Как получить электронную трудовую книжку через портал Госуслуги

Подготовка к оформлению электронной трудовой книжки

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка - цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную форму. Она фиксирует сведения о трудовой истории: даты начала и окончания работы, названия организаций, должности, сведения о повышении квалификации и другие записи, требуемые законодательством.

Все данные хранятся в единой государственной информационной системе, к которой пользователь получает доступ через личный кабинет на портале государственных услуг. При открытии электронного реестра отображаются полные сведения о каждом трудовом периоде, а изменения вносятся в режиме онлайн с использованием квалифицированной электронной подписи.

Ключевые особенности электронного варианта трудовой книжки:

Универсальный доступ - информация доступна в любой момент с любого устройства, подключённого к интернету;
Защищённость - данные защищены криптографическими средствами, доступ к документу возможен только после авторизации;
Автоматическое обновление - работодатель вносит записи непосредственно в систему, исключая необходимость ручного заполнения;
Упрощённый обмен - при трудоустройстве в новую организацию запись передаётся автоматически, без бумажных процедур.

Электронная трудовая книжка признаётся официальным документом, её можно использовать при оформлении трудовых отношений, получении государственных льгот и подтверждении стажа. Она упрощает процесс контроля за трудовой историей и снижает риск потери или повреждения бумаги.

Преимущества цифрового формата

Электронный формат трудовой книжки, получаемый через государственный сервис, упрощает взаимодействие с работодателями и контролирующими органами.

мгновенный доступ к документу из любой точки с интернет‑соединением;
отсутствие необходимости посещать бумажные отделения, что экономит время;
автоматическое обновление записей после принятия на работу, увольнения или перевода;
защита данных с помощью шифрования и двухфакторной аутентификации;
уменьшение расходов на печать и транспортировку;
возможность интеграции с другими электронными сервисами государства.

Эти свойства повышают эффективность управления трудовыми отношениями, снижают административные барьеры и способствуют более прозрачному учёту рабочего стажа.

Необходимые условия для получения услуги

Подтвержденная учетная запись на Госуслугах

Подтверждённая учётная запись в системе «Госуслуги» - обязательный элемент для получения электронного варианта трудовой книжки. Без подтверждения личных данных пользователь не может оформить запрос, подписать электронный документ и получить доступ к персональному кабинету, где хранится информация о трудовом стаже.

Для подтверждения учётной записи необходимо выполнить несколько чётких действий:

Войти в личный кабинет на портале «Госуслуги».
Перейти в раздел «Профиль» → «Персональные данные».
Нажать кнопку «Подтвердить личность» и выбрать способ верификации:
- загрузка скан‑копии паспорта и ИНН;
- подтверждение через банковскую карту;
- видеоверификация с оператором.
После загрузки документов система проверит их в автоматическом режиме (не более 5 минут) и покажет статус «Подтверждено».
При необходимости пройти дополнительный контроль через СМС‑код, отправленный на привязанный номер телефона.

Подтверждённый профиль обеспечивает:

доступ к сервису «Электронная трудовая книжка»;
возможность подписывать заявления цифровой подписью;
автоматическое обновление данных о трудовом стаже от работодателей, подключенных к системе.

Отсутствие подтверждения блокирует все операции, связанные с электронным документом, и требует обращения в центр обслуживания для решения проблемы. Поэтому своевременное завершение процедуры верификации является ключевым условием для получения цифровой трудовой книжки.

Наличие СНИЛС

Наличие СНИЛС - обязательное условие для оформления электронного трудового листа через сервис Госуслуги. Система идентифицирует гражданина по этому номеру, связывает его с базой данных Пенсионного фонда и обеспечивает корректность сведений о стаже.

Для проверки СНИЛС в личном кабинете необходимо:

войти в аккаунт на портале;
открыть раздел «Личный профиль»;
убедиться, что поле «СНИЛС» заполнено и совпадает с данными в ПФР.

Если номер отсутствует, оформить его можно в любом отделении Пенсионного фонда России или через онлайн‑сервис «ПМЭВ». После получения СНИЛС следует обновить профиль на Госуслугах, указав новый номер.

