Как получить справку о работе из архива через Госуслуги

Общая информация о справке из архива

Что такое архивная справка о работе

Архивная справка о работе - официальный документ, подтверждающий сведения о трудовой деятельности гражданина, хранящийся в архивных фондах работодателя. Справка формируется на основании записей в трудовой книжке, кадровом учете и иных нормативных актах, которые фиксируют даты занятости, должностные обязанности, причины увольнения и продолжительность работы. Этот документ часто требуется при оформлении новых трудовых договоров, получении государственных пособий, подтверждении стажа для пенсии.

Получить архивную справку можно через электронный сервис государственного портала, где пользователь загружает запрос, указывает период и организацию‑работодателя. После подтверждения данных система формирует справку в электронном виде, которую можно скачать или отправить в печатном виде по запросу.

Ключевые особенности архивной справки:

содержит полные сведения о трудовом стаже, включая периоды, не отражённые в основной трудовой книжке;
оформляется в соответствии с нормативными требованиями Федеральной службы по труду;
имеет юридическую силу при предъявлении в государственных и частных учреждениях;
предоставляется в течение установленного срока после подачи запроса.

Для чего нужна справка о работе из архива

«Справка о работе из архива» подтверждает факт трудовой деятельности за определённый период, зафиксированный в государственных реестрах. Документ требуется в ситуациях, когда текущий трудовой договор недоступен или сведения о прошлой работе находятся в архивных базах.

Основные цели использования справки:

подтверждение стажа для расчёта пенсионных выплат;
предоставление в кадровую службу при трудоустройстве на новую работу;
предъявление в финансовые организации для получения кредитов или ипотеки;
оформление государственных субсидий и социальных льгот;
подтверждение прав на накопительные программы и страховые выплаты.

Для получения справки применяется онлайн‑сервис государственных услуг, где пользователь вводит реквизиты, выбирает тип документа и получает электронную копию в течение нескольких рабочих дней. Документ имеет юридическую силу и может быть использован в любой официальной процедуре, требующей подтверждения трудовой истории.

Виды архивных справок

Существует несколько категорий архивных справок, которые можно запросить через портал государственных услуг. Каждая из них фиксирует определённый аспект трудовой истории и оформляется в соответствии с нормативными актами.

«Справка о трудовой деятельности» - подтверждает факт работы в организации, указывает период занятости и подразделения.
«Справка о заработке» - содержит сведения о размере и структуре доходов за указанные годы.
«Справка о стаже» - отражает общий трудовой стаж, включая периоды работы в разных организациях.
«Справка о должности» - фиксирует занимаемые позиции, их названия и даты назначения.
«Справка о прекращении трудовых отношений» - подтверждает факт увольнения, даты и причины прекращения работы.
«Справка о прохождении стажировки» - документирует участие в стажировочных программах, их длительность и результаты.

Все перечисленные документы доступны в электронном виде после авторизации на сервисе, после чего их можно скачать либо отправить на электронную почту. При оформлении требуется указать реквизиты работодателя и период, за который требуется справка. После подачи заявления система формирует документ в течение установленного срока, и пользователь получает готовый файл без необходимости обращения в отдел кадров.

Подготовка к получению справки

Необходимые документы и данные

Паспортные данные

Для оформления справки о работе из архива через портал Госуслуги необходимо предоставить точные паспортные данные. Ошибки в указании серии, номера или даты выдачи приводят к отказу в автоматической обработке запроса.

В заявке требуются следующие элементы паспортных сведений:

«серия» - четыре цифры, указанные в верхней части первой страницы документа;
«номер» - шесть цифр, расположенных под серией;
«дата выдачи» - полная дата в формате ДД.ММ.ГГГГ;
«кем выдан» - полное наименование органа, указанный в документе;
«код подразделения» - шестицифровой код, расположенный рядом с датой выдачи.

Эти данные вводятся в личный кабинет Госуслуг в разделе «Запрос справки о работе». Поля обязательны, поэтому система блокирует отправку, пока все пункты не заполнены корректно.

После подтверждения ввода система сверяет указанные сведения с базой ФМС. При совпадении статус заявки меняется на «в обработке», и в течение установленного срока готовится документ. При обнаружении расхождений система выдаёт уведомление о необходимости исправления ошибок.

