите код в соответствующее поле и нажмите «Подтвердить».
После успешного ввода система отобразит личный кабинет. На главной странице появится блок «Мои услуги», где необходимо выбрать пункт «Трудовая книжка».

При первом входе портал может запросить дополнительную проверку: загрузку скан-копии паспорта и ИНН, а также подтверждение контактных данных. Все документы следует загружать в формате PDF или JPEG, размером не более 5 МБ. После загрузки нажмите «Сохранить», система проверит их автоматически и выдаст уведомление о готовности к дальнейшему оформлению.

Таким образом, корректная авторизация открывает доступ к сервису подачи заявления на оформление трудовой книжки без посещения государственных органов. Выполните перечисленные действия последовательно - результат будет получен быстро и без лишних задержек.

Поиск нужной услуги

Как найти услугу «Оформление электронной трудовой книжки»

Для начала откройте сайт gosuslugi.ru и выполните вход с помощью личного кабинета Госуслуг. После авторизации перейдите в раздел «Услуги» - он расположен в верхнем меню или в боковой панели.

Далее выполните поиск нужной услуги:

в строке поиска введите «трудовая книжка»;
из появившегося списка выберите пункт «Оформление электронной трудовой книжки»;
нажмите кнопку «Перейти к услуге».

На странице услуги проверьте требуемые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН) и наличие свободного слота для записи. После подтверждения данных нажмите «Оформить заявку», заполните обязательные поля и отправьте запрос. Система сформирует электронный документ, который будет доступен в личном кабинете в течение нескольких рабочих дней.

Заполнение заявления

Разделы заявления: персональные данные

Заполняя раздел «Персональные данные» в заявлении на портале Госуслуг, необходимо предоставить полную и достоверную информацию. Ошибки в этом блоке приводят к отказу в регистрации трудовой книжки и требуют повторного ввода данных.

Фамилия, имя, отчество
Дата и место рождения
Пол
Гражданство
ИНН, СНИЛС
Адрес регистрации и фактического проживания
Контактный телефон, электронная почта
Серия, номер, дата выдачи и орган, выдавший паспорт
Сведения о воинском учете (при наличии)

Каждый пункт заполняется в отдельном поле формы. При вводе данных система сразу проверяет корректность формата: даты в формате ДД.ММ.ГГГГ, номера без пробелов, электронные адреса с обязательным «@». После ввода нажмите кнопку «Проверить», чтобы убедиться, что система приняла все сведения без ошибок.

Если в системе отображается сообщение об ошибке, откорректируйте указанный параметр и повторите проверку. После успешного прохождения проверки раздел считается завершённым, и вы можете перейти к следующему блоку заявления.

Разделы заявления: сведения о трудовой деятельности

Для заполнения раздела «Сведения о трудовой деятельности» в заявлении на портале Госуслуг необходимо указать конкретные данные о каждом месте работы, которые будут автоматически перенесены в трудовую книжку.

Наименование организации (полное официальное название).
ИНН/КПП работодателя (если требуется).
Дата начала работы (дд.мм.гггг).
Дата окончания работы (если трудовой договор завершён).
Должность, указание на уровень квалификации.
Вид трудового договора (трудовой, гражданско‑правовой, срочный и так далее.).
Условия труда (полный/неполный рабочий день, график, удалённый режим).
Сведения о заработной плате (размер, периодичность выплат).

Каждая запись оформляется в отдельной строке формы. После ввода всех полей система проверяет корректность дат и соответствие формату организации. При отсутствии ошибок данные сохраняются, и заявка готова к отправке.

Прикрепление подтверждающих документов

Прикрепление подтверждающих документов - обязательный этап при первой регистрации трудовой книжки через портал Госуслуг. После ввода личных данных система предлагает загрузить файлы в электронном виде. Файлы должны быть в формате PDF, JPG или PNG, размер не превышает 5 МБ.

Для успешного завершения процесса подготовьте следующие документы:

копию паспорта (страница с фотографией и регистрацией);
трудовую книжку в виде сканированного листа первой страницы;
трудовой договор или приказ о приёме на работу;
справку о заработной плате, если требуется подтверждение дохода.

Загружайте каждый документ в отдельном поле, проверяя корректность отображения. После подтверждения загрузки система выдаёт уведомление о приёмке. При отсутствии ошибок подтверждение будет отправлено в отдел кадров, и запись в трудовой книжке станет доступной в личном кабинете.

