1. Подготовка к подаче заявления
1.1. Необходимые документы и информация
Для подачи электронного запроса на замену утерянного свидетельства о рождении необходимо подготовить комплект документов и указать обязательные сведения.
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность заявителя).
- Скан или фото лица заявителя, читаемый в полном размере.
- Данные о родителях: ФИО, даты рождения, место рождения (если указаны в оригинальном свидетельстве).
- Информация о месте и дате регистрации рождения (город, район, дата).
- Причина утраты: заявление о потере, кража, уничтожение (можно указать в свободной форме).
- Электронный адрес и номер телефона для получения результатов запроса.
- Согласие на обработку персональных данных (обычно подтверждается галочкой в онлайн‑форме).
Все файлы должны быть в формате PDF или JPEG, размером не более 2 МБ каждый. После загрузки данных система проверит их корректность и выдаст подтверждение о принятии запроса.
1.2. Выбор портала для оформления
Выбор портала определяет скорость и надёжность получения заменённого свидетельства о рождении. При выборе следует ориентироваться на проверенные государственные ресурсы, поддерживающие электронный документооборот.
Критерии оценки портала:
- Домен . gov . ru или официальное поддоменно‑многоуровневое имя, подтверждённое правительством.
- Возможность загрузки сканов и подписания заявок электронной подписью.
- Наличие личного кабинета с историей запросов и статусом их обработки.
- Чётко прописанные сроки рассмотрения и выдачи документа.
- Интегрированная система уведомлений (SMS, e‑mail) о смене статуса заявки.
- Прозрачная политика конфиденциальности и защита персональных данных.
Перед началом работы проверьте наличие сертификата безопасности (HTTPS) и официальные контакты службы поддержки. Поиск отзывов в профильных форумах и на сайтах государственных органов поможет исключить мошеннические ресурсы.
Регистрация на выбранном портале обычно включает:
- Создание учётной записи с указанием ФИО, ИНН и контактных данных.
- Подтверждение адреса электронной почты или телефона через код.
- Заполнение формы запроса: причина утери, дата рождения, место регистрации.
- Прикрепление сканов паспорта и заявления о замене.
- Подписание заявки электронной подписью (если требуется) и отправка.
После отправки система выдаёт номер заявки, по которому можно отслеживать процесс в личном кабинете. Выбранный портал гарантирует официальное оформление запроса без посещения государственных учреждений.
2. Подача онлайн-запроса
2.1. Регистрация или авторизация на портале
Для подачи заявления о выдаче новой версии утраченного акта о рождении требуется доступ к государственному сервису. Первый шаг - получить личный кабинет: зарегистрироваться или войти в уже существующий аккаунт.
Регистрация
- Откройте страницу портала, нажмите кнопку «Создать аккаунт».
- Введите электронную почту, телефон и придумайте пароль, отвечающий требованиям безопасности (не менее 8 символов, наличие цифр и букв разных регистров).
- Подтвердите регистрацию через код, отправленный в SMS или на почту.
- После подтверждения заполните профиль: ФИО, дата рождения, ИНН (при необходимости) и загрузите скан паспорта.
- Сохраните данные и перейдите к авторизации.
Авторизация
- Введите адрес электронной почты (или телефон) и пароль, нажмите «Войти».
- При первом входе система может запросить одноразовый код из СМС / почты - введите его.
- После успешного входа откройте раздел «Запросы» и выберите пункт «Замена свидетельства о рождении».
Весь процесс занимает несколько минут, после чего можно заполнять форму заявления и прикреплять необходимые документы.
2.2. Заполнение заявления
Заполнение заявления - ключевой этап получения новой копии утраченного свидетельства о рождении.
- Откройте официальный портал государственных услуг и выберите форму «Замена утраченного свидетельства о рождении».
- Введите фамилию, имя, отчество точно так, как они указаны в оригинальном документе.
- Укажите дату и место рождения; при наличии ошибок в прежних записях исправьте их в отдельном поле «Комментарий».
- В разделе «Причина обращения» отметьте «Утеря» и при необходимости приложите краткое объяснение.
- Прикрепите скан или фото действующего удостоверения личности (паспорт, водительское удостоверение) - файл должен быть в формате PDF или JPG, размер не превышает 5 МБ.
- Добавьте контактный номер телефона и электронную почту для получения уведомлений о статусе заявки.
- Проверьте все введённые данные, используя кнопку «Проверить». Ошибки блокируют отправку.
- Нажмите «Отправить заявку» и сохраните полученный подтверждающий код.
После отправки система автоматически сформирует электронный запрос в отдел ЗАГСа. При отсутствии технических сбоев заявление будет принято в течение 24 часов, а дальнейшие действия (выдача копии, оплата госпошлины) будут указаны в личном кабинете.
2.2.1. Ввод персональных данных
При заполнении электронного запроса на замену утерянного свидетельства о рождении необходимо ввести точные персональные сведения. Ошибки в данных приведут к отклонению заявки и задержке её рассмотрения.
