Как подать уведомление о приеме на работу иностранного гражданина через Госуслуги

Общие положения

Обязанности работодателя

Работодатель обязан подготовить и загрузить в личный кабинет на портале Госуслуги полный пакет документов, подтверждающих законность трудовых отношений с иностранным гражданином. В состав пакета входят:

копия трудового договора, оформленного в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
заявление о приеме на работу, подписанное обеими сторонами;
копия паспорта иностранца и миграционной карты (при наличии);
справка о наличии разрешения на работу или о соответствии условиям безвизового режима;
подтверждение уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

После загрузки файлов система автоматически проверяет их соответствие требованиям. При обнаружении несоответствий работодатель получает уведомление с указанием недостающих или неверных данных и обязан исправить их в течение установленного срока. После успешного прохождения проверки система формирует электронный акт о приёме на работу, который работодатель подписывает электронной подписью. Подтверждение подачи сохраняется в личном кабинете и может быть использовано в качестве доказательства выполнения обязательств перед контролирующими органами.

Штрафы за нарушение порядка уведомления

Штрафы за несоблюдение установленного порядка уведомления о приёме на работу иностранного гражданина через портал Госуслуги фиксируются в статье 13.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Размеры взысканий зависят от характера нарушения.

Отсутствие уведомления в установленный срок - штраф от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
Неполные или недостоверные сведения в заявке - штраф от 20 000 до 40 000 рублей.
Повторное нарушение в течение 12 месяцев после наложения первой санкции - штраф от 50 000 до 100 000 рублей.

Дополнительные последствия включают приостановку действия разрешения на трудоустройство иностранца и возможность привлечения к административной ответственности руководителей организации.

Для избежания штрафных санкций необходимо своевременно оформить уведомление в личном кабинете Госуслуг, предоставить полные данные о работнике, указать дату начала трудовых отношений и приложить требуемые документы. Проверка информации производится автоматически, и система отклонит заявку с указанием конкретных ошибок, что позволяет исправить их до окончательной подачи.

Соблюдение процедуры гарантирует отсутствие финансовых потерь и стабильную работу с иностранными специалистами.

Подготовка к подаче уведомления

Необходимые документы

Для подачи уведомления о приёме иностранного работника через портал Госуслуги необходимо собрать следующий пакет документов.

Паспорт гражданина РФ, оформляющего уведомление, с подтверждением полномочий (доверенность, если уведомление подаёт представитель).
Паспорт или иной удостоверяющий личность документ иностранного гражданина.
Трудовой договор, заключённый в соответствии с законодательством, с указанием условий занятости, срока действия и оплаты труда.
Приглашение (или иной документ, подтверждающий цель пребывания иностранца в России) от работодателя.
Справка о регистрации работодателя в качестве налогоплательщика (ИНН, ОГРН) и подтверждение права на размещение иностранных работников.
Полис обязательного медицинского страхования, оформленный на иностранца.
Согласие иностранного гражданина на работу, подписанное в установленной форме.
При необходимости - справка о наличии разрешения на работу (если требуются специальные категории виз).

Все документы должны быть отсканированы в формате PDF, размером не более 5 МБ каждый, и загружены в личный кабинет на Госуслугах. После загрузки система проверит комплект и предоставит подтверждение о принятии уведомления.

Требования к заполнению уведомления

Для корректного оформления заявления о приёме на работу иностранного гражданина в системе Госуслуги необходимо соблюсти ряд обязательных пунктов.

Персональные данные работодателя - полное юридическое название организации, ИНН, ОГРН, адрес места деятельности, контактный телефон и электронная почта.
Информация о работнике - фамилия, имя, отчество (если есть), дата и место рождения, гражданство, номер паспорта (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ), идентификационный номер иностранца (ИНН или аналогичный).
Данные о трудовом договоре - дата заключения, срок действия, должность, код ОКЭД, размер заработной платы, условия оплаты труда, график работы.
Сведения о разрешении на работу - тип разрешения (виза, разрешение на работу, карта временного пребывания), номер документа, дата выдачи, срок действия.
Подтверждающие документы - копии паспорта, разрешения на работу, трудового договора, справки о квалификации (при необходимости). Все файлы должны быть загружены в формате PDF, размер каждого не превышает 5 МБ.
Подпись и дата - электронная подпись представителя организации, дата подачи заявления.

Заполнение полей строго по шаблону формы, отсутствие пропусков и ошибок в вводимых данных гарантируют успешную отправку уведомления и ускоряют процесс проверки. После отправки система формирует подтверждающий документ, который сохраняется в личном кабинете работодателя.

