Как отправить уведомление о приёме на работу иностранца через Госуслуги

Подготовка к подаче уведомления

Проверка требований и нормативных актов

Законодательная база

Законодательная база, регулирующая передачу сведений о приёме на работу иностранного гражданина через портал государственных услуг, состоит из нескольких ключевых нормативных актов.

Федеральный закон № 115‑ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в неё» (часть IV) устанавливает обязательность уведомления о трудоустройстве иностранных работников в миграционный учёт.
Федеральный закон № 152‑ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» определяет порядок подачи электронных заявлений через сервис Госуслуги, включая форму “Уведомление о приёме на работу иностранца”.
Приказ МВД России от 08.12.2022 № 441 «Об утверждении порядка подачи уведомления о приёме на работу иностранного гражданина» фиксирует требуемый набор данных и порядок их внесения в Единую государственную автоматизированную информационную систему (ЕГАС).
Постановление Правительства РФ от 02.04.2023 № 1232 «О порядке взаимодействия органов миграционного контроля с системой государственных услуг» уточняет сроки передачи сведений и ответственность работодателя за их достоверность.
Приказ ФНС России от 15.07.2023 № М-7‑И «Об обязательном электронном подтверждении сведений о трудоустройстве» регламентирует проверку предоставленных данных в налоговом кабинете.

Эти нормативные документы образуют единую правовую основу: они требуют регистрации работодателем в системе, загрузки копий трудового договора, миграционной карты и подтверждения оплаты государственной пошлины. При соблюдении всех пунктов законов и приказов уведомление считается оформленным, а запись в миграционном учёте активируется автоматически.

Категории иностранных граждан и особенности их оформления

Иностранные граждане, подлежащие уведомлению о приёме на работу через портал Госуслуги, делятся на несколько категорий, каждая из которых имеет свои требования к оформлению.

Граждане стран, входящих в безвизовый режим РФ. Для них достаточно оформить разрешение на работу, оформить электронный трудовой договор и загрузить скан паспорта в личный кабинет.
Граждане стран, требующих рабочую визу. Необходимо предоставить копию визы, подтверждение получения разрешения на работу, а также документ, подтверждающий квалификацию (диплом, сертификат).
Граждане, получившие временное проживание (ВП). Требуется копия вида на жительство, справка о праве на трудоустройство, а также сведения о работодателе.
Граждане, имеющие статус беженца или временного убежища. Требуется документ, подтверждающий статус, и согласие органов по делам беженцев на трудоустройство.

Для каждой категории предусмотрена отдельная форма в личном кабинете. После заполнения полей система автоматически формирует уведомление, которое отправляется в службу миграционного контроля. При этом необходимо проверить корректность загружаемых файлов: форматы PDF, JPG, размер не более 5 МБ. После отправки уведомления система отображает статус заявки и дату ожидаемого подтверждения. При отказе в работе появляется подробный перечень недостающих или неверных данных, что позволяет быстро исправить ошибки и повторно отправить запрос.

Необходимые документы

Документы от работодателя

Для подачи уведомления о приёме на работу иностранного специалиста через портал «Госуслуги» работодателю необходимо подготовить ряд документов, подтверждающих законность и условия трудоустройства.

Во-первых, требуется официальное трудовое соглашение, подписанное обеими сторонами. В документе должны быть указаны должность, срок действия контракта, условия оплаты и сведения о работодателе.

Во-вторых, необходимо предоставить приглашение на работу, оформленное в соответствии с требованиями миграционного законодательства. Приглашение должно содержать полные данные иностранного работника, описание вакансии и срок её заполнения.

В-третьих, требуется копия разрешения на привлечение иностранных работников (если такое предусмотрено). Документ подтверждает, что работодатель имеет право нанимать персонал из других стран.

В-четвёртых, следует приложить копию свидетельства о регистрации организации (ОГРН) и ИНН, а также выписку из реестра юридических лиц. Эти бумаги подтверждают юридический статус работодателя.

Наконец, необходимо загрузить сканированную подпись ответственного лица и электронный образ оригинала каждого документа в личный кабинет на «Госуслугах». После проверки система выдаст подтверждение о принятии уведомления.