Полученный документ можно скачать из личного кабинета, распечатать или отправить в электронном виде на указанный адрес. Все операции выполняются без обращения в отделения государственных органов.

Информация о трудовой деятельности

Информация о трудовой деятельности фиксируется в архивных записях работодателей и доступна через сервисы электронного правительства.

Для получения справки необходимо:

Зарегистрировать личный кабинет на портале Госуслуги; подтверждение личности осуществляется через СНИЛС и мобильный телефон.
Открыть раздел «Документы из архива», выбрать тип документа «Справка о работе».
Указать период интересующей занятости и загрузить скан копий договора о найме, если требуется.
Подтвердить запрос электронной подписью; система автоматически формирует документ и отправляет его в личный кабинет.

Справка содержит:

Наименование организации‑работодателя.
Даты начала и окончания трудового договора.
Должность и код ОКДП.
Информацию о начислениях и удержаниях, если указано в архиве.

После формирования документ можно распечатать или сохранить в формате PDF. При необходимости отправить справку в налоговую инспекцию или в банк, используйте функцию «Отправить в ФНС» или «Скачать и приложить к заявлению».

Для ускорения процесса проверьте актуальность контактных данных в личном кабинете и убедитесь, что все требуемые сканы соответствуют формату PDF, размером не более 5 МБ. При возникновении ошибок система выдаёт конкретный код причины, позволяющий быстро устранить проблему.

Адреса и названия организаций

Для получения справки о трудовой деятельности из архивных данных через портал «Госуслуги» требуется обратиться в организации, где хранятся сведения о трудовом стаже.

Основные учреждения, предоставляющие такие документы, и их местонахождение:

Федеральная служба по труду и занятости (Ростовская область), ул. Пушкинская, д. 12, офис № 3.
Региональный архив труда (Санкт‑Петербург), прочее. Неспешный, д. 45, зал № 2.
Управление кадрового учета (Новосибирская область), проспект Мира, д. 78, кабинет 5.
Многофункциональный центр обслуживания населения (Москва), ул. Тверская, д. 22, окно № 7.

В каждом из указанных пунктов необходимо предъявить паспорт, ИНН и номер личного кабинета на портале «Госуслуги». После проверки данных сотрудники оформляют справку, указывая организацию‑источник и полную дату выдачи.

Для ускорения процесса рекомендуется заранее уточнить режим работы и наличие предварительной записи через официальный сайт каждой организации.

Полученный документ можно скачать в личном кабинете, а также получить в бумажном виде в указанном офисе.

Доступность услуги на портале «Госуслуги»

Услуга получения справки о трудовой деятельности из архивных данных доступна на портале «Госуслуги» круглосуточно, без привязки к рабочим часам государственных учреждений. Регистрация в системе и подтверждение личности являются единственными обязательными условиями для использования сервиса.

Для доступа к функции необходимо:

выполнить вход в личный кабинет после прохождения процедуры идентификации;
выбрать раздел «Документы из архива»;
указать период и тип справки, требуемый для получения;
подтвердить запрос электронной подписью или через СМС‑код.

После отправки запроса система автоматически формирует документ, который появляется в личном кабинете в течение нескольких минут. При возникновении технических затруднений предусмотрена онлайн‑поддержка, работающая в режиме 24 × 7, а также справочный центр с инструкциями по каждому этапу.

Доступность услуги гарантируется на всех типах устройств: настольных компьютерах, ноутбуках, планшетах и смартфонах. Интеграция с государственными информационными системами обеспечивает актуальность данных и отсутствие необходимости посещать отделения государственных органов.

Процесс получения справки через «Госуслуги»

Авторизация на портале «Госуслуги»

Авторизация на портале «Госуслуги» - обязательный этап для доступа к архивным документам, в том числе к справке о работе.

Для входа необходимо выполнить последовательность действий:

Откройте браузер, перейдите на сайт «Госуслуги».
Нажмите кнопку «Войти».
Введите номер мобильного телефона, зарегистрированного в системе.
Укажите пароль или подтвердите вход одноразовым кодом, полученным по SMS.
При первом входе подтвердите привязку электронной подписи, если она требуется для получения официальных документов.