Проверка и отправка заявления

Проверьте все введённые данные перед отправкой заявления: фамилия, имя, отчество, ИНН, серию и номер трудовой книжки должны совпадать с документами, указанные в личном кабинете. Убедитесь, что все обязательные поля заполнены, а вложения (скан трудовой книжки, справка о доходах) открываются без ошибок.

Этапы проверки

Сравните введённые сведения с оригиналами.
Просмотрите каждый прикреплённый файл, убедитесь в читаемости текста.
Проверьте статус электронной подписи: подпись должна быть действующей и привязанной к вашему аккаунту.
Убедитесь, что выбран правильный тип услуги - «Оформление первой записи в трудовой книжке».

После подтверждения корректности данных нажмите кнопку «Отправить». Система сразу формирует номер заявки; запомните его для отслеживания. Статус заявки будет отображаться в разделе «Мои обращения». При необходимости система выдаст сообщение об ошибках - исправьте их и повторите отправку.

Контролируйте ход рассмотрения: в личном кабинете появятся отметки «На проверке», «Одобрено», «Отклонено». При одобрении вы получите электронный документ, который можно распечатать и приложить к бумажной трудовой книжке. Если заявка отклонена, изучите причины в сообщении и внесите требуемые исправления.

Возможные проблемы и их решение

Ошибки при заполнении: как исправить

При первом заполнении трудовой книжки в личном кабинете Госуслуг часто возникают типичные ошибки, которые можно быстро устранить.

Неправильный формат даты - система принимает только ДД.ММ.ГГГГ. Если указана другая форма, откройте поле «Дата начала работы», удалите текущий ввод и введите дату согласно требуемому шаблону.
Опечатка в названии организации - проверяйте орфографию и официальное написание работодателя. При обнаружении ошибки нажмите «Редактировать» рядом с полем «Работодатель», исправьте название и сохраните изменения.
Отсутствие кода ОКВЭД - без кода система не принимает запись. Найдите код в справочнике ОКВЭД, скопируйте его и вставьте в соответствующее поле. После ввода кода нажмите «Подтвердить».
Неверный тип трудового договора - в выпадающем списке выбирайте точный вариант (например, «Гражданско‑правовой», «Трудовой по договору»). При ошибочном выборе откройте список заново и выберите правильный пункт.
Пропуск обязательного поля «Должность» - поле помечено красной звездочкой. Введите полное название должности, избегая сокращений, и сохраните запись.

Если после исправления ошибок система всё равно выдаёт сообщение о некорректных данных, используйте кнопку «Сбросить форму», очистите все поля и заполните их заново, проверяя каждый пункт на соответствие требованиям. При повторных затруднениях обратитесь к справочнику на портале или к онлайн‑чат‑поддержке, где можно получить пошаговую инструкцию.

Статус заявления: отслеживание и интерпретация

При подаче заявления на оформление трудовой книжки через личный кабинет Госуслуг система сразу присваивает заявке уникальный идентификатор. Этот номер позволяет контролировать движение запроса в реальном времени.

Статус заявления меняется последовательно:

Принято - система зафиксировала запрос, но проверка данных ещё не началась.
В обработке - сведения о пользователе сверяются с базой ПФР и работодателем.
Ожидание документов - требуется загрузка недостающих сканов (например, копии договора).
Одобрено - все проверки завершены, запись в трудовой книжке сформирована и готова к печати.
Отказ - обнаружены несоответствия; в комментарии указана причина и рекомендации по исправлению.

Каждый статус сопровождается датой изменения и коротким пояснением. При переходе в раздел «Мои заявки» пользователь видит цветовую индикацию: зелёный - одобрено, жёлтый - в обработке, красный - отказ. Такая визуальная подсказка ускоряет ориентирование в текущем положении запроса.

Интерпретировать статус следует, опираясь на детали комментария. Если указано «недостаточно данных», необходимо загрузить требуемые файлы в течение 5 рабочих дней, иначе заявление будет автоматически закрыто. При отказе с пометкой «несоответствие данных» достаточно исправить ошибку в личном кабинете и повторно отправить запрос, используя тот же идентификатор.

Контроль за статусом осуществляется круглосуточно; система отправляет SMS‑сообщение и электронное письмо при каждом изменении. Это гарантирует своевременное реагирование и минимизирует задержки в оформлении трудовой книжки.

Обращение в службу поддержки Госуслуг

Для решения проблем, возникающих при первом оформлении трудовой книжки через портал Госуслуг, необходимо обратиться в службу поддержки. Обращение должно быть подготовлено чётко: укажите фамилию, имя, отчество, ИИН, номер заявления и конкретную ошибку или вопрос.

