Как отправить уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином через Госуслуги

Подготовка к подаче уведомления

Определение необходимости уведомления

Категории иностранных граждан, подлежащих уведомлению

При заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо уведомить миграционные органы о ряде категорий иностранных граждан. К ним относятся:

Граждане иностранных государств, получившие визу типа D (рабочая) или рабочее разрешение, оформленное в порядке миграционного контроля.
Иностранные граждане, имеющие временный вид на жительство и разрешение на работу, выданные Федеральной миграционной службой.
Лица, получившие статус беженца или убежище с предоставлением права на трудовую деятельность.
Граждане стран, с которыми Россия заключила двусторонние соглашения о трудовой миграции, предусматривающие упрощённый порядок оформления рабочих мест.
Иностранные граждане, обладающие постоянным видом на жительство и официальным разрешением на трудоустройство.
Специалисты, приглашённые в рамках международных научных, учебных или культурных программ, для которых предусмотрено отдельное уведомление.

Каждая из перечисленных групп подлежит обязательному информированию через электронный сервис, что обеспечивает соответствие требованиям миграционного законодательства и упрощает контроль за легальностью трудовых отношений.

Сроки подачи уведомления

Сроки подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуги строго регламентированы нормативными актами. Уведомление обязано быть отправлено в течение трёх календарных дней со дня подписания договора. Если договор подписан в последний день месяца, последний срок сохраняется - в течение трёх дней после подписания, независимо от перехода на новый месяц.

В случае невозможности подачи в указанный срок (например, технические проблемы портала) необходимо оформить запрос на продление срока. Запрос подаётся в течение двух дней после наступления крайнего срока и сопровождается подтверждающими документами (копия договора, объяснительная записка). Продление может быть предоставлено не более чем на три календарных дня.

Для контроля соблюдения сроков рекомендуется вести журнал регистрации действий:

дата подписания договора;
дата подачи уведомления в Госуслуги;
дата получения подтверждения о приёме уведомления;
при необходимости - дата подачи запроса на продление и дата получения решения.

Соблюдение указанных сроков исключает риск штрафных санкций и обеспечивает правовую чистоту трудовых отношений с иностранными работниками.

Сбор необходимых документов и сведений

Данные о работодателе

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал «Госуслуги» необходимо указать полные сведения о работодателе.

Во всех полях формы следует ввести:

Наименование юридического лица (полное официальное название, без сокращений).
ИНН и ОГРН, соответствующие регистрационным документам.
Юридический адрес, указанный в уставе, включая индекс, город, улицу и номер помещения.
Фактический адрес (если отличается от юридического).
Контактный телефон, работающий в режиме 24 ч. и принимающий звонки из разных регионов.
Электронную почту, зарегистрированную в системе «Госуслуги», с подтверждённым доступом.
Банковские реквизиты (расчетный счёт, банк, БИК) - требуются для возможных финансовых операций, связанных с трудовым договором.
ФИО и должность руководителя, подписывающего уведомление, а также его ИНН.

Все данные проверяются автоматически; любые несоответствия или пропуски блокируют отправку. Поэтому перед подтверждением необходимо убедиться, что введённая информация полностью совпадает с официальными документами организации.

Данные об иностранном работнике

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным сотрудником через портал требуется указать полностью идентифицирующие сведения о работнике.

Фамилия, имя, отчество (при наличии) в соответствии с международным паспортом.
Дата и место рождения, указанные в документе, подтверждающем личность.
Гражданство и страна постоянного проживания.
Номер и серия заграничного паспорта, дата выдачи и срок действия.
ИНН (если присвоен) либо идентификационный номер налогоплательщика в стране гражданства.
Сведения о разрешении на работу в РФ: тип визы, номер, дата выдачи, срок действия, указание на наличие разрешения или карты прибытия.
Адрес места жительства в России (регистрационный или фактический), контактный телефон и электронная почта.

Эти данные вводятся в соответствующие поля формы на Госуслугах, после чего система проверяет их на соответствие требованиям миграционного законодательства. При корректном заполнении уведомление отправляется автоматически, и статус заявки можно отслеживать в личном кабинете.

Реквизиты трудового договора

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо указать полный набор реквизитов, обеспечивающих идентификацию сторон и условий труда.