Соблюдение указанного перечня и правильное оформление файлов гарантируют быструю обработку заявления и отсутствие задержек со стороны государственных органов.

Документы от иностранного работника

Для подачи уведомления о приёме на работу иностранного гражданина через сервис «Госуслуги» необходимо подготовить пакет документов, предоставляемый самим работником. Каждый элемент считается обязательным и должен быть загружен в электронном виде в требуемом формате (PDF, JPG) с чётким сканированием.

Паспорт иностранного гражданина (страница с личными данными и виза, если требуется);
Разрешение на работу (рабочая виза, карта временного пребывания с указанием права на трудовую деятельность);
Вид на жительство или миграционная карта, подтверждающая законность пребывания в стране;
Трудовой договор, подписанный обеими сторонами, с указанием должности, условий оплаты и срока действия;
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или эквивалентный номер в стране происхождения, если он уже получен в РФ;
Согласие на обработку персональных данных (формуляр, предоставляемый в рамках портала).

Все документы должны быть актуальными, без пробелов в сроках действия. При загрузке система проверяет соответствие формата, размер файла (не более 5 МБ) и наличие подписи, если требуется электронная подпись. После успешной загрузки система формирует уведомление, которое автоматически отправляется в службу миграционного контроля для подтверждения соответствия требованиям. При отсутствии хотя бы одного из перечисленных документов процесс завершится ошибкой, и система запросит недостающий файл. Поэтому перед началом процедуры убедитесь, что каждый документ подготовлен, отсканирован и готов к загрузке.

Регистрация на Госуслугах и подтверждение учетной записи

Создание личного кабинета юридического лица или ИП

Для подачи уведомления о приёме на работу иностранца через портал «Госуслуги» требуется зарегистрировать личный кабинет юридического лица (ЮЛ) или индивидуального предпринимателя (ИП). Регистрация оформляет доступ к сервисам, где формируются и отправляются необходимые документы.

Откройте сайт «Госуслуги», нажмите «Войти» → «Регистрация».
Выберите тип аккаунта: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель».
Введите ИНН, ОГРН (для ЮЛ) или ОГРНИП (для ИП) и подтвердите право управления, загрузив документ, подтверждающий полномочия (доверенность, устав, выписка).
Укажите контактный e‑mail и номер мобильного телефона, привяжите их к аккаунту.
Пройдите проверку личности: введите ФИО руководителя, загрузите паспорт и СНИЛС.
Согласуйте условия использования сервиса, подтвердите действие паролем, полученным по SMS.

После успешного завершения регистрации в кабинете появятся разделы «Уведомления», «Документы» и «Отчётность». В разделе «Уведомления» выбираете форму «Приём на работу иностранца», заполняете реквизиты работника, указываете срок трудового договора и прикладываете копию миграционной карты. Система автоматически формирует электронный документ, который отправляется в ФМС.

Создание личного кабинета обеспечивает единую точку доступа к государственным сервисам, упрощает подготовку и отправку уведомления, а также позволяет отслеживать статус заявки в реальном времени.

Подтверждение учетной записи

Подтверждение учетной записи в сервисе Госуслуги - обязательный этап перед тем, как оформить уведомление о приёме на работу иностранного гражданина. Без подтверждения система ограничит доступ к личному кабинету и блокирует отправку документов.

Для завершения процесса выполните следующие действия:

Откройте личный кабинет по адресу https://www.gosuslugi.ru и введите логин и пароль.
Перейдите в раздел «Безопасность» → «Подтверждение личности».
Выберите способ подтверждения:
- SMS‑код - введите номер мобильного телефона, полученный код вставьте в поле подтверждения.
- Электронная почта - проверьте входящие сообщения, найдите письмо с ссылкой активации и перейдите по ней.
- Электронный документ - загрузите скан паспорта и ИНН, система проверит данные автоматически.
После успешного ввода кода система отобразит сообщение «Учетная запись подтверждена». Теперь доступны функции оформления уведомления о приёме на работу иностранца.

Важно, чтобы все данные, указанные при регистрации, совпадали с документами, иначе система отклонит запрос и потребует повторной верификации. При возникновении ошибок проверьте правильность номера телефона, адреса электронной почты и качество сканов документов. После подтверждения можно переходить к заполнению формы уведомления и загрузке сопутствующих материалов.