Подача уведомления через Госуслуги

Регистрация на портале Госуслуги

Для подачи уведомления о найме иностранного гражданина через сервис Госуслуги необходимо сначала создать личный кабинет. Регистрация - первый и обязательный этап, без которого доступ к специализированным формам невозможен.

Для регистрации выполните последовательные действия:

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
На главной странице нажмите кнопку «Регистрация», расположенную в правом верхнем углу.
Укажите действующий номер мобильного телефона; система отправит SMS‑код.
Введите полученный код в поле подтверждения.
Заполните обязательные поля: фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные, ИНН (при наличии).
Прикрепите скан или фото паспорта и ИНН, если требуется.
Пройдите онлайн‑идентификацию: выберите способ «Видео‑идентификация» или «Проверка через банковскую карту».
После успешного завершения процесса получите подтверждение о создании личного кабинета.

После регистрации войдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Услуги для работодателей» и выберите форму уведомления о приеме на работу иностранного гражданина. Доступ к форме открывается только после полной верификации личности, поэтому убедитесь, что все загруженные документы соответствуют требованиям сервиса.

Пошаговая инструкция

1. Выбор услуги

Для подачи уведомления о приеме на работу иностранного гражданина через портал Госуслуги первым шагом является правильный выбор услуги. Выбор определяется типом трудового договора, статусом иностранца и требованиями к подтверждающим документам.

Откройте личный кабинет на Госуслугах и в строке поиска введите «приём на работу».
В результатах найдите услугу, содержащую слово «иностранец» (например, «Уведомление о приёме на работу иностранного гражданина»).
Убедитесь, что в описании указаны необходимые реквизиты: ИНН работодателя, СНИЛС сотрудника, номер миграционной карты или разрешения на работу.

При выборе обратите внимание на следующие критерии:

Статус иностранного работника - наличие разрешения на работу, вида на жительство или временного пребывания.
Тип организации‑работодателя - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, филиал.
Форма трудового договора - постоянный, срочный, проектный.

После подтверждения соответствия требований нажмите кнопку «Подать заявку». Система предложит загрузить сканы обязательных документов, после чего сформирует электронный запрос в миграционную службу. Завершив процесс, вы получите подтверждение о регистрации уведомления, которое можно скачать из личного кабинета.

2. Заполнение формы

Для подачи уведомления о приёме на работу иностранного сотрудника через портал Госуслуги необходимо корректно заполнить электронную форму.

Авторизация - войдите в личный кабинет, выберите сервис «Уведомление о приёме на работу».
Выбор категории - в выпадающем списке укажите тип договора (трудовой, гражданско‑правовой) и статус иностранного гражданина (временный, постоянный).
Сведения о работодателе - введите ИНН, ОГРН, полное юридическое название, адрес организации и контактный телефон.
Информация о сотруднике - укажите ФИО, дату рождения, страну гражданства, серию и номер заграничного паспорта, дату выдачи и срок действия. При наличии разрешения на работу введите номер и дату выдачи.
Данные о вакансии - укажите наименование должности, код ОКВЭД, уровень квалификации, предполагаемый график и условия труда.
Документы - загрузите сканированные копии: паспорт иностранца, разрешение на работу, трудовой договор (или предварительный договор). Форматы файлов - PDF, JPG, размер не более 5 МБ каждый.
Проверка - нажмите кнопку «Проверить», система автоматически проверит заполненные поля и наличие обязательных вложений.
Отправка - после успешной проверки нажмите «Отправить». Портал сформирует подтверждающий номер заявки, который необходимо сохранить.

Все поля обязательны; отсутствие данных приводит к отклонению заявки. При возникновении ошибок система указывает конкретный пункт, требующий корректировки. После отправки уведомление считается поданным, а статус можно отслеживать в личном кабинете.

3. Прикрепление документов

При загрузке файлов в личный кабинет необходимо соблюдать установленные требования: каждый документ загружается в отдельном поле, формат - PDF, JPG или PNG, размер - не более 5 МБ. После выбора файла система проверяет соответствие формату и размеру; при несоответствии появляется сообщение об ошибке, требующее замены файла.

Для уведомления о найме иностранного работника обязательны следующие материалы:

копия паспорта иностранца (страница с личными данными);
виза или разрешение на работу;
трудовой договор, подписанный обеими сторонами;
справка о регистрации места жительства работодателя;
подтверждение оплаты государственной пошлины (квитанция).

Каждый файл следует назвать согласно шаблону: ФИО_ТипДокумента_Дата.pdf (например, Иванов_Паспорт_2025-09-30.pdf). Это упрощает последующую проверку и ускоряет обработку заявки.