В документе обязаны присутствовать следующие сведения:

полное наименование работодателя, его ИНН и ОГРН;
юридический адрес организации;
ФИО иностранного сотрудника, указание гражданства и страны постоянного проживания;
номер и дата выдачи паспорта (или другого удостоверяющего личность документа);
идентификационный номер иностранного гражданина (например, ИНН в России или эквивалент в стране происхождения);
должность, на которую принимается работник, и описание основных обязанностей;
дата начала и, при наличии, окончания трудового договора;
размер и порядок выплаты заработной платы, включая валюту расчётов;
условия труда, рабочее время, продолжительность отпуска;
сведения о социальном страховании, включая номер полиса ОМС (если применимо);
контактные данные ответственного представителя работодателя (телефон, электронная почта).

Все указанные реквизиты вводятся в соответствующие поля формы на сайте Госуслуг. После проверки данных система формирует запрос в Федеральную миграционную службу, который считается подтверждением уведомления о заключённом договоре. Полнота и точность сведений гарантируют отсутствие отказов и ускоряют процесс регистрации.

Подача уведомления через Госуслуги

Регистрация и авторизация на портале Госуслуг

Создание подтвержденной учетной записи

Создание подтверждённой учётной записи - обязательный этап для отправки уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуги.

Для регистрации необходимо выполнить следующие действия:

Открыть сайт gosuslugi.ru и нажать кнопку «Регистрация».
Ввести действующий номер мобильного телефона, указать адрес электронной почты и задать пароль, отвечающий требованиям безопасности.
Подтвердить телефон и почту с помощью полученных одноразовых кодов.
Заполнить персональные данные: ФИО, дату рождения, паспортные реквизиты, ИНН (при наличии).
Приложить скан или фото паспорта и идентификационной карты, если они требуются для верификации.
Пройти процедуру подтверждения личности через видеосвязь или посещение многофункционального центра, если система запрашивает дополнительный контроль.
После успешного прохождения всех проверок система выдаст статус «Подтверждённый пользователь», что открывает доступ к сервису отправки уведомлений.

Подтверждённый аккаунт гарантирует, что документы будут переданы в официальные органы без задержек и с юридической силой. После создания учётной записи можно перейти к формированию уведомления и его отправке через личный кабинет Госуслуг.

Вход в личный кабинет

Для начала процедуры отправки уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином необходимо войти в личный кабинет портала Госуслуги.

Шаги входа:

Откройте сайт gosuslugi.ru в браузере.
Нажмите кнопку «Войти».
Введите номер телефона или адрес электронной почты, указанные при регистрации.
Введите пароль.
При запросе введите код из SMS‑сообщения.

Если учетная запись отсутствует, выполните регистрацию:

Нажмите «Регистрация».
Заполните обязательные поля (ФИО, паспортные данные, контактный телефон).
Подтвердите регистрацию вводом кода, полученного по SMS.
Установите пароль и завершите процесс.

После успешного входа откройте раздел «Услуги», найдите пункт «Трудовые отношения с иностранными гражданами» и перейдите к форме уведомления. Заполните обязательные поля, загрузите требуемые документы и нажмите кнопку «Отправить». Система подтвердит успешную отправку уведомления.

Выбор услуги и заполнение электронной формы

Раздел ««Уведомления»» или ««Трудовые отношения»»

Раздел «Уведомления» в системе Госуслуги предназначен для официального информирования государственных органов о начале трудовых отношений с гражданами других государств. При оформлении данного уведомления необходимо выполнить несколько обязательных действий.

Войти в личный кабинет на портале Госуслуги, используя подтверждённый аккаунт.
Выбрать сервис «Трудовые отношения», перейти к подразделу «Уведомления о заключении трудового договора».
Указать тип договора, дату начала работы, срок действия и сведения о работодателе.
Ввести данные иностранного сотрудника: паспортные реквизиты, страну гражданства, идентификационный номер (если имеется), а также сведения о разрешении на работу.
Прикрепить скан-копии документов, подтверждающих законность трудоустройства (виза, разрешение на работу, копию трудового договора).
Проверить корректность заполнения полей, подтвердить согласие с условиями подачи.
Нажать кнопку «Отправить», после чего система сформирует подтверждающий документ с уникальным номером обращения.

После отправки уведомление поступает в регистрирующий орган, где происходит проверка соответствия предоставленных данных требованиям миграционного и трудового законодательства. По результату проверки в личный кабинет автоматически загружается акт о приёме‑выпуске уведомления, который необходимо сохранить для дальнейшего контроля и отчётности.