Отсутствие СНИЛС блокирует процесс создания электронного трудового листа: система не допускает отправку заявки, а запросы о статусе остаются без ответа. Поэтому до начала оформления необходимо убедиться, что СНИЛС зарегистрирован и актуален.

Краткий контрольный список:

СНИЛС зарегистрирован в ПФР.
Номер внесён в профиль на Госуслуги.
Данные проверены на совпадение.

Только при выполнении этих пунктов процесс получения электронного трудового листа проходит без задержек.

Пошаговая инструкция получения электронной трудовой книжки через Госуслуги

Авторизация на портале Госуслуги

Для доступа к сервису, позволяющему оформить электронную трудовую книжку, необходимо пройти авторизацию на портале Госуслуги.

Откройте сайт gosuslugi.ru и нажмите кнопку «Войти».
Введите номер мобильного телефона, привязанный к аккаунту.
Система отправит одноразовый код СМС; введите его в поле подтверждения.
Укажите пароль от личного кабинета. При включённой двухфакторной аутентификации введите код из мобильного приложения‑генератора.
После успешного ввода система откроет личный кабинет - доступ к разделу «Электронная трудовая книжка» уже доступен.

Требования к учётной записи: подтверждённый номер телефона, актуальный пароль, включённая двухфакторная защита. При первом входе рекомендуется установить приложение‑генератор кода, чтобы ускорить последующие авторизации.

Если код не пришёл, проверьте статус SIM‑карты и настройки пересылки сообщений. При ошибке пароля используйте функцию восстановления через привязанную электронную почту или телефон. После восстановления доступа повторите перечисленные шаги.

Поиск услуги «Выписка из электронной трудовой книжки»

Раздел «Пенсии, пособия и льготы»

Раздел «Пенсии, пособия и льготы» в личном кабинете Госуслуг предоставляет доступ к сведениям, необходимым при оформлении электронного трудового документа. В этом разделе пользователь может проверить начисления, уточнить периоды страхования и убедиться в корректности данных, которые будут использованы для расчёта будущих выплат.

Для получения электронного трудового документа через портал следует выполнить следующие действия:

Войти в личный кабинет Госуслуг, используя подтверждённый аккаунт.
Перейти в раздел «Пенсии, пособия и льготы».
Открыть подраздел «История трудовой деятельности» и убедиться, что все места работы указаны полностью.
При обнаружении ошибок воспользоваться функцией «Подать запрос на корректировку» и загрузить подтверждающие документы.
После подтверждения актуальности данных перейти к сервису «Электронная трудовая книжка» и оформить запрос на её создание.
Подтвердить запрос электронной подписью и дождаться уведомления о готовности документа.

Система автоматически сопоставит сведения из раздела «Пенсии, пособия и льготы» с требованиями к трудовой книжке, что ускорит процесс выдачи электронного документа. При необходимости можно скачать готовый файл в формате PDF или добавить его в профиль Госуслуг для дальнейшего использования.

Поиск через строку поиска

Для доступа к электронному документу в личном кабинете необходимо быстро найти нужный сервис. Главным инструментом является строка поиска, расположенная в верхней части портала Госуслуги.

Вводите в поле поиска точные ключевые слова, например «электронная трудовая книжка». Система мгновенно предлагает список совпадений; выбирайте пункт, содержащий слово «получить» или «оформить». После перехода откроется страница с инструкциями и формой заявки.

Этапы работы со строкой поиска:

Введите запрос без лишних слов.
Подтвердите выбор из выпадающего списка.
Откройте раздел «Электронные документы» и нажмите кнопку «Оформить электронную трудовую книжку».
Заполните обязательные поля формы и отправьте заявку.

После отправки система формирует электронный документ и размещает его в личном кабинете. Доступ к книжке появляется в разделе «Мои документы» без необходимости дополнительного навигационного поиска.