Процесс подачи уведомления через Госуслуги

Выбор услуги на портале

Поиск раздела «Трудовые отношения»

Для оформления уведомления о приёме на работу иностранца в системе Госуслуги необходимо сначала открыть нужный раздел сайта.

Войдите в личный кабинет, используя пароль и электронную подпись (если она требуется). После авторизации перейдите в меню «Услуги» и выберите пункт «Госуслуги для работодателей». В открывшемся списке найдите подраздел Трудовые отношения - именно там размещены формы, связанные с наймом и уведомлением о приёме на работу.

Дальнейшие действия:

нажмите на ссылку «Уведомление о приёме на работу иностранного гражданина»;
заполните обязательные поля: ФИО работодателя, ИНН, данные о сотруднике (паспорт, страна, тип визы);
загрузите сканированные копии документов, подтверждающих право на трудоустройство;
проверьте корректность введённой информации и отправьте заявку.

После отправки система выдаст подтверждение с номером обращения. Сохраните его для последующего контроля статуса. Если уведомление отклонено, в личном кабинете будет указана причина, позволяющая быстро внести исправления.

Выбор услуги по уведомлению о приеме на работу иностранца

Выбор правильной услуги в личном кабинете портала - ключевой шаг для оформления уведомления о приёме на работу иностранного гражданина. На странице «Услуги» в категории «Труд и занятость» предлагаются несколько вариантов:

Уведомление о приёме на работу гражданина РФ - предназначено только для резидентов страны.
Уведомление о приёме на работу иностранного гражданина - соответствует требованиям законодательства о трудоустройстве иностранных работников.
Изменение данных в ранее поданном уведомлении - используется для корректировки уже отправленной информации.

Для оформления уведомления о приёме на работу иностранца необходимо выбрать вторую позицию. После выбора система открывает форму, где заполняются обязательные поля: ФИО работника, страна гражданства, серия и номер паспорта, дата рождения, сведения о работодателе, Дата начала трудовых отношений и указание на тип трудового договора.

Поля обязательны к заполнению, отсутствие данных в любой из них блокирует отправку. После ввода полной информации проверяется корректность форматов (например, дата в формате ДД.ММ.ГГГГ, номер паспорта без пробелов). При успешной проверке система генерирует подтверждение о принятии уведомления и предоставляет электронный документ для скачивания.

В случае ошибки система выводит конкретное сообщение о некорректных данных, позволяя быстро исправить запись без повторного ввода всей формы. Выбор услуги, соответствующей статусу работника, гарантирует правильную обработку запроса и своевременное уведомление контролирующих органов.

Заполнение электронной формы уведомления

Ввод данных о работодателе

Для отправки уведомления о приёме на работу иностранного сотрудника через портал «Госуслуги» первым обязательным шагом является ввод сведений о работодателе.

В системе требуется указать:

Полное наименование организации, как в ЕГРЮЛ.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Юридический адрес, совпадающий с данными в учредительных документах.
Контактный телефон, в формате «+7 ХХХ ХХХ‑ХХ‑ХХ».
Электронную почту, используемую для получения официальных сообщений.

Все поля обязательны; отсутствие хотя бы одного из них блокирует дальнейшее заполнение формы. При вводе данных система автоматически проверяет их на соответствие базе ФНС и ЕГРЮЛ, выдавая ошибку, если найдено несоответствие.

После успешного подтверждения сведений о работодателе появляется возможность перейти к разделу, где указываются данные пришедшего сотрудника и условия его трудоустройства.

Точность введённой информации гарантирует безошибочную передачу уведомления в органы миграционного контроля.

Ввод данных об иностранном работнике

Для оформления уведомления о приёме на работу иностранного гражданина через портал Госуслуг необходимо корректно ввести сведения о работнике.

Сначала откройте личный кабинет, выберите сервис «Уведомление о приёме на работу иностранца» и перейдите к форме ввода данных.