Система автоматически уведомляет работодателя о статусе заявки, позволяя в реальном времени отслеживать процесс рассмотрения. При необходимости исправления ошибок система предоставляет возможность редактировать заявку до окончательного её закрытия.

Ввод данных о работодателе

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином в личном кабинете Госуслуг необходимо корректно заполнить раздел «Данные работодателя». Ошибки на этом этапе приводят к отклонению заявки, поэтому каждый пункт следует вводить точно так, как указано в официальных документах организации.

Полное наименование организации (как в ЕГРЮЛ).
ИНН и ОГРН.
Юридический адрес, включая индекс.
Телефон для справок, указанный в справочнике.
Электронная почта, подтверждённая в системе.
Банковские реквизиты (расчётный счёт, БИК) при необходимости указания финансовых данных.
ФИО руководителя, его должность и контактный телефон.

При вводе данных система проверяет соответствие полей справочникам ФНС и реестра юридических лиц. Если обнаружено несоответствие, появляется предупреждение, которое необходимо исправить до отправки формы. Для подтверждения корректности реквизитов рекомендуется загрузить сканированные копии свидетельства о регистрации и выписки из банковского реестра.

После заполнения всех полей нажмите кнопку «Сохранить», затем «Отправить». Система генерирует подтверждение о приёме уведомления, в котором указаны номер заявки и дата отправки. При возникновении ошибок валидации система выводит список проблемных полей; их исправление требует повторного ввода без закрытия окна.

Тщательное соблюдение указанных требований обеспечивает мгновенную передачу уведомления и исключает необходимость повторных обращений в службу поддержки.

Ввод данных об иностранном гражданине

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги необходимо корректно заполнить раздел «Сведения о гражданине».

Ввод данных производится в следующем порядке:

Фамилия, имя, отчество (при наличии) в латинской транслитерации, как указано в паспорте.
Дата и место рождения, указанные в документе, удостоверяющем личность.
Гражданство (полностью, без сокращений).
Номер и серия паспорта, выданного страной гражданства, а также дата выдачи и орган, выдавший документ.
Идентификационный номер иностранного гражданина (если присвоен в России).
Адрес места проживания в России (регистрационный или фактический).
Контактный телефон и адрес электронной почты, указанные в миграционной карте или в анкете работодателя.

После заполнения всех полей система проверяет соответствие форматов и наличие обязательных документов. При отсутствии ошибок пользователь получает возможность отправить форму. Система автоматически формирует электронный запрос в миграционную службу и подтверждает успешную регистрацию уведомления.

Загрузка сканов документов

Для подачи уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином в системе «Госуслуги» необходимо загрузить электронные копии обязательных документов. Файлы должны быть отсканированы в читаемом виде, без лишних полей и помарок, и сохранены в форматах PDF, JPEG или PNG. Размер каждого документа не должен превышать 10 МБ, а общий объём загрузки ограничен 50 МБ.

Этапы загрузки сканов:

Откройте личный кабинет в «Госуслугах» и перейдите в раздел «Уведомления о трудовых договорах».
Выберите пункт «Добавить документы» и нажмите кнопку «Загрузить файл».
В диалоговом окне укажите путь к подготовленному скану, проверьте, что имя файла соответствует требуемому шаблону (например, Трудовой_договор_ФИО.pdf).
Подтвердите загрузку, дождитесь сообщения о успешном приёме файла.
При необходимости повторите процесс для остальных документов: паспорт иностранного гражданина, разрешение на работу, копию приказа о приёме на работу.

После завершения всех загрузок система автоматически проверит соответствие форматов и размеров. При отсутствии ошибок уведомление будет готово к отправке, и вы сможете завершить процесс подтверждением.

Проверка и отправка уведомления

Предварительный просмотр заполненной формы

Предварительный просмотр формы позволяет убедиться в корректности всех введённых данных перед отправкой уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуги. На экране отображаются все заполненные поля в том виде, в котором они будут переданы в систему.

В просмотре представлены:

ФИО иностранного работника и его паспортные данные;
Дата и срок действия трудового договора;
Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
Условия труда, указанные в договоре (должность, оклад, график);
Контактные данные ответственного лица, включающие телефон и электронную почту;
Прикреплённые документы (копия договора, разрешение на работу).