После загрузки всех документов нажмите кнопку «Отправить». Система сформирует электронный акт о приеме на работу и предоставит ссылку для скачивания. При отсутствии ошибок уведомление считается поданным, а статус можно отслеживать в разделе «Мои заявки». Если система отклонит один из файлов, исправьте его и повторно загрузите, не меняя остальные уже принятые документы.

4. Проверка и отправка

Перед отправкой уведомления необходимо убедиться, что все данные внесены без ошибок. Проверьте фамилию, имя и отчество сотрудника, дату рождения, страну гражданства и паспортные реквизиты. Удостоверьтесь, что указаны точные сведения о работодателе: ИНН, ОКПО, юридический адрес и контактный телефон.

Сверьте информацию о трудовом договоре: дата начала и окончания, тип занятости, ставка и график работы. Проверьте наличие приложенных файлов - копия паспорта, разрешения на работу, миграционная карта. Каждый документ должен быть загружен в требуемом формате (PDF, JPG) и не превышать установленный размер.

После визуального осмотра откройте раздел «Проверка» в личном кабинете. Система автоматически проверит обязательные поля и выдаст список недостающих или некорректных данных. Исправьте все замечания, повторно загрузив необходимые файлы, если система их отклонила.

Когда проверка завершена без ошибок, нажмите кнопку «Отправить». Платформа сформирует электронный акт отправки и присвоит уникальный номер заявки. Сохраните подтверждение в личном архиве или распечатайте для контроля.

убедитесь в полной заполненности всех полей;
проверьте соответствие форматов и размеров прикреплённых документов;
устраните сообщения системы о недочётах;
подтвердите отправку и зафиксируйте номер заявки.

Сроки и подтверждение

Сроки подачи

Для уведомления о приёме на работу иностранного гражданина через портал Госуслуги установлен чёткий временной порядок. Нарушение сроков влечёт административную ответственность как для работодателя, так и для юридического лица.

При начале трудовых отношений уведомление должно быть отправлено не позднее трёх рабочих дней с даты фактического начала работы.
Если работник получает разрешение на работу уже после заключения трудового договора, уведомление следует подать до начала выполнения обязанностей.
В случае изменения условий труда (смена должности, изменение места работы) требуется оформить новое уведомление в течение трёх рабочих дней со дня изменения.

Эти сроки фиксированы нормативными актами в сфере миграционного контроля и обязательны к соблюдению при использовании онлайн‑сервиса Госуслуг. При своевременной подаче система автоматически фиксирует дату и время отправки, что упрощает проверку соответствия требованиям.

Подтверждение получения уведомления

При отправке уведомления о приёме на работу иностранного гражданина через портал Госуслуги система автоматически формирует подтверждающий документ. Этот документ фиксирует факт получения уведомления и содержит номер заявки, дату и время отправки, а также сведения о работодателе и сотруднике.

Для получения подтверждения необходимо выполнить следующие действия:

открыть личный кабинет на Госуслугах;
перейти в раздел «Уведомления о приёме на работу»;
выбрать только что отправленное уведомление;
нажать кнопку «Скачать подтверждение» или «Сохранить в PDF».

Сохранённый файл можно распечатать, отправить в отдел кадров или предоставить в органы миграционного контроля. При необходимости подтверждение можно запросить повторно через историю заявок, указав номер обращения.

Частые ошибки и их предотвращение

Распространенные ошибки

При оформлении электронного уведомления о трудоустройстве иностранного работника через портал часто возникают типичные погрешности, которые приводят к отказу в регистрации или дополнительной проверке.

Не указаны полные паспортные данные: отсутствие серии, номера, даты выдачи или места регистрации делает документ неполным.
Ошибки в коде страны или в обозначении типа визы: неверный код ISO или устаревший тип визы вызывают несоответствие с миграционными требованиями.
Неправильный формат даты начала работы: ввод даты в формате ДД.ММ.ГГГГ вместо требуемого ГГГГ‑ММ‑ДД приводит к автоматическому отклонению.
Отсутствие подтверждения квалификации: если в заявке не загружены копии дипломов, сертификатов или лицензий, система отмечает недостающие документы.
Несоответствие категории должности требованиям миграционного законодательства: указание позиции, не соответствующей уровню квалификации, вызывает запрос дополнительных разъяснений.
Ошибки в адресе работодателя: отсутствие ИНН, ОКФС, полного юридического названия или неверный почтовый индекс приводит к невозможности автоматической верификации.
Неактуальная контактная информация ответственного лица: телефон или электронная почта, не соответствующие реальным данным, препятствуют обратной связи.
Пропуск обязательного согласия с условиями обработки персональных данных: отсутствие отметки в соответствующем поле блокирует дальнейшее продвижение заявки.

Избежание перечисленных недочетов ускоряет процесс регистрации и минимизирует риск возврата заявления.