Заполнение и отправка заявления

Проверка персональных данных

Для оформления электронной трудовой книжки через портал Госуслуги требуется подтвердить достоверность персональных данных. Проверка проводится автоматически и состоит из нескольких этапов.

Ввод ФИО, даты рождения и места рождения. Система сравнивает введённые сведения с данными ФИО в базе МВД.
Указание серии и номера паспорта. Номер проверяется в реестре паспортов, а срок действия подтверждается через сервис ФМС.
Ввод СНИЛС. Система проверяет совпадение номера с записью в Пенсионном фонде и статус активности.
Указание ИНН (при наличии). Сервис проверяет актуальность ИНН в налоговой базе.

После ввода всех данных система мгновенно отображает статус проверки: «Подтверждено», «Требуется уточнение» или «Ошибка». При статусе «Требуется уточнение» пользователь получает указание, какие сведения необходимо исправить или дополнить. При «Ошибка» система предлагает обратиться в службу поддержки или в отдел по работе с персональными данными.

Завершив проверку без замечаний, пользователь получает доступ к функции создания электронной трудовой книжки. Далее возможен ввод данных о трудовой деятельности и подпись электронным сертификатом. Всё происходит в едином личном кабинете без необходимости посещать государственные органы.

Выбор формата предоставления сведений

Для получения электронного трудового документа через Госуслуги необходимо выбрать способ передачи сведений, который будет принят системой. Формат определяет скорость обработки запроса и степень автоматизации дальнейшего использования данных.

PDF - удобен для визуального контроля, сохраняет оригинальное оформление, но требует ручного ввода в аналитические системы.
XML - поддерживает структурированный обмен, позволяет автоматически заполнять поля в базе данных, однако требует проверки соответствия схемам.
JSON - лёгок для интеграции с веб‑сервисами, обеспечивает быстрый парсинг, но не применяется в официальных справочных документах портала.
Текстовый CSV - прост в создании, пригоден для массовой загрузки, однако ограничен в передаче вложений и подписи.

Выбор формата зависит от целей: если требуется только подтверждение наличия записей, предпочтителен PDF; для интеграции с кадровыми системами лучше использовать XML или JSON; при подготовке массовых выгрузок подходит CSV. После выбора система проверит соответствие загруженных файлов техническим требованиям и примет их без дополнительного вмешательства.

Получение выписки

Отслеживание статуса заявления

Получив заявку на электронную трудовую книжку в личном кабинете Госуслуг, пользователь может в любой момент узнать её текущее состояние.

Для проверки статуса необходимо:

войти в личный кабинет по паролю и СМС‑коду;
открыть раздел «Мои услуги»;
в списке активных заявок выбрать нужную запись;
в правой части окна отобразится статус обработки.

В системе предусмотрены четыре основных статуса:

В обработке - заявка принята, документы проверяются;
Одобрено - проверка завершена, формируется электронный документ;
Отклонено - выявлены ошибки, требуется исправление;
Готово к скачиванию - электронная трудовая книжка доступна в личном кабинете.

Уведомления о смене статуса приходят в виде push‑сообщения в приложении, а также в виде письма на указанную электронную почту. При необходимости их можно включить в настройках профиля.

Если статус остаётся «В обработке» более 10 рабочих дней, следует обратиться в службу поддержки через форму «Обратная связь», указав номер заявки и краткое описание проблемы. Ответ обычно предоставляется в течение 24 часов.

Скачивание готового документа

После того как заявка на электронную трудовую книжку обработана, готовый документ появляется в личном кабинете на портале Госуслуги. Доступ к файлу открывается только после авторизации пользователем.

Для скачивания выполните последовательность действий:

Войдите в личный кабинет, используя ИНН и пароль.
Откройте раздел «Мои услуги» и выберите пункт «Электронная трудовая книжка».
На странице статуса найдите кнопку «Скачать документ».
Укажите требуемый формат (PDF или XML) и нажмите «Сохранить».
Выберите папку на компьютере и подтвердите загрузку.

Технические требования: современный браузер (Chrome, Firefox, Edge), поддержка загрузки файлов, установленный просмотрщик PDF. При отсутствии этих компонентов загрузка может завершиться с ошибкой.