Для проверки необходимо последовательно просмотреть каждый раздел, сравнить отображаемую информацию с оригинальными документами и при обнаружении ошибок воспользоваться кнопкой «Редактировать» рядом с соответствующим блоком. После исправления система автоматически обновит предварительный просмотр, позволяя повторно убедиться в точности данных.

Когда все сведения подтверждены, нажимается кнопка «Отправить». После отправки появляется подтверждающее сообщение с номером заявки и ссылкой на страницу статуса. При необходимости можно открыть историю заявки и скачать её PDF‑вариант.

Подтверждение отправки

При отправке уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги система формирует подтверждение отправки. Это официальное свидетельство о том, что заявка принята и находится в обработке.

Подтверждение содержит:

номер заявки;
дату и время отправки;
реквизиты работодателя и иностранного гражданина;
статус «Отправлено»;
ссылку для отслеживания статуса.

Получить документ можно двумя способами:

После завершения процедуры на экране отображается кнопка «Скачать подтверждение». Нажмите её - файл в формате PDF сохраняется на компьютер или мобильное устройство.
В личном кабинете в разделе «Мои обращения» рядом с соответствующей заявкой отображается ссылка «Скачать подтверждение». Доступ к файлу сохраняется до закрытия дела.

Сохраните подтверждение в безопасном месте и при необходимости распечатайте. При возникновении проблем с получением документа следует:

проверить папку «Входящие» и «Спам» в почтовом ящике, если подтверждение отправлено по e‑mail;
обратиться в техподдержку портала, указав номер заявки и описав ситуацию.

Наличие подтверждения упрощает коммуникацию с контролирующими органами и служит доказательством своевременной отправки уведомления.

Дальнейшие действия после отправки уведомления

Отслеживание статуса заявления

Уведомления в личном кабинете

Уведомление о заключении трудового договора с иностранным работником оформляется в личном кабинете портала Госуслуги. После входа в систему необходимо выполнить следующие действия:

Перейти в раздел «Мои услуги» → «Уведомления работодателя».
Выбрать тип уведомления «Трудовой договор с иностранным гражданином».
Заполнить обязательные поля: ФИО работодателя, ИНН, ОКВЭД, данные иностранного сотрудника (ФИО, паспорт, тип визы), дата начала и окончания договора, сведения о месте работы.
Прикрепить скан копий договора и разрешительных документов.
Нажать кнопку «Отправить». Система автоматически сформирует запрос в миграционную службу и выдаст подтверждение о получении уведомления.

После отправки в личном кабинете появляется статус заявки: «В обработке», «Одобрено», «Отклонено». При изменении статуса система отправляет push‑уведомление и электронное письмо на указанный адрес. При необходимости корректировать данные можно открыть заявку, внести правки и повторно отправить её на рассмотрение.

Для успешного завершения процесса все документы должны быть отсканированы в формате PDF, размером не более 5 МБ, а поля формы заполнены без пропусков. После подтверждения статуса «Одобрено» уведомление считается полностью выполненным и будет доступно для скачивания в разделе «История уведомлений».

Возможные статусы рассмотрения

При отправке уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги система фиксирует текущий статус рассмотрения. Статус отражает степень завершённости проверки и определяет дальнейшие действия заявителя.

Принят - уведомление одобрено, данные переданы в профильный орган, дальнейшее подтверждение не требуется.
Отклонен - заявка не прошла проверку; в ответе указаны причины отказа и рекомендации по исправлению.
Требует уточнения - обнаружены недостатки в предоставленных документах; необходимо загрузить недостающие сведения в личный кабинет.
На проверке - запрос находится в процессе экспертизы; срок обработки ограничен нормативными рамками и отображается в личном кабинете.
Выполнен - все этапы завершены, документ считается официально оформленным, копия доступна для скачивания.
Отложен - рассмотрение приостановлено по внешним причинам (например, ожидание резолюции другого органа); статус будет изменён после снятия ограничений.

Каждый статус обновляется автоматически, позволяя контролировать процесс в режиме реального времени. При возникновении вопросов следует воспользоваться функцией обратной связи в личном кабинете.