После успешного входа система предоставляет персональный кабинет, где в разделе «Архив» можно сформировать запрос на справку о работе и получить её в электронном виде.

Поиск услуги «Получение архивной справки»

Ввод запроса в поисковую строку

Для получения документа о трудовой деятельности из архивных данных на портале Госуслуги первым шагом является ввод поискового запроса в строку поиска. В поле вводится точная формулировка, например, «справка о работе архив», после чего нажимается кнопка поиска.

Убедитесь, что курсор находится в строке поиска, расположенной в верхней части главной страницы сервиса.
Введите запрос без лишних пробелов и опечаток.
Подтвердите ввод клавишей Enter или значком лупы.

Система отобразит список доступных архивных документов, соответствующих введённому запросу. Выберите нужный элемент, перейдите к странице подробного описания и оформите получение справки через стандартный процесс выдачи.

Выбор соответствующей услуги

Для получения справки о работе из архива через портал Госуслуги первым шагом является точный выбор услуги, соответствующей запросу. На главной странице личного кабинета откройте раздел «Электронные услуги» и используйте строку поиска, вводя ключевые слова, например, «справка о работе». Система отобразит список предложений, среди которых выделяется услуга «Справка о работе из архива».

При выборе необходимо обратить внимание на следующие параметры:

тип справки (полный или сокращенный);
период, за который требуется документ;
наличие подтверждающих документов (трудовой договор, выписка из личного дела).

После подтверждения соответствия параметров нажмите кнопку «Оформить». Портал автоматически сформирует запрос в архив, после чего документ будет доступен в личном кабинете в виде электронного файла.

Готовый справочный файл можно скачать, распечатать или отправить в электронном виде в требуемую организацию. Процесс завершается без обращения в отделы государственной службы, полностью онлайн.

Заполнение электронного заявления

Указание персональных данных

Для получения справки о трудоустройстве из архива через портал Госуслуги необходимо точно указать персональные данные заявителя. Ошибки в заполнении приводят к отказу в выдаче документа.

Требуемые сведения:

«Фамилия, имя, отчество» в полном написании;
«Дата рождения» в формате ДД.ММ.ГГГГ;
«СНИЛС» без пробелов и дефисов;
«ИНН» (при наличии);
«Электронный адрес» для получения уведомлений;
«Контактный телефон» в международном формате.

Каждое поле должно соответствовать установленному формату: цифры без пробелов, даты через точку, фамилия без сокращений. Портал автоматически проверяет корректность ввода; при несоответствии появляется сообщение об ошибке, требующее исправления.

После ввода всех данных система формирует запрос в архив. Система сопоставляет указанные сведения с информацией в базе государственных реестров. При совпадении документ формируется в течение 5‑10 рабочих дней и появляется в личном кабинете пользователя.

Если указанные данные не совпадают с записами в реестре, запрос отклоняется. В таком случае необходимо уточнить сведения в личном деле или в службе поддержки портала. Быстрое исправление ошибок ускоряет процесс получения справки.

Предоставление сведений о трудовой деятельности

Справка о трудовой деятельности из архива подтверждает занятые позиции, даты и организации, где работал гражданин. Документ часто требуется при оформлении соцзащиты, миграционных процедур или подтверждении стажа.

Для получения сведений необходимо подготовить:

паспорт гражданина РФ;
ИНН (при наличии);
сведения о периоде работы (по возможности, даты и названия работодателей).

Получение справки осуществляется через портал государственных услуг:

Войти в личный кабинет, используя подтверждённый телефон и пароль.
Выбрать услугу «Запрос справки о работе из архива».
Указать требуемый период, загрузить сканированные копии документов.
Подтвердить запрос электронной подписью или кодом из СМС.
Дождаться уведомления о готовности справки.

После обработки запросом система формирует электронный документ в формате PDF. Гражданин может скачать файл из личного кабинета или получить печатную версию в отделении МФЦ по уведомлению.

Срок обработки обычно не превышает пяти рабочих дней, если предоставлены все необходимые сведения. При отсутствии требуемых данных система выдаёт сообщение об ошибке, требующее уточнения информации.