После сохранения откройте файл, проверьте отображение всех записей, сравните их с данными, указанными в заявке. При обнаружении несоответствия обратитесь в службу поддержки через личный кабинет.

Проверка корректности данных

Для успешного оформления электронной трудовой книжки в системе «Госуслуги» необходимо убедиться, что все вводимые сведения соответствуют официальным документам. Ошибки в данных приводят к отказу в выдаче и задержкам.

Проверка должна охватывать следующие блоки:

ФИО полностью, без сокращений, в том же написании, что указано в паспорте;
Дату рождения, соответствующую данным в удостоверении личности;
Серии и номер паспорта, указанные в личном кабинете;
ИНН и СНИЛС, если они требуются для подтверждения личности;
Трудовую историю: даты начала и окончания каждой записи, названия организаций и их ИНН.

После ввода информации система автоматически сравнивает её с данными государственных реестров. Если обнаружено расхождение, появляется сообщение об ошибке, указывающее конкретное поле. В этом случае следует:

Сверить введённые данные с оригиналом документа;
При необходимости исправить опечатку или неверный формат (например, заменить «01.02.1990» на «01.02.1990» без лишних пробелов);
Перезапустить процесс подачи заявки, убедившись, что все поля заполнены корректно.

Регулярная проверка актуальности личных данных в личном кабинете уменьшает риск отказа. При изменении фамилии, имени или других реквизитов необходимо предварительно обновить профиль, загрузив сканы подтверждающих документов. После подтверждения обновления система принимает новые сведения без повторного обращения в службу поддержки.

Возможные проблемы и их решения

Ошибки при авторизации

Получение электронной трудовой книжки через Госуслуги начинается с входа в личный кабинет. Ошибки при авторизации незамедлительно приводят к блокировке доступа и задерживают оформление.

Неправильный ввод логина или пароля. Система отклоняет запрос без уточнения причины.
Отсутствие подтверждения по СМС или электронной почте. Верификация не завершена, запрос не проходит.
Неактивный аккаунт. При отсутствии активности более года система требует повторную регистрацию.
Блокировка из‑за многократных неудачных попыток входа. После трёх ошибок аккаунт временно закрывается.
Несоответствие уровня доступа. Пользователь без подтверждённого статуса «работник» не может открыть раздел электронных трудовых книжек.

Для устранения ошибок выполните следующие действия:

Проверьте регистр и отсутствие лишних пробелов в логине и пароле; при необходимости восстановите пароль через ссылку «Забыли пароль?».
Убедитесь, что телефонный номер и адрес электронной почты актуальны; запросите повторную отправку кода подтверждения.
Если аккаунт давно не использовался, пройдите процедуру повторной активации в разделе «Восстановление доступа».
При блокировке после нескольких попыток входа, подождите 30 минут или обратитесь в службу поддержки с указанием причины блокировки.
Проверьте статус профиля в личном кабинете; при отсутствии статуса «работник» загрузите подтверждающие документы и дождитесь их проверки.

Тщательное соблюдение указанных рекомендаций исключает типичные сбои при входе и обеспечивает непрерывный доступ к электронному документу.

Отсутствие сведений в электронной трудовой книжке

Отсутствие сведений в электронном трудовом документе часто возникает после подачи заявления через сервис Госуслуги. Причины могут быть следующими:

Работодатель не загрузил данные о трудовом стаже в систему.
Документы, подтверждающие стаж, не прошли автоматическую проверку из‑за ошибок в реквизитах (ИНН, ОКТМО, дата начала работы).
Техническая неисправность портала привела к задержке обновления записи.
Заявка была отклонена из‑за несоответствия форматов вложенных файлов.