Обязательные поля ввода:
- Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
- Дата и место рождения (год‑месяц‑день, название населённого пункта, район, область);
- ФИО родителей (по официальным документам);
- Серия и номер паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС (при наличии);
- ИНН (если требуется в конкретном регионе);
- Адрес регистрации (полный, включая индекс);
- Контактный телефон (мобильный, с кодом страны);
- Электронная почта (активный ящик для получения уведомлений).
Все поля отмечены как обязательные; система не позволяет перейти к следующему шагу без их заполнения. Форматы данных фиксированы: дата - «ДД.ММ.ГГГГ», телефон - «+7XXXXXXXXXX», почта - стандартный адрес.
После ввода система автоматически проверяет корректность введённого: сравнивает паспортные данные с базой МВД, проверяет совпадение СНИЛС, validates email syntax. При обнаружении несоответствия пользователь получает мгновенное сообщение с указанием конкретного поля, которое требуется исправить.
Завершив ввод, пользователь нажимает кнопку отправки. Запрос фиксируется в личном кабинете, формируется электронный акт и передаётся в отдел регистрации актов гражданского состояния. Далее заявка обрабатывается в установленный нормативный срок без дополнительных действий со стороны заявителя.
2.2.2. Указание причины замены
Указывая причину замены утерянного свидетельства о рождении, необходимо выбрать один из предусмотренных в онлайн‑форме вариантов и при необходимости добавить уточняющее описание.
- Стандартные причины: потеря, кража, уничтожение, существенное повреждение документа.
- Дополнительные варианты: незаконная передача, необходимость внесения исправлений в запись (например, изменение фамилии).
- Свободный текст: если выбран пункт «другое», в поле комментария следует кратко изложить обстоятельства (например, «документ был сожжён в результате пожара»).
Для каждой причины система требует загрузить подтверждающий документ:
- Потеря - заявление в полицию или справка о потере, выданная органом МВД.
- Кража - протокол о преступлении или акт осмотра, оформленный полицией.
- Уничтожение - фотография повреждённого документа или акт экспертизы.
- Другое - документ, подтверждающий указанные обстоятельства (пожарный акт, судебное решение и тому подобное.).
Текст причины должен быть написан без лишних слов, без кавычек, без прописных букв в середине предложения. Пример корректного ввода: «Документ был утерян при переезде в новый город». После заполнения поля система проверит наличие обязательных вложений и позволит перейти к следующему шагу оформления запроса.
2.2.3. Прикрепление сканов документов
Для успешного прикрепления сканов документов к электронному заявлению следует соблюдать несколько обязательных требований.
- Формат файлов. Принимаются изображения в формате PDF, JPEG или PNG. Другие типы файлов загрузка отклоняется.
- Размер. Каждый файл не должен превышать 5 МБ. При превышении используйте онлайн‑конвертеры или архиваторы, сохраняющие читаемость документа.
- Качество изображения. Сканы должны быть чёткими, без размытости и теней. Минимальное разрешение - 300 dpi; текст должен быть полностью различим.
- Порядок именования. Рекомендуется указывать тип документа и дату сканирования, например:
pasport_2023-04-15.pdf,zhalobnaya_2023-04-20.jpg. Такое название упрощает проверку и ускоряет обработку. - Пакетная загрузка. Если требуется несколько файлов, используйте функцию «Добавить несколько файлов» и убедитесь, что каждый из них соответствует вышеуказанным параметрам.
- Проверка перед отправкой. Откройте каждый прикреплённый файл в браузере, убедитесь в корректности отображения и отсутствии лишних страниц.
Соблюдение этих правил гарантирует мгновенное принятие материалов системой и ускоряет выдачу заменяющего свидетельства о рождении.
2.3. Оплата государственной пошлины
Оплата государственной пошлины - обязательный этап при подаче электронного заявления о замене утраченного свидетельства о рождении. Размер пошлины фиксирован федеральным нормативным актом и составляет 300 рублей (по состоянию на 2025 год). Сумма может изменяться только в случае официального пересмотра тарифов.
Пошлину можно оплатить следующими способами:
- Банковская карта через платёжный шлюз на официальном портале госуслуг.
- Электронный кошелёк (ЮКасса, Яндекс.Деньги, Сбербанк Онлайн).
- Наличный расчёт в банке по квитанции, полученной после заполнения заявки.
После завершения оплаты система автоматически формирует электронный чек, который привязывается к заявлению. Копию чека следует сохранить в личном кабинете и, при необходимости, загрузить в приложение к заявлению. Отсутствие подтверждения оплаты приводит к отклонению заявки и возврату её на доработку.
Для ускорения процесса рекомендуется:
- Проверить корректность данных карты перед подтверждением платежа.
- Убедиться, что на счёте достаточно средств.