В форме обязательны следующие поля:

Фамилия, имя, отчество (английская транслитерация);
Дата и место рождения;
Гражданство (указать страну);
Номер и серия заграничного паспорта;
Срок действия паспорта;
Номер и дата выдачи разрешения на работу (вид на жительство, рабочая виза или иной документ);
Дата начала и окончания трудового договора;
Должность и код ОКЭД (по классификатору);
Наименование работодателя, ИНН, ОКФС, юридический адрес.

После заполнения всех пунктов проверьте соответствие вводимых данных оригиналам документов, исправьте возможные опечатки и нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически сформирует уведомление и отправит его в миграционную службу.

При возникновении ошибок система укажет конкретное поле, требующее исправления, что позволяет быстро устранить недочёты и завершить процесс без повторных попыток.

Загрузка сканированных копий документов

Для подачи уведомления о приёме на работу иностранного гражданина через портал Госуслуги требуется загрузить сканированные копии всех требуемых документов.

Сканы должны соответствовать строгим параметрам: формат PDF или JPEG, разрешение не менее 300 dpi, цветная печать, размер файла не более 5 МБ. Наименования файлов рекомендуется формировать по шаблону: «ФИО_ТипДокумента_Дата», например «Иванов_Паспорт_2024‑10‑01.pdf». Каждый документ проверяется на читаемость: текст и штампы должны быть чёткими, без обрезки краёв.

Процесс загрузки выглядит так:

Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
Выберите услугу «Уведомление о приёме на работу иностранца».
Откройте раздел «Документы» и нажмите кнопку «Добавить файл».
Выберите подготовленные сканы, подтвердите загрузку.
После успешного завершения проверьте статус загрузки в списке приложенных документов.

Перед отправкой убедитесь, что все файлы загружены, их названия соответствуют шаблону, а содержимое легко читается. Сохраните копии сканов на локальном диске для возможного повторного использования.

Проверка и отправка уведомления

Предварительный просмотр данных

При работе с электронным сервисом государственных услуг, предназначенным для информирования о приёме на работу иностранного гражданина, система предоставляет возможность предварительного просмотра вводимых сведений перед окончательной отправкой.

В окне предварительного просмотра отображаются все обязательные и необязательные параметры заявки:

ФИО иностранца, указанные в паспорте, с указанием страны гражданства;
Дата рождения и идентификационный номер (если имеется);
Наименование работодателя, ИНН и юридический адрес;
Должность, на которую принимается сотрудник, и условия трудового договора;
Срок действия разрешения на работу и дата начала трудовых отношений;
Контактные данные ответственного лица организации (телефон, электронная почта);
Прикреплённые документы: копия трудового договора, справка о подтверждении квалификации, копия визы или вида на жительство.

После загрузки данных система автоматически проверяет их на соответствие требованиям: отсутствие пустых обязательных полей, корректность форматов дат и идентификаторов, соответствие типу документа. Если обнаружены ошибки, система подсвечивает проблемные строки и предлагает исправить их непосредственно в форме.

Пользователь имеет возможность изменить любые значения, нажимая кнопку «Редактировать» рядом с соответствующим полем. После внесения корректировок предварительный просмотр обновляется в реальном времени, позволяя убедиться в точности информации до отправки.

Завершив проверку, нажмите кнопку «Отправить». Система фиксирует окончательный набор данных, сохраняет их в личном кабинете и формирует подтверждающий документ, который можно скачать или отправить по электронной почте.

Подписание электронной подписью

Электронная подпись (ЭП) является обязательным элементом при оформлении уведомления о приёме на работу иностранного гражданина через портал Госуслуги. Без её применения документ считается неподписанным и не проходит автоматическую проверку системы.

Для применения ЭП необходимо выполнить несколько действий:

Установить программный модуль, поддерживающий работу с сертификатом, на компьютер или мобильное устройство.
Подключить токен или смарт‑карту, в которой хранится сертификат, к выбранному устройству.
В личном кабинете портала открыть форму уведомления, заполнить сведения о работодателе и сотруднике.
Нажать кнопку «Подписать», выбрать установленный сертификат и ввести PIN‑код.
Дождаться подтверждения успешной подписи, после чего система автоматически отправит уведомление в миграционную службу.

Технические требования к сертификату: действующий сертификат квалифицированной электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, срок действия не менее 12 месяцев. При работе с мобильными приложениями допускается использование облачной ЭП, при условии, что приложение поддерживает стандарты PKI.