Для устранения проблемы выполните последовательные действия:

Откройте личный кабинет на Госуслугах, перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» и проверьте статус заявки. Если статус «В обработке», дождитесь автоматического обновления (обычно 5‑10 рабочих дней).
При статусе «Отказ» изучите причину в комментариях службы поддержки. Скорректируйте указанные данные и повторно загрузите необходимые документы.
Если статус «Не обновлено», обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с запросом о загрузке недостающих записей. Попросите предоставить подтверждение отправки данных в государственный реестр.
При отсутствии реакции от работодателя или повторных отказов свяжитесь со службой поддержки портала через форму обратной связи. Укажите номер заявки, скриншоты экрана и перечень недостающих записей.
При подозрении на техническую ошибку запросите проверку системного журнала у операторов портала. Операторы могут инициировать принудительное обновление записи.

После выполнения всех пунктов проверьте наличие новых записей в электронном трудовом документе. При их появлении статус сменится на «Обновлено», и информация будет доступна для скачивания и печати. Если проблема сохраняется, подайте повторный запрос в органы государственной службы занятости с приложением копий трудовых договоров и справок о заработной плате.

Технические сбои на портале

Технические сбои на портале Госуслуги ограничивают доступ к сервису получения электронного трудового листа. Проблемы возникают в виде недоступных страниц, ошибок авторизации и задержек при загрузке документов.

Чаще всего фиксируются следующие виды сбоев:

Ошибка 500 - сервер не обрабатывает запрос, страница не открывается.
Проблема с OTP‑кодом - сообщения не приходят, подтверждение входа невозможно.
Прерывание сеанса - после ввода данных система автоматически разлогинивает пользователя.
Задержка генерации PDF - документ формируется слишком долго, тайм‑аут приводит к отмене операции.

Для минимизации влияния сбоев рекомендуется:

Проверять статус сервисов на официальной странице мониторинга перед началом работы.
При ошибке 500 повторять запрос через 5‑10 минут; если проблема сохраняется, обратиться в службу поддержки.
При отсутствии OTP‑кода переключить способ подтверждения на телефонный звонок или использовать резервный адрес электронной почты.
Сохранять вводимые данные в отдельном документе, чтобы быстро восстановить процесс после разлогинивания.
При длительной генерации PDF закрыть текущую вкладку и открыть новую, повторив загрузку.

Если проблемы повторяются более одного часа, следует оформить обращение через форму «Техническая поддержка» с указанием кода ошибки, времени возникновения и используемого браузера. Служба поддержки обязана предоставить обратную связь в течение 24 часов и, при необходимости, предложить альтернативный способ получения электронного трудового листа.

Что делать, если данные некорректны

Обращение в Пенсионный фонд России

Для получения электронного документа о трудовой истории необходимо оформить запрос в Пенсионный фонд России через личный кабинет на портале государственных услуг.

Войдите в личный кабинет Госуслуг, подтвердите личность с помощью ЕСИА.
Выберите сервис «Электронная трудовая книжка».
В форме запроса укажите тип обращения - «Запрос в Пенсионный фонд» и заполните обязательные поля: ФИО, СНИЛС, ИНН, контактный телефон.
Прикрепите скан копий паспорта и трудовой книжки (если есть бумажный вариант) - это подтверждает факт трудовой деятельности.
Нажмите кнопку отправки. Система автоматически передаст заявку в ПФР.

После отправки заявки ПФР проверяет сведения о стаже, формирует электронный документ и связывает его с вашим личным кабинетом. Уведомление о готовности появляется в разделе «Мои услуги», где можно загрузить файл в формате PDF или открыть его в мобильном приложении.

Если в процессе проверки возникнут вопросы, в личном кабинете появится сообщение с указанием недостающих данных. Их следует загрузить в тот же запрос, после чего проверка продолжается без дополнительных задержек.

Завершив процесс, вы получаете полностью электронную трудовую книжку, доступную в любой момент через портал государственных услуг. Это устраняет необходимость обращения в отделения ПФР лично и ускоряет получение официального документа.

Обращение к работодателю

Обратитесь к работодателю с конкретным запросом о предоставлении доступа к электронному трудовому документу через портал Госуслуги. В письме укажите:

ФИО сотрудника и должность.
Идентификационный номер в системе Госуслуги (если уже есть учетная запись).
Требуемую дату активации электронного трудового листа.
Согласие на передачу данных в электронном виде.