Этапы обращения

Откройте личный кабинет на Госуслугах.
Перейдите в раздел «Помощь» → «Техподдержка».
Выберите тип обращения: «Техническая ошибка», «Вопрос по заполнению», «Сбой регистрации».
Введите контактный телефон и адрес электронной почты, чтобы специалисты могли связаться с вами.
Оформите запрос, подробно описав ситуацию и приложив скриншоты, если это необходимо.

После отправки заявки система выдаст идентификатор обращения. Сохраните его для отслеживания статуса. Служба поддержки обычно отвечает в течение рабочего дня; при необходимости уточните детали через указанные контактные каналы.

Если ответ требует дополнительной информации, предоставьте её без задержек. После получения решения выполните указанные действия в личном кабинете и проверьте корректность заполнения трудовой книжки. При повторных ошибках повторите процесс обращения, используя тот же идентификатор для ускорения обработки.

Что делать после успешного оформления?

Получение уведомления

Получив запрос о регистрации трудовой книжки в личном кабинете Госуслуг, система автоматически генерирует уведомление о статусе обращения. Уведомление появляется в разделе «Сообщения» и отправляется на привязанный электронный адрес и в мобильное приложение.

Для контроля получения уведомления рекомендуется выполнить следующие действия:

Откройте личный кабинет, перейдите в меню «Мои обращения».
Найдите запись с темой, связанной с трудовой книжкой, и проверьте статус «Ожидает подтверждения», «В обработке» или «Завершено».
Нажмите на кнопку «Просмотр сообщения», чтобы увидеть полное содержание уведомления, включая дату и время отправки.
При необходимости скачайте PDF‑версию уведомления, используя кнопку «Скачать».

Если уведомление не поступило в течение 24 часов, проверьте:

правильность указанного контактного e‑mail;
наличие активного интернет‑соединения в мобильном приложении;
отсутствие фильтров спама в почтовом ящике.

В случае обнаружения ошибок исправьте контактные данные в профиле и повторно запросите отправку уведомления через кнопку «Повторить отправку».

Регулярный просмотр раздела «Сообщения» позволяет своевременно реагировать на запросы службы и ускорить процесс оформления трудовой книжки.

Доступ к сведениям электронной трудовой книжки

Для получения сведений из электронной трудовой книжки необходимо выполнить несколько чётких действий в личном кабинете госуслуг.

Войдите в личный кабинет, используя подтверждённый аккаунт и двухфакторную аутентификацию.
В разделе «Электронные услуги» найдите пункт «Трудовая книжка».
Нажмите кнопку «Просмотр» - система откроет текущую запись о трудовом стаже, должностях и периодах работы.
При необходимости скачайте документ в формате PDF, используя кнопку «Скачать».

Доступ к данным ограничен только владельцем учётной записи; для просмотра требуется подтверждённый телефон и привязанный к профилю паспорт. Если доступ закрыт, проверьте, что ваш работодатель уже передал сведения в электронный реестр.

Для изменения или дополнения записей используйте кнопку «Редактировать», где можно добавить новый период занятости, указав работодателя, дату начала и окончания, а также должность. После внесения изменений система требует подтверждения от работодателя через их личный кабинет.

Все операции фиксируются в журнале действий, где отображаются даты доступа, IP‑адреса и тип выполненной операции. Это обеспечивает контроль за целостностью информации и позволяет быстро обнаружить несанкционированные попытки просмотра.

Как распечатать или получить выписку из электронной трудовой книжки

Для получения выписки из электронной трудовой книжки необходимо выполнить несколько простых действий в личном кабинете Госуслуг.

Авторизоваться на портале gosuslugi.ru, используя подтверждённый аккаунт (логин + пароль + двухфакторная проверка).
В разделе «Мои услуги» выбрать пункт «Электронная трудовая книжка».
Открыть карточку книжки, нажать кнопку «Сформировать выписку».
Указать период, за который требуется документ (все записи или выбранный диапазон дат).
Подтвердить запрос, после чего система сформирует PDF‑файл с выпиской.

Для печати выполните следующее:

Скачайте полученный PDF‑файл на компьютер или мобильное устройство.
Откройте файл в приложении для чтения PDF‑документов.
В меню печати укажите принтер, настройки бумаги и количество копий.
Нажмите «Печать».

Если необходимо получить бумажный документ без собственного принтера, выберите в окне формирования выписки пункт «Отправить в почтовый сервис». Система отправит документ в выбранный сервис доставки, где его смогут распечатать и выслать по указанному адресу.

Все операции выполняются в режиме онлайн, без посещения государственных органов. После получения выписки её можно использовать в любой организации, требующей подтверждения трудовой истории.