- Сразу после оплаты обновить статус заявления в личном кабинете, чтобы убедиться в его регистрации.
Неуплата пошлины влечёт отказ в выдаче нового свидетельства и необходимость повторного обращения. Поэтому своевременное и полное внесение суммы гарантирует беспрепятственное рассмотрение запроса.
3. Отслеживание статуса заявления
3.1. Получение уведомлений
При подаче электронного заявления о замене утертого свидетельства о рождении система автоматически формирует ряд сообщений, которые пользователь получает в процессе обработки запроса.
Первый сигнал приходит сразу после успешной отправки формы. В письме указывается номер заявки, дата подачи и ссылка на личный кабинет, где можно отслеживать статус. Этот документ служит подтверждением того, что запрос зарегистрирован в базе.
Далее, при переходе заявки в стадию проверки документов, система отправляет уведомление о необходимости предоставить дополнительные сведения или загрузить скан оригиналов. Сообщение содержит чёткий перечень недостающих материалов и сроки их представления.
После завершения проверки и подтверждения соответствия всех требований, пользователь получает финальное сообщение о готовности нового свидетельства к выдаче. В письме указаны способы получения: электронный документ в личном кабинете или подтверждение о готовности к выдаче в отделении МФЦ.
Для удобства можно оформить список получаемых уведомлений:
- Подтверждение подачи заявки с номером и ссылкой на кабинет;
- Запрос дополнительных документов с указанием требуемых материалов;
- Информирование о завершении проверки и готовности сертификата;
- Уведомление о способах получения нового свидетельства.
Все сообщения отправляются на указанный при регистрации адрес электронной почты и дублируются в личном кабинете, что позволяет контролировать процесс без обращения в службу поддержки.
3.2. Проверка статуса в личном кабинете
После отправки заявления в системе появляется возможность отслеживать его выполнение через личный кабинет. Для этого необходимо выполнить несколько простых действий.
- Войдите в личный кабинет, используя логин и пароль, полученные при регистрации.
- Перейдите в раздел «Мои заявки» или аналогичный, где отображается список всех поданных запросов.
- Найдите запись о замене утерянного свидетельства о рождении; рядом будет индикатор текущего статуса (например, «На рассмотрении», «Одобрено», «Готово к выдаче»).
- При необходимости нажмите кнопку «Подробнее», чтобы увидеть подробную историю обработки: даты получения, передачи в орган регистрации, сроки выдачи.
- Если статус изменился на «Готово», скачайте электронный документ или получите инструкцию по получению бумажного свидетельства.
Регулярно проверяйте статус, чтобы своевременно реагировать на запросы от сотрудников службы и избежать задержек. При возникновении вопросов используйте кнопку «Связаться с поддержкой» в том же разделе.
4. Получение нового свидетельства
4.1. Сроки изготовления
Сроки изготовления заменённого свидетельства о рождении определяются несколькими факторами: тип обращения, региональный центр регистрации и текущая нагрузка на отдел. В среднем процесс занимает от 5 до 30 рабочих дней.
- Стандартный запрос - 7‑14 дней. Ожидание обусловлено проверкой данных и подготовкой оригинального документа.
- Ускоренный режим (при наличии подтверждающих оснований) - 3‑5 дней. Требует дополнительной оплаты и предварительного согласования с отделом.
- Экстренный запрос (судебный или медицинский порядок) - до 2 рабочих дней. Оформляется через нотариальное заверение и специальную форму обращения.
Время может увеличиваться при:
- Ошибках в заполнении онлайн‑формы;
- Необходимости уточнения данных у заявителя;
- Периодах массового обращения (праздники, новогодние каникулы).
Для контроля статуса заявления используется личный кабинет на портале государственных услуг: в нём отображаются этапы обработки и ожидаемая дата готовности. После завершения изготовления документ отправляется в указанный адрес или готов к получению в МФЦ.
4.2. Место выдачи документа
Место выдачи заменённого свидетельства о рождении определяется в зависимости от региона заявителя. При подаче электронного обращения документ выдаётся в том отделе ЗАГСа, где был зарегистрирован первый акт, либо в ближайшем к месту жительства отделе, подключённом к системе «Госуслуги».
Для уточнения конкретного адреса следует:
- зайти в личный кабинет на портале государственных услуг;
- выбрать пункт «Замена свидетельства о рождении»;
- в форме запроса указать текущий регион и населённый пункт;
- система автоматически отобразит адрес, телефон и часы работы соответствующего органа.
Если заявка направлена в региональный центр ЗАГСа, документ будет подготовлен в течение пяти рабочих дней и готов к получению в отделении, указанном в подтверждении. При выборе муниципального ЗАГСа срок подготовки может сократиться до трёх дней.
Получить замену можно лично, предъявив подтверждение онлайн‑запроса и удостоверение личности, либо оформить доставку по почте, указав желаемый пункт выдачи в форме.