Текст обращения должен быть лаконичным: «Прошу добавить меня в список сотрудников, имеющих электронную трудовую книжку, в личном кабинете Госуслуг, указав дату начала действия с 01.09.2025». При необходимости приложите копию внутреннего приказа или согласие руководства, подтверждающие ваше право на получение электронного документа.

После отправки запроса контролируйте статус в личном кабинете: откройте раздел «Трудовая книжка», проверьте наличие записи и подтвердите её подписью. При отсутствии ответа в течение трех рабочих дней свяжитесь с отделом кадров повторно, уточнив причины задержки.

Использование электронной трудовой книжки

Для трудоустройства

Электронная трудовая книжка - обязательный документ, предъявляемый работодателем при приёме на работу. Наличие её в цифровом виде ускоряет проверку стажа, упрощает оформление и исключает риски потери бумажного носителя.

Для получения электронного документа через сервис Госуслуги необходимо выполнить несколько действий:

Зарегистрировать личный кабинет, подтвердив личность с помощью видеоверификации или СМС‑кода.
В разделе «Госуслуги» выбрать услугу «Электронная трудовая книжка».
Подать заявление, указав данные о текущем работодателе и согласившись на передачу информации в электронный реестр.
Ожидать подтверждения от работодателя‑участника проекта; после его согласования система автоматически формирует электронную книжку.

После создания электронного профиля в личном кабинете появляется возможность просматривать, скачивать и передавать запись о трудовом стаже в любой момент. При поиске новой работы достаточно предоставить работодателю ссылку на электронный документ или отправить его в формате PDF - процесс занимает несколько минут и не требует бумажных копий.

Таким образом, использование портала Госуслуги позволяет получить официальный трудовой документ быстро, без посещения государственных органов, и сразу использовать его при трудоустройстве.

Для оформления пенсии

Электронная трудовая книжка - обязательный документ при расчёте пенсионных прав. Оформление её через сервис государственных услуг позволяет ускорить процесс получения пенсии и избежать походов в отделения ПФР.

Для получения электронного трудового свидетельства необходимо выполнить несколько действий:

Зарегистрироваться на портале госуслуг, подтвердив личность через видеоверификацию или СМС‑код.
В личном кабинете выбрать услугу «Электронная трудовая книжка», указать сведения о предыдущих местах работы и загрузить сканы трудовых книжек, если они имеются в бумажном виде.
Подтвердить данные с помощью электронной подписи или КИМ (Квалифицированный электронный сертификат).
Дождаться автоматической проверки сведений ПФР; при отсутствии конфликтов система выдаст электронный документ в личном пространстве.

После появления электронной трудовой книжки в аккаунте необходимо:

Проверить корректность записей о трудовом стаже, периодах работы и начислениях.
При обнаружении ошибок оформить запрос на исправление через тот же сервис, приложив подтверждающие документы (трудовые договоры, справки о доходах).
Сохранить полученный файл в формате PDF или XML, он будет использоваться при подаче заявления на пенсионные выплаты.

Преимущества цифрового формата:

Доступ к документу 24 часа в сутки, без необходимости физически посещать органы соцзащиты.
Возможность мгновенно передавать сведения в Пенсионный фонд при оформлении пенсионных выплат.
Защита от подделки благодаря криптографической подписи и системе контроля доступа.

Таким образом, пройдя регистрацию, заполнение заявки и проверку данных, вы получаете электронную трудовую книжку, которая полностью соответствует требованиям пенсионного законодательства и упрощает получение пенсионных пособий.

Для подтверждения стажа

Электронный трудовой документ служит официальным подтверждением периода работы. При оформлении заявок на повышение квалификации, получения кредита или подачи в суд именно эта запись выступает доказательством стажа.

Для получения доступа к документу необходимо:

зарегистрировать личный кабинет на портале государственных услуг;
пройти подтверждение личности с помощью ЕСИА;
привязать к кабинету сведения из текущей трудовой книжки или работодателя.