Корректировка или повторная подача

Причины для корректировки

Отправка уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги требует точного оформления. Любая неточность в данных приводит к необходимости корректировки. Основные причины, вызывающие исправления:

Ошибки в личных данных сотрудника (фамилия, имя, дата рождения, паспортные реквизиты).
Неправильное указание типа разрешения на работу или срока действия.
Несоответствие даты начала трудовых отношений фактической дате.
Указание неверного кода должности или уровня квалификации.
Отсутствие обязательных приложений (копия договора, согласие на обработку персональных данных, подтверждение наличия разрешения).
Ошибки в реквизитах работодателя (ИНН, ОГРН, банковские реквизиты).
Противоречия с текущими нормативными актами (изменения в миграционном законодательстве, новые требования к оформлению).
Технические сбои в системе, приводящие к некорректному сохранению введённой информации.

Каждая из перечисленных причин требует немедленного исправления, иначе уведомление будет отклонено, а процесс оформления трудового договора задержится. Регулярный контроль вводимых данных и своевременное обновление сведений позволяют избежать повторных запросов и ускорить процесс взаимодействия с госуслугами.

Порядок внесения изменений

Для внесения изменений в уже отправленное уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуги выполните следующие действия.

Войдите в личный кабинет, используя подтверждённые учетные данные.
Перейдите в раздел «Мои заявки» и найдите нужное уведомление в списке активных документов.
Откройте карточку заявки, нажмите кнопку «Редактировать» или «Внести изменения».
В открывшейся форме исправьте требуемые сведения: даты, данные работодателя, реквизиты договора, сведения о работнике.
При необходимости приложите обновлённые документы (копию договора, подтверждение права на работу и тому подобное.) через кнопку «Добавить файл».
Проверьте заполненные поля, убедитесь в отсутствии ошибок, затем нажмите «Сохранить» и «Отправить на проверку».
После отправки система сформирует статус «На рассмотрении». Следите за изменениями статуса в личном кабинете.
По завершении проверки получаете электронное подтверждение о принятии изменений или указание на требуемые доработки.

Если система отклонит заявку, откройте её повторно, исправьте указанные недостатки и отправьте заново. Все действия фиксируются в журнале операций, что позволяет отследить каждый шаг процесса.

Ответственность за нарушение сроков или порядка подачи

Виды нарушений

При оформлении уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином через портал Госуслуги возможны несколько категорий нарушений, которые могут привести к отказу в регистрации или наложению штрафов.

Предоставление недостоверных сведений о работодателе, работнике или условиях труда.
Указание неверных дат начала или окончания договора, противоречащих требованиям миграционного законодательства.
Отсутствие обязательных приложений: копий паспорта иностранного гражданина, разрешения на работу, приказа о приеме на работу.
Подача уведомления без электронной подписи, подтверждающей подлинность документа.
Нарушение сроков подачи: уведомление подаётся позже установленного законом периода, что считается административным правонарушением.
Ошибки в указании кода ОКВЭД, несоответствующего видам деятельности, разрешённым для иностранных работников.
Нарушение требований по защите персональных данных: передача информации без шифрования или без согласия субъекта данных.

Каждое из перечисленных нарушений фиксируется в системе, вызывает автоматическую проверку и может стать основанием для отклонения заявки или наложения финансовой ответственности. Соблюдение требований портала и нормативных актов исключает риск отказа и обеспечивает корректное оформление уведомления.

Административные штрафы

Отправка уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником через портал Госуслуги регулируется рядом нормативных актов. Нарушения требований оформления и сроков подачи влекут административные штрафы, которые фиксируются в кодексе об административных правонарушениях и специальных инструкциях Минтруда.

Среди типовых оснований для наложения штрафов выделяют:

несвоевременная передача уведомления (превышение установленного срока);
указание неверных или неполных данных о работнике, работодателе или условиях труда;
повторные ошибки в одной и той же заявке;
подача уведомления без обязательного электронного подписания.

Размеры штрафов определяются в зависимости от характера правонарушения:

За просрочку подачи - от 5 000 до 10 000 рублей;
За предоставление недостоверных сведений - от 10 000 до 20 000 рублей;
За повторные нарушения в течение года - удвоенный размер базового штрафа.

Штрафы начисляются в течение 10 рабочих дней после выявления нарушения. Платёж производится через личный кабинет на портале или в банке по реквизитам, указанным в уведомлении о правонарушении. Неуплата в установленный срок приводит к начислению пени и возможности принудительного взыскания.

Для избежания штрафных санкций рекомендуется проверять все поля формы перед отправкой, использовать электронную подпись, подтверждающую подлинность данных, и фиксировать дату подачи в личном кабинете. При возникновении вопросов следует обращаться в службу поддержки портала или в региональный центр занятости.