Выбор способа получения справки

Для получения справки о трудовой деятельности из архивных данных существует несколько вариантов, каждый из которых подходит под определённые условия.

«Электронный запрос через личный кабинет». Оформление происходит полностью онлайн, документ готовится в течение рабочего дня. Требуется подтверждённый аккаунт и доступ к электронной подписи.
«Обращение в многофункциональный центр (МФЦ)». Позволяет получить справку лично, при отсутствии возможности использовать электронные сервисы. Срок выдачи обычно ограничен одним рабочим днём.
«Запрос через мобильное приложение Госуслуги». Удобно для пользователей смартфонов, процесс аналогичен онлайн‑заявке, но осуществляется в мобильной среде. Требуется установка приложения и авторизация.
«Подача заявления через электронную почту организации‑работодателя». Справка формируется на стороне работодателя и отправляется в архивную систему. Подходит, когда требуется подтверждение от конкретного предприятия.

Выбор способа зависит от наличия технических средств, предпочтений по скорости получения и необходимости личного присутствия. При наличии подтверждённого электронного доступа предпочтительно использовать онлайн‑вариант, так как он минимизирует временные затраты и исключает необходимость посещения государственных офисов. Если электронные ресурсы недоступны, оптимален визит в МФЦ с документами, подтверждающими личность.

Отправка заявления

Отправка заявления - ключевой этап получения справки о трудовой деятельности из архива через портал Госуслуги. На странице сервиса выбирается услуга «Справка о работе», после чего открывается форма подачи заявки. В форме указываются обязательные реквизиты: ФИО, ИНН, период занятости, контактный телефон и электронная почта. После заполнения полей нажимается кнопка «Отправить», и система автоматически генерирует запрос в архивную базу.

Для корректного выполнения процедуры рекомендуется:

проверить правильность введенных персональных данных;
указать точные даты интересующего периода;
загрузить скан копий удостоверяющих документов, если это требуется;
подтвердить согласие на обработку персональной информации;
сохранить полученный номер заявки для отслеживания статуса.

После отправки система выводит подтверждающее сообщение с номером заявки и инструкцией по дальнейшему контролю статуса. Статус можно проверять в личном кабинете, где отображаются этапы обработки: «В обработке», «Готово к выдаче», «Выдано». При переходе в статус «Выдано» справка доступна для скачивания в виде PDF‑файла.

Сроки и статус исполнения

Отслеживание статуса заявления

Для контроля процесса оформления документа, подтверждающего трудовую деятельность из архива, необходимо регулярно проверять статус заявки в личном кабинете портала Госуслуги. После подачи обращения система автоматически фиксирует каждый этап: прием заявления, передача в архив, подготовка справки, выдача. Отслеживание происходит в разделе «Мои обращения», где отображаются текущий статус и ожидаемая дата завершения.

Для эффективного мониторинга рекомендуется:

открыть личный кабинет и перейти в список активных заявок;
обратить внимание на цветовую маркировку статуса (зеленый - готово, желтый - в работе, красный - требуется уточнение);
при появлении статуса «Требуется дополнительная информация» сразу загрузить недостающие документы;
по окончании процесса получить готовый документ в электронном виде или оформить его печать в выбранном отделении.

Регулярные проверки позволяют избежать задержек и своевременно реагировать на запросы службы поддержки.

Возможные причины отказа

Получение справки о работе из архива через портал Госуслуги может завершиться отказом, если заявка содержит нарушения требований.

Несоответствие ФИО и даты рождения в заявке данным, зафиксированным в архивных документах.
Отсутствие подтверждающих документов (трудовая книжка, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, справка о начислениях).
Неоформленные или неполные сведения о периоде работы, указанные в запросе.
Наличие задолженностей перед государством, отражённых в базе ФНС или Пенсионного фонда.
Отказ архива в предоставлении копий из‑за отсутствия цифровой версии запрашиваемого документа.
Ошибки в заполнении электронного заявления (пропущенные поля, неверный формат даты).