Если подпись не проходит проверку, система выдаёт сообщение об ошибке. Возможные причины: просроченный сертификат, неправильный ввод PIN‑кода, отсутствие доступа к токену. В каждом случае следует проверить статус сертификата в личном кабинете удостоверяющего центра и повторить процесс подписи.

Эффективное использование электронной подписи ускоряет процесс уведомления, исключает необходимость ручного подписания и сканирования документов. После успешного подписания уведомление считается принятым, и дальнейшие действия по разрешению на работу осуществляются автоматически.

Получение подтверждения отправки

После оформления уведомления о приёме на работу иностранца в личном кабинете Госуслуг система автоматически формирует электронный акт отправки. Сохраните его в разделе «Мои документы» - там будет указана дата, время и уникальный номер сообщения.

Для контроля получения подтверждения выполните следующие действия:

откройте страницу «История запросов»;
найдите запись с нужным номером;
нажмите «Просмотр», где отображается статус «Отправлено» и ссылка на PDF‑квитанцию;
при необходимости скачайте файл и распечатайте.

Если в личном кабинете статус не изменился в течение 30 минут, проверьте почтовый ящик, привязанный к аккаунту - система отправляет SMS и письмо с тем же номером сообщения. При отсутствии уведомления обратитесь в службу поддержки через форму обратной связи, указав номер акта.

Возможные проблемы и их решение

Отказ в приеме уведомления

Причины отказа

Отказ в регистрации уведомления о приёме на работу иностранного гражданина может возникнуть по нескольким объективным причинам.

Отсутствие или неполнота обязательных документов: копия визы, разрешения на работу, трудовой договор, справка о квалификации. Любой из этих бумаг, если он не загружен в системе полностью, приводит к отклонению заявки.
Неправильный тип визы: для трудовой деятельности требуется виза категории D или соответствующее разрешение. Виза туристическая или учебная не допускается.
Недействительный или просроченный срок действия разрешения на работу. Система проверяет дату окончания; если она уже прошла, запрос отклоняется.
Неправильные сведения о работодателе: отсутствие регистрации в ЕГРЮЛ, отсутствие кода ОКВЭД, относящегося к трудовой деятельности, или несоответствие ИНН в заявке фактическим данным.
Ошибки в указании даты начала трудовых отношений: дата не может предшествовать дате получения разрешения на работу и должна соответствовать календарному периоду, указанному в визе.
Неправильный код категории должности (Код ОКДП) или несоответствие уровня квалификации заявленного поста требованиям миграционного законодательства.
Отсутствие подтверждения оплаты государственных услуг: если платеж не прошёл или сумма указана неверно, система автоматически отклонит запрос.

Устранение указанных недостатков и повторная отправка уведомления устраняет причину отказа и позволяет завершить процедуру регистрации.

Порядок исправления ошибок и повторной подачи

При обнаружении ошибок в заявке о приёме на работу иностранца через портал Госуслуги необходимо сразу открыть её в личном кабинете. Система помечает некорректные поля и выводит сообщения об ошибках.

Действия для исправления:

Перейти в раздел «Мои заявки», выбрать нужную запись и нажать кнопку «Редактировать».
Внести корректные данные в отмеченные поля: паспортные сведения, сведения о работодателе, сроки трудового договора.
Сохранить изменения, проверив отсутствие новых предупреждений.

После исправления всех недочётов следует повторно отправить заявку нажатием «Отправить». Портал фиксирует новую дату подачи и формирует актуальный акт о приёме на работу. При повторной отправке система проверяет заявку заново, и при отсутствии ошибок документ считается принятым.

Отслеживание статуса уведомления

Мониторинг изменений в личном кабинете

Для успешного оформления уведомления о приёме иностранного специалиста через портал необходимо постоянно отслеживать изменения в личном кабинете. Отслеживание гарантирует своевременную реакцию на статус заявки и предотвращает задержки.

Ключевые параметры, требующие контроля:

статус заявки («в работе», «одобрено», «отклонено»);
новые сообщения от службы поддержки;
загрузка требуемых документов;
указанные сроки исполнения и даты окончания проверки.