После выполнения требований пользователь переходит в раздел «Трудовая книжка», выбирает пункт «Создать электронный вариант» и подтверждает запрос с помощью электронной подписи. Система автоматически формирует запись о всех периодах трудовой деятельности, указанных в бумажной книжке, а также о новых местах работы, если они уже внесены работодателем.

Полученный электронный документ отображает:

даты начала и окончания каждого рабочего места;
должности и коды ОКТМО;
сведения о начисленных страховых взносах.

Эти данные можно скачать в формате PDF или передать в виде цифровой подписи в другие государственные сервисы. При необходимости предоставить подтверждение стажа в организации достаточно отправить ссылку на электронный документ или приложить скачанный файл, что ускоряет процесс проверки и исключает ошибки в заполнении бумажных форм.

Часто задаваемые вопросы

Отличия от бумажной трудовой книжки

Электронный документ, оформляемый через сервис Госуслуги, отличается от традиционной бумажной трудовой книжки рядом конкретных характеристик.

Формат: цифровой файл хранится в личном кабинете, отсутствует физический носитель.
Доступность: запись можно просмотреть в любой момент с любого устройства, подключённого к интернету.
Обновление: новые сведения вносятся автоматически, без необходимости посещать отдел кадров.
Защита: данные защищаются электронной подписью и системой шифрования, что исключает подделку.
Состояние: отсутствие износа, потери страниц и механических повреждений.
Интеграция: информация синхронно отображается в государственных реестрах, упрощая проверку работодателями.
Юридическая сила: электронный документ имеет равную юридическую силу с бумажным, подтверждённый сертификатом подписи.

Бумажная трудовая книжка сохраняет традиционный внешний вид, требует личного присутствия для внесения записей, подвержена физическому износу и ограничена в доступе к данным. Электронный вариант устраняет эти ограничения, обеспечивая более быстрый и надёжный способ ведения трудовой истории.

Сроки хранения электронных данных

Электронные сведения, формируемые при оформлении трудовой книжки в системе государственных услуг, сохраняются в государственном реестре согласно нормативным срокам.

Персональные данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные) хранятся 5 лет после последнего изменения.
Информация о трудовой деятельности (даты приема и увольнения, должности) сохраняется 10 лет после завершения работы.
Сканированные документы (трудовые договоры, справки) находятся в архиве 7 лет с момента их загрузки.

По истечении указанных сроков данные могут быть автоматически удалены, однако пользователь сохраняет право запросить их копию до окончательного удаления. Информацию о текущих сроках и порядке обращения к архиву можно получить в личном кабинете портала, выбрав раздел «История запросов».

Соблюдение установленных временных рамок гарантирует законность обработки и доступность необходимой информации при получении электронного трудового удостоверения.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка вводится в России как удобный документ, но законодательством предусмотрена возможность отказаться от её использования. Отказ возможен только в случае, если работник сохраняет традиционную бумажную форму. Для этого необходимо оформить заявление в письменной форме и предоставить его работодателю. После получения согласия работодателя работник получает бумажный экземпляр трудовой книжки, а электронный статус аннулируется в системе Госуслуг.

Процедура отказа выглядит так:

Составьте заявление «Об отказе от электронной трудовой книжки» в свободной форме, указав ФИО, должность, подразделение и причину отказа.
Подпишите документ и направьте его в отдел кадров организации.
После регистрации заявления отдел кадров оформит бумажную трудовую книжку и внесёт соответствующие изменения в личный кабинет на портале государственных услуг.
В личном кабинете отметьте статус отказа, чтобы система перестала вести электронный учет.

Если работодатель отказывается принимать отказ, работник может обратиться в инспекцию по труду или в суд, ссылаясь на пункт 3 статьи 34 Трудового кодекса РФ, который гарантирует право выбора формы трудовой книжки.

Отказ не влияет на возможность дальнейшего получения электронного варианта: при изменении обстоятельств работник может вновь оформить электронную книжку через личный кабинет на Госуслугах, заполнив стандартную форму подачи заявления и подтвердив согласие работодателя.