Для предотвращения отказа необходимо проверить корректность личных данных, собрать все требуемые подтверждения, убедиться в отсутствии финансовых обязательств и подтвердить, что запрашиваемый документ доступен в электронном виде. При соблюдении этих условий процесс выдачи справки обычно завершается успешно.

Что делать в случае отказа

Если запрос о выдаче справки о работе из архива отклонён, необходимо выполнить последовательные действия, исключающие повторные ошибки.

Откройте личный кабинет на портале государственных услуг.
Перейдите в раздел «Мои обращения» и найдите отклонённую заявку.
Нажмите кнопку «Подробнее», чтобы увидеть причину отказа, оформленную в виде сообщения «< Причина отказа >».
Сравните указанную причину с требованиями к документам:

• отсутствие подтверждающих сведений о месте работы;

• неверно указанные даты трудовой деятельности;

• неполный пакет документов.
Подготовьте недостающие или исправленные материалы: копии трудовой книжки, справки от работодателя, выписки из реестра.
Загрузите исправленные файлы в форму заявки, используя кнопку «Загрузить документ».
Сохраните изменения и отправьте запрос повторно, нажав «Отправить».

При повторном отказе обратитесь в службу поддержки портала через форму «Обратная связь». Укажите номер заявки и приложите скриншот сообщения об отказе. Сотрудники поддержки предоставят разъяснения и при необходимости направят запрос в соответствующее отделение архивного управления.

Соблюдение указанных шагов гарантирует устранение причин отказа и ускорит процесс получения требуемой справки.

Получение готовой справки

Способы получения

В электронном виде

Для получения справки о работе в электронном виде необходимо воспользоваться личным кабинетом на портале «Госуслуги» и выбрать услугу «Запрос справки из архива».

Войти в личный кабинет, подтвердив личность через СМЭВ или СБИС.
Открыть раздел «Архивные документы», указать тип справки - «о работе».
Установить формат выдачи «Электронный документ (PDF)».
Указать период занятости и реквизиты организации‑работодателя.
Подтвердить запрос и оплатить услугу, если требуется.

После обработки заявки система формирует файл в формате PDF, который становится доступен в разделе «Мои документы». Скачивание происходит по защищённому каналу, подтверждая подлинность справки цифровой подписью. При необходимости документ может быть отправлен на указанный электронный адрес автоматически.

На бумажном носителе

Для получения справки о трудовой деятельности в бумажном виде через электронный сервис необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Зарегистрировать аккаунт на портале государственных услуг, если учетная запись отсутствует.
В личном кабинете выбрать раздел «Архивные документы», указать тип справки - «о работе».
Установить формат выдачи «на бумажном носителе», подтвердив выбор кнопкой «Оформить».
Указать адрес доставки, предпочтительно почтовый индекс и фактический адрес получателя.
Оформить запрос, оплатив государственную пошлину, если она предусмотрена.
После обработки заявки система сформирует документ, отправит его в выбранный почтовый сервис и предоставит трек‑номер для отслеживания.

Полученный документ будет распечатан на официальном бланке, подписан и заверен печатью, что обеспечивает его юридическую силу. При получении следует проверить соответствие реквизитов и подписи, после чего документ можно использовать в официальных процедурах.

Проверка подлинности справки

Проверка подлинности полученной через электронный сервис справки о работе необходима для подтверждения её юридической силы.

Для подтверждения достоверности документа выполните последовательные действия:

Откройте личный кабинет на портале государственных услуг.
Найдите раздел «Мои документы» и выберите нужную справку.
Убедитесь, что рядом с файлом отображается статус «Подписана электронной подписью».
Скачайте сертификат подписи и сравните его с данными реестра государственных сертификатов.
При необходимости проверьте соответствие шаблону справки, опубликованному на официальном сайте организации‑работодателя.

Если цифровая подпись отсутствует или сертификат не совпадает с реестром, рекомендуется:

Обратиться в службу поддержки портала с запросом о повторной выдаче документа;
Связаться напрямую с отделом кадров работодателя для получения оригинала с подтверждённой подписью;
При возникновении подозрений на подделку подать заявление в компетентный орган.

Эти меры гарантируют, что справка будет признана достоверной при предъявлении в любые государственные и частные структуры.