Настройте автоматические оповещения: включите push‑уведомления в мобильном приложении, активируйте рассылку писем и SMS. При изменении любого из пунктов система сразу отправит сигнал, что позволяет быстро принимать решения.

Регулярные действия:

открывайте раздел «Мои обращения» минимум два раза в день;
проверяйте наличие новых вложений и требований;
фиксируйте изменения скриншотом или экспортом журнала;
при обнаружении отклонения сразу уточняйте причину в комментариях заявки.

Эти меры позволяют поддерживать актуальность информации, быстро исправлять недочёты и гарантировать завершение процесса без лишних проволочек.

Сроки рассмотрения уведомления

Сроки рассмотрения уведомления о приёме на работу иностранца через сервис Госуслуги зависят от нескольких факторов.

Стандартный период обработки составляет от 5 до 10 рабочих дней с момента подачи.
При наличии полной и корректной информации в заявке срок может быть сокращён до 3‑5 дней.
Если в заявке обнаружены ошибки или требуются дополнительные документы, процесс удлиняется на 5‑7 дней за каждый этап уточнения.

Для контроля статуса уведомления используйте личный кабинет на Госуслугах: в разделе «Мои заявки» отображается текущий статус и ожидаемая дата завершения. При превышении указанных сроков рекомендуется обратиться в службу поддержки через форму обратной связи или по телефону единого справочного центра.

Ускорить рассмотрение можно, подготовив и загрузив все требуемые документы заранее: трудовой договор, копию паспорта иностранца, разрешение на работу и подтверждение оплаты госпошлины. Полнота и точность данных исключают необходимость дополнительных запросов, что напрямую сокращает время обработки.

Ответственность за нарушение миграционного законодательства

Штрафы для работодателей

Работодатель, принявший на работу гражданина другого государства, обязан в течение трёх дней после начала трудовых отношений подать уведомление через портал государственных услуг. Невыполнение этого требования влечёт административную ответственность.

Существует несколько видов штрафов:

за отсутствие уведомления - от 5 000 до 30 000 рублей;
за подачу уведомления с опозданием более пяти дней - от 10 000 до 50 000 рублей;
за предоставление недостоверных данных в уведомлении - от 15 000 до 75 000 рублей;
за повторные нарушения в течение года - штраф удваивается, максимальная сумма достигает 150 000 рублей.

Штрафы назначаются в соответствии с частью 22 статьи 12.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. При рассмотрении дела учитываются количество работников‑инностранцев, срок нарушения и наличие предшествующих правонарушений.

Чтобы избежать санкций, рекомендуется:

проверять, что все данные о работнике занесены в систему полностью и точно;
подавать уведомление сразу после подписания трудового договора;
сохранять подтверждение подачи (скриншот, электронный чек);
вести журнал поступления уведомлений и контролировать сроки их подачи.

Если уведомление уже просрочено, следует немедленно подать его и запросить в органе, осуществляющем контроль, уменьшение штрафа за счёт добровольного исправления. Быстрое реагирование снижает риск увеличения финансовой ответственности.

Юридические последствия для иностранного работника

После подачи в системе сведения о приёме на работу иностранного гражданина фиксируются в официальном реестре работодателей. Эта регистрация немедленно активирует ряд правовых механизмов, влияющих на статус сотрудника.

Сотрудник получает официальное подтверждение права на трудовую деятельность в России; без него невозможна легальная работа.
Работодатель обязан оформить разрешение на работу (если требуется) и обеспечить наличие миграционной карты, что фиксирует срок пребывания и условия трудоустройства.
Налоги удерживаются и перечисляются в бюджеты согласно ставкам, установленным для иностранных работников; отсутствие уплаты приводит к штрафам и блокировке выплат.
Внесение в систему обязательного социального страхования гарантирует доступ к медицинскому обслуживанию и пенсионным начислениям; игнорирование приводит к отказу в выплатах и административной ответственности.
Нарушения в оформлении уведомления могут стать основанием для приостановления лицензии работодателя и привлечения к ответственности за нарушение миграционного законодательства.

Все указанные последствия вступают в силу сразу после подтверждения данных в портале, поэтому точность и своевременность подачи уведомления критически важны для соблюдения законов и сохранения прав иностранного сотрудника.